VÄNERSBORGS KOMMUN Arkivbildare: Barn- och utbildningsnämnden PERSONALHANDLINGAR

Transkript

1 = allt IT-material som ska bevaras skrivs ut på arkiv-80 papper varvid IT-materialet gallras Antagen av Barn- och utbildningsnämnden PERSONALHANDLINGAR Ansökningar via webb-baserat rekryteringssystem (från och med 2014) Ansökningshandlingar där vederbörande fått och antagit tjänsten, samt handlingar i samband med överklagande Sammanställning/register över alla sökande, intervjuade och erhållande av tjänst IT O / K IT-system Dnr Bevaras 4 år Vissa handlingar till kommunstyrelsens löneavdelning 10 Ansökningshandlingar till utlysta befattningar/tjänster där vederbörande ej fått tjänsten O / K IT-system Dnr 3 år Begärd handling återsänds Ansökningar (tidigare hantering till och med 2014) Ansökningshandlingar där vederbörande fått och antagit tjänsten, samt handlingar i samband med överklagande. Sammanställning/register över alla sökande, intervjuade och erhållande av tjänst. O / K Närarkiv Dnr Bevaras 4 år Vissa handlingar till kommunstyrelsens personalkontor / löneavdelning

2 = allt IT-material som ska bevaras skrivs ut på arkiv-80 papper varvid IT-materialet gallras Antagen av Barn- och utbildningsnämnden Ansökningshandlingar till utlysta befattningar/tjänster där vederbörande ej fått tjänsten 3 år Begärd handling återsänds 11 Ansökningshandlingar för ej ledigförklarad tjänst Vid inaktualitet Begärd handling återsänds Personalhandlingar pärm, IT Pers.akt. Nyanmälan med ny lön Papper O Personakt Lönekontoret Nyanmälan utan ny lön Papper O Syst ordn Lönekontoret Anställningsavtal Papper O Personakt samt förvalt Personalregister hela förvaltningen med personnummer och befattning ar rörande löneutbetalning, ledigheter etc. via självservice Sekretessbevis, tystnadspliktsförsäkring Papper O Handläggare Närarkiv Vid inaktualitet en finns på kommunstyrelsens personalkontor/löneavdelning personnr Bevaras Ingår i personalakt personnr Vid inaktualitet Syst ordn Bevaras i personakten Upprättas i 4 ex. (en till individ, en till förv, en till personalorg samt en till löneavd, den sistnämnda bevaras) O / K Årsvis Bevaras Årligen Gemensam utskrift för alla förvaltningar från kommunstyrelsens personalkontor Se KS: F 8 O / K Olika rum Syst. ordn. Vid inaktualitet, se anm. / Dnr Utdrag ur belastningsregistret Papper O Personakt Pers-nr, Personalakt hos löneavd. ar rörande frånvaro, uppgifter om. O / K Chef / handläggare Vid inaktualitet överförs till kommunstyrelsens lönekontor Sekretess ingår i automatik i tjänsten och uppdrag. OSL kap Diarieförs och bevaras för förtroendevalda Bevaras skickas till löneavd, original tillbaka till individ Syst. ordn. 2 år efter avslut ar rörande arbetsskada, rehabilitering, se dhp kommunstyrelsens

3 = allt IT-material som ska bevaras skrivs ut på arkiv-80 papper varvid IT-materialet gallras Antagen av Barn- och utbildningsnämnden personalkontor. Ev. läkarintyg återlämnas till individen. Medarbetarsamtal, O Chef Syst. ordn. 2 år OSL kap. 39 protokoll/anteckningar Avgångssamtal, protokoll/anteckningar 12 Lönesamtal anteckningar Tjänstgöringsbetyg/intyg Rehabiliteringsutredningar, handlingar rörande, se Kommunstyrelsens personalkontor O Chef Syst. ordn. 2 år K Administrativ avdelning O / K Chef / handläggare Pers.nr.ordn. Bevaras Överförs till personakt kommunstyrelsens löneavdelning. Intyg under pågående anställning gallras vid inaktualitet. Utfärdas från av löneavdelning. Pers.nr.ordn Utskrift för arkivering sker från respektive förvaltning. Ärendet gallras i IT-systemet i samband med utskrift. Företagshälsovården, rekvisition Papper O / K Chef / handläggare Syst. ordn. Vid inaktualitet, Se även: Kommunstyrelsen: Personalkontoret: Rehabilitering

4 = allt IT-material som ska bevaras skrivs ut på arkiv-80 papper varvid IT-materialet gallras Antagen av Barn- och utbildningsnämnden KIA: IT Arbetsmiljöhändelser: (Papper) Server Riskobservationer Tillbud Arbetsskador Färdolycksfall Arbetssjukdom (B) se anm Anmälan överförs till AFA, samt till ansvarig chef för ev. åtgärd 13 KIA: Egendom/säkerhet IT (Papper) Server (B) se anm Anmälan överförs till AFA, samt till ansvarig chef för ev. åtgärd LAS-varsel, handlingar som resulterar i avslut Tidsbegränsad anställning O Handläggare Pers.nr.ordn. 1 år efter att företrädet slutat gälla LAS-varsel, handlingar som ej resulterar i avslut O Handläggare Pers.nr.ordn. Vid inaktualitet Uppsägningar, avsked och avslut O Handläggare Pers.nr.ordn. Bevaras Överförs snarast till personakt löneavdelningen. Disciplinåtgärder, skriftlig varning Papper O / K Personalsekr. se lönekontor Pers.nr.ordn. Bevaras Överförs snarast till personakt löneavdelningen. Disciplinåtgärder, bakgrundsmaterial inklusive kopia av skriftlig varning O / K Personalsekr. / chef Syst. ordn. Tidigast efter 4 år, senast vid Uppgiftsfördelning av arbetsmiljöuppgifter (för politiker, chefer m.fl.) pensionering. Papper O Handläggare Dnr Bevaras 4 år Diarieförs i kommunstyrelsens diarium

5 = allt IT-material som ska bevaras skrivs ut på arkiv-80 papper varvid IT-materialet gallras Antagen av Barn- och utbildningsnämnden Protokoll, rörande arbetsmiljö, O Närarkiv Dnr Bevaras, skyddsronder se anm. ÖVRIGT Protokoll eller mötesanteckningar från avdelningsmöten, personalmöten, informationsmöten o.d., interna verksamhetsmöten O / K Handläggare Kron. ordn Vid inaktualitet 4 år Kan ingå i LSG. ar rörande åtgärder av ringa art gallras vid inaktualitet. (4 år) se anm. Bevaras om de innehåller beslut eller unik information av direkt betydelse för verksamheten. 14 Nätverksträffar i olika former, protokoll, minnesanteckningar, bilagor e.d. O Handläggare Syst. ordn. Vid inaktualitet, Väsentlig information bevaras Projektgruppshandlingar, av större art O Handläggare Dnr. Bevaras 4 år Underlag kan gallras vid inaktualitet Syst. ordn Projektgruppshandlingar, av mindre art O Handläggare Syst. ordn Vid inaktualitet Underlag kan gallras vid inaktualitet Postlistor O Handläggare Syst. ordn. Vid inaktualitet Hanteras från kommunstyrelsens kommunkansli Rekvisitioner, kvittenser o.d. O / K Div. rum Syst. ordn. Vid inaktualitet Om ej annat anges Närarkiv e.d. E-post, Sms, bloggar, cockiefiler e.d. Digitalt O Handläggare Syst. ordn. Vid inaktualitet, se anm Information av betydelse se: Diarieförda handlingar eller där informationen hör Röstbrevlåda, e.d. Ljudfil O Handläggare Syst. ordn. Vid inaktualitet, se anm Information av betydelse se: Diarieförda handlingar eller där informationen hör Fotografier från miljöerna, ett urval e.d. O / K Närarkiv Handläggare Kron. ordn., IT e.d. Bevaras 4 år Dokumenteras, dateras. Övriga gallras vid inaktualitet

6 = allt IT-material som ska bevaras skrivs ut på arkiv-80 papper varvid IT-materialet gallras Antagen av Barn- och utbildningsnämnden Ljudupptagningar/filmmaterial av Magnetband, O / K Närarkiv betydelse IT, Diariet Ljudupptagningar/filmmaterial av ringa eller tillfällig betydelse Egenproducerat informationsmaterial e.d. Dokumentation för enheten (utställningar etc), affisch, broschyr, pressklipp i urval, vernissagekort e.d. etc. Magnetband, IT, etc. O / K O Handläggare Handläggare Olika rum Närarkiv Närarkiv Alla rum Syst. ordn. Dnr Personakt Syst. ordn. Dnr Bevaras 4 år Kan ingå i diarieförda handlingar/personakt. OSL Vid inaktualitet Kan ingå i diarieförda handlingar, personakt. OSL Ett urval bevaras. Jfr Fotografier från miljöerna Dateras, ange årtal Personakt Syst. ordn. Bevaras Omedelbart 15 Dokumentation av kurser, utbildningar och seminarier hållna i egen regi O / K Närarkiv Handläggare Syst. ordn. Bevaras 4 år Dateras Skrifter, kataloger, broschyrer, info, utredningar, författningar, cirkulär m.m. från andra myndigheter, företag, föreningar och förbund K Olika rum Syst. ordn. Vid inaktualitet Inventarieförteckningar över specialmaterial för verksamheterna Dokumentation rörande brandsyn, e.d. Checklista, protokoll, riskanalys, verksamhetsbeskrivning/byggnad. O Handläggare Objektsvis Bevaras O Diariet Dnr Akt Bevaras 10 år 1:a förteckningen och sedan vart 10:e jämna år bevaras. Samlas hos administrativa avdelningen. 4 år Samlas på resp. nämnds administrativa avdelningen

7 = allt IT-material som ska bevaras skrivs ut på arkiv-80 papper varvid IT-materialet gallras Antagen av Barn- och utbildningsnämnden Ritningar och handlingar angående O / K Olika rum Objektsvis byggnader samt fastighetsskötsel och Kron. ordn. uthyrning m.m. Vid inaktualitet finns hos fastighetsenheten 16 Körrapporter ar rörande fordon, servicebok m.m. O Handläggare Syst. ordn. 2 år Redovisas via löneutbetalning O Handläggare Syst. ordn Se samhällsbyggnadsnämnden, serviceenheten Dokumenthanteringsplaner O / K Arkivredogörare/ ansvarig Dnr. Olika rum Vid inaktualitet bevaras i diarieförda handlingar. Revideras årligen tillsammans med kommunarkivarie. HANDLINGAR AV TILLFÄLLIG ELLER RINGA BETYDELSE A) ar som genom sitt informationsinnehåll eller sin funktion är av tillfällig eller ringa betydelse Kopior och dubbletter som inte har någon funktion då arkivexemplar med samma innehåll finns. Vid inaktualitet Om ej annat anges. Kontrollera först var originalhandling finns Inkomna, upprättade eller expedierade framställningar, förfrågningar och meddelanden av tillfällig betydelse eller rutinmässig karaktär. Vid inaktualitet Om ej annat anges. Jfr diarieförda handlingar

8 = allt IT-material som ska bevaras skrivs ut på arkiv-80 papper varvid IT-materialet gallras Antagen av Barn- och utbildningsnämnden ar som har inkommit för kännedom och som inte föranlett någon åtgärd, om de även i övrigt är av ringa betydelse. Vid inaktualitet Om ej annat anges 17 Inkomna handlingar som inte berör myndighetens verksamhetsområde, eller som är meningslösa eller obegrip-liga, om handlingarna inte kräver vidarebefordran till annan myndighet eller enskild för åtgärd. Vid inaktualitet Om ej annat anges Register, liggare, listor och andra tillfälliga förteckningar som har tillkommit för att underlätta myndighetens verksamhet, att återsöka handlingar eller att upprätthålla samband inom arkivet. Mottagnings- och delgivningsbevis under förutsättning att de inte har påförts anteckning som tillfört ärende sakuppgift. Vid inaktualitet Om ej annat anges Vid inaktualitet Om ej annat anges

9 = allt IT-material som ska bevaras skrivs ut på arkiv-80 papper varvid IT-materialet gallras Antagen av Barn- och utbildningsnämnden ar som endast tillkommit för kontroll av postbefordran, under förutsättning att de inte längre behövs som bevis för att en försändelse har in-kommit eller utgått från myndigheten. Här avses till exempel inlämnings-kvitton och kvittoböcker för avgående post. Vid inaktualitet Om ej annat anges 18 Loggar för e-post och fax och vid kopiering under förutsättning att de inte längre behövs för kontroll av överföringen och att de inte heller behövs för återsökning av de handlingar som inkommit eller utgått från myndigheten och som skall bevaras. Vid inaktualitet, dock längst 1 månad Om ej annat anges ar som utgjort underlag för myndighetens interna planering och verksamhetsredovisning, när sammanställning eller annan bearbetning har gjorts, under förutsättning att handlingarna inte heller i övrigt har någon funktion. (exempelvis IT-systemen Stratsys och Netigate), Vid inaktualitet Om ej annat anges. Väsentliga sammanställningar diarieförs och bevaras. Används av flera förvaltningar inom kommunen.

10 = allt IT-material som ska bevaras skrivs ut på arkiv-80 papper varvid IT-materialet gallras Antagen av Barn- och utbildningsnämnden B) ar som är av tillfällig IT, m.m. Vid inaktualitet Om ej annat anges betydelse genom att innehållet har överförts till nya databärare eller genom att handlingar på annat sätt ersatts av nya handlingar. (se nedan) ar som har inkommit till myndigheten eller expedierats från myndigheten i elektronisk form, till exempel e-post, om handlingarna har överförts till annat format eller annan databärare, till exempel genom utskrift på papper. En förutsättning är att överföringen endast har medfört ringa förlust. För att förlusten ska anses ringa, krävs att handlingarna inte är autentiserade (äkthetsgaranterade) genom elektroniska signaturer eller motsvarande. De får inte heller vara strukturerade på ett sådant sätt att betydande bearbetningsmöjligheter går förlorade. 2. arna som upprättats och sprids elektroniskt i informationssyfte, till exempel webbsidor, under förutsättning att handlingarna överförts till annat lagningsformat eller annan databärare för bevarande. Om överföringen innebär förlust av samband med andra handlingar inom eller utom myndigheten, till exempel genom elektroniska länkar, får en bedömning göras i varje enskilt fall av länkarnas värde. Sådana handlingar som avses i första stycket och som är felaktiga eller inaktuella, under förutsättning att de ersätts av rättade/uppdaterade handlingar. En förutsättning är att de uppgifter som rättats/uppdaterats endast är av tillfälligt intresse ( till exempel adress, telefonnummer, öppettider). 3. ar som inkommit till myndigheten i icke autentiserad (äkthetsgaranterad) form, till exempel fax eller e-post, om en autentiserad handling med samma innehåll har inkommit i ett senare skede. En förutsättning är att handlingen inte har påförts några anteckningar av betydelse för myndighetens beslut eller för handläggningens gång. Om den först inkomna handlingen påförts ankomststämpel bör den bevaras till dess att ärendet har avslutats, om inte ankomsttiden dokumenterats på annat sätt, till exempel i diarium eller lätt tillgänglig logglista. I de fall ärendet rör myndighetsutövning mot enskild bör handlingen bevaras till dess att överklagandetiden har löpt ut. 4. som har inkommit till myndigheten i form av meddelande i röstbrevlåda, telefonsvarare och motsvarande, och som tillfört ett ärende sakuppgift, under förutsättning att innehållet dokumenterats i en tjänsteanteckning som tillförts övriga handlingar i ärendet. 5. Felaktiga uppgifter i ADB-upptagningar av registerkaraktär, vilka tillkommit genom skrivfel, räknefel eller motsvarande förbiseende fel, under förutsättning att rättning har skett. 6. ar som har överförts till annan databärare inom samma medium, under förutsättning att de inte längre behövs för sitt ändamål, till exempel arkivexemplar av ADB-upptagningar och mikrofilm (säkerhets-, mellan- och bruksexemplar) som har ersatts av nya exemplar, samt ADB-upptagningar som endast framställts för överföring, utlämnande, utlån eller spridning av handlingar.