Snabbguide: Skapa användare och ge behörighet i e-rekryteringssystemet

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Snabbguide: Skapa användare och ge behörighet i e-rekryteringssystemet"

Daniel Vikström
för 8 år sedan
Visningar:

1 Snabbguide: Skapa användare och ge behörighet i e-rekryteringssystemet Upprättad av personalavdelningen, KTH, september Uppdaterad: Skapa användare 1. Logga in i systemet och klicka på Admin. Om du inte ser Admin saknar du behörighet att lägga upp användare, ta i så fall kontakt med en superanvändare på din skola. 2. Klicka på fliken Användare och på knappen Skapa ny användare. För att lägga upp KTHanställda använder du funktionen Sök i katalogtjänst. Fyll i användarens telefonnummer för att MyNetwork support ska kunna kontakta användaren vid behov. För externa användare, t.ex. sakkunniga, ska förnamn, efternamn, e-post och telefon (fyll i telefonnummer till den handläggare som handlägger ärendet) anges. Unikt id behöver inte fyllas i för dessa. Ge användare behörighet 1. Klicka på knappen Lägg till behörighet. Då visas följande två rullgardinslistor: Under behörighet väljer du Rekryteringsärenden" och den behörighet som passar användarens roll. Behörigheterna är sorterade i fallande ordning där behörigheten högst upp innebär lägsta behörighet och behörigheten längst ner är den högsta. Se sid. 3 för illustrationer över vad som skiljer behörigheterna åt. 1

Klicka på fliken Användare och på knappen Skapa ny användare. För att lägga upp KTHanställda använder du funktionen Sök i katalogtjänst.

2 - Om användaren är en rekryteringshandläggare väljs behörigheten Rekryteringsärenden - Skapa, redigera och arkivera annons. - Om användaren är en sakkunnig väljs behörigheten Rekryteringsärenden Sakkunnig (läsrättigheter, ej kommentar). - Om användaren är en chef väljs den behörighet som bäst motsvarar anledningen till att chefen ska få tillgång till systemet. Normalt väljs Rekryteringsärenden Läsrättigheter för ansökningar (ej kommentarer) eller Rekryteringsärenden läsrättigheter. 2. Klicka på Undernivå 1 och välj aktuell avdelning. När aktuell avdelning har valts visas Undernivå 2. I denna undernivå väljer du aktuellt ärende. Om det inte syns är det möjligt att ärendet är knutet till ytterligare en organisatorisk undernivå, välj i så fall relevant avdelning. Då visas Undernivå 3 och ärendet syns. Sakkunniga, andra externa användare och tjänsteförslagsnämndsledamöter ska alltid kopplas till det specifika ärendet medan handläggare normalt kopplas till en skola. 3. Om behörigheten ska vara tidsbegränsad välj då datum för det. 4. En användare med behörighet är nu skapad. Klicka på Skicka inloggningsuppgifter, extern för att skicka inloggningsinformation till extern användaren (t.ex. sakkunnig). Användaren öppnar e-postmeddelandet och följer instruktionerna för att skapa ett lösenord. När lösenordet är skapat kan användaren logga in i systemet. Om inloggningsinformationen ska skickas på engelska måste du ändra systemspråket till engelska. Interna användare kan meddelas genom Skicka meddelande eller på annat sätt. Ta bort användare 1. Klicka på texten Inaktivera användare. 2. Klicka på knappen Ta bort användare. Även om en användare tas bort från systemet behåller systemet användarens e-postadress. Det medför att om användaren läggs till igen i framtiden så gäller samma inloggningsuppgifter, knappen Skicka inloggningsuppgifter kommer därför inte att synas igen. 2

- Om användaren är en chef väljs den behörighet som bäst motsvarar anledningen till att chefen ska få tillgång till systemet.

3 Ärendevyn beroende på val av behörighet Beskrivning av funktionalitet kopplad till behörighet Skriv en kommentar kopplat till ärendet Arbeta med ärendet (i flödet) Förhandsgranska annons i PDF Sänd meddelande till kandidater Hämta olika sorters rapporter från ärendet Skapa egna rapporter Jämför och filter Ladda upp och läs filer kopplat till ärendet Registrera en manuell ansökan Tidsplanering Ärendelogg Uppdatera sidan Läsrättighet för ansökningar (ej kommentar) Sakkunnig (läsrättigheter, ej kommentar) 3

rapporter från ärendet Skapa egna rapporter Jämför och filter Ladda upp och läs filer kopplat till ärendet Registrera en

4 Läsrättigheter Skriva, kommentera och poängsätta Kommunicera med kandidater 4

5 Skapa, redigera och arkivera annons Publicera annons 5

Relevanta dokument

Lunds universitets rekryteringssystem

Lunds universitets rekryteringssystem Användarmanual för PA Julia Edgerton och Linda Clarin 2015-02-15 Innehållsförteckning 1. Starta nytt ärende eller gå in i ett öppet ärende... 4 1.1 Starta ett nytt