Allmänna administrativa handlingar

Transkript

1 DOKUMENTHANTERINGSPLAN KOMMUN MYNDIGHET FÖRSTA Torsby Kommun Kommunstyrelsens arbetsmarknadsavdelning GILTIGHETSDATUM Ks VERKSAMHET Allmänna administrativa handlingar, flyktingmottagning, arbetscentralen, EU-projekt, handlingar rörande arbetsmarknadsprojekt/åtgärder samt handlingar rörande personal Serie, handlingar Format Arkivläggning/ Förvaringsplats Anmärkning Allmänna administrativa handlingar Kallelser och föredragningslistor till sammanträden Protokoll/minnesanteckningar från arbetsgrupper Protokoll från APT Protokoll från lokal skyddskommitté och skyddsrond Styrdokument för arbetsmarknadsavdelningen Rapporter, planer och utredningar framtagna av arbetsmarknadsavdelningen Verksamhets-/årsberättelse för arbetsmarknadsavdelningen Skrivs ut på svenskt arkiv 80 grams papper. T.ex. Lokal samverkansgrupp, LSG och LÖK Registreras i kommunstyrelsens diarium. Registreras i kommunstyrelsens diarium. Ett arkivexemplar bevaras Registreras i kommunstyrelsens diarium. Ingår i kommunstyrelsens verksamhets- /årsberättelse

2 Dokument- och ärendehanteringssystem. Databasen innehåller uppgifter om registrerade handlingar och ärenden. Här finns inkomna och upprättade digitala handlingar. Datafil Dataserver Server Se kommunstyrelsens diarium. Mellan registrerades kommunstyrelsens handlingar och ärenden manuellt på kort som finns i kortlådor började man med digital diarieföring i ett program från Kommundata konverterades informationen över till dataprogrammet Ärende som ersattes av W3D I programmet finns alltså kommunstyrelsens registrerade ärenden från och med I W3D3 registreras inkomna och upprättade handlingar. I programmet finns både digitalt upprättade handlingar och inskannade pappershandlingar i Pdf-format. Papper Kartong Slutarkiv Skrivs ut på Svenskt arkiv 80 grams papper Diarieförda handlingar - de fysiska handlingarna Delegationsbeslut - Förteckning över anmälan av delegationsbeslut Publikationer framtagna av arbetsmarknadsavdelningen Papper - Diarielistor sorterade efter diarienummer - Diarielistor sorterade Papper Kartong Slutarkiv Skrivs ut på Svenskt arkiv 80 grams papper efter diarieplansbeteckning - Diarieplaner Papper Kartong Slutarkiv Skrivs ut på Svenskt arkiv 80 grams papper. Från och med 2005 används en ny diarieplan med 11 huvudgrupper. Tidigare användes kommunförbundets diarieplaner. Vid förändringar tas ett arkivexemplar ut på papper. Dokumentskåp Registreras i kommunstyrelsens diarium. Ett arkivexemplar ska bevaras. T.ex. informationsbroschyrer/blad, tidning, affischer, trycksaker och liknande. 2

3 Underlag till statistik i form av rapporter Statistik - sammanställningar Handlingar inkomna till arbetsmarknadsavdelningen för kännedom som inte lett till någon åtgärd Kursinbjudningar Cirkulär Handböcker/instruktionsböcker Papper Pärm /server- Pressklipp Papper Pärm Ej diarieförda in- och utgående skrivelser som har ett /server- forskningsvärde Flyktingmottagning T.ex. antal i åtgärd. T.ex. information från Migrationsverket, Kommunförbundet och liknande. Jfr gallringsplan för korrespondens av tillfällig och ringa betydelse Protokoll från möten med frivilligorganisationer m.fl. som deltar i flyktingmottagandet T.ex. Röda Korset 3

4 Akter för kommunplacerade enligt LBA (Lagen om bistånd åt asylsökande) och LMA (Lagen om mottagande av asylsökande) Ärendeblad, journalblad Ansökan om dagbidrag/dagersättning Beslut i enskilt ärende Utredningar i enskilt ärende Korrespondens av betydelse i ärendet Överenskommelser Underlag till ansökan om dagbidrag/dagersättning Korrespondens av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Handlingar som styrker ansökan om uppehållstillstånd /server- Beslut från Pärm/data- Sorterade efter person eller familj. Akterna innehåller handlingar rörande kommunplacerade flyktingar. Består av en fysisk och/eller digital akt. T.ex. kopior av pass och vigselbevis, remissutlåtanden från läkare m.m. 4

5 invandrarmyndighet server Förordnanden om offentligt biträde /server- Underlag för återsökning av utgivet bistånd Anmälan till hälsoundersökning Ansökan och beslut om bostadsbidrag Registerutdrag t.ex. personbevis Inkomstdeklarationer - kopior Akter för kommunplacerade enligt LIF (lagen om introduktionsersättning för flyktingar och vissa andra utlänningar) Bosättningsunderlag Förfrågningar från Migrationsverket med bosättningsunderlag där en inte verkställs Sorterade efter person eller familj. Akterna innehåller handlingar rörande kommunplacerade flyktingar. Består av en fysisk och/eller digital akt. Från Migrationsverket 5

6 Ansökningar från enskild om bistånd eller service, med eventuella bilagor Ärendeblad/journalblad Introduktionsplan Praktikplatsformulär Utredningar i enskilt ärende Beslut i enskilt ärende Ekonomiska beräkningar Avslag Yttrande till åklagare och allmän domstol Överklagande med bilagor Korrespondens av betydelse i ärendet /server- T.ex. beviljat svenskt medborgarskap 6

7 Underlag för introduktionsersättning Korrespondens av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Kopior av räkningar från läkare laboratorier, institutioner m.m. Kopior av hyreskontrakt Torsby kommuns borgensåtagande för hyreskontrakt kopior Beslut om hemutrustningslån från CSN Beslut från invandrarmyndighet av ringa och tillfällig betydelse Utvärdering av flyktingverksamhet Register över flyktingar T.ex. närvarorapporter över svenskundervisning och praktik, kvitton, ersättningsbesked från försäkringskassan om föräldrapenning, intyg från skola om lexikonbehov, läkarintyg, kopior av hyresavier, kostnadsförslag för tandvård, glasögon m.m. T.ex. räkningar för undersökningar utförda på uppdrag av kommunen Inkomna för kännedom som inte lett till någon åtgärd. Avtal mellan Migrationsverket Registreras i kommunstyrelsens diarium. 7

8 och kommunen om mottagandet av flyktingar Handlingar rörande tillsyn Handlingar rörande extraordinära insatser Meddelande om ar av statliga ersättningar från Migrationsverket Dokumentation över kurser, utbildningar och seminarier i egen regi Beställningar av utbildningar Avtal/överenskommelser angående utbildningar/aktiviteter /server- Arbetscentralen efter 10 år efter 10 år Registreras i kommunstyrelsens diarium. Ang. medel från Migrationsverket. Består av ansökan samt ev. återrapportering. Schablonersättningar Under förutsättning att ingen fordran finns Arbetsplaner/schema Månadsrapporter Med närvaroredovisning EU-projekt 8

9 Den övergripande bindande dokumentationen Ansökan Kontrakt Projektplan Reviderad projektplan Beslut från fonden eller programmet Avtal Rapporter inklusive slutrapport Revisionsintyg Rekryteringsärenden Upphandlingsärenden /server- Allmän information av relevans, och som är lätt att få tag på någon annanstans Föreskrifter och regler Pärm/data- 9

10 Information från myndigheter server Arbetsmaterial som behövs endast för projektets genomförande Budget med kalkyler och beräkningsunderlag Arbetsplaner (borde vara när projektet är slutfört) (borde vara när projektet är slutfört) (borde vara när projektet är slutfört) (borde vara när projektet är slutfört) Korrespondens med partners Pärm/data- T.ex. projektaktivitetsbudget för Torsby adventure 10

11 Korrespondens med finansiärer Personalens tidsredovisningar server Kopior ur t.ex. den ekonomiska redovisningen (original finns i huvudmannens arkiv) Fakturakopior Dokumentation av betalningar 11

12 Utdrag ur räkenskaperna Upphandlingsärenden Rekryteringsärenden Utdrag ur lönelista Kopior av kvitton och boardingcards 12

13 Uppgifter om kopiatorsanvändning Dokumentation kring varje aktivitet Dokumentation från arrangemang Anmälningsblanketter Deltagarlistor Närvarolistor Program /server- T.ex. pressklipp, utskrift från hemsida, filmoch ljudinspelningar 13

14 Fotografier från arrangemang Deltagares prov/examen Examensresultat Handlingar rörande arbetsmarknadsprojekt/åtgärder Förteckningar över personer i olika åtgärder Avtal/överenskommelser mellan t.ex. kommunen och arbetsförmedlingen Utredningar som ligger till grund för projektet Projektbeskrivning/plan med ekonomiskt underlag Papper I diarium Uppdateras kontinuerligt Registreras i kommunstyrelsens diarium. Registreras i kommunstyrelsens diarium. Registreras i kommunstyrelsens diarium. 14

15 Dokumentation över projektet Beslut om beviljade medel Tidsredovisningar och lägesrapporter/avstämningar Fakturakopior med bilagor Rekvisitioner Granskningsrapporter Redogörelser för medfinansiär Slutrapport/redovisning för projekt med ekonomisk redovisning Bekräftelser/be olika typer av anställningsstöd 2 år efter projektet avslutats 2 år efter projektet avslutats efter 10 år 2 år efter projektet avslutats 2 år efter projektet avslutats T.ex. foton, videofilmer Från Arbetsförmedlingen. En kopia finns också i personaldossié på personal- och lönekontoret. T.ex. lönebidrag, Offentligt skyddat arbete, instegsjobb och nystartsjobb 15

16 Handlingar rörande feriearbetande skolungdom Svar från arbetsplatser som kan ta emot skolungdom Listor över arbetsplatser som kan ta emot skolungdomar Ansökan från skolungdomar Förteckning över var skolungdomarna blivit placerade Tjänstgöringsrapport Coachverksamheten Individdokumentation - deltagarakter Anställningsbeslut Arbetsintyg, skriftliga omdömen Betyg, intyg över genomgångna utbildningar Anvisning, remiss från arbetsförmedling efter 3 år Kommunen skickar ut förfrågningar till arbetsplatserna eller får besked om detta på annat sätt Listan innehåller uppgift om arbetsplats, feriearbetsperiod, antal feriearbetande elever och arbetsuppgifter Kommunen skickar ut besked/svar till skolungdomar om vilken arbetsplats de fått samt meddelar arbetsplatserna vilka som har placerats hos dem Underlaget lämnas till personalkontoret som handlägger en Består av en fysisk och/eller en digital akt 16

17 Beslut från arbetsförmedling, socialtjänst Ärendeblad/journalblad Utredningar, kartläggning Handlingsplan Uppföljning Korrespondens med senhet Överenskommelser med deltagare Förstadagsintyg /server- Innehåller personuppgifter och löpande tjänsteanteckningar/ dokumentation Personlig arbetsplan Uppföljning av bl.a. rehabiliteringsinsatser Handlingar rörande personal 17

18 Annons om ledig tjänst Ansökningshandlingar: - ansökan - betyg/intyg för den som fått tjänsten - betyg/intyg för den som inte fått tjänsten I personaldossié/data -server dock tidigast 2 år efter tillsättnings beslut En kopia ska alltid skickas till Arbetsförmedlingen och kommunens anslagstavla. Vid internannonsering ska kopior skickas till kommunens olika förvaltningar samt till anslagstavlan. Diarieförs och bildar ett ärende tillsammans med ansökningarna och ev. förteckning över ansökningar Till löne- och personalkontoret Löne- och personalkont oret/serverru m Anställningsbevis - originalet Papper Till den anställde - 1: a kopian /server- - 2: a kopian Papper I personaldossié - 3: e kopian Papper I pärm Tillbud anmälan och Pärm/data- Kopior på betyg/intyg kan sändas åter till den sökande med ett följebrev enligt kommunfullmäktiges beslut , men endast till de sökande som begärt det. Hos anställningsmyndigheten (Ks) Se förteckning över anmälan av delegationsbeslut i personalärenden Till löne- och personalkontoret Till personalredogöraren 18

19 uppföljning server Tjänstgöringsrapportering sker digital i ett dataprogram. SP-självservice togs i bruk På personal- och löneavdelningen upprättas en digital arkivfil som är en förteckning över inrapporterad tjänstgöring och frånvaro. Den gallras efter 3 år. Inrapporterad tjänstgöring Datafil Dataserver Server Excel-format Semesterlistor efter 3 år Intyg på vidareutbildning - original Papper Kursdeltagarens - kopia Papper I personaldossié Till löne- och personalkontoret Körjournal för fordon efter 6 år Ekonomi Förslag till budget Ingår i kommunstyrelsens stora gemensamma budget Sammanställd av Kristina Hellberg