Rikspolisstyrelsens författningssamling

Transkript

1 Rikspolisstyrelsens författningssamling ISSN X Utgivare: chefsjuristen Eva-Lotta Hedin Rikspolisstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om postbehandling och diarieföring vid polismyndigheterna; beslutade den 14 november RPSFS 2011:9 FAP Utkom från trycket den 8 december 2011 Rikspolisstyrelsen föreskriver följande med stöd av 13 första stycket 1 och 6 förordningen (1989:773) med instruktion för Rikspolisstyrelsen och meddelar följande allmänna råd. 1 kap. Författningsbestämmelser 1 Bestämmelser om allmänna handlingars offentlighet finns i 2 kap. tryckfrihetsförordningen. Bestämmelser om registrering m.m. av allmänna handlingar finns i bl.a. 5 kap. 1 och 2 offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) och i 5 1 arkivlagen (1990:782). I förvaltningslagen (1986:223) finns bestämmelser om myndigheternas serviceskyldighet och om hantering av inkommande handlingar. Om hanteringen av handlingar av betydelse för rikets säkerhet finns bestämmelser i säkerhetsskyddslagen (1996:627) och säkerhetsskyddsförordningen (1996:633). 2 kap. Postbehandling Allmänt 1 Vid postöppningen ska minst två anställda vara närvarande. Värdeförsändelser ska före utdelning kontrolleras mot postbefordringsföretagets värdepostlista. En värdeförsändelse ska kvitteras av mottagaren. Kvittenserna ska förvaras i ett låst utrymme. Om det förekommer pengar, värdehandlingar eller dylikt i annan post än en värdeförsändelse, ska detta anges på en kvittenslista eller motsvarande och kvitteras av mottagaren. Vid postöppningen bör den som har ansvar för registreringen av allmänna handlingar, registrator, vara närvarande. Eftersom tjänstepost ska öppnas och allmänna handlingar registreras utan dröjsmål bör det vid polismyndigheten finnas rutiner för hanteringen av post där en anställds namn står först eller överst på försändelsen, s.k. personadresserad post. Rutinerna bör omfatta bl.a. hur så- 1

2 RPSFS 2011:9 dan post kan öppnas av någon annan vid myndigheten när adressaten är frånvarande längre tid än en arbetsdag. Tillåtelse att öppna annans post hanteras genom fullmakt. Kuvert och dylikt som överlämnas oöppnade till en anställd bör ankomststämplas så att det framgår när och var försändelsen kom in till myndigheten. Telefax 2 En polismyndighet ska ha minst ett officiellt myndighetstelefaxnummer. E-post En telefaxapparat som är kopplad till ett officiellt nummer bör placeras i anslutning till en lokal där allmänna handlingar registreras. 3 En polismyndighet ska ha minst en officiell myndighets-e-postadress. En brevlåda som hör till en officiell e-postadress ska öppnas och e-posten hanteras, minst en gång per dag varje helgfri måndag fredag. Antalet officiella e-postadresser utöver den föreskrivna bör anpassas utifrån bl.a. verksamhetens behov av tillgänglighet och de resurser som finns för hantering av inkommande e-post. E-post till en polismyndighet bör styras till de officiella e-postbrevlådorna genom att endast dessa anges i telefonkataloger, på hemsidor på internet och brevpapper m.m. En polismyndighet bör på sin hemsida på internet informera om dels under vilka tider respektive brevlåda öppnas, dels vilka typer av bifogade filer som kan hanteras hos myndigheten. För e-post som tagits emot i en officiell brevlåda bör ett besked skickas till avsändaren om att e-posten kommit in till myndigheten. 4 E-post som kommit in till en e-brevlåda och som utgör en allmän handling ska 1. skrivas ut på papper och registreras i något av myndighetens diarier, eller 2. hanteras enligt annan fastställd rutin. 2 Tilldelning av personlig internet-e-postadress bör i varje enskilt fall ske utifrån en bedömning av den anställdes behov av en sådan för att kunna sköta sin tjänst. Myndigheten bör i första hand pröva möjligheten att tilldela en anställd behörighet till en s.k. funktionsbrevlåda. Myndigheten bör fastställa rutiner för hur e-post till en personlig adress ska tas om hand under anställdas frånvaro som omfattar längre tid än en arbetsdag.

3 3 kap. Diarieföring Allmänt om diarier 1 Registrering av allmänna handlingar ska ske i något av de diarier som förs vid polismyndigheten. Registreringen ska göras ärendevis, så att varje ärende tilldelas ett diarienummer. RPSFS 2011:9 Det finns flera diarier för registrering av allmänna handlingar inom Polisen. Några exempel är Resehandlingssystemet (RES), det allmänna diariet och Polisens utredningsstöd (PUST). Vilka ärendekategorier som ska registreras i respektive diarium framgår i vissa fall av föreskrifter från Rikspolisstyrelsen. För vissa övriga diarier finns vägledande information i systemstödet eller särskilt utgivna handböcker från Rikspolisstyrelsen. Hemligt diarium 2 Ärenden med handlingar som innehåller uppgifter som är av betydelse för rikets säkerhet, eller uppgifter som ska hanteras på samma sätt, ska registreras även i ett hemligt diarium (H). Sådana ärenden ska i regel registreras också i ett offentligt diarium, men då med begränsade uppgifter enligt vad som anges i 5 kap. 2 offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Ärenden som gäller användandet av tvångsmedlen kvarhållande av försändelse på befordringsanstalt, hemlig teleavlyssning, hemlig teleövervakning eller hemlig kameraövervakning ska diarieföras i ett hemligt diarium (H), men ska, som framgår av 3 offentlighets- och sekretessförordningen (2009:641), inte i någon form redovisas i ett offentligt diarium. Allmänt diarium 3 Allmänna ärenden, såsom administrativa ärenden och polisrättsärenden, ska diarieföras i polismyndigheternas allmänna diarier. Med administrativa ärenden och polisrättsärenden avses ärenden som handläggs vid sidan av den brottsbekämpande verksamheten i direkt bemärkelse, t.ex. ärenden om lagstiftning, andra samhällsorgans verksamhet, organisationsfrågor, intern administration, allmänna frågor om brottsbekämpande verksamhet, begäran om allmän handling, tillståndsgivning, delgivning, handräckning, remisser, begäran om yttranden från andra myndigheter, administrativa utredningar, personalfrågor, avtal, arbetsrättsliga frågor och medels- och materialförvaltning. I de fall en stor mängd likartade skrivelser som inte kräver någon särskilt omfattande handläggning inkommer under året, dvs. rutinärenden, kan det vara lämpligt att i början av året lägga upp samlingsärenden under de aktuella saknumren. Samtliga skrivelser som inkom- 3

4 RPSFS 2011:9 mer och upprättas registreras då i kronologisk ordning i diariets anteckningsfält under respektive diarienummer för samlingsärendet. Saknummer 4 De ärenden som registreras i de allmänna diarierna ska vid registreringen ges ett saknummer i enlighet med Rikspolisstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om klassifikationssystem för sakregistrering (FAP 183-1). Om klassifikationssystemets text anges vid val av saknummer i fältet för ärendemening, bör texten ersättas med en ärendemening som kortfattat beskriver innehållet i varje enskilt ärende. Anteckningar i diarierna 5 Det ska framgå i diariet vilken organisatorisk enhet som handlägger ett ärende. Om ett ärendet har överförts till annan organisatorisk enhet ska även det framgå i diariet. Om handlingar på annan databärare än papper hör till ärendet, exempelvis upptagningar av ljud, bild eller video, ska en anteckning om det införas i diariet om det inte redan framgår på annat sätt. Ärenden i det hemliga diariet (H) ska, med undantag för de tvångsmedelsärenden som anges i 3 kap. 2, ges två diariebeteckningar; en i det öppna och en i det hemliga diariet. Båda diariebeteckningarna ska anges i respektive diarium och på handlingarna i ärendet. Ärenden registrerade i det hemliga diariet ska arkivläggas och förvaras skilda från de ärenden som är registrerade i det offentliga diariet. Varje framställan till domstol om tillstånd till kvarhållande av försändelse på befordringsanstalt, hemlig teleavlyssning, hemlig teleövervakning och hemlig kameraövervakning ska registreras med eget diarienummer i det hemliga diariet (H). Registrering av tillkommande handlingar i ett ärende 6 Av 3 kap. 1 framgår att diarieföringen ska ske ärendevis, genom att varje ärende tilldelas ett diarienummer. Förutom den första diarieförda allmänna handlingen i ett ärende förekommer normalt ytterligare allmänna handlingar. Dessa ska under ärendets handläggning registreras i diariet under respektive huvudärende eller på en särskild förteckning, såsom aktomslag, dagboksblad eller dylikt. En framställan om komplettering av en utredning om brott som avslutats hos Polisen ska diarieföras och redovisas under utredningens diarienummer. Överklaganden, eller i förekommande fall, överprövning i ärenden som registrerats i ett allmänt diarium ska normalt inte registreras för sig utan föras till det aktuella ärendet och ges samma diarienummer. 4

5 Rikspolisstyrelsens formulär Dagboksblad (RPS 181.7) bör användas när anteckningar om vilka handlingar som förekommer i ett ärende görs på en särskild förteckning. RPSFS 2011:9 Presentation av diariet för allmänheten 7 För att allmänheten genast ska kunna ges tillgång till register över myndighetens ärenden ska diariet kunna presenteras för den som begär att få ta del av det. Presentationen får inte innehålla uppgifter som kan omfattas av sekretess. Det finns en risk för att diariet kan användas för kartläggning av polisanställda, som handlägger ärenden som innehåller särskilt skyddsvärd information. Om handläggarens namn ingår i presentationen bör en prövning göras om utlämnande av denna uppgift, beroende på vad ärendet handlar om. Lokala föreskrifter I en sådan beskrivning över allmänna handlingar som ska upprättas enligt 4 kap. 2 offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), bör respektive polismyndighet ange vilka diarier, diarielistor och andra sökmedel till myndighetens allmänna handlingar som finns. 4 kap. Övrigt Handbok för registrering i Polisens allmänna diarier Information till ledning för postbehandling och diarieföring finns i Handbok för registrering i Polisens allmänna diarier, utgiven av Rikspolisstyrelsen. Denna författning träder i kraft den 1 januari 2012, då Rikspolisstyrelsens föreskrifter och allmänna råd (RPSFS 2004:3, FAP 181-1) om postbehandling och diarieföring vid polismyndigheterna ska upphöra att gälla. På Rikspolisstyrelsens vägnar BENGT SVENSON Carina Blomqvist (Rättsavdelningen) 5

6

7

8 Elanders Sverige AB, 2011