Ärende 27 Informationshanteringsplan för kommunstyrelsen 2015

Transkript

1 Ärende 27 Informationshanteringsplan för kommunstyrelsen 2015

2 Tjänsteskrivelse 1 (1) KS Handläggare Karin Jirénius Kommunstyrelsen Informationshanteringsplan för kommunstyrelsen Sammanfattning I enlighet med det kommunala arkivreglementet ska varje myndighet upprätta en plan som redovisar myndighetens handlingar och hur dessa hanteras. Planen skall uppdateras minst en gång per år samt revideras vid behov. Planen har tidigare benämnts dokumenthanteringsplan. Under år 2015 har den tidigare dokumenthanteringsplanen förts över i ny mall för informationshanteringsplan. Planen har kompletterats med enstaka handlingstyper som saknats i tidigare plan, medan andra handlingstyper har tagits bort, då dessa inte längre är aktuella i verksamheten. Ett förslag till reviderad plan föreläggs härmed kommunstyrelsen för beslut. Några av de större förändringarna som gjorts grundas på att organisatoriska förändringar har skett inom kommunstyrelsens ledningskontor. Revideringen innebär inte några nya avgörande förslag på gallring av handlingar, vilket kommunstyrelsen i så fall ska ta aktiv ställning till. Beslutsunderlag Kommunstyrelsens ledningskontors tjänsteskrivelse den 8 oktober 2015 Förslag till dokumenthanteringsplan för kommunstyrelsen Kommunstyrelsens ledningskontors förslag till beslut Kommunstyrelsen godkänner upprättat förslag till informationshanteringsplan. Karin Jirénius Kommunsekreterare Expedieras till Kultur- och föreningsnämnden (arkivmyndigheten) KS arkivredogörare

3 Informationshanteringsplan Kommunstyrelsen Förvaltningsövergripande Antagen av kommunstyrelsen 2015-xx-xx xx Ersätter dokumenthanteringsplan dnr ,

4 Kommunstyrelsen Reviderad Förvaltningsövergripande Allmänna handlingar ska alltid hanteras på ett sätt som säkerställer handlingens beständighet och som skyddar handlingen mot obehörig åtkomst och skada. Tillgång till digitala handlingar regleras bland annat genom behörighetsnivåer och loggfunktioner, som anpassas efter handlingarnas innehåll. Motsvarande skydd för pappershandlingar uppnås genom förvaring i brand- och stöldsäkra arkivlokaler eller -skåp Syfte Syftet med informationshanteringsplanen är att kvalitetssäkra och underlätta hanteringen av myndighetens information och handlingar, från det att de inkommer och upprättas tills det att de arkiveras eller gallras. Planen fungerar även som gallringsbeslut för de uppräknade informationstyperna. Instruktioner Informationshanteringsplanen är, förutom en förvaltningsövergripande del, indelade i de avdelningar förvaltningen består av: Kansli, Ekonomi, Personal och Utveckling. Under Ekonomiavdelningen ingår upphandlingsenheten, under Personalavdelningen ingår bemanningsenheten och kommunikationsenheten, samt under Utvecklingsavdelningen ingår IT-enheten. Bevaras Innebär att handlingarna skall bevaras för all framtid. Slutförvaring sker i kommunarkivet. Bevaringsskyldigheten gäller originalhandlingar. Handlingarna förstörs. Sekretesskyddade handlingar förstörs under kontroll. Tidsfristen anger de år som skall förflyta innan gallringen verkställs och avser hela kalenderår. Exempel: handlingar från år 2004 med 2 års gallringsfrist får förstöras först år Gallring vid inaktualitet innebär att handlingen kan gallras så snart den förlorat sin betydelse för förvaltningen. Gallring bör ske regelbundet, förslagsvis en gång om året och utföras med försiktighet. Arkivering Vid leverans till kommunarkivet ska handlingarna ligga i arkivkartonger och vara rensade från allt som inte är arkivhandlingar, såsom kopior, oviktiga minnesanteckningar, utkast samt gem, plastfickor med mera. Arkivkartongerna ska vara ordentligt fyllda och innehåll och tid skall stå med blyerts. Leverantören får en leveransreversal efter arkivpersonal gått igenom leveransen. Ansvaret på leverans ligger hos handläggare och/eller arkivredogörare.

5 Kommunstyrelsen Reviderad Förvaltningsövergripande Vilken typ av handling/information? Var finns den? Hos vem? Vilket system Ja/Nej Bevaras alt gallras Gallringsfrist/till kommunarkiv efter + övriga anmärkningar Handläggare? Arkivredogörare? Osv. Annonser Nej vid inaktualitet. Avtal / Kontrakt Kansli Ja 2 år efter avtalets utgång. Cirkulär Nej vid inaktualitet Delegationsbeslut Kansli Ja Bevaras Diarieförs och anmäls till KS protokoll. Till kommunarkiv efter 2 år. Enkäter, egenproducerade: - enkät - sammanställning - svar Kansli Kansli Ja Ja Bevaras Bevaras Diarieförs. Till kommunarkiv efter 2 år. Diarieförs. Till kommunarkiv efter 2 år. efter 2 år under förutsättning att sammanställning gjorts Enkäter, inkomna: - enkät - svar Kansli Kansli Ja Ja Efter 2 år. Diarieförs i samlingsärende. Efter 2 år. Diarieförs i samlingsärende. Registrator Flexkort Chef Nej Efter 2 år. Återrapportering sker enligt överenskommelse med respektive Chef

6 Kommunstyrelsen Reviderad Förvaltningsövergripande arbetsledare/chef Följesedlar Hos beställaren Efter 2 år eller efter att specificerad faktura inkommit. Kallelser/inbjudningar Nej Vid inaktualitet Korrespondens Kansli Ja Bevaras Som tillför sakuppgift till ärende eller på annat sätt är av vikt för verksamheten vidarebefordras till diariet för diarieföring. Till kommunarkiv efter 2 år Korrespondens, rutinmässig Vid inaktualitet. Exempelvis följebrev, missiv, tackbrev, mottagningsbesked och meddelanden som är av tillfällig eller rutinmässig karaktär med ringa betydelse för myndighetens verksamhet. Minnesanteckningar - Ledningsgrupp Bevaras Har samma status som protokoll. - Arbetsplatsträffar Server Nej Vid inaktualitet. Äldre minnesanteckningar från APT finns i databasen KS ag Alla. - Arbetsgrupper Nej Vid inaktualitet. Utgör endast arbetsmaterial.

7 Kommunstyrelsen Reviderad Förvaltningsövergripande Om arbetsgruppen ingår i ett projekt bevaras minnesanteckningar i projektdokumentationen. Pressklipp Kansli Nej Bevaras Till kommunarkiv efter 5 år Projektdokumentation (egna projekt): - ansökan - beslut - projektdirektiv - projektplan - förstudierapport - slutrapport - minnesanteckningar som tillför sakupgifter - övrig projektdokumentation av tillfällig eller ringa betydelse Projektledare Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Nej Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Till kommunarkiv efter avslutat projekt. Projektledare Deltagande i projekt och samarbetsforum (ej projektägare): - beslut om medfinansiering - slutrapport Kansli Ja Ja Bevaras Bevaras Till kommunarkiv efter 2 år. Till kommunarkiv efter 2 år.

8 Kommunstyrelsen Reviderad Förvaltningsövergripande - tidsredovisning Kansli Nej Där vi bistår med egen tid gallras efter slutrapportering Rekvisitioner Nej Efter 2 år om inte rekvisitionen är en del av fakturan och då gallras efter 10 år. Rekvisionsblock med kopior sparas hos respektive verksamhet. Remisser och remissvar: - egna - externa - andra nämnders Kansli Kansli Ja Ja Bevaras Bevaras Diarieförs. Till kommunarkiv efter 2 år. Diarieförs. Till kommunarkiv efter 2 år. efter 2 år. Bevaras hos den remissinstans som äger ärendet, till exempel detaljplaner hos samhällsbyggnadsnämnden Arkivreversaler (kopia) Arkivredogörare Nej efter 10 år. Original finns hos kommunarkivet Arkivredogörare Personbiträdesavtal Respektive förvaltning Bevaras Respektive förvaltning/ verksamhet

9 Kommunstyrelsen Reviderad Förvaltningsövergripande Revisionsrapporter Kansli Ja Bevaras Till kommunarkiv efter 2 år. Revisor Rutinbeskrivningar Nej vid inaktualitet Semesterlistor Nej vid inaktualitet Skräppost (SPAM) Nej omedelbart av respektive mottagare. Enligt KFN 2/08. Styrdokument Kansli Ja Bevaras Till kommunarkiv efter 2 år. Registrator Trycksaker, egenproducerade Kommunikation Bevaras 1 ex till arkivet efter upprättande. Gäller ej inbjudningar, annonser och andra typer av trycksaker med tillfällig/ringa betydelse vilka kan gallras vid inaktualitet. Trycksaker som tillhör diariefört ärende arkiveras i ärendeakt. Kommunikation Utbildningsmaterial (egenproducerat) Handläggare Nej vid inaktualitet. Handläggare Utredningar Kansli Ja Bevaras Till kommunarkiv efter 2 år Registrator

10 Informationshanteringsplan Kommunstyrelsen Kommunledningen Antagen av kommunstyrelsen 2015-xx-xx xx Ersätter dokumenthanteringsplan dnr ,

11 Kommunstyrelsen Reviderad Kommunledning Vilken typ av handling/information? Var finns den? Hos vem? Vilket system Ja/Nej Bevaras alt gallras Gallringsfrist/till kommunarkiv efter + övriga anmärkningar Handläggare? Arkivredogörare? Osv. Majoriteten av kommunledningens handlingar ingår i de förvaltningsövergripande dokumenten, här listas de områdesspecifika handlingsslagen. Säkerhets- och beredskapsarbete Beredskaps- och säkerhetsinformation Kansli Ja Bevaras Till kommunarkiv efter 2 år Registrator Försäkringshandlingar Extern databas Aktuell papperskopia förvaras hos registrator/kansli. Till arkivet vid nytecknande av försäkring. Övriga diarieförda handlingar Kansli Ja Bevaras Till kommunarkiv efter 2 år Registrator

12 Informationshanteringsplan Kommunstyrelsen Ekonomi Antagen av kommunstyrelsen 2015-xx-xx xx Ersätter dokumenthanteringsplan dnr ,

13 Kommunstyrelsen Reviderad Ekonomiavdelningen Vilken typ av handling/information? Var finns den? Hos vem? Vilket system Ja/Nej Bevaras alt gallras Gallringsfrist/till kommunarkiv efter + övriga anmärkningar Handläggare? Arkivredogörare? Osv. IoF (fakturahantering) System Nej Ingen utskrift från systemet i arkiveringssyfte tas fram så länge RoR och IoF används. RoR (ekonomisystem) System Nej Kundreskontra, leverantörsreskonta, anläggningsreskontra, systemadministration och liknande stödsystem anses ingå som en integrerad del av RoR. Ingen utskrift från systemet i arkiveringssyfte tas fram så länge RoR och IoF används. Demografen System Nej Ett system för att hantera och analysera de filer med befolkningsprognoser och befolkningsutveckling vi får från SCB. Inget eget material produceras. Aktiebrev Kansli Ja Vid inaktualitet. Lämnas vidare vid försäljning. Ekonomichef Andelar Kansli Ja Vid inaktualitet. Ekonomichef

14 Kommunstyrelsen Reviderad Ekonomiavdelningen Anläggningsregister Nej Bevaras Investeringar, avskrivningar och bokförda värden finns sparade i RoR i delrutinen anläggningskontra. Arkiveras i form av specificerade bokslutlistor som bilaga till balansräkningen i bokslutet (se bokslutspärmar nedan). Redovisningschef Till kommunarkiv efter 10 år Attestlistor - i digital form - i dokument Kansli Nej Ja Bevaras Attestlistor i digital form bevaras enligt Ekonomiavdelningens IT-stöd (IoF och RoR) ovan. I samband med internbudget ska sammanställning av attesträttigheter finnas. enligt villkor för internbudget. Tillkommer nya attesträtter under redovisningsåret ska dessa beslutas av respektive förvaltningschef på särskild blankett. hos respektive förvaltning.

15 Kommunstyrelsen Reviderad Ekonomiavdelningen Behörighetssammanställning System Nej Behörighetssammanställningar i digital form se respektive system Bokföringsorder System Nej efter 10 år Redovisningschef Bokslutspärmar för årsbokslut Närarkiv Nej Bevaras Underlag för balansposter per 31 december. Till kommunarkiv efter 10 år. Redovisningschef Budget och budgetuppföljning Ja Bevaras Till kommunarkiv efter 2 år. Ekonomichef Dagboksföring Nej efter 10 år. Alla transaktioner som påverkar kommunens likvidkonton (in- eller utbetalningar) hanteras i RoR. Utskrifter görs dagligen ur det systemet (dagrapport) och arkiveras tillsammans med kontoutdrag samt annat underlag. Redovisningschef Delårsrapport Närarkiv Ja Bevaras Till kommunarkiv efter 2 år. Redovisningschef Följesedlar Nej Efter 2 år om inte följesedeln är en del av fakturan och då gallras efter 10 år. Redovisningschef

16 Kommunstyrelsen Reviderad Ekonomiavdelningen Kundreskontra I form av underlag för OCRinläsning, avstämningar, inbetalning, debiteringsunderlag, makuleringar, internfaktureringar, påminnelser, inkassohantering och avskrivningar. Närarkiv Nej Underlag gallras efter 10 år Redovisningschef Leverantörskontra I form av fakturor, avstämningar och betalningsuppdrag. Se anm. Nej efter 10 år. De fakturor som skannas externt förvaras hos skanningsföretaget och det som skannas av kommunen förvaras i närarkivet. Sekretessfakturor som behandlas i Procapita förvaras hos de enheter som har Procapita. Kommunen köper arkivering i 10 år av plusgirot (eredovisning) för allt underlag som hör ihop med kommunens plusgirokonton (kvittenslistor, bevakningslistor och kontoutdrag). Åtkomst via internet. Redovisningschef

17 Kommunstyrelsen Reviderad Ekonomiavdelningen Förteckning över värdehandlingar Kansli Nej Bevaras Ekonomichef Internbudget Kansli Ja Bevaras Till kommunarkiv efter 2 år. Kodplaner Nej Bevaras Kodplaner i digital form bevaras enligt Ekonomiavdelningens IT-stöd (IoF och RoR) ovan. Kundregister Nej Kundregister i digital form bevaras enligt Ekonomiavdelningens IT-stöd (IoF och RoR) ovan. Ska gallras 10 år efter sista registreringen. Kvitto på deponerade värdehandlingar Nej Bevaras Till kommunarkiv efter återlämnande. Ekonomichef Leverantörsregister Nej Leverantörsregister i digital form bevaras enligt Ekonomiavdelningens IT-stöd (IoF och RoR) ovan. Ska gallras 10 år efter sista inköpet. Lån, Ramavtal derivat och swapkontrakt Kansli Ja 10 år efter makulering Ekonomichef Momsredovisning Nej efter 10 år. Redovisningschef

18 Kommunstyrelsen Reviderad Ekonomiavdelningen Obligationer Närarkiv Ja vid inaktualitet Ekonomichef

19 Kommunstyrelsen Reviderad Ekonomiavdelningen Pantbrev/Revers/Borgen/Utl ån Räkenskapssammandrag till SCB Befolkningsstatistik - Demografen Kansli Ja Underlag gallras 10 år efter att lånet återbetalts. För de pantbrev som kommunen haft som säkerhet och som är återlämnade bevaras kvittensen. Kansli Nej Bevaras Avser den blankett som kommunen skickar till SCB Nej efter 10 år. Underlaget köps från SCB och används/arkiveras i system - Demografen Ekonomichef Redovisningschef Rekvisitioner Hos respektive verksamhet Nej Efter 2 år om inte rekvisitionen är en del av fakturan och då gallras efter 10 år. Rekvisionsblock med kopior sparas hos respektive verksamhet. Respektive enhetschef Systemdokumentation Nej Bevaras Ett exemplar till kommunarkivet årligen efter upprättandet. Redovisningschef Transaktionsredovisning Nej Bevaras Transaktionsredovisning i digital form bevaras enligt Ekonomiavdelningens IT-stöd (IoF och RoR) ovan.

20 Kommunstyrelsen Reviderad Ekonomiavdelningen Utbetalningar via RoR Närarkiv Nej Efter 10 år Redovisningschef Årsredovisning, årsbokslut och delårsbokslut Ja Bevaras Redovisningschef Ekonomiska rapporter och liknande som upprättas av ekonomiavdelningen men som avser annan förvaltning och som även hanteras och diarieförs på annan förvaltning Ansökan till Migrationsverket Nej efter 10 år på ekonomiavdelningen. Registrator Ja Bevaras OBS SEKRETESS. På respektive förvaltning ska det gallras eller arkiveras enligt den förvaltningens informationshanteringsplan. Ansökan om ersättning för kostnader för god man till ensamkommande asylsökande barn Till kommunarkiv efter 2 år. Redovisningschef Ekonomichef

21 Kommunstyrelsen Reviderad Ekonomiavdelningen Stiftelseförvaltning Samfond 1, 2 och 3 Bofors ungdomsgård Stiftelsen 1:a Majblomman Nej Ekonomiavdelningen sköter den ekonomiska förvaltningen och förvarar handlingarna. Kommunstyrelsen beslutar om årsredovisningen. Ansvarig ekonom Edith & Morgan Hjorts stipendiefond Stiftelsen Karlskoga kommuns konststipendium till Alfred Nobels minne Kultur- och föreningsnämnden beslutar om årsredovisningen för Karlskoga Nobel konststipendium och ansvarar för informationshanteringen för denna fond (utöver ekonomiadministrationen, som förvaras på ekonomiavdelningen). Ansökan om medel inklusive bilagor Registrator Ja Bevaras OBS SEKRETESS! Till kommunarkiv efter 1 år Ansvarig ekonom Beslut om utdelning ur fond Registrator Ja Bevaras OBS SEKRETESS! Till kommunarkiv efter 1 år. Ansvarig ekonom Deklarationer Nej efter 10 år Ansvarig ekonom

22 Kommunstyrelsen Reviderad Ekonomiavdelningen Korrespondens med tillsynsmyndigheten Ja Bevaras Till kommunarkiv efter 1 år. Ansvarig ekonom Revisionsrapporter Ja Bevaras Till kommunarkiv efter 10 år. Ansvarig ekonom Stadgar Nej Bevaras Original ska förvaras i kommunarkiv. Vid förändringar ska nya stadgar omgående till kommunarkiv Stiftelseurkund Nej Bevaras Original ska förvaras i kommunarkiv. Vid förändringar ska ny urkund omgående till kommunarkiv Ansvarig ekonom Ansvarig ekonom Verifikationer Nej efter 10 år Ansvarig ekonom Årsredovisning och årsbokslut Ja Bevaras Till kommunarkiv efter 10 år. Ansvarig ekonom

23 Informationshanteringsplan Kommunstyrelsen IT-enheten Antagen av kommunstyrelsen 2015-xx-xx xx Ersätter dokumenthanteringsplan dnr ,

24 Kommunstyrelsen Reviderad IT-enheten Vilken typ av handling/information? Var finns den? Hos vem? Vilket system Ja/Nej Bevaras alt gallras Gallringsfrist/till kommunarkiv efter + övriga anmärkningar Handläggare? Arkivredogörare? Osv. Anmälan av behandling av personuppgifter till personuppgiftsombud IT-enheten Nej Vid inaktualitet Handläggare Användarrelaterad information - användarkonton, inloggningsuppgifter, behörigheter - hemkatalog (personlig) - e-postlådor (personliga) - behörighetsblanketter - FIM-server (för automatisering av användaradministration) Windowsserver Windowsserver Dominoserver IT-enheten IT-enheten Nej Nej Nej Nej Nej Se anm. Vid anställnings upphörande Vid anställnings upphörande Vid anställnings upphörande Vid inaktualitet Uppdateras kontinuerligt. Informationen kvar trots anställnings upphörande, då den behövs för automationen. IT-administratör IT-administratör IT-administratör IT-administratör Systemägare, systemförvaltare Avtal med IT-leverantör IT-enheten Nej Vid inaktualitet Handläggare

25 Kommunstyrelsen Reviderad IT-enheten Backuper Kassaskåp IT Nej Efter 1 år. Generationshantering enligt daglig, vecko-/månadsvis rutin. Fördjupad studie krävs, i samband med arbetet med informationssäkerhetsplan. Cookiefiler Respektive dator Nej Efter 1 vecka. Enligt KFN 2/ E-postlistor Dominoserver Nej Efter 1 vecka. Enligt KFN 2/ Spamfilter Globalfiler Dominoserver Nej Efter 1 vecka. Enligt KFN 2/ Helpdesk Helpdeskserver Nej Vid inaktualitet IT-support Licensmaterial, sammanställning m m IT-enheten Nej Se anm. Uppdateras kontinuerligt Handläggare Loggning av internettrafik Server Nej Efter 3 månader, eller om en eventuell utredning pågår, då utredningen är avslutad. Handläggare Projektdokumentation där annan förvaltning är projektägare IT-enheten Ja Bevaras Diarieförs hos respektive projektägare. Förvaltningens representant

26 Kommunstyrelsen Reviderad IT-enheten Register, användare Register, hårdvara (PC, plattor) Register, PUL IT-enheten, Notesdatabas IT-enheten, Notesdatabas IT-enheten, Notesdatabas Nej Se anm. Uppdateras kontinuerligt. IT-administratör Nej Se anm. Uppdateras kontinuerligt. IT-administratör Nej Se anm. Uppdateras kontinuerligt. Handläggare Resursbokning Dominoserver Nej Enstaka poster efter 380 dagar Systemförvaltare Systemdokumentation - användar- och systemförvaltningsdokumentation - installationsanvisningar - teknisk information om systemen - nätuppbyggnad Systemförvaltar -organisation IT -enheten IT-enheten IT-enheten Se anm. Bevaras. Se anm. Bevaras. Se anm. Bevaras hos ansvarig så länge aktuellt system är i drift. Dokumentationen är sedan mycket viktig för eventuell digital långtidsförvaring. vid inaktualitet Om det är av vikt för verksamheten Om det är av vikt för verksamheten Teleopti - beställning/avbeställning av telefonanknytningar, mobiler och kontouppgifter - underlag för debitering IT enheten IT enheten Nej Nej Vid inaktualitet Efter 2 år. Underlag för debitering skickas till ekonomisystemet elektroniskt, en gång per månad. Filerna sparas i G:Teleoptiexport: TEIS Teleadministratör Teleadministratör

27 Kommunstyrelsen Reviderad IT-enheten - samtalshistorik/loggning IT-enheten Nej Efter 5 år Teleadministratör Växelsystem IT -enheten Nej Se anm. Uppdateras kontinuerligt Teleadministratör Systemet Domino/Notes Databaser Nej Enstaka databaser vid inaktualitet. Annars vid systembyte. Systemägare, systemförvaltare Växelsystemen Trio och Teleopti Ärendehanteringssystemet KAISA Databaser Nej Vid systembyte. Ev konvertering av data till annat filformat Databaser Nej Enstaka databaser vid inaktualitet. Vid systembyte. Ev konvertering av data till annat filformat innan Systemägare Systemförvaltare

28 Informationshanteringsplan Kommunstyrelsen Kansliavdelningen Antagen av kommunstyrelsen 2015-xx-xx xx Ersätter dokumenthanteringsplan dnr ,

29 Kommunstyrelsen Reviderad Kansliavdelningen Vilken typ av handling/information? Var finns den? Hos vem? Vilket system Ja/Nej Bevaras alt gallras Gallringsfrist/till kommunarkiv efter + övriga anmärkningar Handläggare? Arkivredogörare? Osv. Adresslistor Troman Nej vid inaktualitet. Inför utskick till sammanträden Handläggare Aktivitetstablå, krisledningsnämnd Dagordning vid ledningsgenomgång, krisledningsnämnd Kansli Ja Bevaras Till kommunarkiv efter två år. Registrator Kansli Ja Bevaras Till kommunarkiv efter två år. Registrator Delegationsbeslut Pärm kansli Ja Bevaras Till kommunarkiv efter två år. Registrator Diarieförda handlingar Dokumentskåp kansli Ja Bevaras Till kommunarkiv efter två år. Med undantag för handlingar som ska gallras enligt upprättad informationshanteringsplan. Registrator Diarielistor Kansli Nej Bevaras Utskrift från KAISA Diarium. Till kommunarkiv efter två år. Registrator Fotografier Kansli Nej Bevaras Tas ut på fotopapper. Till kommunarkiv efter två år.

30 Kommunstyrelsen Reviderad Kansliavdelningen Fotografier av ringa och tillfällig betydelse Kansli Nej vid inaktualitet. Informationshanteringsplan Dokumentskåp kansli Ja Bevaras Diarieförs. Även på kommunens intranät. Till kommunarkiv vid upprättande. Registrator KAISA ärendehanteringssystem - sammanträdesdatabaser - diarium - arbetsgrupper - projektgrupper Kallelser och handlingar inför sammanträden Databas Endast utskrifter från systemet bevaras. Protokollsutdrag och protokoll diarieförs. Diarielistor och handlingar bevaras. Endast arbetsmaterial. Ev allmänna handlingar diarieförs. Endast arbetsmaterial. Ev allmänna handlingar diarieförs. Kansli Nej efter ett år. Sekreterare Kallelse och minnesanteckningar från kommunalledningsberednin g, kommunstyrelsens presidium och fullmäktiges presidium Kansli Nej Se anm. vid inaktualitet under förutsättning att endast rutinmässig beredning av ärenden och fastställande av föredragningslistor sker. Sekreterare

31 Kommunstyrelsen Reviderad Kansliavdelningen Loggbok, krisledningsnämnd Kansli Ja Bevaras Till kommunarkiv efter två år. Registrator Lägesrapport, krisledningsnämnd Nycklar, lista över utlämnande Kansli Ja Bevaras Till kommunarkiv efter två år. Registrator Receptionen Nej Se anm. Uppdateras kontinuerligt. Postlistor (övrig post) Pärm kansli Ja Bevaras Utskrift ur diariet en gång per år. Till kommunarkiv efter två år. Registrator Protokoll, centrala samverkansgruppen Protokoll, kommunstyrelsens samverkan Protokoll, kommunfullmäktige Protokoll, kommunstyrelsen Dokumentskåp kansli Dokumentskåp kansli Dokumentskåp kansli Dokumentskåp kansli Ja Bevaras Till kommunarkiv efter ett år. Sekreterare Ja Bevaras Till kommunarkiv efter ett år. Sekreterare Ja Bevaras Till kommunarkiv efter ett år. Sekreterare Ja Bevaras Till kommunarkiv efter ett år. Sekreterare

32 Kommunstyrelsen Reviderad Kansliavdelningen Protokoll, kommunstyrelsens arbetsutskott Protokoll, kommunala handikapprådet Protokoll, kommunala handikapprådets arbetsutskott Protokoll, valberedning Protokoll, valnämnd Protokoll, krisledningsnämnden Dokumentskåp kansli Dokumentskåp kansli Dokumentskåp kansli Dokumentskåp kansli Dokumentskåp kansli Dokumentskåp kansli Ja Bevaras Till kommunarkiv efter ett år. Sekreterare Ja Bevaras Till kommunarkiv efter ett år. Sekreterare Ja Bevaras Till kommunarkiv efter ett år. Sekreterare Ja Bevaras Till kommunarkiv efter ett år. Sekreterare Ja Bevaras Till kommunarkiv efter ett år. Sekreterare Ja Bevaras Till kommunarkiv efter ett år. Sekreterare Tillstånd till postöppning Pärm kansli Nej vid inaktualitet Registrator Trafikjournaler, fax Nej Vid inaktualitet Registrator

33 Kommunstyrelsen Reviderad Kansliavdelningen Troman register över förtroendevalda Valman register över röstmottagare Databas Nej Kontinuerlig uppdatering. Utskrift till arkivet vid ny mandatperiod. Databas Nej Kontinuerlig uppdatering vid valår. Se valnämndens informationshanteringsplan. Kanslisekreterare Valhandläggare Övrig post Databas efter fem år Registrator Administration av borgerliga vigslar Förteckning över borgerliga vigslar Receptionen Nej Bevaras Till kommunarkiv efter två år Registrator Intyg vigsel - Nej Se anm. Till Skatteverket efter vigseln Intyg hindersprövning - Nej Se anm. Till Länsstyrelsen efter årets slut Protokoll med bilaga - Nej Se anm. Till Länsstyrelsen efter årets slut Vigselbevis - Nej Se anm. Till brudparet efter vigseln

34 Kommunstyrelsen Reviderad Kansliavdelningen Handlingar från kommunala bolag förvarade på kommunstyrelsens ledningskontor Protokoll Diarieförda handlingar Diarielistor Dokumentskåp kansli Dokumentskåp kansli Dokumentskåp kansli Ja Bevaras Till kommunarkiv efter ett år. Sekreterare Ja Bevaras Till kommunarkiv efter två år. Sekreterare Nej Bevaras Till kommunarkiv efter två år. Sekreterare

35 Informationshanteringsplan Kommunstyrelsen Kommunikationsenheten Antagen av kommunstyrelsen 2015-xx-xx xx Ersätter dokumenthanteringsplan dnr ,

36 Kommunstyrelsen Reviderad Kommunikationsenheten Vilken typ av handling/information? Var finns den? Hos vem? Vilket system Ja/Nej Bevaras alt gallras Gallringsfrist/till kommunarkiv efter + övriga anmärkningar Handläggare? Arkivredogörare? Osv. Intranät, Kikaren Kommunikationschef Bevaras Kontinuerlig uppdatering. Årligt uttag bevaras. Till kommunarkiv efter 2 år Webbplatser, Kommunikationschef Bevaras Kontinuerlig uppdatering. Årligt uttag bevaras. Till kommunarkiv efter 2 år Bilder, Marknadsföring och dokumentationsbilder Server M:// Bevaras Bevara: Marknadsföringsbilder, dokumentationsbilder (evenemang/byggnader t.ex.) Årligt uttag framkallas och bevaras Till kommunarkiv efter 2 år Bilder, politikerporträtt med tillhörande samtyckeblankett Kommunikationschef Bevaras Bevara: I pärm innevarande mandatperiod, med samtyckeblankett. Till kommunarkiv efter avslutad mandatperiod Bilder, övriga Server M:// vid inaktualitet Marknadsföringsmaterial, egenproducerat Kommunikationschef Bevaras Ett ex till arkivet vid upprättande

37 Kommunstyrelsen Reviderad Kommunikationsenheten Informationsmaterial, egenproducerat Kommunikationschef Bevaras Ett ex till arkivet vid upprättande Övrigt tryckmaterial av ringa betydelse Kommunikationschef vid inaktualitet Facebook, social mediakanal Extern databas Bevaras Om det tillför sakuppgift i ärende eller om det är av vikt. Till kommunarkiv efter 2 år Twitter, social mediakanal Extern databas vid inaktualitet SiteVision, publiceringssystem för intranät och externa webbplatser Databas Bevaras Systemförvaltare / systemägare = webbredaktör / kommunikationschef Övergripande kommunikationsplan Kommunikationsplaner, projekt Kommunikationschef Ja Bevaras Kommunövergripande kommunikationsplan och strategi Ja Bevaras I projektdokumentation. Kommunikationsplan, övriga vid inaktualitet Statistiksammanställningar Kommunikationschef vid inaktualitet

38 Kommunstyrelsen Reviderad Kommunikationsenheten Styrdokument för kommunikation Övriga diarieförda handlingar Kansli Ja Bevaras Policy, riktlinjer Registrator Kansli Ja Bevaras Till kommunarkiv efter 2 år Registrator

39 Informationshanteringsplan Kommunstyrelsen Personalavdelningen Antagen av kommunstyrelsen 2015-xx-xx xx Ersätter dokumenthanteringsplan dnr ,

40 Kommunstyrelsen Reviderad Personalavdelningen Vilken typ av handling/information? Var finns den? Hos vem? Vilket system Ja/Nej Bevaras alt gallras Gallringsfrist/till kommunarkiv efter + övriga anmärkningar Handläggare? Arkivredogörare? Osv. PA-administration Anställningsavtal/-bevis Närarkiv Bevaras Till personalakt. Se bilaga för personalakt Handläggare Ansvars- och befogenhetsbeskrivningar Ansökningar till avtalsförsäkringar Närarkiv Bevaras Till personalakt. Se bilaga för personalakt Handläggare Närarkiv Bevaras Till personalakt. Se bilaga för personalakt Handläggare Ansökningar till tjänster: - Fått tjänst - Överklagat tjänst - Icke fått tjänst - Spontanansökningar - Förteckning över ansökningar till tjänster Ja (OJ) Ja (D) Ja (OJ) Ja (D) Ja (OJ) Bevaras Bevaras D = KS diarium, OJ = Offentliga jobb Enligt KFN 77/ Ansökningshandlingar till personalakt efter tillsättning. Till kommunarkiv efter 2 år. efter 2 år vid inaktualitet Förteckning finns i Offentliga Jobb. efter 3 år. Handläggare Bilavtalsbeslut Närarkiv Till personalakt. Se bilaga för personalakt Handläggare

41 Kommunstyrelsen Reviderad Personalavdelningen Förhandlingsprotokoll och fackliga framställningar Registrator Ja Bevaras Original. Ärenden rörande enskilda anställda arkiveras i personalakt, med hänvisning från diariet. Till kommunarkiv efter 2 år. Handläggare Intern information LASfrågor Vid inaktualitet Handläggare Kontrollräkning av LAS dagar Se bilaga för personalakt Bemanningsenheten/person alsekr Matriklar Bevaras Se bilaga för personalakt Handläggare Minnesgåvor namnlistor Bevaras Till kommunarkiv efter 2 år Handläggare Pensionärsavtackning handlingar Bevaras Till kommunarkiv efter 2 år Har utgått Personalakt: Se bilaga Närarkiv Nej Bevaras Gallring/bevarande tabell medföljer som bilaga Platsannonser Registrator Ja Bevaras Diarieförs i respektive anställningsärende. Till kommunarkiv efter 2 år Handläggare Protokoll, central samverkansgrupp Registrator Ja Bevaras Original. Till kommunarkiv efter 2 år Handläggare

42 Kommunstyrelsen Reviderad Personalavdelningen Protokoll, KS samverkansgrupp Registrator Ja Bevaras Original. Till kommunarkiv efter 2 år Handläggare Rehabiliteringsutredningar Närarkiv Bevaras Till personalakt Handläggare Årlig lönekartläggning MIA Ja Bevaras Till kommunarkiv efter 2 år Handläggare Årlig löneöversyn Ja Bevaras Till kommunarkiv efter 2 år Handläggare Årssammanställning arbetsskadestatistik LISA Ja Bevaras Till kommunarkiv efter 2 år Handläggare Löneadministration Större delen av handlingar rörande löneadministration hanteras av Lönecentrum i Kristinehamn. Huvudman för verksamheten är den gemensamma administrativa nämnden, med Kristinehamn som värdkommun. AGS, TFA, TGL - Prel debiteringsunderlag - Def debiteringsunderlag - Fakturakopior Nej Nej Nej Avtalsgruppsförsäkring, Trygghetsförsäkring arbetsskada, Tjänstegrupplivförsäkring efter 2 år efter 2 år efter 2 år Handläggare

43 Kommunstyrelsen Reviderad Personalavdelningen Ansökningar om entledigande Närarkiv Bevaras Till personalakt. Se bilaga för personalakt. Arbetsledaren undertecknar och skickar till löneenheten. Till kommunarkiv efter 2 år. Handläggare Arbetsskadeanmälan, beslut och övriga handlingar som har betydelse i ärendet Närarkiv Bevaras Till personalakt. Se bilaga för personalakt Handläggare Avdragslistor Närarkiv efter 10 år. Hem-pc, införsel med mera Handläggare Beslut från försäkringskassan om ersättning från första sjukdagen till arbetstagare med omfattande korttidsfrånvaro Närarkiv efter 10 år Handläggare Intresseavdragslistor Kontor efter 10 år Tjänstledighet (mer än 6 månader) Utdrag ur belastningsregistret Närarkiv Bevaras Till personalakt. Se bilaga för personalakt Handläggare Närarkiv Till personalakt. Se bilaga för personalakt Handläggare

44 Kommunstyrelsen Reviderad Personalavdelningen KPA/SPP - pensionsbrev - utanordnade pensioner (fakturakopior) - kontokurant - förteckning utbetalade pensioner - signallistor med rättelser - ansökan om tjänstepension/ avtalspension - ansökan om förlorad pensionsförmån Närarkiv Registrator Bevaras?? Till personalakt. Se bilaga för personalakt efter 10 år efter 2 år efter 2 år efter 2 år Gallas efter 2 år Pensionshistorik Bevaras Handläggare Loggsammanställningar händelselogg efter 10 år. Digitalt. Textfil i G-mappen från och med Löneunderlag som är räkenskapshandlingar, till exempel kvitton för utlägg, reseräkningar med kvitton och underlag, kvitton rörande läkarvårds- och efter 10 år Endast förtroendevaldas löneunderlag. Anställdas löneunderlag hanteras av Lönecentrum.

45 Kommunstyrelsen Reviderad Personalavdelningen läkemedelsersättningar. Politikerarvoden/ersättning för förlorad arbetsinkomst Redovisning av arbetsgivaravgift Kontor efter 2 år Handläggare Närarkiv efter 10 år. Kopia på skattsedel i pärm. Sekretessbevis Närarkiv Bevaras Till personalakt. Se bilaga för personalakt PS-självservice System Bevaras Del av lönesystemet. Lönecentrum MIA System Bevaras Digitalt. System för kartläggning av osakliga löneskilllnader. LISA System Bevaras Digitalt. System för registrering av arbetsskador. WinLas System Bevaras Digitalt. System för att skriva anställningsavtal m m Systemansvarig Systemansvarig Systemansvarig TimeCare Pool System Bevaras Digitalt. Bemanningsenheten Systemansvarig Aditro System Bevaras Digitalt. Lönesystem Systemansvarig

46 Personalakter Handlingar (i bokstavsordning) Anställningsavtal/bevis (underskrivet exemplar) Ansvars- och befogenhetsbeskrivningar Ansökningar om entledigande Ansökningar till avtalsförsäkringar Ansökningshandlingar Arbetsskadeanmälan (beslut och övriga handlingar som har betydelse i ärendet) Bilavtalsbeslut Delegationsbeslut Förhandlingsprotokoll och fackliga framställningar. (Enskilda ärenden) Kontrollräkning av LAS dagar Matriklar Pensionsbrev (övriga handlingar kring pension, se dokumenthanteringsplan.) Pensionshistorik Rehabiliteringsutredningar Sekretessbevis (gallringsfrist) (slutarkivering) X X X X Bevaras X X X X X X X X X X X T3:or Tjänstgöringsintyg/betyg Tjänstledighet (mer än 6 månader) Utdrag ur belastningsregistret Övertagande från andra verksamheter Matrikelutdrag (Listorna arkiveras för sig och skickas till kommunarkiv efter 2 år) Övriga arbetsgivarintyg 2 år eller senast vid slutarkivering X X X X X

47 Informationshanteringsplan Kommunstyrelsen Upphandling Antagen av kommunstyrelsen 2015-xx-xx xx Ersätter dokumenthanteringsplan dnr ,

48 Kommunstyrelsen Reviderad Upphandlingsenheten Informationstyp Förvaring Diarie föres Vilken typ av handling/information? Var finns den? Hos vem? Vilket system Ja/Nej Bevaras alt gallras Gallringsfrist/till kommunarkiv efter + övriga anmärkningar Handläggare? Arkivredogörare? Osv. UPPHANDLINGSAKT Upphandlingsenheten Ja Hos upphandlingsenheten fram till gallring och arkivering Arkivredogörare Förfrågningsunderlag inklusive bilagor Upphandlingsakt Bevaras I upphandlingsakt. Till kommunarkiv efter 4 år Arkivredogörare Kompletterande handlingar till förfrågningsunderlag Upphandlingsakt Bevaras Bevaras med förfrågningsunderlaget. Till kommunarkiv efter 4 år Arkivredogörare Öppningsprotokoll Upphandlingsakt Bevaras I upphandlingsakt. Till kommunarkiv efter 4 år Arkivredogörare Anbud - antagna - ej antagna Upphandlingsakt Bevaras I upphandlingsakt. Till kommunarkiv efter 4 år. efter 4 år Arkivredogörare Anbud - sammanställning - utvärdering Upphandlingsakt efter 4 år Arkivredogörare Upphandlingsrapport Upphandlingsakt Bevaras I upphandlingsakt. Beskriver hela ärendet. Till kommunarkiv efter 4 år Arkivredogörare

49 Kommunstyrelsen Reviderad Upphandlingsenheten Informationstyp Förvaring Diarie föres Beslutsprotokoll Upphandlingsakt Bevaras I upphandlingsakt. Till kommunarkiv efter 4 år Arkivredogörare Tilldelningsbesked Upphandlingsakt efter 4 år Arkivredogörare Avtal, kontrakt, ramavtal Upphandlingsakt Bevaras I upphandlingsakt. Till kommunarkiv efter 4 år Arkivredogörare Övriga handlingar av ringa betydelse eller som inte tillför sakuppgift i ärendet Vid inaktualitet Handläggare Upphandlingsdiarium Databas Bevaras Årligt uttag av diarieförteckning. Till kommunarkiv efter 4 år Avtalsregister Databas Bevaras Uppdateras kontinuerligt. Uttag av rapport en gång per år till kommunarkiv Arkivredogörare Arkivredogörare Bankgarantier, moderbolagsgarantier och dylikt Se anm. Begärs in i samband med upphandlingen. Förvaras hos avtalsansvarig förvaltning. Återlämnas enligt överenskommelse för respektive garanti, eller när garantitiden löpt ut.

50 Kommunstyrelsen Reviderad Upphandlingsenheten Informationstyp Förvaring Diarie föres Lokala bestämmelser för upphandling och leveranser KS Diarium Ja Bevaras Policydokument beslutade av kommunfullmäktige, KS Diarium Registrator KS Diarium Skadeståndsärenden KS Diarium Ja Bevaras Diarieförs i KS diarium. Hänvisning i upphandlingsakt till KS diarium Överprövningsärenden KS Diarium Ja Bevaras Diarieförs i KS diarium, Hänvisning i upphandlingsakt till KS diarium Registrator KS Diarium Registrator KS Diarium OBS: När vi deltar i samordnade upphandlingar (exempelvis via länssamverkan och SKL Kommentus) bevaras vårt avtal samt beslutsprotokoll. Ärendet registreras i upphandlingsdiariet med hänvisning till samordnade myndighets diarienummer, där arkivansvar för övriga handlingar finns.

51 Informationshanteringsplan Kommunstyrelsen Utvecklingsavdelningen Antagen av kommunstyrelsen 2015-xx-xx xx Ersätter dokumenthanteringsplan dnr ,

52 Kommunstyrelsen Reviderad Utvecklingsavdelningen Vilken typ av handling/information? Var finns den? Hos vem? Vilket system Ja/Nej Bevaras alt gallras Gallringsfrist/till kommunarkiv efter + övriga anmärkningar Handläggare? Arkivredogörare? Osv. Strategisk planering Handlingar rörande E18- gruppen Kansli Ja Bevaras Karlskoga kommun har uppdraget att fungera som kansli för E18-gruppen. Registrator Övriga diarieförda handlingar Kansli Ja Bevaras Till kommunarkiv efter 2 år Registrator Näringslivsservice Skriftliga förfrågningar Kansli Ja Bevaras Sekretessbedömning görs i enlighet med OSL 30 kap. 27 och/eller OSL 31 kap 16. Till kommunarkiv efter 2 år. Registrator Karlskoga kommuns företagsregister Extern databas Uppdateras kontinuerligt på uppdrag av de företag som vill vara med. webselect, UC AB Nätverksträffar: minnesanteckningar och informationsmaterial vid inaktualitet. Allmänna föreläsningar och dylikt Handläggare

53 Kommunstyrelsen Reviderad Utvecklingsavdelningen Handlingar rörande företagsbesök Bevaras Kallelser, deltagarförteckning, inkomna synpunkter etc. Företagsbesök, startade Bevaras för att spegla verksamheten. Till kommunarkiv efter 2 år. Handläggare Lokalregister Lediga lokaler Databas Sitevision vid inaktualitet. Uppdateras regelbundet på uppdrag av kund Finskt förvaltningsområde Minnesanteckning råd, nätverk Informationsmaterial på finska Verksamhetsan svarig Verksamhetsan svarig Bevaras Till kommunarkiv efter 2 år Verksamhetsansvarig Bevaras Till kommunarkiv efter 2 år Verksamhetsansvarig Övriga diarieförda handlingar Kansli Ja Bevaras Till kommunarkiv efter 2 år Registrator

54 Kommunstyrelsen Reviderad Utvecklingsavdelningen Integration Minnesanteckning råd, nätverk Verksamhetsan svarig Bevaras Till kommunarkiv efter 2 år Verksamhetsansvarig Övriga diarieförda handlingar Kansli Ja Bevaras Till kommunarkiv efter 2 år Registrator Övergripande projekt Projektdokumentation för övergripande projekt Övriga diarieförda handlingar Projektledare Bevaras Se förvaltningsövergripande dokument Projektledare Kansli Ja Bevaras Till kommunarkiv efter 2 år Registrator