GUIDE FÖR EN BRA MEDARBETARUNDERSÖKNING

Transkript

1 GUIDE FÖR EN BRA MEDARBETARUNDERSÖKNING

2 INNEHÅLLSFÖRTECKNING INNEHÅLLSFÖRTECKNING... 2 INLEDNING... 3 INTERN FÖRANKRING... 4 EN STOR ELLER MÅNGA SMÅ... 5 TIMING... 6 INFORMATION INFÖR OCH UNDER GENOMFÖRANDET... 6 GENOMFÖR MED EN OBEROENDE AKTÖR... 8 ANONYMITET... 8 RELEVANT FRÅGEBATTERI... 9 INKLUDERA GÄRNA ER VÄRDEGRUND I UNDERSÖKNINGEN RÄTT METOD FÖR DATAINSAMLING SAMMANSTÄLLNING & ANALYS Nedbrytningar och jämförelser Resultat över tid Drivkraftsanalys Benchmarking och jämförelser med andra Koppling till andra nyckeltal motiveringar och förbättringsförslag RAPPORTERING INFORMATION EFTER UNDERSÖKNINGEN UPPFÖLJNING OCH VERKSAMHETSUTVECKLING Next Research & Consulting AB Insight & Action

3 INLEDNING En medarbetarundersökning är ett viktigt verktyg för alla som är måna om att ha en nöjda och engagerade medarbetare och en bra arbetsmiljö. Det finns dock en mängd olika saker att tänka på för att en medarbetarundersökning verkligen ska bli ett bra verktyg. Nedan presenterar vi olika saker man bör tänka på för en bra medarbetarundersökning. En medarbetarundersökning bör aldrig endast ses som en undersökning utan som en del i ett större arbete med att utveckla arbetsplatsen för medarbetarna. Om man inte är inställda på att göra någon form av åtgärder utifrån undersökningen så är det faktiskt bättre att inte göra någon undersökning. Att inte agera på resultatet gör bara att medarbetarna tappar förtroende för ledningen. Man ska aldrig göra en medarbetarundersökning för att stilla sin nyfikenhet eller för att det ska göras. Det ska göras för att det är ett bra verktyg för att få ett underlag för att förbättra arbetsmiljön och därmed skapa en mer välmående och framgångsrikare organisation. Fem steg för en lyckad medarbetarundersökning Förberedelser Insamling av svar Sammanställning & analys Identifiering och prioritering av problem & möjligheter Åtgärder och uppföljning Genom att vara noga vid alla dessa fem steg når man verklig effekt av sin medarbetarundersökning. 3 Next Research & Consulting AB Insight & Action

4 INTERN FÖRANKRING Ska man genomföra en medarbetarundersökning är det viktigt att det finns ett riktigt engagemang för att lyssna på personalen och att vidta åtgärder. Att genomföra en medarbetarundersökning handlar inte om att bara göra en undersökning utan att även kommunicera kring dess resultat samt att använda resultatet till verksamhetsutveckling. Verksamhetsutveckling kräver både engagemang, tid och ekonomiska resurser och därför är det viktigt att man verkligen är beredd att prioritera de frågor som är viktiga för personalen. Inte bara den person som beställer undersökningen bör vara insatt i att genomförandet av en medarbetarundersökning kan innebära att det måste ske olika former av åtgärder. Ett sätt att skapa engagemang för medarbetarundersökningens genomförande bland cheferna i organisationen är att klargör att det är varje chefs ansvar att deras medarbetare besvarar undersökningen och cheferna ansvarar för att promota undersökningen och ge medarbetarna tid att svara samt se till att medarbetarna har tillgång till undersökningen. Lågt deltagande är ofta en effekt av att personalen inte är engagerad inte bara i undersökningen utan även har lågt engagemang då det gäller sitt arbete. 4 Next Research & Consulting AB Insight & Action

5 EN STOR ELLER MÅNGA SMÅ En medarbetarundersökning kan antingen genomföras med ett större antal frågor som täcker in ett stort antal aspekter av arbetsmiljön (genomförs ofta en gång per år) eller med en kort undersökning som genomförs flera gånger per år (tex. kvartalsvis eller så ofta som månadsvis). Båda tillvägagångssätten har sina för och nackdelar. En kort medarbetarundersökning som genomförs ofta ger snabb feedback och gör att man snabbt kan upptäcka eventuella problem som medarbetarna upplever. Med en så kort enkät som krävs för att upprepa undersökningen flera gånger per år kan man dock inte gå på djupet så finns det en stor risk att medarbetarna tröttar på att hela tiden få samma frågor månad efter månad. Och har det skett en försämring så kanske man inte har nog med frågor för att få nog med information för att kunna identifiera vad försämringen beror på. Att man ställer samma frågor flera gånger per kan göra att man ganska snabbt börjar se mycket låga svarsfrekvenser vilket gör att resultatet därmed blir mindre tillförlitligt. Sker det en förändring i resultatet från ena gången till den andra så kan det helt enkelt bero på osäkerheter i datat pga. det stora bortfallet Vid små organisationer så är betydelsen av varje enskilt svar dessutom högre än för större organisationer så då får bortfallet ännu större konsekvenser. Ska man ha en medarbetarundersökning som genomförs oftare än en gång per år måste den vara extremt kort för att man ska bibehålla en bra svarsfrekvens men då blir undersökningen samtidigt för tunn för att kunna ge nog med information och den måste därför kompletteras med en med omfattande medarbetarundersökning. Vi kommer i denna guide att koncentrera oss på den typ av mer omfattande medarbetarundersökning som man genomför mer sällan då det är den typ som de flesta organisationer använder sig av i dagsläget och det är även den form som vi rekommenderar om man ska välja den ena eller den andra. En kombination av mer heltäckande undersökning och extremt korta avstämningar däremellan kan för många vara en bra kombination. 5 Next Research & Consulting AB Insight & Action

6 TIMING En medarbetarundersökning bör genomföras vid en tidpunkt då medarbetarna har tid att besvara den. Sen bör man genomföra undersökningen visa samma tidpunkt nästa gång för att inte en justering av tiden för genomförandet ska kunna påverka resultatet. Att genomföra en medarbetarundersökning i samband med en organisationsförändring eller kort därefter kan för många vara avskräckande eftersom man räknar med att resultatet kan bli dåligt. En medarbetarundersökning är dock inte avsett för att bara fånga positiva nyheter. Att genomföra en medarbetarundersökning trots en organisationsförändring gör att man kan se hur förändringen påverkar medarbetarna och ger ett underlag för att identifiera och därmed hantera de problem som medarbetarna upplever att kommer av förändringen. Detta är så klart bättre än att inte få någon feedback alls. INFORMATION INFÖR OCH UNDER GENOMFÖRANDET Innan man påbörjar en medarbetarundersökning är det viktigt att undersökningen förankras bland medarbetarna och att de får information om undersökningen från den egna organisationen. Detta är viktigt för att uppnå en hög svarsfrekvens och få engagerade respondenter som svarar uppriktigt, med eftertanke och som ger uttömmande svar på öppna frågor. Undersökningen bör marknadsföras internt för både ledning, mellanchefer och övriga medarbetare. Använd tex. veckomöten, e-post och intranät för att sprida information om undersökningen inför dess genomförande. Detta kommer ge högra svarsfrekvens för undersökningen. Det är även en god ide att stämma av genomförandet av medarbetarundersökningen med fackliga representanter i den mån det är aktuellt. Förutom förklara varför det är viktigt att man deltar i undersökningen finns det även en del andra saker som det är bra om kommuniceras inför och i samband med genomförandet av en medarbetarundersökning. 6 Next Research & Consulting AB Insight & Action

7 Kommunicera följande Vad är syftet med medarbetarundersökningen och hur kommer man arbeta vidare med resultatet. Detta är mycket viktig information för att engagera medarbetarna att besvara medarbetarundersökningen. Om medarbetarna upplever att deras svar inte kommer leda till några åtgärder kommer medarbetarna inte att engagera sig i undersökningen. När kommer medarbetarundersökningen att påbörjas och när måste man senast ha svara. Särskild slutdatumet är viktigt så att inte medarbetarna drar ut på tiden. Hur kommer undersökningen att genomföras/ hur svarar man Alla måste få möjlighet att besvara undersökningen. Om någon behöver få möjlighet att svara på ett annat sätt än det normala eller behöver hjälp från en stödperson eller liknande så kan de hinna påtala detta innan undersökningen ska börja. Information om hur man säkerställer anonymitet Detta är viktigt att lyfta fram för att säkerställa att medarbetarna ger ärliga svar i medarbetarundersökningen. Kontaktpersoner Information om vart man ska vända sig om man har frågor eller problem med att svara. Inkludera kontaktuppgifter till både intern kontaktperson samt hos eventuell konsult som genomför undersökningen (och ev. även facklig representant) 7 Next Research & Consulting AB Insight & Action

8 GENOMFÖR MED EN OBEROENDE AKTÖR Att genomföra medarbetarundersökningen med hjälp av en oberoende aktör har flera fördelar jämfört med att genomföra den på egen hand. Undersökningen genomförs av personer med erfarenhet av att utforma genomföra och analysera medarbetarundersökningar. Det ökar svarsfrekvensen genom att medarbetarna kan vara säkra på att svaren behandlas konfidentiellt. Resultatet kommer att analyseras och presenteras med objektivitet. Medarbetarundersökningen belastar inte er egen personal med extra arbete för genomförandet. ANONYMITET Det är av yttersta vikt att medarbetarundersökningen genomförs på ett sätt som garanterar att svaren inte kan koppla till någon enskild medarbetar. Annars kommer inte medarbetarna att svara ärligt och kanske vågar det inte ta upp saker som de känner att är känsliga för dem eller för deras medarbetare. Svaren som lämnas kommer att få en positiv vinkling om inte medarbetarna litar på att deras svar är anonyma. Det är även viktigt att berätta att man inte kan bryta ner resultatet så långt så att någon enskild persons svar kan kopplas till den som svarat. En vanlig gräns är att inte redovisa resultat som består av färre än fem svarande. 8 Next Research & Consulting AB Insight & Action

9 RELEVANT FRÅGEBATTERI Medarbetarundersökningar kommer i en mängd olika former när det gäller vilka frågor som ställs och hur enkäten är strukturerad. Frågor om hur medarbetarna upplever förtagets ledning, strategi, värderingar, förekomst av mobbing och jämställdhet kan kännas besvärliga att ställda men det är just i en anonym medarbetarundersökning som medarbetarnas verkliga åsikter kring dessa frågor kan komma fram. Många enkätverktyg och undersökningsföretag erbjuder medarbetarundersökningar i form av färdiga mallar. Det är inget fel i att ha en mall eller frågebank att utgå från men man måste vara medveten om att frågorna i en medarbetarundersökning ofta kan behöva anpassas till den organisation som undersökningen gäller. Om man inte tar hänsyn till de förutsättningar som råder så kan man dels riskera att inte fånga upp viktiga aspekter i arbetsmiljön som kanske är unika för den organisationen och detta kan i sin tur påverka både medarbetarnas förtroende för undersökningen och i vilken utsträckning man sen tar rätt beslut utifrån medarbetarundersökningens resultat. Det kan även råda olika förhållanden inom organisationen mellan tex. olika yrkesgrupper. Detta gör att de frågor som lämpar sig bra för en yrkesgrupp kanske inte alls är applicerbara för en annan. Vi rekommenderar att en medarbetarundersökning byggs upp av olika frågeområden där varje frågeområde består av flera olika delfrågor för få dels en översiktbild via övergripande nyckeltal som tex. Nöjd medarbetar index och resultatet per frågeområden och att man sedan får en mer detaljerad bild via att granska resultatet för varje delfråga. Genom ställa flera frågor kring tex. närmaste chef kan man fånga medarbetarnas uppfattning om chefen ur många olika synvinklar jämfört om man bara frågade hur nöjd man ger chefen i sin helhet. Mer fler synvinklar kan man göra en bättre analys och göra åtgärder på rätt ställe. 9 Next Research & Consulting AB Insight & Action

10 INKLUDERA GÄRNA ER VÄRDEGRUND I UNDERSÖKNINGEN Det är ganska vanligt att man har någon form av värdegrund som man vill att personalen ska agera utifrån. Dock är det också vanligt att detta bara blir några ord på ett pappers och inte alls får någon effekt på personalens agerande. Att lägga in frågor om detta i medarbetarundersökningen är ett sätt att dels lyfta fram värdegrunden och att dels få en värdemätare på i vilken utsträckning medarbetarna faktiskt känner till och agerar utifrån värdegrunden. RÄTT METOD FÖR DATAINSAMLING Det smidigaste sättet att genomföra en medarbetarundersökning är med hjälp av en webbenkät som skickas ut med e-post till de anställda. Detta gör det enkelt att hantera påminnelse och att koppla bakgrundsdata till varje enskild medarbetare vilket säkerställer att deras svar kopplas till rätt organisatoriska enhet, rätt chef osv. Ibland kan det dock vara nödvändigt att helt eller delvis använda andra typer av insamlingsmetoder. En del personal kanske saknar e-postadress och en del kanske även saknar tillgång till en dator vilket gör att man kan behöva använda webbenkät med inloggning istället för utskick med e-post och även pappersenkäter till de som saknar dator. Att använda sig av en inloggningskoder och pappersenkäter kräver lite mer arbete med det viktigaste är att samtliga anställda har möjlighet att besvara undersökningen 10 Next Research & Consulting AB Insight & Action

11 SAMMANSTÄLLNING & ANALYS Hur resultatet av medarbetarundersökningen sammanställs och analyseras är av yttersta betydelse för att resultatet ska ge värdefulla insikter. Här presenteras några saker att tänka på. NEDBRYTNINGAR OCH JÄMFÖRELSER Att bryta ner och analysera resultatet utifrån olika organisatoriska enheter så som avdelning, företag, land osv. är en absolut nödvändighet. Tittar man bara på totalresultatet är det en överhängande risk att man inte upptäcker att det finns ett stort missnöje inom en vis del av organisationen. När man tex. jämför åldersgrupper så bör man vara medveten om att högre ålder vanligtvis även betyder en högre position i företaget och därmed även högre lön än de yngre medarbetarna. Detta påverkar även vid jämförelse mellan avdelningar. RESULTAT ÖVER TID Att titta på resultatet över tid och se hur det utvecklar sig från en mätning till en annan är mycket viktigt. Det är på detta sätt man kan se om de förbättringar man gör har någon effekt fr medarbetarna. DRIVKRAFTSANALYS För att få fram vilka områden som man bör vidareutveckla så behöver man veta i vilken utsträckning de påverkar medarbetarnas totala nöjdhet. En faktor med lågt betyg behöver ju tex inte ha stor effekt så det kan löna sig mer att vidareutveckla någon faktor som har ett högre betyg. En del frågar medarbetarna rakt ut hur viktiga olika faktorer är men detta ger mycket opålitliga resultat som man inte bör förlita sig på. Via statistiska analyser kan man istället beräkna hur mycket olika faktorer betyder för medarbetarna. 11 Next Research & Consulting AB Insight & Action

12 BENCHMARKING OCH JÄMFÖRELSER MED ANDRA Att vilja jämföra sig med andra är en naturlig mänsklig egenskap, vi jämför oss konstant med andra vare sig vi gör det med avsikt eller undermedvetet. Då det gäller resultatet av en medarbetarundersökning så kan jämförelser med andra organisationer faktiskt vara till mer skada än nytta. Anledningen är att det som man jämfört med andra får ett relativt dåligt betyg på gärna vill försöka förbättra. Men inom den egna organisationen så kan det finnas en massa andra saker som man hellre bör prioritera utifrån vilken inverkan det har på medarbetarna. För att Jämförelsevärden ska vara jämförbara så måste de även komma från organisationer som är så lika den egna organisationen och dessutom komma från en stor mängd organisationer för att vara pålitligt att det är mycket svårt att få fram ett användbart jämförelsevärde. Använd i första hand jämförelser över tid och mellan olika era egna enheter för att göra jämförelser istället för att titta på andra organisationers resultat. KOPPLING TILL ANDRA NYCKELTAL Medarbetarundersökningens resultat bör med fördel kopplas ihop med andra former av nyckeltal så som personalomsättning, sjukfrånvaro, produktivitet, kundklagomål, kundnöjdhet, lönenivå osv. Detta gör att man kan koppla medarbetarnas trivsel till ekonomiska värden på ett helt annat sätt än om man bara utgår från teoretiska samband. MOTIVERINGAR OCH FÖRBÄTTRINGSFÖRSLAG För att identifiera vad som skapar nöjda respektive missnöjda medarbetar och att hitta utvecklingsmöjligheter är det inte nog att studera betyg. En analys av motiveringar och öppna svaren för att identifiera de bakomliggande orsakerna är en viktig del i att få en förståelse för medarbetarna och finna roten till eventuella problem. 12 Next Research & Consulting AB Insight & Action

13 RAPPORTERING Hur resultatet från medarbetarundersökningen rapporteras har också har också betydelse. Hur svaren presenteras rent grafisk, om man använder sig av indexvärden, medelbetyg, visar antal procent som svarat ett visst betyg på skalan eller både påverkar hur enkelt det är att ta del av resultatet och att utläsa vad resultaten betyder. De som ansvarar för utfallet av resultatet måste få tillgång till resultatet för just de medarbetare och de frågor som de kan påverka. Om en chef inte får se svaren från just sin egen avdelning kommer chefen inte ha någon utgångspunkt för vad den har att jobba med framöver. Resultat över tid och i relation till organisationen totalt sett och ev. andra avdelningar bör redovisas för att kunna sätta det egna resultatet i perspektiv. Resultatet bör även visa vilka områden som man har bäst respektive sämst resultat på samt vilka områden man bör prioritera baserat på betyg och den betydelse det områden har för den övergripande graden av nöjdhet. INFORMATION EFTER UNDERSÖKNINGEN När undersökningen är genomförd och resultatet sammanställt och presenterat så är det viktigt att man kommunicerar till medarbetarna vad resultatet blev och vad man kommer göra framöver för att förbättra resultatet. Ju snabbare ni kan göra en första återkoppling på undersökningen ju bättre. 13 Next Research & Consulting AB Insight & Action

14 UPPFÖLJNING OCH VERKSAMHETSUTVECKLING Efter analysen av resultatet bör det vara tydligt vilka områden man ska jobba med att förbättra. Sen gäller det dock att utforma och genomföra rätt åtgärder för att utvecklas. Ett sätt att komma igång med åtgärdsarbetet är att prioritera en eller ett par åtgärder som är snabba att åtgärda och som därigenom får hjulen i rullning inför större utmaningar och det visar personalen att ledningen tar medarbetarundersökningen på allvar. Att kommuniceras kring de förändringar/förbättringar som man planerar och/genomför gör att personalen har lättare att acceptera förändringarna då de förstår vad som kommer göras och varför. Och följ upp regelbundet med personalen vad de tycker om förändringarna. Se till att arbetsledarna tar ansvar för att göra förbättringar inom de områden som de ska prioritera. Next har en arbetsmodell som vi kallar Action Aid för att prioritera åtgärder och utveckla åtgärder och handlingsplaner just för att säkerställa att uppföljningsarbetet blir effektivt. 14 Next Research & Consulting AB Insight & Action