TYRESÖ KOMMUN DOKUMENTHANTERINGSPLAN Socialnämnden SN Handlingar Ordning Förvaringsplats Till närarkiv Till Gallring Anmärkning

Transkript

1 Handlingar Ordning Förvaringsplats Till när Till GEMENSAMMA HANDLINGAR MBL-protokoll kronologiskt tjänsterum 10 år bevaras Samverkansprotokoll Protokoll arbetsplatsträffar (APT) kronologiskt tjänsterum 2 år bevaras Kan gallras vid om det de ej innehåller beslut eller information av direkt betydelse för Protokoll från avdelningsmöten, chefsträffar, personalmöten Post och E-post av tillfällig eller ringa betydelse kronologiskt tjänsterum vid kronologisk tjänsterum vid Korrespondens av vikt diarienummer diariet 10 år bevaras verksamheten Bokslut och socialnämndens verksamhetsberättelser diarienummer I social-nämndens protokoll samt diariet 5 år Se socialnämndens protokoll s 4 Avd/enheternas verksamhetsberättelser diarienummer diariet 5 år Se socialnämndens protokoll s 4 Enhetsplaner, original diarienummer diariet 5 år Finns även digitalt på intranätet Granskningsbeslut/ Inspektionsmeddelande från tillsynsmyndighet (t.ex arbetsmiljöverket) diarienummer diariet 10 år bevaras Beslut om statliga medel diarienummer diariet 10 år Enkätsvar diarienummer diariet 2 år Sammanställningar-enkätsvar diarienummer diariet 10 år bevaras Sidan 1 av 14

2 Handlingar Ordning Förvaringsplats Till när Till Projektplaner/ beskrivningar I 10 år bevaras socialnämndens protokoll Inventarieförteckning kronologisk vid årsvis Avtal, original diarienummer diariet 10 år efter avtalets upphörande Statistik SCB diarienummer diariet bevaras Klagomål/Synpunkter - sammanställning Egna brochyrer/ informationsblad Avtal avs enskilda i personakt diarienummer diariet 2 år Underlag gallras efter sammanställning näret vid Allrondsprotokoll kronologiskt tjänsterum 10 år Ansvarsförbindelse mobiltelefoner, original alfabetisk Tjänsterum vid Personal Ansökningshandlingar - För den som anställs. Personalakt på - För den som inte anställs personalredogörare 2 år Anställningsbevis original Personalakt på 1 ex sparas efter urval. Resten gallras. Betyg/Underlag för anställning Personalakt på vid anställning Återlämnas om personen inte anställs Sidan 2 av 14

3 Handlingar Ordning Förvaringsplats Till när Till Sekretessförbindelse Personalakt på Uppsägningsblankett original Personalakt på Betyg/Intyg om tjänstgöring p-nr Personalakt på Tidsredovisning personalredogörare 1 år Tjänstgöringsrapport personalredogörare 1 år Original på lönekontoret Önskemål om huvudsemesterns Alfabetisk personalredogörare 1 år förläggning Sjukintyg, kopia Alfabetisk personalredogörare 2 år Original i personalakt Avtal om byte mellan semesterdagstillägg-extra Alfabetisk personalredogörare 1 år Original i personalakt ledighet, kopia Underlag för löneförhandling Årsvis/per enhet Enhetschef vid Dokumentation lönesamtal, medarbetarsamtal, original Anmälan arbetsskada, original Rehabutredning, original Diarieförs separat på Diarieförs separat på Respektive chefs tjänsterum 3 år Sidan 3 av 14

4 Handlingar Ordning Förvaringsplats Till när Till STABEN Socialnämndens protokoll, -nr när 5 år bevaras offentliga original Socialnämndens protokoll,sekretess, original -nr när 5 år/ bevaras enligt socialtjänstlagens gallringsregler. Övrigt gallras efter 5 år. Diarieförda handlingar diarieplan registrator 2 år 10 år bevaras Handlingar i bagatellartade ärenden gallras efter 2 år. Register till diariet kronologisk registrator 2 år 10 år bevaras Register till diariet diarieplan registrator 2 år 10 år bevaras Korrespondens, ej diarieförd kronologisk tjänsterum Vid Sammanträdesersättning Sammanträdesersättning, underlag - original Pensionärsrådsprotokoll, original Sekretessbevis, nämndledamöter Minnesanteckningar från samrådsgruppen, kommun/landsting Minnesanteckningar från ledningsgruppen Kommunkansliet Resp lönekontoret kronologisk tjänsterum 10 år kronologisk registrator bevaras kronologisk Sekreterare i samrådsgruppen Finns digitalt i Truman 2 år 10 år Finns även digitalt på intranätet 5 år Finns digitalt på intranätet Sidan 4 av 14

5 Handlingar Ordning Förvaringsplats Till när Till STABEN/EKONOMI Utanordningar, kvittenslistor, original Nummerordn Tjänsterum 1 år 10 år Till depån i Södertälje pga brist på utrymme på plan 3 Bokföringsorder, original Nummerordn Tjänsterum 1 år 10 år Till depån i Södertälje pga brist på utrymme på plan 3 Betalkort-kvitton, original Kronologisk När 10 år Kontrakt på övergångslägenheter, kopior Externfakturor o underlag, original Internfakturor o underlag, kvittenslistor, original Alfabetisk efter gatuadress Tjänsterum vid Original i personakt Kronologisk Tjänsterum 1 år 10 år Till depån i Södertälje pga brist på utrymme på plan 3 Kronologisk Tjänsterum 1 år 3 år Handkassa Kronologisk Tjänsterum 10 år BISTÅNDSAVD Socialutskottet protokollsutdrag, original När plan 2 5 år/ bevaras enligt socialtjänstlagens gallringsregler. Övrigt gallras efter 5 år. Sidan 5 av 14

6 Handlingar Ordning Förvaringsplats Till när Till Debiteringsunderlag personakt 5 år/bevaras enligt socialtjänstlagens gallringsregler. Övrigt gallras efter 5 år. Datalistor, underlag geografiskt Tjänsterum vid Allmän och intern statistik, olika insatser Tjänsterum 2 år vid Boendeplaneringsgrupp, minnesanteckningar Kronologisk Tjänsterum vid Intresseanmälan, bostad Alfabetiskt Personakt Vid ia Färdtjänstutredningar, kopior Alfabetisk När 5 år Anteckning om kontakter som Kronologisk Pärm i när 2 år ej medfört åtgärd PERSONAKTER och dess innehåll, SoL Handläggare Alfabetisk Se gallringsråd nr 5 (SKL), sid PERSONAKTER och dess innehåll, LSS Se gallringsråd nr 5 (SKL), sid Handläggare Alfabetisk Tjänsterum 5 år efter avslut om ej födda 5,15 eller 25 Akter för personer födda 5, 15 och 25 varje månad bevaras. Dessa förs till et fem år efter avslut. Övriga akter gallras (efter kontroll med IFO). Tjänsterum 5 år/ Akter för personer födda 5, 15 och 25 varje månad bevaras. Dessa förs till et fem år efter avslut. Sidan 6 av 14

7 Handlingar Ordning Förvaringsplats Till när Till Övriga akter gallras (efter kontroll med IFO). Ansökan om bostadsanpassning - intyg - beslut - överklagande - offert - anbud, faktura HANDIKAPP-OMSORGEN Alfabetisk eller Personnummer Tjänsterum Efter 2 år Avlidna 5 år efter sista anteckning. Avslutade 10 år efter sista anteckning. Intresseanmälan, bostad, kopia Alfabetisk Tjänsterum Vid Verksamheter, enhetschefer: Schema Kronologisk Tjänsterum Vid Personalregister / förteckning Tjänsterum Vid Handlingar rörande brukare, kopior Tjänsterum på betryggande sätt Vid LASS-ersättningar, F-kassan Kronologisk När 10 år Kvittenser Tjänsterum 2 år Rekvisitioner, kopior Tjänsterum 2 år Original till ekonomiavd Nyckelkvittenser Tjänsterum 2 år Interna hyreskontrakt, original Tjänsterum vid avflyttning Till personakten Sidan 7 av 14

8 Handlingar Ordning Förvaringsplats Till när Till ÄLDREOMSORG- BOENDE Personalkort Alfabetiskt Resp avdelning Vid Arbetstidsschema/Tjänstgörings Avdelningsvis/ Samordnare 1 år lista Kronologisk Analyslista Månadsvis/per Enhetschef 1 år enhet Tjänstgöringsrapport, kopia Månadsvis Samordnare 1 år Summa per löneart, kopia Månadsvis/ per Samordnare 1 år enhet Övertid/Mertid Månadsvis Enhetschef 1 år Fördelningslista Månadsvis/per Enhetschef 1 år enhet Personalförteckning Alfabetisk Samordnare Vid Deltagarlistor kurser utbildning Kronologisk Enhetschef 1 år Elevpärm, fördelning av elever Kronologisk Enhetschef Vid Inbjudan till kurser och utbildning Kronologisk Avdelning Vid Genomförande plan SoL Social akt Vård omsorg Avdelning Vid avslut av ärende Sparas 5 år Dag 5,15,25 Hälso- och sjukvårdsjournal Vård omsorg Avdelning Vid avslut av ärende Sparas 5 år Dag 5,15,25 Kopia på ärendeblad Personakt Avdelning Vid Levnadsjournal Personakt Avdelning Vid avslut av ärende till personakt Rensning enl. direktivav MAS Sidan 8 av 14

9 Handlingar Ordning Förvaringsplats Till när Till Journalanteckningar SoL Vård omsorg Avdelning Vid avslut av ärende till personakt Sparas 5 år Dag 5,15,25 Avvikelserapporter Kronologisk Enhetschef Sammanställs 1 g/halvår till MAS Rensas vid Signeringslistor HSL Alfabetisk Avdelning Sammanställs till HSL-journal, därefter rensas. Avvikelser som leder till Lex Maria anmälningar sparas tills beslut inkommit. Delegering HSL Efter datum för Omprövning Avdelning Efter ett år till MAS 3 år Ansökan god man, kopia Personakt Avdelning ÄO BOENDE PRIVATA UTFÖRARE Handlingar dokumentation avseende enskilda På betryggande sätt på Trollängen och Krusmyntan Återlämnas till biståndsavd när den boendet flyttar eller avlider enligt gällande gallringsregler. Sidan 9 av 14

10 Handlingar Ordning Förvaringsplats Till när Till ÄLDREOMSORG- KOMMUNAL HEMTJÄNST Månadsstatistik Tjänsterum 1 år original till biståndsavdelningen Timutförare, kopior månadsvis vid Veckoplaneringar veckovis 1 år Debitering, kopia månadsvis 2 år Analyslista månadsvis Akter kopior alfabetisk vid Övriga handlingar rörande brukare Nyckelregister 2 år till biståndsavdelningen vid behov HEMTJÄNSTEN PRIVATA UTFÖRARE Handlingar dokumentation avseende enskilda På betryggande sätt Återlämnas till biståndsavd när den boendet flyttar eller avlider enligt gällande gallringsregler. Sidan 10 av 14

11 Handlingar Ordning Förvaringsplats Till när Till INDIVID- OCH FAMILJEOMSORG Avtal övergångsbostäder personakt Socialutskottet protokollsutdrag, original När plan 2 Anmälningar/meddelande, ej kronologisk när 2 år aktförda LOB:ar (Rapporter enl lagen kronologisk när 2 år om omhändertagande av berusade personer), kopior Trafiknykterhetsbrott, kopior kronologisk när 2 år Övriga polisrapporter, kopior kronologisk när 2 år Resursenheten Elevregister kronologisk Enhetschef vid Hästskons boendeenhet 5 år/ bevaras enligt socialtjänstlagens gallringsregler. Övrigt gallras efter 5 år. Nyckelkvittering, personal Hyreskontrakt - boende Tilläggsregler - boende kronologisk kronologisk kronologisk enhetschef Nyckelkvittering, personal 2 år enhetschef 2 år Tilläggsregler - enhetschef boende 2 år Sidan 11 av 14

12 Handlingar Ordning Förvaringsplats Till när Till Nyckelkvittering - Nyckelkvittering - boende kronologisk enhetschef boende Närvarolistor, Närvarolistor, boende kronologisk enhetschef boende Rapportblad, Rapportblad, boende kronologisk enhetschef boende Till personakt Handlingsplaner, boende kronologisk enhetschef Rapportblad till/från Rapportblad till/från Bevakningsassistans kronologisk enhetschef Bevakningsassistans Fullmakter, apoteket kronologisk enhetschef Avvikelserapporter kronologisk enhetschef Dagbehandling Måsen 2 år 2 år 2 år 2 år 2 år Kontaktblad (klienter) Alfabetisk Plåtskåp, kontor 2 år Närvarolistor ( klienter) Alfabetisk Plåtskåp, kontor 2 år Avtal, orig. (Kontorsmaskiner, Kronologisk Föreståndare vid i a larm, brand, telefon m m) PERSONAKTER och dess innehåll, SoL Se gallringsråd nr 5 (SKL), sid år/ Akter för personer födda 5, 15 och 25 varje månad bevaras. Dessa förs till et fem år efter avslut. Övriga akter gallras (efter kontroll med ÄO/HO). Sidan 12 av 14

13 Handlingar Ordning Förvaringsplats Till när Till FAMILJEHEMSAKTER FAMILJERÄTTSAKTER 5 år/ Undantag: Avtal om boende, vårdnad, umgänge Akter för personer födda 5, 15 och 25 varje månad bevaras. Dessa förs till et fem år efter avslut. Övriga akter gallras. Får inte gallras förrän barnet fyllt 18 år. Avtal för barn som ingår i forskningsurvalet bevaras. Övriga avtal gallras senast 5 år efter att barnet fyllt 18 år. Adoptionsärenden Faderskapsärenden In- och utbetalningar m m Attester, original När 10 år Till Central efter 5 år Kontrollista, original När 10 år Till Central efter 5 år Sidan 13 av 14

14 Handlingar Ordning Förvaringsplats Till när Till Verifikationslista, original När 10 år Till Central efter 5 år Statistik placerade När bevaras underlag gallras senast efter 5 år Statistik, ekonomiskt bistånd När bevaras Lönelistor familjehem när 1 år Lönelistor kontaktfamilj när 1 år Bokföringsorder / avstämning Pärm i et 2 år Sidan 14 av 14