Instruktioner för uppdatering av skolenhetsregistret inför terminsstart 2015

Transkript

1 1(9) November 2015 Instruktioner för uppdatering av skolenhetsregistret inför terminsstart 2015 Uppgifterna ska uppdateras så att de visar hur skolorganisationen ser ut vid terminsstart läsåret 2015/2016. Många av de undersökningar som SCB gör på uppdrag av Skolverket använder skolenhetsregistret som källa och har mättidpunkt 15 oktober. Urvalet till dessa undersökningar tas fram i slutet av september. Förändringar av befintliga skolenheter/nya skolenheter som meddelas till SCB efter 15 oktober kommer varken att finnas med i urvalet av skolenheter som avser 15 oktober eller i presentationer av det färdiga resultatet. Skolenhet Den uppgivna enheten ska överensstämma med verkligheten och får inte endast vara en administrativ lösning. Skolinspektionen granskar i sin inspektion att verksamheten delas in i skolenheter som överensstämmer med författningarnas krav (1 kap 3 skollagen). Skolenheten ska ha en ansvarig rektor, personal och elever (med undantag av central insamlingsenhet). Det är på skolenhetsnivå som de nationella proven fördelas och beställs. Nationella prov skickas endast till den adress och för de årskurser som är angivna för skolenheten i skolenhetsregistret. En rektor med ansvar för fler än en skolenhet måste beställa prov för varje skolenhet. Det går inte att beställa nationella prov för flera skolenheter till en samordnande skolenhet. Gymnasieskolenheter ska även anmäla förändringar av organisationen till CSN. Statistiken kommer att redovisas på skolenhetsnivå i Skolverkets databas SIRIS. Information om utbildningar presenteras på skolenhetsnivå på webbplatserna Välja skola, Utbildningsinfo och Gymnasieinfo. Kommunal huvudman Nu har kommunala huvudmän möjlighet att ange ett gemensamt namn som samlar flera skolenheter till en skola. Skolans namn används främst till presentation av skolan på Skolverkets webbplatser som vänder sig till elever och föräldrar t.ex. Välja Skola. Enskild huvudman För att göra organisatoriska förändringar av enskilda skolenheter krävs tillstånd från Skolinspektionen. Enskilda huvudmän har därför inte möjlighet att lägga till, lägga ner eller att omorganisera skolenheter. Kontakta SCB i de fall ni behöver göra någon av ovanstående förändringar eller om en eller flera skolenheter saknas i ert underlag.

2 2(9) Inloggning Inloggning skolhuvudman Gå till Logga in med de inloggningsuppgifter som finns i brevet till skolhuvudmannen. När du loggar in med dessa inloggningsuppgifter kan du registrera och administrera vilka personer som ska ha tillgång till skolenhetsregisterportalen. För att underlätta kontakter med huvudmannen ska du även fylla i dina kontaktuppgifter. Lägg till uppgiftslämnare Första gången du loggar in registrerar du de personer som ni som skolhuvudman har utsett för att kontrollera och lämna uppgifter om era skolenheter. Du kan lägga till en eller flera personer. Om det är du själv som ska kontrollera och lämna uppgifter om era skolenheter registerar du dig själv som uppgiftslämnare. Uppgiftslämnaren kommer få inloggningsuppgifter för att kunna logga in på skolenhetsregisterportalen och kontrollera skolenhetsuppgifter samt göra ändringar. Tillvägagångsätt: 1. För att registrera uppgiftslämnare för er som skolhuvudman ange föroch efternamn, e-postadress och telefonnummer. 2. Tryck Lägg till 3. E-postmeddelande med information, användarnamn, lösenord och åtkomstlänk skickas till den e-postadress som du har angivit för uppgiftslämnaren. Uppgiftslämnare Under Uppgiftslämnare listas era registrerade uppgiftslämnare med namn, e-post och när uppgiftslämnaren senast var aktiv. Klicka på Ändra för att ändra en uppgiftslämnares uppgifter, inaktivera uppgiftslämnares konto eller skicka nya användaruppgifter. Om du skickar inloggningsuppgifter till en befintlig användare på nytt kommer inloggningsuppgifterna att ändras och de gamla uppgifterna upphör att gälla. Inloggning uppgiftslämnare Gå till adressen som anges i e-postmeddelandet och logga in med de inloggningsuppgifter som finns bifogade. Använd länkarna i den övre menyraden för att välja vad du vill göra i skolenhetsregistret. För att få mer information kan du klicka på den här symbolen.

3 3(9) Godkänn/ändra uppgifter När du har loggat in som uppgiftslämnare kommer du till en sida där alla skolhuvudmannens skolenheter listas. Kontrollera att alla aktiva och planerade skolenheter vid terminsstart läsåret 2014/2015 finns med i förteckningen. Vid omorganisation markeras berörda skolenheter med status pågår. Klicka på Välj för att kontrollera uppgifter för en skolenhet. Granska befintliga uppgifter för skolenheten. Kontrollera att uppgifterna om vilka skolformer som finns vid skolenheten stämmer samt att de uppgifter som ska anges för respektive skolform är korrekta. Om uppgifterna för skolenheten stämmer klickar du på Godkänn. Uppgifterna för skolenheten blir då registrerade som godkända i skolenhetsregistret och skolenheten markeras som godkänd i listan över skolenheter. Om alla uppgifter stämmer är detta enda steget som behöver göras. Om uppgifter för skolenheten behöver ändras klicka på Ändra. Du kan då redigera information om skolenheten. När du har genomfört ändringar klickar du på Spara. Informationen blir då uppdaterad i skolenhetsregistret. Uppgifterna för skolenheten blir registrerade som ändrade i skolenhetsregistret och skolenheten markeras som godkänd i listan över skolenheter. Olika information visas beroende på vilken huvudman som rapporterar och vad som har markerats.

4 4(9) Information om respektive skolenhet Skolenhetstyp Markerar skolenhetstyp skolenhet eller central insamlingsenhet. En skolenhet ska ha en ansvarig rektor, personal och elever. En central insamlingsenhet är en enhet som inte är att betrakta som en skolenhet. Ibland behövs en skolenhetskod för att personal och/eller elever som inte är placerade på en specifik skolenhet ska kunna rapporteras till olika undersökningar. Ange i förekommande fall om elever och/eller personal ska rapporteras från den centrala insamlingsenheten. Vuxenutbildning kan inte rapporteras via en central insamlingsenhet. Inriktning (gäller endast enskild huvudman) Markerar om den enskilda skolenhetens inriktning är Allmän Waldorf eller Konfessionell För att ändra inriktningarna Riksinternat eller Internationell krävs ett tillstånd från Skolinspektionen. Skolenhetens namn Skolenhetens namn måste vara unikt för huvudmannen två eller flera skolenheter kan inte ha samma namn. Rektors namn Avser ansvarig rektor. Det får endast finnas en ansvarig rektor per skolenhet. Samma rektor kan ansvara för flera skolenheter. Om rektorns namn inte är känt vid rapporteringstillfället anger du vakant. För centrala insamlingsenheter behöver du inte ange rektors namn. Status Markerar om skolenheten är aktiv eller planerad. Vid omorganisation markeras berörda skolenheter med status pågår. Startdatum Markerar datum när skolenheten planeras att starta. Om skolenheten ska skapas direkt anger du dagens datum. Anger du ett framtida startdatum kommer skolenheten att visas som planerad och därefter visas som aktiv först vid angivet startdatum. Startdatum behöver även anges om ni önskar lägga ner eller omorganisera skolenheter. Vid en omorganisation kan datumet tidigast sättas 7 dagar framåt i tiden på grund av att SCB ska handlägga ärendet.

5 5(9) Skol- och verksamhetsformer som finns vid skolenheten Markerar de skolformer som finns vid skolenheten: Förskoleklass Fritidshem Grundskola Grundsärskola Gymnasieskola Gymnasiesärskola Komvux SFI Särvux Förskoleklass och Fritidshem kan finnas som självständiga enheter. Grundskola a) Årskurser som finns vid skolenheter med skolformen grundskola Markerar vilka årskurser som finns vid skolenheten: Årskurs 1 Årskurs 2 Årskurs 3 Årskurs 4 Årskurs 5 Årskurs 6 Årskurs 7 Årskurs 8 Årskurs 9 Tänk på att det endast går att beställa nationella prov till skolenheten för de årskurser som du markerar för skolenheten. Var extra noga med att kontrollera att årskurserna är rätt om du rapporterar in omorganisationer av grundskolor. b) Sjukhusskola eller motsvarande institution (kommunal huvudman) Markerar om skolenheten är en sjukhusskola eller motsvarande institution och ingen annan skolverksamhet förekommer. c) Enskild enhet som enbart tar emot elever i behov av särskilt stöd (enskild huvudman) Markerar om mottagandet till skolenheten begränsas till elever i behov av särskilt stöd i grundskolan enligt 10 kap 35 skollagen. Gymnasieskola a) CSN-kod (frivillig uppgift) Avser den kod (bestående av fyra siffror) som skolenheten anger vid rapportering av gymnasieelever till CSN. Koden får du från CSN.

6 6(9) b) Gymnasieskola som enbart har introduktionsprogram Markerar om skolenheten enbart erbjuder introduktionsprogram och inga andra gymnasieprogram. Adressuppgifter Besöksadress skolenhetens gatuadress Postnummer anges med 5 siffror utan mellanslag Utdelningsadress hit delas brev och övriga försändelser till skolenheten normalt ut Leveransadress om skolenheten har en utdelningsadress dit paket inte kan levereras (t.ex. en boxadress) ska du här ange den leveransadress som ska användas för paket Många skolenheter har identiska uppgifter i samtliga fall, men tänk på att de nationella proven sänds till den utdelningsadress som du angivit. Kommun Avser skolenhetens belägenhetskommun. Telefonnummer Telefonnummer ska gå till expedition eller motsvarande. Webbadress Webbadress till skolenhet eller huvudman. E-postadress Avser skolenhetens allmänna e-postadress. Kommentarer Frivillig uppgift. Här kan du lämna eventuell information till SCB.

7 7(9) Lägg till skolenhet (endast kommunal huvudman) Under denna flik i skolenhetsregisterportalen kan du lägga till nya skolenheter i skolenhetsregistret. När du har sparat uppgifter om en ny skolenhet kommer informationen att kontrolleras av SCB. Information om nya skolenhetskoder skickas med e-post till den uppgiftslämnaren som la till skolenheten. De nya skolenhetskoderna kommer även att visas på vid nästa uppdatering och i skolenhetsregisterportalen. Därefter finns möjlighet att knyta skolenheten till en specifik skola. Lägg ner skolenhet (endast kommunal huvudman) Skolenheter som är nedlagda eller ska läggas ner ska tas bort ur skolenhetsregistret. Klicka på knappen Välj på raden för den skolenhet som ska läggas ner för att komma vidare till sidan där detta görs. Ange nedläggningsdatum för den skolenheten du vill ska tas bort ur skolenhetsregistret. Välj Lägg ner skolenhet för att bekräfta nedläggningen. När du har sparat uppgifter om en skolenhet som lagts ner kommer informationen att kontrolleras av SCB.

8 8(9) Omorganisera skolenheter (endast kommunal huvudman) En omorganisering innebär sammanslagning av två eller flera skolenheter till en eller flera skolenheter eller uppdelning av en skolenhet till två eller flera skolenheter. Endast aktiva skolenheter kan omorganiseras Man kan bara omorganisera skolenheter inom en och samma huvudman Skolenhetskoderna som den eller de skolenheter som omorganiseras har, kommer att ersättas med nya skolenhetskoder. SCB kontrollerar alla rapporterade omorganisationer och tar kontakt vid tveksamheter innan förändringarna genomförs i skolenhetsregistret. Samtliga skolenheter som berörs av omorganisationen får nya skolenhetskoder och de tidigare använda skolenhetskoderna återanvänds inte. Tänk på att kontrollera årskurser för samtliga förändrade skolenheter i de fall skolformen är grundskola. Organisatoriska förändringar av skolenheter med fristående huvudman kräver beslut från Skolinspektionen. Kontakta SCB om skolenheten fått ny huvudman eller om det föreligger någon missuppfattning. Skicka e-post till uls@scb.se och förklara vad det gäller så att vi kan kontrollera och rätta till eventuella missförstånd. Det är bra att få skriftlig respons eftersom vi måste kontrollera uppgifterna och inte kan lämna svar direkt. För att genomföra en omorganisation (gäller endast kommunal huvudman): Förändringar som ska göras: 1. Alleskolan delas upp till tre skolenheter där varje enhet har en ansvarig rektor exempel A. 2. Två skolenheter (Björkskolan och Byskolan) slås samman till Björkbyskolan, markeras med B i exemplet nedan. Skolenheter från SCB: 1. Skolenhetskod (anges av SCB) 2. Skolenhetens namn Alléskolan Björkskolan 3. Omorganiserad skolenhet

9 9(9) Ändringar efter omorganisationer: Skolenhetskod Skolenhetens (anges av SCB) namn Alléskolan A Björkskolan B Byskolan B Alléskolan 1 Alléskolan 2 Alléskolan 3 Björkbyskolan 3. Omorganiserad skolenhet A A A B Resultat efter bearbetning 1. Skolenhetskod (anges av SCB 2. Skolenhetens namn Alléskolan Alléskolan Alléskolan Björkbyskolan 4. Omorganiserad skolenhet För att genomföra en omorganisation, markera först vilken/vilka befintliga skolenheter som berörs av omorganisationen och klicka på Fortsätt längst ned på sidan. Den/de valda befintliga skolenheten/-erna som berörs av omorganisationen kommer att listas under Från Skolenheter Välj sedan Lägg till skolenhet för att fylla i uppgifter om den/de nya skolenheten/-erna. När du har fyllt i samtliga uppgifter klicka på Spara. Återupprepa om du vill lägga till flera nya skolenheter efter omorganisationen. Den/de nya skolenheten/-erna (som det är tänkt att se ut efter omorganisation) listas under Till Skolenheter. Ange vilket startdatum som omorganisationen ska gälla ifrån. Datumet kan tidigast sättas 7 dagar framåt i tiden på grund av att SCB ska handlägga ärendet. Ange eventuell kommentar till SCB för att ge ytterligare information kring omorgansiationen. Klicka därefter på Utför omorganisation. Omorganisationen kommer att kontrolleras av SCB. Efter godkännande får den/de nya skolenheten/-erna nya skolenhetskoder. Ett epostmeddelande skickas då från SCB till uppgiftslämnaren med nya skolenhetskoder. De nya skolenhetskoderna kommer även att visas på vid nästa uppdatering och i skolenhetsregisterportalen. Lägg till information om skola (endast kommunal huvudman) Syftet är att samla in uppgifter om vilken skola en skolenhet tillhör. Skolenheter är unika och flera skolenheter kan ingå i en skola. Använd det skolnamn ni redan använder i er kommunikation med elever och föräldrar. Skolans namn måste vara unikt för huvudmannen En skolenhet kan endast höra till en skola Det måste finnas minst en skolenhet per skola