Guide för att hämta diarienummer, arkivera och överföra handlingar till W3D3

Transkript

1 Guide för att hämta diarienummer, arkivera och överföra handlingar till W3D3 Upprättat av personalavdelningen, KTH, maj 2015 Innehåll 1. Koppla rekryteringsärenden till W3D Rekryteringssystemet och koppling till W3D3 några grundprinciper Starta ett ärende i rekryteringssystemet och koppla det till W3D Överföra handlingar till W3D3 från rekryteringssystemet Arkivera ett ärende i rekryteringssystemet med överföring av handlingar till W3D Att tänka på vid arkivering av ett ärende Hantering i W3D3 efter arkivering i rekryteringsystemet Ansvar för diarieföring och arkivering

2 1. Koppla rekryteringsärenden till W3D3 1.1 Rekryteringssystemet och koppling till W3D3 några grundprinciper Rekryteringar startas och avslutas i KTHs rekryteringssystem. Systemet är integrerat med KTHs diarium W3D3. Ett nytt rekryteringsärende ska finnas i båda systemen. När ett ärende startas i rekryteringssystemet hämtar användaren ett diarienummer från KTHs diarium W3D3 genom att i rekryteringssystemet klicka på knappen hämta diarienummer. Då hämtar rekryteringssystemet ett diarienummer ur rätt serie från W3D3. Nu finns ärendet i båda systemen! Handläggare/rekryteringsansvarig arbetar under en rekrytering i rekryteringssystemet och fyller i datum och laddar upp efterfrågade dokument i systemet, annonserar, tar emot ansökningar mm. När ärendet är klart avslutas ärendet i rekryteringssystemet. Handläggare/ rekryteringsansvarig trycker på arkivera ärende och handlingar förs över till W3D3. Vilka handlingar som förs över från rekryteringssystemet till W3D3 varierar beroende på ärendetyp. Det finns dock dokument som endast diarieförs i W3D3 (t.ex. beslut och anställningsavtal). Tänk på att kontrollera att uppgifterna i ärendet är korrekta och att original är arkiverade när ärendet avslutas i W3D3. Nedan följer en mer detaljerad redovisning av ovanstående. 1.2 Starta ett ärende i rekryteringssystemet och koppla det till W3D3 För att starta ett ärende i rekryteringssystemet och koppla det till W3D3 behöver du göra följande: Skapa ett nytt ärende och välj korrekt ärendetyp och ärendemall. Det är ärendetypen som styr vilken serie i W3D3 som ska hämtas. På det unika ärendets startsida fyller du i relevanta uppgifter: Fyll i titel (t.ex. administratör) och ämnesområde där det krävs (t.ex. "professor i fysik") Rekryteringsansvarig är förifylld Välj organisationsnivå (skola) och i förekommande fall org. nivå 2. Klicka på knappen "diarieför rekrytering, få ett diarienummer". 2

3 Nu öppnas ett nytt fönster upprätta ärende i W3D3. Klicka på skapa diarienummer. Systemet hämtar nu ett diarienummer från W3D3 och rekryteringssystemets interna ärendenummer byts ut. I W3D3 skapas ett ärende för rekryteringen. 2. Överföra handlingar till W3D3 från rekryteringssystemet 2.1 Arkivera ett ärende i rekryteringssystemet med överföring av handlingar till W3D3. Arkivering av ärendet sker på kandidatsidan när ärendet är helt klart. Du kontrollerar först att ärendeflödena är kompletta och att kandidaterna markerats med korrekt status. (se punkt 2.2) Därefter trycker användaren på knappen arkivera ärende. OBS! Handlingar i ärendet förs över på natten efter det att arkiveringen gjorts i rekryteringssystemet. Rekryteringsärendet återfinns därefter i W3D3 och i rekryteringsystemets vy arkiverade ärenden. Notera att du som trycker på arkivera ärende knappen i rekryteringsystemet erhåller ett informations mail om hur ärendet ska hanteras i W3D3. (se 2.3) Mailet kommer att gå till användaren, som tryckt arkiveraknappen, först efter att överföringen är gjord under natten. Mailet ska i förekommande fall, vidarebefordras till ansvarig för ärendet i W3D3 med ärendets titel och diarienummer. 3

4 2.2 Att tänka på vid arkivering av ett ärende Status "anställd" måste vara ifylld för den/de som har fått anställningen för att ansökan ska föras till W3D3. Kandidater som inte fått anställningen ska ha fått underrättelse om anställningsbeslut (avslag). I kandidat listan markeras anställda som fått avslags mail automatiskt med statusen "avslag". * *Se även guiden underrättelse om anställningsbeslut för mer information - Ärendet ska vara komplett med rätt information, handlingar och datum före arkivering. Uppladdade dokument ska vara korrekta - vid versionshantering i systemet förs den sista versionen av de uppladdade dokumenten över till W3D3. OBS! Originaldokument som protokoll, avtal och beslut ska lämnas löpande till registrator (UF registrator eller skolans registrator beroende på ärendetyp) och laddas upp i W3D3 av registrator eller annan ansvarig för w3d Hantering i W3D3 efter arkivering i rekryteringsystemet För registrator, eller annan person ansvarig för ärendet i W3D3, gäller följande rutin: Sök fram ärendet i W3D3 Kontrollera följande information på ärendekort: Komplettera ärendemening så att det överensstämmer med titeln som står i annonsen om det inte stämmer Fyll i motpart om sådan finns (ärenden som initieras av en person, t ex docent, befordran) Fyll i ansvarig enhet Fyll i ärendetyp (ks-kod) Fyll i handläggare 4

5 Kontrollera följande information på handlingskort: Kontrollera att handlingens datum stämmer. Ändra till rätt datum i fältet för datum om det inte stämmer Kontrollera att handlingar som hanteras utanför rekryteringssystemet är diarieförda. Exempel är beslut och anställningsavtal. Kontrollera att ärendet är komplett Avsluta ärendet i W3D3: Bocka i rutan Avslutat på ärendekortet och klicka på Spara. Arkivera de handlingar som finns i original (t ex beslut, anställningsavtal). 2.4 Ansvar för diarieföring och arkivering Skolan ansvarar för diarieföring och arkivering av skolans rekryteringsärenden för ärendetyp T/A/S, doktorand, postdoktor, stipendiat, forskare, forskningsassistent och adjunkt samt anställningsavtal och beslut för lektor. Arkivering- och diarieföringsansvar för lärartillsättningsärenden (professor, lektor, biträdande lektor, adjunkt, docent, mm) beskrivs för varje ärendetyp i KTHs handläggningsordningar på webben. Se följande sida för mer information: Registrator UF arkiverar universitetsförvaltningens T/A/S anställningar i rekryteringssystemet samt avslutar dem i W3D3. 5