Manual för Kalmar kommuns Nya intranät. piren.kalmar.se

Transkript

1 Manual för Kalmar kommuns Nya intranät piren.kalmar.se

2 Innehåll Inloggning och aktivering av ditt konto... 3 Inställning vid första inloggning... 3 Arbetsytan på Piren... 4 Hjälp... 4 Dina profilinställningar... 5 Information... 5 Profilbild... 5 Aviseringar... 6 Din profilsida... 7 Det sociala flödet... 8 Din status... 9 Filtrering... 9 Bestäm vad som ska visas... 9 Sökning på Piren...10 Intranätskarta i bokstavsordning - innehållsförteckning...10 Hitta dina kollegor på Piren...11 Följa personer och skicka privata meddelanden...11 Aviseringar och notifikationer samt chatt...12 E-post och chattmeddelanden/privata meddelanden...12 Chattfunktionen...12 Skapa nytt chattmeddelande till person eller grupp...13 Pirens navigeringsrad...14 Stöd och Service...14 Min förvaltning...15 Organisation...16 Genvägar och favoriter...17 Genvägar...17 Favoriter...17 Skapa nytt som användare...18 Skapa blogg...18 Skapa bloggpost...19 Grupper...20 Se dina grupper...20 Gå med i en grupp...20 Skapa egna grupper...21 Gruppens arbetsyta...22 Support...23 Kalmar kommun, manual Piren 2 ( 23)

3 Inloggning och aktivering av ditt konto Första gången du besöker Piren (piren.kalmar.se) behöver du aktivera ditt konto. Detta behöver du endast göra första gången du går in på sidan när du är inloggad på ditt vanliga konto i kommunens nät. Besöker du Piren från till exempel din hemdator måste du logga in varje gång. Här fyller du i ditt användarnamn som ska vara din epostadress, det vill säga du gör på samma sätt som du loggar in på alla datorer i kommunen. Det går även att använda sitt alias/kortnamn. Här fyller du i ditt lösenord (samma som när du loggar in på datorn i vanliga fall). Klicka sedan på Logga in. Nu kommer ditt konto att vara aktiverat och du kommer bli automatiskt inloggad på Piren så länge du sitter på kommunens nät. Inställning vid första inloggning Första gången du loggar in kommer nedanstående ruta upp där du kan se ditt namn och välja födelsedatum och kön. Detta är helt frivilligt men Piren kommer avisera när du har födelsedag och om du inte laddar upp en egen profilbild kommer Piren visa en grafisk bild för män respektive kvinnor. Kolla så ditt namn är rätt och välj sedan (om du vill) ditt födelsedatum och det kön du identifierar dig med. Klicka sedan på logga in. Obs, detta är något du endast gör första gången du aktiverar ditt konto och du kan ändra det på din profilsida, se sidan 7. Kalmar kommun, manual Piren 3 ( 23)

4 Arbetsytan på Piren När du loggat in kommer du tas till Pirens startsida. Det nya intranätet är ett socialt intranät vilket innebär att du som använder dig av sociala medier (som till exempel Facebook) kommer känna igen upplägget och utseendet till viss del. Piren har följande upplägg för samtliga användare, men innehållet kan skifta beroende på vilken förvaltning du tillhör. En närmare beskrivning av respektive del kommer på sidor längre fram. Högst upp hittar du en navigeringsrad med rubriker till Pirens innehåll. Du har även en sökruta där du kan söka efter allt innehåll på Piren. Längst upp till höger hittar du dina aviseringar och din profil. Här hittar du det sociala flödet där du kan se vad dina kollegor och medarbetare har skrivit och gjort. Innehållet är personligt från användare till användare beroende på vilken förvaltning du tillhör Mittensektionen består av nyheter och information som är bra för dig som anställd att känna till. Det kan vara allt från aktuell systeminformation till nyheter som handlar om din anställning. Den högra delen består av olika arbetsgrupper, din kalender från Outlook, genvägar till funktioner och tjänster samt en Att göra lista vilken även den hämtas från Outlook Hjälp Du kan hitta inbakade hjälptexter lite här och var på Piren i form av ett frågetecken i en blå cirkel. Klickar du på detta får du upp ett hjälpavsnitt i ett eget fönster. Kalmar kommun, manual Piren 4 ( 23)

5 Dina profilinställningar När du loggat in på Piren kan det vara lämpligt att du ställer in din profil, detta är dock ett frivilligt moment och inget du måste göra för att kunna använda dig av Piren som ett arbetsredskap. Du hittar allt som har med din profil att göra i övre högra delen av arbetsytan. Det är lämpligt att du startar med att ställa in din profil genom att klicka på de tre punkterna under ditt namn. Dessa tre punkter kommer du hitta på flera olika ställen på Piren och de betyder att det finns mer information att hämta och inställningar du kan göra när du klickar på dem. Information Klickar du på de tre punkterna öppnas följande meny. För att anpassa din profil klickar du sedan på profilinställningar. Nu öppnas följande sida som består av flikarna information, profilbild och aviseringar. Fyll nu i de uppgifter du vill fylla i. Det är helt frivilligt men en rekommendation att du gör det. Som standard står det att du fyller år den 1 januari. När du är klar klickar du på Spara längst ner. Profilbild Vill du lägga in en egen profilbild klickar du först på fliken Profilbild och du kommer här nu kunna byta till en egen profilbild, även detta är helt frivilligt. Klicka på Bläddra för att ladda upp en egen profilbild. När du valt din bild (som du först behöver ha sparad på datorn du sitter vid) så kommer den bli synlig. Storleksändra gärna bilden först om du har möjlighet då Piren kommer centrera innehållet. När du är nöjd klickar du på Spara längst ner. Kalmar kommun, manual Piren 5 ( 23)

6 Aviseringar På Piren kommer du som standard att få e-postmeddelande när någon till exempel kommenterar något du har skrivit. Klicka på fliken Aviseringar och välj vad du vill få aviseringar om. Kryssa ur rutorna till höger om du inte vill få ett e-postmeddelande enligt listan ovan. Klicka på Spara när du är klar. Kalmar kommun, manual Piren 6 ( 23)

7 Din profilsida Klicka på bilden av dig eller ditt namn uppe till höger för att komma till din egna profilsida. På din profilsida kan du göra en mängd olika inställningar och du kan bland annat se dina uppgifter och inlägg som du gjort eller blivit taggad i. Se under bilden för mer information Här kan du ändra din omslagsbild, klicka på knappen och bläddra på datorn efter en valfri omslagsbild 2. Här visas ditt profilmeddelande, klicka på redigera för att ändra det eller skapa ett. 3. Här kan du lägga till bilder, information, se din position i organisationen och lägga till egna favoriter bland Pirens sidor och innehåll. Klicka på någon av flikarna för att se, ändra eller lägga till information och bilder. Det kompetenser du fyller i under fliken information kan kollegor söka efter så att de snabbt kan hitta någon med en speciellt kompetens de behöver. 4. Här visas en sammanfattning av din profil, de personer du följer och de som följer dig. 5. Här kan du skriva något som hamnar i det sociala flödet, samma funktion finns även på Pirens startsida 6. Här kan du se inlägg du gjort och inlägg riktade till dig. Kalmar kommun, manual Piren 7 ( 23)

8 Det sociala flödet När du loggar in på Piren eller återbesöker sidan finns det sociala flödet alltid på vänstra delen av sidan. Detta är kommunens sociala flöde. Här hittar du dina kollegors uppladdade bilder, texter, filer med mera. Det som syns här är helt enkelt det material som du och dina kollegor väljer att dela med er av till varandra. Du ser som standard vad personer på din förvaltning har lagt upp samt de personer som du följer. Här kan du skriva något som kommer bli synligt för din förvaltning och de personer som följer dig. Du kan se filer som du själv eller andra har laddat upp eller infogat. Du kan se bilder som personer på din förvaltning eller de du följer har valt att ladda upp. Om du lägger ut till exempel en bild och inte vill att detta ska synas i det sociala flödet kan du dölja det genom att trycka på göm. Du kan enkelt gilla, dela eller kommentera andras inlägg eller uppdateringar. Kalmar kommun, manual Piren 8 ( 23)

9 Din status I detta fält uppdaterar du din egen status. Det kan du både göra från startsidan och från din egen profil. När du gör detta kan alla som följer dig ta del av det du har uppdaterat Glöm inte att du kan få hjälp här! Här kan du välja 5 olika typer av uppdateringar: 1. Status berätta något med en kortare text 2. Bild ladda upp en bild genom att trycka på den fyrkantiga rutan som visas 3. Ställ en fråga ange en fråga som du vill att dina medarbetare ska svara på, lägg därefter till de svarsalternativ du anser lämpliga. Dina följare och kollegor kan sedan svara på frågan och du kan se resultatet. En enklare typ av undersökning. 4. Film ladda upp en film genom att trycka på välj fil/bläddra. 5. Tagga objekt - du kan tagga (direktlänka) filer, användare, grupper, event, blogg, wiki och sidor genom att skriva in tecknet "@" och sedan välja vilken typ av objekt som ska taggas. Skriver man till Sundström kommer personen du taggar få en avisering i sitt flöde. Filtrering Med hjälp av filtrering kan du anpassa det sociala flödet efter dina behov. Här kan du välja att endast visa uppdateringar från din egen avdelning, från en annan avdelning eller från hela organisationen. Standardinställningen är din förvaltning och enhet. Klicka här för att välja vad du vill se uppdateringar ifrån. Väljer du Alla avdelningar visas samtliga kommunens medarbetares uppdateringar. Genom denna funktion styr du alltrså själv vilka personers uppdateringar som ska visas i ditt flöde. Bestäm vad som ska visas Via symbolen "Filter" (längst till höger) kan du även ändra vad som ska visas. Här kan du till exempel rensa så att bara bilder, bara frågor eller bara filuppladdningar syns i flödet. Du väljer själv ut det du anser intressant eller letar efter. Dra reglagen till den position du önskar så att du bara ser det du vill se. När du är klar trycker du på Spara så att Piren kommer ihåg dina inställningar. Åndrar du dig kan du alltid ändra tillbaka när du vill. Kalmar kommun, manual Piren 9 ( 23)

10 Sökning på Piren Du kan göra en fritextsökning efter vad du vill på Piren för att enklare hitta bland alla sidor och funktioner. Det går utmärkt att söka efter dokument, nyheter, användare, grupper, sidinlägg, textsidor m.m. Skriv in vad du letar efter i sökrutan. Klicka här för att stänga resultatet av din sökning I exemplet är det en sökning efter ordet Anders, sökmotorn listar upp alla ställen där ordet förekommer. Du får alltså upp mer än bara sidor, även användare, kommentarer, grupper, sidinlägg m.m. som du kan klicka på för att direkt komma till rätt plats. Söker du på till exempel ordet själv (om man skulle vilja hitta självservice som exempel) visas det just nu följande resultat. De mest relevanta träffarna visas överst men hittar du inte det du letar efter kan du klicka på Se alla för att få fram alla sidor som innehåller ordet själv. Intranätskarta i bokstavsordning - innehållsförteckning Vill du ta del av innehållet på Piren i bokstavsordning klickar du på A-Ö. Kalmar kommun, manual Piren 10 ( 23)

11 Hitta dina kollegor på Piren Om du vill se en lista på kommunens anställda som hittills har loggat in på Piren kan du göra detta via sökrutan. Du får fram en lista i bokstavsordning genom att klicka här. Samtliga anställda som loggat in visas nu men du kan nu välja vilken förvaltning och enhet du vill se kommunaställda från genom att klicka på respektive enhet i den vänstra menyn. Har du väl klickat på en förvaltning visas även enheterna under förvaltningen. Följa personer och skicka privata meddelanden Vill du skicka ett privat meddelande eller följa en person (få notiser om den personens inlägg och se det i ditt sociala flöde m.m) kan du enkelt göra det härifrån. Håller du muspekaren över en person får du upp bägge alternativen. Klicka här för att följa personen och därmed få notiser om vad personen gör för inlägg m.m. Klicka här för att skicka ett privat meddelande. Obs, detta kan du självklart även göra om du besöker en persons profilsida, du har samma alternativ även där. Kalmar kommun, manual Piren 11 ( 23)

12 Aviseringar och notifikationer samt chatt Varje gång du går in Piren så visas det om du har någon ny oläst e-post, ett chattmeddelande/privat meddelande, om du blivit nämnd i en kommentar, om någon gillat ett inlägg du gjort eller om någon besvarat någonting du lagt in eller kommenterat. Du ser också om det har varit någon aktivitet i någon av de grupper du med i (mer om grupper längre fram). Alla nya notifikationer visas med röd färg uppe till höger på Piren. Nya e-post eller chattmeddelanden/privat meddelande visas här. Nya inlägg eller uppdateringar från de grupper du är medlem i visas här. Nya aviseringar från det sociala flödet visas här. E-post och chattmeddelanden/privata meddelanden Du kan enkelt kontrollera dina nya meddelanden. Klickar du på Ikonen för nya meddelanden visas följande. Antal olästa e-postmeddelanden visas här, har du Outlook öppet och läser dina mail försvinner aviseringen. Klickar du på Outlook öppnas den webbaserade e-posten och du kan läsa dina nya mail. Eventuella privata meddelanden eller chattmeddelanden visas som en lista där du snabbt kan se vem det är ifrån och du kan klicka för att läsa. Chattfunktionen Privata meddelanden eller chattmeddelanden visas även längst ner till höger på Pirens arbetsyta. Du kan snabbt se om du fått ett nytt meddelande som du kan läsa och besvara. Klicka bara på personen du fått meddelande ifrån så kan du läsa och besvara det. Kalmar kommun, manual Piren 12 ( 23)

13 Skapa nytt chattmeddelande till person eller grupp Vill du snabbt skicka ett privat meddelande eller skapa ett meddelande till någon av de grupper du är medlem i gör du det enkelt via chatt-knappen längst ner till höger på Piren. Klicka på knappen Chatt och du kan då se en lista på de personer du följer som är inloggade. Du ser även de grupper du är medlem i. Vill du skicka meddelanden klickar du bara på den/det du vill skicka meddelande till. Klickar du på en person blir det ett privat meddelande som bara han/hon kan läsa. Den lilla pricken bredvid namnet visar om personen är inloggad och aktiv (grön prick) eller inloggad men inaktiv (gul prick). Vill du skicka meddelande till en grupp klickar du på den grupp du vill men tänk på att meddelandet nu går till samtliga medlemmar i denna grupp och blir alltså inte personligt. Obs, har gruppen 50 medlemmar och du skickar ett chattmeddelande i gruppen erhåller samtliga 50 medlemmar detta meddelande. Istället för att skicka ett chattmeddelande kan du posta det på gruppens sida. Vill du dölja chatten klickar du bara på ordet chatt eller på namnet på personen du chattar med. Kalmar kommun, manual Piren 13 ( 23)

14 Pirens navigeringsrad I raden under logotypen för Kalmar kommun och Piren hittar du en rad med länkar som innehåller alla de verktyg du behöver i din tjänst samt den information du behöver i ditt arbete. Om du inte hittar det du letar efter så gör en sökning enligt instruktionerna på sidan På Huset kan du alltid klicka för att komma till din personliga startsida på Piren. 2. Under Stöd och service hittar du olika verktyg som används inom kommunen, du hittar interna tjänster, manualer, information angående din anställning, ISO-standarder m.m. 3. Min förvaltning tar dig till en sida som handlar om den förvaltning du är anställd på. Alla förvaltningar har en egen plats på Piren där information kan läggas ut som riktas till de personer som är anställda på just den förvaltningen. Det rekommenderas att du besöker denna sida regelbundet. 4. Under Organisation kan du se hur organisationen ser ut i Kalmar kommun och du kan snabbt navigera dig fram till alla förvaltningars egna sidor. 5. Klickar du på Nyheter kan du ta del av samtliga nyheter, alltså alla som publicerats och inte bara de som visas i mittensektionen av Pirens arbetsyta. 6. Under Bloggar finns det bloggar som skrivs av olika enheter/personer här i kommunen. Vem som helst kan starta en blogg och det tar vi upp längre fram, men känner du att du vill skriva av dig i bloggform är det fritt fram. 7. Behöver du Hjälp med Piren kan du klicka här för att kontakta servicedesk, läsa manualer eller kontakta någon av administratörerna/kommunikatörerna. Du kan även hitta länkar till guider och annat material som kan hjälpa dig. Stöd och Service Under denna rubrik hittar du olika verktyg som du kan behöva i din tjänst. Här finner du till exempel en samling av de verktyg som du behöver som chef, men även information du kan behöva som rör dig i din anställning, som till exempel om friskvård eller ledighet. Chefsverktyg Här finns verktyg som används av dig som chef Digitala verktyg Här hittar du länkar till tex Självservice, verksamhetshandboken, Public 360 m.m. Din anställning Här finns information och verktyg som rör din anställning samt även internutbildningar inom kommunen Fackförbund Länkar till fackförbund kommunen har avtal med. Intern service Här kan du hitta gemensamma resurser som till exempel centralförrådet, telefoni, catering m.m Manualer och instruktioner Här hittar du länkar till kommunens guider, manualer och instruktioner som kan hjälpa dig i arbetet Redaktörsutbildning används vid redaktörsutbildning Sammanträdesrum och datasalar Här kan du få information om och en lista på mötesrum du kan boka. Tyck till tyck till om vår verksamhet och service Utanför kommunens nät Här finns tjänster som du kommer åt även utanför kommunens nät Verksamhetsstöd Här hittar du olika specialistområden som till exempel upphandling och kris och säkerhet m.m. Kalmar kommun, manual Piren 14 ( 23)

15 Min förvaltning Klickar du på denna rubrik kommer du alltid hamna på startsidan för just din förvaltning. Utseendet kan skilja sig åt beroende på vilken förvaltning du tillhör men generellt sätt ska det se likadant ut oavsett förvaltning. Här kan du se information som endast rör din förvaltning och du kan se en lista på dina medarbetare samt ta del av olika protokoll Socialt flöde för just din förvaltning. Du kan posta något som är riktat mot just din förvaltning. 2. Här kan du se vilka kollegor som är inloggade på Piren just nu. Håll muspekaren över personer för att få mer information om dem eller klicka på dem för att komma till deras profilsida. 3. Här kan du se samtliga medarbetare på din förvaltning som har aktiverat sitt konto på Piren, du kan välja att se dem som en lista med bara namn eller som en lista med personernas profilbilder. 4. Information om just din förvaltning eller bolag. 5. Olika sidor med verktyg, protokoll och information om enheter på din förvaltning. Dessa sidor kan skilja sig åt beroende på vilken förvaltnings sida du är inne på. Kalmar kommun, manual Piren 15 ( 23)

16 Organisation Under organisation kan du hitta samtliga förvaltningar inom Kalmar kommun och du kan besöka de olika förvaltningarnas sidor. En del förvaltningars enheter har egna sidor (till exempel kommunledningskontoret) som man kan komma åt från denna sida. Vill du följa en förvaltning eller enhet kan du klicka på flaggan. Då får du aviseringar om det gjorts något nytt inlägg eller dylikt. Klickar du på plustecknet (+) vecklas vald förvaltning ut du kan nu se de lika enheterna. Observera att enheterna eller grupperna inte har egna sidor (förutom ett fåtal) utan det rekommenderas att varje enhet har en grupp istället där man kan dela information. Kalmar kommun, manual Piren 16 ( 23)

17 Genvägar och favoriter Ett tips för att snabbt komma åt sidor eller funktioner du ofta använder är att lägga dessa som genvägar eller som favoriter. Genvägar Till höger på Piren finns dina genvägar. Samtliga användare har vissa fasta genvägar som vi lagt upp åt dig och som leder till funktioner och sidor som används ofta. Klicka här för att dölja dina favoriter och genvägar. Vill du skapa egna genvägar till sidor du besöker ofta klickar du här. Det behöver inte vara till en sida på Piren utan du kan skapa egna personliga genvägar till andra sidor på Internet. Fyll i de två fälten som visas. Här ger du din genväg en titel. Här skriver du in adressen som genvägen ska leda till. Spara genvägen när du är klar och den kommer nu visas i listan. Favoriter Besöker du vissa sidor på Piren ofta kan du markera dessa som personliga favoriter. Dessa kommer då visas i listan under favoriter. Vill du lägga in en sida som personlig favorit så besöker du den sidan och klickar på stjärnan som finns tillgänglig på de flesta av Pirens sidor tillsammans med följknappen. Sidan kommer nu finnas under dina favoriter. Vill du inte ha den som favorit längre besöker du sidan och klickar på stjärnan igen (den är mörkblå om du lagt den som favorit). Kalmar kommun, manual Piren 17 ( 23)

18 Skapa nytt som användare Som användare på Piren så har du möjlighet att skapa egna bloggar, grupper, kalenderposter eller Wikiartiklar. För tillfället använder vi inte Wikiartiklar men denna funktion kommer börja användas längre fram. För att skapa till exempel en ny grupp eller en blogg klickar du på plustecknet längst upp till höger på Piren. Följande ruta visas: Skapa blogg Man har möjlighet att skapa bloggar som användare på Piren, man behöver alltså inte vara redaktör eller administratör utan alla som vill har möjligheten att blogga. Klicka på Bloggpost enligt bilden ovan och följande sida visas. Du måste först skapa en blogg, tryck på nästa. Fyll i fälten och tänk på att ge bloggen ett lämpligt namn och ge den en kort beskrivning om vad den ska handla om så att den blir synlig vid sökningar på Piren. Obs, prioriterad används inte utan tillåtelse från admin. Du kan lägga till fler författare om du vill att någon mer än du ska kunna skapa inlägg. Tryck på bläddra för att ladda upp en bild till bloggen, denna bild blir synlig när man trycker på Bloggar i rubrikraden. När du är klar klickar du på spara för att slutföra skapandet av din blogg. Kalmar kommun, manual Piren 18 ( 23)

19 Skapa bloggpost Har du väl skapat en ny blogg kan du nu börja skapa bloggposter. Tryck på knappen för att skapa nytt enligt instruktionerna på föregående sida. Välj bloggpost men i rutan som kommer upp väljer du den bloggen du nyss skapade. Skapa nu en ny bloggpost, det vill säga det första inlägget i din blogg. 4. Skriv en rubrik 3. Skriv en ingress 2. Skriv själva bloggposten 1. Spara Ditt inlägg är nu publicerat i din blogg och andra personer kan därmed ta del av din blogg när man klickar på Bloggar i rubrikraden. Kalmar kommun, manual Piren 19 ( 23)

20 Grupper På Piren finns det och kommer att finnas flera olika grupper som är ett väldigt bra arbetsredskap för enheterna eller för till exempel förvaltningsöverskridande arbetsgrupper. Det är ett smidigt sätt att kunna kommunicera med arbetskamraterna vid till exempel projektarbeten. Grupperna behöver inte vara arbetsrelaterade utan kan även röra sig om allt från trivselgrupper till grupper om mat. En grupp kan vara helt öppen för alla anställda vilket innebär att vem som helst kan gå med i gruppen. Den kan vara stängd vilket innebär att gruppen blir synlig men för att kunna se inlägg och göra inlägg måste du bli inbjuden eller ha skapat den personligen. Det finns även hemliga grupper som dock inte ska användas. Skillnaden mellan en vanlig grupp och en stängd grupp är att en stängd grupp inte är synlig utöver för dess medlemmar och Pirens administratörer. Se dina grupper Uppe till höger finns fliken grupper och du kan här se de grupper du är medlem av samt de grupper där det senast skedde någon aktivitet. Du kommer inte vara medlem av någon grupp vid din första inloggning men vill du titta på befintliga grupper klickar du på de tre punkterna, välj sedan se alla. Gå med i en grupp Har du valt att se alla grupper kommer du komma till en sida där grupperna är indelade i kategorier. Du kan klicka på respektive kategori för att se vilka grupper som finns eller söka efter en specifik grupp. Sök efter grupper Här finns kategorierna som du kan klicka på för att se befintliga grupper Klickar du in dig på en kategori visas grupperna i den kategorin och du kan nu gå med i en öppen grupp eller ansöka om medlemskap i en stängd grupp. Kalmar kommun, manual Piren 20 ( 23)

21 Skapa egna grupper Du kan skapa egna grupper på tre olika sätt. Klicka på plustecknet och välj grupp Klicka här om du är i läget se alla Klicka på de tre punkterna och välj skapa ny grupp Oavsett vilket av alternativen du väljer kommer du tas till följande sida. Placera din grupp i en lämplig kategori genom att välja kategori från listan. Ge gruppen ett lämpligt namn (till exempel Ekonomigruppen). Lägg till medlemmar genom att skriva delar av deras namn, du kan göra detta senare. Beskriv gruppen med en enkel kortfattad beskrivning. Ladda upp en profilbild till gruppen. Bestäm om gruppen ska vara öppen, stängd eller hemlig. Spara När du har sparat kommer du komma till din grupps egen sida på Piren där det är enkelt att sprida information, dela med sig av filer (till exempel dokument och annat), skapa att göra listor, chatta m.m. Obs, tänk på att det bara kan finnas en grupp med ett namn så döp din grupp specifikt, ex Ekonomi BoU istället för bara Ekonomi. Då kan andra förvaltningar skapa en grupp med, ex Ekonomi KLK. Kalmar kommun, manual Piren 21 ( 23)

22 Gruppens arbetsyta Klickar du in dig till grupp du är medlem av kan du börja arbeta eller ta del av informationen som finns där Det vänstra flödet - I gruppen fungerar det vänstra flödet på samma sätt som på startsidan. Skillnaden är att det bara är gruppmedlemmarnas uppdateringar som visas. 2. Att göra - En lista över arbetsuppgifter som behöver göras i gruppen. Skriv in utvald milstolpe, ex Ny verksamhetsberättlse och pricka sedan av när uppgiften är färdig. Tryck på "Lägg till en ny milstolpe" för att infoga en ny uppgift samt fördela arbetsuppgifter på gruppens medlemmar. 3. Filer - Dela med dig av dokument och bilder, ex foto till verksamhetsberättelsen till de andra gruppmedlemmarna. Tryck på "Ladda upp fil" för att dela med dig av ditt material. För att få struktur kan du sortera in filerna i olika mappar, genom att trycka på "Ny mapp" och lägga in valfria filer. 4. Noteringar - Information/anteckningar till hela gruppen via text. Tryck "Ny notering" för att dela med dig av information. 5. Kalender - Lägg in deadlines, möten eller andra gemensamma händelser. För att lägga till en ny kalenderpost trycker du "Skapa ny kalenderpost" och väljer datum samt rubrik. Observera att samtlige medlemmar i gruppen får en inbjudan till sin Outlook kalender. Är det en stor grupp med många medlemmar kan det bli opraktiskt. 6. Gruppchatt - Chatta online med medlemmarna. Ett smidigt sätt att ställa frågor, diskutera och föra kortare konversationer. För att chatta krävs det att båda är online (om du vill meddela något privat till en kollega som inte är online, använd istället meddelandefunktionen). 7. Medlemmar se samtliga gruppmedlemmar, du har även möjlighet att skicka privata meddelanden till en specifik medlem av gruppen här. Kalmar kommun, manual Piren 22 ( 23)

23 Support Har du någon fråga eller behöver hjälp med Piren så tveka inte att kontakta Servicedesk på telefon Du kan även hitta mer information och länkar till Servicedesk på Piren om du klickar på Hjälp på Pirens navigeringsrad. Har du synpunkter på innehållet i denna manual går det utmärkt att kontakta författaren. Tommy Sundström, tfn , e-post: tommy.sundstrom@kalmar.se Kalmar kommun, manual Piren 23 ( 23)