DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR BARN- OCH UTBILDNINGSNÄMNDEN

Transkript

1 DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR BARN- OCH UTBILDNINGSNÄMNDEN Antagen: Barn- och utbildningsnämnden , 44 Reviderad: , 74 Dokumenthanteringsplanen är ett styrdokument som visar hur verksamhetens handlingar ska behandlas från uppkomst till arkivering. Den innehåller gallringsbeslut som fattats av nämnden. Allmänna handlingar som inte omfattas av gallringsbeslut får INTE slängas eller förstöras. Material som inte finns med i planen men som önskas s kan s efter ansökan om särskilt gallringsbeslut. Kontakta i så fall kommun. Handlingar som ska bevaras ska i första hand skrivas ut på arkivbeständigt papper. leverans till kommun ska leveransrutinerna på Intranätet följas. OBSERVERA att handlingar som innehåller sekretessbelagda uppgifter MÅSTE registreras enligt lag (journalhandlingar och personakter inom socialtjänsten är undantagna) 1

2 ARKIVBESKRIVNING Historik Nynäshamn blev en egen köping 1911 efter att tidigare ha hört till Ösmo skoldistrikt. Viaskolan som byggdes 1905 kom att bli köpingens första skola infördes kommunal mellanskola med möjlighet att ta realexamen. En yrkesskola kom till stånd året innan köpingen fick stadsrättigheter, Samma år startade en ny samrealskola, som lades ner Den 1 januari 1974 slogs Nynäshamn, Sorunda och Ösmo samman till en kommun Nynäshamn. I samband med detta genomfördes en ny gemensam organisation där ett skolkontor direkt underställt skolstyrelsen inrättades och kommunen indelades i rektorsområden. Den 1 januari 1999 genomfördes så en ny organisation där såväl rektorsområden, förskole- och kulturverksamhet organiserades i resultatenheter, med en barn- och utbildningsförvaltning under en barn- och utbildningsnämnd. Organisation Barn- och utbildningsnämnden består av totalt 22 ledamöter. Barn- och utbildningsförvaltningens organisation bifogas som bilaga. Inom verksamheten finns: 18 kommunala förskolor fritidshem öppen förskoleverksamhet och öppen förskola pedagogisk omsorg 11 grundskolor gymnasieskola kulturskola naturskola Kommunal vuxenutbildning - Nynäshamns kompetenscentrum (NKC) 2

3 Arbetsuppgifter Barn- och utbildningsnämnden är kommunens politiska förvaltningsorgan. Nämnden ansvarar för förskoleverksamheten i form av förskola och pedagogisk omsorg. Nämnden godkänner och utövar tillsyn över enskilda förskolor, pedagogisk omsorg och skolbarnsomsorg. Nämnden utgör styrelse för det offentliga skolväsendet i Nynäshamns kommun när det gäller förskoleklassen, grundskolan, särskolan, gymnasieskolan, gymnasiesärskolan, vuxenutbildningen samt vuxensärskolan. Nämnden ansvarar för skolbarnsomsorg. Nämnden ansvarar för genomförandet av LSS-verksamhet för barn och ungdomar över tolv år. Nämnden ansvarar för kommunens uppföljning av de ungdomar som fullgjort sin skolplikt men ännu inte fyllt 20 år. Kommunens skyldighet omfattar inte de ungdomar som genomför eller fullföljt utbildning på nationella program i gymnasieskola, nationella eller specialutformade program på gymnasiesärskola eller motsvarande utbildning. Nämnden ansvarar för Kulturskolan. Nämnden ansvarar för Naturskolan. Nämnden ansvarar för det övergripande elevhälsoarbetet. Viktigare handlingar Se dokumenthanteringsplan för förteckning över viktigare handlingsslag Sökingångar Diarium, dokumenthanteringsplan och arkivförteckning Specifik lagstiftning Kommunallagen, skollagen, skolförordningen, reglemente för barn- och utbildningsnämnden, gemensamt reglemente för nämnder/styrelser och speciallagstiftning. 3

4 etess Offentlighet- och sekretesslagen Arkivansvar Birgitta Dahlin, förvaltningschef Arkivredogörare Jeanette Eliasson, registrator 4

5 Innehåll Innehåll ALLMÄN ADMINISTRATION Gemensam administration Nämnd Alla skolformer Skolskjutsar Skolmåltider EKONOMI Interkommunal ersättning och samverkan Statsbidrag Studiestöd Premier och stipendier FÖRSKOLEVERKSAMHET OCH SKOLBARNSOMSORG Allmänna ärenden Förskola/fritidshem GRUNDSKOLA Undervisning Särskilda stödinsatser Modersmålsundervisning Elevregistrering, elevdokumentation PERSONALHANDLINGAR Arbetsrätt och avtal Support och uppföljning Arbetsmiljö Avveckling Bemanning och personaluppföljning Facklig samverkan Kompetensutveckling Lönebildning Löneadministration Omställning

6 5.11 Personalvård Rehabilitering Rekrytering och introduktion av nya medarbetare Arbetsmarknadspolitiska åtgärder SÄRSKOLA Elevhandlingar/elevakter INTAGNING GYMNASIESKOLA GYMNASIAL LÄRLINGSUTBILDNING UPPFÖLJANDE STUDIE- OCH YRKESORIENTERING (DET KOMMUNALA UPPFÖLJNINGSANSVARET) KOMMUNAL KULTURSKOLA KOMMUNAL VUXENUTBILDNING SKOLSOCIAL VERKSAMHET står för registrering/ematisk förvaring 6

7 Syst* / s 1. ALLMÄN ADMINISTRATION 1.1 Gemensam administration Protokoll Syst Diarier årligen T.ex. från olika samarbetsorgan mellan arbetsgivare och arbetstagare, F-samverkansprotokoll, A-samverkansprotokoll, skolkonferenser, klassråd, elevvårdskonferenser, lokala samverkansgrupper, handikappråd, pensionärsråd etc. Tre sökvägar skrivs ut på arkivbeständigt papper årligen; löpnummerordning, diarieplansordning samt initierare i alfabetisk ordning. Om postlistor har förts istället för diarier bör dessa bevaras Register till diarierna årligen Diarieplaner årligen Ett exemplar av diarieplanen bör arkiveras tillsammans med varje årgång diarier Dokumenthanteringsplaner Reg årligen Arkivförteckningar Syst Arkivbeskrivningar Syst Årsberättelse/Kvalitetsredovisning /Utbildningsrapport, årligen upprättade Reg Innehållande en bedömning av dels vilken mån målen för utbildningen uppnåtts, dels vilka åtgärder som behöver vidtas om målen inte har uppnåtts 7

8 Syst* / s Organisationsplaner och organisationsscheman Reg Organisationsplaner återfinns vanligen bland de diarieförda handlingarna. Organisationsscheman upprättas ibland vid organisationsöversyner eller i samband med budgetarbete Rutiner, policies Syst Handlingar som blivit allmänna genom utlämnande enligt Lagen om vidareutnyttjande av offentliga myndigheters handlingar2010:556. Inkomna eller utgående/ upprättade handlingar som inte förvaras i personakt, elevakt eller hälsovårdsjournaler Inkomna och utgående/ upprättade handlingar av tillfällig eller ringa betydelse E-post som tillför sakuppgifter till ett ärende E-post av tillfällig eller ringa betydelse Reg Syst Reg Syst Inlägg av vikt via sociala medier Reg Utbildnings- och kulturinstitutioner omfattas inte av lagen Ansökningshandlingar får s efter tjänstetillsättningen. Undantag: Om man har diariefört handlingar som är rutinmässigt återkommande, bagatellartade ärenden, kan sådana handlingar s efter. En lista med exempel på vad som räknas som ringa eller tillfällig betydelse finns på Intranätet Skrivs ut på papper och läggs i akten En lista med exempel på vad som räknas som ringa eller tillfällig betydelse finns på Intranätet information som kommunen efterfrågar eller Information som bedöms vara av vikt för verksamheten sekretessbelagda uppgifter som inkommit via kommentatorsfunktioner enskilda ärenden som inkommer via kommentatorsfunktioner Skrivs ut på papper och diarieförs 8

9 Inlägg via sociala medier av tillfällig eller ringa betydelse Syst Webbsidor Cookiefiler och övriga temporära internetfiler Röstbrevlåda, sms, mms Loggar för e-post, fax, printserver eller kopiator Handlingar rörande entreprenader respektive uppdragsutbildning Sammanställd statistik för eget bruk Reg Reg frågor som genererar svar av enklare karaktär kommentarer och inlägg för kännedom kommentarer och inlägg som inte berör myndighetens verksamhet kommentarer och inlägg av stötande eller kränkande karaktär (s omedelbart från mediet) Den digitala versionen får s efter att ett urval sidor skrivits ut på papper en gång om året om inte särskilda instruktioner utfärdats av arkivmyndigheten Instruktioner finns att tillgå på Intranätet Tjänsteanteckning ska skrivas på papper och diarieföras i de fall meddelandet tillför sakuppgifter till ett ärende När de inte längre behövs för kontroll av överföring eller för återsökning Avtal och kontrakt Reg Efter avtalstidens utgång Minnesanteckningar / Gallras Delegationsbeslut Reg Om anteckningen innehåller beslut, eller om handläggaren anser att den ska sparas ska minnesanteckningen bevaras Endast den godkända originallistan över delegationslistan bör bevaras 9

10 1.2 Nämnd Protokoll Föredragningslistor, dagordningar och kallelser till sammanträden Handlingar rörande förtroendevalda och sammanträden Närvarolistor etessbevis för förtroendevalda Syst årsvis i -nummer Från sammanträden med nämnd, arbetsutskott, kommittéer mm där förtroendevalda ledamöter ingår Om de fungerar som register till protokollen bör de bevaras Avser underlag för registrering och arvodesutbetalning 1.3 Alla skolformer Handlingar om samtycken enligt PUL. Blanketter: PUL, Dexter och SchoolSoft Utdrag ur polisens belastningsregister Syst Syst Gallras 1 år Betygskataloger Syst Kopior av utfärdade slutbetyg och avgångsbetyg Efter avslutad skolgång. Samtyckena bör vara tidsbegränsade Under förutsättning att dokumentation finns som visar att arbetsgivaren tagit del av registerunderlaget. Betygskatalog samt en sammanställning av de betyg som erhållits vid skolan för varje elev bör bevaras. Det är mycket viktigt att alla eventuella förkortningar och sifferkoder förklaras Kopiorna kan ha administrativt värde under relativt lång tid. Kontakta kommun innan gallring 10

11 Betyg från friskolor i kommunen Skolkataloger med uppgifter om lärare och elever Tidningsurklipp och fotografier, samlade för att belysa den egna verksamheten Informationsskrift, broschyr eller liknande som framställts av den egna verksamheten Syst Sparas i ett exemplar Betygskatalog samt en sammanställning av de betyg som erhållits vid skolan för varje elev ska bevaras. Det är mycket viktigt att alla eventuella förkortningar och sifferkoder förklaras Handlingar inkomna för kännedom samt allmän information Kopior av handlingar som i original förvaras på annat håll inom kommunen Statistik till andra myndigheter Reg Beställda återkommande från SCB, Skolverket m.fl. 1.4 Skolskjutsar Skolskjutsplaner med uppgift om max-/minavstånd för rätt till skolskjuts Årsstatistik över skolskjutsverksamheten Ingår vanligen i handlingarna till nämndens protokoll. Nämnden beslutar om rätt till skolskjuts och bestämmer reglerna bland handlingarna till nämndprotokollen Ansökan om skolskjuts 11

12 För skolskjutsverksamheten inkomna uppgifter, elevförteckningar, scheman m.m. Skolskjutsregister 3 år Efter senaste anteckning. Med uppgifter om antagna entreprenörer, antal elever per skjuts, färdtid m.m. Övriga handlingar rörande skolskjutsverksamheten Med undantag av fakturor Handlingar rörande elevernas skolkort Under förutsättning att vederbörlig kontroll och redovisning skett 1.5 Skolmåltider Handlingar rörande skolmåltider Reg centralt Uppgifter om kostens sammansättning och verksamhetens omfattning bevaras, t.ex. i form av verksamhetsplaner eller matsedlar Handlingar av tillfällig betydelse om skolmåltider Vanligtvis vid läsårets slut. T.ex. rutinmässig korrespondens, förteckningar över serverade måltider, avtal, transportscheman från centralkök, näringsberäkningar, recept mm Handlingar rörande egenkontroll av livsmedelshantering Syst Prover, friskintyg samt egenkontroll Syst 1 år Distributionslistor Syst 12

13 2. EKONOMI 2.1 Interkommunal ersättning och samverkan Förteckningar eller register över de elever som hör hemma i kommunen men går i skolan i en annan kommun Uppgift om skolkommun bör finnas i registret eftersom uppgifter rörande eleven kan behöva sökas även efter mycket lång tid Förteckningar/register över elever som undervisas i kommunens skolor men hör hemma i en annan kommun Efter avslutad skolgång. Elevkort och betygskataloger bör däremot bevaras Rapporter om skolgång. Till hemortskommunen inkomna rapporter med uppgift om elevs skolgång i annan kommun Under förutsättning av betalning erlagts och ansvarsfrihet för året beviljats Tillstånd till skolgång i skoldistrikt utom kommunen Efter avslutad skolgång Fakturor rörande interkommunal ersättning, skolkommunräkningar 10 år Övriga handlingar rörande debitering och kontroll av interkommunal ersättning Under förutsättning att ansvarsfrihet för året beviljas. Tvisteärenden förvaras särskilt och kan s två år efter ärendets slutgiltiga avgörande Avtal rörande elevregister Efter avtalets utgång under förutsättning att ansvarsfrihet för året beviljas. 13

14 2.2 Statsbidrag Statsbidragsansökningar och rekvisitioner 10 år Underlag från rektorsområden och skolor för ansökan om statsbidrag T.ex. lärarförteckningar och tjänstgöringsplaner. Under förutsättning att ansvarsfrihet för året beviljas. 2.3 Studiestöd Ansökningar och beslut om inackorderingstillägg 3 år Under förutsättning att vederbörlig kontroll och redovisning har skett 2.4 Premier och stipendier Handlingar som redovisar villkor för premier och stipendier t.ex. urkunder Reg centralt Förteckningar över fördelning av premier och stipendier Reg centralt Handlingar rörande fördelning och redovisning av premier och stipendier 3 år Under förutsättning att ansvarsfrihet för året beviljats. Med undantag för verifikationer som kan s först efter 10 år. 14

15 3 FÖRSKOLEVERKSAMHET OCH SKOLBARNSOMSORG 3.1 Allmänna ärenden Verksamhetsberättelser, årsberättelser, utbildningsrapporter från de olika omsorgsformerna Reg Förteckningar över barn i respektive förskoleklass, förskola, familjedaghem, fritidshem etc. Förteckningar över förskolor, fritidshem etc. Kan ingå i verksamhets-/årsberättelserna Avtal med privata förskoleentreprenörer t.ex. föräldrakooperativ Reg centralt Köstatistik, beläggningsstatistik Kan ingå i verksamhets-/årsberättelserna Förteckningar från länsstyrelse över fem- och sexåringar Ansökningar om förskole- eller skolbarnsomsorgsplats Kölistor När ny förteckning kommit in Ansökan är inaktuell när barnet är placerat, när köplatsen är uppsagd, eller när förnyelse av ansökan inte gjorts När ny lista upprättats. Köstatistik bör bevaras 15

16 Placeringsmeddelande Svar på placeringsmeddelande Begäran om byte av omsorgsform/institution Uppgifter om vårdnadshavares inkomster Handlingar i ärenden om nedsättning av förskoleavgift Barnkort tidigast 1 år 10 år När svar kommit in 3 år Efter inkomståret När barnet registrerats vid förskolan (mots.) Efter ny placering eller när placeringen har upphört Efter inkomståret Underlag för avgifter inom förskola och skolbarnsomsorg Dock senast när barnet fyllt 13 år Familjedaghemsutredningar Efter att familjedaghemmet upphört Rapporter om barnens närvaro vid förskola (eller motsvarande) Uppsägningar av förskole- eller skolbarnsomsorgsplats Föräldraenkäter 3.2 Förskola/fritidshem Förteckningar över barnen inom respektive verksamhet Dokumentation om pedagogisk inriktning och verksamhet Ingår i kvalitetsredovisningen 16

17 Personalscheman eller motsvarande som redovisar personaltäthet, öppettider mm. Statistik över beläggning Dagböcker och planeringskalendrar Scheman över barns planerade vistelse Förteckningar över barnens närvaro Minnesanteckningar från föräldrasamtal samt anteckningar om barnens hälsotillstånd etc. Om de har förts löpande och i sådan form att de dokumenterar verksamheten Dock senast när barnet slutat 17

18 4. GRUNDSKOLA 4.1 Undervisning Protokoll från elevvårdskonferenser, klasskonferenser och andra sammankomster om pedagogiska frågor eller elevvård Protokoll och handlingar från lokala styrelser JA Planer för skolans arbete Slutgiltigt schema för varje läsår och skolenhet Egenproducerade läromedel Svar på nationella prov i svenska och svenska för invandrare Exempelvis arbetsenhetskonferenser, ämneskonferenser, klasskonferenser (eller motsvarande), studiekonferenser m.m. Exempelvis föräldraråd och skolråd Skrivs ut en gång per termin Svar på nationella prov, övriga Efter provets genomförande Dock ej läroplaner och nationella kursplaner vilka fastställs och bevaras centralt av regeringen eller Statens skolverk. Däremot bör lokala arbetsplaner, kurs- eller timplaner som visar tillämpningen av läroplanen bevaras. I den mån kompendier, foton, diabilder, ljudband, videoinspelningar eller multimediepresentationer produceras på skolan för att användas i undervisningen bör ett exemplar av varje bevaras Svar på diagnostiska prov och skolmognadsundersökningar 18

19 Åtgärdsprogram/elevakter JA Likabehandlingsanmälan med åtgärd som föranleder utredning Likabehandling, anmälan och åtgärd Individuella utvecklingsplaner (IUP) Handlingar gällande studieresor, skolresor, lägerskolor, utflykter, friluftsdagar, konsertbesök Handlingar som presenterar de ämnen eleverna kan välja som tillval Förteckningar över elevers placeringar under praktisk arbetslivsorientering Sammanställning av projekt som genomförts under året Litteraturlistor för olika ämnen Elevers svar på skriftliga prov Minnesanteckningar från familjesamtal, specialundervisning Handlingar angående fria aktiviteter JA 3 år Efter avslutad skolgång Gallras Rutinartade ärenden och enstaka mindre ärenden kan s efter att eleven har avslutat sin skolgång efter avslutad grundskola Under förutsättning att en originalförteckning över läromedel bevaras Får överlämnas till elev När sammanfattning gjorts. Sammanfattningen bör placeras i respektive elevakt Under förutsättning att elevers val antecknas i betygskatalogen eller på elevkort 19

20 Handlingar gällande praktisk arbetslivsorientering (PRAO) Under förutsättning att anteckning om genomförd PRAO görs på elevkortet samt att förteckning över elevers placering under praktisk arbetslivsorientering bevaras Läromedelsbeställningar Under förutsättning att ansvarsfrihet för året beviljats Ansökan om att få gå om årskurs Anmälan om anpassad studiegång Handlingar rörande projekt Veckobrev Efter avslutad skolgång Dock senast när eleven avslutat sin skolgång Dock senast när eleven avslutat sin skolgång För stora projekt som berör en större grupp elever bör en redovisning bevaras Särskilda stödinsatser Ansökningar om statsbidrag Handlingar som fungerar som elevförteckningar/klasslistor, med uppgifter om elever per årsklass, t.ex. läsårsrapporter Redovisning av lärartimmar Register över elever vid sjukhusundervisning Reg centralt Om förteckning över lärare som haft specialundervisning förs, bör den bevaras om uppgifterna inte finns någon annanstans Registret kan innehålla uppgifter om namn, personnummer, adress, hemskola, kontaktperson på hemskolan 20

21 Individuella undervisningsscheman för elever som deltar i sjukhusundervisning Intyg om anpassad studiegång Årligen Jämställs med betyg och bör därför bevaras Elevstatistik, specialundervisning Modersmålsundervisning Lokalt utarbetad statistik, t.ex. över behandlade problem vid en talklinik. Denna statistik är svår att bearbeta vetenskapligt och kan därför s Handlingar som visar kommunens inriktning för modersmålsundervisning Uppgifter om vilka elever som fått modersmålsundervisning Lokala handlingsprogram och riktlinjer Statistik över invandrarelever i grundskolan Anmälan och beslut om modersmålsundervisning Överlämnas till Statistiska centralbyrån När eleven avslutat sin skolgång 21

22 4.2 Elevregistrering, elevdokumentation Elevkort, studerandekort, elevmatriklar Efter avslutad skolgång Klasslistor/gruppförteckningar Skolkataloger (kan vara fotokataloger) Förteckningar/register över ungdomar under 18 år som deltagit i kommunens uppföljningsprogram Lokalt utarbetade betygskriterier De ersätter inte klasslistorna! Slutgiltig klasslista med dokumenterade förändringar under året. Bör innehålla uppgifter om skola, läsår, klassbeteckning, lärare, elevnamn, personnummer och adress Ett fullständigt exemplar per termin eller läsår bör bevaras Resultat av prövning, med anteckningar om betyg Handlingar som tjänat som underlag för register eller förteckning Aviseringslistor Ledighetsansökningar från elever årligen Har samma betydelse som betygskatalog Gallras när anteckning gjorts i registret/förteckningen om handlingarna inte i övrigt behövs i förvaltningen. T.ex. in- och utflyttningsanmälningar, avgångsanmälningar, inskrivningsanmälningar, skolvalsblanketter Gallras när anteckning om ändring gjorts i aktuell förteckning Dock tidigast efter läsårets slut 22

23 Frånvaroregister och handlingar som tjänar som underlag till registret Dock tidigast efter läsårets slut Närvarorapporter för elever, specialundervisning Dock tidigast efter läsårets slut Anmälningar till prövning, med bilagda handlingar Kontaktböcker, meddelandekort eller motsvarande handlingar som rör skolans kontakt med elevens målsmän När den period (t.ex. läsår) boken, kortet etc. omfattar har upphört. Kontaktböcker överlämnas i vissa fall till eleven vid Rekvisitioner av elevhandlingar Dock senast vid början av nästa läsår Föräldraenkäter 23

24 5. PERSONALHANDLINGAR 5.1 Arbetsrätt och avtal Förhandlingsprotokoll, överläggningsprotokoll MBL 11-14,19 och 38 Förhandlingsframställningar Dokumentation av verksamhetens idé och arbetsformer Ex. arbetsplaner Distansarbetstidsavtal I personakt hos KSF Minnesanteckningar från arbetsplatsträffar Pärm hos resp. chef 5.2 Support och uppföljning Medarbetar- och ledarenkät, svar, handlingsplan 24

25 5.3 Arbetsmiljö Arbetsmiljöutredningar Reg Protokoll arbetsmiljörond Anmälning om arbetsskada och tillbud Görs i MarshPlus, förvaras på arbetsplatsen i säkerhetsskåp, kopia till personakt hos KSF. Anmälningar om arbetsskada och tillbud, i sammanställning 5.4 Avveckling Avgång/entledigande, beslut om Reg I personakt hos KSF Överenskommelse avgångsvederlag Reg I personakt hos KSF 5.5 Bemanning och personaluppföljning Semesterplanering Förvaras hos resp. chef 25

26 Semesterlistor Förvaras hos resp. chef 5.6 Facklig samverkan Protokoll från förvaltningens F- och A-samverkan Syst 5.7 Kompetensutveckling Betyg och intyg Syst I personakt hos KSF Kompetensutvecklingsplaner grupp/enhet Syst Förvaras hos resp. chef Utvecklingssamtal, dokumentation Dokumentation kring studieresor Förvaras hos resp. chef Förvaras hos resp. chef. Kan s efter redovisning (av t ex kompetensmiljonsprojekt) 5.8 Lönebildning Lönesättning, underlag för Förvaras hos resp. chef 26

27 5.9 Löneadministration Arbetstidsschema Scheman förändras löpande Läkarintyg, hälsokontroll, kopior 21 kap. 1 OSL Förvaras i säkerhetsskåp Ledighet med lön för fackligt arbete Förvaras i pärm i hos KSF Timrapporter Syst I personakt hos KSF Flextidssammanställningar Kom och gå i Heroma eller förvaras hos resp chef 5.10 Omställning Omplacering, handlingar om Reg 39 kap. 2 OSL I säkerhetsskåp. Avslutade ärenden skickas för arkivering till KSF 5.11 Personalvård Disciplinärenden Syst I personakt hos KSF Terminalglasögon, beslut/rekvisition Förvaras i pärm hos resp. chef 27

28 5.12 Rehabilitering Rehabjournal Reg 39 kap. 1-2 OSL Arbetsanpassning, Arbetsförmågebedömning arbetsträning, dokumentation av Reg 39 kap. 1-2 OSL Hos respektive chef i säkerhetsskåp. Kan ingå i rehab-journal Anteckningar från avstämnings- /uppföljningsmöten Reg 39 kap. 1-2 OSL Hos respektive chef i säkerhetsskåp. Kan ingå i rehab-journal Handlingsplan (rehab) Reg 39 kap. 1-2 OSL Hos respektive chef i säkerhetsskåp. Kan ingå i rehab-journal Läkarintyg inaktualiet 21 kap. 1 OSL Förvaras i säkerhetsskåp. Skickas till KSF vid arkivering. Omplacering, beslut om Reg Hos respektive chef i säkerhetsskåp avslutat ärende Överförs till KSF för arkivering 5.13 Rekrytering och introduktion av nya medarbetare Utlåtanden från referenser, rekryteringskonsulter o dyl 28

29 Inrättande av tjänst, beslut om Reg Rekryteringsärende i diarium Reg Ärende om påbörjad rekrytering öppnas i diariet för att uppfylla offentlighetsprincipens krav. Handlingarna/uppgifterna i ärendet registreras och förvaras dock huvudsakligen i rekryteringsverktyget Offentliga Jobb (OJ) där varje annons får ett referensnummer. Hänvisning görs i diariet till ärendets referensnummer i OJ Annons Reg Kopia på annonsen skickas till registrator Ansökningar /2 år Skannas in i OJ eller går direkt in i OJ. Ansökningshandlingarna från den som får tjänsten skrivs ut på papper och bevaras i personalakt. Övriga ansökningshandlingar får s efter att överklagandetiden passerat ( 23 i lagen om förbud mot diskriminering). Lista över intervjuade personer Notering i OJ att intervju ägt rum Referenstagning Notering i OJ att referenser tagits Sökandeförteckning Reg Notering i OJ och diariet vem som fått tjänsten. Sammanfattande exceldokument tas fram ur OJ, diarieförs och tillförs akten E-postkommunikation Reg I akten Beslutsunderlag (urvalsdokument) Motivering till beslut noterias i OJ eller bifogas in i OJ som fil Överklagande av anställningsbeslut Reg Sätts ihop med sökandeförteckningen. Den överklagandes ansökningshandlingar bör bevaras i KS-akten 29

30 Anställningsavtal samt övriga ansökningshandlingar (CV, betyg, mm) I personalakt hos KSF Anteckningar i samband med intervju och referenstagning efter anställnings beslut Den som rekryterar ansvarar för att handlingarna förvaras ematiskt så att de är lätta att hitta fram till gallringsfristen löpt ut Intresseanmälningar/spontanansökningar Introduktionsprogram för nyanställda Konsulter och andra uppdragstagare, avtal med Reg Kvittenser för nycklar, passerkort m.m. Postöppning, fullmakt PuL, information samt samtycken /återtagande av samtycken till behandling av personuppgifter I personalakt hos KSF Registerutdrag 1 år I säkerhetsskåp hos resp chef 30

31 etessbekräftelse I personalakt hos KSF 5.14 Arbetsmarknadspolitiska åtgärder Bekräftelse av anställning till Arbetsförmedlingen Beslut från Arbetsförmedlingen I pärm hos rep chef och i personalakt hos KSF Beslutsunderlag/rekvistion till Arbetsförmedlingen för bidrag 6. SÄRSKOLA Protokoll från beslutskonferenser JA Protokoll från elevvårdskonferenser och klassråd 6.1 Elevhandlingar/elevakter JA Samt andra sammankomster om pedagogiska frågor eller elevvård, t.ex. arbetsenhetskonferenser, klasskonferenser eller motsvarande Ansökningar och beslut om inskrivning och utskrivning JA Handlingar i överklagningsärenden JA 31

32 Psykologiska utredningar, med bilagor JA Pedagogiska utredningar, med bilagor JA Övriga utredningar JA Pedagogiska journaler, med bilagor JA Intyg om genomgången utbildning Studieomdömen Personbevis Individuella undervisningsplaner/ pedagogisk utvärdering Testprotokoll Yrkesvalshandlingar Under förutsättning att en sammanfattning gjorts i pedagogisk journal, eller motsvarande, som bevaras Under förutsättning att en sammanfattning gjorts i pedagogisk journal, eller motsvarande, som bevaras. T.ex. handlingar om prao, prov-, lönebidrags-, eller samhällsanställningar, dagcenterplaceringar, inskolningsplatser, rapporter från arbetsplatser 32

33 Syst* / s 7. INTAGNING Protokoll med beslut om intagning Syst Personlistor eller annan sammanställning som innehåller uppgifter om samtliga sökande Intagningsstatistik Ansökningshandlingar för intagna elever Ansökningshandlingar för ej intagna elever Intagningslistor Register och listor som används för sortering, kontroll och återsökning vid intagningen Gallras Ska innehålla persondata, ort, klass, studieväg, behörighet, sammanfattningsbetyg och ansökan om intagning 1 år Efter avslutad reservintagning Uppgifter som ger en sammanfattning av intagningen. T.ex. antal intagna per utbildning och behörighet Översänds till skolan när eleven intagits. Handlingarna kan s när eleven avslutat sin skolgång Gallras efter avslutad reservintagning Innehåller statistiska uppgifter om antalet sökande per utbildning, behörighet, alternativval m.m. Gallras efter avslutad reservintagning 33

34 8. GYMNASIESKOLA Yrkesrådsprotokoll Syst Stipendiekommitténs protokoll med lista över stipendier Lokala arbetsplaner, kurs- eller timplaner Individuella studieplaner Syst. Gallras Reg. Om sådana protokoll eller minnesanteckningar finns bör de bevaras på grund av forskningsintresse Syst Läroplan för gymnasieskolan fastställs av regeringen Svar på nationella prov i svenska och svenska för invandrare Syst. Svar på nationella prov, övriga Syst. Efter provets genomförande Resultat av prövning med anteckning om givet betyg Reg. årligen Har samma betydelse som betygskatalog Elevkort Syst. Åtgärdsprogram/elevakter Reg. JA Med uppgift om persondata, tillval, specialarbete, eventuellt studieavbrott, terminsbetyg och andra uppgifter av betydelse rörande elevens skolgång Klasslistor/klassförteckningar/ gruppförteckningar Reg. Lokalt utarbetade betygskriterier Reg. Slutgiltig klasslista med dokumenterade förändringar under året. Bör innehålla uppgifter om skola, läsår, klassbeteckning, lärare, elevnamn, personnummer och adress 34

35 Egenproducerade läromedel Syst. Handlingar som presenterar kurser och ämnen elever kan välja som tillval, fria aktiviteter etc. Handlingar rörande utbytesstipendiater Sammanställning av projekt som genomförts under läsåret Arbetsmaterial och underlag för upprättande av verksamhetsplaner m.m. Elevers svar på skriftliga prov Ansökningar till prövning med bilagda handlingar Anmälningar till respektive lärare och medbedömare om prövning Handlingar rörande avgifter för prövning, ansökan om befrielse Övriga handlingar rörande prövning Betygskort från prövning Handlingar rörande specialarbete och projekt I den mån kompendier, foton, diabilder eller videoinspelningar eller multimediepresentationer produceras på skolan för att användas i undervisningen bör ett exemplar av varje bevaras Ett exemplar av skolans broschyr eller motsvarande som presenterar kurser och ämnen per läsår bör bevaras Ingår i utbildningsrapporten Efter avslutad skolgång Så snart slutgiltigt exemplar upprättats Rörande tjänstgöring och undervisning samt kopior av sådana handlingar Får överlämnas till elev Gallras när prövning är slutförd Gallras när prövning är slutförd Under förutsättning att vederbörlig kontroll, revision eller bearbetning har slutförts T.ex. rutinkorrespondens När betyg antecknats i betygskatalog eller på elevkort Under förutsättning att anteckning gjorts på elevkort eller i betygskatalog som bevaras. För stora projekt som berör en större grupp elever bör en redovisning bevaras 35

36 Löpande handlingar, kladdar och arbetsmaterial rörande stöd- och specialundervisning samt särskild undervisning Listor eller förteckningar som utgör underlag för elevregistrering eller är hjälpmedel i det löpande arbetet Övriga handlingar rörande elever och elevregistrering Handlingar rörande ledighet, sjukdom eller annan frånvaro Statistik och rapporter till Statistiska centralbyrån angående särskild undervisning samt underlag för dessa Elevens val, inlämnad blankett Språkval Ansökan om studieavbrott, ändrat tillval, flyttning etc. Byte av kurs, anhållan om Byte av program, ansökan (t ex från nationellt program till specialutformat program) Anmälan/avanmälan modersmålsundervisning läsårets slut Under förutsättning att schema, undervisningsplan, klasslista eller annan förteckning över elever som omfattas av undervisningen bevaras *Dock senast vid läsårets slut. Under förutsättning att elevkort och klasslista, eller motsvarande, med ovan angivna uppgifter bevaras. T.ex. listor över tillval, adresser, studieavbrott *Dock senast vid läsårets slut. Under förutsättning att anteckning gjorts på elevkort eller klasslista, eller motsvarande. T.ex. ansökan om studieavbrott, ändrat tillval, flyttning När eleven slutat skolan Kan s då anteckning gjort i verksamhetsem, på elevkort eller motsvarande Får ske senast 1 oktober det avslutande året När eleven slutat skolan 36

37 Anmälan till prövning Avtal/överenskommelse om t.ex. datoranvändning Individuella studieplaner Utvecklingssamtal, samt anteckningar från dessa När eleven slutat skolan När eleven slutat skolan Uppgifter om studieväg, kursval, fullständigt eller utökat program Under förutsättning att uppgifter för uppföljning dokumenteras i t.ex. åtgärdsprogram 9. GYMNASIAL LÄRLINGSUTBILDNING Protokoll/minnesanteckningar från programråd Elevkort eller annan elevförteckning Syst Syst Utbildningsbevis med betyg Syst Årligen Är att jämställa med övriga betyg i gymnasieskolan och bör därför bevaras Intyg från arbetsplatser, kopior Syst Årligen Originalet ska bifogas i slutbetyget Lärlingskontrakt Syst Årligen Dokumentation av lärlingsarbetet Syst Ansökningar till utbildning, och övriga handlingar rörande intagning Reg. Efter avslutad skolgång När eleven avslutat utbildningen Under förutsättning att elevkort eller annan elevförteckning bevaras 37

38 Frånvaroanmälningar och övriga handlingar rörande elevs frånvaro Individuella kursplaner Syst. Reg. När eleven avslutat utbildningen. Om frånvaro meddelats per telefon görs en tjänsteanteckning som sparas till eleven avslutat utbildningen. När eleven avslutat utbildningen Under förutsättning att elevkort eller annan elevförteckning bevaras 10. UPPFÖLJANDE STUDIE- OCH YRKESORIENTERING (DET KOMMUNALA UPPFÖLJNINGSANSVARET) Protokoll från möten där undervisning eller elevvård behandlas Elevregister med persondata och uppgifter om arbetsplats eller annan sysselsättning Syst JA Syst Förteckning eller sammanställning över samtliga elever som omfattas av uppföljningsansvaret Intyg/betyg Syst Årligen Kopior av dessa eller förteckningar över dem som utfärdats Individuella studieplaner Syst Förteckningar över ungdomar som omfattas av uppföljningsansvaret Personakter över ungdomar i den uppföljande verksamheten Handlingar angående anvisning och antagande av ungdomsplats Syst. Syst. Syst. läsårets slut Efter upphörd placering Under förutsättning att elevregister bevaras Efter upphörd placering under förutsättning att elevregister bevaras Under förutsättning att en förteckning över aktuella elever och arbetsplatser bevaras 38

39 Statistik över ungdomsplatser m.m. som lämnas till Statistiska centralbyrån Rapporter/redovisning från arbetsgivare Övriga handlingar som tjänat som underlag för registrering och redovisning av den uppföljande verksamheten Reg. Reg. Syst. Under förutsättning att vederbörlig redovisning eller kontroll skett och att handlingarna inte längre behövs för förvaltningen. T.ex. handlingar rörande personalredogörarskap för ungdomsplatser Statsbidrag Reg. Gallras När bearbetning, redovisning och kontroll är slutförd 11. KOMMUNAL KULTURSKOLA Verksamhetsberättelser eller verksamhetsplaner som ger en bild av undervisningens uppläggning Syst Korrespondens Syst Korrespondens som inte är rutinmässig och inte finns bevarad centralt bör bevaras på skolan Organisationsplaner Syst Scheman Syst Ett exemplar med uppgift om lärare, tider och instrument bör bevaras om det upprättas Inventarieförteckningar Syst Uppgifter om instrument, anskaffningsår etc. Program Syst Som visar egna konserter eller andra aktiviteter 39

40 Elevkort Syst Uppgifter om inskrivningstermin, skola och instrument Register och annan dokumentation om musikgrupper Anmälningar Intyg, eller kopia av utfärdat intyg, om deltagande i utbildningen Underlag för debitering av avgifter, löneutbetalningar eller kontroll av verksamheten Rapporter, listor m.m. som utgör underlag för debitering av avgifter Förteckningar eller register över uthyrning av instrument Syst Syst. Syst. Reg. Reg. När ny anmälan kommit in eller då eleven avslutat sin utbildning Dock senast då eleven avslutat utbildningen När kontroll, redovisning eller revision har skett Dag-, vecko- eller terminsrapporter över lektionstid och närvaro för eleverna, lämnade av lärarna Under förutsättning att bearbetning, kontroll, redovisning eller revision är slutförd Reg. 3 år Efter intern kontroll av tillgångar och ev krav verkställts 12. KOMMUNAL VUXENUTBILDNING Individuella studieplaner Syst Elevregister Syst När eleven avslutat utbildningen Personuppgifter om samtliga elever som deltagit i undervisningen (även om de avbrutit studierna utan betyg) bör bevaras. Lokalt utarbetade betygskriterier Syst Betyg Syst Årligen Betygskatalog samt en sammanställning av de betyg som erhållits vid skolan för varje elev bör bevaras. Det är mycket viktigt att alla eventuella förkortningar och sifferkoder förklaras 40

41 Resultat av prövning, med anteckning om givet betyg Kopior av intyg, som erhållits i stället för betyg Ansökningshandlingar Ändring av studieplan Begäran från elever om samlat betyg/samlat betygsdokument Kopior av utfärdade slutbetyg och avgångsbetyg Anmälningar till prövning Meddelanden från lärare om genomförd prövning Språktester i svenska för invandrare (sfi) Syst Årligen Har samma betydelse som betygskatalog Syst Årligen Reg. Reg. Reg. Syst. Reg. Syst. Syst. läsårets slut Efter slutförd prövning Närvarolistor eller motsvarande Syst. 3 år Övriga register och förteckningar över elever, som upprättas som hjälpmedel för intern kontroll och redovisning Övriga förekommande handlingar av rutinkaraktär rörande elever och undervisning När eleven avslutat sin utbildning Efter avslutad kurs Underskriven av både elev och SYO Dessa kan ha administrativ betydelse under lång tid. Kontakta kommun före gallring När uppgift förts in i prövningsliggare som bevaras Uppgift om elev, kurs, nivå, lärare, betyg, skola, privatist När eleven avslutat sin utbildning Syst. 3 år T.ex. för debitering av interkommunal avgifter Syst. läsårets slut D.v.s. som endast utgör underlag för planering, redovisning och kontroll av verksamheten 41

42 13. SKOLSOCIAL VERKSAMHET Elevvårdskonferensprotokoll (Fr.o.m. 1 juli 2011, rektorsbeslut) Reg. JA Åtgärdsprogram/elevakter Reg. JA Skolhälsovårdsjournaler/ hälsokort Barnhälsovårdsjournaler JA Psykologiska undersökningar/ skolpsykologjournaler Elevvårdskonferensen fattar beslut i elevvårdsfrågor, bl.a. annat om upprättande av åtgärdsprogram. Endast bilagor kan vara sekretess, protokollet är alltid offentligt. JA Levereras till kommun efter avslutad skolgång JA Skolpsykiaters journaler JA Journaler för barn födda efter 1989 ska till landstings. Kontakta kommunarkivarie innan leverans Skolpsykologer är journalföringspliktiga i enlighet med SOSFS 1982:78 Register/förteckningar över journaler som överlämnats till annan huvudman Handlingar som rör skolkurators verksamhet, t.ex. korrespondens med elever och föräldrar Intyg om att elev besökt rektor, skolläkare, läkare, kurator m.fl. Ifyllda blanketter som lämnas vid inskrivning angående önskat samtal med skolpsykolog Reg. Reg. JA Syst Syst JA Dock senast vid läsårets slut Dock senast vid läsårets slut 42