Valadministration - Översiktlig processkarta Idag-processen

Transkript

1 Valadministration - Översiktlig processkarta Idag-processen Dimensionera extern valdistrikt och lokaler röstmottagare och material information utbildning valkretsar övrig personal transporter 7 Valdag beslutad förtidsröstning Hantera övriga förtidsröster Institutionsröstning Valdag Onsdagsräkning Valresultat 13 Förrådsställa Behålla material och utrustning som beredskap för nytt val Version 1.0 Processägare: Robert Österlund, kommunledningskontoret Processhandledare: Lena Gustafsson, kommunledningskontoret

2 1. Dimensionera valdistrikt och valkretsar detaljerad processkarta Idag-processen 1 Förändringar i befolkningsstatistik Ta emot statistik från Valmyndigheten Komplettera med kommunens prognos Kommunens statistiker Ta fram kartunderlag Kommunens statistiker Dimensionera valdistrikt Dimensionera valkretsar Ta fram beslutsförslag över dimensionering Godkänna beslutsunderlag Valnämnden Godkänna beslutsunderlag KS Beslut (senast 31 oktober) KF Fastställa KFbeslut Länsstyrelsen Fastställd dimensionering Gammal dimensionering från tidigare beslut

3 2. lokaler detaljerad processkarta Idag-processen 2 Inventera och boka befintliga lokaler för valdag Diskutera med Valnämnden Inventera behov av nya lokaler för valdagen Valdag beslutad Inventera och prel.boka befintliga röstningslokaler Inventera och prel.boka befintliga lokaler för institutionsröstning Diskutera med Valnämnden Diskutera med Valnämnden Inventera behov av nya röstningslokaler Inventera behov av nya lokaler för institutionsröstning Besiktiga nya lokler enligt kravspecifikation (och ev prel.boka) Godkänna lokal Beslut om lokal Valnämnden Bekräfta bokning av lokaler Val genomförs Fakturahantering

4 3. material detaljerad idag-process 3 Behov av material Dimensionera material Beställa material via Valportalen Beställa övrig material Kontrollera leverans från Valmyndigheten Producera egna trycksaker Komplettera inredning 3:1 3:2 Duka upp inför förtidsröstning/ institutionsröstning Packa inför förtidsröstningen/ institutionsröstning Leverera material och utrustning Genomföra förtidsröstning/institutionsröstning Material och utrustning åter till valkansliet 3:3 Checklista/rutinbeskrivning för olika uppdukningar Duka upp inför valdagen Packa inför valdagen Hämta material och utrustning Materialbehovet tillgodosett 3:4 hämtning/utlämnande Genomföra val Lämna in material och utrustning Duka upp ordförandepåse Packa ordförandepåse Hämta material och utrustning Ordförande valdistrikt

5 4. extern information detaljerad idag-process 4 Behov av information Inventera befintlig information på olika plattformar Uppdatera informationen Skapa manus till kungörelse Kontakta kommunikationsavdelningen Publicera på olika informationsplattformar Kommunikationsavdelningen Beställa annonsplats till kungörelse i lokalpressen Kommunikationsavdelningen Skapa rutin för mediakontakter och Valnämnden Informera Servicecenter Informationen tillgodosedd

6 5. röstmottagare och övrig personal detaljerad processkarta Idag-processen 5 Förfrågan gäller även förtidsröstningen Lokaler och tider beslutade Se över behov av röstmottagare Uppdatera befintligt register Sända förfrågan till tidigare medverkande Sända förfrågan till de som tackat nej senaste val Sända förfrågan till de som lämnat intresse Uppdatera register utifrån svar Behov av nyrekrytering Nyrekrytera Placera röstmottagare Sända bekräftelse om placering Kontrollera arvodesunderlag Sända underlag till löneenheten för utbetalning av arvoden Ersätta sena återbud Val genomfört Sända in tidrapport förtidsrötning 5:1 om vilka röstmottagare som ska ha vad i utskicket. 5:2 Kontrollera arvodesunderlag för sena placeringar Kontrollera, räkna och attestera tidrapporter utbildning Rutin arvoden och tidrapporter Sända underlag till löneenheten för utbetalning av arvoden Skicka tidrapporter till löneenheten Betala ut arvoden Löneenheten och övrig personal erhållit rätt ersättning

7 6. utbildning detaljerad processkarta Idag-processen 6 Utbildningsbehov Schemalägga utbildning Boka lokal med förtäring Planera innehåll och material Inbjuda till alternativa utbildningstillfällen Sända in svar med val av utb.tillfälle Registrera inkomna svar 6:1 Kontrollera svarsfrekvens Ringa till ej svarande Skicka kallelse till utbildningstillfälle Genomföra utbildning Utbildning genomförd

8 7. transporter detaljerad processkarta Idag-processen 7 Behov av transporter Dimensionera transporter Göra schema Boka bilar för hela valperioden Uppdatera transportpärmen Hämta bilar Söka kör- och parkeringstillstånd Packa bilar 2 8 lokaler förtidsröstning material 3 valdagen 11 7:1 Utrusta servicebilen Genomföra transporter Val genomfört Lämna tillbaka bilar Transporter tillgodosedda Checklista

9 8. förtidsröstning detaljerad processkarta Idag-processen 8 Instruktion vem gör vad Valdag beslutad 8:1 Ta fram underlag till nämnd Presentera för nämnd Nämndbeslut lokaler röstmottagare och material utbildning övrig personal 8:2 Iordningsställa lokaler Leverera material Förtidsrösta Väljare Öppna servicetelefon Väljarförteckning fylls i Räkna väljarförteckning och ytterkuvert Paketera i omslag Hämta förtidsröster i egna lokaler Sortera ytterkuvert Registrera i verksamhetssystem Valportalen Väljare från Örebro kommun 8:3 Packa och plombera per valdistrikt Låsa in till valdagen Hantera övriga förtidsröster 9 Transportera bort material och Återställa lokaler utrustning 13 Förrådsställa Förtidsröstning avslutad Se handledning från Valmyndigheten Posta till resp. kommun Förtidsröstning säkerställd

10 9. Hantera övriga förtidsröster - detaljerad processkarta Idag-processen 9 Förtidsröstning före valdagen i annan kommun 9:1 Hämta förtidsröster från andra kommuner på Posten Sortera ytterkuvert per valdistrikt Registrera i verksamhetssystem Valportalen 9:2 Packa och plombera per valdistrikt Låsa in till valdagen Förtidsröstning säkerställd Posten Posten Förtidsröstning utomlands Hämta utländsröster på Posten Sortera ytterkuvert per valdistrikt Registrera i verksamhetssystem Valportalen 9:3 9:4 Packa och plombera per valdistrikt Ambassadröst, vit, eller brevröst, gul Vit Gul Låsa in till onsdagsräkningen Förtidsröstning säkerställd Posten Låsa in till valdagen Förtidsröstningslokal öppnar på valdagen Förtidsrösta Väljare Hämta förtidsröster från valdagen Sortera ytterkuvert per valdistrikt Registrera i verksamhetssystem Valportalen Väljare från Örebro kommun 9:5 Packa och plombera per valdistrikt Låsa in till onsdagsräkningen Förtidsröstning säkerställd Posta till resp. kommun

11 10. institutionsröstning detaljerad processkarta Idag-processen Behov av institutionsröstning 10:1 Inventera aktuella institutioner Planera öppettider Beslut Valnämnden lokaler röstmottagare och övrig personal utbildning Iordningställa material Kontaktlista Hämta material Institutionsrösta Väljare Institutionsröstning genomförd Lämna in material och röster till valkansliet n Sortera ytterkuvert per valdistrikt Registrera i verksamhetssystem Valportalen Väljare från Örebro kommun Låsa in till valdagens Posta till resp. kommun Institutionsröstning säkerställd

12 11. Valdagen detaljerad idag-process 11 Instruktion valdag vem gör vad och när Valdag beslutad Ta fram inlåsta förtidsröster Duka upp inför hämtning Hämta röstlängd och förtidsröster före kl Öppna vallokalen kl Kontrollera antal ytterkuvert förtidsröster Markera förtidsröster i röstlängd Öppna telefonjour 11:1 Genomföra transporter: Förtidsröster Material Bud Valskjuts Stänga vallokal kl Lägga förtidsröster i valurnor Räkna röstlängd Räkna valkuvert x3 per valurna Stämmer valkuvert och röstlängd Sprätta valkuvert x3 Sortera per parti x3 Räkna röster per parti x3 Skriva protokoll x3 Ringa in resultat till Länsstyrelsen x3 Paketera valsedlar per parti x3 Instruktion från Valmyndigheten Transportera valkassar till gemensam mottagning för valkansliet och Länsstyrelsen Transportera röd valkasse till valkansliet Låsa in röd valkasse till onsdagsräkning Återställa vallokal Preliminärt valresultat

13 12. onsdagsräkning detaljerad processkarta Idag-processen 12 Lagstadgad onsdagsräkning 12:1 Utrusta lokalen Sortera efter valkrets bakom lykta dörrar: Underkända röster Sent inkomna förtidsröster Brevröster Onsdag morgon Ta fram inlåsta röster och röstlängder Duka upp efter valkrets Kungjort klockslag Öppna dörr för allmänheten Genomföra onsdagsräkning enligt Valmyndighetens rutin Rapportera resultat i Valportalen Packa enligt Valmyndighetens rutin Transportera valkassar till Länsstyrelsen Preliminärt valresultat

14 13. Förrådsställa detaljerad idag-process 13 Onsdagsräkning avslutad Sortera material och utrustning Underhålla material och utrustning Stänga förrådsdörren Arkivera enligt fastställd arkiveringsplan Ajourhålla register över röstmottagare Uppdatera lokalförteckning Beredskap för nytt val