Författningssamling i Borlänge kommun. Dokumenthanteringsplan valnämnden Beslutad av valnämnden , 1

Transkript

1 Författningssamling i Dokumenthanteringsplan valnämnden Beslutad av valnämnden , 1

2 Metadata om dokumentet Dokumentnamn Dokumenthanteringsplan - valnämnden Dokumenttyp Plan Omfattar Kommunen Dokumentägare Valnämnden Dokumentansvarig Chef för nämndservice Publicering Författningssamling, Insidan Författningsstöd 4-6 arkivlagen (1990:782), samt 4:e kapitlet i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) Beslutad , 1 Bör revideras senast Uppdateras kontinuerligt Beslutsinstans Valnämnden Diarienummer 2016/2179 Revidering 1 Revidering 2 Revidering 3 2 (7)

3 Administration Kallelser ephorte/papper 3 år Ja Bevaras Valnämndens protokoll ephorte/papper 3 år Ja Bevaras Arkivbeständigt papper. Delegationsbeslut, fullmakter ephorte/papper 3år Ja Bevaras Diarieförda handlingar ephorte/papper 3 år Ja Bevaras Handlingar av tillfällig eller ringa betydelse Inkommande post, samt svar på dessa Outlook/Papper Nej Vid inaktualitet T.ex. kopior, reklam, meddelanden, förfrågningar. Outlook/Papper Nej Vid inaktualitet Enklare förfrågningar. Inkommande e-post av viktigare betydelse, samt svar på dessa ephorte/outlook/ Papper 3 år Ja Bevaras E-post som ingår i ett diariefört ärende. Arkivbeskrivning och dokumenthanteringsplan ephorte/papper 3 år Ja Bevaras Uppdateras kontinuerligt. 3 (7)

4 PUL - administration Anmälan av behandling till personuppgiftsombud Anmälan av personuppgiftsombud till Datainspektionen Förordnanden av personuppgiftsombud ephorte/papper 3 år Ja Bevaras Ingår i de diarieförda handlingarna. ephorte/papper 3 år Ja Bevaras Ingår i de diarieförda handlingarna. ephorte/papper 3 år Ja Bevaras Ingår i de diarieförda handlingarna. 4 (7)

5 Informationsmaterial Anvisningar och utbildningsmaterial från Valmyndigheten och länsstyrelsen Kommunspecifikt utbildningsmaterial och lokala instruktioner Kommunspecifikt framställt informationsmaterial Valdistrikt - kartor och kodförteckningar Oanvänt valmaterial (blanketter, kuvert m.m.) Papper Nej Nej Efter valet Som enbart gäller ett val. Papper 3 år Ja Bevaras För röstmottagare och kommunala bud m.fl. Papper 3 år Ja Bevaras För allmänheten, speciellt om förtidsröstning och om dubblettröstkort. Papper 3 år Ja Bevaras Papper Nej Valmyndigheten meddelar efter valet vad som ska sparas o användas vid kommande val. 5 (7)

6 Röstning Röstlängder som använts vid val Papper 3 år Ja Bevaras Kopior av beslut från länsstyrelsen och Valmyndigheten Papper Nej När valet vunnit laga kraft Väljarförteckningar Kvitton avseende från Posten mottagna röster Röstkort som samlats upp i vallokaler och röstningslokaler Papper Nej Förstöras efter valet Brevröster som inkommit för sent Papper Nej När valet vunnit laga kraft Omslag med ytterkuvert från godkända budröster Omslag med budröster som underkänts och tagits om hand Protokoll över mottagna förtidsröster Om rättelse av röstlängd. Innehåller personuppgifter och ska förstöras på ett säkert sätt. Ej före 30 september. 6 (7)

7 Uppföljning av röstning Uppföljning av röstmottagningen Torget 3 år Ja Bevaras Planeringsunderlag inför nästa val. Uppföljning av lokaler, transporter, kommunala bud, intern och extern information m.m. Avtal Torget 3 år Ja Bevaras Planeringsunderlag inför nästa val. Externa avtal ephorte/papper 3 år Ja Bevaras Interna avtal ephorte/papper 3 år Ja Bevaras 7 (7)