Dokumenthanteringsplan med arkivbeskrivning för Barn- och utbildningsnämnden i Tingsryds kommun

Transkript

1 Dokumenthanteringsplan med arkivbeskrivning för Barn- och utbildningsnämnden i Tingsryds kommun Antagen av Barn- och utbildningsnämnden Arkivorganisation reviderad efter beslut BUN 135/2014

2 Innehållsförteckning 1. Inledning... 4 Begreppsförklaring Arkiv- och dokumenthantering... 5 Arkivmyndighet... 5 Redovisning av arkiv... 5 Arkivförteckning... 5 Arkivorganisation... 6 Gallring Kort om offentlighet och sekretess... 6 Allmän handling... 6 Krav på registrering mm... 7 Sekretess... 7 Skydd för personuppgifter Dokumenthanteringsplan Styrelse/nämnd för utbildning Allmän administrativ verksamhet Ekonomi Förskola och pedagogisk omsorg Allmänna ärenden Förskola/fritidshem Grundskola Undervisning Elevregistrering och betygsdokumentation Särskola Antagning av elever Gymnasieskola Gymnasial lärlingsutbildning Uppföljande studie- och yrkesorientering. Det kommunala uppföljningsansvaret Kommunal vuxenutbildning Elevhälsan Bevarande handlingar i urval

3 11.1. Skolsocial verksamhet och skolhälsovård Diagnostiska prov och undersökningar Åtgärdsprogram/elevakter Standardprov, centrala prov, nationella ämnes- och kursprov samt prov för svenska för invandrare (sfi)

4 1. Inledning Barn- och utbildningsnämndens verksamhetsområde innefattar fem rektorsområden (ro): ro 1 Dackeskolan (F-9) och Örmoskolan (F-4). Ro 2 Trojaskolan (F-6) och Urshultsskolan (F-6). Ro 3 Linnerydskolan (F-4) och Rävemålaskolan (F-4). Ro 4 Väckelsångskolan (F-6) samt ro 5 Wasaskolan (gymnasiet) och Tingsryds Lärcenter (vuxenutbildning). Den centrala förvaltningens och rektorsområdenas arkivbeskrivning och dokumenthanteringsplaner finns samlade i detta gemensamma dokument. Begreppsförklaring Handling Alla typer av informationsbärare, en handling kan vara en datafil, en databas, mikrofilm, ett ljudband, ett fotografi, ett Arkiv 80 etc. Bevaras Gallras Gallringstid Vid inaktuellitet Medium Förvaring Betyder att handlingen bevaras för all framtid. Handlingen ska efter angiven tid förstöras. Anger efter hur lång tid en handling får förstöras. T.ex. 2 år betyder 2 år efter utgången av det kalenderår då handlingen upprättades. En handling som upprättades år 2000 kan alltså gallras tidigast den 1 januari Detta betyder att handlingen kan gallras så snart uppgifterna i den inte längre behövs. Detta avgör handläggaren själv eftersom det är hon/han som vet hur länge handlingen behövs. Man måste dock ta hänsyn till överklagandetider och behov av att använda uppgiften till sammanställning och statistik. Talar om hur informationsbäraren ser ut, t.ex. Arkiv 80, Extens, eller annat. Information om var handlingen förvaras före ering och vilken sorteringsordning den har. Anmärkning Kommentarer och extra information som underlättar förståelsen för handlingar och den verksamhet de uppkommit i. Arkiv 80 Svenskt arkiv 80, arkivbeständigt Arkiv 80, ska användas till alla handlingar som ska bevaras 4

5 Slutarkiv Handlingarna överförs till centralarkivet när de inte längre behövs i verksamheten. I dokumenthanteringsplanen anges vilken tid man kan leverera. Före leverans ska materialet vara rensat från gem, plastfickor, häftklamrar, minnesanteckningar och annat som inte hör till ärendet. Detta gör ansvarig handläggare i ärendet. 2. Arkiv- och dokumenthantering Arkivlagen och kommunens arkivreglemente ger Barn- och utbildningsnämnden ett preciserat ansvar för sitt arkiv. Innebörden av arkivansvaret framgår av 6-10 arkivreglementet. Barn- och utbildningsnämnd skall bland annat Redovisa arkivet i arbetsbeskrivning och arkivförteckning Rensa och på ett klart sätt avgränsa arkivhandlingar från övrig information Besluta om gallring i arkivet och genomföra gallring utan dröjsmål För sin dokumentering använda material och metoder som garanterar informationens äkthet och beständighet under bevarandetiden Arkivhandlingar förvaras under betryggande former Enligt 5 reglementet skall varje myndighet vidare upprätta en dokumenthanteringsplan som visar vilka typer av handlingar som förekommer, vad som kan gallras, när handlingarna kan levereras till kommunarkivet. Arkivmyndighet Kommunstyrelsen är arkivmyndighet i Tingsryds kommun. Arkivmyndigheten utövar tillsyn över att kommunens myndigheter fullgör sina skyldigheter beträffande arkivbildningen och dess syften samt över arkivvården. Redovisning av arkiv Varje myndighet skall redovisa sitt arkiv genom information om vilka slag av handlingar som finns och ur arkivet är organiserat. Kravet på arbetsbeskrivning för Barn- och utbildningsnämnden tillgodoses genom denna dokumentplan. Arkivförteckning Varje myndighet skall redovisa sitt arkiv i en förteckning över de handlingar som förvaras i myndighets arkiv. 5

6 Arkivorganisation Arkivredogörare för Barn- och utbildningsnämndens verksamhetsområden är: Barn- och utbildningsförvaltningen: Adrienne Widegren Dackeskolan: Elisabeth Strand Örmoskolan: Elisabeth Strand Trojaskolan: Ingela Wennemark Urshultsskolan: Ingela Wennemark Linnerydskolan: Ann-Sofie Ferm Rävemålaskolan: Ann-Sofie Ferm Väckelsångskolan: Ann-Sofie Ferm Wasaskolan: Adrienne Widegren Tingsryds Lärcenter: Carina Hylse Elevhälsan: Ann-Sofie Ferm Arkivredogörarnas uppgift är att svara för tillsyn och vård av handlingar, som är upptagna i dokumenthanteringsplanen samt för att gallningsbara handlingar förstörs utan dröjsmål. Arkivhandlingarna skall försvaras i närarkiv på förvaltningskontoret eller på respektive rektorsområde. Material som överlämnats till arkivmyndigheten finns i centralarkivet. Gallring Barn- och utbildningsnämndens arkiv gallras med stöd av föreliggande dokumenthanteringsplan och Riksarkivets författningssamling 2002:2 (RA-FS 2002:2). 3. Kort om offentlighet och sekretess Allmänhetens rätt att ta del av allmänna handlingar hos myndigheter baseras på grundlagsskyddade regler i tryckfrihetsförordningens 2:a kapitel, som gäller allmänna handlingars offentlighet. Allmän handling Med handling avses framställning i skrift eller bild inkl telefax, men elektroniskt lagrad information. En handling är allmän om den förvaras hos myndigheten och är inkommen dit eller upprättad där. 6

7 En handling anses inkommen till myndigheten när den anlänt eller tagits emot av en behörig representant för myndigheten. Registrering eller diarieföring är således inte ett krav för att handlingen skall anses som inkommen. Undantag gäller för utkast eller koncept till myndighets beslut eller skrivelse som mottagits endast för synpunkter på utformningen, s k delning. Sådana skrivelser anses heller inte expedierade hos den andra myndigheten. En handling anses upprättad när den har expedierats när det ärende till vilket den hör har slutbehandlats; eller när den på annat sätt färdigställts. Handlingar som inte expedieras och inte tillhör ärenden, t ex fristående promemorior och utredningar, blir således allmänna när de är färdigställda. Protokoll blir enligt samma paragraf allmänna efter justering, diarier och register så snart de färdigställts för anteckningar. Utkast eller koncept till myndighets beslut eller skrivelse och annan därmed jämställd handling som ej har expedierats anses ej som allmän handling, såvida den icke tages om hand för arkivering. Huvudregeln är att handlingar som är allmänna enligt ovanstående definition också är offentliga. Var och en har därmed rätt att ta del av handlingarnas innehåll utan oskäligt dröjsmål. Krav på registrering mm Den allmänna handlingen måste kunna återfinnas. Myndigheten måste hålla sina handlingar i sådan ordning att den som söker information kan överblicka beståndet och därmed ges möjlighet att återfinna en viss handling. Här behövs de arkivbeskrivningar och arkivförteckningar som är obligatoriska enligt 6 arkivlagen. Diariet är det viktigaste instrumentet för handlingsregistrering. För sekretesskyddade handlingar är denna registrering obligatorisk, såvida regeringen ej föreskrivit undantag. I 15 kap 9-13 sekretesslagen finns motsvarande regler för handlingar som lagras med hjälp av IT. Myndigheten skall ordna sin IT så att rätten att ta del av allmänna handlingar garanteras och skall även, om den sökande så begär, ställa terminal eller annat tekniskt hjälpmedel till förfogande. Sekretess Vissa allmänna handlingar är sekretesskyddade. Sekretessen gäller både gentemot enskilda och mot andra myndigheter och förvaltningar, även inom kommunen. Sekretessen skall iakttas av den som p.g.a. anställning, uppdrag, tjänsteplikt eller på annan liknande grund deltar i den offentliga verksamheten (inkl politiker, praktikanter m fl). Exempel på verksamheter där sekretesskyddade uppgifter förekommer är vissa upphandlingar, omplacerings- och anpassningsärenden, personliga utvecklingssamtal, elevsociala och elevmedicinska verksamheter. Dokumentplanen innehåller inga preciserade uppgifter om vilka handlingar som är sekretesskyddade utan det ankommer på den 7

8 verksamhetsansvarige att själv upprätthålla sådan kunskap. Observera att uppgifter i allmänna handlingar kan hemlighållas endast med stöd av bestämmelserna i sekretesslagen eller annan lag som sekretesslagen hänvisar till. Skydd för personuppgifter Personuppgiftslagen (SFS 1998:204), PUL, ger skydd för enskilda personer med avseende på behandling av personuppgifter. Lagen är generell och omfattar all behandling av personuppgifter. PUL begränsar möjligheten att publicera dokument med uppgifter som gör det möjligt att söka och identifiera enskilda personer, i den mån varje individ inte lämnat sitt samtycke. Behandling är dock tillåten om syftet är att utföra en arbetsuppgift av allmänt intresse eller en arbetsuppgift i samband med myndighetsutövning. Tingsryds kommun har Anders Göransson, Regionförbundet Södra Småland som personuppgiftsombud. 8

9 4. Dokumenthanteringsplan 1. Styrelse/nämnd för utbildning 1.1. Allmän administrativ verksamhet Diarium Winess Bevaras Winess Diarium Diarieplan Bevaras Papper Diarium Ett exemplar diarieförs och Vid behov arkiveras vid förändring Diarieförda handlingar, original Bevaras Papper Närarkiv Protokoll från styrelse/nämnd Bevaras Arkiv 80 Närarkiv MBL protokoll Bevaras Arkiv 80 Närarkiv Protokoll från skolledningskonferens Bevaras Papper Handläggare Vid behov Protokoll eller minnesanteckningar från lokala samverkansgrupper inom skola/annan avgränsning. Bevaras Papper Handläggare t.ex. skola-näringsliv, Centrala skolutvecklingsgruppen Delegationsbeslut Bevaras Papper Närarkiv Årsberättelser Bevaras Papper Närarkiv Arbetsordningar, reglementen, delegationsordningar Bevaras Papper Närarkiv Ett exemplar diarieförs och arkiveras vid förändring Vid behov 9

10 Dokumenthanteringsplan Bevaras Papper Närarkiv Ett exemplar diarieförs och Vid behov arkiveras vid förändring Skolplan Bevaras Papper Närarkiv Ett exemplar diarieförs och arkiveras vid förändring Pedagogisk IT-Plan Bevaras Papper Närarkiv Ett exemplar diarieförs och arkiveras vid förändring Förslag till yttranden, tjänsteskrivelser, övriga beslutsunderlag e.d. som fastställs/beslutas i nämnd Bevaras Papper Närarkiv Avtal, original Bevaras Papper Närarkiv Vid behov Policydokument Bevaras Papper Närarkiv Vid behov Förteckningar över fördelning av premier, stipendier Bevaras Papper Närarkiv Kvalitetsredovisning Bevaras Papper Närarkiv Skolkatalog med uppgifter om lärare och elever Bevaras Papper Slutarkiv Direkt Korrespondens av betydelse Bevaras Papper Närarkiv Handlingar av betydelse för utgången av ärende och/eller som bidrar till att följa ärendets gång Enkäter, sammanställningar/resultat Bevaras Papper Närarkiv Ett exemplar av frågeformulär E-post av betydelse Bevaras Papper Diarium/ Närarkiv Enkäter, underlag Vid inaktualitet Papper Handläggare bevaras med sammanställningen E-post med sekretess tas omedelbart ut på Arkiv 80 och diarieförs 10

11 E-post av mindre betydelse Vid inaktualitet Papper/ E-postlåda E-post Kallelser och föredragningslistor till nämndens sammanträden 2 år Papper Handläggare Närvarolistor/arvoden förtroendevalda 2 år Papper Kronologiskt i pärm Kopior av handlingar som i original förvaras på annat håll. Inkomna cirkulär och meddelanden av kortvarig betydelse, överlämnade för kännedom Vid inaktualitet Papper Kronologiskt i pärm Vid inaktualitet Papper Kronologiskt i pärm T.ex. cirkulär från SKL, kursinbjudningar Övriga inkomna och upprättade handlingar av ringa betydelse Vid inaktualitet Papper/ E-post Diarium/ E-postsystem Vårdnadsbidrag, beslut Vid inaktualitet Papper Handläggare Statistiska uppgifter som lämnas till statiska centralbyrån 2 år Papper Handläggare Programlicenser för dataprogram När avtal löpt ut Papper Närarkiv Presentationsmaterial Vid inaktualitet Papper/ OH Handläggare, Intranät Samtycke till utlägg på webbplats 2 år efter att Papper Handläggare publicering upphört Undervisningsmaterial, OH-bilder, power Point - presentationer 11

12 1.2. Ekonomi Budget, bokslut Bevaras Papper Närarkiv Budgetunderlag 2 år Papper Handläggare Inventarieförteckning Bevaras Papper Närarkivet Ekonomisk rapport Bevaras Papper Närarkivet Fakturakopior 2 år Papper Handläggare Interkommunal ersättning och samverkan Förteckning/register över elever som går i annan kommun Förteckning över elever från annan kommun Beslut om skolgång i annan kommun Skolpeng för utbildning utomlands Fakturor rörande interkommunal ersättning, skolkommunräkning Bevaras Extens Extens Efter avslutad skolgång 5 år efter avslutad skolgång Extens Extens Elevkort och betygskataloger bör däremot bevaras Efter avslutad skolgång Papper Kronologiskt i pärm Efter avslutad Papper Kronologiskt i skolgång pärm 10 år Förvaras i kommunens ekonomisystem 12

13 Statsbidrag För forskning och annan användning på längre sikt hänvisas till de handlingar som bevaras hos statliga myndigheter. Statsbidrag: ansökan och rekvisitioner till Skolverket 10 år Papper Närarkiv Underlag till ovanstående 2 år Papper Handläggare Gymnasieelevers inackorderingsbidrag och dagliga resor Ansökan om inackorderingsbidrag, resebidrag eller anslutningsresa med beslut Utbetalning av inackorderingsbidrag, resebidrag eller anslutningsresa 3 år Papper Kronologiskt i pärm 10 år Förvaras i kommunens ekonomisystem Skolskjuts Skolskjutsorganisation Bevaras Papper Närarkiv Skolskjutspolicy Bevaras Papper Närarkiv Ett exemplar diarieförs och arkiveras vid förändring 13

14 Årsstatistik, skolskjutsverksamhet, kostnadsredovisningar Delegationsbeslut, utifrån särskild ansökan Bevaras Papper Närarkiv Bevaras Papper Närarkiv Rapport skolskjutstrafik Bevaras Papper Närarkiv För skolskjutsverksamheten inkomna uppgifter, elevförteckningar, scheman m.m. Vid inaktuatitet Papper Handläggare Skolskjutsregister 3 år Papper Handläggare Efter senaste anteckning Övriga handlingar, skolskjutsverksamhet Vid inaktualitet Papper Handläggare Handlingar rörande elevernas skolkort 2 år Papper Handläggare Premier och stipendier Handlingar som redovisar villkor för premier och stipendier Förteckning över fördelning av premier och stipendier Bevaras Papper Närarkiv Bevaras Papper Närarkiv Handlingar rörande fördelning och redovisning av premier och stipendier 2 år Papper Handläggare 14

15 1.3. Personal Personaladministration Ekonomiadministration Upphandling och avtal Gemensamma anvisningar för Tingsryds kommun Se Kommunstyrelsen dokumentplan 2. Förskola och pedagogisk omsorg För handlingar tillkomna förskoleklass gäller de allmänna råden i detta avsnitt och i avsnitt 3 Grundskola i tillämpliga delar Allmänna ärenden Kvalitetsredovisning Bevaras Papper Närarkiv Skickas till förvaltningen Förteckning över barn i respektive, förskola, fritidshem etc. Bevaras Papper Närarkiv Handlingar i förtursärenden etc. Bevaras Papper Närarkiv Rektor delegation skickas till förvaltning Auktorisation av enskilda familjedaghem och förskolor, beslut Bevaras Papper Avtalspärm Skolchef delegation Avauktorisation av enskilda Bevaras Papper Avtalspärm Skolchef delegation familjedaghem och förskolor, beslut Köstatistik, beläggningsstatistik Bevaras Papper Närarkiv 15

16 Förteckning från Länsstyrelsen över fem- och sexåringar Vid inaktualitet Papper När ny förteckning kommit in Ansökningar om förskole- eller skolbarnsomsorgsplats 1 år efter inaktualitet Papper Ansökan är inaktuell när barnet är placerat, när köplatsen är uppsagd eller när förnyelse av ansökan gjorts Kölistor Vid inaktualitet Papper När ny lista upprättas. Köstatistik bör bevaras Placeringsmeddelanden Vid inaktualitet Papper När svar kommit in Svar på placeringsmeddelanden Vid inaktualitet Papper När barnet registrerats vid förskola (motsvarande) Vistelsetidsavtal som utgör debiteringsunderlag 2 år efter inaktualitet Papper Övriga vistelseavtal kan gallras när avtalet upphört att gälla Begäran om byte av omsorgsform/institution Uppgifter om vårdnadshavares inkomster Handlingar i ärenden om nedsättning av förskoleavgift 1 år 1 år efter ny placering eller när placering upphört 3 år 3 år efter inkomståret 3 år Papper Handläggare 3 år efter inkomståret Planeringsledare delegation Barnkort Vid inaktualitet Papper Handläggare Dock senast när barnet fyllt tretton år Rapporter om barnens närvaro vid förskola (motsvarande) 2 år Papper Uppsägning av förskole- eller skolbarnsomsorgsplats 2 år Papper 16

17 Föräldraenkäter 2 år 2.2. Förskola/fritidshem Förteckningar över barnen inom respektive verksamhet Dokumentation om pedagogisk inriktning och verksamhet Personalscheman eller motsvarande som redovisar personaltäthet, öppettider mm Bevaras Papper Närarkiv Bevaras Papper Naärarkiv Bevaras Papper Närarkiv Statistik över beläggning Bevaras Papper Närarkiv Dagböcker och planeringskalendrar Bevaras Papper Närarkiv I de fall de har förts löpande och i sådan form att de dokumenterar verksamheten Tilldelning av resurser för utökad tid i Planeringsledare delegation förskolan Placering i förskola i annan kommun Skolchef delegation Placeringsmeddelande Vid inaktualitet Papper Handläggare När barnet registrerats inom respektive verksamhet Scheman över barns planerade vistelse Vid inaktualitet Papper Handläggare Förteckning över barnens frånvaro 2 år Papper Handläggare 17

18 Minnesanteckningar från föräldrasamtal samt anteckningar om barnens hälsotillstånd etc. Vid inaktualitet Papper Handläggare Dock senast när barnet slutat 3. Grundskola För handlingar tillkomna förskoleklass gäller de allmänna råden i detta avsnitt och i avsnitt 2 Förskola och pedagogisk omsorg i tillämpliga delar Undervisning Skolpliktens upphörande Bevaras Papper Närarkiv Protokoll från elevvårdskonferenser och andra sammankomster som behandlar pedagogiska frågor eller elevvård Protokoll eller minnesanteckningar från lokala samverkansgrupper Bevaras Papper Närarkiv T.ex. arbetsenhets-, ämnes-, klass-, studiekonferenser Bevaras Papper Närarkiv T.ex. skola-fritid, skola-näringsliv, lokala skolutvecklingsgrupper Protokoll och handlingar från lokala styrelser Bevaras Papper Närarkiv T.ex. föräldraråd och skolråd Planer för skolans arbete Bevaras Papper Närarkiv Lokala arbetsplaner, kurs och timplaner som visar tillämpning av läroplanen Korrespondens Bevaras Papper Närarkiv Korrespondens som inte är rutinmässig Slutligt schema för varje läsår Bevaras Papper Närarkiv 18

19 Kvalitetsredovisning, årlig upprättad Bevaras Papper Närarkiv Skickas till förvaltningen Förteckning över läromedel Bevaras Papper Närarkiv Egenproducerade läromedel Bevaras Papper Närarkiv Handlingar angående studieresor, skolresor och lägerskolor Handlingar som presenterar de ämnen eleverna kan välja som tillval Förteckning över elevers placeringar under praktisk arbetslivsorientering (PRAO) Sammanställning av projekt som genomförts under läsåret Bevaras Papper Närarkiv Bevaras Papper Närarkiv Bevaras Papper Närarkiv Bevaras Papper Närarkiv Tjänstgöringsplaner Vid inaktualitet Papper Handläggare Under förutsättning att uppgifter om anställning och arbetad tid finns Redovisning av undervisningen Vid inaktualitet Papper Handläggare Underlag för kontroll, t.ex. löneutbetalningar och statsbidragsansökningar lämnade av lärare, med uppgifter om undervisningstimmar och genomgångna kursmoment Litteraturlistor för olika ämnen Vid inaktualitet Papper Handläggare Under förutsättning att en originalförteckning över läromedel bevaras centralt vid läromedelcentral eller skolkontor 19

20 Elevers svar på skriftliga prov Vid inaktualitet Papper Handläggare Beträffande standardprov/ nationella prov, se avsnitt 11 Bevarande av handlingar i urval Minnesanteckningar från familjesamtal, specialundervisning Handlingar angående friluftsdagar, bad och utflykter Vid inaktualitet Papper Handläggare När sammanfattning gjorts. Sammanfattningen bör placeras i respektive elevakt 2 år Papper Handläggare Handlingar angående konsertbesök, teaterbesök och annan kulturell verksamhet 2 år Papper Handläggare Handlingar angående praktisk arbetslivsorientering (PRAO) Vid inaktualitet Papper Handläggare Under förutsättning att anteckning om genomförd PRAO görs på elevkortet samt att förteckning över elevers placering under praktisk arbetslivsorientering bevaras Rutinkorrespondens 2 år Papper Handläggare D.v.s. med elever, föräldrar, andra skolor etc. som har kortvarig betydelse eller behandlas rutinmässigt t.ex. begäran om lov Meddelande och information av tillfällig betydelse från rektorsområde eller skola Vid inaktualiet Papper Handläggare Dock senast efter 2 år Läromedelsbeställningar 2 år Papper Handläggare Ansökan om att få gå om årskurs Vid inaktualitet Papper Handläggare Senast när eleven avslutat sin skolgång Anmälan om anpassad studiegång Vid inaktualitet Papper Handläggare Bör gallras senast när eleven avslutat sin skolgång 20

21 Statistik över invandrarelever 2 år Papper Handläggare Ett exemplar överlämnas till SCB Elevstatistik, specialundervisning 2 år Papper Handläggare Handlingar rörande projekt När eleven slutat skolan Papper Handläggare Undantag bör göras för stora projekt som berör en större grupp elever, där en redovisning bör bevaras Stödundervisning, särskild undervisning och anpassad studiegång Elevförteckningar/klasslistor Bevaras Papper Närarkiv Uppgifter om elever per årsklass t.ex. läsårsrapporter Redovisning av lärartimmar Bevaras Papper Närarkiv Intyg om anpassad studiegång Bevaras Papper Närarkiv Jämställs med betyg Invandrarundervisning Lokala handlingsprogram och riktlinjer som upprättats av kommunen Årlig förteckning över de elever som fått modersmålsundervisning Bevaras Papper Närarkiv Bevaras Papper Närarkiv Kursplaner Vid inaktualitet Papper Handläggare 21

22 3.2. Elevregistrering och betygsdokumentation Elevkort, studerandekort, elevmatriklar Bevaras Papper IST/Närarkiv Klasslistor/gruppförteckningar Bevaras Papper Närarkiv Slutligt exemplar med uppgifter om in- och utflyttningar Fotokataloger Bevaras Papper Närarkiv Lokalt utarbetade betygskriterier Bevaras Papper Närarkiv Betygskataloger Bevaras Papper Närarkiv Eventuella förkortningar och sifferkoder bör förvaras Intyg om anpassad studiegång Bevaras Papper Närarkiv Personlistor 2 år Papper Handläggare Från Riksskatteverket Ledighetsansökningar från elever Vid inaktualitet Papper Handläggare Tidigast vid läsårets slut Frånvaroregister och handlingar som tjänar som underlag till registret Närvarorapporter för elever vid specialundervisning Kopior av utfärdade slutbetyg och avgångsbetyg Skriftlig information, sammanställd i samband med utvecklingssamtal Vid inaktulitet Papper Handläggare 2 år Papper Handläggare Vid inaktulitet Papper Handläggare Vid inaktulitet Papper Handläggare 22

23 Kontaktböcker, meddelandekort eller motsvarande handlingar som rör skolans kontakt med elevens målsmän Vid inaktulitet Papper Handläggare Rekvisitioner av elevhandlingar Vid inaktulitet Papper Handläggare Dock senast vid början av nästa läsår Föräldraenkäter 2 år Papper Handläggare 4. Särskola I detta avsnitt behandlas huvudsakligen handlingar som är speciella just för särskolan. Handlingar som inte återfinns nedan kan sökas i avsnitt 1 Styrelse/nämnd för utbildning, avsnitt 3 Grundskola, avsnitt 6 Gymnasieskola och avsnitt 9 Kommunal vuxenutbildning (Komvux) Protokoll från beslutskonferenser, elevvårdskonferenser och andra sammankomster om pedagogiska frågor eller elevvård, t.ex. arbetsenhetskonferenser, klasskonferenser (motsvarande) Bevaras Arkiv 80 Närarkiv Elevhandlingar/elevakter Ansökningar och beslut om inskrivning och utskrivning Bevaras Papper Närarkiv Handlingar i överklagningsärenden Bevaras Papper Närarkiv 23

24 Psykologiska utredningar med bilagor Bevaras Papper Närarkiv Pedagogiska utredningar med bilagor Bevaras Papper Närarkiv Övriga utredningar Bevaras Papper Närarkiv Journaler med sammanfattade anteckningar Bevaras Papper Närarkiv Pedagogiska journaler med bilagor Bevaras Papper Närarkiv Intyg om genomgången utbildning Bevaras Papper Närarkiv Studieomdömen Bevaras Papper Närarkiv Hälsokort/elevhälovårdsjournaler Bevaras Papper Närarkiv Korrespondens Bevaras Papper Närarkiv Personbevis Vid inaktualitet Papper Närarkiv Individuella undervisningsplaner Vid inaktualiet Papper Handläggare Under förutsättning att en sammanfattning gjorts i pedagogisk journal (motsvarande) som bevaras Testprotokoll 2 år Papper Handläggare Yrkesvalshandlingar Vid inaktualitet Papper Handläggare Under förutsättning att en sammanfattning gjorts i pedagogisk journal (motsvarande) som bevaras. T.ex. praktiska arbetslivsorientering 24

25 5. Antagning av elever Tingsryds kommuns utbud av gymnasieprogram Bevaras Papper Närarkiv Lista över samtliga sökande i Tingsryds kommun, personnummerlista Bevaras Papper Handläggare Efter avslutat antag Antagningsstatistik Bevaras Papper Närarkiv Beslut antagningsnämnd 3 år Papper Handläggare Ansökningshandlingar 3 år Papper Kronologiskt i pärm Antagningslistor Efter avslutat Papper Kronologiskt i intag mapp Handlingar, Överklagandenämnden 3 år Papper Handläggare När eleven avslutat utbildningen Samverkansavtal Vid inaktualitet Papper Närarkiv Yttrande, rörande elever från Tingsryds kommun som söker utanför samverkansavtalen 3 år Papper Handläggare Övrig korrespondens 1 år efter avslutat intag Papper Handläggare Rörande intagning, ansökningar mm. av rutinkaraktär 25

26 6. Gymnasieskola Protokoll från elevvårdskonferenser och andra sammankomster som behandlar pedagogiska frågor eller elevvård Protokoll eller minnesanteckningar från lokala samverkansgrupper Bevaras Arkiv 80 Närarkiv T.ex. arbetsenhets-, ämnes-, klass-, studiekonferenser Bevaras Arkiv 80 Närarkiv T.ex. skola-fritid, skola-näringsliv, lokala skolutvecklingsgruppen Protokoll och handlingar från lokala styrelser Bevaras Arkiv 80 Närarkiv T.ex. föräldraråd och skolråd Stipendiekommitténs protokoll Bevaras Papper Närarkiv Korrespondens som inte är rutinmässig eller bevaras centralt Korrespondens Bevaras Papper Närarkiv Korrespondens som inte är rutinmässig och inte finns bevarad centralt Lokala arbetsplaner, kurs- eller timplaner. Läroplan för gymnasieskolan fastställd av regeringen Bevaras Papper Närarkiv Individuella studieplaner Bevara Papper Närarkiv Kvalitetsredovisning, årlig upprättad Bevaras Papper Närarkiv Skickas till förvaltningen Egenproducerade läromedel Bevaras Papper Närarkiv Kompendier, foton, diabilder eller videoinspelningar eller multimediepresentationen som produceras på skolan för 26

27 Resultat av prövning med anteckning om givet betyg användning i undervisningen bör ett exemplar av varje bevaras Bevaras Papper Närarkiv Har samma betydelse som betygskatalog Elevkort med uppgifter om persondata, tillval, specialarbete, eventuellt studieavbrott, terminsbetyg och andra uppgifter av betydelse rörande elevens skolgång Bevaras Papper IST/Närarkiv Klasslistor / klassförteckningar/ gruppförteckningar Bevaras Papper Närarkiv Över elever, med uppgifter om tillval som ger en samlad bild av gruppsammansättningar Betygskataloger Bevaras Papper Närarkiv En sammanställning av de betyg som erhållits vid skolan för varje elev bör bevaras. Det är viktigt att alla förkortningar och sifferkoder förklaras Handlingar som presenterar kurser och ämnen elever kan välja som tillval, fria aktiviteter etc. Bevara Ett exemplar av skolans broschyr eller motsvarande som presenterar kurser och ämnen per läsår bör bevaras Handlingar rörande utbytesstipendiater Bevaras Papper Närarkiv Sammanställning av projekt som genomförts under läsåret Arbetsmaterial och underlag för upprättande av verksamhetsplaner m.m. rörande tjänstgöring och undervisning Bevaras Papper Närarkiv Vid inaktualitet Papper Handläggare Så snart slutligt exemplar upprättats 27

28 Elevers svar på skriftliga prov Vid inaktualitet Papper Handläggare Beträffande standardprov/ nationella prov, se avsnitt 11 bevarade av handlingar i urval Ansökningar till prövning med bilagda handlingar Vid inaktualitet Papper Handläggare När prövning är slutförd Anmälningar till respektive lärare och medbedömare om prövning Handlingar rörande avgifter för prövning, ansökan om befrielse Vid inaktualitet Papper Handläggare När prövning är slutförd 2 år Papper Handläggare Övriga handlingar rörande prövning Vid inaktualitet Papper Handläggare T.ex. rutinkorrespondens Betygskort från prövning Vid inaktualitet Papper Handläggare När betyg antecknats i betygskatalog eller elevkort Handlingar rörande specialarbete och projekt När eleven slutat skolan Papper Handläggare Under förutsättning att anteckning härom gjorts på elevkort eller i betygskatalog som bevaras. För stora projekt som berör en större grupp elever bör en redovisning Löpande handlingar och arbetsmaterial rörande stöd- och specialundervisning samt särskild undervisning Listor eller förteckningar som utgör underlag för elevregister eller är hjälpmedel i det löpande arbetet bevaras Vid inaktualitet Papper Handläggare Under förutsättning att undervisningsplan och klasslista eller annan förteckning över elever som omfattas av undervisningen bevaras Vid inaktualitet Papper Handläggare Bör gallras senast vid läsårets slut. Under förutsättning att elevkort och klasslista med ovan angivna uppgifter bevaras. T.ex. listor över tillval, adresser, studieavbrott 28

29 Övriga handlingar rörande elever och elevregistrering Handlingar rörande ledighet, sjukdom eller annan frånvaro Skolans exemplar av statistik och rapporter till Statistiska centralbyrån angående särskild undervisning samt underlag för dessa Vid inaktualitet Papper Handläggare Bör gallras senast vid läsårets slut. Under förutsättning att elevkort och klasslista med ovan angivna uppgifter bevaras. T.ex. listor över studieavbrott, ändrat tillval, flyttning Vid läsårets slut Papper Handläggare 2 år Papper Handläggare 7. Gymnasial lärlingsutbildning Riktlinjer och mål för utbildningen finns normalt i styrelsens/nämndens för utbildning handlingar och bör bevaras där Protokoll/minnesanteckningar från programråd Bevaras Arkiv 80 Närarkiv Elevkort eller annan elevförteckning Bevaras Papper Närarkiv Uppgifter om de elever som inte fullgjort utbildningen bör bevaras Utbildningsbevis med betyg Bevaras Papper Närarkiv Är att jämställas med övriga betyg i gymnasieskolan Intyg från arbetsplatser Bevaras Papper Närarkiv Kopior, originalet bifogas slutbetyget Lärlingskontakt Bevaras Papper Närarkiv 29

30 Dokumentation av lärlingsarbetet Bevaras Papper Närarkiv Frånvaroanmälningar och övriga handlingar rörande elevs frånvaro Vid inaktualitet Papper Handläggare När eleven avslutat utbildningen Individuella kursplaner Vid inaktualitet Papper Handläggare Under förutsättning att elevkort eller annan elevförteckning bevaras 8. Uppföljande studie- och yrkesorientering. Det kommunala uppföljningsansvaret Protokoll från möten där undervisning eller elevvård behandlats Bevaras Arkiv 80 Närarkiv Elevregister med persondata och uppgifter om arbetsplats eller annan sysselsättning Bevaras IST/pap per Närarkiv Intyg/betyg Bevaras Papper Närarkiv Kopior av dessa eller förteckning över dem som utfärdats Individuella elevplaner Bevaras Papper Närarkiv Förteckning över ungdomar som omfattas av uppföljningsansvaret Personakter över ungdomar i den uppföljande verksamheten Vid inaktualitet Papper Handläggare Vid läsårets slut under förutsättning att elevregister bevaras 5 år Papper Handläggare Efter upphörd placering under förutsättning att elevregister bevaras 30

31 Handlingar angående anvisning och antagande av ungdomsplats Statistik över ungdomsplatser m.m. som lämnats till Statistiska centralbyrån Rapporter/redovisningar från arbetsgivare Övriga handlingar som tjänat som underlag för registrering och redovisning Efter upphörd placering Papper Handläggare Under förutsättning att en förteckning över aktuella elever och arbetsplatser bevaras 2 år Papper Handläggare 2 år Papper Handläggare 2 år Papper Handläggare 9. Kommunal vuxenutbildning Protokoll från sammankomster rörande undervisning/elevvård Protokoll eller minnesanteckningar från lokala samverkansgrupper Protokoll och handlingar från lokala styrelser Bevaras Arkiv 80 Närarkiv T.ex. personalkonferenser, samarbetsnämnd, studie- och yrkesorienteringskonferenser Bevaras Arkiv 80 Närarkiv T.ex. skola-fritid, skola-näringsliv Bevaras Arkiv 80 Närarkiv T.ex. skolråd Korrespondens Bevaras Papper Närarkiv Korrespondens som inte är rutinmässig och inte finns bevarad centralt 31

32 Lokala arbetsplaner, kurs- eller timplaner. Bevaras Papper Närarkiv Individuella studieplaner Bevaras Papper Närarkiv Kvalitetsredovisning, årlig upprättad Bevaras Papper Närarkiv Skickas till förvaltningen Elevregister. personuppgifter om samtliga elever som deltagit i undervisningen Bevaras Papper IST/Närarkiv t.ex. elevkort, dataregister eller annan förteckning. Gäller även elever som avbrutit studierna utan betyg Lokalt utarbetade betygskriterier Bevaras Papper Närarkiv Betygskataloger Bevaras Papper Närarkiv En sammanställning betyg som erhållits vid skolan för varje elev bör bevaras. Det är viktigt att alla förkortningar och sifferkoder förklaras Resultat av prövning med anteckningar om givet betyg Bevaras Papper Närarkiv Har samma betydelse som betygskatalog Kopior av intyg, som erhållits istället för betyg Handlingar rörande avgifter för prövning, ansökan om befrielse Bevaras Papper Närarkiv 2 år Papper Handläggare Ansökningshandlingar Vid inaktualitet Papper Handläggare När eleven avslutat sin utbildning Ändring av studieplan Vid inaktualitet Papper Handläggare Efter avslutad kurs 32

33 Förteckning över läromedel Vid inaktualitet Papper Handläggare Under förutsättning att uppgifter om läromedel bevaras i protokoll eller andra handlingar Elever svar på skriftliga prov Vid inaktualitet Papper Handläggare Vad gäller centrala prov/nationella prov se avsnitt 11 Bevarande av handlingar i urval Begäran från elever om samlat betyg/betygsdokument Vid läsårets slut Papper Handläggare Kopior av utfärdande slutbetyg och avgångsbetyg Vid inaktualitet Papper Handläggare Anmälan till prövning När prövningen Papper Handläggare är slutförd Meddelanden från läraren till skolan expedition, om genomförd prövning Vid inaktualitet Papper Handläggare När uppgift förts in i prövningsliggaren. Uppgifter om elev, kurs, nivå, lärare, betyg och skola Språktester i svensk för invandrare (sfi) När eleven Papper Handläggare avslutat sin utbildning Närvarolistor eller motsvarande 3 år Papper Handläggare Övriga register och förteckningar över elever, som upprättas som hjälpmedel för intern kontroll och redovisning 3 år Papper Handläggare T.ex. för debitering av interkommunala avgifter Övriga förekommande handlingar av rutinkaraktär rörande elever och undervisning Senast vid läsårets slut Papper Handläggare D.v.s. som endast utgör underlag för planering, redovisning och kontroll av verksamheten 33

34 10. Elevhälsan Elevvårdskonferensprotokoll Bevaras Arkiv 80 Närarkiv Elevvårdskonferensen fattar beslut i elevvårdsfrågor, bland annat upprättande av åtgärdsprogram Skolpsykiaterns journaler Bevaras Papper Närarkiv Register/förteckningar över journaler som överlämnats till annan huvudman Handlingar som rör skolkurators verksamhet Bevaras Papper Närarkiv Bevaras Papper Närarkiv T.ex. korrespondens med elever och föräldrar Åtgärdsprogram Bevaras Papper Närarkiv Se även avsnitt 3 Grundskola, avsnitt 6 Gymnasieskola och avsnitt 11 Bevarande av handlingar i urval Elevhälsovårdsjournaler/hälsokort Bevaras Papper Närarkiv Se även avsnitt 11 Bevarande av handlingar i urval Barnhälsojournaler Bevaras Papper Närarkiv Dessa tillhör landstingen, men har efter beslut av fullmäktige i landstinget i vissa fall förts över till skolhälsovården. Psykologiska undersökningar/ skolpsykologjournaler Se även avsnitt 11 Bevarande av handlingar i urval Bevaras Papper Närarkiv Se även avsnitt 11 Bevarande av handlingar i urval 34

35 Intyg om att elev besökt rektor, skolläkare, läkare, kurator m.fl. Ifyllda blanketter som lämnas vid inskrivning angående önskat samtal med skolpsykolog Vid inaktualitet Papper Handläggare Bör gallras senast vid läsårets slut Vid inaktualitet Papper Handläggare Bär gallras senast vi läsårets slut 11. Bevarande handlingar i urval Skolsocial verksamhet och skolhälsovård Barnhälsovårdsjournaler Bevaras Papper Närarkiv Elevhälsovårdsjournaler/hälsokort Bevaras Papper Närarkiv Psykologiska undersökningar/ Skolpsykologjournaler Journalhandlingar rörande de födda den femte, femtonde och tjugofemte i varje månad Bevaras Papper Närarkiv 10 år Papper Närarkiv Efter det den sista uppgiften fördes in i handlingen Övriga journalhandlingar 5 år Papper Närarkiv Efter det att eleven avslutat sin skolgång Diagnostiska prov och undersökningar Diagnostiska undersökningar Bevaras Papper Närarkiv Undersökningar som genomförts vid skolor i Östergötlands, 35

36 Övriga diagnostiska prov eller skolmognadsundersökningar Gotlands, och Västernorrlands län samt i Göteborgs kommun 5 år Papper Handläggare Efter det att eleven avslutat sin skolgång Åtgärdsprogram/elevakter Åtgärdsprogram/elevakter för elever födda den femte, femtonde och tjugofemte i varje månad Bevaras Papper Närarkiv Åtgärdsprogram/elevakter Bevaras Papper Närarkiv Som upprättats vid skolor i Östergötlands, Gotlands, och Västernorrlands län samt i Göteborgs kommun Övriga åtgärdsprogram/elevakter 5 år Papper Handläggare Efter eleven det att eleven avslutat sin skolgång Standardprov, centrala prov, nationella ämnes- och kursprov samt prov för svenska för invandrare (sfi) Standardprov, centrala prov, nationella ämnes- och kursprov samt prov för svenska för invandrare (sfi) Bevaras Papper Närarkiv Svar på standardprov, centrala prov, nationella ämnes- och kursprov i samtliga ämnen och kurser som genomförts på grundskole- och gymnasial nivå Bevaras Papper Närarkiv De som genomförts i Östergötlands, Gotlands och västernorrlands län samt i följande kommuner: Göteborg Nässjö Hallstahammar Ronneby Haparanda Sandviken Härjedalen Solna Karlskoga Strängnäs 36

37 Samtliga svar på centrala och nationella ämnes- och kursprov Svar på standardprov, centrala prov, nationella ämnes- och kursprov i samtliga ämnen och kurser Svar på nationella ämnes- och kursprov i samtliga ämnen och kurser Svar på standardprov, centrala prov, nationella ämnes- och kursprov i svenska Övriga svar på standardprov, centrala prov, nationella ämnes- och kursprov Kristianstad Uddevalla Kristinehamn Vimmerby Laholm Ystad Ljungby Åmål Lycksele Östhammar Malung Bevaras Papper Närarkiv De som genomförts vid Vårdgymnasiet Gävle/Sandviken och Vårdskolan i Kristianstad Bevaras Papper Närarkiv De som genomförts inom kommunal vuxenutbildning Bevaras Papper Närarkiv De som genomförts inom svenska för invandrare (sfi) Bevaras Papper Närarkiv De som genomförts på övriga grundskoleskolor och gymnasieskolor 5 år Papper Handläggare Efter provtillfället 37