Plats och tid. Beslutande. PROTOKOLL Sida 1 Valnämnden Sammanträdesdatum Icke tjänstgörande ersättare. Övriga deltagare.

Transkript

1 PROTOKOLL Sida 1 Plats och tid Kommunhuset Nynäshamn, kl Beslutande Yvonne Lorentzson (S), ordförande Bengt Holwaster (MP) Bo Persson (L) Margaretha Gustavson (M) Per Malmsten (M) Icke tjänstgörande ersättare Åsa Nylund (S) Gullevi Karlsson Pehrson (S) Gunnel Jonsson (M) Marianne Jonsson (M) Övriga deltagare Cristina Escobedo Rudberg projektledare och Eva Ryman projektledare Paragrafer Justeringens plats och tid Kommunstyrelseförvaltningen kl Underskrifter Yvonne Lorentzson (S) ordförande Per Malmsten (M) justerare Eva Ryman sekreterare Anslag Det justerade protokollet offentliggörs genom detta anslag. Beslutsinstans: : Anslaget sätts upp: Anslaget tas ned: Förvaringsplats för protokollet: Kommunstyrelseförvaltningen, Kansliavdelningen Underskrift Eva Ryman

2 PROTOKOLL Sida 2 Innehållsförteckning 33 Yttrande över förslag till reglemente för valnämnden 34 Ny delegationsordning för 35 Röstmottagare i vallokal vid val till riksdag, kommun- och landstingsfullmäktige 36 Röstmottagare i röstningslokal vid val till riksdag, kommun- och landstingsfullmäktige 37 Telefonersättning Delad röstlängd Meddelanden Rapporter Övriga frågor

3 PROTOKOLL Sida 3 33/18 Dnr VN/2018/0005/003-7 Yttrande över förslag till reglemente för valnämnden s beslut beslutar att anta förvaltningens förslag till yttrande som sitt eget och överlämna det till kommunstyrelseförvaltningen med följande tillägg: Reglementet inleds med de gemensamma bestämmelserna för nämnderna och att den nämndspecifika delen kommer därefter, samt att bestämmelserna om kommunalråd ändras så att den överensstämmer med kommunallagen. Ärendet Kommunstyrelseförvaltningen har på uppdrag av kommunfullmäktige 1, kommunstyrelsen 2 och kommunstyrelsens arbetsutskott 3 genomfört en översyn av de kommunala nämndernas reglementen. Utformningen av reglementena har sin grund i Sveriges Kommuner och Landstings förslag till reglementen. Förslaget består av en nämndspecifik del, del A, och en för nämnderna gemensam del, del B. De bestämmelser som idag finns i Gemensamt reglemente för nämnder i Nynäshamns kommun och i Reglemente för förvaltning av Nynäshamns kommuns fastigheter har flyttats över till reglementenas B- del. har hittills inte haft ett nämndspecifikt reglemente. För att skapa tydlighet kring valnämndens uppgifter och ansvarsområden föreslås att ett reglemente antas. Inga fler uppgifter eller ansvarsområden än de som fastställs i lag föreslås dock ankomma på nämnden. I reglementet förtydligas därför endast vad som redan gäller; att valnämnden fullgör de uppgifter som enligt gällande författningar ankommer på valnämnd vid genomförandet av val till riksdagen, landstingsfullmäktige, kommunfullmäktige och Europaparlamentet, samt vid genomförandet av folkomröstningar. Del B, där de gemensamma bestämmelserna återfinns, föreslås se likadan ut för alla kommunens nämnder. Paragrafnumreringen skiljer sig dock åt då numreringen löper på från reglementets del A. De ändringar som föreslås redovisas i kommunstyrelseförvaltningens skrivelse daterad Kommunstyrelseförvaltningens remiss behandlades av valnämnden den 19 mars 2018, 19. Nämnden beslutade då att återremittera ärendet för att i förslaget till nämndens yttrande behandla de synpunkter som framkom under sammanträdet kopplade till presidiets storlek, ersättare för presidiet och reglementets paragrafnumrering. Förvaltningen har skrivit fram ett förslag till yttrande. s yttrande kommer sedan att, tillsammans med övriga nämnders yttranden, beaktas innan ärendet går vidare till kommunstyrelsen och kommunfullmäktige. Förvaltningens förslag till yttrande I 31 i förslaget till nytt reglemente för valnämnden anges att nämndernas presidium ska bestå av ordförande, förste vice ordförande och andra vice ordförande. I dagsläget är det bara kommunfullmäktige som har en andre vice ordförande, medan nämnderna endast har en vice ordförande. Enligt 6 kap. 21 kommunallagen kan fullmäktige välja om en nämnd ska ha en eller två 1 Se kommunfullmäktiges beslut från den 11 mars 2015, 15, och den 9 december 2015, Se kommunstyrelsens beslut från den 15 februari 2017, 21 3 Se kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut från den 22 juni 2016, 95

4 PROTOKOLL Sida 4 vice ordförande. Förvaltningen anser att det vore bra om nämnderna har en andre vice ordförande då det kan underlätta genomförandet av möten vid exempelvis frånvaro och jäv. Ett ytterligare skäl till att utöka nämndernas presidium med en andra vice ordförande är att det från den 1 januari 2018 är möjligt att delegera beslutanderätt till presidier. I 32 föreslås att i de fall presidiet inte kan delta i ett helt eller i en del av ett sammanträde ska den som varit ledamot i nämnden längst tid fullgöra ordförandens uppgifter till dess att ersättare är utsedd. Förvaltningen ställer sig positiv till förändringen då det är lämpligt att de som ska ersätta presidiet har erfarenhet av nämndarbete. I förslaget är det den som varit ledamot i nämnden längst tid som ska träda in som ersättare. Enligt formuleringen är det enbart ordinarie ledamöter, och inte ersättare, som kan ersätta presidiet. Förvaltningen förordar att det enbart är sammanhängande tid som ledamot som ska beaktas. Om tjänstgöringstiden inte behöver vara sammanhängande blir det administrativt betungande att historiskt utreda vem som ska fullgöra ordförandens uppgifter tills att ersättare är utsedd. Förslaget att sammanföra de nämndspecifika och de gemensamma bestämmelserna innebära att paragrafnumreringen för de gemensamma bestämmelserna kommer att skilja sig åt mellan nämndernas reglementen. Genom att lägga de gemensamma bestämmelserna först skulle numreringen mellan nämnderna överensstämma, men de nämndspecifika bestämmelserna skulle hamna längre ned. Förvaltningen anser att de nämndspecifika bestämmelserna som beskriver nämndens ansvarsområde bör ligga först för att exempelvis läsaren snabbt ska kunna identifiera om denne tillämpar rätt reglemente. Förvaltningen ser inte att det är ett problem om de gemensamma bestämmelserna numreras olika i de olika reglementena då varje nämnd endast ska tillämpa sitt reglemente. Förvaltningens förslag till beslut beslutar att anta förvaltnings förslag till yttrande som sitt eget och överlämna det till kommunstyrelseförvaltningen. Föredragning Utredare Sanna Jansson svarar på frågor och informerar om förslaget. Yrkande Bo Persson (L) yrkar följande tillägg till yttrandet: Reglementet inleds med de gemensamma bestämmelserna för nämnderna och att den nämndspecifika delen kommer därefter, samt att bestämmelserna om kommunalråd ändras så att den överensstämmer med kommunallagen. Proposition Ordförande Yvonne Lorentzson (S) ställer proposition på bifall eller avslag till Bo Perssons yrkande och finner att valnämnden beslutat att bifalla yrkandet. Skickas till Kommunstyrelseförvaltningen Kopia: Akten

5 PROTOKOLL Sida 5 34/18 Dnr VN/2018/0007/002-1 Ny delegationsordning för s beslut beslutar att anta förvaltningens förslag till ny delegationsordning för. Delegationsordningen träder ikraft den 1 juni Bakgrund I varje kommun finns det en valnämnd. ansvarar för den praktiska hanteringen kring de allmänna valen till kommun, landsting, riksdag och Europaparlament. planerar, samordnar och genomför val i Nynäshamns kommun. Konkret innebär det att bland annat rekrytera röstmottagare, organisera förtidsröstningen, ordna med vallokaler och röstmottagningar och se till att valmaterial finns. Nämnden genomför även den preliminära rösträkningen och inrapporteringen av valresultaten på valkvällen sedan vallokalerna stängts. Av bland annat praktiska skäl har lagstiftaren (det vill säga Sveriges riksdag) ansett att inte är rimligt att alla beslut i en kommun ska fattas av nämndens politiska organ. Det har därför införts en möjlighet i kommunallagen (2017:725), KL, att delegera beslutanderätten av vissa ärenden. En delegationsordning innehåller sådana beslut om delegering av ärendetyper. Enligt 6 kap 37 KL får nämnd uppdra åt presidiet, ett utskott, en ledamot, ersättare eller en anställd att besluta på nämndens vägnar i ett visst ärende eller en viss grupp av ärenden. Beslutanderätten kan dock inte delegeras när det gäller: 1. Ärenden som avser verksamhetens mål, inriktning, omfattning eller kvalitet, 2. Framställningar eller yttranden till fullmäktige liksom yttranden med anledning av att beslut av nämnden i dess helhet eller av fullmäktige har överklagats, 3. Ärenden som rör myndighetsutövning mot enskilda, om det är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt, 4. Ärenden som väckts genom medborgarförslag och som lämnats över till nämnden, eller 5. Ärenden som enligt lag eller annan författning inte får delegeras. 4 Ärendet Inför det allmänna valet 2018 har det funnits behov av att se över och effektivisera valnämndens delegationsordning. Föreslagna förändringar i valnämndens delegationsordning I förslag till ny delegationsordning för valnämnden har samtliga förändringar i delegationsförteckningen markerats i rött. I det fall förvaltningen har föreslagit att ord, punkt eller mening ska tas bort från delegationsordningen har detta markerats med en genomstruken text. 34/18 4 Se 6 kap 38 KL.

6 PROTOKOLL Sida 6 34/18 Förslag till beslut beslutar att anta förvaltningens förslag till ny delegationsordning för. Delegationsordningen träder ikraft den 1 juni Skickas till Kanslichef s ordförande Akten

7 PROTOKOLL Sida 7 35/18 Dnr VN/2018/0004/ Röstmottagare i vallokal vid val till riksdag, kommun- och landstingsfullmäktige s beslut beslutar att 1. utse röstmottagare att tjänstgöra vid val till riksdag, kommun- och landstingsfullmäktige 2018 i enlighet med bilaga A som fogas till protokollet, 2. förordnandet förutsätter att röstmottagarna genomgått den obligatoriska utbildningen för röstmottagare. Ärendet har den 15 februari 2018, 14, beslutat att det vid valet till riksdag, kommun- och landstingsfullmäktige ska tjänstgöra åtta röstmottagare vid samtliga valdistrikt, undantaget valdistrikt 17, Torö, där fyra röstmottagare ska tjänstgöra, under förutsättning att valnämnden beslutar om förkortat öppethållande i valdistrikt 17, samt att 10 röstmottagare tjänstgör i valdistrikten 4 och 20. har den 19 april 2018, 27, beslutat om avkortat öppethållande i vallokal i valdistrikt 17, Torö. har också den 11 april 2018, 25, beslutat att sträva efter att den som kandiderar och är placerad högt upp på ett partis lista inte bör tjänstgöra som röstmottagare i vallokal och röstningslokal, och att röstmottagare från samma familj inte tjänstgör i samma valdistrikt och inte heller som ordförande, respektive vice ordförande i samma valdistrikt. Kommunstyrelseförvaltningen har sammanställt förslag till röstmottagare. Kommunstyrelseförvaltningen har samrått med valnämndens ordförande och vice ordförande om förslaget. För att få tjänstgöra som röstmottagare krävs att röstmottagarna har genomgått den obligatoriska utbildningen för röstmottagare. Kommunstyrelseförvaltningen föreslår därför att valnämndens beslut om att förordna röstmottagare villkoras av att röstmottagarna genomgått den obligatoriska utbildningen för röstmottagare. Förslaget till röstmottagare bifogas skrivelsen som bilaga A. Förslaget i bilaga A innehåller tre vakanser. En vakant plats i valdistrikt 7, en vakant plats i valdistrikt 8 och en vakant plats som röstmottagare i valdistrikt 18. Förvaltningen kommer att lämna förslag till röstmottagare för de vakanta platserna.

8 PROTOKOLL Sida 8 35/18 Förvaltningens förslag till beslut beslutar att 1. utse röstmottagare att tjänstgöra vid val till riksdag, kommun- och landstingsfullmäktige 2018 i enlighet med bilaga A, 2. förordnandet förutsätter att röstmottagarna genomgått den obligatoriska utbildningen för röstmottagare. Kopia: Akten

9 PROTOKOLL Sida 9 36/18 Dnr VN/2018/0004/ Röstmottagare i röstningslokal vid val till riksdag, kommun- och landstingsfullmäktige s beslut beslutar att 1. utse röstmottagare att tjänstgöra i röstningslokal (förtidsröstning) vid val till riksdag, kommunoch landstingsfullmäktige i enlighet med bilaga B som fogas till protokollet, 2. förordnandet förutsätter att röstmottagarna genomgått den obligatoriska utbildningen för röstmottagare. Ärendet har 19 april 2018, 25, beslutat att sträva efter att den som kandiderar för ett parti och är placerad högt upp på ett partis lista inte bör tjänstgöra som röstmottagare i vallokal och röstningslokal. För att få tjänstgöra som röstmottagare krävs att röstmottagarna har genomgått den obligatoriska utbildningen för röstmottagare. Kommunstyrelseförvaltningen föreslår därför att valnämndens beslut om att förordna röstmottagare villkoras av att röstmottagarna genomgått den obligatoriska utbildningen för röstmottagare. Förslaget till röstmottagare bifogas skrivelsen som bilaga A. I varje röstningslokal måste det under den tid som röstmottagningen pågår, alltid vara minst två röstmottagare på plats samtidigt. Det innebär att förvaltningen kommer att se över var det behövs förstärkning på grund av högt tryck av röstande och avbyte för lunch m m. Förvaltningen kommer också att återkomma med ytterligare förslag till röstmottagare i röstningslokal till valnämndens sammanträde i juni. Förvaltningens förslag till beslut beslutar att 1. utse röstmottagare att tjänstgöra i röstningslokal (förtidsröstning) vid val till riksdag, kommunoch landstingsfullmäktige i enlighet med bilaga A, 2. förordnandet förutsätter att röstmottagarna genomgått den obligatoriska utbildningen för röstmottagare. Kopia: Akten

10 PROTOKOLL Sida 10 37/18 Dnr VN/2018/0004/ Telefonersättning s beslut beslutar att godkänna att en schablonersättning om 150 kronor utgår till ordförande och vice ordförande i valdistrikten som ställer upp med telefon under valdagen. Ärendet Kommunstyrelseförvaltningen måste kunna komma i kontakt med vallokalen och röstmottagarna på plats behöver kunna kontakta förvaltningen under valdagen. Önskvärt är att valdistriktens ordförande och vice ordförande har varsin mobiltelefon - som under hela dagen ska vara påslagen under den tid förrättningen och rösträkningen pågår - ha laddade batterier - förvaras tillgängligt för alla samtal ska komma fram omedelbart, samt - vara laddad med samtalstid (om det är kontantkort i telefonen). Kommunstyrelseförvaltningen föreslår att en schablonersättning om 150 kronor utgår till ordförande och vice ordförande i valdistrikten som ställer upp med telefon under valdagen. Förvaltningens förslag till beslut beslutar att godkänna att en schablonersättning om 150 kronor utgår till ordförande och vice ordförande i valdistrikten som ställer upp med telefon under valdagen. Kopia: Akten

11 PROTOKOLL Sida 11 38/18 Dnr VN/2018/0003/ Delad röstlängd s beslut beslutar att valdistrikt 4 ska ha en delad röstlängd. Ärendet Valdistrikt 4 har vid tidigare val haft en delad röstlängd på grund av det stora antalet röstberättigade. har också tidigare beslutat om utökat antal röstmottagare i valdistrikt 4 till 10 röstmottagare. Kommunstyrelseförvaltningen föreslår att valnämnden beslutar att beställa delad röstlängd för valdistrikt 4. Förvaltningens förslag till beslut beslutar att valdistrikt 4 ska ha en delad röstlängd. Kopia: Akten, projektledare

12 PROTOKOLL Sida 12 39/18 VN/2018/0005/003 Meddelanden s beslut beslutar att lägga meddelandet till handlingarna. Ärendet Länsstyrelsens beslut om fördelning av valkretsmandat 2018.

13 PROTOKOLL Sida 13 40/18 VN/2018/0006/059 Rapporter Projektledare Cristina Escobedo Rudberg informerar om föreslaget avtalsinnehåll för avtal med PostNord gällande förtidsröster. Information lämnas om frågor som utretts och tidplan för avtalet. Kopia: Akten

14 PROTOKOLL Sida 14 41/18 Övriga frågor Inga övriga frågor behandlades.