Ärende 15 Informationshanteringsplan 2019

Transkript

1 Ärende 15 Informationshanteringsplan 2019

2 Tjänsteskrivelse 1(1) KS Kommunstyrelsens ledningskontor Handläggare Anette Karlsson Revidering av Informationshanteringsplan för kommunstyrelsen Sammanfattning I enlighet med det kommunala arkivreglementet ska varje myndighet upprätta en plan som redovisar myndighetens handlingar och hur dessa hanteras. Planen skall uppdateras minst en gång per år samt revideras vid behov. Informationshanteringsplanen för förvaltningsövergripande, kansliavdelning och IT-enhet har uppdaterats med aktuella system. Ett förslag till reviderad plan lämnas till kommunstyrelsen för beslut. Revideringen innebär inte några nya avgörande förslag på gallring av handlingar, vilket kommunstyrelsen i så fall ska ta aktiv ställning till. Beslutsunderlag Kommunstyrelsens ledningskontors tjänsteskrivelse den 13 december 2018 Förslag till informationshanteringsplan för kommunstyrelsen Kommunstyrelsens ledningskontors förslag till beslut Kommunstyrelsen godkänner upprättat förslag till informationshanteringsplan. Anette Karlsson Registrator

3 KS Informationshanteringsplan Kommunstyrelsen Förvaltningsövergripande Antagen av kommunstyrelsen 2019-xx-xx xx Ersätter dokumenthanteringsplan dnr ,

4 Förvaltningsövergripande Allmänna handlingar ska alltid hanteras på ett sätt som säkerställer handlingens beständighet och som skyddar handlingen mot obehörig åtkomst och skada. Tillgång till digitala handlingar regleras bland annat genom behörighetsnivåer och loggfunktioner, som anpassas efter handlingarnas innehåll. Motsvarande skydd för pappershandlingar uppnås genom förvaring i brand- och stöldsäkra arkivlokaler eller -skåp Syfte Syftet med informationshanteringsplanen är att kvalitetssäkra och underlätta hanteringen av myndighetens information och handlingar, från det att de inkommer och upprättas tills det att de arkiveras eller gallras. Planen fungerar även som gallringsbeslut för de uppräknade informationstyperna. Instruktioner Informationshanteringsplanen är, förutom en förvaltningsövergripande del, indelade i de avdelningar förvaltningen består av: Kansli, Ekonomi, Personal och Utveckling. Under Ekonomiavdelningen ingår upphandlingsenheten, under Personalavdelningen ingår bemanningsenheten och kommunikationsenheten, samt under Utvecklingsavdelningen ingår IT-enheten. Bevaras Innebär att handlingarna skall bevaras för all framtid. Slutförvaring sker i kommunarkivet. Bevaringsskyldigheten gäller originalhandlingar. Handlingarna förstörs. Sekretesskyddade handlingar förstörs under kontroll. Tidsfristen anger de år som skall förflyta innan gallringen verkställs och avser hela kalenderår. Exempel: handlingar från år 2004 med 2 års gallringsfrist får förstöras först år Gallring vid inaktualitet innebär att handlingen kan gallras så snart den förlorat sin betydelse för förvaltningen. Gallring bör ske regelbundet, förslagsvis en gång om året och utföras med försiktighet. Arkivering Vid leverans till kommunarkivet ska handlingarna ligga i arkivkartonger och vara rensade från allt som inte är arkivhandlingar, såsom kopior, oviktiga minnesanteckningar, utkast samt gem, plastfickor med mera. Arkivkartongerna ska vara ordentligt fyllda och innehåll och tid skall stå med blyerts. Leverantören får en leveransreversal efter arkivpersonal gått igenom leveransen. Ansvaret på leverans ligger hos handläggare och/eller arkivredogörare.

5 Förvaltningsövergripande Vilken typ av handling/information? Var finns den? Hos vem? Vilket system Ja/Nej Bevaras alt gallras Gallringsfrist/till kommunarkiv efter + övriga anmärkningar Handläggare? Arkivredogörare? Osv. Avtal / Kontrakt Kansli Ja 2 år efter avtalets utgång. Cirkulär Nej vid inaktualitet Delegationsbeslut Kansli Ja Bevaras Diarieförs och anmäls till KS protokoll. Till kommunarkiv efter 2 år. Draftit Databas Nej System för registrering av register enligt GDPR Enkäter, egenproducerade: - enkät - sammanställning - svar Kansli Kansli Ja Ja Bevaras Bevaras Diarieförs. Till kommunarkiv efter 2 år. Diarieförs. Till kommunarkiv efter 2 år. efter 2 år under förutsättning att sammanställning gjorts Enkäter, inkomna: - enkät - svar Kansli Kansli Ja Ja Efter 2 år. Diarieförs i samlingsärende. Efter 2 år. Diarieförs i samlingsärende under förutsättning att svar ej är digitalt. Registrator

6 Förvaltningsövergripande Flexkort Chef Nej Efter 2 år. Återrapportering sker enligt överenskommelse med respektive arbetsledare/chef Chef Följesedlar Hos beställaren Efter att specificerad faktura inkommit. Hypergene Databas Nej Beslutsstödssystem. Dokument som färdigställts i systemet diarieförs. Kallelser/inbjudningar Nej Vid inaktualitet Korrespondens Kansli Ja Bevaras Som tillför sakuppgift till ärende eller på annat sätt är av vikt för verksamheten vidarebefordras till diariet för diarieföring. Till kommunarkiv efter 2 år Korrespondens, rutinmässig Vid inaktualitet. Exempelvis följebrev, missiv, tackbrev, mottagningsbesked och meddelanden som är av tillfällig eller rutinmässig karaktär med ringa betydelse för myndighetens verksamhet.

7 Förvaltningsövergripande Minnesanteckningar - Ledningsgrupp - Arbetsplatsträffar - Arbetsgrupper Kansli Server Nej Nej Nej Bevaras Har samma status som protokoll. Till kommunarkiv efter 2 år Vid inaktualitet. Äldre minnesanteckningar från APT finns i databasen KS ag Alla. Vid inaktualitet. Utgör endast arbetsmaterial. Om arbetsgruppen ingår i ett projekt bevaras minnesanteckningar i projektdokumentationen. Sekreteraren Projektdokumentation (egna projekt): - ansökan - beslut - projektdirektiv - projektplan - förstudierapport - slutrapport - minnesanteckningar som tillför sakupgifter Projektledare Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Till kommunarkiv efter avslutat projekt. Projektledare

8 Förvaltningsövergripande - övrig projektdokumentation av tillfällig eller ringa betydelse Nej Deltagande i projekt och samarbetsforum (ej projektägare): - beslut om medfinansiering - slutrapport - tidsredovisning Kansli Kansli Ja Ja Nej Bevaras Bevaras Till kommunarkiv efter 2 år. Till kommunarkiv efter 2 år. Där vi bistår med egen tid gallras efter slutrapportering Rekvisitioner Chefsekreterare Nej Efter 2 år om inte rekvisitionen är en del av fakturan och då gallras efter 10 år. Kopior av rekvisitionen sparas hos respektive verksamhet. Remisser och remissvar: - egna - externa - andra nämnders Kansli Kansli Ja Ja Bevaras Bevaras Diarieförs. Till kommunarkiv efter 2 år. Diarieförs. Till kommunarkiv efter 2 år. efter 2 år. Bevaras hos den remissinstans som äger ärendet, till exempel detaljplaner hos samhällsbyggnadsnämnden

9 Förvaltningsövergripande Arkivreversaler (kopia) Arkivredogörare Nej efter 10 år. Original finns hos kommunarkivet Arkivredogörare Personbiträdesavtal Respektive förvaltning Bevaras Respektive förvaltning/ verksamhet Revisionsrapporter Kansli Ja Bevaras Till kommunarkiv efter 2 år. Revisor Rutinbeskrivningar Nej vid inaktualitet Semesterlistor Nej vid inaktualitet Skräppost (SPAM) Nej omedelbart av respektive mottagare. Enligt KFN 2/08. Styrdokument Kansli Ja Bevaras Till kommunarkiv efter 2 år. Registrator Trycksaker, egenproducerade Kommunikation Bevaras 1 ex till arkivet efter upprättande. Gäller ej inbjudningar, annonser och andra typer av trycksaker med tillfällig/ringa betydelse vilka kan gallras vid inaktualitet. Trycksaker som tillhör diariefört ärende arkiveras i ärendeakt. Kommunikation Utbildningsmaterial (egenproducerat) Handläggare Nej vid inaktualitet. Handläggare

10 Förvaltningsövergripande Utredningar Kansli Ja Bevaras Till kommunarkiv efter 2 år Registrator

11 KS Informationshanteringsplan Kommunstyrelsen Kommunledningen Antagen av kommunstyrelsen 2019-xx-xx xx Ersätter dokumenthanteringsplan dnr ,

12 Kommunledning Vilken typ av handling/information? Var finns den? Hos vem? Vilket system Ja/Nej Bevaras alt gallras Gallringsfrist/till kommunarkiv efter + övriga anmärkningar Handläggare? Arkivredogörare? Osv. Majoriteten av kommunledningens handlingar ingår i de förvaltningsövergripande dokumenten, här listas de områdesspecifika handlingsslagen. Säkerhets- och beredskapsarbete Beredskaps- och säkerhetsinformation Kansli Ja Bevaras Till kommunarkiv efter 2 år Registrator Försäkringshandlingar Extern databas Aktuell papperskopia förvaras hos registrator/kansli. Till arkivet vid nytecknande av försäkring. Övriga diarieförda handlingar Kansli Ja Bevaras Till kommunarkiv efter 2 år Registrator

13 KS Informationshanteringsplan Kommunstyrelsen Ekonomi Antagen av kommunstyrelsen 2019-xx-xx xx Ersätter dokumenthanteringsplan dnr ,

14 Ekonomiavdelningen Vilken typ av handling/information? Var finns den? Hos vem? Vilket system Ja/Nej Bevaras alt gallras Gallringsfrist/till kommunarkiv efter + övriga anmärkningar Handläggare? Arkivredogörare? Osv. EKONOMISYSTEM ÖVERGRIPANDE: Ekonomisystem med de underliggande delarna Fakturahantering, Systemadministration, Anläggningsregister, Dagbokföring Leverantörsfakturahantering. Ekonomisystem Nej Se anmärkning Ingen utskrift från systemet i arkiveringssyfte tas fram så länge ekonomisystemet används. Vid ett byte av ekonomisystem ska gamla systemets uppgifter när systemet inte längre används skrivas ut eller överföras till lagringsmedium om det inte förs över till det nya ekonomisystemet. Det underlag som inte förs över till nytt ekonomisystem bevaras/gallras enligt nedan. Utskrifter från anläggningsregistret ska bevaras. Övriga delmoduler gallras efter 10 år. Redovisningschef Attestlistor - i digital form - i dokument (i internbudget) - I ek.system - Kansli Nej Ja - (enligt ekonomisystem övergripande ovan - Bevaras (enligt Attestlistor i digital form hanteras enligt Ekonomisystem övergripande I samband med internbudget ska sammanställning av attesträttigheter finnas. enligt villkor för Budget. Redovisningschef

15 Ekonomiavdelningen Budget Tillkommer nya attesträtter under redovisningsåret ska dessa beslutas av respektive förvaltningschef på särskild blankett. Diarieförs och gallras hos respektive förvaltning. Behörighetssammanställning i ekonomisystem System Nej Behörighetssammanställningar i digital form se Ekonomisystem övergripande respektive system Redovisningschef Kodplaner Ekonomisystem Nej Bevaras Kodplaner i digital form enligt Ekonomisystem övergripande. Redovisningschef Systemdokumentation för ekonomisystem Informationsförlust i samband med byte av ekonomisystem Nej Bevaras Ett exemplar till kommunarkivet årligen efter ev ändringar. Ekonomisystem I samband med konvertering av information till nytt ekonomisystem eller överföring till annat lagringsmedium eller utskrifter kan viss information gå förlorad. Gallring i samband med konvertering. Redovisningschef BOKFÖRINGSUNDERLAG/-PÄRMAR ÖVERGRIPANDE: Underlag för Kundreskontra, Leverantörsreskontra, Närarkiv Nej Underlag gallras efter 10 år. Redovisningschef

16 Ekonomiavdelningen Dagbokföring, Utanordning, Bokföringsorder, Anläggningsregister. Fakturor som skannas externt förvaras hos skanningsföretaget. Sekretessfakturor som hanteras i Procapita förvaras hos de enheter som har Procapita. Kommunen köper arkivering av Nordea i 10 år av plusgirot (eredovisning) för allt underlag som hör ihop med kommunens plusgirokonton (kvittenslistor, bevakningslistor och kontoutdrag). Åtkomst via internet. Motsvarande åtkomst sker från och med via Swedbanks internetbank. Aktiebrev Kansli Ja Vid inaktualitet. Lämnas vidare vid försäljning. Ekonomichef Andelar Kansli Ja Vid inaktualitet. Lämnas vidare vid försäljning. Ekonomichef

17 Ekonomiavdelningen Bokslutspärmar för årsbokslut och delårsrapport Närarkiv Nej Bevaras Underlag för balansposter per 31 december respektive 31 augusti. Även pärmar med underlag för Anläggningsregistret. Till kommunarkiv efter 10 år. Redovisningschef Budget och Internbudget samt budgetuppföljning Kansli Ja Bevaras Till kommunarkiv efter 2 år. Ekonomichef Följesedlar Nej efter 2 år. Redovisningschef Förteckning över värdehandlingar Kvitto på deponerade värdehandlingar Lån, Ramavtal derivat och swapkontrakt Kansli Nej Bevaras Ekonomichef Kansli Nej Bevaras Till kommunarkiv efter återlämnande. Ekonomichef Kansli Ja 10 år efter makulering Ekonomichef Momsredovisning Närarkiv Nej efter 10 år. Redovisningschef Obligationer Närarkiv Ja vid inaktualitet Ekonomichef

18 Ekonomiavdelningen Pantbrev Revers Borgen Utlåning Räkenskapssammandrag till SCB Kansli Ja Underlag gallras 10 år efter att lånet återbetalts. För de pantbrev som kommunen haft som säkerhet och som är återlämnade bevaras kvittensen. Närarkiv Nej Underlag till sammanställningar som skickas till SCB. efter 10 år. Ekonomichef Redovisningschef Rekvisitioner Hos respektive verksamhet Nej Efter 2 år. Respektive enhetschef Årsredovisning, årsbokslut samt Delårsrapport Ja Bevaras Till kommunarkivet efter 2 år. Redovisningschef Ekonomiska rapporter och liknande som upprättas av ekonomiavdelningen men som avser annan förvaltning och som även hanteras och diarieförs på annan Nej efter 10 år på ekonomiavdelningen. På respektive förvaltning ska det gallras eller arkiveras enligt den förvaltningens informationshanteringsplan. Redovisningschef

19 Ekonomiavdelningen förvaltning Ansökan till Migrationsverket Registrator Ja Bevaras OBS SEKRETESS. Ansökan om ersättning för kostnader för god man till ensamkommande asylsökande barn Till kommunarkiv efter 2 år. Ekonomichef STIFTELSEFÖRVALTNING: Förvaltade stiftelser: Stiftelsen Samfond 1 Stiftelsen Samfond 2 Stiftelsen Samfond 3 Stiftelsen Bofors ungdomsgård Stiftelsen 1:a Majblomman Stiftelsen Edith & Morgan Hjorts stipendiefond Stiftelsen Karlskoga kommuns konststipendium Nej

20 Ekonomiavdelningen till Alfred Nobels minne Ansökan om medel inklusive bilagor Registrator Ja Bevaras Observera sekretess avseende Stiftelsen Samfond 1 och Stiftelsen 1:a Majblomman. Ekonomichef Beslut om utdelning ur stiftelse Till kommunarkiv efter 1 år Registrator Ja Bevaras Ekonomiavdelningen sköter den ekonomiska förvaltningen och förvarar handlingarna. Kommunstyrelsen beslutar om årsredovisningen för samtliga stiftelser förutom Stiftelsen Edith & Morgan Hjorts stipendiefond och Stiftelsen Karlskoga kommuns konststipendium till Alfred Nobels minne. Styrelsen för Stiftelsen Edith & Morgan Hjorts stipendiefond beslutar om årsredovisningen för Stiftelsen Edith & Morgan Hjorts stipendiefond och ansvarar för informationshanteringen för denna fond (utöver ekonomiadministrationen, som hanteras på ekonomiavdelningen). Kultur- och föreningsnämnden beslutar om årsredovisningen för Stiftelsen Karlskoga kommuns konststipendium till Alfred Nobels Ekonomichef

21 Ekonomiavdelningen minne och ansvarar för informationshanteringen för denna stiftelse (utöver ekonomiadministrationen, som hanteras på ekonomiavdelningen). Deklarationer Närarkiv Nej efter 10 år Ekonomichef Korrespondens med tillsynsmyndigheten Ja Bevaras Till kommunarkiv efter 1 år. Ekonomichef Revisionsrapporter Ja Bevaras Till kommunarkiv efter 10 år. Ekonomichef Stadgar Nej Bevaras Original ska förvaras i kommunarkiv. Vid förändringar ska nya stadgar omgående till kommunarkiv Stiftelseurkund Nej Bevaras Original ska förvaras i kommunarkiv. Vid förändringar ska ny urkund omgående till kommunarkiv Ekonomichef Ekonomichef Verifikationer Nej efter 7 år Ekonomichef Årsredovisning och årsbokslut Ja Bevaras Till kommunarkiv efter 10 år. Ekonomichef

22 KS Informationshanteringsplan Kommunstyrelsen Upphandling Antagen av kommunstyrelsen 2019-x-xx xx Ersätter dokumenthanteringsplan dnr ,

23 Upphandlingsenheten Informationstyp Förvaring Diarie föres Vilken typ av handling/information? Var finns den? Hos vem? Vilket system Ja/Nej Bevaras alt gallras Gallringsfrist/till kommunarkiv efter + övriga anmärkningar Handläggare? Arkivredogörare? Osv. UPPHANDLINGSAKT Upphandlingsenheten Ja Hos upphandlingsenheten fram till gallring och arkivering Arkivredogörare Förfrågningsunderlag inklusive bilagor Upphandlingsakt Bevaras I upphandlingsakt. Till kommunarkiv efter 4 år Arkivredogörare Kompletterande handlingar till förfrågningsunderlag Upphandlingsakt Bevaras Bevaras med förfrågningsunderlaget. Till kommunarkiv efter 4 år Arkivredogörare Öppningsprotokoll Upphandlingsakt Bevaras I upphandlingsakt. Till kommunarkiv efter 4 år Arkivredogörare Anbud - antagna - ej antagna Upphandlingsakt Bevaras I upphandlingsakt. Till kommunarkiv efter 4 år. efter 4 år Arkivredogörare Anbud - sammanställning - utvärdering Upphandlingsakt efter 4 år Arkivredogörare Upphandlingsrapport Upphandlingsakt Bevaras I upphandlingsakt. Beskriver hela ärendet. Till kommunarkiv efter 4 år Arkivredogörare

24 Upphandlingsenheten Informationstyp Förvaring Diarie föres Beslutsprotokoll Upphandlingsakt Bevaras I upphandlingsakt. Till kommunarkiv efter 4 år Arkivredogörare Tilldelningsbesked Upphandlingsakt efter 4 år Arkivredogörare Avtal, kontrakt, ramavtal Upphandlingsakt Bevaras I upphandlingsakt. Till kommunarkiv efter 4 år Arkivredogörare Övriga handlingar av ringa betydelse eller som inte tillför sakuppgift i ärendet Vid inaktualitet Handläggare Upphandlingsdiarium Databas Bevaras Årligt uttag av diarieförteckning. Till kommunarkiv efter 4 år Avtalsregister Databas Bevaras Uppdateras kontinuerligt. Uttag av rapport en gång per år till kommunarkiv Arkivredogörare Arkivredogörare Bankgarantier, moderbolagsgarantier och dylikt Se anm. Begärs in i samband med upphandlingen. Förvaras hos avtalsansvarig förvaltning. Återlämnas enligt överenskommelse för respektive garanti, eller när garantitiden löpt ut.

25 Upphandlingsenheten Informationstyp Förvaring Diarie föres Lokala bestämmelser för upphandling och leveranser KS Diarium Ja Bevaras Policydokument beslutade av kommunfullmäktige, KS Diarium Registrator KS Diarium Skadeståndsärenden KS Diarium Ja Bevaras Diarieförs i KS diarium. Hänvisning i upphandlingsakt till KS diarium Överprövningsärenden KS Diarium Ja Bevaras Diarieförs i KS diarium, Hänvisning i upphandlingsakt till KS diarium Registrator KS Diarium Registrator KS Diarium OBS: När vi deltar i samordnade upphandlingar (exempelvis via länssamverkan och SKL Kommentus) bevaras vårt avtal samt beslutsprotokoll. Ärendet registreras i upphandlingsdiariet med hänvisning till samordnade myndighets diarienummer, där arkivansvar för övriga handlingar finns.

26 KS Informationshanteringsplan Kommunstyrelsen Personalavdelningen Antagen av kommunstyrelsen 2019-xx-xx xx Ersätter dokumenthanteringsplan dnr ,

27 Personalavdelningen Vilken typ av handling/information? Var finns den? Hos vem? Vilket system Ja/Nej Bevaras alt gallras Gallringsfrist/till kommunarkiv efter + övriga anmärkningar Handläggare? Arkivredogörare? Osv. PA-administration Anställningsavtal/-bevis Närarkiv Bevaras Till personalakt. Se bilaga för personalakt Handläggare Ansvars- och befogenhetsbeskrivningar Ansökningar till avtalsförsäkringar Närarkiv Bevaras Till personalakt. Se bilaga för personalakt Handläggare Närarkiv Bevaras Till personalakt. Se bilaga för personalakt Handläggare Ansökningar till tjänster: - Fått anställning - Överklagat tjänst - Icke fått tjänst - Spontanansökningar - Förteckning över ansökningar till tjänster Ja (WR) Ja (D) Ja (OJ) Ja (WR) Ja (OJ, WR) Bevaras Bevaras D = KS diarium, Wisma Recrut Enligt KFN 77/ Ansökningshandlingar till personalakt efter tillsättning. Till kommunarkiv efter 2 år. efter 2 år vid inaktualitet Förteckning finns. efter 2 år. Handläggare Bilavtal - beslut Närarkiv Till personalakt. Se bilaga för personalakt Handläggare

28 Personalavdelningen Förhandlingsprotokoll och fackliga framställningar Registrator Ja Bevaras Original. Ärenden rörande enskilda anställda arkiveras i personalakt, med hänvisning från diariet. Till kommunarkiv efter 2 år. Handläggare Matriklar Bevaras Se bilaga för personalakt Handläggare Jubileumsgåvor namnlistor Ja Bevaras Till kommunarkiv efter 2 år Handläggare Kontrollräkning av anställningsdagar Se bilaga för personalakt Handläggare Omställningsfond Registrator Ja Diarieförs. Till kommunarkivet efter 2 år Handläggare Personalakt: Se bilaga Närarkiv Nej Bevaras Gallring/bevarande tabell medföljer som bilaga Platsannonser Registrator Ja Bevaras Diarieförs i respektive anställningsärende. Till kommunarkiv efter 2 år Handläggare Protokoll, central samverkansgrupp Protokoll, KS samverkansgrupp Registrator Ja Bevaras Original. Till kommunarkiv efter 2 år Handläggare Registrator Ja Bevaras Original. Till kommunarkiv efter 2 år Handläggare

29 Personalavdelningen Rehabiliteringsutredningar Närarkiv Bevaras Till personalakt Handläggare/Adato Årlig lönekartläggning MIA Ja Bevaras Till kommunarkiv efter 2 år Handläggare Årlig löneöversyn, Yrkanden från arbetstagarorg, förvaltningarnas kompetensinventering, minnesanteckningar från överläggningar, avstämningar Ja ej nya löner Bevaras Till kommunarkiv efter 2 år Handläggare Årssammanställning arbetsskadestatistik LISA Ja Bevaras Till kommunarkiv efter 2 år Bilaga till Skyddkommitte och CSG Handläggare

30 Personalavdelningen Löneadministration Större delen av handlingar rörande löneadministration hanteras av Lönecentrum i Kristinehamn. Huvudman för verksamheten är den gemensamma administrativa nämnden, med Kristinehamn som värdkommun. AGS, TFA, TGL - Prel debiteringsunderlag - Def debiteringsunderlag - Fakturakopior Nej Nej Nej Avtalsgruppsförsäkring, Trygghetsförsäkring arbetsskada, Tjänstegrupplivförsäkring efter 2 år efter 2 år efter 2 år Handläggare Avslut av anställning Närarkiv Bevaras Till personalakt. Se bilaga för personalakt. Arbetsledaren undertecknar och skickar till löneenheten. Till kommunarkiv efter 2 år. Handläggare Arbetsskadeanmälan, beslut och övriga handlingar som har betydelse i ärendet Närarkiv Bevaras Till personalakt. Se bilaga för personalakt Handläggare Avdragslistor Närarkiv efter 10 år Handläggare Intresseavdragslistor Närarkiv efter 10 år. Vänort i U-land Handläggare Tjänstledighet (mer än 6 månader) Närarkiv Bevaras Till personalakt. Se bilaga för personalakt Handläggare

31 Personalavdelningen Utdrag ur belastningsregistret WinLas Tillsvidareanställda bevaras, vikarier och praktikanter gallras ett år efter anställnngen avslutats. Handläggare KPA - pensionsbrev - utanordnade pensioner (fakturakopior) - förteckning utbetalade pensioner - signallistor med rättelser - ansökan om tjänstepension/ avtalspension - ansökan om förlorad pensionsförmån Närarkiv Registrator Bevaras Bevaras Till personalakt. Se bilaga för personalakt efter 10 år efter 2 år efter 2 år efter 2 år Gallas efter 2 år Pensionshistorik Bevaras Handläggare

32 Personalavdelningen Löneunderlag som är räkenskapshandlingar, till exempel kvitton för utlägg, reseräkningar med kvitton och underlag, kvitton rörande läkarvårds- och läkemedelsersättningar. Politikerarvoden/ersättning för förlorad arbetsinkomst efter 10 år Endast förtroendevaldas löneunderlag. Anställdas löneunderlag hanteras av Lönecentrum. Kontor efter 2 år Handläggare Sekretess skriftligt underlag att man tagit del av Närarkiv, WinLas Bevaras Till personalakt. Se bilaga för personalakt PS-självservice, Personec System Bevaras Del av lönesystemet. Lönecentrum MIA - molntjänst System Bevaras Digitalt. System för kartläggning av osakliga löneskilllnader på grund av kön. LISA - molntjänst System Bevaras Digitalt. System för registrering av arbetsskador och tillbud. Systemansvarig Systemansvarig

33 Personalavdelningen WinLas System Bevaras Digitalt. System för att skriva anställningsavtal m m Systemansvarig Visma Recrute - molntjänst System Bevaras Digitalt. Lönesystem Systemansvarig Adato molntjänst System Bevaras Digitalt, system för dokumentation rehabilitering Systemansvarig Personec Ut-data System Bevaras Del av lönesystemet Systemansvarig ArtWise System Bevaras Digitalt system registrering av inkomna ärenden Systemansvarig

34 Personalakter Handlingar (i bokstavsordning) Anställningsavtal/bevis (underskrivet exemplar) Ansvars- och befogenhetsbeskrivningar Avslut av tjänst Ansökningar till avtalsförsäkringar Ansökningshandlingar Arbetsskadeanmälan (beslut och övriga handlingar som har betydelse i ärendet) Bilavtal-beslutsunderlag Delegationsbeslut Disciplinåtgärd, skriftlig varning Förhandlingsprotokoll och fackliga framställningar. (Enskilda ärenden) Kontrollräkning av anställningsdagar Matriklar Pensionsbrev (övriga handlingar kring pension, se dokumenthanteringsplan.) Pensionshistorik Rehabiliteringsutredningar Sekretess-försäkran att man tagit del av (gallringsfrist) (slutarkivering) X X X X Bevaras X X X X X X X X X X X X T3:or Tjänstgöringsintyg/betyg Tjänstledighet (mer än 6 månader) Utdrag ur belastningsregistret Övertagande från andra verksamheter Matrikelutdrag (Listorna arkiveras för sig och skickas till kommunarkiv efter 2 år) Övriga arbetsgivarintyg 2 år eller senast vid slutarkivering X X X X X

35 KS Informationshanteringsplan Kommunstyrelsen Kommunikationsenheten Antagen av kommunstyrelsen 2019-xx-xx xx Ersätter dokumenthanteringsplan dnr ,

36 Kommunikationsenheten Vilken typ av handling/information? Var finns den? Hos vem? Vilket system Ja/Nej Bevaras alt gallras Gallringsfrist/till kommunarkiv efter + övriga anmärkningar Handläggare? Arkivredogörare? Osv. Intranät, Kikaren Server M:// Nej Bevaras Kontinuerlig uppdatering. Årligt uttag bevaras. Till kommunarkiv efter 2 år Arkivredogörare Webbplatser, Bilder, Marknadsförings- och profilbilder Server M:// Nej Bevaras Kontinuerlig uppdatering. Årligt uttag bevaras. Till kommunarkiv efter 2 år Extern databas Nej Bevaras Bevara: Marknadsförings- och profilbilder, Årligt uttag framkallas och bevaras Till kommunarkiv efter 2 år Arkivredogörare Arkivredogörare Bilder, Samtyckesblankett Kommunikationsenheten Nej vid inaktualitet Handläggare Bilder, Dokumentationsbilder Server M:// Nej Bevaras Bevara: Dokumentationsbilder (publika evenemang/byggnader t.ex.) Årligt utvalt uttag framkallas och bevaras Till kommunarkiv efter 2 år Arkivredogörare Bilder, politikerporträtt med tillhörande Kommunikationsenheten Nej Bevaras Bevara: I pärm innevarande mandatperiod, med samtyckeblankett. Arkivredogörare

37 Kommunikationsenheten samtyckeblankett Till kommunarkiv efter avslutad mandatperiod Bilder, övriga Server M:// vid inaktualitet Handläggare Annonser Server M:// Nej vid inaktualitet Handläggare Tryckt material egenproducerat Kommunikationsenheten Bevaras Ett ex till arkivet vid upprättande Vid upplaga på mer än 30 ex, se rutin för pliktleverans till Kungliga biblioteket Handläggare Elektroniskt material, egenproducerat Server M:// Bevaras Ett ex till arkivet vid upprättande Ett ex till Kungliga biblioteket, se rutin för e- pliktleverans till Kungliga biblioteket Handläggare Övrigt tryckmaterial av ringa betydelse Kommunikationsenheten vid inaktualitet Handläggare Facebook, social mediakanal Extern databas Bevaras Om det tillför sakuppgift i ärende eller om det är av vikt. Till kommunarkiv efter 2 år Övriga sociala mediakanaler ex Twitter, Instagram, LinkedIn, YouTube Extern databas vid inaktualitet

38 Kommunikationsenheten SiteVision, publiceringssystem för intranät och externa webbplatser Databas Bevaras Systemförvaltare / systemägare = webbredaktör / kommunikationschef Övergripande kommunikationsplan Kommunikationsplaner, projekt Kommunikationschef Ja Bevaras Kommunövergripande kommunikationsplan och strategi Ja Bevaras I projektdokumentation. Projektägare Kommunikationsplan, övriga vid inaktualitet Statistiksammanställningar Kommunikationschef vid inaktualitet Styrdokument för kommunikation Övriga diarieförda handlingar Kansli Ja Bevaras Policy, riktlinjer Registrator Kansli Ja Bevaras Till kommunarkiv efter 2 år Registrator

39 KS Informationshanteringsplan Kommunstyrelsen Bemanningsenheten Antagen av kommunstyrelsen 2019-xx-xx xx Ersätter informationshanteringsplan

40 Bemanningsenheten Allmänna handlingar ska alltid hanteras på ett sätt som säkerställer handlingens beständighet och som skyddar handlingen mot obehörig åtkomst och skada. Tillgång till digitala handlingar regleras bland annat genom behörighetsnivåer och loggfunktioner, som anpassas efter handlingarnas innehåll. Motsvarande skydd för pappershandlingar uppnås genom förvaring i brand- och stöldsäkra arkivlokaler eller -skåp Syfte Syftet med informationshanteringsplanen är att kvalitetssäkra och underlätta hanteringen av myndighetens information och handlingar, från det att de inkommer och upprättas tills det att de arkiveras eller gallras. Planen fungerar även som gallringsbeslut för de uppräknade informationstyperna. Instruktioner Dokumenthanteringsplanen är indelade i de fyra avdelningar som förvaltningen består av: Kansli Information Arkiv; Bibliotek; Fritid och Turism samt Kulturskolan. Under bibliotekets avdelning ingår även rådgivarverksamheten. Bevaras Innebär att handlingarna skall bevaras för all framtid. Slutförvaring sker i kommunarkivet. Bevaringsskyldigheten gäller originalhandlingar. Handlingarna förstörs. Sekretesskyddade handlingar förstörs under kontroll. Tidsfristen anger de år som skall förflyta innan gallringen verkställs och avser hela kalenderår. Exempel: handlingar från år 2004 med 2 års gallringsfrist får förstöras först år Gallring vid inaktualitet innebär att handlingen kan gallras så snart den förlorat sin betydelse för förvaltningen. Gallring bör ske regelbundet, förslagsvis en gång om året och utföras med försiktighet. Arkivering Vid leverans till kommunarkivet ska handlingarna ligga i arkivkartonger och vara rensade från allt som inte är arkivhandlingar, såsom kopior, oviktiga minnesanteckningar, utkast samt gem, plastfickor med mera. Arkivkartongerna ska vara ordentligt fyllda och innehåll och tid skall stå med blyerts. Leverantören får en leveransreversal efter arkivpersonal gått igenom leveransen. Ansvaret på leverans ligger hos handläggare och/eller arkivredogörare.

41 Bemanningsenheten Vilken typ av handling/information? Var finns den? Hos vem? Vilket system Ja/Nej Bevaras alt gallras Gallringsfrist/till kommunarkiv efter + övriga anmärkningar Handläggare? Arkivredogörare? Osv. Anställningsavtal WinLas Nej Bevaras Betyg/intyg Arkivet Nej BUN- Bem sparar tills personen slutar. Handläggare Sjukintyg för tillsv.anst. Bem-kontoret Nej 2 år Handläggare Sekretess för nyanställda Arkivet Nej Bevaras Handläggare Begränsad företrädesrätt Bem-kontoret Nej 9 månader Handläggare Anteckningar rehabilitering Adato Nej Bevaras Anteckningar personalärenden Arkivet Nej Bevaras Handläggare Arbetsskador och tillbud Adato-Lisa Nej Bevaras Utdrag ur belastnings registret IFF Arkivet Nej Bevaras Handläggare Utdrag ur belastnings registret BUN Nej För påseende vid rekrytering återlämnas till personen. Handläggare

42 Bemanningsenheten Utdrag ur belastnings registret FHF Nej För påseende vid rekrytering återlämnas till personen. Handläggare

43 KS Informationshanteringsplan Kommunstyrelsen Servicecenter Antagen av kommunstyrelsen 2019-xx-xx xx Ersätter dokumenthanteringsplan dnr ,

44 Kommunstyrelsen Reviderad Servicecenter Allmänna handlingar ska alltid hanteras på ett sätt som säkerställer handlingens beständighet och som skyddar handlingen mot obehörig åtkomst och skada. Tillgång till digitala handlingar regleras bland annat genom behörighetsnivåer och loggfunktioner, som anpassas efter handlingarnas innehåll. Motsvarande skydd för pappershandlingar uppnås genom förvaring i brand- och stöldsäkra arkivlokaler eller -skåp Syfte Syftet med informationshanteringsplanen är att kvalitetssäkra och underlätta hanteringen av myndighetens information och handlingar, från det att de inkommer och upprättas tills det att de arkiveras eller gallras. Planen fungerar även som gallringsbeslut för de uppräknade informationstyperna. Instruktioner Dokumenthanteringsplanen är indelade i de fyra avdelningar som förvaltningen består av: Kansli Information Arkiv; Bibliotek; Fritid och Turism samt Kulturskolan. Under bibliotekets avdelning ingår även rådgivarverksamheten. Bevaras Innebär att handlingarna skall bevaras för all framtid. Slutförvaring sker i kommunarkivet. Bevaringsskyldigheten gäller originalhandlingar. Handlingarna förstörs. Sekretesskyddade handlingar förstörs under kontroll. Tidsfristen anger de år som skall förflyta innan gallringen verkställs och avser hela kalenderår. Exempel: handlingar från år 2004 med 2 års gallringsfrist får förstöras först år Gallring vid inaktualitet innebär att handlingen kan gallras så snart den förlorat sin betydelse för förvaltningen. Gallring bör ske regelbundet, förslagsvis en gång om året och utföras med försiktighet. Arkivering Vid leverans till kommunarkivet ska handlingarna ligga i arkivkartonger och vara rensade från allt som inte är arkivhandlingar, såsom kopior, oviktiga minnesanteckningar, utkast samt gem, plastfickor med mera. Arkivkartongerna ska vara ordentligt fyllda och innehåll och tid skall stå med blyerts. Leverantören får en leveransreversal efter arkivpersonal gått igenom leveransen. Ansvaret på leverans ligger hos handläggare och/eller arkivredogörare.

45 Servicecenter Vilken typ av handling/information? Var finns den? Hos vem? Vilket system Ja/Nej Bevaras alt gallras Gallringsfrist/till kommunarkiv efter + övriga anmärkningar Handläggare? Arkivredogörare? Osv. Nycklar, lista över utlämnande Servicecenter Nej Se anm. Uppdateras kontinuerligt. Servicecenter Artvise, systemstöd för servicecenter Servicecenter Databas Nej Bevaras Uppdateras kontinuerligt Servicecenter Leveransöverenskommelser Servicecenter Ja Bevaras Uppdateras kontinuerligt dock minst 1 ggn/år Servicecenter Ärendeförteckning per Förvaltning (Återfinns i Artvise verksamhetssystem) Servicecenter Databas Nej Bevaras Uppdateras kontinuerligt Servicecenter Styrdokument Servicecenter Ja Bevaras Uppdateras kontinuerligt Servicecenter Körjournaler till KS bilen Servicecenter Nej efter 2 år Servicecenter

46 Servicecenter

47 KS Informationshanteringsplan Kommunstyrelsen Kansliavdelningen Antagen av kommunstyrelsen 2019-xx-xx xx Ersätter dokumenthanteringsplan dnr ,

48 Kansliavdelningen Vilken typ av handling/information? Var finns den? Hos vem? Vilket system Ja/Nej Bevaras alt gallras Gallringsfrist/till kommunarkiv efter + övriga anmärkningar Handläggare? Arkivredogörare? Osv. Adresslistor Troman Nej vid inaktualitet. Inför utskick till sammanträden Handläggare Aktivitetstablå, krisledningsnämnd Dagordning vid ledningsgenomgång, krisledningsnämnd Kansli Ja Bevaras Till kommunarkiv efter två år. Registrator Kansli Ja Bevaras Till kommunarkiv efter två år. Registrator Delegationsbeslut kansli Ja Bevaras Till kommunarkiv efter två år. Registrator Diarieförda handlingar Dokumentskåp kansli Ja Bevaras Till kommunarkiv efter två år. Med undantag för handlingar som ska gallras enligt upprättad informationshanteringsplan. Registrator Diarielistor Kansli Nej Bevaras Utskrift från KAISA Diarium. Till kommunarkiv efter två år. Registrator Fotografier av ringa och tillfällig betydelse Kansli Nej vid inaktualitet.

49 Kansliavdelningen Informationshanteringsplan Dokumentskåp kansli Ja Bevaras Diarieförs. Även på kommunens intranät. Till kommunarkiv vid upprättande. Registrator Ciceron Assistent Webbapplikation Nej Sammanträdeshantering för förtroendevalda Ciceron DoÄ ärendehanteringssystem - diarium - sammanträdeshantering - avtalsdatabaser - betygsdatabas (KFN) Databas Endast utskrifter från systemet bevaras. Diarielistor och handlingar bevaras. Protokollsutdrag och protokoll diarieförs. Endast arbetsmaterial. Ev allmänna handlingar diarieförs. Endast kopior av arkiverade betyg Ciceron Sök Webbapplikation Nej Diarium på webb för allmänheten Kallelser och handlingar inför sammanträden Kansli Nej efter ett år. Sekreterare Loggbok, krisledningsnämnd Kansli Ja Bevaras Till kommunarkiv efter två år. Registrator Lägesrapport, krisledningsnämnd Kansli Ja Bevaras Till kommunarkiv efter två år. Registrator

50 Kansliavdelningen Postlistor (övrig post) Pärm kansli Ja Bevaras Utskrift ur diariet en gång per år. Till kommunarkiv efter två år. Registrator Protokoll, centrala samverkansgruppen Protokoll, kommunstyrelsens samverkan Protokoll, kommunfullmäktige Protokoll, kommunstyrelsen Protokoll, kommunstyrelsens arbetsutskott Protokoll, Rådet för funktionshindersfrågor Dokumentskåp kansli Dokumentskåp kansli Dokumentskåp kansli Dokumentskåp kansli Dokumentskåp kansli Dokumentskåp kansli Ja Bevaras Till kommunarkiv efter ett år. Sekreterare Ja Bevaras Till kommunarkiv efter ett år. Sekreterare Ja Bevaras Till kommunarkiv efter ett år. Sekreterare Ja Bevaras Till kommunarkiv efter ett år. Sekreterare Ja Bevaras Till kommunarkiv efter ett år. Sekreterare Ja Bevaras Till kommunarkiv efter ett år. Sekreterare

51 Kansliavdelningen Protokoll, Rådet för funktionshindersfrågor arbetsutskott Protokoll, valberedning Protokoll, valnämnd Protokoll, krisledningsnämnden Dokumentskåp kansli Dokumentskåp kansli Dokumentskåp kansli Dokumentskåp kansli Ja Bevaras Till kommunarkiv efter ett år. Sekreterare Ja Bevaras Till kommunarkiv efter ett år. Sekreterare Ja Bevaras Till kommunarkiv efter ett år. Sekreterare Ja Bevaras Till kommunarkiv efter ett år. Sekreterare Tillstånd till postöppning Pärm kansli Nej vid inaktualitet Registrator Trafikjournaler, fax Nej Vid inaktualitet Registrator Troman register över förtroendevalda Valman register över röstmottagare Databas Nej Kontinuerlig uppdatering. Utskrift till arkivet vid ny mandatperiod. Databas Nej Kontinuerlig uppdatering vid valår. Se valnämndens informationshanteringsplan. Systemförvaltare Systemförvaltare Övrig post Databas efter fem år Registrator

52 Kansliavdelningen Administration av borgerliga vigslar Förteckning över borgerliga vigslar Servicecenter Nej Bevaras Till kommunarkiv efter två år Registrator Intyg vigsel Servicecenter Nej Se anm. Till Skatteverket efter vigseln Intyg hindersprövning Servicecenter Nej Se anm. Till Länsstyrelsen efter årets slut Protokoll med bilaga Servicecenter Nej Se anm. Till Länsstyrelsen efter årets slut Vigselbevis Servicecenter Nej Se anm. Till brudparet efter vigseln

53 Kansliavdelningen Handlingar från kommunala bolag förvarade på kommunstyrelsens ledningskontor Protokoll Diarieförda handlingar Diarielistor Dokumentskåp kansli Dokumentskåp kansli Dokumentskåp kansli Ja Bevaras Till kommunarkiv efter ett år. Sekreterare Ja Bevaras Till kommunarkiv efter två år. Sekreterare Nej Bevaras Till kommunarkiv efter två år. Sekreterare

54 KS Informationshanteringsplan Kommunstyrelsen Utvecklingsavdelningen Antagen av kommunstyrelsen 2019-xx-xx xx Ersätter dokumenthanteringsplan dnr ,

55 Utvecklingsavdelningen Vilken typ av handling/information? Var finns den? Hos vem? Vilket system Ja/Nej Bevaras alt gallras Gallringsfrist/till kommunarkiv efter + övriga anmärkningar Handläggare? Arkivredogörare? Osv. Strategisk planering Handlingar rörande E18- gruppen Kansli Ja Bevaras Karlskoga kommun har uppdraget att fungera som kansli för E18-gruppen. Registrator Övriga diarieförda handlingar Kansli Ja Bevaras Till kommunarkiv efter 2 år Registrator Näringslivsservice Skriftliga förfrågningar Kansli Ja Bevaras Sekretessbedömning görs i enlighet med OSL 30 kap. 27 och/eller OSL 31 kap 16. Till kommunarkiv efter 2 år. Registrator Nätverksträffar: minnesanteckningar och informationsmaterial vid inaktualitet. Allmänna föreläsningar och dylikt Handläggare Handlingar rörande företagsbesök Utvecklingschef Bevaras Kallelser, deltagarförteckning, inkomna synpunkter etc. bevaras för att spegla verksamheten om det är av vikt för den. Kommunarkiv efter 2 år Handläggare

56 Utvecklingsavdelningen Finskt förvaltningsområde Minnesanteckning råd, nätverk Informationsmaterial på finska Verksamhetsan svarig Verksamhetsan svarig Bevaras Till kommunarkiv efter 2 år Verksamhetsansvarig Bevaras Till kommunarkiv efter 2 år Verksamhetsansvarig Övriga diarieförda handlingar Kansli Ja Bevaras Till kommunarkiv efter 2 år Registrator

57 Utvecklingsavdelningen Integration Minnesanteckning råd, nätverk Verksamhetsan svarig Bevaras Till kommunarkiv efter 2 år om de är av vikt för verksamheten. Verksamhetsansvarig Övriga diarieförda handlingar Kansli Ja Bevaras Till kommunarkiv efter 2 år Registrator Övergripande projekt Projektdokumentation för övergripande projekt Övriga diarieförda handlingar Projektledare Bevaras Se förvaltningsövergripande dokument Projektledare Kansli Ja Bevaras Till kommunarkiv efter 2 år Registrator

58 KS Informationshanteringsplan Kommunstyrelsen IT-enheten Antagen av kommunstyrelsen 2019-xx-xx xx Ersätter dokumenthanteringsplan dnr ,

59 IT-enheten Vilken typ av handling/information? Var finns den? Hos vem? Vilket system Ja/Nej Bevaras alt gallras Gallringsfrist/till kommunarkiv efter + övriga anmärkningar Handläggare? Arkivredogörare? Osv. Anmälan av behandling av personuppgifter till personuppgiftsombud IT-enheten Nej Vid inaktualitet Handläggare Användarrelaterad information - användarkonton, inloggningsuppgifter, behörigheter - hemkatalog (personlig) - e-postlådor (personliga) - behörighetsblanketter Windowsserver Windowsserver Dominoserver IT-enheten Nej Nej Nej Nej Vid anställnings upphörande Vid anställnings upphörande Vid anställnings upphörande Vid inaktualitet. Finns endast för manuellt upplagda konton från april IT-administratör IT-administratör IT-administratör IT-administratör - FIM-server (för automatisering av användaradministration) IT-enheten Nej Se anm. Uppdateras kontinuerligt. Informationen kvar trots anställnings upphörande, då den behövs för automationen. Systemägare, systemförvaltare Avtal med IT-leverantör IT-enheten Nej Vid inaktualitet Handläggare

60 IT-enheten Backuper Kassaskåp IT På disk Nej Efter 3 månader. Generationshantering enligt daglig, vecko-/månadsvis rutin. Fördjupad studie krävs, i samband med arbetet med informationssäkerhetsplan. Handläggare Digitala filer uppkomna av av internet- och intranätsanvändning, t.ex. cookiefiler, globalfiler, historikfiler och andra temporära filer Respektive dator Nej Vid inaktualitet. Enligt KFN 46/ E-postlistor mejlsystem Office365 Nej Efter 1 månad, för support Enligt KFN 46/ E-postlådor för system, inkommen mejl Office365 Nej Efter 1 månad, för support Gäller e-postlådor där mejlen skickas vidare in i annat system. Helpdesk Helpdeskserver Nej Vid inaktualitet IT-support Licensmaterial, sammanställning m m IT-enheten Nej Se anm. Uppdateras kontinuerligt Handläggare

61 IT-enheten Loggning av in- och utgående kommunikation över internet Projektdokumentation där annan förvaltning är projektägare Server Nej Efter 3 månader. Används till intern felsökning och incidenthantering. IT-enheten Nej vid inaktualitet. Handläggare Projektdokumentation där IT-enheten är projektägare IT-enheten Bevaras. Se anm Diarieförs om det är av vikt för verksamheten Handläggare Resursbokning Office365 Nej Enstaka poster efter 380 dagar Systemförvaltare Systemdokumentation - användar- och systemförvaltningsdokumentation - installationsanvisningar - teknisk information om systemen - nätuppbyggnad Systemförvaltar -organisation IT -enheten IT-enheten IT-enheten Se anm. Bevaras. Se anm. Bevaras. Se anm. Bevaras hos ansvarig så länge aktuellt system är i drift. Dokumentationen är sedan mycket viktig för eventuell digital långtidsförvaring. vid inaktualitet Om det är av vikt för verksamheten Om det är av vikt för verksamheten Tekniska systemloggar IT-enheten Nej. Se anm. Vid inaktualitet. Förvaltningsunika system tas upp i respektive förvaltnings informationshanteringsplan. Systemförvaltare teknik

62 IT-enheten Applikationsloggar IT-enheten Nej. Se anm. Vid inaktualitet. Förvaltningsunika system tas upp i respektive förvaltnings informationshanteringsplan. Systemförvaltare applikation Teleopti - beställning/avbeställning av telefonanknytningar, mobiler och kontouppgifter - underlag för debitering,- samtalshistorik/loggning - statistik IT enheten IT enheten IT-enheten Nej Nej Nej Vid inaktualitet Efter 2 år. Underlag för debitering skickas till ekonomisystemet elektroniskt, en gång per månad. Filerna sparas i 5 år. Teleadministratör Teleadministratör Teleadministratör Växelsystem, telefonväxel Databaser Nej Se anm. Uppdateras kontinuerligt Teleadministratör Växelsystemen Trio och Teleopti Kommunövergripande system Databaser Nej Vid systembyte. Ev konvertering av data till annat filformat Databaser Nej Vid systembyte. Ev konvertering av data till annat filformat Systemägare Respektive systemförvaltare