Grundskolenämnden Redovisning av allmänna handlingar - redovisningsplan

Transkript

1 Dnr 2016/03471-GSN Redovisning av allmänna handlingar - redovisningsplan Ansvar och av handlingar Hantering och registrering av vissa handlingstyper Arkivbeskrivning /beskrivning av allmänna handlingar Ledighet 10 Studieavbrott 10 Undervisning Studiebesök, resor 11 Stödundervisning 11 Grundskolenämnden 4 Allmänna frågor/ärenden rörande nämndens verksamhet 4 IT-system 4 Projekt 5 Övergripande gemensamma frågor, planer etc 5 Statistik 5 Förskoleklass/Fritidshem/ Grundskola/Särskola 6 Godkännande om att få bedriva 6 pedagogisk omsorg Godkännande om att få bedriva 6 förskoleklass/fritidshem/ Grundskola/Särskola Skolskjutsverksamhet 7 Fritidsverksamhet 7 Behovspröva fritidshemsplats pedagogisk omsorg Verksamhetsuppföljning / 7 Utvärdering verksamhet Tillsyn/Insyn 7 När- och frånvaro 8 Enkäter, sammanställningar 8 7 Utvärdering och åtgärd elev 12 Arbetsskada, tillbud elev 12 Elevhälsa 13 Elevhälsa Medicinsk insats 14 Betyg och omdömen 18 Betygskataloger 18 Betygskopior 18 Prov 19 Nationella prov 19 Restaurangenheten 19 Föräldra- och anhörigkontakter 20 Studie- och yrkesvägledning Praktiksamordning 20 Bibliotek 21 Elevföreningar 21 Modersmålsstöd, modersmålsundervisning 21 Beställningar 22 Skolfotokatalog 8 Elevärenden 8 Elevregistrering 9 Studieorganisation 9

2 1 (23) Ansvar och av handlingar Förvaring av fysiska handlingar (pappershandlingar) sker hos Diariet; den tjänsteman som registrerar och förvarar ärenden och handlingar som hör till ärenden (pappershandlingar som diarieförs digitaliseras). Samordnad process; den förvaltning/enhet/tjänsteman som ansvarar för den samordnade processen (rekrytering, rehabilitering, personalakt), oavsett ursprungsförvaltning. Chef; (gäller originalhandlingar av betydelse som inte ska förvaras på annat sätt, t ex kvitton, vissa protokoll). För överlämnande av handlingar till stadsarkivet och eventuell gallring ansvarar den som förvarar handlingen. Överlämnande av handlingar som ska bevaras kan ske då minst tre kalenderår passerat. Förvaring av digitala handlingar sker hos I verksamhetssystem (hos Staden eller hos leverantören) eller i Lokal lagring på enhet på H: ( Mina dokument ) eller G: ( Gemensamt ). Extern lagringsenhet (USB-minne eller hårddisk). För överlämnande av elektroniska handlingar till stadsarkivet och eventuell gallring i verksamhetssystem ansvarar normalt objektsförvaltaren och för handlingar som lagras på H: och G: ansvarar den som skapat handlingen eller en av förvaltningen särskilt utsedd person. Gallringsfrister hur länge ska handlingarna finnas kvar? Att gallra betyder att förstöra allmänna handlingar. För att handlingar (digitala eller i papper) ska få förstöras måste den finnas med i redovisningsplanen. Gallringsfrist kan vara: Vid ualitet Innebär att informationen kan gallras då den inte längre behövs för verksamhetens behov. 1 år, 3 år, 10 år Innebär att informationen ska finnas kvar i 1, 3 eller 10 kalenderår efter det år informationen skapades. Innebär att informationen ska finnas kvar för all framtid. Förvaring systematiskt eller i diariet innebär att handlingarna skall vara ordnade och märkta så att de enkelt kan hittas. t förvarade handlingar kan vara strukturerade t ex i nummerordning, alfabetiskt eller efter ett objektsnamn. Filer, dokument, pärmar och mappar i katalogstrukturer ska ha en tydlig namnstandard för att kunna återsökas. Diarieförda handlingar kan återsökas genom ärendehanteringssystemet Ciceron. En tydlig och standardiserad ärendemening i kombination med andra sökbegrepp är avgörande för god sökbarhet. Observera att offentliga allmänna handlingar av rutinmässig karaktär och av ringa betydelse för verksamheten inte behöver diarieföres och kan gallras vid ualitet (ex reklam, handlingar för kännedom som ej tillhör ett ärende, cirkulär, rutinmässig korrespondens m m).

3 2 (23) Hantering och registrering av vissa handlingstyper Avtal, överenskommelser och kontrakt etc Avtal eller överenskommelser (avsiktsförklaringar, uppgörelser, kontrakt) ska klassificeras i den process de tillhör. Detta gäller även påföljande avtalshantering som t ex uppsägning av avtal. Avtal som ingår i en upphandling ska registreras i upphandlingsärendet. En upphandling registreras i den nämnds diarium ärendet tillhör (även om Servicepartner utför upphandlingen på uppdrag). Man kan använda fältet dokumenttyp för att märka upp ett avtal om det inte framgår av t ex en ärendemening. Nedan följer några exempel på vanliga avtalstyper för att förtydliga tankesättet: Avtal som resultat av upphandling Genomföra upphandling Samverkansavtal (fackligt) Samverka och förhandla Serviceavtal kopiator eller andra kontorsmaskiner Hantera inventarier Hyresavtal/kontrakt byggnad/lokal/lägenhet Inhyrning eller Uthyrning Avtal vid extern samverkan Extern samverkan (nämnd/styrelsenivå) eller 2.x.0. Inom varje verksamhetsområde som börjar på 2 och slutar på 0, t ex 2.2.0, osv, ingår extern samverkan. Vid övrig samverkan se 3.0.2, osv. Projekt och utredningar Ett projekt ska klassificeras på den process projektet rör (inom den verksamheten). Handlingar i ett projekt följer av projektmodellen Pejl. Projektet registreras i den nämnds diarium som ansvarar för projektet (Servicepartner kan utföra projekt på uppdrag). Projekt som är övergripande för hela staden har en särskild kod. Sådana projekt klassificeras t ex på Verksamhetsutveckling. För att förbättra sökningen kan ordet projekt ingå i ärendemeningen eller som ett val i fältet dokumenttyp. Allmänt, övergripande, korrespondens etc Handlingar som i redovisningsplanen rör en övergripande fråga ska klassificeras på den process den tillhör. Även sådan som rör kontakter med allmänheten eller är benämnt korrespondens. Styrande dokument För styrdokument beslutade av fullmäktige, kommunstyrelse eller nämnd/styrelse (även bolagsstämma för bolag) används klass T. ex vision, verksamhetsidé, policys, riktlinjer, handlingsplan, arbetsordning etc. Övriga styrdokument som ska bevaras klassificeras utifrån vilket verksamhetsområde de berör. För stödjande verksamheter används de beteckningar som slutar på 0, d v s osv. För kärnverksamheter används 3.0.1, osv. Övriga styrdokument kan t. ex röra sig om lokala handlingsplaner, rutiner, instruktioner, manualer etc.

4 ) Nämnd 3 (23) Beskrivning av allmänna handlingar/arkivbeskrivning Upprättas enligt arkivlagen 6 samt offentlighets- och sekretesslagen kap.4:2 ORGANISATION Myndighetens namn Grundskolenämnden Tillkomstår Förvaltning avdelningar Barn- och utbildningsförvaltningen (BUF) Uppgift Kontaktperson/-er på förvaltningen Grundskolenämnden ansvarar för pedagogisk omsorg, öppen förskola, förskoleklass, grundskola, grundsärskola, fritidshem, öppen fritidsverksamhet, fritidsklubb för särskolebarn som fyllt 13 år. Nämnden medverkar också i samhällsplaneringen vad avser barn och ungdom. Nämndens föregångare var Barn- och ungdomsnämnden (BaUN ). Inger Skoog, registrator TILLGÄNGLIGHET TILL MYNDIGHETENS HANDLINGAR Huvudsakliga Kommungemensamt ärendehanteringssystem Ciceron, register, IST förskola, IST Analys, IST Statistik, Extens, förteckningar och Vklass/Unikum, Journal SHV, Optiplan sökvägar Tekniska hjälpmedel som allmänheten kan få använda för att ta del av allmänna handlingar Sekretess och gallring Uppgifter som myndigheten regelbundet hämtar och lämnar till andra (hur och när) Myndighetens rätt till försäljning av personuppgifter Beskrivning upprättad: Besöksdatorer i Kontaktcenter i stadshusets entré samt via hemsida Uppgifter om gallring samt vanligaste sekretessbestämmelser som tillämpas framgår av myndighetens redovisningsplan. SCB, Skolverket, Skolinspektionen, Barn- och elevombudet m m Ev revidering:

5 4 (23) GRUNDSKOLENÄMNDEN Se not Se not 101 Allmänna frågor/ärenden rörande nämndens verksamhet X 5) Ciceron Verksamhetskontor / Enheter övergripande frågor X 5) Ciceron Inom utbildning-, undervisning- och fritidsområdet. IT-SYSTEM Verksamhetssystem Extens /Vklass/Unikum X OSL 23:2 _ Hanterar betyg, när- och frånvaro, planering, uppföljning/statistik, utvecklingssamtal, IUP m m. Se dessa handlingsslag. Hanterar elev- och personalregister. Resursfördelning. Dokumentationssystem Journal SHV X OSL 23:2 Dokumentationssystem för Elevhälsans hälsooch sjukvårdspersonal (skolsköterskor, skolläkare, psykologer, logopeder) Marshie (huvudkomponentlista, recept mm) Mätman (internkontroll, uppföljning) _ Används inom Restaurangenheten (se denna enhet) Ärendehanteringssystem Ciceron Rapporter av tillfällig betydelse X X Vid Västerås stads ärendehanteringssystem. Se redovisnings-planen för Gemensamma administrativa processer. Sammanställningar, rapporter ur Extens Blankett - skydd av personuppgift X X OSL 23:2 Vid Originalhandling förvaras hos objekt skola som även utför gallring. Samtycke enligt offentlighets- och sekretesslagen OSL X Ciceron EJ Gäller mellan Landstinget och kommunen. 5) = Handlingar av ringa betydelse för verksamheten diarieföres ej och gallras vid ualitet (t ex reklam, handlingar för kännedom som ej tillhör ett ärende, cirkulär, rutinmässig korrespondens m m). OBS Vid användning av klass vid registrering, läs först Hantering och registrering av vissa handlingstyper.

6 5 (23) Behörighet till skolsystemet Extens/IST förskola X X Vid Så länge personen arbetar i systemet. Förvaras hos objektledare Behörighet till dokumentationssystem Journal SHV PROJEKT X X Vid Så länge personen arbetar i systemet. Förvaras hos objektspecialist Se även gemensamma administrativa processer. Se not Projektbeskrivningar, minnesanteckningar, möteshandlingar etc. X 5) Ciceron T.ex. Remida, Räkna med Västerås ÖVERGRIPANDE GEMENSAMMA FRÅGOR Verksamhetsnära rutiner, riktlinjer och arbetsgångar Information ( t ex internt och externt informations-material, veckoblad, budskapsplattformar e t c) X X Ett arkivexemplar av egenproducerat material arkiveras av utfärdaren. Veckoblad, budskapsplattformar av kortsiktig betydelse gallras vid ualitet Handlingsplan mot diskriminering och kränkande behandling X Ciceron Återrapporteras till nämnd Internationalisering X 5) Ciceron Samtliga EU-projekt Statistik Statistik (t ex särskilda verksamheter, placering olika åldrar) X Extens, IST statistik Framtagning av statistik görs på nämndenheten. Tabeller bevaras. Förberett för sökning på placering var, vilka, inkomstuppgift Statistik till SCB, Skolverket m fl X Extens IST statistik, analys 1 år 5) = Handlingar av ringa betydelse för verksamheten diarieföres ej och gallras vid ualitet (t ex reklam, handlingar för kännedom som ej tillhör ett ärende, cirkulär, rutinmässig korrespondens m m). OBS Vid användning av klass vid registrering, läs först Hantering och registrering av vissa handlingstyper.

7 6 (23) Statistik - intern X X Färdigställd enhetsspecifik statistik, ex. frånvaro och måluppfyllelse FÖRSKOLEKLASS FRITIDSHEM GRUNDSKOLA GRUNDSÄRSKOLA Utvecklingsfrågor X 5) Ciceron Ex. Kollegialt lärande, lärstrategi. Uppdragsbeskrivning och slutprodukt. Stipendier / fonder X X Handlingar rörande stipendier och fonder är ej allmänna handlingar. Hanteras enl. stiftelselagen. Förvaltas av Barn- och utbildningsförvaltningen på uppdrag av Kommunstyrelsen Pedagogiska priset X 5) Ciceron Nämnden beslutar om en årlig pristagare. Nomineringar, annons, affisch mm Godkännande om att få bedriva pedagogisk omsorg Ansökan och beslut Tilläggsbelopp X 5) Ciceron OSL 23:2 OSL 23:5 X 5) Ciceron Enskild verksamhet, ansökan med bilagor (nämndbeslut) Delegationsbeslut återrapportering nämnd Tilläggsbelopp fristående grundskolor/skolbarnsomsorg/ pedagogisk omsorg/grundsär BIBASS +, Ansökan och beslut. X Ciceron OSL 23:2 BIBASS=Barn i behov av särskilt stöd Resursfördelning inom skolverksamheterna Godkännande om att få bedriva förskoleklass/ fritidshem/grundskola/särskola Yttrande över ansökan (till Skolinspektionen) X 5) Ciceron Ansökan till Skolinspektionen. Remiss till nämnden. Skolinspektionen meddelar nämnden Yttrande ang. ansökan om förändring av tillstånd X 5) Ciceron Ansökan till Skolinspektionen. Remiss till nämnden. Skolverket meddelar nämnden. 5) = Handlingar av ringa betydelse för verksamheten diarieföres ej och gallras vid ualitet (t ex reklam, handlingar för kännedom som ej tillhör ett ärende, cirkulär, rutinmässig korrespondens m m). OBS Vid användning av klass vid registrering, läs först Hantering och registrering av vissa handlingstyper.

8 7 (23) SKOLSKJUTSVERKSAMHET, övergripande X 5) Ciceron PUL Särskilda skäl för enskilda barn kan förekomma. Delegeringsbeslut återrapporteras till nämnden i form av rapporter på beviljade och avslagna skolskjutsar. 610 Ansökan och beslut om skolskjuts utan särskilda bilagor X Optiplan X OSL 23:2 3 år Ansökan om skolskjuts med särskilda bilagor X Ciceron OSL 23:2 OSL 25:1 Beställning av transport - information Bilagor såsom läkarintyg, utlåtanden etc. Beslutet registreras i Websolen. Genomförs av Kollektivtrafikförvaltningen FRITIDSVERKSAMHET, allmänt X 5) Ciceron T.ex. rapportering från feriearbete etc. Rapporteras till nämnd BEHOVSPRÖVA PLATS PÅ FRITIDSHEM ELLER PEDAGOGISK OMSORG Utförs på uppdrag av Servicepartner fr o m Diarieförs i ärendeserien GRN-SBO. Särskilda gallringsregler för dessa serier i Ciceron Platsansökan/anmälan med bilagor, kontakter i ärendet, tjänsteanteckningar, uppsägning, svar på platserbjudande, omräkning av faktura, intyg, begäran om prövning, beslut om prövning i särskild serie Ciceron, IST förskola OSL 21:1 OSL 23:5 3 år Se not. Särskilt beslut dnr 2012/78-BaUN-082 Ärendet gallras tre år efter avslutat ärende. Dvs efter 8 år Placering utförs på uppdrag av Servicepartner. Fakturor/fakturaunderlag,fritidshem och pedagogisk omsorg X Extens Se not. Underlag till faktura skickas till Servicepartner; ekonomicenter som handlägger Kravhantering Se not. Servicepartner hanterar. Återrapportering till nämnd, av- och nedskrivning av fordran enligt delegationsordning Statistik,fritidshem och pedagogisk omsorg X Ciceron Rapport till nämnd. VERKSAMHETSUPPFÖLJNING / UTVÄRDERING Tillsyn av Skolinspektionen, arbetsmiljöverket X 5) Ciceron Gäller kommunala grundskolor 5) = Handlingar av ringa betydelse för verksamheten diarieföres ej och gallras vid ualitet (t ex reklam, handlingar för kännedom som ej tillhör ett ärende, cirkulär, rutinmässig korrespondens m m). OBS Vid användning av klass vid registrering, läs först Hantering och registrering av vissa handlingstyper.

9 8 (23) Uppföljning av tillsyn X Ciceron Alla kommunala verksamheter, ex rapporter Tillsyn av skolgårdar X X Vid Förvaras på enheten. Gallras när bristerna är åtgärdade Dokumentation från fristående grundskolor för uppföljning och insyn. X Ciceron Fristående grundskolor Antagningsstatistik X 5) Ciceron Rapport till nämnd Utredningar / rapporter X 5) Ciceron PN-enkät/skolenkät 007 Måluppfyllelse, verksamhetsuppföljning X Ciceron Betyg, frånvarostatistik, verksamhetsplan, verksamhetsberättelse, strategisk plan (rapporteras till nämnd 2 ggr/år) När- och frånvaro X Vklass X 1 år Checklista stöd vid elevs frånvaro X X Vid Skolan tar ut rapport vid läsårets slut. Gallras ett år efter läsårets slut. Elevs när- och frånvaro ska kunna styrkas av personalen. Enkäter, sammanställningar / utvärderingar (egna), elever X X X X / Vid (se not) Sammanställning bevaras. Se även gemensamma administrativa processer om enkät och remisshantering. Underlag kan gallras vid ualitet. Skolfotokatalog X X Ett arkivexemplar bevaras. Samtycke till att åka i bil X X Vid ELEVÄRENDEN Grundskola/grundsärskola Skolplikt X Ciceron OSL 23:2 Gäller enbart grundsärskola Skollagen 7:22-7:23 Vitesföreläggande, beslutas av nämnd, icke uppfyllande av skolplikt rapporteras till Barn- och utbildningsförvaltningen Gäller fristående skolor 5) = Handlingar av ringa betydelse för verksamheten diarieföres ej och gallras vid ualitet (t ex reklam, handlingar för kännedom som ej tillhör ett ärende, cirkulär, rutinmässig korrespondens m m). OBS Vid användning av klass vid registrering, läs först Hantering och registrering av vissa handlingstyper.

10 9 (23) Elevärenden anmälningar X Ciceron OSL 23:2 Enskilda elevärende, anmälningar från Barn- och elevombudet, Skolinspektionen mm Mottagande/avlämnande av elev från annan kommun - avtal Mottagande/avlämnande av elev från annan kommun avtal X Ciceron OSL 23:2 Enligt skollagen 10 kap 25 med yttrande. Delegationsbeslut X Ciceron OSL 23:2 Enligt skollagen 10 kap 27 utan yttrande. Enligt vårdnadshavares önskemål. Delegationsbeslut ELEVREGISTRERING Skolplaceringar, delegationsbeslut Övergripande frågor X Ciceron Anmälan till skolstart, förskoleklass / år 1 X X 1 år Handlingar finns på skolan. Avslag på skolplacering X Ciceron Delegationsbeslut Byte av skola X X 1 år Original skickas till mottagande skola. Kopia hos avlämnande skola. Blankett finns. lista X Rapport ur Extens X Uttages läsårsvis vid vårterminens slut. För grundskola/grundsärskola: År 1-5(6) arkiveras av plac.assistent. År 6 (7)-9 arkiveras av resp. skola. Med uppg om skola, läsår, klass, lärare, elevnamn, pers nr, adress Elevhistorik X Extens X Elevens skolgång dokumenteras. Uttag ur Extens bevaras digitalt. Listor/grupplistor (av tillfällig betydelse) X X Vid Gäller ev listor som skrivs ut från Extens STUDIEORGANISATION 5) = Handlingar av ringa betydelse för verksamheten diarieföres ej och gallras vid ualitet (t ex reklam, handlingar för kännedom som ej tillhör ett ärende, cirkulär, rutinmässig korrespondens m m). OBS Vid användning av klass vid registrering, läs först Hantering och registrering av vissa handlingstyper.

11 10 (23) Övergripande frågor X 5) Ciceron Ansökan om ledighet för elev X X 1 år Gallras 1 år efter att eleven slutat skolan. Centralt utarbetad blankett ska användas. Ansökan om studieavbrott, ändrat tillval, flyttning e t c X Extens X Vid Gallras efter att anteckning har gjorts på klasslista samt i elevsystemet Extens Överenskommelse elevs studiegång (enskilda elever) X Ciceron OSL 23:2 PUL Ex. rektors beslut GrF 4 kap 4 t.ex. hemundervisning Beslut om att gå om en årskurs X Ciceron OSL 23:2 PUL Blankett finns Beslut om tillfällig omplacering X Ciceron OSL 23:2 PUL Blankett finns Beslut om tillfällig placering vid annan skolenhet X Ciceron OSL 23:2 PUL Skriftlig varning X Ciceron OSL 23:2 PUL Blankett finns Blankett finns Beslut om avstängning i vissa obligatoriska skolformer (grundskolan) X Ciceron OSL 23:2 PUL Blankett finns Beslut om befrielse att delta i obligatoriska inslag i undervisning X Ciceron OSL 23:2 PUL Beslut om svenska som andraspråk X X Vid Blankett finns Gallras när eleven slutar skolan. Blankett finns. Ansökan om skolplacering för nyanländ elev X X 1 år Blankett finns Beslut om delvis placering i förberedelseklass X Ciceron Blankett finns Beslut prioriterad timplan för nyanländ elev X Ciceron Blankett finns 5) = Handlingar av ringa betydelse för verksamheten diarieföres ej och gallras vid ualitet (t ex reklam, handlingar för kännedom som ej tillhör ett ärende, cirkulär, rutinmässig korrespondens m m). OBS Vid användning av klass vid registrering, läs först Hantering och registrering av vissa handlingstyper.

12 11 (23) UNDERVISNING Undervisningsplanering, övergripande frågor X Ciceron Enhetsplan X X Vid Medgivande att tillåta inspelning i utbildningssyfte X X Vid Årsvis per enhet. Blanketten skrivs under av målsman. Gallras då eleven slutat skolan. Blankett finns. Fastslagen timplan för varje läsår X Extens X Schema av kortsiktig betydelse som tas ut under terminens gång X X Vid Ansökan till Lovskola X X Vid Avtal om elevdator X X Vid Blankett finns. Gallras i samband med att dator återlämnas av elev Läromedel, resurser X Ciceron T ex lån av dator, Stöd-PC grundar sig på ÅP Studiebesök, resor, övergripande frågor X X Vid Skolval ( rikdagsval i skolan ) - information T ex rapporter, deltagarförteckningar Skolvalet sker via webben, resultat kan sökas där. Skolvalet är valfritt att genomföra för skolorna. STÖDUNDERVISNING Ansökan till grundsärskola med samtliga (fyra) tillhörande handlingar. X Ciceron OSL 23:2 OSL 25:1 Ansökan med underlag skickas till central samordnare för särskolan som beslutar. Särskilt utarbetad rutin ska följas. Original förvaras t o m i skolhälsovårdsjournalen. 5) = Handlingar av ringa betydelse för verksamheten diarieföres ej och gallras vid ualitet (t ex reklam, handlingar för kännedom som ej tillhör ett ärende, cirkulär, rutinmässig korrespondens m m). OBS Vid användning av klass vid registrering, läs först Hantering och registrering av vissa handlingstyper.

13 12 (23) Beslut om mottagande i särskola. Beslut om utskrivning av elev ur särskola. X Ciceron OSL 23:2 PUL Beslut kan överklagas av vårdnadshavare Ansökan till särskild undervisningsgrupp X Ciceron OSL 23: Beslut om plats i särskild undervisningsgrupp. X Ciceron OSL 23:2 PUL UTVÄRDERING OCH ÅTGÄRD Beslut kan överklagas av vårdnadshavare. Överklagan sker till skolväsendets överklagandenämnd. Arbetsskada (vid prao)/olycksfall X Journal X OSL 23:2 Anmälan görs på Västerås stads webb. Förvaras på skolan (rektors ansvar). Kan finnas som journalanteckning. Blankett finns. Anmälan görs även till Arbetsmiljöverket. Tillbud, dokumentation X X Förvaras på skolan. Blankett finns. Enskild elevs pedagogiska handlingar Personnummer ordning Elevakt OSL 23:2 Samlade dokument t ex: utlåtanden från talpedagog, dyslexipedagog, specialpedagog, kurator, sjukhuslärare. Förvaras i elevakt på skolan. Vid övergång till gymnasieskola följer akten eleven Anmälan vid misstanke om diskriminering/kränkande behandling 615 Utredning och uppföljning om diskriminering/kränkande behandling X Ciceron OSL 23:2 Särskilt utarbetad rutin finns och ska följas. Blankett finns. Delgivning till nämnd. X Ciceron OSL 23:2 Särskilt utarbetad rutin finns och ska följas. Blankett finns. Utredning och uppföljning är delegationsbeslut, ska återrapporteras till nämnd. 5) = Handlingar av ringa betydelse för verksamheten diarieföres ej och gallras vid ualitet (t ex reklam, handlingar för kännedom som ej tillhör ett ärende, cirkulär, rutinmässig korrespondens m m). OBS Vid användning av klass vid registrering, läs först Hantering och registrering av vissa handlingstyper.

14 13 (23) Skriftlig individuell utvecklingsplan (IUP) T o m år 5 (F år 5) X Unikum/ V-klass X Vid IUPen skrivs ut när elev slutar på skolan, följer eleven. Till skola utanför Västerås stad Skolverksamheter sänds kopior efter att tillstånd från vårdnadshavare inhämtats. Ska endast innehålla information om studieresultat Utredning och pedagogisk bedömning om behov av särskilt stöd, Beslut om att upprätta åtgärdsprogram, Beslut om fortsatt åtgärdsprogram, Beslut att inte upprätta åtgärdsprogram, Beslut att avsluta åtgärdsprogram X Ciceron OSL 23:2 PUL Särskilt utarbetad rutin skall följas med tillhörande blanketter. Kan överklagas till skolväsendets överklagandenämnd. Besluten är offentliga. Bakomliggande utredning är hemlig enligt angiven paragraf Beslut om anpassad studiegång X Ciceron OSL 23:2 PUL Beslutas av rektor. Blankett finns. Kan överklagas till skolväsendets överklagandenämnd Samrådsmöte enskild elev X Ciceron OSL 23:2 Ersätter elevvårdskonferens Anmälan enligt 14 kap 1 Socialtjänstlagen (orosanmälan för elev) ELEVHÄLSA X Ciceron OSL.23:2 Blankett med rutin finns. Orosanmälan gjord av journalanteckningspliktig (läkare, skolsköterska, psykolog, logoped) scannas in i Journal Tillsynsrapport IVO(inspektionen för vård och omsorg) X Ciceron Lokala instruktioner för systemadministration X Ciceron Rutiner för systemadministration i dokumentationssystem Journal / SHV Avvikelserapport med yttrande dokumentationssystem X Ciceron Ett ex. skickas till anmälare + resp.chef Sammanfattning av avvikelser per läsår förvaras hos systemspecialist dokumentationssystem Journal /SHV 5) = Handlingar av ringa betydelse för verksamheten diarieföres ej och gallras vid ualitet (t ex reklam, handlingar för kännedom som ej tillhör ett ärende, cirkulär, rutinmässig korrespondens m m). OBS Vid användning av klass vid registrering, läs först Hantering och registrering av vissa handlingstyper.

15 14 (23) Avvikelserapport med yttrande Elevhälsans psykologiska insats X Ciceron OSL 23:2 OSL 25:1 Ett ex. skickas till anmälare + resp.chef Sammanfattning av avvikelser per läsår förvaras hos samordnande psykolog. Lex Maria-anmälan Elevhälsans psykologiska insats Lex Maria anmälan beslutas av resp. chef. anmäls till IVO som yttrar sig i ärendet Lokala instruktioner för dokumentation psykologer X Ciceron Rutiner för dokumentation i dokumentationssystem Journal /SHV Psykologutlåtande i elevärende Journal OSL 23:2 T.ex. externa psykologutlåtanden i utredning av skolsvårigheter Psykologiska undersökningar/ skolpsykologjournaler X Journal SHV X OSL 23:2 Journalförs digitalt i åtskild del i journal SHV från För elever födda t o m1992: slutarkiveras i pappersformat. För elever födda : slutarkiveras både digitalt och i pappersformat enlig ök med Stadsarkivet. För elever födda 1996 eller senare endast digital arkivering förutom testmaterial som slutarkiveras i egen pappersakt. Psykologiska testinstrument X X OSL 17:4 Arkiverat åtskilt från journalen ELEVHÄLSA MEDICINSK INSATS Avvikelserapport och yttrande Elevhälsans medicinska insats Lex Maria-anmälan Elevhälsans medicinska insats X Ciceron OSL 23:2 OSL 25:1 Ett ex. skickas till anmälare + resp.chef Sammanfattning av avvikelser per läsår förvaras hos samordnande skolsköterska. Lex Maria anmälan beslutas av skolöverläkare, anmäls till IVO som yttrar sig i ärendet. 5) = Handlingar av ringa betydelse för verksamheten diarieföres ej och gallras vid ualitet (t ex reklam, handlingar för kännedom som ej tillhör ett ärende, cirkulär, rutinmässig korrespondens m m). OBS Vid användning av klass vid registrering, läs först Hantering och registrering av vissa handlingstyper.

16 15 (23) Patientsäkerhetsberättelse X Ciceron Enl. 3 kap. 10 PSL ska vårdgivaren senast 1 mars varje år upprätta en patientsäkerhetsberättelse. Vårdgivaren har gett uppdraget till samordnande skolsköterska Ledningssystem för Elevhälsans hälso- och sjukvårdspersonal Överlåtelse av enskilda medicinska ledningsuppgifter X Ciceron Enligt 1 kap. 4 PSL: den som har legitimation för ett yrke inom hälso- och sjukvården, inom skolan gäller det skolsköterska, skolläkare, psykolog, logoped X Ciceron Verksamhetschefen får uppdra åt sådan befattningshavare som har tillräcklig kompetens och erfarenhet att fullgöra enskilda medicinska ledningsuppgifter Metodbok X Ciceron Handbok; Riktlinjer, metoder och strategier för Elevhälsans medicinska insats. Rutin vid driftsavbrott Journal SHV X X Vid Förvaras på varje enhet Reversaler över överlämnade av BHV-journaler till landstinget X X Förvaras på varje enhet Elevhälsovårdsjournaler X Journal SHV Akt OSL 25:1 Journalförs digitalt i Journal SHV. Tidigare pappersjournaler förvaras i accessarkivet. Slutarkivering ombesörjs av Barn och Utbildningsförvaltningen. Journaler för elever födda 2000 eller senare slutarkiveras digitalt. Tidigare journaler arkiveras både digitalt och i pappersform enl. ök med stadsarkivet. 5) = Handlingar av ringa betydelse för verksamheten diarieföres ej och gallras vid ualitet (t ex reklam, handlingar för kännedom som ej tillhör ett ärende, cirkulär, rutinmässig korrespondens m m). OBS Vid användning av klass vid registrering, läs först Hantering och registrering av vissa handlingstyper.

17 16 (23) Vaccinationstillstånd X Journal SHV OSL 25:1 Vid / Se not. Vaccinationserbjudanden där vårdnadshavare tackat nej skannas till elevhälsovårdens system Journal./SHV. kan efter skanning och kvalitetskontroll av bilden gallras (se dnr: 2009/53 PSU 006). Tillstånd där vårdnadshavare tackat ja gallras när elev slutat på aktuell skola. Fullmakter Medgivande/samtycke med begäran om utlämnande av elevhälsovårdsjournalskopior X Journal SHV X PUL Se not. Medgivanden mottagna år 2009 eller senare skannas till elevhälsovårdsjournalen. Skanningen ska utföras i enlighet med särskilda rutiner Skanningen ska utföras i enlighet med särskilda rutiner i Metodboken. shandlingarna kan efter skanning och kvalitetskontroll gallras (se dnr: 2009/53 PSU 006). Medgivanden vaccination H1N1, pandemi 2009 X Samsorteras i personnummerordning och därefter samordnad leverans till stadsarkivet Journalkopior som beställts från andra vårdgivare Journal SHV OSL 25:1 Vid / Handlingar i papper får gallras under förutsättning att korrekt information är överförd till elevhälsovårdens journalsystem (sammanfattning eller skanning) Remisser (utgånde) och remissvar, t.ex. logoped landstinget Journal SHV OSL 25:1 Vid / Handlingar i papper får gallras under förutsättning att korrekt information är överförd till elevhälsovårdens journalsystem (sammanfattning eller skanning) Brev/e-post från elev eller vårdnadshavare Journal SHV OSL 23:2 OSL 25:1 Vid / Där innehållet i brevet/e-postmeddelandet har betydelse för elevens hälsa ska det kopieras eller skannas till elevhälsovårdens journalsystem och bevaras. Övriga brev kan gallras vid ualitet. 5) = Handlingar av ringa betydelse för verksamheten diarieföres ej och gallras vid ualitet (t ex reklam, handlingar för kännedom som ej tillhör ett ärende, cirkulär, rutinmässig korrespondens m m). OBS Vid användning av klass vid registrering, läs först Hantering och registrering av vissa handlingstyper.

18 17 (23) Barnhälsovårdsjournaler (BVC) i original X Journal SHV X OSL 25:1 Tillväxtdiagram, givna vaccinationer och epikris skannas till elevhälsovårdens journalsystem. Skanningen ska utföras i enlighet med särskilda rutiner i Metodboken. shandlingarna kan efter skanning och kvalitetskontroll gallras (se dnr: 2009/53 PSU 006). Sammanfattning av relevant information noteras i den digitala journalen. Därefter skickas originaljournalen till landstingsarkivet Barnhälsovårdsjournaler (BVC) papperskopior eller utskrifter X Journal SHV X OSL 25:1 Tillväxtdiagram, givna vaccinationer och epikris skannas till elevhälsovårdens journalsystem. Skanningen ska utföras i enlighet med särskilda rutiner i Metodboken. shandlingarna kan efter skanning och kvalitetskontroll gallras (se dnr: 2009/53 PSU 006). Sammanfattning av relevant information noteras i den digitala journalen. Därefter skickas originaljournalen till landstingsarkivet Elevhälsovårdsjournaler (EMI)i original från annan kommun eller från friskola X Journal SHV X OSL 25:1 Tillväxtvärden, syn- och hörselvärden och givna vaccinationer förs över till resp. modul i elevhälsovårdens journalsystem Notera att uppgifterna kommer från x- vårdgivarens journal. Sammanfattning av relevant information noteras i den digitala journalen. Därefter skickas originalhandlingen tillbaka till ägaren (den avsändande skolan) 5) = Handlingar av ringa betydelse för verksamheten diarieföres ej och gallras vid ualitet (t ex reklam, handlingar för kännedom som ej tillhör ett ärende, cirkulär, rutinmässig korrespondens m m). OBS Vid användning av klass vid registrering, läs först Hantering och registrering av vissa handlingstyper.

19 18 (23) Elevhälsovårdsjournaler (EMI) papperskopior eller utskrifter från annan kommun eller från friskola X Journal SHV X OSL 25:1 Skannas till elevhälsovårdens journalsystem. Skanningen ska utföras i enlighet med särskilda rutiner i Metodboken. shandlingarna kan efter skanning och kvalitetskontroll gallras (se dnr: 2009/53 PSU 006). BETYG OCH OMDÖMEN Betyg och omdömen, övergripande frågor X 5) Ciceron Betygskataloger grundskola/grundsärskola X Extens Läsårsvis, klassvis Uttag per klass med koder i klartext alt. med kodförklaring separat. Bevaras digitalt och som underskrivet dokument i papper. Betygskataloger med kompletteringar till stadsarkivet år 11. Kompletteringar av grundskolebetyg på gymnasiet betyg utfärdas av gymnasiet. Kopior på slutbetyg X X Betygskopior förvaras på respektive skola. Överlämnas till stadsarkivet år 11. Resultatinmatning/(Måluppfyllelse) år 1-5 Individuell kunskapsbedömning år 6-9 X Unikum X Grundskolan: Skriftlig bedömning (ej uppnått mål) X Med betygskatalog Avgångselev får en skriftlig bedömning om eleven inte har godkänt slutbetyg i ett eller flera ämnen. Använd INTE blankett i Unikum. Särskild blankett ska användas. Intyg om avgång från grundskola (Grf 7:14-15) X Med betygskatalog Anmälan, prövning X X 3 år Intyg av betydelse för betygssättning X Med betygskatalog Intyg av rutinkaraktär gallras vid ualitet 5) = Handlingar av ringa betydelse för verksamheten diarieföres ej och gallras vid ualitet (t ex reklam, handlingar för kännedom som ej tillhör ett ärende, cirkulär, rutinmässig korrespondens m m). OBS Vid användning av klass vid registrering, läs först Hantering och registrering av vissa handlingstyper.

20 19 (23) Begäran om betyg från grundsärskolan X Med betygskatalog Skriftligt omdöme / intyg X Unikum Vid Gäller elever i grundsärskola PROV Nationella prov svenska / svenska som andraspråk Resultatsammanställning prov, elevlösningar (år 3, 6 och 9) X Vklass X Från 2011 endast sammanställning i svenska. Från läsår 2011/2012 genomförs ämnesprov i år 6. Endast elevlösningar sparas i papper. Nationella prov övriga ämnen (ej svenska) Resultatsammanställning prov, elevlösningar (år 3, 6 och 9) X Vklass X 5 år Endast elevlösningar sparas i papper. Övriga prov X X Vid RESTAURANGENHETEN Restaurangenheten Övergripande frågor (som kräver handläggning eller som är av viktigare karaktär) X 5) Ciceron Övergripande frågor rörande restaurangenheten samt ärenden som kräver handläggning (t ex avtal, viktigare övergripande personal- och/eller ekonomifrågor, korrespondens med vårdnadshavare) Godkännande av livsmedelsanläggning X Ciceron Motpart: Miljö- och hälsoskyddsförvaltningen. Ansökan, godkännande, beslut om riskklassificering och avgift samt inspektionsrapport. 5) = Handlingar av ringa betydelse för verksamheten diarieföres ej och gallras vid ualitet (t ex reklam, handlingar för kännedom som ej tillhör ett ärende, cirkulär, rutinmässig korrespondens m m). OBS Vid användning av klass vid registrering, läs först Hantering och registrering av vissa handlingstyper.

21 20 (23) Handlings- och åtgärdsplan för enheterna med uppföljning (internkontroll) X Lokalt X arkiveras Förvaras hos utvecklare. Matsedel, normal samt vegetarisk X Lokalt X arkiveras (se not.) Matsedel finns för varje kök. Ett urval matsedlar bevaras. Resterande gallras vid ualitet. För arkivering ansvarar utvecklare. Recept, näringsberäkning X Mashie Vid Recept bevaras i urval. Egenkontroll uppgifter om åtgärder, kontroller, temperatur, hygien etc X Mätman Vid Uppdateras kontinuerligt Beställningar, följesedlar X VIP _ För bevarande och gallring, se gemensam rv-plan för ekonomiområdet. Matråd, minnesanteckningar X Lokalt X arkiveras (se not.) Minnesanteckningar från Matråd bevaras i urval från tre enheter. Utvecklare ansvarar. Övriga gallras vid ualitet. Specialkostrutin X Lokalt X Vid Särskild rutin för specialkost finns. Uppdateras kontinuerligt. Blanketter på vasteras.se. Efter vad ärendet rör Efter vad ärendet rör FÖRÄLDRA- OCH ANHÖRIGKONTAKTER - övergripande frågor Minnesanteckningar och handlingar från: Föräldraråd, Hem och skola / Brukarråd / Föräldrainflytande / Lokala styrelser X 5) Ciceron X X Föräldra- / elevkontakter X Ciceron T ex mejlväxling, telefonkontakt STUDIE- OCH YRKESVÄGLEDNING, övergripande frågor X 5) Ciceron 5) = Handlingar av ringa betydelse för verksamheten diarieföres ej och gallras vid ualitet (t ex reklam, handlingar för kännedom som ej tillhör ett ärende, cirkulär, rutinmässig korrespondens m m). OBS Vid användning av klass vid registrering, läs först Hantering och registrering av vissa handlingstyper.

22 21 (23) Praktiksamordning, övergripande frågor X 5) Ciceron Praktikplatser, närvarorapporter redovisning från arbetsgivare X X Vid Utredning och rapporter X Ciceron Arbetsplatskontakter X X Vid Praktikbesked X Extens X Vid PRAO-listor X Extens X Vid Omdömen, PRAO X X Vid BIBLIOTEK, övergripande frågor X 5) Ciceron T ex ansökan om tillstånd enl 17 URL att få framställa exemplar, nerladdning och kopiering av talböcker mm till personer med funktionshinder ELEVFÖRENINGAR (t ex skol-if), övergripande frågor X 5) Ciceron Ex. Beslut, stadgar Protokoll X X Korrespondens, protokoll m fl originalhandlingar från elevrådet bevaras MODERSMÅLSSTÖD / MODERSMÅLSUNDERVISNING, övergripande frågor X 5) Ciceron Centrum för tvåspråkighet Elevlistor X Extens 3 år 5) = Handlingar av ringa betydelse för verksamheten diarieföres ej och gallras vid ualitet (t ex reklam, handlingar för kännedom som ej tillhör ett ärende, cirkulär, rutinmässig korrespondens m m). OBS Vid användning av klass vid registrering, läs först Hantering och registrering av vissa handlingstyper.

23 22 (23) När- och frånvarorapport X X Vid Ett år efter läsårets slut. Underlag för prövningsresultat X X 3 år Efter provtillfället Betygsrapport grundskola X Extens X Originalhandling sänds till respektive hemskola. Förvaras tillsammans med betygskataloger. Skriftlig bedömning (ej uppnått mål), modersmål bifogas slutbetyg i år 9 X Med betygskatalog Avgångselev får en skriftlig bedömning om eleven inte har godkänt slutbetyg i ett eller flera ämnen. Använd INTE blankett i Unikum. Särskild blankett ska användas. Skriftligt omdöme, modersmål X Unikum Vid En del av den skriftliga individuella utvecklingsplanen (medföljer eleven) Kartläggning av nyanlända elever X Ciceron OSL 23:2 Kartläggning utförs av Origo Skoltransport, uppgift om X X 1 år Original hos Centrum för tvåspråkighet, faxas till skolskjutshandläggare Busskort, beställning X X 3 år Original hos Centrum för tvåspråkighet, faxas till skolskjutshandläggare Beställningar (rubrik) Modersmålsundervisning, beställning X X 3 år Introduktionsgrupp, beställning X X 3 år Studiehandledning, beställning X X 3 år Inskolningsassistent (inskolningslärare t o m 2000), beställning X X 3 år 5) = Handlingar av ringa betydelse för verksamheten diarieföres ej och gallras vid ualitet (t ex reklam, handlingar för kännedom som ej tillhör ett ärende, cirkulär, rutinmässig korrespondens m m). OBS Vid användning av klass vid registrering, läs först Hantering och registrering av vissa handlingstyper.

24 23 (23) 5) = Handlingar av ringa betydelse för verksamheten diarieföres ej och gallras vid ualitet (t ex reklam, handlingar för kännedom som ej tillhör ett ärende, cirkulär, rutinmässig korrespondens m m). OBS Vid användning av klass vid registrering, läs först Hantering och registrering av vissa handlingstyper.