Medarbetarresans fem faser

Transkript

1 CHECKLISTA 2.0 Medarbetarresans fem faser 2018 Innofactor Innofactor Plc is listed in the NASDAQ Nordic Stock Exchange.

2 Inledning Ni har arbetat hårt inför en rekrytering. Ni har satt en tydlig kravprofil och skapat den perfekta annonsen. Ni har hållit intervjuer och tackat nej till kandidater som inte hade det där lilla extra som ni söker. Ni har överlagt, resonerat och hittat den perfekta kandidaten med rätt kompetenser och som möter er kravprofil. Men, har kandidaten verkligen den kompetensen vi behöver? Tillräckligt motiverad? Kommer kandidaten att vilja stanna på bolaget under en längre tid? Hur ser utvecklingskurvan ut? Många frågor ställs under en rekryteringsprocess, och ibland springer man i cirklar för att besvara dem. Men det är viktigt att inte glömma resten av resan - vad kommer härnäst? Köpa blommor, beställa ny dator och telefon, lägga fram block och pennor och kanske ytterligare en liten present på skrivbordet för din nya kollega är såklart viktiga saker. Men glittret faller snart till marken och det riktiga arbetet tar vid - vilket måste vara minst lika motiverande, om inte ännu mer. Har du full koll på anställningens fem faser, och vad de innebär för er som arbetsgivare? För kandidaten? Och vilket stöd som finns att få för att förenkla processen? Häng med...

3 1. Preboarding Avtalet är signat och vi tar klivet in i preboarding-fasen. Det pirrar i magen hos kandidaten som kanske har accepterat sitt drömjobb, och ni känner er taggade på att utöka ert team. Det finns egentligen två scenarios i det här skedet. 1. Ni har lite kontakt från och till fram till anställningens första dag, och låter all onboarding skötas när medarbetaren är på plats. 2. Din nyblivna medarbetare genomför delar av sin onboarding redan från anställningens första dag. Du får då en engagerad och förväntansfull ambassadör som glatt berättar för sina nära och kära om kärnan i sitt nya bolag. Tänk om du kunde bidra till att pirret och glädjen som uppstår vid avtalssigneringen kvarstod hos den nya kollegan fram tills dess första arbetsdag? WIN WIN! Desto tidigare din nya medarbetare känner sig hemma och blir produktiv - desto större vinning för såväl medarbetare och företaget! Att tänka på! Självklart behöver du tänka på beställningar av nya datorer, telefoner, kläder/uniform och att köpa blommor till skrivbordet på den första arbetsdagen. Men du får inte glömma - att acceptera ett nytt jobb är en stor sak, och risken finns att den nya medarbetaren blir överväldigad av all information och nya intryck den första arbetsdagen. Finns det någonting den nya medarbetaren kan genomföra innan anställningen påbörjas? Behåll pirret och motivationen hos din nya medarbetare genom att bjuda in till en lunch på kontoret tillsammans med övriga inom organisationen eller teamet. Kanske kaffe eller julbord? Ge personen en ordentlig tour av kontoret och låt dem träffa de närmsta kollegorna. Håll kontakten! Enkla saker som hjälper den nya medarbetaren att komma igång och bli produktiv snabbt. Onboarding är en av de viktiga processerna under en anställning - men varför vänta till anställningens första dag? Börja redan idag!

4 2. Onboarding Vi har alla upplevt en onboarding. Eller fler. Du sätter dig på bussen eller hoppar upp på cykeln förväntansfull inför din första arbetsdag. Du har redan föreställt dig både två och tre gånger hur den här dagen kommer att utspela sig. Du kommer vara produktiv på nolltid. Sakta i backarna! Onboarding-processen innefattar de allra första 30 dagarna på plats. Har er nya medabetare fått de bästa förutsättningarna för att komma igång med sitt arbete? Eller kom datorn dag två, telefonen dag tre och introduktionen till kollegorna dag fyra? Kan alla namnet på sin nya kollega? Dag ett ska vara en dag att fira som är fylld av meningsfulla möten och nya lärdomar. Er onboarding innefattar med största sannolikhet många av de saker som ni kunde ha checkat av redan under er preboarding. Eller hur? En bra onboarding-process hjälper er minska tidsåtgången, och reducerar kostnader. Samtidigt skapas en lojalitet hos den nya medarbetaren baserat på upplevelsen. Att tänka på! Checklistor. Med en förutbestämd lista på aktiviteter och uppgifter kan din nya medarbetare känna sig trygg från dag ett, eller kanske till och med före sin första arbetsdag? Planera den första tiden. Strukturera en engagerad onboarding där medarbetaren får lära sin om såväl bolaget som arbetsrollen. Teknik och hjälpmedel. Dator och annan nödvändig arbetsutrustning bör finnas från första arbetsdag. Relationer. Säkerställ möten med relevanta personer inom verksamheten för att så tidigt som möjligt etablera kontakter och bli en del av gemenskapen. Stäm av förväntningar. Säkerställ att medarbetare och chef träffas för att stämma av förväntningar, ansvarsområden, och uppgifter under kommande introduceringsperiod. Digitalt systemstöd. Med ett digitalt verktyg guidas samtliga genom onboarding-processen där checklistor och status enkelt kan följas upp och överblickas. Med hjälp av ett digitalt stöd blir det enkelt att sätta upp fördefinierade flöden för vad verksamhetens onboarding-program ska innehålla.

5 Mycket är nytt i början och det gäller att snabbt sätta sig in i rutinerna och få grepp om atmosfären, miljön och koderna. Men efter en månad börjar saker och ting sätta sig och rutiner bildas.

6 3. Postboarding Fortsätt att bygga en relation med er nya kollega! Vi spenderar en hel del av vår tid på arbetsplatsen så det är viktigt att känna att både du som medarbetare och arbetsgivaren är nöjda med sina val. Mycket är nytt i början och det gäller att snabbt sätta sig in i rutinerna och få grepp om atmosfären, miljön och koderna. Men efter en månad börjar saker och ting sätta sig och rutiner bildas. Postboarding innefattar alla de dagar som följer de 30 första dagarna. Alltså från månad två, till avslutad anställning någon gång i framtiden. Vad händer egentligen efter de första 30 dagarna? Har ni en process för det idag? Ska medarbetaren besöka samarbetspartners, eller andra kontor? Finns det någon kurs som är relevant eller som är ett krav? Att tänka på! Kontinuerliga avstämningar. Säkerställ att tjänsten och företaget möter förväntningarna hos den nya kollegan. Månatliga till en början, som sedan kan förekomma mer sällan. Vad är bra? Roligast? Karriärmål? Drömmar? Vad bör ändras, tas bort och läggas till? Uppmärksamma framgångar - alla gillar att bli sedda. Ge ökat ansvar. Allt eftersom medarbetaren kommer in i sin roll så kan ökat ansvar vara en motivationsfaktor vidare. Erbjud personlig utveckling. Kurs, certifiering, föreläsning - you name it! Möjlighet att påverka arbetssituationen. Flex, möjlighet att arbeta från annan plats kan vara bra motivation för anställda. Inte minst småbarnsföräldrar! Med en strukturerad onboardingn som ni följer upp vet ni vilka påverkansmöjligheter som är viktigast för medrabetaren och som fungerar i förhållande till arbetet.

7 4. Offboarding Det är sista arbetsdagen för er medarbetare. Uppsägningen är gjord och uppsägningstiden arbetas av. Såklart fanns det ett skav som gjorde att uppsägningen tillslut lämnades in men det är viktigt att inse att skaven kan vara olika, och bero på oändligt många olika saker. Kanske är det livets skav som kommit emellan personen och arbetet? Kanske har medarbetaren fått ett erbjudande som det inte går att tacka nej till? Välj att se uppsägningar som ett tillfälle att lära och justera. Det gör du enklast genom att alltid hålla exit-samtal med dina medarbetare. Ge medarbetaren chansen att ge ärliga svar kring hur de har upplevt steg 1-3 under sin anställning, varför de väljer att lämna bolaget, etc. Det är viktigt att medarbetaren känner sig trygg i hur svaren kommer att hanteras. Det är viktigt att hantera uppsägningar på rätt sätt. Dels för att både medarbetare och arbetsgivare ska få ett bra avslut och lära sig av sin upplevelse men även för att den tidigare medarbetaren kan återvända till bolaget med nya, värdefulla erfarenheter och kompetenser i framtiden. Att tänka på! Avregistrering. Medarbetaren har inloggningsuppgifter i diverse verktyg och tjänster, dessa behöver begränsas och tas bort. Inlämning. Har medarbetaren en dator, nycklar, passerkort eller annan utrustning som tillhör företaget? Säkerställ att ni för ordentliga register på vilken utrustning som är utlånad/utdelad. (Nycklar, datorer, mobiltelefon, kläder (om uniform), verktyg, etc.) Exit-samtal. Ett perfekt tillfälle för både medarbetaren och dig att få ett avslut, reda ut orsaken till uppsägningen och lyckönska medarbetaren. Håll kontakten med de medarbetare du gärna ser återvänder till företaget när tiden är rätt. Ersättare eller dokumentation. Ska den anställda träna sin ersättare, eller ska det skapas dokumentation av arbetsuppgifter, filer, dokument och annan viktig information? Förbered avskedet. Välj en lämplig present/blommor för att ge din kollega ett fint avsked, för vem vet - en dag så dyker personen upp igen!

8 5. Uppföljning Skapa ett nätverk av ambassadörer för ditt företag genom att ha fortsatt kontakt med tidigare anställda och låta dem ge feedback på sin tid på företaget. Det pratas om boomerang-effekten - att någonting som lämnar på sikt kommer tillbaka. Era boomeranger är de medarbetare som lämnar organisationen och går vidare, samlar på sig ny kunskap och nya erfarenheter för att sedan återvända till ert företag när tiden och motivationen är rätt. Utifrån ett employer branding perspektiv är uppföljningen oerhört viktig. Medarbetarna är bärare av organisationens varumärke men de kan också fungera som talangscouter och säkra rekryteringen genom sina personliga nätverk, även när de väljer att lämna organisationen. Var den förebild och arbetsgivare era anställda inte vill lämna, och den de vill tipsa alla andra om att arbeta för.

9 Innofactor Human Resource Management (HRM) Microsoft Dynamics 365 ger dig nya möjligheter att arbeta på det sätt som är mest effektivt för dig - på dina villkor. Lite förenklat kan man säga att Microsoft Dynamics 365 är en sammanslagning av CRM och ERP (affärssystem). Microsoft har tagit fram en gemensam databasmodell som gör att dessa två produkter kan kommunicera och utbyta data i bakgrunden mellan varandra, men även med Office 365 och Microsofts övriga molntjänster (Azure). Talent är en av byggklossarna i hela konceptet Microsoft Dynamics 365. Du kan välja att börja med en byggkloss och sedan successivt ta nästa steg. Det underlättar din framtida utveckling - och gör det möjligt att vid behov bygga på allt efter dina villkor. MICROSOFT DYNAMICS 365 FOR TALENT EN HELTÄCKANDE DIGITAL LÖSNING FÖR DIG PÅ HR Gör det enkelt att anställa, underhålla och behålla rätt medarbetare! Talent hjälper dig på HR genom hela medarbetarresan och integreras mot LinkedIn som hjälper dig att bygga en mer relevant pipeline av kandidater. Det finns även rekryteringsfunktionalitet som hjälper dig schemalägga intervjuer, kommunicera med kandidater och stödja rekryterande chefer och hjälpa dem ta smarta beslut. När du anställt en ny medarbetare, guida dem till att lära känna bolaget, läsa de senaste nyheterna och börja bygga relationer med sina nya kollegor. Talent hjälper dig att centralisera samtliga HR-processer i organisationen. Andra avdelningar som arbetar i systemet kan enkelt dela information för att skapa en heltäckande bild av exempelvis personalhälsan. Om inte kan du enkelt integrera andra system till Microsoft Dynamics365 for Talent. Talent finns för att hjälpa dig att anställa rätt personer, behålla och utveckla medarbetare att bli produktiva ambassadörer som älskar att arbeta för just ert företag.

10 Vill du lära dig mer om hur ni kan effektivisera och automatisera era HR-processer med Microsoft Dynamics 365 for Talent? Kontakta oss redan idag för en demo.