PROTOKOLL Sida 1 Valnämnden Sammanträdesdatum

Transkript

1 PROTOKOLL Sida 1 Sammanträdesdatum Plats och tid Kommunhuset Nynäshamn, lokal: Bedarön, kl. 16: Beslutande Åke Jonsson (M) Margaretha Gustavson (M) Bo Persson (L) Gullevi Karlsson-Pehrsson (S) tjänstgör för Lars Lindberg (S) Björn Larsson (SD) Icke tjänstgörande ersättare Gunnel Jonsson (M) Eva-Lena Nordberg (KD) Greta Olin Landström (PPiN) Carl Marcus (SD) Övriga deltagare Christian Wigren kanslichef, Rebecca Skoglund delprojektledare, Cristina Escobedo Rudberg, Eva Ryman delprojektledare/sekreterare Paragrafer Justeringens plats och tid Kommunstyrelseförvaltningen, Kansliavdelningen kl Underskrifter Åke Jonsson (M) ordförande Bo Persson (L) justerare Eva Ryman sekreterare Anslag Det justerade protokollet offentliggörs genom detta anslag. Beslutsinstans: Sammanträdesdatum: Anslaget sätts upp: Anslaget tas ned: Förvaringsplats för protokollet: Kommunstyrelseförvaltningen Kansliavdelningen Underskrift Eva Ryman

2 PROTOKOLL Sida 2 Innehållsförteckning Sida 35 Schema för röstmottagarnas tjänstgöring i vallokal Yttrande över remiss av förslag till reviderat arkivreglemente Godkänd id-handling vid röstning i vallokal och röstningslokal Beslut om extra sammanträde med valnämnden Utbildning onsdagsräkning och valnattsmottagning Anmälan av delegationsbeslut Övriga frågor 4

3 PROTOKOLL Sida 3 35/19 Dnr VN/2019/0003/ Schema för röstmottagarnas tjänstgöring i vallokal s beslut beslutar att använda Beslutsunderlag 1 som schema för röstmottagarnas tjänstgöring i alla vallokaler utom distrikt 17 Torö. Ärendet Röstmottagarna tjänstgör någon gång från kl fram tills rösträkningen är avslutad på kvällen. Det är en lång period och därför krävs det att röstmottagarna får raster under dagen. I tidigare val har ordförande i varje distrikt gjort ett eget schema och placerat ut röstmottagarna under vissa tider. På grund av det har röstmottagarna i de olika distrikten fått väldigt olika schemaläggning. I och med nya regler i vallagen om valhemlighet har Valkansliet sett ett behov av att ha fem personer på plats samtidigt i vallokalen, istället för minst fyra personer som tidigare år. Detta är för att kunna hålla extra koll på valsedelstället samt informera väljarna innan de tar valsedlarna. Det arbetsuppgifterna som ska fördelas mellan de fem personerna är främst ansvar för valsedelställ och information, dela ut valkuvert, pricka av väljare i röstlängden, ansvar för valurnan samt kontrollera förtidsröster. Eftersom det tjänstgör totalt åtta personer i de flesta lokaler och fem behöver vara närvarande kan inte tidigare upplägg på schema användas. Det kan vara komplicerat att få ihop tillräckligt med raster för 8 personer om det bara är tre personer som kan vara borta samtidigt. Valkansliet har därför upprättat ett förslag på schema där fem personer alltid är närvarande. Förslaget är till för att underlätta för ordförande i vallokal samt för att få en enhetlig och strukturerad schemaläggning. I schemat är utgångspunkten att under vallokalens öppettider ska alla röstmottagare arbeta 8,5 timmar. Utöver det tillkommer arbetstid efter kl. 21 då rösterna räknas. De röstmottagarna som börjar 07:30 på morgonen har längre raster medan de röstmottagarna som börjar senare på dagen har kortare raster. Alla raster är lagda så att röstmottagarna ska ha möjlighet att äta lunch och middag. Schemat finns i Beslutsunderlag 1 Schema valdag för röstmottagare. Schemat används inte till distrikt 17 Torö eftersom lokalen endast har 4 röstmottagare. Förvaltningens förslag till beslut beslutar att använda Beslutsunderlag 1 som schema för röstmottagarnas tjänstgöring i alla vallokaler utom distrikt 17 Torö. Kopia: Akten

4 PROTOKOLL Sida 4 36/19 Dnr VN/2019/0006/004-2 Yttrande över remiss av förslag till reviderat arkivreglemente s beslut beslutar att inte ha något att erinra mot förslaget till reviderat arkivreglemente. Ärendet Kommunarkivet vid Kommunstyrelseförvaltningen har översänt ett förslag till reviderat arkivreglemente för yttrande till valnämnden. Hela arkivreglementet har arbetats igenom och överflödig text har lyfts ut från reglementet och finns antingen redan i arkivlagen eller kommer lyftas in i en instruktion till reglementet som kommunstyrelsen har rätt att anta. Vidar har följande förändringar gjorts: - Språkligt så har vissa formuleringar förklarats. - Myndigheterna arkivansvar har förtydligats. - Samrådsplikten har gjorts tydligare. - Hänvisningar till arkivlagens paragrafer har lyfts in. - Arkivmyndighetens ansvar att utfärda instruktioner har förtydligats. - Kommunarkivet får mandat att utfärda instruktioner för utformning av arkivbeskrivning, arkivförteckning och leveransreversal. - Regler för utlåning av handlingar har förtydligats. - Reglerna för dokumenthanteringsplanen har ändrats. Den stora förändringen som genomförs är att nämnderna inte längre ska eller får anta egna dokumenthanteringsplaner eller fatta enskilda gallringsbeslut. Den rätten flyttas till kommunstyrelsen som antar en kommungemensam dokumenthanteringsplan efter kommunarkivets förslag. Förändringen görs av flera anledningar och leder till flera positiva effekter i verksamheterna. - Kommunens informationshantering likformas - Kommunarkivet tar på sig att vara drivande i att hålla dokumenthanteringsplanen levande genom ett årligt revideringsarbete där nämnderna blir involverade. - Vid omorganisationer, förflyttningar av verksamheter och nya lagar och regler kommer arbetet med att uppdatera den nya gemensamma dokumenthanteringsplanen att gå fortare. Förvaltningens bedömning Kommunstyrelseförvaltningen föreslår att valnämnden beslutar att inte ha något att erinra mot förslaget till reviderat arkivreglemente.

5 PROTOKOLL Sida 5 36/19 Förvaltningens förslag till beslut beslutar att inte ha något att erinra mot förslaget till reviderat arkivreglemente. Skickas till Kommunstyrelseförvaltningen, arkivarien Kopia: Akten

6 PROTOKOLL Sida 6 37/19 VN/2019/0003/111 Godkänd id-handling vid röstning i vallokal och röstningslokal s beslut beslutar att lägga informationen till handlingarna. Ärendet Kanslichef Christian Wigren informerar om att kommunstyrelseförvaltningen vid utbildningen av röstmottagare kommer som vägledning för röstmottagarna hänvisa till Skatteverkets definition av giltig id-handling.

7 PROTOKOLL Sida 7 38/19 VN/2019/0003/111 Beslut om extra sammanträde med s beslut beslutar att planera in följande dagar för extra sammanträde: 2 maj kl och 16 maj kl Kopia: Akten

8 PROTOKOLL Sida 8 39/19 VN/2019/0003/111 Utbildning onsdagsräkning och valnattsmottagning Kommunsekreterare Eva Ryman informerar om valnattsmottagningen och Cristina Escobedo Rudberg informerar om valnämndens preliminära rösträkning onsdagsräkningen. Kopia: Akten

9 PROTOKOLL Sida 9 40/19 Anmälan av delegationsbeslut Inga rapporter om delegationsbeslut lämnas.

10 PROTOKOLL Sida 10 41/19 Övriga frågor Inga övriga frågor behandlas.