KALLELSE. 5. Anmälan av inkomna motioner och remisser Inkomna skrivelser och protokoll Övriga frågor - -

Transkript

1 KALLELSE Datum VIADIDAKT Sammanträdande organ Viadidaktnämnden Tid kl. 09:00 12:00 Plats KTS salen, Drottninggatan 18 Katrineholm Nr Information Sid. 1. Rapport/uppföljning gällande tillgänglighetsarbetet Robert D 2 2. Slutredovisning av 2014 års feriejobb Eva G 8 3. Ekonomisk rapport Lena T Aktuellt från verksamheterna - Muntligt Anmälan av inkomna motioner och remisser Inkomna skrivelser och protokoll Övriga frågor - - Nr Ärenden Dnr Handl 8. Revidering av dokumenthanteringsplan för VIAN/2013:56 Cecilia O 21 Viadidaktnämnden 9. Revidering av Viadidaktnämndens sammanträdestider 2015 VIAN/2014:58 Anna- Lena R 11. Yttrande över motion om att erbjuda helg- och VIAN/2014:54 Sara A 26 feriejobb till elever inom vård- och omsorgscollege 12. Yttrande över remiss angående Anvisningar- VIAN/2014:63 Anna- 29 Representation, gåvor, mutor och jäv för anställda och förtroendevalda i Katrineholms kommun Lena R 12. Anmälan av delegationsbeslut Förhinder meddelas omgående till info@viadidakt.se eller Välkommen Gunilla Magnusson, ordförande VIADIDAKT Besöksadress: Bievägen 1B Org.nummer Kullbergska huset Telefon: Katrineholm Telefax: E-post: info@viadidakt.se

2 2 Vår handläggare RAPPORT 1 (6) Upprättad datum Vår beteckning Robert Davidsson, kommunikationsstrateg Dnr VIAN/2011: PA Holmqvist, utvecklingsstrateg Kompletterad Er beteckning Rapport om Viadidakts tillgänglighetsarbete Ärendebeskrivning och bakgrund God tillgänglighet skapar förutsättningar för alla att delta i samhället på lika villkor. Onödig ohälsa kopplad till utanförskap kan undvikas. För personer med funktionsnedsättning är det extra viktigt med ett tillgängligt samhälle. Det finns också många lagar, regler och beslut som ska leda till ökad tillgänglighet. Bland annat anger diskrimineringslagen att funktionshinder är en av diskrimineringsgrunderna. Lagen gäller för i stort sett all verksamhet som Viadidakt bedriver, exempelvis inom utbildningsområdet, allmänna sammankomster och offentlig tillställning, arbetsmarknadspolitisk verksamhet och offentlig anställning. Efter bristande redogörelse för hur förvaltningarna skulle nå kravet om ett tillgängligt samhälle för alla år 2010 enligt den nationella handlingsplanen samt en rapport från PWC genomfördes en utbildning om tillgänglighetsinventering. Viadidakts verksamheter och lokaler inventerades våren/sommaren 2011 och resultatet presenterades för Viadidaktnämnden 20 september 2011 då nämnden bland annat beslutade att förvaltningen aktivt skulle arbeta vidare med frågorna, uppmana fastighetsägarna att vidta åtgärder, ta fram konkreta genomförandeplaner samt återrapportera till nämnden. Sammanfattning Sedan 2011 då Viadidakt genomförde den första tillgänglighetsinventeringen har förvaltning och nämnd arbetat systematiskt med att förbättra tillgängligheten. Efter en rapport till Viadidaktnämnden skedde återkoppling våren 2012 med konkreta genomförandeplaner. Förvaltningen har nu gjort ytterligare en avstämning av åtgärdspunkterna i planerna och kan där konstatera att: många enkelt avhjälpta hinder redan är åtgärdade, vissa åtgärder är påbörjade eller delvis genomförda, vissa åtgärder är möjliga att genomföra med befintliga resurser men har inte prioriterats eller följts upp på ett tillfredsställande sätt, ett antal viktiga åtgärder bedöms inte kunna hanteras av Viadidakt eller inom befintliga budgetramar. Därför förs dialog med fastighetsägarna om vissa punkter medan andra punkter har nämnden begärt extra investeringsmedel för år 2013 och 2015 samt att förbättrad tillgänglighet kräver kunskap och insikt hos alla medarbetare samt ett systematiskt och kontinuerligt arbete med frågorna.

3 3 Rapport och plan för vidare åtgärder Status på punkter som var pågående eller skulle åtgärdes enligt rapport till Viadidaktnämnden våren Genomfört Pågår/delvis genomfört Ej genomfört Status Åtgärdspunkt Notering Kontinuerlig informationsspridning om hur Viadidakt jobbar med att förbättra tillgängligheten. Ny ramp till alternativ entré på baksidan av Kullbergska huset, kortläsare och elektrisk dörröppnare. Elektrisk dörröppnare för tunga dörrar i Kullbergska huset. Justering och uppmärkning av trappsteg vid Kullbergska husets entréer samt ledstång vid huvudentrén. Visuellt och taktilt gångstråk från entré till receptionen i Kullbergska huset. Gula huset i Katrineholm ska utrymmas. Torra avställningsytor på toaletter som kan användas av funktionsnedsatta. Kortfattad kommuninformation för Katrineholm och Vingåker på olika språk. Planering av kompetensutvecklingsinsats för all personal inom Viadidakt i syfte att öka medvetenheten och förståelsen för behovet av en tillgänglig verksamhet. I brev till allmänhet och deltagare kommer LIX (läsbarhetsindex, ett digitalt verktyg) att användas som ett mått på läsbarheten i texten. Särskilda webbsidor med beskrivning av tillgänglighetsarbetet. Åtgärdat hösten Installerat på alternativ entré till Kullbergska huset i sept men kvarstår för plan 2. (KIAB hävdar att det inte faller under ej lätt åtgärdade hinder ). Åtgärdat hösten Åtgärdat hösten En återflytt till Vita huset där tillgängligheten är bättre skedde hösten Åtgärdat på de flesta toaletter men ny översyn och komplettering behövs. Tillsammans med övriga förvaltningar tog Viadidakt 2012 fram ett grunddokument som översattes och publicerades på kommunernas webbplatser. Genom koordinering av Viadidakt tog båda kommunerna fram ny kommuninformation hösten 2014 som finns publicerad på portalen och kommer översättas av länsstyrelserna till de vanligaste språken. Frågan lyfts på samtliga arbetsplatsträffar inom förvaltningen under våren Delvis åtgärdat då information om dessa verktyg finns på intranätet Communis. Checklista och information till personal hur vi kan Frågan lyfts och beslutas i

4 4 Status Åtgärdspunkt Notering tillhandahålla information i alternativa format, portabla teleslingor. Förbättrad information inför möten och utbildningar om att deltagare och personal ska undvika dofter och annat som kan framkalla allergiska besvär Konsultavtalsmallar och upphandlingsunderlag för utbildningar/föreläsningar ska kompletteras med krav på att dokumentation från utbildare/föreläsare bör vara säkrade ur tillgänglighetssynpunkt. Rutiner och övningar för utrymning av personer med funktionsnedsättningar. Offerter på kompletteringar av larm så exempelvis brandlarm är säkrade ur tillgänglighetssynpunkt (nya larm, kompletteringar med ljusindikeringar osv). Viadidakt deltar i en central grupp inom Katrineholms kommun som arbetar med rutiner och åtgärder för att öka tillgängligheten via e-post och telefoni. Komplettering av skyltsystem. Komplettering av fler webbsidor på Lättläst svenska. Komplettering av fler informationsfilmer på webben. Lyfta tillgänglighetsfrågorna kontinuerligt i olika verksamheter. Inventering och upprättande av åtgärdsplan för nya och förändrade lokaler. Viadidakts kris- och tillgänglighetsgrupp i samråd med kommunikationsstaben. Lärare på Viadidakt utbildning informerar sina elever kontinuerligt men bör även lyftas i övriga verksamheter. Frågan återaktuelliseras i utvecklingsledargruppen och samråd bör ske med upphandlingskontoret. Frågan lyfts och beslutas i Viadidakts kris- och tillgänglighetsgrupp samt koordineras med ansvarig för utrymningsövningar och rutiner. Vissa offerter har kommit in och bör diskuteras med fastighetsägare och bevakas i kommande budgetarbete. Gruppernas arbete har avslutats. Viadidakt har dock väckt frågan om ett permanent nätverk/ arbetsgrupp med återkommande möten runt tillgänglighetsfrågor Dessa åtgärder bedömdes kunna rymmas inom Viadidaktnämndens ordinarie budgetram och hanteras inom ordinarie verksamhet under Frågorna aktualiseras åter i verksamhetsplan med strategier för Plan upprättas av kris- och tillgänglighetsgruppen.

5 5 Åtgärdspunkter utanför nämnden och förvaltningens ansvarsområde Status Åtgärdspunkt Notering Ombyggnation av handikapptoalett i Kullbergska huset så att minimikrav uppfylls. Hissmöjlighet för personer med funktionsnedsättning i Röda huset (även personer i permobil måste kunna förflytta sig till samtliga våningsplan). Komplettering med taktila knappar samt talande våningsvisare i hissen i Kullbergska huset. (Ca kr) Möjlighet till direktkommunikation från hiss i Kullbergska huset med larmcentral. (Investering 2000 kr kr/år i driftkostnad). Installation av brandlarm på Starten, Mejerigatan. (Ca kr) Installation av brandlarm på Överskottsmarknaden, Fredsgatan. Ca kr. Komplettering av befintliga brandlarm så att de kan uppfattas av personer med hörselskada. Entré till Björkbacken, Tegnérvägen kompletteras med ramp. Komplettering av brandlarm på Åbrogården så att de kan uppfattas av personer med hörselskada. Komplettering/förlängning av taktilt gångstråk från trottoar till Åbrogårdens huvudentré. Punkter som kvarstår och som nämnden tidigare hänskjutit till Katrineholms kommunfullmäktige samt äskat extra budgetmedel inför år 2013 och 2015 men som avslagits. Punkter som kvarstår och som nämnden tidigare hänskjutit till Vingåkers kommunfullmäktige samt äskat extra budgetmedel till 2013 och Äskandena har avslagits. Diskussioner förs på fastighetsägaren och Vingåkers kommun. Några handlingar i ärendet Ärende Tillgänglighetsfrågorna i Katrineholms kommun Katrineholms kommunfullmäktige (Dnr KS/2010: ). Kommunplan för Katrineholms kommun. Ärende Tillgänglighetsinventering Viadidakt 2011 Viadidaktnämnden (VIAN/2011:23-269) Skrivelse till fastighetsägarna Rapport med begäran om åtgärder med anledning av beslut i samband med tillgänglighetsinventeringen inom Viadidakt (VIAN/2011:23-269) Remissvar En god hälsa för alla i Katrineholms kommun- utmaningar Rapport till Viadidaktnämnden (VIAN:s handling nr 9, D.nr: VIAN/2011:23-269)

6 6 Bilaga 1 Tidigare åtgärdade punkter i åtgärdsplan Sedan Viadidaktnämndens sammanträde 20 september 2011 till och med 23 april 2012 har följande åtgärdats: Tillgänglighetsinventeringen samt Viadidaktnämndens beslut 20 september 2011 översändes till berörda fastighetsägare, kommunstyrelserna i Katrineholm och Vingåker samt till Katrineholms kommuns lokalsamordnare och tillgänglighetsstrateg. Fastighetsägarna uppmanades att vidta åtgärder som bidrar till att Viadidakts verksamheter får ökad tillgänglighet och återkomma med lägesrapport till nämnden under våren Svenska kyrkan svarade 10 oktober 2011 att man iordningsställt ny entré med hiss samt bilplats för funktionshindrade för de lokaler där Viadidakts tidigare projekt Yrkessvenska var lokaliserad. Påminnelse skickades till KFAB, KIAB och Vingåkershem 21 mars Samtal pågår med dessa fastighetsägare. Tillgänglighetsfrågorna har lyfts i Viadidakts strategigrupp (nämndens presidium samt ledningsgrupp), på samverkansmöten och arbetsplatsträffar. Viadidakt har inrättat en fungerande organisation för kontinuerliga tillgänglighetsförbättringar. Förvaltningens krisledningsgrupp är styrgrupp för tillgänglighetsarbetet och det operativa ansvaret ligger på kommunikationsstrateg, informatör, utvecklingsstrateg och vaktmästare. Rutiner och omvärldsbevakning av tillgänglighetsfrågor har upprättats. Kontinuerlig kontakt finns med Katrineholms kommuns tillgänglighetsstrateg och diskussion har förts med Vingåkers kommun. (Katrineholms kommun har avvecklat tjänsten som tillgänglighetsstrateg och inget strategiskt arbete eller samordning sker längre.) Samtlig skyltning inomhus i Viadidakts lokaler har setts över. Ett enhetligt skyltsystem har upphandlats och införts i alla lokaler. Systemet följer tillgänglighetsnormer och standardiseringen underlättar och rationaliserar exempelvis vid byte av funktioner, personal, lokaler. Nya och förändrade lokaler behöver dock ses över och kompletteras. Alternativ entré till Kullbergska huset är skyltad liksom hur man via porttelefon kan få hjälp från receptionen under ordinarie öppettider. Kontrastmarkering i trappor är åtgärdade i vissa byggnader. Vägg- och golvfärger som ökar kontraster vid vinklar och tydliggör gångstråk har beaktas vid renoveringar. Service- och teknikförvaltningen har tillskrivits om önskemål om besöksparkering i nära anslutning till alternativ entré i Kullbergska huset samt om tydligt ledstråk vid entréer till Kullbergska huset samt Röda huset. Inget svar eller åtgärd har dock noterats utifrån skrivelsen. Beslut har tagits i Katrineholms kommuns lokalresursgrupp om att Viadidakt får tillgång till Vita huset på Drottninggatan för att kunna utrymma Gula huset där tillgänglighetsproblemen är så omfattande att åtgärder inte bedöms möjliga. Flytten är planerad till hösten 2012.

7 7 Fler webbsidor finns nu på Lättläst svenska och viss information på webben har kompletterats med film. Vid anmälan till personal-/uppdragsutbildningar finns möjlighet att ange avvikande kost/allergier. En tillgänglighetsgranskning har skett av lärplattformen iwebben som användes inom samhällsorienteringsutbildningen. Plattformen hade mycket omfattande brister i tillgängligheten och trots påpekande har leverantören inte åtgärdat problem. Samarbetet med leverantören och lärplattformen har delvis därför avbrutits och förstudier pågår för ny lärplattform. Vissa medarbetare har genomgått utbildning om FN:s konvention om rättigheter för personer med funktionsnedsättning. Viadidaktnämnden har haft tema samt grupparbetat utifrån Katrineholms kommuns folkhälsoråd och tillgänglighetsutskotts skrivelse En god hälsa för alla i Katrineholms kommun. Nämnden och förvaltningen har också avgett ett svar på skrivelsen som belyser Viadidakts syn och arbete inom områdena. Viadidakt har lyft tillgänglighetsfrågorna på tjänstemannanivå i Katrineholms kommuns IT-råd och kommunikationsråd samt i Vingåkers kommuns informationsgrupp. Särskilda sidor om Viadidakts tillgänglighetsarbeta har lagts upp på (under Om Viadidakt/Artiklar och film/)

8 8 Vår handläggare Lena Marie Bärlin Verksamhetsledare Datum Ert datum Vår beteckning Er beteckning 1 (1) Slutrapport feriearbete, Katrineholm erbjöds samtliga individer födda 1997,folkbokförda i Katrineholms kommun och som ansökte om feriearbete under avsatt tidsperiod, arbete. Även individer födda -94, 95 och -96 erbjöds feriearbete om de på grund av funktionshinder ej haft feriearbete i Katrineholms kommun tidigare (2 stycken sökte och tackade ja till feriearbete). Ansökte om feriearbete: 275 stycken (135 pojkar/140 flickor) Placering per arbetsområde Tackat ja/jobbat - pojke - flicka Barnomsorg Djulö 4H Idrottsverksamhet/ledarskap Kulturskolan Kök Lagerarbete Utomhusarb Äldreomsorg Summering: Övrigt Feriejobbarna anställdes på 90 timmar under 3 veckor och lönen var 64 kr per timme plus semesterersättning kr timme. Enkät har skickats ut till alla ungdomar och handledare för att utvärdera årets feriejobb. Intyg har skickats ut till alla ungdomar som feriearbetat.

9 9 Vår handläggare Lena Marie Bärlin Verksamhetsledare Datum Ert datum Vår beteckning Er beteckning 1 (1) Slutrapport feriearbete, Vingåker erbjöds samtliga individer födda 1997,folkbokförda i Vingåkers kommun och som ansökte om feriearbete under avsatt tidsperiod, arbete. Individer från boendet Fenix erbjöds feriearbete även om de ej var födda 1997 detta gäller även individer som anställdes inom området turism. Ansökte om feriearbete: 97 (52 pojkar/45 flickor) Placering per arbetsområde Tackat ja/jobbat - pojke - flicka Barnomsorg Idrottsverksamhet/ledarskap Kök Turism Utomhusarbete Äldreomsorg Summering: individer (pojkar) från Fenix tackade ja till feriearbete i Vingåkers kommun, dessa platser kommer att faktureras separat. 8 ungdomar födda -95 och -96 erbjöds anställning inom området Turism, totalt arbetade 9 ungdomar inom området. Övrigt Feriejobbarna anställdes på 90 timmar under 3 veckor och lönen var 64 kr per timme plus semesterersättning kr timme. För de ungdomar som hade sin plats inom turism tillkom OB- ersättning. Enkät har skickats ut till alla ungdomar och handledare för att utvärdera årets feriejobb. Intyg har skickats ut till alla ungdomar som feriearbetat.

10 10 Ekonomisk rapport Budgetuppföljning och prognos per 31 oktober 2014

11 11 Viadidakt 1 Budgetuppföljning och prognos per nämnd VIADIDAKTNÄMNDEN Ack. utfall Ack. budget Ack. avvikelse Budget helår INTÄKTER Externa intäkter varav statsbidrag varav Vingåker Interna intäkter SUMMA INTÄKTER KOSTNADER Anläggnings och underhållsmaterial Bidrag Köp av verksamhet inkl. konsultkostnader Personalkostnader varav ordinariepersonal varav åtgärdsanställda varav feriearbete Externa hyror Interna hyror Övriga verksamhetskostnader Interna övriga kostnader Kapitaltjänstkostnader SUMMA KOSTNADER TOTALT Viadidaktsnämndens prognos för året är fortfarande +/- noll. Viadidaktnämnden har en positiv avvikelse mot budget på närmare 1,5 mkr. Enligt ovan sammanställning är avvikelsen -8 tkr, men då saknas några interna fordringar gentemot KS på 971 tkr (95 tkr "korta SFI köerna" och 876 "feriearbete") samt 530 tkr gentemot Vingåker för "Feriearbete". Vingåkers del av finansiering av Viadidakts rambudget tkr är i år tkr. Detta motsvarar 21,2 % av hela Viadidakts rambudget med avdrag för ungdomstorget och medel för flyktinghanteringen. Förutom detta har Vingåker till och med sista oktober betalat ytterligare tkr för SFI och Samhällsorientering, hyra av personal och och hyra. Viadidakts investeringar har enligt den sista oktober uppgått till 712 tkr( budget är tkr) 2

12 12 Viadidakt 1.1 Genomförda och planerade åtgärder som är inräknade i prognosen samt ekonomisk effekt 1.2 Planerade åtgärder som ej är medräknade i prognosen samt ekonomisk effekt 1.3 Investeringar 3

13 13 Viadidakt 2 Resultatmål Resultatmål Utfall Målvär de Period Senaste kommentar Medborgarna ska ha goda möjligheter att delta i kommunens utveckling Minskad klimatpåverkan - utsläpp av klimatpåverkande gaser per invånare ska minska 2014 Andelen barn och unga som mår bra ska öka Den digitala delaktigheten bland kommuninvånarna ska öka genom information, program och datorhandledning Andelen medborgare som får svar på en enkel e-postfråga inom två arbetsdagar ska öka Andelen medborgare som får ett direkt svar på en enkel fråga när hon/han tar kontakt med kommunen via telefon ska öka Andelen medborgare som uppfattar att de får ett gott bemötande när de via telefon ställer en enkel fråga till kommunen ska öka 500st 78% 60% 89% 2014 Ungdomstorget arbetar med ungdomar år. Vi erbjuder individcoachning och gruppcoachning. Vi har också uppsökande verksamhet för "dropouts". Helår Både individcoachningen och gruppcoachningen hanterar frågor angående mående. I fall där ungdomar behöver hjälp med olika kontakter t.ex sjukvård eller annan myndighet så stöttar arebtsmarknaadscoacherna detta. Viaddiakt ungdomstorg samverkar med flera andra myndigehter, bland annat socialtjänst, AF samt BIN. Under hösten 2014 påbörjades arebtet med att utveckla samverkan enligt umeåmodellen, samlokalisering av olika myndigheter för att lättare kunna ge ungdomar det stöd de behöver på ett mer samordnat sätt, 4

14 14 Viadidakt 3 Uppföljning enheter 3.1 Nämnd, ledning, stab och service Ack. utfall Ack. budget Ack. avvikelse Budget helår INTÄKTER Externa intäkter varav statsbidrag varav Vingåker 485 Interna intäkter SUMMA INTÄKTER KOSTNADER Anläggnings och underhållsmaterial Bidrag Köp av verksamhet inkl. konsultkostnader Personalkostnader varav ordinariepersonal varav åtgärdsanställda varav feriearbete Externa hyror Interna hyror Övriga verksamhetskostnader Interna övriga kostnader Kapitaltjänstkostnader SUMMA KOSTNADER TOTALT Prognos för Viadidakts nämnd, ledning och stab är +/- noll. Enheten har en negativ avvikelse mot budget på tkr 3.2 Utbildning Ack. utfall Ack. budget Ack. avvikelse Budget helår INTÄKTER Externa intäkter varav statsbidrag

15 15 Viadidakt Ack. utfall Ack. budget Ack. avvikelse Budget helår varav Vingåker Interna intäkter SUMMA INTÄKTER KOSTNADER Anläggnings och underhållsmaterial Bidrag Köp av verksamhet inkl. konsultkostnader Personalkostnader varav ordinariepersonal varav åtgärdsanställda varav feriearbete Externa hyror Interna hyror Övriga verksamhetskostnader Interna övriga kostnader Kapitaltjänstkostnader SUMMA KOSTNADER TOTALT Utbildningsenhetens prognos för året är +/- noll. Enhetens avvikelse mot budget är per sista oktober -11 tkr. I ovan avvikelse + 34 tkr saknas en fordran till KS + 95 tkr gällande "korta köer SFI" och en intern skuld till arbetsmarknad för "samhällsorientering" -140 tkr SFI-utvecklingsprojekt Ack. utfall Ack. budget Ack. avvikelse Budget helår INTÄKTER Externa intäkter varav statsbidrag Interna intäkter SUMMA INTÄKTER KOSTNADER Anläggnings och

16 16 Viadidakt underhållsmaterial Ack. utfall Ack. budget Ack. avvikelse Bidrag Köp av verksamhet inkl. konsultkostnader Personalkostnader varav ordinariepersonal varav åtgärdsanställda varav feriearbete Externa hyror Interna hyror Interna övriga kostnader Kapitaltjänstkostnader SUMMA KOSTNADER Budget helår TOTALT SFI utvecklingsprojektet som avslutas per den sista december i år beräknar utnyttja projektmedel tkr. 3.3 Arbetsmarknad Ack. utfall Ack. budget Ack. avvikelse Budget helår INTÄKTER Externa intäkter varav statsbidrag varav Vingåker 373 Interna intäkter SUMMA INTÄKTER KOSTNADER Anläggnings och underhållsmaterial Bidrag Köp av verksamhet inkl. konsultkostnader Personalkostnader varav ordinariepersonal varav åtgärdsanställda varav feriearbete

17 17 Viadidakt Ack. utfall Ack. budget Ack. avvikelse Budget helår Externa hyror Interna hyror Övriga verksamhetskostnader Interna övriga kostnader Kapitaltjänstkostnader SUMMA KOSTNADER TOTALT Viaddiakt arbetsmarknads prognos för året är +/- noll. Enheten har per den sista oktober en avvikelse mot budget på tkr. I den redovisade uppföljningen ovan visas en avvikelse på + 59 tkr då är inte en intern och extern fordran på totalt tkr beaktad gällande feriearbete. Utifrån att Viadidakt arbetsmarknad måste flytta från ungdomstorgets lokaler på Figgagatan1, vilket inte var planerat, kommer det att medföra extra kostnader under årets sista månader. Samtidigt som ungdomstorget på Friggatan 1 skall utrymmas skall även Viadidakt arbetsmarknads lokaler på Västagötagatan utrymmas för att en annan förvaltning skall ha dessa lokaler. Även den flytten kommer att meföra vissa extra ej planerade kostnader. det är därför positivt att Viadiakt arbetsmarknad för närvarande har ett överskott för att täcka dessa eventuella extra kostnader. Alla arbetsmarknadscoacher som arbetar med vuxna kommer att samlas i lokaler I Värmbol tillsammasn med flera av Viaddiakts praktiska verksamheter som håller på att flytta in där. Flytten är därför postiv då vi kommer kunna resursoptimera samt få till större samverkan mellan de olika delarna. Detta gynnar våra deltagare. Ungdomstorgets personal kommer ha tillfälliga lokaler på Drottningatan under 3-4 måander. Efter det kommer verskamheten att flytta till Friggagatan 5. Det är viktigt att ungdomstorget finns centralt Orangeriet Ack. utfall Ack. budget Ack. avvikelse Budget helår INTÄKTER Externa intäkter varav statsbidrag varav EU-bidrag Interna intäkter SUMMA INTÄKTER KOSTNADER Köp av verksamhet inkl. konsultkostnader Personalkostnader varav

18 18 Viadidakt ordinariepersonal varav åtgärdsanställda Ack. utfall Ack. budget Ack. avvikelse varav feriearbete Externa hyror Interna hyror Övriga verksamhetskostnader Interna övriga kostnader SUMMA KOSTNADER Budget helår TOTALT Arbetsmarknadsprojektet Orangeriet har en positiv avvikelse för på tkr ISAK Ack. utfall Ack. budget Ack. avvikelse Budget helår INTÄKTER Externa intäkter varav statsbidrag varav EU-bidrag Interna intäkter SUMMA INTÄKTER KOSTNADER Köp av verksamhet inkl. konsultkostnader Personalkostnader varav ordinariepersonal varav åtgärdsanställda varav feriearbete Externa hyror Interna hyror Övriga verksamhetskostnader Interna övriga kostnader SUMMA KOSTNADER

19 19 Viadidakt Ack. utfall Ack. budget Ack. avvikelse Budget helår TOTALT Arbetsmarknadsprojektet Isak är avslutat och har en avviklese mot budget på tkr. Att projektet har ett negativt utfall är helt korrekt, det var budget som var fel. Men inom arbetsmarknadsenheten kan man täcka upp för denna negativa avvikelse Egen kraft Ack. utfall Ack. budget Ack. avvikelse Budget helår INTÄKTER Externa intäkter varav statsbidrag varav EU-bidrag Interna intäkter SUMMA INTÄKTER KOSTNADER Köp av verksamhet inkl. konsultkostnader Personalkostnader varav ordinariepersonal varav åtgärdsanställda varav feriearbete Externa hyror Interna hyror Övriga verksamhetskostnader Interna övriga kostnader SUMMA KOSTNADER TOTALT Projektet Egen Kraft som avslutades per den sista Juni i år är nu helt slutredovisad gentemot ESF. Projektet har en avvikelse mot budget på tkr, vilket beror på att man i budget inte tog hänsyn till den egenfinansiering projektet kräver på virka 600 tkr, samt en bokslutsmiss där man redan förra året intäktsförde medel som skulle ha bokförts i år på närmare 400 tkr. 10

20 20 Inkomna skrivelser och protokoll Katrineholms kommun KFV En region, ett näringsliv Kommunfullmäktige Sammanträdesdagar fjärde kvartalet 2014 samt 2015 Sveriges kommuner och landsting, SKL Skatteunderlagsprognos Aktuella statliga utredningar på arbetsmarknadsområdet Det kommunala aktivitetsansvaret Migrationsverket/Länsstyrelserna Anvisning av ensamkommande flyktingbarn utvidgade möjligheter Nowa Kommunikation Information om beställning av material för nyanlända Regeringskansliet Slutrapport Regeringens samordnare för kommunalt flyktingmottagande Nitus Inbjudan till erfarenhetsseminarium Vad är nyttan med nätverket Nitus och hur kan den bli större? RAR Inbjudan till seminarium hälsofrämjande insatser för invandrare Länsstyrelsen Information om tecknande av överenskommelse om mottagande och bosättning av nyanlända invandrare KommunLex Kursinbj Utredning och dokumentation av försörjningsstöd och insatser för arbete Lärarfortbildning Kursinbjudan Formativ bedömning sfi Skolverket Bidrag till ökade kostnader för kommunal vuxenutbildning Funka.Nu Regionförbundet i Kalmar län Skrivelse angående nationella medel för utvecklingsprojekt inom SO-orientering Enskild Spontanansökan Spontanansökan Brev ang sfi-undervisning Anonym Klagomålsanmälan SFI 20

21 21 Vår handläggare TJÄNSTESKRIVELSE 1 (1) Datum Vår beteckning Cecilia Olsson VIAN/2013:56 Enhetschef stab och service Sammanträdesdatum Er beteckning Revidering av dokumenthanteringsplan för Viadidaktnämnden Viadidaktnämnden beslutar att godkänna föreslagen revidering av dokumenthanteringsplanen för Viadidaktnämnden. Ärendebeskrivning Viadidakt förvaltning har gjort en översyn av nämndens dokumenthanteringsplan och upprättat ett förslag till revidering. Förslaget till revideringen har tagits fram i samråd med kommunarkivarien. I dokumenthanteringsplanen redovisas myndighetens samtliga handlingar områdesvis, med regler för bland annat bevarande och gallring. Syftet med dokumenthanteringsplanen är att - utifrån offentlighetsprincipen vara ett stöd vid återfinnande och gallring av handlingar samt ett styrmedel för administrationen gällande dokumenthantering. Gallring innebär att arkivets handlingar förstörs, eller att uppgifter som ingår i en upptagning utplånas. Ärendets handlingar Förslag till revidering av dokumenthanteringsplanen. Cecilia Olsson Enhetschef stab och service

22 Dokumenthanteringsplan för Viadidakt 22 Myndighet: Viadidaktnämnden Förvaltning: Viadidakt Arkivansvarig: Enhetschef stab och service Arkivredogörare: Registrator, stab och service Antagen: FÖRSLAG Aktivitet/process -Handling Bevaras/ gallras Sortering/förvaring Enhet: Viadidakt stab och service Protokoll och handlingar Nämndens protokoll med bilagor Bevaras Kronolog/Viadidakt stab och service 2 år/närarkiv Samverkansprotokoll, MBL-protokoll Bevaras Kronolog/stab och service 2 år/närarkiv 5 år Delegationsbeslut Bevaras Kronolog/stab och service 2 år/närarkiv 5 år Övriga protokoll Bevaras Viadidakt stab och service 5 år Föredragningslistor, dagordningar och kallelser till sammanträden Handlingar rörande förtroendemän och sammanträden Till kommunarkiv efter: Anmärkningar 5 år Publiceras på kommunwebben år Viadidakt stab och service Publiceras på kommunwebben år Viadidakt stab och service Avser underlag för registrering och arvodesutbetalning Bokslut över verksamheten Bevaras Viadidakt stab och service/protokoll Registeras i Stratsys Samtliga enheter: Diarier och postlista Diarieplan Bevaras Viadidakt stab och service 10 år Registreras i Lex, kommunens system för registrering av handlingar Diarieförda handlingar Bevaras Diarieplanbeteckning 10 år Registreras i Lex, kommunens system för registrering av handlingar Postlista Bevaras Kronologisk/ Respektive enhet 10 år Registreras i Lex, kommunens system för registrering av handlingar Samtliga enheter: Övrigt Korrespondens av enklare slag, ej diarieförd 2 år Pärm/respektive enhet Även e-post, fax, telefonsamtal Inkomna cirkulär, allmän information samt Vid inaktualitet Pärm/Viadidakt stab och service meddelanden av kortvarig betydelse till VIAN och förvaltningen Sociala medier Enligt fastställd I respektive medium/utskrift vid behov kommunpolicy Enkäter Vid inaktualitet Respektive enhet Registreras i esmaker Informationsbroschyrer/blad Vid inaktualitet Respektive enhet + Viadidakt stab och service 1 ex

23 Dokumenthanteringsplan för Viadidakt 23 Myndighet: Viadidaktnämnden Förvaltning: Viadidakt Arkivansvarig: Enhetschef stab och service Arkivredogörare: Registrator, stab och service Antagen: FÖRSLAG Aktivitet/process -Handling Bevaras/ gallras Sortering/förvaring Till kommunarkiv efter: Anmärkningar Samtliga enheter: Ekonomi Ekonomisystem: Agresso Verifikation, original 10 år Nummerordning 2 år/närarkiv Ersätts av digitalt inscannade verifikat Bokföringsorder orig. + inkomna intern- 10 år Nummerordning 2 år/närarkiv fakturor + verifikationslista Registreringsjournal 10 år Tillsammans med verifikation Följesedlar som utgör kompl. till faktura 10 år Tillsammans med verifikation Fakturaunderlag utgående fakturor + kopior internfakturor 10 år Kronolog/Viadidakt stab och service 2 år/närarkiv Budgetunderlag 2 år Viadidakt stab och service Rekvisitionsblock 10 år Viadidakt stab och service Ersätts av digitalt utskrivna rekvisitioner från 2012 Bokslut Bevaras Viadidakt stab och service 10 år Publiceras på Samtliga enheter: Personal Personakter rörande anställda Vid inaktualitet Respektive enhet Original personalavdelningen Tjänstgöringsbetyg/intyg Vid inaktualitet Respektive enhet Kopia till personalavdelningen, original till anställda Anställning/lönebeslut Vid inaktualitet Respektive enhet Original till personalavdelningen Beslut om tjänstledighet Vid inaktualitet Respektive enhet Original personalavdelningen/ Registreras även i självservice Reseräkningar 10 år Respektive enhet Registreras även i självservice Handlingar avseende omplaceringar o dyl Vid inaktualitet Respektive enhet OBS Sekretess enligt OSL 39 kap 1-2. Original personalavdelningen Beslut om pension Vid inaktualitet Respektive enhet Original personalavdelningen Anmälan arbetsskada Vid inaktualitet Viadidakt stab och service Original Försäkringskassan

24 Dokumenthanteringsplan för Viadidakt 24 Myndighet: Viadidaktnämnden Förvaltning: Viadidakt Arkivansvarig: Enhetschef stab och service Arkivredogörare: Registrator, stab och service Antagen: FÖRSLAG Aktivitet/process -Handling Enhet: Viadidakt arbetsmarknad deltagare Personakter rörande deltagare födda den 5:e, 15:e och 25:e Beslut om åtgärd för deltagare från beställande myndighet födda den 5:e, 15:e och 25:e Bevaras/ gallras Bevaras Övriga gallras efter 5 år Bevaras Övriga gallras efter 5 år Sortering/förvaring Till kommunarkiv efter: Anmärkningar Viadidakt arbetsmarknad 5 år Registreras i Accorda men skrivs ut till kommunarkivet Viadidakt arbetsmarknad 5 år Originalen finns hos respektive myndighet Beslut om åtgärd för deltagare inom Viadidakt 5 år Viadidakt arbetsmarknad Registreras i Accorda Intyg kurser och praktik Bevaras Viadidakt arbetsmarknad Utdrag ur belastningsregister Gallras Viadidakt arbetsmarknad Gallras fem år efter inaktualitet Närvarostatistik 2 år Viadidakt arbetsmarknad Registreras i Accorda Enhet: Viadidakt utbildning deltagare Ansökningshandlingar Vid inaktualitet Viadidakt stab och service Betyg/intyg Bevaras Viadidakt stab och service/pärm 10 år Registeras i Extens Betygskataloger Bevaras Viadidakt stab och service/pärm 10 år Betyg från externa utbildningsanordnare, ej Bevaras Kommunarkivet Direkt Skickas direkt till Kommunarkivet egna utbildningar Enhet: Viadidakt stab och service Deltagare integration Personakter Bevaras Viadidakt stab och service 10 år Registreras i Accorda Beslut om utbetalningar 10 år Viadidakt stab och service Enhet: Viadidakt stab och service Deltagare uppdragsutbildningar Ansökningar Vid inaktualitet Viadidakt stab och service Registreras i ViaCompetence Närvarostatistik Vid inaktualitet Viadidakt stab och service 10 år Registreras i ViaCompetence. Pappersex

25 Dnr VIAN/2014:58 Sammanträdesdagar för Viadidaktnämnden Viadidaktnämnden har upprättat ett reviderat förslag till sammanträdesdagar för år 2015 avseende Viadidaktnämnden Månad VIAN Beredning januari februari 23 (måndag, 13:00) mars april 17 (fredag, 09:00-12:00) maj juni 12 (fredag, 09:00-12:00) juli augusti 21 (fredag, 09:00-12:00) september 21 (måndag, 13:00) oktober november 20 (fredag, 09:00-12:00) december 14 (måndag, 13:00) 13 (fredag, 08:30) 13 (måndag, 08:30) 5 (fredag, 08:30) 14 (fredag, 08:30) 11 (fredag, 08:30) 13 (fredag, 08:30) 4 (fredag, 08:30) Förslaget har anpassats till kommunstyrelsens inlämningstider i enlighet med kommunfullmäktiges beslut. Förvaltningens förslag till beslut Viadidaknämnden föreslås besluta att preliminärt fastställa ovanstående reviderade förslag till sammanträdesdagar för Viadidaktnämden Anna-Lena Ramstedt Tf förvaltningschef

26 26 Vår handläggare YTTRANDE 1 (2) Datum Vår beteckning Sara Alexanderson VIAN/2014:54 Rektor Ert datum Er beteckning Yttrande över motionen om att erbjuda helg- och feriejobb till elever inom vård- och omsorgscollege. Ärendebeskrivning Marian Loley (KD) och Joha Frondelius (KD) har lämnat in en motion om att elever inom vård- och omsorgsutbildningen ska ges möjlighet till helg- och feriearbete med betalt. Motionen är översänd till bildningsnämnden, Viadidakt och vård- och omsorgsnämnden för yttrande. Förvaltningens bedömning Förvaltningen anser att praktik i form av APL (arbetsplatsförlagt lärande) inom yrkesinriktade utbildningar är ett viktigt moment för att ytterligare befästa teroetiska kunskaper. Förvaltningen är positiv till att eleverna erbjuds ytterligare praktik under utbildningstiden, under förutsättning att det sker enligt gällande lagar och förordningar. Genusperspektiv Det är viktigt att alla behöriga elever inom vård- och omsorgsutbildningen, oavsett könstillhörighet, ges samma möjligheter att ta del av ett eventuellt erbjudande om helg- och feriejobb. Förslag till beslut Viadidaktnämnden föreslår kommunfullmäktige att anse motionen vara besvarad. Ärendets handlingar Motion om att erbjuda helg- och feriejobb till elever på vård- och omsorgscollege

27 27

28 28

29 29 Vår handläggare YTTRANDE 1 (1) Datum Vår beteckning Anna-Lena Ramstedt VIAN/2014:63 Tf. förvaltningschef Ert datum Er beteckning Yttrande över remiss angående Anvisningar-Representation, gåvor, mutor och jäv för anställda och förtroendevalda i Katrineholms kommun Förslag till beslut Viadidaktnämnden beslutar att ställa sig bakom kommunledningsförvaltningens förslag. Ärendebeskrivning Kommunledningsförvaltningen har i remiss den 21 november 2014 översänt förslag till anvisningsdokument Anvisningar- Representation, gåvor, mutor och jäv för yttrande. Svaret ska vara kommunledningsförvaltningen tillhanda senast den 29 december En översyn av Allmänna riktlinjer för servering av alkohol på kommunens bekostnad i samband med representation och andra tillfällen, har genomförts. Dokumentet har reviderats och innehåller nu utöver representation även anvisningar om gåvor, mutor och jäv. Förvaltningens bedömning Ärendet har beretts genom att ledningsgruppens företrädare har diskuterat innehållet utifrån verksamhetsmässiga aspekter. Förvaltningen ser inga hinder i det förslag som kommunledningsförvaltningen översent gällande Anvisningar- Representation, gåvor, mutor och jäv och förvaltningen ställer sig bakom förslaget. Ärendets handlingar Remiss angående förslag till anvisningsdokument Anvisningar- Representation, gåvor, mutor och jäv Anna-Lena Ramstedt Tf förvaltningschef

30 30 1 (3) Datum KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Staben Vår beteckning Vår handläggare Ert datum Er beteckning Anvisningar Representation, gåvor, mutor och jäv för anställda och förtroendevalda i Katrineholms kommun Representation Begreppet representation saknar en mer bestämd definition. I allmänhet avses sedvanlig gästfrihet i form av värdskap, som har direkt samband med ett företags eller kommuns verksamhet. Representation kan vara riktad utåt mot externa intressenter - extern representation, eller inåt mot anställda och förtroendevalda - intern representation. Extern representation riktar sig mot utomstående organisationer, företag och enskilda personer. Representationen ska alltid ha ett omedelbart samband med och direkt värde för verksamheten. Det gäller både tidpunkt och plats för representationen samt de personer mot vilka representationen riktar sig. Kommunen ska vara restriktiv med representation. Detta gäller särskilt i samband med myndighetsutövning, inköp och upphandling, där det i princip inte får förekomma. Med intern representation avses personalfester, interna kurser och möten samt konferenser. Vid representationsmåltider ska måttfullhet iakttas. Av Skatteverkets allmänna råd framgår beloppsgränser för representation och gåvor. Alkoholhaltiga drycker kan förekomma och bekostas av kommunen. Detta gäller dock endast öl och vin eller motsvarande dryck, såsom dessa definieras i alkohollagstiftningen. En nämnd kan anta mer restriktiva regler kring representation. Gåvor till anställda De skattefria gränsvärdena för olika gåvor till anställda följer skatteverkets allmänna råd. KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Besöksadress: Fredsgatan 38 Org.nummer Telefon: Telefax: E-post: kommunledningsförvaltningen@katrineholm.se

31 31 2 (3) Datum KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Staben Vår beteckning Gåva till anställd får inte förekomma med undantag av: Julgåva. Skatteverket har i sina allmänna råd angivit gränsvärde för julgåva. Julgåva ska avse samtliga anställda inom respektive förvaltning. Uppvaktning vid pensionering eller vid anställningens upphörande. Av inkomstskattelagen framgår vilket värde en sådan gåva får ha utan att vara skattepliktig för den anställde. Uppvaktningar och gåvor vid högtidsdagar, till exempel 40-, 50- eller 60- årsdag. Även här bör värdet ansluta till värdet på julgåvor. Särskilda regler finns för gåvor vid förtjänsttecken, se anvisningsdokumentet Regler för Katrineholms kommuns förtjänsttecken m.m. Förmåner av mindre värde som avser att skapa trivsel i arbetet, så kallade personalvårdsförmåner, är skattefria och får förekomma. Förmånerna ska normalt vara tillgängliga för all personal och i regel tillhandahållas på arbetsplatsen. Representationsgåvor Vid studiebesök och till exempel besök hos andra kommuner och i liknande situationer får representationsgåvor förekomma som tack för visad gästfrihet. Skatteverket har i sina allmänna råd angivit gränsvärde för avdragsgilla representationsgåvor som även gäller för kommunen. Reklamgåvor får förekomma om det avser artiklar av förhållandevis obetydligt värde som antingen har direkt anknytning till givarens verksamhet eller utgörs av enklare presentartiklar. För att en gåva ska klassas som reklamgåva bör gåvan lämnas till ett större antal personer och sakna inslag av personlig karaktär. Gåvan ska vara försedd med kommunens namn, märke eller liknande och i enlighet med grafisk profil. Mutor Reglerna för mutor regleras i Brottsbalken. Mutbrott begås när en anställd, uppdragstagare eller förtroendevald tar emot mutor, begär eller inte tackar nej till en otillbörlig förmån i sin tjänsteutövning. Det behöver inte finnas något orsakssamband mellan förmånen eller det sätt som den anställde eller motsvarande utför sitt arbete, det vill säga mottagandet av mutan behöver inte innebära att givaren faktiskt gynnas. Det ställs särskilt höga krav på offentligt anställda och då särskilt på dem som ägnar sig åt myndighetsutövning, exempelvis tillståndsgivning, beslut om rättigheter, inspektion och på dem som arbetar med upphandling och inköp. Vid osäkerhet om hanterandet av ett erbjudande om en förmån ska kontakt tas med närmsta chef. KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Besöksadress: Fredsgatan 38 Org.nummer Telefon: Telefax: E-post: kommunledningsförvaltningen@katrineholm.se

32 32 3 (3) Datum KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Staben Vår beteckning Jäv Lagreglerna om jäv för offentliganställda och förtroendevalda finns bland annat i förvaltningslagen och i kommunallagen. Reglerna talar om när en anställd eller förtroendevald ska anses ha ett sådant intresse i ett ärende att opartiskhet kan ifrågasättas. I en jävssituation, får den jäviga inte delta i handläggning av ärende. Om detta förekommer, kan beslutet förklaras ogiltigt. Det finns en skyldighet enligt lag att självmant anmäla jäv. Vid svårbedömda situationer ska försiktighet iakttas. KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Besöksadress: Fredsgatan 38 Org.nummer Telefon: Telefax: E-post: kommunledningsförvaltningen@katrineholm.se

33 33 29 Anmälan av delegationsbeslut Förslag till beslut Viadidaktnämnden godkänner redovisningen av delegationsbeslut. Rektor/chef Viadidakt utbildning. Enhetschef Viadidakt arbetsmarknad Enhetschef Viadidakt stab och service Delegationsbeslut överenskommelser och avtal del nr