Dokumenthanteringsplan Styrande och stödjande processer i Mölndals stad

Transkript

1 KS 399/14 Dokumenthanteringsplan Styrande och stödjande processer i Mölndals stad 2.6 Lokalförsöjning Antagen av Kommunstyrelsen 26:e november år 2014 Gäller från och med

2 Verksamhetsområde 2.Stödjande process Process 2.6 Lokalförsörjning Beskrivning Lokalförsörjning omfattar fastighetsförvaltning och lokalvård. Mer specifikt så ingår ansvar för, och driver projekt i samband med ny-, till- och ombyggnad av stadens fastigheter, förvaltning av stadens egenägda fastigheter, ansvar att erbjuda funktionella lokaler för stadens verksamheter samt inhyrning av lokaler i de fall staden inte har egna lokaler att erbjuda. Därutöver ingår även arbete med utveckling och bevakning av särskilda boendeformer, strategisk boendeplanering för särskilda grupper, energieffektivisering och energirådgivning. Aktivitet Handlingstyp Gallring Medium Sökväg Anmärkning Seriesignum Styrning nvesteringsprojekt i lokal eller fastighet Kvalitetsmanualer/rutinbeskrivningar gällande byggprojekt (förvaltningens egna) Ständig Beställning av förstudie/utredning 10 år Förstudie/Utredning Bevaras Förfrågningsunderlag Bevaras Diarienummer i Anbud antaget Bevaras Diarienummer i Anbud icke antagna 2 år efter tilldelningsbeslut Diarienummer i Anbudsöppningsprotokoll Bevaras Diarienummer i Tilldelningsbeslut Bevaras Diarienummer i Beställning Bevaras Platina diariefört ärende Startmötesprotokoll Bevaras Projektnummer Projektrelaterad korrespondens av betydelse Bevaras hos projektledare Beställning kommer från kund på en nybyggnad som önskas utredas. Efter förstudie fattas beslut av beställare om huruvida projekt ska startas. Projekt knyts till ett anläggningsobjekt Bevaras Projektnummer Övriga korrespondens se handling av tillfällig och ringa betydelse. Tidplan för projekt Bevaras Projektnummer Geotekniska undersökningar Bevaras Projektnummer

3 nhyra lokal eller fastighet Underhålla lokal eller fastighet Byggmötesprotokoll Projektnummer Bevaras under garantitid hos projektledare alt. förvaltare Projekteringsmötesprotokoll Projektnummer Bevaras under garantitid hos projektledare alt. förvaltare Besiktningsprotokoll Projektnummer Gäller för och efterbesiktning. Bygglovshandling Bevaras Projektnummer Lokalförsörjningens original. Stadsbyggnadsförvaltningen har eget original Överlämningsprotokoll Bevaras Projektnummer Vid överlämning till förvaltning Relationshandlingar Uppdateras Trix objektordning Projekthandlingar i pappersform Avtal hyror, arrenden m.m. nternhyresavtal Korrespondens av betydelser (häri också uppsägningar) Anläggningsdokumentation rörande byggnader av kulturhistoriskt värde löpande Gallras efter inscanning avtalstidens utgång avtalstiden utgång avtalstidens utgång Bevaras Landlord projektledare Eventuella handlingsslag som finns i pappersform. Handlingar rörande byggnader av kulturhistoriskt värde. För dessa byggnader skall även besiktningsprotokoll, konsultavtal, konsulternas projekthandlingar, protokoll från sammanträden och byggmöten etc. bevaras Häri även foton och videofilmer som dokumenterar objekt Med byggnader av kulturhistoriskt värde avses sådana som markerats som

4 Anläggningsdokumentation övriga byggnader Uppdateras löpande Landlord G: TRX värdefull byggnad eller miljö i detaljplan. Landlord för byggnadsdokumentation Häri även foton och videofilmer som dokumenterar objekt samt uppgifter som kan generera energi- och driftstatistik. TRX används för ritningshantering Fastighetsregister Bevaras Landlord Landlord Export av fastighetsregister till stadsarkivet sker var 5:e år med start Besiktningsprotokoll Obligatorisk ventilationskontroll (OVK, hissar och lyftanordningar, tryckkärl, sotning, kyla, larm, fuktmätningar, radon, magnetfält m.m.) Brandskyddsåtgärder, skriftliga Driftinstruktioner Felanmälningar Vid inaktualitet /digitalt dokument Korrespondens, objektbunden Protokoll fastighetssyn/statusbedömning Underhållsplaner Gallras när objektet avskrivits eller avvecklats Objektordning därefter kronologisk ordning Platina diariefört ärende Original-OVK förvaras på stadsbyggnadskontoret. Skickas till räddningstjänst kopia hos säkerhetssamordnare. Uppdateras succesivt Förvaras i separat driftspärm för varje entreprenad Förvaras hos respektive mottagare Flytta till kundserviceaktivitet Utifall att det finns. Se Korrespondens av ringa och tillfällig betydelse. Uppdateras varje år. Förvaras hos resp. förvaltare

5 Hantera ritningar Utredningar Anläggningar: projekt och objekt, planer för drift under underhåll Avrop/beställningar rörande fastighetsunderhåll Ritningar: relationsritningar (huvudritningar) gällande grundundersökningsritningar, arkitektritningar, konstruktionsritningar, ritningar rörande mark, vatten, ventilation avlopp och el etc. 10 år 3 år efter avslutat avtal G: förändring eller när Trix objektet uppdateras Gäller beställningar till fastighetsobjekt m.m.