DOTPROJECT Manual. Projektledare och administratör har tillgång till fler funktioner och mer information än andra roller i det webbaserade systemet.

Transkript

1 Projektarbeta med DOTPROJECT Projektplattformen Dotproject kan användas direkt via webben med en vanlig webbläsare. Systemet är framförallt lämpligt om du snabbt och enkelt vill dela all projektinformation, Ganttscheman, kontaktadresser, kalenderuppgifter arbetsuppgifterna, mål, nedlagda arbetstimmar och förstås alla filer d v s dokumentation. Projektledare och administratör har tillgång till fler funktioner och mer information än andra roller i det webbaserade systemet. Är du van med t ex MS Project, så skall du veta att Dotprojekt kan mer, t ex finns ett diskussionsforum, ett filarkiv och allt ligger direkt åtkomligt på webben för alla medarbetare och intressenter i ditt projekt. Denna programvara är så kallad öppen källkod (Open Source) det betyder att vi själva på HiG/Bibl. kan göra vissa anpassningar efter behov/efterfrågan. För att använda systemet effektivt är det är förstås bra om du är van med projekthantering, men inte nödvändigt. Systemet är på svenska. Logga in och anskaffa konto Du anskaffar användarnamn och lösenord genom att kontakta Learning Center, e-posta till learningcenter@hig.se eller direkt till mbr@hig.se Gå till: Dotproject - manual ändrad learningcenter@hig.se 1(14)

2 Funktionerna i huvudmenyn Knapp Företag Projekt Uppgifter Kalender Filer Kontakter Fora Lapp Användaradministration Systemadministratioin Smartsök Funktion Se alla företag i olika kategorier Skapa nytt företag Se alla projekt i olika faser Skapa nytt projekt Arbetsuppgifter för projekt Skapa ny arbetsuppgift Händelser relaterade till kalendern Visning per månad, dag Skapa ny händelse i kalender Lista över filer Lägga till ny fil Skapa ny mapp/folder Kontaktlista Lägga till kontakt Lista över diskussionsforum Skapa nytt diskussionsforum Felkort-hantering Kortlista Skicka nya kort, med prioritetsnivå Bara för administratörer Bara för administratörer Söker i hela Dotprojekt, även i filer - Ny - ett menyval för Skapa nytt Företag eller ny Kontakt, Händelse, Fil eller nytt Projekt Hjälp Min info Att-göra Idag Logga ut dotproject Online Assistance OBS: Använd denna manual istället! Visa användare Visar vilka projekt man har (Lägg till användare - administratör) Mina uppgifter att göra Uppgiftslista Mina uppgifter Min Gantt Visning per dag Logga ut ur systemet Dotproject - manual ändrad learningcenter@hig.se 2(14)

3 Skapa nytt projekt När du vill skapa ett nytt projekt gör du så här: 1. Skapa först ett Företag - kan vara en organisation, samverkansorganisation, kurs, utbildningsprogram etc. Klicka på menyknappen Företag. Till höger har du en knapp som heter Nytt företag. Fyll i textfälten. Bekräfta genom att klicka på menyknappen Skicka. Under detta företag läggs ett eller flera projekt. Finns redan ett lämpligt Företag, gå till punkt två. 2. Skapa ett Projekt. Klicka på menyknappen Nytt Projekt. Fyll i textfälten. Bekräfta genom att klicka på menyknappen Skicka. 3. När projektet är skapat, så vill du fylla på med arbetsuppgifter för dig själv och andra. Klicka på menyknappen Projekt. Klicka på det projektnamn (Projekt) som du vill lägga till arbetsuppgifter i. Till höger finns knappen ny uppgift klicka på den och fyll i data kring arbetsuppgiften vem som skall utföra den (Uppgiftens ägare). Fyll i allt som du behöver under flikarna Detaljer, Datum, Beroenden och Personalresurser, kring denna arbetsuppgift. Klicka på menynappen Spara för att bekräfta allt data du vill ge denna arbetsuppgift. 4. Vill du skapa en händelse/event som även står i Kalender för projektet, så gå in på aktuellt projekt och klicka istället på menyknappen nytt event. Fyll i all data du har om denna händelse. Klicka på skicka, för att bekräfta. OBS! Funktionen Eposta närvarande?, fungerar inte just nu ( ), när denna är i drift så sänds ett e-postmeddelande som påminnelse att en aktivitet finns för de personer som du valt skall delta (kan fungera som inbjudan, bekräftelse på överenskommelse kring aktivitet/event i projektet). Mer om olika funktioner Vill du fördjupa dig kring de övriga funktionerna i Dotprojekt, läs igenom på följande sidor kring vilka roller som finns i systemet, vilka rättigheter dessa roller har gällande innehåll (bara se, ändra, radera data/filer), hur man ser Gantt-schema, hur man ser sina egna och andras arbetsuppgifter (följa upp, se status etc), kalenderfunktionen, hur du lägger in och hanterar filer, hur du kan hantera kontaktadresser och använda diskussionsforumet och hur du kan skriva ut rapporter även som PDF-dokument. Dotprojekt har även en smart sökfunktion se hur du kan använda denna för dina projekt. Funktionen Lapp/felkortshantering är mer anpassad för hantering av verksamhetskritiska arbetsuppgiftersaker som måste åtgärdas i ett projekt, eller om man använder Dotprojekt för utvecklingsarbete kring data-programmering (åtgärdshantering av buggar). Dotproject - manual ändrad learningcenter@hig.se 3(14)

4 Roller och äganderätt till innehåll Användarna får roller i projekten. Det är du som skapar ett projekt som måste bestämma hur transparent projektet skall vara och vilka roller som skall kunna bara se data, lägga in data, ändra data och radera data (content management). Roller i Dotprojekt: Roller: Administrator Anonym Gäst Projektarbetare Rättigheter: Learning Center:s personal Används bara av Administratör Är temporär gäst i projekt/företag Alla som är med och har arbetsuppgifter i projektet Äganderätt till innehåll ställs in i samverkan med rollen Administratör (Learning Center:s personal) då man kanske vill begränsa vissa användares rättigheter att hantera data och innehåll, t ex filer i projektet. Man lägger till behörigheter att hantera moduler i systemet och tillgång till att lägga till, radera, redigera och/eller visa data och filer i projektet. Dotproject - manual ändrad learningcenter@hig.se 4(14)

5 Dotprojekt huvudbild: Detta är din huvudbild när du loggat in i systemet. Du ser då vilka arbetsuppgifter som du har. Företag Här ser du alla företag i kategorier och här skapar du nya företag. Du skapar alltid ett projekt kopplat till ett företag och kan skapa underavdelningar till företaget med projektkoppling. En kategori heter Kurser den är mest lämplig att ha studentprojekt i som du har realteratat till en kurs. För att skapa ett nytt företag, klicka på ikonen nytt företag längst till höger. Dotproject - manual ändrad learningcenter@hig.se 5(14)

6 Projekt Här ser du alla projekt i olika faser och här skapar du nya projekt. Du skapar alltid ett projekt kopplat till ett företag, med olika resurspersoner etc. För att skapa ett nytt projekt, klicka på ikonen nytt projekt längst till höger. Fyll i alla fält med relevant information om ditt projekt. Kontakter och avdelningar måste man ha lagt in innan när du skapat företag - för att kunna välja bland. Glöm inte fylla i Status för projeket d v s i vilken fas det ligger i, t ex planeras eller pågående. Dotproject - manual ändrad learningcenter@hig.se 6(14)

7 Se Gantt-schema för projekt. Klicka på fliken Gantt och välj projekt. Funktioner under Visa projekt Klicka på menyknappen Projekt. Klicka på det projektnamn för det projekt du vill se veta mer om. Under Visa Projekt så finns flera flikar som ger alla detaljer om projeket, alla arbetsuppgifter, uppgifter (inaktiva), diskussionsforum för projeket, Gantt-schema, uppgifterloggar, alla event/händelser i kalendern, alla tillhörande filer och allmän historik om projektet. Du kan även skriva ut rapport om detaljer och status för projektet. Klicka på rapporter under rubriken Visa projekt. Rapporterna kan genereras ut som PDF-dokument. Dotproject - manual ändrad learningcenter@hig.se 7(14)

8 Uppgifter Här ser man arbetsuppgifter som finns i projekten. Man kan sortera fram arbetsuppgifter genom filtrera fram dessa via företag, personer, ej slutförda etc. Filer Du kan lägga till olika filer för att kompletterad dokumentation kring projektet. Du kan lägga in en fil eller bygga mappar med filer. Du fyller i textfälten, välj rätt mapp (Folder) och version på dokumentet samt vilket projekt, projektuppgift filen tillhör ladda sedan upp filen i Dotproject. Bekräfta att klicka på knappen skicka. Dotproject - manual ändrad learningcenter@hig.se 8(14)

9 Kalender Här ser man kalender för dig och per företag. Skapa ny händelse, klicka bara i rutan på en dag i månadskalendern (se gärna bild på föregående sida), så får du upp en fördjupad och deltaljerad information om alla händelser och uppgifter relaterat till denna dag. Om dagen är tom kan du skapa ny händelse/lägga event här se bild nedan. Fyll i textfälten. Observera (se blå pil nedan) att funktionen Eposta närvarande?, fungerar inte just nu ( ), när denna är i drift så sänds ett e-postmeddelande som påminnelse att en aktivitet finns för de personer som du valt skall delta (kan t ex fungera som inbjudan, bekräftelse på överenskommelse kring event/aktiviteter i projektet). Dotproject - manual ändrad learningcenter@hig.se 9(14)

10 Kontakter Här lägger du till alla dina kontaktadresser du behöver för företaget och projekten. Lägg till kontakt. Klicka på ny kontakt för att lägga in personer och fyll i deras kontaktadresser. Bekräfta genom att klicka på skicka. Dotproject - manual ändrad learningcenter@hig.se 10(14)

11 Fora (diskussionsforum) Här skapar man diskussionsforum som tillhör projekt. Klicka på nytt forum. Lägg till nytt diskussionsforum. Fyll i namn/ämne på diskussionen, välj relaterat projekt, välj ägare och vem som skall vara moderator samt ge en kort beskrivning. Lägg till nytt inlägg/meddelande på ett diskussionforum (namn/ämne). Svara på inlägg/meddelande, klicka på det inlägg du vill besvara. Glöm inte bekräfta med att klicka på skicka. Dotproject - manual ändrad learningcenter@hig.se 11(14)

12 Lapp Funktionen Lapp/felkortshantering är mer anpassad för hantering av verksamhetskritiska arbetsuppgiftersaker som måste åtgärdas i ett projekt, eller om man använder Dotprojekt för utvecklingsarbete kring dataprogrammering (åtgärdshantering av buggar). Du ser i detta arbetsläge en översikt över alla aktuella felkort. Klicka på nytt kort för att skapa en ny felkort-hantering. Fyll i textfälten med prioritet av ärendet och välj företag, projekt samt gör en kortfattad problembeskrivning. Dotproject - manual ändrad learningcenter@hig.se 12(14)

13 Smartsök Med funktionen Smartsök så kan du söka i alla moduler i Dotproject. Smartsök söker t ex i kontakter, diskussionsforum och dess inlägg samt i projekten samt filer/dokument. Sökningen presenteras i kategorier där sökordet hittats. Min info Klicka på min info och du visar användaren med de projekt, behörigheter och roller som användaren har (Administratörens modul). Dotproject - manual ändrad learningcenter@hig.se 13(14)

14 Att göra Klicka på Att-göra så se du en översikt över alla arbetsuppgifter som du har en uppgiftslista. Du ser även ditt Gantt-schema. Idag Klicka på Idag. Här ser du huvudbilden när du loggar in i Dotproject. Här ser du en översikt över alla arbetsuppgifter relaterade till projekt och händelser i kalendern. Klicka på ny händelse om du vill lägga till något i kalendern. Support och handledning i DOTPROJECT Information och alla manualer finns att hämta på dessa hemsidor: klicka på menyknappen IKT-verktyg och välj Dotproject. Eller via hemsida: Har du frågor, vill ha support eller behöver handledning i användning av projekthanteringssystemet e-posta till learningcenter@hig.se eller logga in på Learning Center:s ärendehanteringsystem DistansSupport: Dotproject - manual ändrad learningcenter@hig.se 14(14)