Ärende 3 Dokumenthanteringsplan 2012

Transkript

1 Ärende 3 Dokumenthanteringsplan 2012

2 Tjänsteskrivelse KS Handläggare: Anette Karlsson Kommunstyrelsen Revidering av dokumenthanteringsplan för kommunstyrelsen Sammanfattning I enlighet med det kommunala arkivreglementet ska varje myndighet upprätta en plan som redovisar myndighetens handlingar och hur dessa hanteras. Planen skall uppdateras minst en gång per år samt revideras vid behov. Under år 2012 har behov av smärre justeringar av planen framkommit och ett förslag till reviderad plan föreläggs härmed kommunstyrelsen för beslut. Förändringarna består i förtydliganden och korrigeringar där rutiner i verksamheten har ändrats och där ansvarsområden flyttats mellan enheterna. Några handlingstyper har tillkommit. Revideringen innebär inte några nya avgörande förslag på gallring av handlingar, vilket kommunstyrelsen i så fall ska ta aktiv ställning till. Beslutsunderlag Kommunstyrelsens ledningskontors tjänsteskrivelse den 21 maj 2012 Förslag till dokumenthanteringsplan för kommunstyrelsen Kommunstyrelsens ledningskontors förslag till beslut Kommunstyrelsen godkänner upprättat förslag till dokumenthanteringsplan. Anette Karlsson Registrator Beslutet expedieras till: Kultur- och föreningsnämnden (arkivmyndigheten) KS arkivredogörare POSTADRESS FAKTURAADRESS TELEFON E-POSTADRESS PLUSGIRO KARLSKOGA Fakturahantering kommunstyrelsen@karlskoga.se BESÖKSADRESS Box TELEFA WEBBADRESS ORG NR Katrinedalsgatan MALMÖ

3 Styrdokument KS Ansvarig organisationsenhet: Fastställd av KS xx Ersätter KS Dokumenthanteringsplan för kommunstyrelsen Syfte Syftet med dokumenthanteringsplanen är att kvalitetssäkra och underlätta hanteringen av myndighetens handlingar, från det att de inkommer och upprättas tills det att de arkiveras eller gallras. Planen fungerar även som gallringsbeslut för de uppräknade handlingsslagen. Instruktioner Dokumenthanteringsplanen är indelad i: Avdelningsövergripande handlingar, stab, kansli, IT-avdelning, personalavdelning, ekonomiavdelning och ekonomi upphandling. Förklaring till mallen Handlingsslag: Definition av handling Förvaring: Plats där handlingarna förvaras fram till de antingen gallras eller levereras till kommunarkivet. Finns med för att handlingarna lätt ska kunna återfinnas under mellanlagringen. Till kommunarkiv efter: Anger tidsfrist för leveranser Anmärkning: Tidsfrist för gallring samt övrigt Innebär att handlingarna skall bevaras för all framtid. Slutförvaring sker i kommunarkivet. Bevaringsskyldigheten gäller främst originalhandlingar. Handlingarna förstörs. Sekretesskyddade handlingar förstörs under kontroll. Tidsfristen anger de år som skall förflyta innan gallringen verkställs och avser hela kalenderår. Exempel: handlingar från år 2010 med 2 års gallringsfrist får förstöras först år Gallring vid inaktualitet innebär att handlingen kan gallras så snart den förlorat sin betydelse för förvaltningen. Gallring bör ske regelbundet, förslagsvis en gång om året och utföras med försiktighet. Arkivering Vid leverans till kommunarkivet ska handlingarna ligga i arkivkartonger och vara rensade från allt som inte är arkivhandlingar, såsom kopior som skall gallras ut, oviktiga minnesanteckningar, utkast samt gem, plastfickor med mera. Arkivkartongerna ska vara ordentligt fyllda och innehåll och tid skall stå med blyerts. Arkivredogöraren får en leveransreversal efter arkivpersonal gått igenom leveransen. c:\documents and settings\gnkr\skrivbord\handlingar till politikerportalen\ks den 4 juni 2012\ks\ärende 3 dokumenthanteringsplan.doc

4 Myndighet: Kommunstyrelsen Förvaltning: KS ledningskontor Avdelning/Enhet: Förvaltningsövergri pande dokument Handlingsslag Förvaring / Till kommun- Anmärkning arkiv efter Avtal / Kontrakt Registrator Efter avtalets utgång Cirkulär Vid inaktualitet Delegationsbeslut Registrator 2 år och anmäls till KS protokoll Enkäter, egenproducerade: - enkät - sammanställning - svar Enkäter, inkomna: - enkät - svar Registrator Registrator 2 år 2 år efter 2 år under förutsättning att sammanställning gjorts Registrator Registrator Efter 2 år. i samlingsärende. Efter 2 år. i samlingsärende. Flexkort Efter 2 år. Återrapportering sker enligt överenskommelse med respektive arbetsledare/chef Följesedlar Hos beställaren Efter 2 år. Kallelser / inbjudningar Vid inaktualitet Korrespondens 2 år Som tillför sakuppgift till ärende eller på annat sätt är av vikt för verksamheten vidarebefordras till diariet för diarieföring. Korrespondens, rutinmässig Vid inaktualitet. Exempelvis följebrev, missiv, tackbrev, mottagningsbesked och meddelanden som är av tillfällig eller rutinmässig karaktär med ringa betydelse för myndighetens verksamhet. Minnesanteckningar från arbetsplatsträffar och andra arbetsgrupper KAISA Har samma status som protokoll. Finns i databasen KS ag Alla

5 Myndighet: Kommunstyrelsen Förvaltning: KS ledningskontor Avdelning/Enhet: Förvaltningsövergri pande dokument Handlingsslag Förvaring / Till kommun- Anmärkning arkiv efter Projektdokumentation (egna projekt): - ansökan - beslut - projektdirektiv - projektplan - förstudierapport - slutrapport - minnesanteckningar som tillför sakupgifter - övrig projektdokumentation av tillfällig eller ringa betydelse Deltagande i projekt och samarbetsforum (ej projektägare): - beslut om medfinansiering - slutrapport - tidsredovisning Projektledare Registrator Registrator Efter avslutat projekt 2 år 2 år Där vi bistår med egen tid gallras efter slutrapportering Rekvisitioner Skickas till ekonomiavdelningen Remisser: - egna Registrator 2 år - externa Registrator 2 år - andra nämnders Efter 2 år. hos den remissinstans som äger ärendet, till exempel detaljplaner hos samhällsbyggnadsnämnden Remissvar Registrator 2 år. Remissvar till andra nämnder gallras dock tillsammans med remissen efter 2 år. Reversaler (kopia) Arkivredogörare 10 år Original finns hos kommunarkivet

6 Myndighet: Kommunstyrelsen Förvaltning: KS ledningskontor Avdelning/Enhet: Förvaltningsövergri pande dokument Handlingsslag Förvaring / Till kommun- Anmärkning arkiv efter Revisionsrapporter Registrator 2 år Rutinbeskrivningar Vid inaktualitet Semesterlistor Vid inaktualitet Skräppost (SPAM) Omedelbart av respektive mottagare. Enligt KFN 2/08 Styrdokument Registrator 2 år Trycksaker, egenproducerade Se anm. 1 ex till arkivet efter upprättande. Gäller ej inbjudningar, annonser och andra typer av trycksaker med tillfällig/ringa betydelse vilka kan gallras vid inaktualitet. Trycksaker som tillhör diariefört ärende arkiveras i ärendeakt. Utbildningsmaterial (egenproducerat) Vid inaktualitet. Utredningar Registrator 2 år

7 Myndighet: Kommunstyrelsen Förvaltning: KS ledningskontor Avdelning/Enhet: Ekonomiavdelningen Handlingsslag Förvaring / Till kommun- Anmärkning arkiv efter Ekonomiadministration Allt räkenskapsmaterial med redovisningsår som slutar på 1 skall bevaras för framtiden. Som närarkiv räknas både närarkiv ekonomiavdelning och arkivet i KS huset. Aktiebrev Kassaskåp Vid inaktualitet. Lämnas vidare vid försäljning. kansli Aktieägartillskottsförbindelse Kassaskåp Vid inaktualitet. kansli Andelar Kassaskåp Vid inaktualitet. kansli Anläggningsregister Investeringar, avskrivningar och bokförda värden finns sparade i Devis sedan 2001 i delrutinen Anläggningskontra. Arkiveras i form av specificerade bokslutlistor som bilaga till balansräkningen i bokslutet Attestlistor Efter 10 år. I samband med internbudget ska sammanställning av attesträttigheter finnas. Tillkommer nya attesträtter under redovisningsåret ska dessa bekräftas av respektive förvaltningschef på särskild blankett. Behörighetssammanställning Finns lagrat i Devis och IoF sedan I vissa fall endast aktuell behörighet i styrtabellerna, men alla ändringar i tabellerna lagras loggen i Devis. Bokföringsorder Pärmar närarkiv Efter 10 år Budget 2 år Budgetförslag och underlag Pärmar närarkiv Efter 2 år

8 Myndighet: Kommunstyrelsen Förvaltning: KS ledningskontor Avdelning/Enhet: Ekonomiavdelningen Handlingsslag Förvaring / Till kommun- Anmärkning arkiv efter Dagboksföring (kassadagbok) Pärmar närarkiv Efter 10 år. Alla transaktioner som påverkar kommunens likvidkonton (in- eller utbetalningar) hanteras i Devis i delrutinen Dagbokföring. Utskrifter görs dagligen ur det systemet (dagrapport) och arkiveras tillsammans med kontoutdrag samt annat underlag. Delårsrapport 2 år Följesedlar Efter 2 år, men endast om motsvarande faktura är specificerad och inte utgörs av samlingsfaktura. Kundreskontra: - OCR-inläsningar - Avstämning kund - Inbetalningar - Avstämning krav - Debiteringsunderlag - Påminnelser krav - Inkasso Marginalen - Ärenden Kronofogdemyndigheten - Avskrivningar - Korrespondens med Marginalen Pärmar närarkiv Efter 10 år. Fil från plusgirot som läses in i kundreskontran. Efter 2 år. Efter 10 år. Efter 2 år. Manuellt ifyllda samt utskrifter från verksamhetssystem. Efter 10 år. Efter 2 år. Efter 2 år. Efter 2 år. Efter 10 år. hos Marginalen tills ärendet avslutas

9 Myndighet: Kommunstyrelsen Förvaltning: KS ledningskontor Avdelning/Enhet: Ekonomiavdelningen Handlingsslag Förvaring / Till kommun- Anmärkning arkiv efter Leverantörskontra: - Fakturor - Avstämningar De fakturor som skannas externt förvaras hos företaget och det som skannas av kommunen förvaras i närarkiv. Sekretessfakturor som behandlas i Procapita förvaras hos de enheter som har Procapita. Efter 2 år. Sker dagligen mellan kommunens skuldbokföring av fakturor och listor från plusgirot som innehåller bevakade betalningsuppdrag samt utbetalt belopp till leverantörerna. Samtliga underlag för denna avstämning, på summanivå, sätts i pärmar i datumordning. Avstämning mellan leverantörsskuldkonton och fakturaregistret i Devis sker minst en gång om året, vid bokslutet. Specificerad bilaga till balansräkningen arkiveras tillsammans med övrigt bokslutsmaterial - Plusgiro Efter 10 år. Kommunen köper arkivering i 10 år av plusgirot (eredovisning) för allt underlag som hör ihop med kommunens plusgirokonton (kvittenslistor, bevakningslistor och kontoutdrag). Åtkomst via internet. Försäkringsbrev Efter 2 år. Hanteras av försäkringsmäklare (Colemont Sweden AB) enligt avtal. Förteckning över värdehandlingar Kassaskåp kansli Kodplaner Finns sparade i Devs från och med 2001 Kvitto på deponerade värdehandlingar Registrator Vid återlämnande Leverantörsregister Finns tillgängligt i Devis från och med 2001

10 Myndighet: Kommunstyrelsen Förvaltning: KS ledningskontor Avdelning/Enhet: Ekonomiavdelningen Handlingsslag Förvaring / Till kommun- Anmärkning arkiv efter Leverantörsstatistik Finns tillgängligt i Devis från och med 2001 Lån, aktuella Pärmar ekonomichef Sparas i 10 år efter makulering Lån, makulerade Efter 10 år Momsredovisning Efter 10 år. Redovisning samt underlag i pärmar i närarkiv. Finns även i dagbokföringen. Obligationer Kassaskåp Vid inaktualitet Pantbrev/Revers/Borgen/Utlån kansli Kassaskåp kansli När kommunen lånar ut pengar. Sparas så länge de är aktuella hos kommunen. För de pantbrev som kommunen haft som säkerhet och som är återlämnade bevaras kvittensen. Statistik SCB 5 år Kvartalsredovisning, årligt räkenskapssammandrag Befolkningsstatistik - Demografen Köps från SCB och används/arkiveras i system - Demografen Projekt Devisupplägg Rekvisitioner Efter 2 år. Systemdokumentation Redovisningssystemet Devis. Ett ex till arkivet efter upprättande. Tabellkvittenser Efter 2 år. Loggning sker i Devis och informationen kan plockas fram vid behov. Transaktionsredovisning Alla transaktioner finns lgarade i Devis från och med Tidigare transaktioner finns på CD i IT-avdelningens kassaskåp i kommunarkivet. Kopior finns på Redovisningsenheten. Uppföljningsrapporter Se anm. Verktyg finns i Devis för att skapa uppföljningsfrågor, utifrån behov, byggd på historiska eller årsaktuella transaktioner. Årsredovisning Diarieföres.

11 Myndighet: Kommunstyrelsen Förvaltning: KS ledningskontor Avdelning/Enhet: Ekonomiavdelningen Handlingsslag Förvaring / Till kommun- Anmärkning arkiv efter Stiftelseförvaltning (förvaras hos ekonomiavdelningen eller i arkivet i KS huset) Samfond 1, 2, 3 Bofors ungdomsgård 1:a Majblomman Edith & Morgan Hjorts stipendiefond Karlskoga Nobel konststipendium Ansökan om medel inklusive bilagor Beslut om utdelning ur fond Deklarationer Efter 10 år Korrespondens med tillsynsmyndigheten Revisionsrapporter Stadgar Stiftelseurkund Verifikationer Efter 10 år Årsredovisning - Ekonomiavdelningen sköter den ekonomiska förvaltningen och förvarar handlingarna. - Kommunstyrelsen beslutar om årsredovisningen. - Kultur- och föreningsnämnden beslutar om årsredovisningen för Karlskoga Nobel konststipendium och ansvarar för dokumenthanteringen för denna fond (utöver ekonomiadministrationen, som förvaras på ekonomiavdelningen).

12 Myndighet: Kommunstyrelsen Förvaltning: KS ledningskontor Avdelning/Enhet: IT-avdelningen Handlingsslag Förvaring / Till kommun- Anmärkning arkiv efter Avtal, diverse tjänster Efter avtalets utgång Backuper Efter 10 år. Generationshantering enligtdaglig, vecko-/månadsvis rutin. Fördjupad studie krävs, i samband med arbetet med informationssäkerhetsplan, Behörighetsblanketter Vid inaktualitet Cookiefiler Efter 1 vecka. Enligt KFN 2/ E-postlistor Efter 1 vecka. Enligt KFN 2/ E-postlådor (personliga) Se anm. I samband med anställnings upphörande Globalfiler Efter 1 vecka. Enligt KFN 2/ Helpdesk Vid inaktualitet Hemkatalog (personlig) Se anm. I samband med anställnings upphörande Historikloggar Se anm. Krav på bevarande varierar mellan olika system. Fördjupad studie i samverkan med systemägare krävs. Licensmaterial: - upphandlning Selectavtal Microsoft - sammanställningar över innehav Se anm.. Uppdateras kontinuerligt. Loggning av internettrafik Efter 3 månader, eller om en eventuell utredning pågår, då utredningen är avslutad. Mobilabonnemang (avtal) Vid inaktualitet Nycklar, lista över utlämnande Vid uppdatering

13 Myndighet: Kommunstyrelsen Förvaltning: KS ledningskontor Avdelning/Enhet: IT-avdelningen Handlingsslag Förvaring / Till kommun- Anmärkning arkiv efter Projektdokumentation där annan förvaltning Se anm. hos respektive förvaltning. är projektägare Register, användare Se anm. Uppdateras kontinuerligt. Register, PC Se anm. Uppdateras kontinuerligt. Register, PUL Se anm. Uppdateras kontinuerligt. Systemdokumentation: Se anm. hos ansvarig så länge aktuellt system är i drift. Dokumentationen är sedan mycket viktig för eventuell digital långtidsförvaring. - användar- och systemförvaltningsdokumentation Systemförvaltarorganisation - installationsanvisningar IT-avdelningen - teknisk information om systemen IT-avdelningen - nätuppbyggnad IT-avdelningen - korrespondens med leverantör Vid inaktualitet. Exempelvis felanmälan, önskemål, info, versioner Telefonkatalog Efter 1 år. Underlag till Eniro och lokaldelen. Teleopti: - beställning/avbeställning av telefonanknytningar och kontouppgfter - underlag för debitering Växelsystem Se anm. Uppdateras kontinuerligt Vid inaktualitet Efter 2 år. Underlag för debitering skickas till ekonomisystemet elektroniskt, en gång per månad. Filerna sparas i G:Teleoptiexport: TEIS

14 Senaste ändring DOKUMENTHANTERINGSPLAN Myndighet: Kommunstyrelsen Förvaltning: KS ledningskontor Avdelning/Enhet: Kansliavdelningen Handlingsslag Förvaring / Till kommun- Anmärkning arkiv efter Adresslistor Vid inaktualitet. Inför utskick till sammanträden Delegationsbeslut Registrator 2 år Diarieförda handlingar/övrig post Registrator 2 år Diarielistor Registrator 2 år Dokumenthanteringsplan Vid upprättande. Även på kommunens intranät. ID-kortsbeställningar Kansli/assistent Efter 2 år. Kallelser och handlingar inför samman- Kansli Efter 1 år. träden Kallelse och minnesanteckningar från kommunalledningsberedning, kommunalrådsberedning och fullmäktiges presidium Kansli Se anm. vid inaktualitet under förutsättning att endast rutinmässig beredning av ärenden och fastställande av föredragningslistor sker. Postlistor (övrig post) Registrator 2 år. Utskrift ur diariet en gång per år. Protokoll, kommunfullmäktige Registrator 1 år Inbindes Protokoll, kommunstyrelsen Registrator 1 år Inbindes Protokoll, kommunstyrelsens arbetsutskott Registrator 1 år Protokoll, kommunala handikapprådet Registrator 1 år

15 Senaste ändring DOKUMENTHANTERINGSPLAN Myndighet: Kommunstyrelsen Förvaltning: KS ledningskontor Avdelning/Enhet: Kansliavdelningen Handlingsslag Förvaring / Till kommun- Anmärkning arkiv efter Protokoll, kommunala handikapprådets Registrator 1 år arbetsutskott Protokoll, valberedning 1 år Protokoll, valnämnd 1 år Inbindes Protokoll, krisledningsnämnden 1 år Tillstånd till postöppning Pärm kansli Vid inaktualitet Trafikjournaler, fax Vid inaktualitet Troman förteckning över förtroendevalda Kontinuerlig uppdatering. Utskrift till arkivet vid ny mandatperiod. Administration av borgerliga vigslar Förteckning över borgerliga vigslar Administratören 10 år Intyg vigsel Till skatteverket efter vigseln Intyg hindersprövning Till länsstyrelsen efter årets slut Protokoll med bilaga Till länsstyrelsen efter årets slut Vigselbevis Till brudparet

16 Personalakter Handlingar (i bokstavsordning) Anställningsavtal/bevis (underskrivet exemplar) Ansvars- och befogenhetsbeskrivningar Ansökningar om entledigande Ansökningar till avtalsförsäkringar Ansökningshandlingar Arbetsskadeanmälan (beslut och övriga handlingar som har betydelse i ärendet) Bilavtalsbeslut Delegationsbeslut Förhandlingsprotokoll och fackliga framställningar. (Enskilda ärenden) Kontrollräkning av LAS dagar Matriklar Pensionsbrev (övriga handlingar kring pension, se dokumenthanteringsplan.) Pensionshistorik Registreringsunderlag Rehabiliteringsutredningar Sekretessbevis (gallringsfrist) (slutarkivering) T3:or Tjänstgöringsintyg/betyg Tjänstledighet (mer än 6 månader) Utdrag ur belastningsregistret Övertagande från andra verksamheter Matrikelutdrag (Listorna arkiveras för sig och skickas till kommunarkiv efter 2 år) Övriga arbetsgivarintyg 2 år eller senast vid slutarkivering

17 Fastställd av Kommunstyrelsen Myndighet: Kommunstyrelsen Förvaltning: KS ledningskontor Avdelning/Enhet: Personalavdelningen Handlingsslag Förvaring / Till kommun- Anmärkning arkiv efter PA-administration 2 år = kontor, 10 år = närarkiv KS. Personalakterna förvaras på löneenheten och lämnas över till kommunarkivet året efter det man fyllt 65 år. Undantaget de som fortfarande kvarstår i anställning. Anställningsavtal/-bevis Till personalakt. Se bilaga för personalakt Ansvars- och befogenhetsbeskrivningar Till personalakt. Se bilaga för personalakt Ansökningar till avtalsförsäkringar Till personalakt. Se bilaga för personalakt Ansökningar till tjänster: - Fått tjänst - Överklagat tjänst - Icke fått tjänst - spontanansökningar Enligt KFN 77/ av kansli. Ansökningshandlingar till personalakt efter tillsättning. Efter 2 år Vid inaktualitet Bilavtalsbeslut Till personalakt. Se bilaga för personalakt Förhandlingsprotokoll och fackliga framställningar 2 år Original.. Ärenden rörande enskilda anställda arkiveras i personalakt, med hänvisning från diariet. Intern information LAS-frågor Vid inaktualitet Kontrollräkning av LAS dagar Se bilaga för personalakt Matriklar Se bilaga för personalakt Minnesgåvor namnlistor 2 år Pensionärsavtackning handlingar 2 år Personalakt: Se bilaga Gallring/bevarande tabell medföljer som bilaga Platsannonser 2 år i respektive anställningsärende Protokoll, central samverkansgrupp 2 år Original. Protokoll, KS samverkansgrupp 2 år Original. Rehabiliteringsutredningar Till personalakt Årlig lönekartläggning 2 år Årlig löneöversyn 2 år

18 Fastställd av Kommunstyrelsen Myndighet: Kommunstyrelsen Förvaltning: KS ledningskontor Avdelning/Enhet: Personalavdelningen Handlingsslag Förvaring / Till kommun- Anmärkning arkiv efter Årssammanställning arbetsskadestatistik 2 år Löneadministration AGS, TFA, TGL Avtalsgruppsförsäkring, Trygghetsförsäkring arbetsskada, Tjänstegrupplivförsäkring - Prel debiteringsunderlag - Def debiteringsunderlag - Fakturakopior Efter 2 år Efter 2 år Efter 2 år Anmälan till försäkringskassan Efter 1 år Ansökningar om entledigande 2 år Till personalakt. Se bilaga för personalakt. Arbetsledaren undertecknar och skickar till löneenheten Arbetsskadeanmälan, beslut och övriga Till personalakt. Se bilaga för personalakt handlingar som har betydelse i ärendet Avdragslistor Efter 10 år. Hem-pc, införsel med mera Beslut från försäkringskassan om ersättning från första sjukdagen till arbetstagare med omfattande korttidsfrånvaro Efter 10 år Frånvaroansökan kopia Efter 2 år Försäkran för sjuklön Efter 2 år Införselbeslut (avslutande) Efter 2 år Intresseavdragslistor Efter 10 år Justeringsrapporter/utanordning Efter 10 år Konteringsmeddelande Efter 2 år Kontrolluppgifter Efter 6 år Sjukanmälningar Efter 2 år T3:or Till personalakt. Se bilaga för personalakt Tjänstledighet (mer än 6 månader) Till personalakt. Se bilaga för personalakt

19 Fastställd av Kommunstyrelsen Myndighet: Kommunstyrelsen Förvaltning: KS ledningskontor Avdelning/Enhet: Personalavdelningen Handlingsslag Förvaring / Till kommun- Anmärkning arkiv efter Utdrag ur belastningsregistret Till personalakt. Se bilaga för personalakt KPA/SPP - pensionsbrev - utanordnade pensioner (fakturakopior) - kontokurant - förteckning utbetalade pensioner - signallistor med rättelser Till personalakt. Se bilaga för personalakt Efter 10 år Efter 2 år Efter 2 år Efter 2 år Efter 2 år Pensionshistorik Loggsammanställningar händelselogg Efter 10 år. Digitalt. Textfil i G-mappen från och med Läkarintyg, kopior Efter 2 år. Sekretess. Lönelistor Mikrofiche från och med 2000, kommunarkivet Löneunderlag som är räkenskapshandlingar, till exempel kvitton för utlägg, reseräkningar med kvitton och underlag, kvitton rörande läkarvårds- och läkemedelsersättningar. Efter 10 år Mertids-/övertidsjournal Efter 10 år Politikerarvoden/ersättning för förlorad Efter 2 år arbetsinkomst Redovisning av arbetsgivaravgift Efter 10 år. Kopia på skattsedel i pärm. Rättelse av kontrolluppgifter Efter 10 år Sekretessbevis Till personalakt. Se bilaga för personalakt

20 Fastställd av Kommunstyrelsen Myndighet: Kommunstyrelsen Förvaltning: KS ledningskontor Avdelning/Enhet: Personalavdelningen Handlingsslag Förvaring / Till kommun- Anmärkning arkiv efter Skatteuppgifter Efter 2 år. Jämkningsbeslut, begäran om höjning av skatteavdrag med mera. Tjänstgöringsbetyg/intyg Till personalakt. Se bilaga för personalakt Tjänstgöringsrapporter, övriga underlag Efter 2 år till löneutbetalning Underlag för manuellt utbetald lön Efter 10 år. Bankhandlingar. Utmätningsbeslut Efter 2 år. Beslut om utmätning av lön. PS-självservice System Del av lönesystemet Lönesystem System Digitalt

21 Myndighet: Kommunstyrelsen Förvaltning: KS ledningskontor Avdelning/Enhet: Stab Handlingsslag Förvaring / Till kommun- Anmärkning arkiv efter Kommunstrateg Detaljplaner Ett exemplar förvaras på KS ledningskontor i tillgänglighetssyfte. E18-gruppen Karlskoga kommun har uppdraget att fungera som kansli för E18- gruppen. Alla handlingar diarieförs i KS Diarieförda handlingar Registrator/kansli Informationsenhet Intranät, Kikaren Se anm. Kontinuerlig uppdatering. Årligt uttag bevaras metod för detta är under utarbetande Hemsidan Se anm. Kontinuerlig uppdatering. Årligt uttag bevaras metod för detta är under utarbetande Övriga diarieförda handlingar Registrator/kansli Säkerhetssamordnare Beredskaps- och säkerhetsinformation 2 år Övriga diarieförda handlingar Registrator/kansli

22 Myndighet: Kommunstyrelsen Förvaltning: KS ledningskontor Avdelning/Enhet: Stab Handlingsslag Förvaring / Till kommun- Anmärkning arkiv efter Näringsliv Anteckningar i samband med etableringar Registrator 2 år i kommunen Karlskoga kommuns företagsregister Revideras Uppdateras kontinuerligt på uppdrag av de företag som vill vara med. Nätverksträff kvinnliga företagare Vid inaktualitet. Allmänna föreläsningar och dylikt - kallelser och arbetsmaterial Företagsarfari - kallelser - deltagarförteckning - inkomna synpunkter Näringslivschef 3 år 3 år 3 år Startade för att spegla verksamheten Lokalregister Vid inaktualitet. Uppdateras regelbundet av kund

23 Myndighet: Kommunstyrelsen Förvaltning: KS ledningskontor Avdelning/Enhet: Ekonomiavdelningens upphandlingsenhet Handlingsslag Förvaring / Till kommun- Anmärkning arkiv efter Upphandlingsenhet Upphandlingsakter Hos upphandlingsenheten fram till gallring och arkivering. Anbud - antagna - icke antagna I upphandlingsakt Efter 4 år Öppningsprotokoll 4 år I upphandlingsakt. Anbudssammanställning Efter 4 år. Utvärderingsprotokoll Efter 4 år. Upphandlingsrapport 4 år I upphandlingsakt. Beskriver hela ärendet Beslutsprotokoll 4 år I upphandlingsakt Tilldelningsbesked Efter 4 år Överprövningsärenden i KS diarium, Hänvisning i upphandlingsakt till KS diarium Avtal 4 år I upphandlingsakt Övriga handlingar Avtalsregister Årligen Uppdateras kontinuerligt. Uttag en gång per år. Bankgarantier, moderbolagsgarantier och dylikt Se anm. Begärs in i samband med upphandlingen. Förvaras hos avtalsansvarig förvaltning. Återlämnas enligt överenskommelse för respektive garanti, eller när garantitiden löpt ut. Skadeståndsärenden i KS diarium. Hänvisning i upphandlingsakt till KS diarium. Upphandlingsdiarium Årligen Årligt uttag av diarieförteckning. OBS: När vi deltar i samordnade upphandlingar bevaras vårt avtal samt underlaget vi behöver för att styrka detta. Ärendet registreras i upphandlingsdiariet med hänvisning till samordnade myndighets diarienummer, där arkivansvar för övriga handlingar finns.