Kultur, fritid och turism ("Medborgarservice") TILL NÄRARKIV. Tjänsterum Digitalt i Excel 1 år 5 år Bevaras

Transkript

1 Verksamhet Antagen Senast ändrad Allmän administrativ verksamhet Delegeringsbeslut I Ks s närarkiv 2 år Bevaras *)Informationsblad, broschyrer, tidningar, kartor, programblad, affischer, skrifter, nyhetsbrev, böcker etc. Egenproducerat material*) Arkivex lev. efter färdigställande Bevaras**) **)1 arkivexemplar av varje trycksak framtagen och bekostad av Tomelilla kommun eller av kommunen i samverkan med andra Enkäter. Sammanställning för utvärdering av verksamheten /digitalt Tjänsterum i Excel 1 år 5 år Bevaras Enkätsvar /digitalt Tjänsterum Lev. ej. inaktualitet*) *)När sammanställning är gjord E-postmeddelanden (inkomna el. Kronologisk, eller efter avsändare/ mottagare Elektronisk databas. Säkerhetskopia på *) Gallras löpande vid inaktualitet OBS E-postmeddelanden av vikt för verksamheten skrivs ut och lämnas till upprättade) magnetband. Lev. ej *) diariet Sida 1 av 14

2 Framtagna av kommunen eller för dess räkning. Fotografier Hemsida /digitalt Team Medborgarservice Team Medborgarservice Efter överenskommelse *) Efter att ha bränts ner på CD-R *) *)sfotografier + negativ bevaras. Beträffande digitala foton bevaras unika bilder samt bilder som publicerats. Övriga kan gallras vid inaktualitet. Digitala bilder sparas i jpeg- format *)Uttag för bevarande görs i januari varje år samt vid större förändring *) Sparas i lämpligt format på CD-R. (Grafisk utformning i Pdf-A, text och struktur i XML) Interna meddelanden, intern information och intern korrespondens*) /digitalt Tjänsterum Lev ej Kvalitetsdokument, process och organisationsbeskrivningar inaktualitet Ks närarkiv 2 år Bevaras *)Tillkommen uteslutande för att underlätta förvaltningens arbete och som saknar betydelse för förståelsen avvad som skett i något ärende eller för hur verksamheten har bedrivits Ingår i kommunstyrelsens lång- och kortsiktiga mål för team Medborgarservice Minnesanteckningar från arbetslagsmöte*) /digitalt Medborgarservice 2 år Bevaras *)MIA Postböcker Postkvitton Receptionen Lev ej. 2 år Receptionen Lev ej. 2 år Sida 2 av 14

3 Projekthandlingar Pressklipp Protokoll/minnesanteckningar från samverkan mellan arbetsgivare och arbetstagare*) Projektvis Tjänsterum 5 år Bevaras Receptionen Lev ej. *) I Ks s närarkiv 2 år Bevaras *)LOSAM Uppdragsbeskrivning, rapport, övrig väsentlig information *) Pressklipp t.o.m bevaras Klipp fr.o.m kan gallras efter 2 år Systemdokumentation*) Tjänsterum Verksamhetsplan Efter färdigställande Bevaras I Ks s närarkiv 2 år*) Bevaras *) Verksamhetssystem. Historik, rutinbeskrivningar etc. Ingår i Kommunstyrelsens lång- och kortsiktiga mål för team medborgarservice verksamhet Allmän fritidsverksamhet/ Anläggningar, drift och uthyrning Förteckningar/register över kommunens fritids- och idrottsanläggningar /digitalt i ekonomisystem När utskrift gjorts Bevaras*) Kodplan över kommunens fastighetsinnehav *)Årlig utskrift Förteckning/register över lokaler som hyrs ut för fritidsverksamhet /digitalt Tjänsterum, i FRI Bevaras*) *) Ingår i Föreningskalendern *) Statistik för badanläggningarna ligger i Excel **)Om ej redovisad i verksamhetsberättelse eller annan handling som bevaras Statistik över besök i kommunens idrotts- och fritidsanläggningar /digitalt i FRI*) 2 år Bevaras**) Simskoledagböcker Objekt, kronologiskt Badanläggningarna 2 år Bevaras Sida 3 av 14

4 Statistik, Verksamhetsstatistik /digitalt i FRI Bevaras*) *)Ingår i bokslutet Statistikunderlag /digitalt i FRI Lev. ej. 2 år Statistik över uthyrning av lokaler /digitalt i FRI Lev. ej inaktualitet*) *)När sammanställning är gjord Bokningsscheman, bokningsbesked lokaler i FRI Lev. ej inaktualitet Revideras kontinuerligt Ansökan om träningstider och arrangemang i sport- och simhallar Märkesnoteringar för simskolegrupper Närvaroförteckningar över elever som deltagit i simundervisningen Alfabetiisk Tjänsterum Lev. ej 2 år Objekt, kronologiskt Badanläggningarna 2 år Bevaras Ingår i simskoledagböckerna Objekt, kronologiskt Badanläggningarna 2 år Bevaras Ingår i simskoledagböckerna Bidrag till föreningar Bidragsansökningar jämte handlingar från föreningar Föreningskalender Alfabetisk Tjänsterum 2 år 10 år*) Efter färdigställande Bevaras *)Med undantag för års- och verksamhetsberättelser, vilka skall bevaras Med förteckning över i kommunen verkande föreningar samt lokaler använda för fritidsverksamhet Förteckningar över i kommunen verkande föreningar /digitalt i FRI *) Bevaras**) *) **)Ingår i Föreningskalendern Sida 4 av 14

5 Sammanställning över sökande till stipendier samt ansökningshandlingar med bilagor Sammanställningar och/eller beslut över givna bidrag /digitalt*) i FRI Årsvis Tjänsterum 5 år Bevaras När utskrift gjorts Bevaras Ungdoms- pensionärs- och handikapporganisationer *)Skrivs ut från FRI Sammanställningar och/eller beslut över utdelade stipendier och priser Års- och verksamhetsberättelser från studieförbund och föreningar Ärendenr. diariet I Ks s närarkiv 2 år Bevaras Alfabetisk Tjänsterum 2 år Bevaras Bilagor till bidragsansökningar Turism Campingstandard. Deklaration klassificeringsrapport Enkätsvar avseende campingplats Tjänsterum 5 år Bevaras Tjänsterum 5 år Bevaras Till branschorganisation (SCR) Medlemsbrev Tjänsterum Lev. ej. inaktualitet Från branschorganisation (SCR) Offerter på mindre arbeten, campingplats Protokoll från campingmöten Tjänsterum Lev. ej. 2 år Tjänsterum 5 år Bevaras Sida 5 av 14

6 Resultatrapport för drift av campingplats. Tjänsterum 5 år Bevaras Från drivande förening Statistik för campingplats. Tjänsterum 5 år Bevaras Från branschorganisation (SCR) Från drivande förening Tillsynsprotokoll för campingplats Handlingar om framtagning/inköp av souvenirer Tjänsterum 5 år Bevaras Från Räddningstjänsten Projekt Tjänsterum 5 år Bevaras Inbjudningar till frukostmöten, nätverksträffar etc. Tjänsterum 2 år Bevaras*) *) Om ej redovisade i årsberättelse Protokoll/minnesanteckningar från arbetsgrupper kring t.ex. projekt, kampanjer, arrangemang Protokoll/minnesanteckningar från samverkan i turismfrågor Tjänsterum 2 år*) Bevaras *) Efter avslutat projekt Tjänsterum *) **) *) **)Bevaras och levereras till kommunarkiv efter 5 år i de fall Medborgarservice har sekreteraransvar. Kan annars gallras vid inaktualitet Statistikunderlag, besöksrapporter Turistbyrån /digitalt i Excel Lev. ej. inaktualitet*) *)När sammanställning är gjord Stuguthyrning Statistik Stuguthyrning Stugavtal Stuguthyrning Värdhyror Område/stugnr Tjänsterum 2 år 5 år Område/stugnr Tjänsterum 2 år 5 år Område/stugnr Tjänsterum 2 år 5 år*) *) Förutsatt att minst 2 år gått sedan utgång Sida 6 av 14

7 *)"Turistekonomisk modell" Statistik över besöksmål och evenemang TEM-rapport*) Tjänsterum 5 år Bevaras Bokstavsordning, efternamn "Turistpaketen" Anläggningsavtal Tjänsterum Lev. ej. 2 år*) *) Efter utgång Bokstavsordning, efternamn i DL BookIT "Turistpaketen" bokningsunderlag /digitalt Tjänsterum Lev. ej. 2 år "Turistpaketen" Statistik "Turistpaketen" Värdhyror Bokstavsordning, efternamn /digitalt Bokstavsordning, efternamn i DL BookIT Tjänsterum Lev. ej. 2 år i DL BookIT Tjänsterum Lev. ej. 2 år Lotterier Lotterier. Ansökan ang. registrering och/eller tillstånd för lotteri eller av platser för lottförsäljning ID-nr Tjänsterum 2 år 5 år*) *) Efter giltighetstidens utgång Lotterier. Beslut ang. registrering och/eller tillstånd ID-nr /*) Tjänsterum i FRI Efter utskrift Bevaras *) Skrivs ut från FRI Lotteriredovisningar inkl. bilagor ID-nr Tjänsterum 2 år 5 år Sida 7 av 14

8 Allmän kulturell verksamhet Bild- och ljuddokumentation över arrangemang, verksamheter, byggnader och miljöer Tilldragelse /magnetband/ digitalt Medborgarservice *) Bevaras *)Efter färdigställande om flera exemplar gjorts, annars vid inaktualitet Egenproducerade ljudband och videoinspelningar Magnetband/digitalt Medborgarservice *) Bevaras *)Efter färdigställande om flera exemplar gjorts, annars vid inaktualitet Handlingar om framtagning/inköp av souvenirer Protokoll/minnesanteckningar från samarbetsorgan i kulturfrågor Projekt Tjänsterum, Konsthallen 5 år Bevaras Tjänsterum, *) **) *) **)Bevaras och levereras till kommunarkiv efter 5 år i de fall Medborgarservice har sekreteraransvar. Kan annars gallras vid inaktualitet Statistik, Verksamhetsstatistik /digitalt i Excel 2 år Bevaras*) För bibliotek,konsthall och museum Statistikunderlag, besöksrapporter och liknande för bibliotek, konsthall och museum /digitalt i Excel inaktualitet*) *)När sammanställning är gjord Museum och konsthall Protokoll/minnesanteckningar från arbetsgrupper kring t.ex. projekt, kampanjer, arrangemang Projekt/kronologiskt Konsthallen Närarkiv Efter avslutat projekt Bevaras Sida 8 av 14

9 Dokumentation av pedagogisk verksamhet Årsvis /digitalt Konsthallen Närarkiv 2 år Bevaras Planering och utvärdering Dokumentation om konstnärlig utsmyckning Bokstavsordning Kommunarkivet i Coppermine Efter registrering Bevaras Tävlingsbidrag ingår Dokumentation över kommunägd konst Bokstavsordning Kommunarkivet i Coppermine Efter registrering Bevaras Kompletteras kontinuerligt. Registerblad med foto och beskrivning Dokumentation över utställningar och arrangemang Årsvis Konsthallen Efter färdigställande Bevaras Dokumentation över samlingar /digitalt Filmmuseet i Coppermine Efter överenskommelse Bevaras Registerblad med foto och beskrivning Donationshandlingar Ärendenr. diariet Ks s närarkiv 2 år Bevaras Bibliotek Bibliotek. Beståndsregister över utlånad media. Bibliotek. Förteckningar över prenumerationer på tidskrifter och dagstidningar. Biblioteket i BookIt När uttag gjorts *) Biblioteket i BookIt När uttag gjorts Bevaras Årligt uttag *)Uttag gjorda vart 5:e år bevaras. Gallras för övrigt vid inaktualitet. Bibliotek. Förteckningar över prenumerationer på databaser Biblioteket När uttag gjorts Bevaras Årligt uttag Sida 9 av 14

10 Bibliotek. Dokumentation av programverksamhet. Biblioteket/ konsthallen Efter färdigställande Bevaras Bibliotek. Registrering av lån per person Biblioteket i BookIt Lev.ej inaktualitet återlämnande Bibliotek. Register över låntagare Biblioteket i BookIt Lev.ej inaktualitet Bibliotek. Avtal/förbindelse med låntagare ang. lånekort. År/Bokstavsordning Biblioteket Lev.ej *) *)Kan gallras 2 år efter utgång Bidrag till studieförbund och föreningar Bidragsansökningar jämte handlingar från studieförbund och kulturföreningar Sammanställningar/delegationsbeslut över bidrag till studieförbund och kulturföreningar Förening Konsthallen 2 år 10 år*) Föreningstyp Konsthallen 2 år Bevaras *)Med undantag för års- och verksamhetsberättelser, vilka skall bevaras Års- och verksamhetsberättelser från studieförbund och kulturföreningar Förening Konsthallen 2 år Bevaras Bilagor till bidragsansökningar Sida 10 av 14

11 Tillståndsgivning och tillsyn enligt alkohollagen Serveringstillstånd enligt alkohollagen Ansökan om serveringstillstånd + bilagor*) Serveringstillstånd enligt alkohollagen. Tillfälliga tillstånd till allmänheten eller slutna sällskap Medborgarservice 3 år *) Bevaras *) efter avslutat ärende Medborgarservice 3 år *) Bevaras Medborgarservice Lev. ej 5 år *) Föreskrivna bilagor enligt till ansökan bifogad lista Ansökan om tillfälligt serveringstillstånd Medborgarservice Lev. ej 5 år Restaurangrapporter Medborgarservice Lev. ej 10 år Tillsynsrapporter vid kontroll av detaljhandel med öl Medborgarservice Lev. ej 5 år*) *) Bevaras i tillsynsärende som leder till utredning om sanktioner Tillsynsrapporter vid restauranginspektioner Medborgarservice Lev. ej 5 år*) *) Bevaras i tillsynsärende som leder till utredning om sanktioner Upplåtelse av plats vid marknad Anteckningar ang platsnyttjare*) i FRI Lev. ej 7 år *) Enligt SFS 1998:518 Namn/firma Person/organisationsnr Adress och telefonnr Upplåten plats Tid Sida 11 av 14

12 Platsnyttjares F-skattebevis Tjänsterum 1 år Lev. ej 7 år Karta utvisande nyttjade platser Tjänsterum Lev. ej 7 år Kostenheten Beställningslistor Resp. kök Lev. ej. 1 år Matsedlar Tjänsterum 2 år Bevaras Skolor Omsorgen Protokoll m.m. Interkommunal samarbetsgrupp SÖSK kost Tjänsterum Lev. ej. inaktualitet Kopior. Original i Skurup Årsarbetstid Månadsvis Tjänsterum Lev. ej. 2 år Sida 12 av 14

13 Digitala verksamhetssystem System för administration av kommunal fritidsverksamhet Föreningsregister Bidrag Hallbokning Marknadplatser FRI DL Book-IT Team Medborgarservice Team Medborgarservice Lev. ej. Lev. ej. inaktualitet*) inaktualitet *)Dvs när all information som skall bevaras överförts till nytt system eller databärare/format som uppfyller kraven för säker långtidsarkivering System för administration av Stugbokning Paketbokning City Break Team Medborgarservice Lev. ej. inaktualitet Onlinebokning av paket och logi Simrishamns kommun systemägare System för administration av biblioteksverksamhet Beståndsregister Låntagarregister Bookit Team Medborgarservice Lev. ej. inaktualitet*) *)Dvs när all information som skall bevaras överförts till nytt system eller databärare/format som uppfyller kraven för säker långtidsarkivering CMS Webb och intranät Typo-3 Team Medborgarservice Lev. ej. inaktualitet*) *)Dvs när all information som skall bevaras överförts till nytt system eller databärare/format som uppfyller kraven för säker långtidsarkivering Sida 13 av 14

14 Filmmuseet. Dokumentation av samlingarna Coppermine bild_db_ht Team Medborgarservice Lev. ej. inaktualitet*) *)Dvs när all information som skall bevaras överförts till nytt system eller databärare/format som uppfyller kraven för säker långtidsarkivering Konsthallen. Dokumentation av samlingarna Coppermine bild_db_konsthall Team Medborgarservice Lev. ej. inaktualitet*) *)Dvs när all information som skall bevaras överförts till nytt system eller databärare/format som uppfyller kraven för säker långtidsarkivering Sida 14 av 14