Projektdag torsdag 16 april 2015 Kalmar

Transkript

1 Projektdag torsdag 16 april 2015 Kalmar Eva Öster Fakultetsregistrator för FHL/FTK/NLU Tel (mobil) Caroline Boode Arkivarie Tel Universitetsledningens kansli (UK) Linnéuniversitetet, Växjö

2 Diariet Systemvara W3D3

3 En av gångarna i arkivet i Växjö

4 LNUs diarium är fysiskt (bevarade papper) men därtill elektroniskt vad gäller senare årgångar Önskelistan från registratorerna: Enkelsidiga papper Vanligt kopieringspapper duger Häfta inte (svårare för oss att scanna då och papperet går sönder)

5 Vilka diarieför? Huvudregistrator: personalfrågor (PA): Bemannad av: Gemensam förvaltning och Elisabeth Yderborg Postfack internpost: Växjö huvudregistrator Registrator fakultet (förkortning), Växjö Kontaktregistratorer fakulteter och institutioner: Eva Öster Eva Öster Eva Öster Elisabeth Engström Elisabeth Engström Elisabeth Engström

6 Diarieförs? Åtgärder och viktiga dokument (avtal) DIARIEFÖRS Enkel hantering och andra rutiner diarieförs ej

7 Alternativ till diarium: Ordnad handlingsförvaring (OSL 5 kap, 1, 3 st) Myndigheten ska välja system Enbart för allmänna och icke-hemliga handlingar Det ska gå lätt att se om handlingarna kommit in eller upprättats (Exempel: Agresso) Handlingarna ska lätt hittas Systemet ska tillämpas konsekvent Förvaringsstället ska vara känt för registrator

8 Olika system

9

10 Allmän handling En allmän handling är en handling som förvaras hos, inkommit till eller upprättats hos en myndighet. Handlingar som expedierats anses som upprättade, och en handling som lämnar myndigheten anses expedierad. En allmän handling kan vara en offentlig handling - om den ej innehåller några uppgifter som sekretessbelagts enligt OFFENTLIGHETS- OCH SEKRETESSLAGEN (2009:400). Allmänna handlingar som omfattas av sekretess ska registreras utan dröjsmål. Vissa handlingar med sekretess behöver dock inte registreras om det framkommer av förordning. Övriga handlingar måste hållas ordnade (OSL 5 kap 1 ). Beträffande handling som registrerats ska av registret framgå datum, då handlingen kom in eller upprättades, diarienummer eller annan beteckning som har åsatts handlingen, i förekommande fall från vem handlingen har kommit in eller till vem den har expedierats, i korthet vad handlingen rör. (OSL 5 kap 2 ) Myndighet ska på begäran av enskild lämna uppgift ur allmän handling, som förvaras hos myndigheten om hinder inte möter på grund av bestämmelse om sekretess eller av hänsyn till arbetets behöriga gång. Bestämmelser om tillhandahållande av allmän handling finns i 2 KAP 12 TRYCKFRIHETS- FÖRORDNINGEN. Allmän handling som får lämnas ut ska på begäran genast eller så snart det är möjligt på stället utan avgift tillhandahållas den, som önskar taga del därav, så att handlingen kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas. Handling får även skrivas av, avbildas eller tagas i anspråk för ljudöverföring. Begäran att få taga del av allmän handling göres hos myndighet som förvarar handlingen. Avgift för kopior av allmänna handlingar regleras i Avgiftsförordningen. Myndighet får inte på grund av att någon begär att få ta del av allmän handling efterforska vem han är eller vilket syfte han har med sin begäran i större utsträckning än som behövs för att myndigheten skall kunna pröva om hinder föreligger mot att handlingen lämnas ut. Avslag på begäran att få ut allmän handling överklagas till kammarrätt. Arkivering ska ske enligt ARKIVLAGEN.

11 Vad är inte allmän handling? Utkast, kladdar, koncept och annat underlag till ännu inte färdigställda/upprättade skrivelser och beslut är att betrakta som arbetsmaterial och är inte allmänna handlingar. En handling (även e-post) som skickas internt inom olika enheter hos samma myndighet anses inte vare sig inkommen eller upprättad om enheterna inte är att betrakta som självständiga i förhållande till varandra. Det kan dock finnas situationer när ett internt e-postmeddelande kan röra ett specifikt ärende hos myndigheten och bör tillföras ärendet. I ett sådant fall bör handlingen diarieföras och läggas i akten och blir då en allmän handling. E-postloggarna är dock allmänna handlingar. Exempel på andra handlingar, som inte är allmänna, är delningar, dvs. utkast och förslag som skickas från en myndighet till en annan myndighet i samrådssyfte. Dessa bör därför inte heller diarieföras. Till sitt innehåll rent privata handlingar är inte heller allmänna handlingar - även om de skulle ha skickats till myndigheten. En god idé är att inte blanda myndighetspost med privat post och att i möjligast mån undvika att skicka e-post med privat innehåll från myndighetens brevlådor. Facklig post, dvs. information som lämnas från en facklig organisation till ett platsombud på en myndighet är inte allmänna handlingar. Handlingar som ingår i en myndighets bibliotek är inte heller att betrakta som allmänna handlingar. Handlingar som inte är allmänna omfattas inte av offentlighetsprincipen och behöver inte lämnas ut.

12 Minnesanteckningar är i Tryckfrihetsförordningen 2:9, 1st ej att beteckna som allmän handling MEN Minnesanteckningar betyder berednings- och föredragningspromemorior dvs. - stolpar med de viktigaste uppgifterna i ett stort utredningsmaterial - att göra -listor över åtgärder som måste vidtas - minnesstöd för en presentation EJ icke underskrivna protokoll

13 Sekretess

14 DokumentHanteringsPlan (DHP) var?

15 ger ny sida

16 som ger ny sida

17 Datum & händelse för handlingar exempel från diariets ärendekort

18 Dokumentation Tvingande vid myndighetsutövning (Förvaltningslagen 15 ) Ansökningar Beslut Tjänsteanteckningar t.ex. Vid dagens telefonsamtal med Tjänsteanteckning ska innehålla 1) Datum 2) Vem som lämnat uppgiften 3) Själva uppgiften (t.ex. återtagit ansökan ) 4) Vem som gjort anteckningen. Behöver ej undertecknas, utan kan skrivas på datorn.

19 VEBAR Verksamhetsbaserad arkivredovisning Föreskrifter om verksamhetsbaserad arkivredovisning RA-FS 2008:4 trädde i kraft 1 januari Föreskrifterna är en ändring av de allmänna föreskrifterna om arkiv hos statliga myndigheter (RA-FS 1991:1, ändr. 1997:4 och 2012:1). Ett över hundra år gammalt sätt att redovisa arkiv blev ett nytt. Riksarkivets föreskrifter för en verksamhetsbaserad arkivredovisning trädde i kraft. VEBAR innebär att statliga myndigheters handlingar ska klassificeras och förtecknas efter processerna i myndigheternas egen verksamhet.

20 Vi ska fatta beslut om ett uppdrag...kan jag få ett nummer?

21 Idag verksamma serier i LNU-diariet LNUs verksamhetsbaserade arkivredovisning (VEBAR) infördes Serieindelningen bygger på VEBARs klassificeringsstruktur fastställd för LNU. Tidigare använde vi organisatoriska enheter. o ST = Styra verksamhet o VS = Stödja verksamhet (verksamhetsstöd) o PA = Personalärenden (ingår i VS) o UGA = Utbildning på grund- och avancerad nivå inklusive uppdragsutbildning o UF = Utbildning på forskarnivå o FO = Forskning o SAM = Samverka, informera och nyttiggöra externt (saknar DHP f n)

22 Bedriva forskning A B B C A C En ansökan hos EN finansiär bildar ett -5.1 ärende. Näste (möjlige) finansiär bildar ett nytt ärende. Slutrapporten landar i ytterligare ett nytt ärende.

23 Universitetsarkiv Universitetsarkivet utarbetar regler för dokumenthantering, tillhandahåller arkivhandlingar internt och externt samt fungerar som stöd åt ledning och universitets enheter i frågor som rör arkivhantering. Universitetsarkivet förvaltar arkiv från Växjö Universitet, Högskolan i Kalmar och Linnéuniversitetet. Förvaltade arkiv förvaras i centralarkivet som är placerat i Växjö (hus N). I centralarkivet förvaras bland annat Protokoll, en del forskningsmaterial, examensbevis, betyg och kursplaner* (*Kursplaner diarieförs dock även fr.o.m ) Kontaktuppgifter Johan Sahlin, Caroline Boode, johan.j.sahlin [@] lnu.se caroline.boode [@] lnu.se Funktionsadress för förfrågningar, lån och leveranser arkiv [@] lnu.se

24 Arkivlagen Arkivlagen (1990:782) är en svensk lag som anger de grundläggande bestämmelserna för hur de svenska myndigheterna och andra statliga och kommunala beslutande församlingar ska sköta sina arkiv. En myndighets arkiv bildas av de allmänna handlingarna från myndighetens verksamhet och sådana handlingar som avses i 2 kap 9 tryckfrihetsförordningen och som myndigheten beslutar ska tas om hand för arkivering. Myndigheternas arkiv är en del av det nationella kulturarvet. Myndigheternas arkiv ska bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av information för rättskipningen och förvaltningen, och forskningens behov. Varje myndighet ska svara för vården av sitt arkiv, om inte en arkivmyndighet har övertagit detta ansvar. I arkivvården ingår att myndigheten ska organisera arkivet på ett sådant sätt att rätten att ta del av allmänna handlingar underlättas, upprätta dels en arkivbeskrivning som ger information om vilka slag av handlingar som kan finnas i myndighetens arkiv och hur arkivet är organiserat, dels en systematisk arkivförteckning, skydda arkivet mot förstörelse, skada, tillgrepp och obehörig åtkomst, avgränsa arkivet genom att fastställa vilka handlingar som skall vara arkivhandlingar, och verkställa föreskriven gallring i arkivet.

25 Arkiv imorgon De bestämmelser som styr myndigheternas registrering, arkivering, hantering m.m. av allmänna handlingar finns framför allt i tryckfrihetsförordningen, offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), arkivlagen (1990:782), arkivförordningen (1991:446) samt i flera av Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS). En statlig myndighet har själv ansvar för sitt arkiv till dess att handlingarna överlämnas till en arkivmyndighet (Riksarkivet). Vid ett överlämnande i arkivlagens mening tar arkivmyndigheten över hela ansvaret. I samband med överlämnandet görs en överenskommelse mellan myndigheten och Riksarkivet om kostnaderna för att ta över bevarande och tillhandahållande av arkivet över tid. När arkivet överlämnas ska handlingarna finnas upptagna i myndighetens arkivredovisning och handlingar som omfattas av gallringsföreskrifter ska ha gallrats.

26

27 Olika kategorier av dokument i forskningsprojekt hos EU som måste arkiveras Lagstiftning strukturfonderna förordningen 1828/2006, 1083/2006, indirekt 2007:14 Ansökan och betalningsansökningar Information om partners och underleverantörer Information om deltagarna Ekonomiska transaktioner Aktiviteter i projektet Dokument som visar synliggörande Tillväxtverkets anvisning: Arkivering av verifikationer Originalverifikationer skall sparas hos stödmottagaren 18 år

28 Avslutat projekt

29 Lathund för hantering av forskningshandlingar Kort och handfast info om lagkrav, vad som sparas och varför, praktisk hantering, arkivlokaler m.m.

30 Vad vi ska se över på måndag och framåt