Samhällsbyggnad TILL NÄRARKIV. Ärendenr, diariet Papper Ks s närarkiv 2 år Bevaras. Elektronisk databas Säkerhetskopia på magnetband Lev.

Transkript

1 Verksamhet (utom Byggnadsnämnden) Antagen Senast ändrad ALLMÄN ADMINISTRATIV VERKSAMHET Delegeringsbeslut E-postmeddelanden (inkomna el. upprättade) Ks s närarkiv 2 år Bevaras Kronologisk, eller efter avsändare/ mottagare Digitalt Elektronisk databas Säkerhetskopia på magnetband Lev. ej *) *)Gallras löpande vid inaktualitet OBS E-postmeddelanden av vikt för verksamheten skrivs ut och lämnas till diariet. Interna meddelanden, intern information och intern korrespondens*) /digitalt Tjänsterum Lev. ej Vid inaktualitet *)Tillkommen uteslutande för att underlätta förvaltningens arbete och som saknar betydelse för förståelsen av något ärende eller för verksamhetens bedrivande. Minnesanteckningar från arbetslagsmöte*) Kronologiskt närarkiv Lev. ej 2 år *)MiA Systemdokumentation*) närarkiv Efter färdigställande Bevaras *)Verksamhetssystem. Historik, rutinbeskrivningar etc. Sida 1 av 17

2 GATA/PARK Anmälningar och klagomål av allvarlig karaktär*) Anmälningar och klagomål av rutinmässig och mindre allvarlig karaktär Ansökan, bidrag till enskilda vägar Ks s närarkiv 2 år Bevaras *)Ersättningskrav på kommunen. Postlistan Tjänsterum Lev. ej 2 år Ks's närarkiv 2 år Bevaras Beredskapslista, vinterväghållning Gatukontoret Lev ej. 2 år Besiktning av kommunala grönytor Beslut, bidrag till enskilda vägar Ort, kvarter Tjänsterum Lev. ej *) Ks's närarkiv 2 år Bevaras *)Gallras vid inaktualitet dvs efter att ny besiktning skett. Beställning om återställande av ytbeläggning Gatukontoret Lev. ej 2 år Dispenser och tillstånd gällande framförande av fordon på normalt förbjudet område Kronologisk Tjänsterum 1 år Lev. ej 5 år Entreprenadavtal av rutinkaraktär närarkiv Lev. ej 2 år*) *)Efter utgång. Entreprenadavtal av större betydelse Ks' närarkiv 2 år*) Bevaras *)Efter utgång. Sida 2 av 17

3 Ersättningsanspråk p.g.a. vägarbete Felanmälan, gatubelysning Ks s närarkiv 2år Bevaras Kronologiskt Tjänsterum Lev. ej 2 år*) anmälan till kraftbolag. *)Förutsatt att felet åtgärdats. Fotografier /digitalt närarkiv *) Bevaras Fotografier på papper samt tillhörande negativ levereras vid inaktualitet. Digitala bilder lagras i jpeg-format och levereras efter överenskommelse. Återkommande besiktning av lekplatser. Funktionskontroll av lekplats Ort, objekt Gatukontoret Lev. ej *) *)Gallras vid inaktualitet dvs. efter att ny besiktning skett. Förteckning av grönytor inom detaljplaneområde*) Ks' närarkiv 2 år Bevaras *)Ingår i plan för grönytor. Grävningstillstånd/grävanmälan Gatukontoret Lev ej. 2 år Anhållan om grävningstillstånd från entreprenör till Gatukontoret. Grönplan/skötselplan Ks' närarkiv 2 år*) Bevaras *) Efter ärendets avslutande. Lokala ordningsföreskrifter + beslut *) I Ks närarkiv 2 år Bevaras *) Ingår i Kommunal Författningssamling. Sida 3 av 17

4 Lokala Trafikföreskrifter LTF Ärendenr/år, diariet Samlingsärende Ks s närarkiv*) 2 år*) Bevaras *) Efter ärendets avslutande. *)Efter 1 år i pärm till akten i Ks närarkiv. Parkeringstillstånd - ansökan - rörelsehindard Ärendenr/Paragrafnr, diariet närarkiv*) 2 år Bevaras "Ansökan om parkeringstillstånd för rörelsehindrad" + bilaga. "Utlämnande av parkeringtillstånd". "Beslut, Parkeringstillstånd". Planer, program och utredningar, Polisens tillståndsbevis offentlig plats m.m. Remisser från olika myndigheter t.ex.vägverket Ks s närarkiv 2 år Bevaras Kronologisk Tjänsterum. 1 år Lev ej. 2 år Ks s närarkiv 2 år Bevaras Grönytor, lekplatser, gatubelysning, ombyggnad/underhåll av vägar etc. Polisens anmodan om kommunens yttrande. Sökandes "Ansökan om tillstånd". Kopia av kommunens "Beslut om upplåtelse av offentlig plats". Polisens "Tillståndsbevis enligt ordningslagen". Ritningar över grönytor inom detaljplaneområde Tillfälliga lokala trafikföreskrifter (LTF) Ks s närarkiv 2 år Bevaras Ingår i plan för grönytor. Kronologisk /digitalt Tjänsterum 2 år Lev. ej 5 år Upphävande av lokala trafikföreskrifter Ärendenr/år, diariet Ks s närarkiv 2 år Bevaras Sida 4 av 17

5 Upplåtelse av offentlig plats för tillfällig försäljning, torghandel m.m. Kronologisk Tjänsterum Lev. ej 7 år*) *)Efter tillståndets upphörande/förnyande. VATTEN/AVLOPP Abonnentregister Digitalt I "WebDeb" Lev. ej *) *)Revideras kontinuerligt. Ansökan om anslutning, ändring, tillbyggnad av vatten- och avloppsanläggning Ansökan om tillstånd till miljöfarlig verksamhet Avläsningskort Vattenförbrukning Avtal/kontrakt om anslutning till kommunalt vatten Driftsjournaler Vatten o avlopp Föreskrifter från myndigheter*) Intresseanmälan, inkoppling av kommunalt vatten samlingsärende Ks s närarkiv 2 år Bevaras Ks s närarkiv 2 år Bevaras Årsvis/ anläggningsnr Reningsverket Lev. ej 2 år Ks s närarkiv 2 år Bevaras Anläggning/ kronologiskt /digitalt Reningsverket 5 år Bevaras Ks s närarkiv 2 år Bevaras Fastighetsnr Tjänsterum Lev. ej *) VA-anslutning inom kommunalt verksamhetsområde Utanför kommunalt verksamhetsområde. *)Utfärdade specifikt för Tomelilla kommuns VA-verksamhet. *)Vid inaktualitet dvs då avtal ingåtts och inkoppling skett. Sida 5 av 17

6 Korrespondens med fastighetsägare ang vatten/avlopp *) Ks s närarkiv 2 år **)Bevaras *) **)Rutinmässig korrespondens av ringa betydelse registreras i postlistan och gallras efter 2 år. Ledningskartor, vatten, avlopp, gas, fjärrvärme Digitalt*) I "VABAS" När uttag gjorts **) *)Uttag på papper görs vart 10:de år samt inför större ingrepp och vid byte av databas. **)Uppdateras kontinuerligt. Ledningsregister Digitalt I "VABAS" Lev. ej **) **)Uppdateras kontinuerligt. *)Lantmäteriakt Ledningsrätt*) Kronologiskt**) Fastighetsordn.***) närarkiv Efter överenskommelse Bevaras **) Privatägda fastigheter. ***)Kommunägda fastigheter. *)Servitutsavtal mellan kommunen och fastighetsägare Ledningsservitut*) Miljörapporter ang. kemikalier använda vid rening av avloppsvatten Provningsprotokoll, vattenmätare Ks s närarkiv**) 2 år Bevaras närarkiv 2 år Bevaras Årsvis Reningsverket Lev.ej 10 år **)Kopior i fastighetsakter Rapport, läcksökning Reningsverket Lev. ej *) *)Kan gallras efter 2 år eller när ny sökning gjorts. Sida 6 av 17

7 *)Digitalt i "WebDeb". Register över vattenmätarbyte /digitalt*) Reningsverket Lev. ej **) **)Vid inaktualitet. Skyddsbestämmelser för vattentäkt Ks s närarkiv 2 år Bevaras Underhållsprogram, planerat underhåll Ks s närarkiv 2 år Bevaras Uppgift om debiterad anläggnings/anslutningsavgift*) Utredningar och planer Vattenanalys Vattenverk, avlopp Vattenmål rörande egna vattentäkter Årsrapporter över vatten och avloppsanläggningar Ks s närarkiv 2 år Bevaras Ks s närarkiv 2 år Bevaras Anläggning/ kronologiskt Reningsverket 2år Bevaras Ks s närarkiv 2 år Bevaras Ks s närarkiv*) 2 år Bevaras Utanför kommunalt verksamhetsområde. *)Utdrag ur ekonomisystemet som bekräftelse på att avgiften betalats in. *)Miljörapporten för det stora avloppsreningsverket skickas till länsstyrelsen. Årssammanställningar för de mindre verken skickas till Ystad- Österlenregionens miljöförbund. Sida 7 av 17

8 PLAN Nybyggnadskartor Beställning av nybyggnadskarta Nybyggnadskartor Kronologisk Tjänsterum Lev. ej 5 år Löpnr*) Fastighetsordning**) närarkiv, plan Efter överenskommelse Bevaras *)Stora kartor efter löpnr. (stadsplanenr.) **)Mindre kartor efter fastighetsordn. Lantmäteriförrättning Lantmäteriförrättning, kommunägd fastighet*) Fastighetsordning närarkiv, miljö/bygg Efter överenskommelse Bevaras *)Lantmäteriakt Lantmäteriförrättning, privatägd fastighet*) Årsvis/kronologiskt närarkiv, miljö/bygg Efter överenskommelse Bevaras *)Lantmäteriakt Sida 8 av 17

9 Detaljplaneärende Annons om samrådsmöte Antagandebeslut Beslut att påbörja planarbete Fastighetsförteckning till samråd Fastighetsförteckning till utställning Genomförandebeskrivning Inbjudan till samråd Initiativ/ansökan om planändring Ks s närarkiv 2 år*) Bevaras *)Efter antagande. Ks s närarkiv 2 år*) Bevaras *)Efter antagande. Ks s närarkiv 2 år*) Bevaras *)Efter antagande. Ks s närarkiv 2 år*) Bevaras *)Efter antagande. Ks s närarkiv 2 år*) Bevaras *)Efter antagande. Ks s närarkiv 2 år*) Bevaras *)Efter antagande. Ks s närarkiv 2 år*) Bevaras *)Efter antagande. Ks s närarkiv 2 år*) Bevaras *)Efter antagande. Sida 9 av 17

10 Kallelse till utställning Laga kraftbevis Länsstyrelsens beslut (vid ev. överklagande) Länsstyrelsens prövningsbeslut Miljöbedömning enl. miljöbalken Miljökonsekvensbeskrivning enl. PBL Minnesanteckningar från samråd Planavtal Planbeskrivning Planbestämmelser Plankartor: Detaljplan Ks s närarkiv 2 år*) Bevaras *)Efter antagande. Ks s närarkiv 2 år*) Bevaras *)Efter antagande. Ks s närarkiv 2 år*) Bevaras *)Efter antagande. Ks s närarkiv 2 år*) Bevaras *)Efter antagande. Ks s närarkiv 2 år*) Bevaras *)Efter antagande. Ks s närarkiv 2 år*) Bevaras *)Efter antagande. Ks s närarkiv 2 år*) Bevaras *)Efter antagande. Ks s närarkiv 2 år*) Bevaras *)Efter antagande. Ks s närarkiv 2 år*) Bevaras *)Efter antagande., Ks s närarkiv 2 år*) Bevaras *)Efter antagande. Sekundärarkiv i *)"Stadsplanenr." källaren. Löpnr*) Efter överenskommelse **)Plankarta finns även ihopvikt i /ritfilm närarkiv, plan*) Bevaras ärendeakten. Sida 10 av 17

11 Regeringens beslut (vid ev. överklagande) Samrådsredogörelse Utredningar Utställningsannonsen Utställningsexemplaret av detaljplanen Ks s närarkiv 2 år*) Bevaras *)Efter antagande. Ks s närarkiv 2 år*) Bevaras *)Efter antagande. Ks s närarkiv 2 år*) Bevaras T.ex. parkering, buller. Ks s närarkiv 2 år*) Bevaras *)Efter antagande. Ks s närarkiv Efter överenskommelse Bevaras *)Efter antagande. Övrigt Ansökan om utstakning Byggnadsregister Kronologisk *) Tjänsterum Lev. ej 5 år Digitalt i Byggnadsregistret*) Lev. ej Bevaras**) *)Ansökan inkommer ibland per telefon. *)Ingår i "TEFAT". **)Vid byte av system överförs aktuellt register + historik till det nya systemet eller till databärare/format som uppfyller kraven för säker långtidsarkivering. Sida 11 av 17

12 *)Ingår i "TEFAT". Fastighetsregister Digitalt i FIR*) Lev. ej Bevaras**) **)Vid byte av system överförs aktuellt register + historik till det nya systemet eller till databärare/format som uppfyller kraven för säker långtidsarkivering. *)Ingår i "TEFAT". Kommuninvånardata Digitalt i KID*) Lev. ej Vid inaktualitet**) **)Uppdateras kontinuerligt. Arkivering av folkbokföringsuppgifter åligger Skatteverket. Register till förrättningar och planer närarkiv, plan Lev. ej Bevaras*) *)Uppdateras kontinuerligt. Register till nybyggnadskartor Översiktsplan*) närarkiv, plan Lev. ej Bevaras*) *)Uppdateras kontinuerligt. *)Planbeskrivning, kartbilagor, samrådsredogörelse, yttranden, utlåtanden, beslut m.m. Ks s närarkiv 2 år**) Bevaras **)Efter ärendets avslutande. FÖRSÄLJNING/KÖP/HYRA/ARRENDE Arrendeavtal*) Ärendenr diariet Fastighetsordning närarkiv Lev. ej 2 år**) *)Jordbruksavtal, "sidoarrende" *)Efter upphörande Försäljning av fastighet/mark Ks's närarkiv 2 år Bevaras Köpekontrakt Köpebrev Värdeintyg Sida 12 av 17

13 Intresseanmälan, köp av fastighet*) Fastighetsordning närarkiv **) ***) *)**)***)Allmänt hållen intresseanmälan att köpa tomt av kommunen gallras 2 år efter att affären slutförts eller intresse ej längre föreligger. Önskemål att köpa specifik fastighet diarieföres och bevaras i ärendeakt. Köp av fastighet Ks's närarkiv 2 år Bevaras Köpekontrakt Köpebrev Värdeintyg Nyttjanderättsavtal av vikt*) Ärendenr diariet Fastighetsordning närarkiv 2 år**) Bevaras *)Avseende större areal och/eller större allmänintresse. **)Efter upphörande. Nyttjanderättsavtal av ringa betydelse**) Fastighetsordning närarkiv Lev. ej 2 år*) *)Avseende mindre areal och/eller begränsat allmänintresse. *)Efter upphörande. Servitutsavtal Fastighetsordning närarkiv 2 år*) Bevaras Löper i 49 år. *)Efter upphörande. Skötselavtal, grönområde*) Skötselavtal, grönområde*) Ks s närarkiv 2 år*) Bevaras Fastighetsakt närarkiv, bygg Lev. ej 2 år**) *)Större grönområden, parker. **)Efter upphörande. *)Avtal mellan privatperson och kommunen om viss skötsel av angränsande kommunal mark. **)Efter upphörande. Sida 13 av 17

14 PROJEKTAR Anbudsförfrågan Anbudssammanställning Anbudsunderlag Antagna anbud/offerter Besiktningsprotokoll Ks s närarkiv 2 år*) Bevaras *)Efter projektets avslutande. Ks s närarkiv 2 år*) Bevaras *)Efter projektets avslutande. Ks s närarkiv 2 år*) Bevaras *)Efter projektets avslutande. Ks s närarkiv 2 år*) Bevaras *)Efter projektets avslutande. Ks s närarkiv 2 år*) Bevaras *)Efter projektets avslutande. *)Efter slutbesiktning. Bygglov Projekt närarkiv Lev.ej 2 år*) OBS! Gäller byggherrens exemplar, inte byggnadsnämndens vilket skall bevaras. Dokumentation över projektet Foto/film/digitalt närarkiv Efter överenskommelse*) Bevaras Ärendenr. enligt diariet skall anges. Ej antagna anbud Ks s närarkiv Lev. ej 4 år Sida 14 av 17

15 Entreprenadavtal/beställning Geoteknisk undersökning Ks s närarkiv 2 år*) Bevaras *)Efter projektets avslutande. Ks s närarkiv 2 år*) Bevaras *)Efter projektets avslutande. Ärendenr. enligt diariet skall anges. Instruktioner för drift och underhåll närarkiv Efter överenskommelse *) Instruktioner rörande VA- och AR-verk bevaras. Övriga kan gallras 10 år efter garantitidens utgång. Kan dock behöva sparas längre för verksamhetens skull. Kalkyler närarkiv Lev.ej 10 år*) Ärendenr. enligt diariet skall anges. *)Efter garantitidens utgång. Kom ihåg lappar, egna anteckningar av tillfällig och ringa betydelse Tjänsterum Lev.ej Vid inaktualitet Konsultavtal Ks s närarkiv 2 år*) Bevaras *)Efter projektets avslutande. Konsulternas projekthandlingar närarkiv Lev.ej 10 år*) *)Efter garantitidens utgång. Protokoll, byggmöten Protokoll, projekteringsmöten Ks s närarkiv 2 år*) Bevaras Ks s närarkiv 2 år*) Bevaras Sida 15 av 17

16 Ritningar, relationsritningar Projekt /Translar/ mikrofilm närarkiv Efter överenskommelse*) Bevaras Ärendenr. enligt diariet skall anges. *)Föreligger relationsritningarna i flera exemplar undantages arkivex. direkt. Ärendenr. enligt diariet skall anges. Teknisk beskrivning Projekt närarkiv Efter överenskommelse*) Bevaras *)Föreligger teknisk beskrivning i flera exemplar undantages arkivex. direkt. Utlåtande från utomstående Utredningar som ligger till grund för projektet Ks s närarkiv 2 år*) Bevaras *)Efter projektets avslutande. Ks s närarkiv 2 år*) Bevaras *)Efter projektets avslutande. Sida 16 av 17

17 DIGITALA VERKSAMHETSSYSTEM Innefattar: Fastighetsregister FIR Kommuninvånardata KID Byggnadsregister TEFAT Digitalt Lev. ej VABAS Digitalt Lev. ej Webdeb Digitalt Lev. ej Vid inaktualitet*) Vid inaktualitet*) Vid inaktualitet *) När all information som skall bevaras överförts till nytt system eller till databärare/format som uppfyller kraven för säker långtidsarkivering. Ledningskartor och ledningsregister *) När all information som skall bevaras överförts till nytt system eller till databärare/format som uppfyller kraven för säker långtidsarkivering. Abonnentregister, vatten Sida 17 av 17