Redovisning av allmänna handlingar. översikt

Transkript

1 Skultuna kommundelsnämnd Redovisning av allmänna handlingar översikt Stödprocesser Kärnprocesser myndighetsspecifika sid Upphandling - avtal Se redovisnings- UTBILDNING, UNDERVISNING, FRITID 1 Samverkansavtal planen för Övergripande gemensamma frågor 1 Överenskommelser, interna Gemensamma IT-system 3 Remisser administrativa processer Placering/intagning/anmälan 3 Elevregistrering 5 Studieorganisation 5 Ekonomihandlingar Medarbetare Se redovisningsplanen för ekonomihandlingar Se redovisningsplanen för medarbetarfrågor Undervisning 6 Stödundervisning 7 Utvärdering och åtgärd 8 Betyg och omdömen 8 Prov 9 Elevvård 10 Skolhälsovård 10 Föräldra- och anhörigkontakter 11 Studie- och yrkesorientering 11 Kost och måltid 12 Bibliotek, skola 12 Fritid och förebyggande 12 Elevföreningar 13 Modersmålsstöd/ -undervisning 13 Kulturskola 13 KULTURVERKSAMHET 13 Biblioteksverksamhet 13 TEKNIK OCH FRITID 15 IDROTT 16 VÅRD OCH OMSORG 16 IT-system 17 Tillsynsärenden 17 Utförare/enheter 17 Akttyp individärende Socialtjänstlagen 18 Akttyp individärende Lagen om särskilt 19 stöd (LSS) Akttyp individärende Hälso- och 20 sjukvårdslagen Allmänna handlingar ska alltid hanteras på ett sätt som säkerställer handlingens beständighet och som skyddar handlingen mot obehörig åtkomst och skada. Tillgång till digitala handlingar regleras bl a genom behörighetsnivåer och loggfunktioner, som anpassas efter handlingarnas innehåll. Motsvarande skydd för pappershandlingar uppnås genom i brand- och stöldsäkra arkivlokaler eller -skåp.

2 Ansvar och av handlingar Förvaring av fysiska handlingar (pappershandlingar) sker hos Diariet; den tjänsteman som registrerar och förvarar ärenden och handlingar som hör till ärenden (pappershandlingar som diarieförs digitaliseras). Samordnad process; den förvaltning/enhet/tjänsteman som ansvarar för den samordnade processen (rekrytering, rehabilitering, personalakt), oavsett ursprungsförvaltning. Chef; (gäller originalhandlingar av betydelse som inte ska förvaras på annat sätt, t ex kvitton, vissa protokoll). För överlämnande av handlingar till stadsarkivet och eventuell gallring ansvarar den som förvarar handlingen. Överlämnande av handlingar som ska bevaras kan ske då minst tre kalenderår passerat. Förvaring av digitala handlingar sker hos Staden eller hos leverantören eller Lokal lagring på enhet H: ( Mina dokument ) eller G: ( Gemensamt ). Extern lagringsenhet (USB-minne eller hårddiskk). Lagring på Skrivbordet eller på enhet C: bör undvikas. För överlämnande av elektroniska handlingar till stadsarkivet och eventuell gallring ansvarar normalt objektsförvaltaren. Gallringsfrister hur länge ska handlingarna finnas kvar? Att gallra betyder att förstöra allmänna handlingar. För att handlingar (elektroniska eller i papper) ska få förstöras måste alltid handlingen med angiven gallringsfrist finnas med i redovisningsplanen. Vid inaktualitet Innebär att informationen kan gallras då den inte längre behövs för verksamhetens behov. 1 år, 3 år, 10 år Innebär att informationen ska finnas kvar i 1, 3 eller 10 kalenderår efter det år informationen skapades. Innebär att informationen ska finnas kvar för all framtid. Förvaring systematiskt eller i diariet? innebär att handlingarna skall vara ordnade och märkta så att de enkelt kan hittas. t förvarade handlingar kan vara strukturerade t ex i nummerordning, alfabetiskt eller efter ett objektsnamn. Filer, dokument, pärmar och mappar i katalogstrukturer ska ha en tydlig namnstandard för att kunna återsökas. Diarieförda handlingar kan återsökas genom ärendehanteringssystemet Ciceron. En tydlig och standardiserad ärendemening i kombination med andra sökbegrepp är avgörande för god sökbarhet.

3 Hantering och registrering av vissa handlingstyper Avtal, överenskommelser och kontrakt etc Avtal eller överenskommelser (avsiktsförklaringar, uppgörelser, kontrakt) ska klassificeras i den process de tillhör. Detta gäller även påföljande avtalshantering som t ex uppsägning av avtal. Avtal som ingår i en upphandling ska registreras i upphandlingsärendet. En upphandling registreras i den nämnds diarium ärendet tillhör (även om Servicepartner utför upphandlingen på uppdrag). Man kan använda fältet dokumenttyp för att märka upp ett avtal om det inte framgår av t ex en ärendemening. Nedan följer några exempel på vanliga avtalstyper för att förtydliga tankesättet: Avtal som resultat av upphandling Genomföra upphandling Samverkansavtal (fackligt) Samverka och förhandla Serviceavtal kopiator eller andra kontorsmaskiner Hantera inventarier Hyresavtal/kontrakt byggnad/lokal/lägenhet Inhyrning eller Uthyrning Avtal vid extern samverkan Extern samverkan (nämnd/styrelsenivå) eller 2.x.0. Inom varje verksamhetsområde som börjar på 2 och slutar på 0, t ex 2.2.0, osv ingår extern samverkan. Vid övrig samverkan se 3.0.2, osv. Projekt och utredningar Ett projekt ska klassificeras på den process projektet rör (inom den verksamheten). Handlingar i ett projekt följer av projektmodellen Pejl. Projektet registreras i den nämnds diarium som ansvarar för projektet (Servicepartner kan utföra projekt på uppdrag). Projekt som är övergripande för hela staden har en särskild kod. Sådana projekt klassificeras t ex på Verksamhetsutveckling. För att förbättra sökningen kan ordet projekt ingå i ärendemeningen eller som ett val i fältet dokumenttyp. Allmänt, övergripande, korrespondens etc Handlingar som i redovisningsplanen rör en övergripande fråga ska klassificeras på den process den tillhör. Även sådan som rör kontakter med allmänheten eller är benämnt korrespondens. Styrande dokument För styrdokument beslutade av fullmäktige, kommunstyrelse eller nämnd/styrelse (även bolagsstämma för bolag) används klass T. ex vision, verksamhetsidé, policys, riktlinjer, handlingsplan, arbetsordning etc. Övriga styrdokument som ska bevaras klassificeras utifrån vilket verksamhetsområde de berör. För stödjande verksamheter används de beteckningar som slutar på 0, d v s osv. För kärnverksamheter används 3.0.1, osv. Övriga styrdokument kan t. ex röra sig om lokala handlingsplaner, rutiner, instruktioner, manualer etc.

4 1 UTBILDNING, UNDERVISNING OCH FRITID (rubrik) Se not 620, 640, 650 Verksamhetskontor / Enheter övergripande frågor 5) Ciceron Enhetsfakta ÖVERGRIPANDE GEMENSAMMA FRÅGOR Information ( t ex internt och externt informations-material, veckoblad e t c) Ett arkivexemplar av egenproducerat material arkiveras av utfärdaren. Planer (t ex arb miljöplan, jämställdhetsplan, hälsoplan, kompetensutv plan, lokala arb planer) Gäller lokala planer. Nämnd- eller organisationsövergripande planer ska diarieföras Handlingsplaner, kursplaner Klagomål Ciceron Stipendier, premier, fonder, övergripande frågor 5) Ciceron Även utbytesstudenter Förteckning över fördelning av premier och stipendier inom kommunen och externt Ciceron Kan även bevaras som protokollsbilaga från stipendienämnd eller personalkonferens Internationalisering 5) Ciceron Samtliga EU-projekt Statistik (rubrik) korrespondens m m). OBS Vid användning av klass vid registrering, läs först Hantering och registrering av vissa handlingstyper.

5 2 Statistik (t ex särskilda verksamheter, placering olika åldrar) Extens Tabeller bevaras. Förberett för sökning på placering var, vilka, inkomstuppg. Uttag arkiveras centralt. Statistik till SCB, Skolverket m.fl. Extens 1 år Statistik - intern Färdigställd enhetsspecifik statistik När- och frånvaro Skolia 1 år Gallras ett år efter läsårets slut. Barn/elevs när- och frånvaro ska kunna styrkas av personalen. Detaljerad frånvarolista ur Skolia år 9 till gymnasiet. Enkäter, sammanställningar / utvärderingar (egna), elever Sammanställning bevaras. Se gemensamma administrativa processer om enkät och remisshantering: 0gemensamm/Document%20Library/Gemensamma%20ad ministrativa%20processer%202009%20-,%20reviderad% pdf Skolfotokatalog Ett arkivexemplar bevaras. Blankett riktlinjer vid publicering av foton och filmer Vid inakt Gallras vid inaktualitet efter upphörd giltighetstid (3 år). Hantering av tillstånd för webbpublicering, se redovisningsplanen för Gemensamma administrativa processer (s. 6): 0gemensamm/Document%20Library/Gemensamma%20ad ministrativa%20processer%202009%20-,%20reviderad% pdf Skolhälsovård, samordnande skolsköterska, sjukgymnast, övergripande frågor 5) Ciceron korrespondens m m). OBS Vid användning av klass vid registrering, läs först Hantering och registrering av vissa handlingstyper.

6 3 Arbetsskada (elev), PRAO Elevhälsov journal OSL 23:2 Original till försäkringskassan. IT-SYSTEM (rubrik) - - OSL 23:2 - Verksamhetssystem Extens /Dexter/Skolia Ärendehanteringssystem Ciceron Vid inakt Rapporter av tillfällig betydelse Vid inakt Blankett - skydd av personuppgift Ciceron OSL 23:2 Hanterar betyg, när- och frånvaro, ledigheter, utvecklingssamtal, IUP m.m. Se dessa handlingsslag i den här redovisningsplanen. Västerås stads ärendehanteringssystem. Se redovisnings-planen för Gemensamma administrativa processer. 0gemensamm/Document%20Library/Gemensamma%20ad ministrativa%20processer%202009%20-,%20reviderad% pdf Sammanställningar, rapporter ur Extens, Dexter, Skolia etc. Gallring görs i samverkan med objektsansvarig. Kan skannas. Originalhandling förvaras hos objektansvarig. Samtycke enligt personuppgiftslagen Extens/Dexter/Skolia Vid inakt Senaste blanketten sparas. Gallras vid elevens avgång. Behörighet till systemet Extens/Dexter Vid inakt Så länge personen arbetar i systemet. Förvaras hos objektsägaren , 640, 650 PLACERING / INTAGNING/ANMÄLAN, barn och elever - övergripande 5) Ciceron Utförs sedan 2010 av Pedagogiska nämndernas stab Förskoleverksamhet/skolbarnomsorg - placering Anmälan/överflyttning till förskola/skolbarnomsorg Extens 1 år Ansökan om plats i särskola, se under Stödundervisning korrespondens m m). OBS Vid användning av klass vid registrering, läs först Hantering och registrering av vissa handlingstyper.

7 4 Överenskommelse om plats 5 år Gäller rapporter som skrivs ut från Extens. Inkomstuppgift/Anmälan om delad plats Akt 5 år Egen blankett samt Postens blankett. Utförs en gång/år. Uppsägning 5 år Anmälan till förskoleklass 1 år Utförs sedan 2010 av Pedagogiska nämndernas stab Förskoleverksamhet/skolbarnomsorg - Fakturering/debitering Inkomstuppgift / Anmälan om delad plats Akt 5 år Ansökan om återbetalning av avgift m bilagor Ciceron Ansökan om reducerad avgift med intyg Ciceron Hanteras från av Förskolenämnden, Pedagogiska nämndernas stab. Hanteras från av Förskolenämnden, Pedagogiska nämndernas stab. Kravblankett, kopia 10 år Hanteras av Konsult och Service, ekonomicenter Instruktioner för övriga ekonomihandlingar, se redovisningsplanen för ekonomiområdet. 662 Gymnasieintagning Hanteras av proaros, se redovisningsplan: Document%20Library/proA%20Utbildning%20undervisn%2 0o%20fritid%202009%20-%20,%20rev.% pdf 604 Inackorderingstillägg Hanteras av proaros, se redovisningsplan: Document%20Library/proA%20Utbildning%20undervisn%2 0o%20fritid%202009%20-%20,%20rev.% pdf korrespondens m m). OBS Vid användning av klass vid registrering, läs först Hantering och registrering av vissa handlingstyper.

8 ELEVREGISTRERING (rubrik) Övergripande frågor Ciceron Anmälan till skolstart förskoleklass/år 1 1 år Handlingar finns på skolan. Byte av skola 1 år Förvaras på aktuell skola. Gallras när eleven har slutat. lista Extens Uttages läsårsvis vid vårterminens slut. Arkiveras av respektive skola med uppgift om skola, läsår, klass, lärare, elevnamn, personnummer, adress. Elevhistorik ( elevkort ), studieplan Extens Tas ut på papper då elev flyttar till annan kommun samt då eleven slutar år 9. Listor/grupplistor (av tillfällig betydelse) Vid inakt Gäller ev. listor som skrivs ut från Extens/Dexter/Skolia STUDIEORGANISATION (rubrik) Övergripande frågor 5) Ciceron Ledighet för elev, ansökan 1 år Ansökan om studieavbrott, ändrat tillval, flyttning etc. Extens Överenskommelse elevs studiegång (enskilda elever) Ciceron OSL 23: Avstängning (gymnasiet) Ciceron OSL 23:2 Vid inakt Gallras 1 år efter att eleven slutat skolan. Centralt utarbetad blankett ska användas. Utgallras efter att anteckning har gjorts på elevkort eller klasslista. korrespondens m m). OBS Vid användning av klass vid registrering, läs först Hantering och registrering av vissa handlingstyper.

9 Förflyttning av elev utan föräldrars samtycke Ciceron OSL 23:2 Varning (gymnasiet) Ciceron 3 år Beslut om svenska som andraspråk Pedagogisk journal / elevakt, särskola OSL 23:2 Vid inakt Gallras när eleven slutar skolan. Vid övergång till gymnasiesärskola följer akten eleven UNDERVISNING (rubrik) Undervisningsplanering, övergripande frågor 5) Ciceron Lokala arbetsplaner Årsvis per enhet Kvalitetsredovisning Ciceron Försöksverksamhet Medgivande att tillåta inspelning i utbildningssyfte Vid inakt Blanketten skrivs under av målsman. Gallras då eleven slutat skolan. Andra undervisningsformer Medgivande att tillåta transport av elever i bil/buss Vid inakt Blanketten skrivs under av målsman. Gallras då eleven slutat skolan. Denna blankett avser endast tillfälliga transporter, ej ordinarie skolskjuts. Timplan (eller motsv.) för varje läsår och skolenhet Schema, av kortsiktig betydelse, som tas ut under terminens gång Extens Timplan skrivs ut på papper vid läsårets slut. Vid inakt korrespondens m m). OBS Vid användning av klass vid registrering, läs först Hantering och registrering av vissa handlingstyper.

10 Läromedel, resurser Ciceron Undervisningsprojekt /temaundervisning, övergripande frågor 5) Ciceron STÖDUNDERVISNING (rubrik) Ansökan om plats samt beslut, särskolan Ciceron OSL 23:2 Ansökan samt beslut om plats i särskild undervisningsgrupp Ansökan med underlag skickas till central samordnare för särskolan som beslutar. Särskilt utarbetad rutin ska följas. Original förvarades t o m i elevakt/ pedagogisk journal. Kopia hos placeringsassistent. Beslut kan överklagas av vårdnadshavare. Ciceron OSL 23:2 Beslut kan överklagas av vårdnadshavare Ansökan och erbjudande om plats för aspergerverksamhet / språkspåret / RHverksamhet Ciceron OSL 23: Ansökan till stödteam Ciceron OSL 23: Ansökan och beslut särskilda insatser enligt LSS - fritidsklubb Ciceron OSL 23: Individuellt program, övergripande frågor 5) Ciceron Handläggs av Arenan, proaros. Personakter över ungdomar som omfattas av uppföljningsansvaret 5 år Handläggs av Arenan, proaros. Gallras under förutsättning att elevregister bevaras korrespondens m m). OBS Vid användning av klass vid registrering, läs först Hantering och registrering av vissa handlingstyper.

11 8 Praktikplatser, närvarorapporter redovisning från arbetsgivare 3 år Praktiksamordning, övergripande frågor 5) Ciceron Verksamhetsförlagd utbildning (VFU) Ciceron Studiebesök, resor, övergripande frågor 5) Ciceron UTVÄRDERING OCH ÅTGÄRD (rubrik) Grundskola: Individuell utvecklingsplan (IUP) med skriftligt omdöme Skolia 5 år efter att eleven slutat 616 Elevvårdskonferens, protokoll Ciceron OSL 23:2 Samlas i elevakt. Det senast upprättade gallras på enheten 5 år efter att eleven slutat grundskolan. Original kvarstannar på skolan. Till skola utanför Skultuna kommundelstjänst sänds kopior efter att tillstånd från vårdnadshavare inhämtats. Ska endast innehålla information om studieresultat. 616 Åtgärdsprogram Ciceron OSL 23:2 Åtgärdsprogram registreras i Ciceron, men samlas i elevakt. 616 Beslut om anpassad studiegång Ciceron OSL 23:2 Beslutas av rektor som rapporterar till Grundskolenämnd. Blankett finns. Gymnasiet: Individuella studieplaner (uppgift om elevens studieväg och val av kurser) Vid inakt Gallras då eleven slutat. BETYG OCH OMDÖMEN (rubrik) korrespondens m m). OBS Vid användning av klass vid registrering, läs först Hantering och registrering av vissa handlingstyper.

12 Betyg och omdömen, övergripande frågor 5) Ciceron Betygskataloger Extens Årskurs -vis Uttag per klass med koder i klartext alt. med kodförklaring separat. Bevaras digitalt och som underskrivet dokument i papper. Resultatinmatning/Måluppfyllelse år 3 (sv och ma) Extens Resultatinmatning/Måluppfyllelse år 5 (samtliga ämnen) Intyg om avgång från grundskola (Grf 7:14-15) Grundskolan: Skriftlig bedömning (ej uppnått mål) (Grf 7:9, Specialsk förordn 8:9) Extens Med betygskataloge Med betygskataloge n Grundskolan: Enskilda betyg, kopia Vid inakt Övriga intyg gallras vid inaktualitet Avgångselev får en skriftlig bedömning om eleven inte har godkänt slutbetyg i ett eller flera ämnen. Särskild blankett ska användas. Tas endast ut vid behov. Projektarbete - blankett 3 år Anmälan, prövning 3 år Intyg av betydelse för betygssättning. Intyg av rutinkaraktär gallras vid inaktualitet. PROV (rubrik) Sammanställning över resultat från nationella prov i svenska (Gymnasiet samt ämnesprov från år 9 och nationella ämnesprov år 5 och år 3) Sammanställning över resultat i nationella prov ämnen utom svenska (Gymnasiet samt nationella ämnesprov år 3, 6 och 9) Extens Extens 5 år Sammanställning bevaras i samtliga ämnen t o m Från 2011 endast sammanställning i svenska. Sammanställning bevaras i samtliga ämnen t o m Från 2011 endast sammanställning i svenska. korrespondens m m). OBS Vid användning av klass vid registrering, läs först Hantering och registrering av vissa handlingstyper.

13 10 Samtliga svar från nationella ämnesprov i svenska och svenska som andra språk År 3, 5 och 9. Från läsår 2011/2012 ämnesprov år 3, 6 och 9. Samtliga svar från övriga nationella ämnesprov 5 år Övriga prov Vid inakt ELEVVÅRD, (rubrik) , 615 Elevvård, övergripande frågor 5) Ciceron Anmälan till Individ och familj Psykologiska undersökningar / skolpsykologjournaler OSL 23:2 Elevvård med handlingar OSL 25:1 Samlade dokument t.ex. utlåtanden från logoped, talpedagog, dyslexipedagog och specialpedagoger. Åtgärdsprogram registreras i Ciceron, men samlas i elevakt. SKOLHÄLSOVÅRD (rubrik) Skolhälsovårdsjournaler Akt OSL 25:1 shandlingar som skannats till skolhälsovårdssystemet Barnavårdsjournaler (BVC) OSL 25:1 se not. Journalerna förvaras på resp skolhälsovårdsmottagning. Samsortering ombesörjs av samordnande sjuksköterska. Leverans till Stadsarkivet 3 år efter avgång. Skanningen ska utföras i enlighet med särskilda rutiner (skolhälsovårdens Lokala instruktioner för dokumentation ). shandlingarna kan efter skanning och kvalitetskontroll gallras (se dnr: 2009/53 PSU 006). Journaler för barn födda fr o m 1991 till landstingsarkivet efter grundskolan. korrespondens m m). OBS Vid användning av klass vid registrering, läs först Hantering och registrering av vissa handlingstyper.

14 11 Se not 602,6 34, 645,6 54 FÖRÄLDRA- OCH ANHÖRIGKONTAKTER Hem och skola / Brukarråd / Föräldrainflytande / Lokala styrelser - övergripande frågor 5) Ciceron Protokoll från samrådsmöten STUDIE- OCH YRKESORIENTERING, övergripande frågor 5) Ciceron Utredning och rapporter Ciceron Arbetsplatskontakter 3 år Praktikbesked 3 år PRAO-listor 3 år Omdömen, PRAO 3 år Arbetsplatsförlagd utbildning (APU), överenskommelser Vid inakt När nytt avtal slutits Studieekonomi, gymnasiet, övergripande frågor 5) Ciceron Studieredovisning till Centrala studiestödsnämnden (CSN) 3 år Original bevaras på CSN. Förfrågan från Centrala studiestödsnämnden (CSN) om läsårstider 3 år korrespondens m m). OBS Vid användning av klass vid registrering, läs först Hantering och registrering av vissa handlingstyper.

15 12 KOST OCH MÅLTID (rubrik) Hanteras av proaros, se redovisningsplan: Document%20Library/proA%20Utbildning%20undervisn%2 0o%20fritid%202009%20-%20,%20rev.% pdf 613 BIBLIOTEK (skola) Hanteras av proaros, se redovisningsplan: Document%20Library/proA%20Utbildning%20undervisn%2 0o%20fritid%202009%20-%20,%20rev.% pdf FRITID OCH FÖREBYGGANDE VERKSAMHETER övergripande frågor 5) Ciceron Efter vad ärendet rör Efter vad ärendet rör Efter vad ärendet rör Efter vad ärendet rör Lokala arbetsplaner Ciceron Ingår i kvalitetsredovisningen. Kvalitetsredovisning Ciceron 650 Övergripande handlingar rörande öppen fritidsverksamhet för ålder Ciceron Måltidsavgift via placeringsassistent 650 Övergripande handlingar rörande fritidsgårdar Ciceron 654 Övergripande handlingar rörande Förebyggarcentrum Ciceron 654 Övergripande handlingar rörande Familjecentrum Ciceron Kolonier, låg- och mellanstadieelever (rubrik) Hanteras av proaros, se redovisningsplan: Document%20Library/proA%20Utbildning%20undervisn%2 0o%20fritid%202009%20-%20,%20rev.% pdf Sommarsysselsättning (år 9), övergripande frågor, ansökan, närvarolista m.m. 5) Ciceron Handläggs fr.o.m av Teknik och Idrottsförvaltningen/Arbetsmarknad. korrespondens m m). OBS Vid användning av klass vid registrering, läs först Hantering och registrering av vissa handlingstyper.

16 ELEVFÖRENINGAR (t ex elevråd, elevkår), övergripande frågor 5) Ciceron Elevrådsprotokoll 618 MODERSMÅLSSTÖD / MODERSMÅLSUNDERVISNING Hanteras av proaros, se redovisningsplan: Document%20Library/proA%20Utbildning%20undervisn%2 0o%20fritid%202009%20-%20,%20rev.% pdf KULTURSKOLA Hanteras av proaros, se redovisningsplan: Document%20Library/proA%20Utbildning%20undervisn%2 0o%20fritid%202009%20-%20,%20rev.% pdf KULTURVERKSAMHET (rubrik) KULTUR, FÖRENINGSFRÅGOR; ARRANGEMANG- Allmänt 5 ) Ciceron Information, dokumentation arrangemang ( t ex annonser, programblad, pressurklipp ) Ett arkivexemplar av egenproducerad material bevaras BIBLIOTEKSVERKSAMHET (rubrik) Administration, information, övergripande frågor 5) Ciceron korrespondens m m). OBS Vid användning av klass vid registrering, läs först Hantering och registrering av vissa handlingstyper.

17 14 Informationsmaterial Ett arkivexemplar bevaras egen produktion Statistik besök och program/arrangemang Verksamhetsberättelse Statistik- bestånds-, utlånings- förvärvsstatistik IT-system, bibliotek (rubrik) Verksamhetssystem, Book-IT - - Hanterar bibliotekets medier och låntagaraktiviteter (inköp, lån, återlämning, sökning i bibliotekets katalog, statistik m m) Stadsbibliotekets ansvar Låntagarservice utlån, övriga frågor 5) Ciceron Litteraturlistor för låntagare Ett arkivexemplar bevaras Registrering av låntagare Book-IT OSL 40:3 Vid inakt Låntagare som ej varit aktiva på fem år gallras bort Ansökan om lånekort för minderåriga Vid inakt Reservation av böcker eller andra medier Book-IT OSL 40:3 Vid inakt Reservationsmeddelande Book-IT OSL 40:3 Vid inakt Utlån av böcker eller andra medier Book-IT OSL 40:3 Vid inakt korrespondens m m). OBS Vid användning av klass vid registrering, läs först Hantering och registrering av vissa handlingstyper.

18 15 Krav på icke återlämnade böcker Book-IT OSL 40:3 Vid inakt Krav med faktura Book-IT x OSL 40:3 Vid inakt Mediainköp, övergripande frågor 5) Ciceron Förslag till inköp från låntagare Book-IT OSL 40:3 Vid inakt Inköp, beställningar 3 år Reklamationer Book-IT Vid inakt Se not TEKNIK OCH FRITID, övergripande Maskiner och fordon, övergripande 5) Ciceron Gatufrågor, övergripande 5) Ciceron Asfaltsprogram 5) Ciceron 313 Parkeringar, torg m m ) Ciceron Barmarksunderhåll, vinterunderhåll 5) Ciceron Vägvisning 5) Ciceron Parker och grönytor, allmänna frågor 5) Ciceron korrespondens m m). OBS Vid användning av klass vid registrering, läs först Hantering och registrering av vissa handlingstyper.

19 Besiktningsprotokoll av lekplatser Ciceron Se not IDROTT, övergripande frågor 5) Ciceron Skultunabadet, allmänna frågor 5) Ciceron Isbanan, fotbollsplaner, motionsspår, tennisbanor, minigolfbanor Dagrapporter 3 år Statistik Reversal / Kvitto 3 år Simskola, allmänna frågor 5) Ciceron Anmälan, gruppindelning simskola 1 år VÅRD OCH OMSORG Eller vad ärendet rör 750 ENHETER Information, administration (övergripande) Informationsmaterial 5) Ciceron Ett arkivexemplar av egenproducerat informationsmaterial bevaras. Enhetsfakta korrespondens m m). OBS Vid användning av klass vid registrering, läs först Hantering och registrering av vissa handlingstyper.

20 17 IT-system (rubrik) Verksamhetssystem - - Procapita OSL 25:1, 26:1 - Bevarande/gallring framgår av nedanstående Behörighet till system Pärm 3 år , Tillsynsärenden, allmänt 5) Ciceron Lex Maria-anmälningar HSL Ciceron Lex Sarah-anmälningar Ciceron Klagomål (blankett) Ciceron Ciceron Arbetsmiljöverket, tillsyn Skickas till registrator, kopia till aktuell nämnd Skickas till registrator, kopia till aktuell nämnd Skickas till registrator, kopia till samordnare sociala nämndernas stab. Skickas till registrator. Kopia till respektive nämnd. Efter vad ärendet rör 750 UTFÖRARE/ENHETER 5) Ciceron Allmänt, administration Tillträde till lägenhet 5 år Nyckelkvitton Pärm 1 år Förvaras på enheten. Gallras ett år efter avslutningsåret. Förvaras på enheten. korrespondens m m). OBS Vid användning av klass vid registrering, läs först Hantering och registrering av vissa handlingstyper.

21 18 Förvaras på enheten Ekonomisk redovisning brukare Pärm OSL 26:1 10 år Debiteringslistor, dygnet runt-patrullen 10 år Uppdrag att fullgöra ledningsuppgift enligt HSL Förteckning över signaturer för sociala anteckningar Förteckning över signaturer för omvårdnadsrehab-journal Delegation av redovisningsansvar (hantering av brukarnas egna medel) Ciceron Ciceron Månadsbidrag, kopia Pärm OSL 26:1 3 år Trygghetslarm Pärm 1 år 5 år 10 år Ska dessutom tillföras sjuksköterskas personalakt. Upprättas årligen. Gallras 5 år efter att insatserna har upphört. Förteckning skall förvaras på enheten. Upprättas årligen. Gallras 10 år efter att insatserna har upphört. Förteckning skall förvaras på enheten. Skall förnyas varje år Förvaras på enheten. Original hos Konsult och Service Ekonomi. Kopia. Förvaras på enheten. Akttyp Individärende Socialtjänstlagen (SoL) Beslut, serviceplan (uttag fr datasystem) OSL 26:1 Vid inaktualitet Genomförandeplan, samtliga versioner OSL 26:1 5 år/ Social dokumentation, upprättad FÖRE starten av Procapita (2007) OSL 26:1 5 år/e Original i Procapita hos enheten för myndighetsutövning/sociala nämndernas stab Förvaras i akt på enheten under pågående insats. Vid avslut, se not 1. Bevarande/gallringsregler, se not 1 och 2 Förvaras i akt på enheten under pågående insats. Vid avslut, se not 1. Social dokumentation bevaras i sin helhet. Bevarande/gallringsregler, se not 1 och korrespondens m m). OBS Vid användning av klass vid registrering, läs först Hantering och registrering av vissa handlingstyper.

22 19 Sociala löpande anteckningar, upprättade EFTER Procapitas införande OSL 26:1 Vid inaktualitet Social dokumentation, upprättad i Procapita OSL 26:1 5 år/ Underlag förstörs efter att dokumentation skrivits in i Procapita. Undantag kan finnas; enhetschefen bedömer detta. För systemet ansvarar enheten för myndighetsutövning/sociala nämndernas stab. Bevarande/gallringsregler, se not 1 och 2 Utredningar, bedömningar m fl handlingar upprättade under insatsens genomförande. OSL 26:1 5 år/ Korrespondens av betydelse OSL 26:1 5 år/ Förvaras i akt på enheten under pågående insats. Vid avslut, se not 1. Handlingar av ringa betydelse gallras vid inaktualitet. Bevarande/gallringsregler, se not 1 och 2 Förvaras i akt på enheten under pågående insats. Vid avslut, se not 1. Handlingar av ringa betydelse gallras vid inaktualitet. Bevarande/gallringsregler, se not 1 och 2 Akttyp Individärende Lagen om särskilt stöd (LSS) Observera att akter avslutade FÖRE 1/ skall bevaras. Akter som avslutas efter detta datum skall alltså följa nedanstående gallringsfrist, dock med ett urvalsbevarande. Beslut, serviceplan (uttag fr datasystem) OSL 26:1 Vid inaktualitet Genomförandeplan, samtliga versioner Akt OSL 26:1 5 år/ Original i Procapita hos enheten för myndighetsutövning/sociala nämndernas stab Förvaras i akt på enheten under pågående insats. Vid avslut, se not 1. Bevarande/gallringsregler, se not 1 och 2 Social dokumentation, upprättad FÖRE starten av Procapita (2007) Sociala löpande anteckningar, upprättade EFTER Procapitas införande Akt OSL 26:1 5 år/e OSL 26:1 Vid inaktu- Social dokumentation, upprättad i Procapita OSL 26:1 5 år/ Förvaras i akt på enheten under pågående insats. Vid avslut, se not 1. Social dokumentation bevaras i sin helhet. Bevarande/gallringsregler, se not 1 och 2 Underlag förstörs efter att dokumentation skrivits in i Procapita. Undantag kan finnas; enhetschefen bedömer detta. För systemet ansvarar enheten för myndighetsutövning/sociala nämndernas stab. Bevarande/gallringsregler, se not 1 och 2 Utredningar, bedömningar m fl handlingar upprättade under insatsens genomförande. OSL 26:1 5 år/ Förvaras i akt på enheten under pågående insats. Vid avslut, se not 1. Handlingar av ringa betydelse gallras vid inaktualitet. Bevarande/gallringsregler, se not 1 och 2 korrespondens m m). OBS Vid användning av klass vid registrering, läs först Hantering och registrering av vissa handlingstyper.

23 20 Se not Korrespondens av betydelse OSL 26:1 5 år/ Avtal ledsagning, personlig assistans Ciceron OSL 26:1 Förvaras i akt på enheten under pågående insats. Vid avslut, se not 1. Handlingar av ringa betydelse gallras vid inaktualitet. Bevarande/gallringsregler, se not 1 och 2 Diarieförda externa avtal ska bevaras i papper Akttyp Individärende Hälso- och sjukvårdslagen (HSL) Allmänt, administration 5) Omvårdnadsjournal (digital del) Procapita, HSL OSL 25:1 Omvårdnadsplan (pappersdel) OSL 25:1 Innehåller uppgifter om t ex anamnes, status, omvårdnadsplan, riskbedömning. T ex bedömningar, träningsprogram, rapporter, provsvar, utredningar. Korrespondens av betydelse OSL 25:1 Delegering läkemedel Pärm OSL 25:1 3 år Gallras 3 år efter att det upphört att gälla. Skrivs ut ur datasystem Synergi och undertecknas av den som delegerar och den som mottar en arbetsuppgift. Förvaras i pärm på enheten. korrespondens m m). OBS Vid användning av klass vid registrering, läs först Hantering och registrering av vissa handlingstyper.