Steg för steg-guide för. Medarbetarundersökning

Transkript

1 Steg för steg-guide för Medarbetarundersökning

2 En av de viktigaste resurserna i en organisation är medarbetarna. Hur dina medarbetare samarbetar kommer att i hög utsträckning påverka resultatet för din affärsverksamhet. Moderna affärsorganisationer inser betydelsen av att förbättra arbetsförhållandena. Medarbetarundersökningar kommer inte bara att identifiera förbättringsområden, utan också bekräfta den riktning du tar. De hjälper dig att bestämma om dina HR-utvecklingsinsatser har haft avsedd effekt. Varför bör du läsa den här guiden? Guiden innehåller råd, tips och bästa metoder från våra proffs på undersökningar, som genomför hundratals undersökningsprojekt varje år. Guiden ger dig värdefulla råd om de fyra olika stegen för medarbetarundersökningar -- planering och design av frågeformulär -- datainsamling -- analys och rapportering -- ytterligare åtgärder Hjälper dig att undvika vanliga misstag när du genomför medarbetarundersökningar. Vem har nytta av att läsa den här guiden? Alla som funderar på att införa medarbetarundersökningar, eller som försöker hitta sätt att förbättra organisationens nuvarande undersökningsprocess, kommer att ha mycket stor nytta av att läsa den här guiden. Guiden hjälper dig genom hela livscykeln för ett projekt för medarbetarundersökningar.

3 Genom att genomföra en medarbetarundersökning når företaget ut till alla medarbetare och ger dem ett forum där de kan framföra vad de tycker. Det gör undersökningen till ett av de viktigaste verktygen för återkoppling. Forskning visar att det finns ett starkt samband mellan investeringar i medarbetarnas utveckling och ett företags framgång. Genom att känna till vad medarbetarna tycker kan du förändra metoder och göra förändringar för att bibehålla och förbättra deras unika färdigheter och prestationer. Josefin Linebäck, Chef för analysavdelningen Förutom ovanstående skulle du också kunna använda undersökningsprogram för inbjudningar och anmälningar till kurser, nyhetsbrev, internrekrytering, skapa nya säljmöjligheter eller helt enkelt som en förslagslåda för förbättringar. Listan kan göras lång och användningsmöjligheterna är oändliga.

4 Våra tips för att genomföra en framgångsrik medarbetarundersökning En medarbetarundersökning är, om den genomförs på rätt sätt, ett kraftfullt verktyg som arbetsgivaren kan använda för att fastställa hur engagerade medarbetarna är i sitt arbete. Den identifierar vilka processer som fungerar bra och klargör vilka områden som behöver förbättras. Medarbetarundersökningar hjälper dig också att mäta hur framgångsrika dina utvecklingsinsatser är. Steg 1: Planering & design av frågeformulär Steg 2: Datainsamling Steg 3: Analys & rapportering Steg 4: Ytterligare åtgärder Kravanalys Designa frågeformuläret Förbered databasen över medarbetare Skapa en webbaserad undersökning Kommunicera den kommande undersökningen Skicka inbjudningar om att delta Samla in data Analys och rapportering av reslutat Presentation av undersökningsreslutat Planering av åtgärder Uppföljning Många organisationer har en undersökningsstrategi för HR-utveckling som ofta innehåller en kärnfunktion för undersökningar. Jag rekommenderar att den årliga HR-undersökningsplanen inte bara omfattar en traditionell medarbetarundersökning, utan också använder sig av andra viktiga HR-verktyg. 360-utvärderingar har varit framgångsrika när det gäller att bidra positivt till teamarbete och ledarskap i en organisation. En avgångsintervju är också en viktig resurs när det gäller att förstå orsakerna och dynamiken bakom personalomsättning. Maarit Pakarinen, Research Manager vid Webropol

5 Steg 1: Planering & design av frågeformulär Starta din medarbetarundersökning genom att fastställa dina krav. Vilken information är viktig för dig? Vad förväntar du dig att få reda på genom att genomföra den här undersökningen? Vilket slags analys är du intresserad av? Genom att besvara de här frågorna får du hjälp med att ställa de rätta frågorna i frågeformuläret. Utforma ett lämpligt frågeformulär. Kom ihåg att använda tydliga och positiva påståenden med innehållsrika formuleringar, och ställ bara en fråga för varje punkt. Undvik ledande frågor och fundera på om det ska finnas ett neutralt alternativ och/eller ett öppet svarsalternativ efter en lista av möjliga svar, där det är möjligt. Förslag på riktade frågeområden: Arbetssituation och arbetsbelastning Hälsa och välbefinnande Internkommunikation Diskussion om personlig uppskattning Arbetsmiljö Färdigheter och utveckling Vision, syfte och värden Kom alltid ihåg att ställa frågor om hur nöjda medarbetarna är i det stora hela. När du analyserar resultaten kan du sedan analysera vilka faktorer som har störst inverkan på hur nöjda medarbetarna är i det stora hela. Det hjälper dig att bestämma de viktigaste förbättringsområdena. Om du känner dig osäker på hur frågeformuläret ska utformas eller resultaten analyseras, ska du inte tveka att få professionell hjälp. Yrkeskunniga personer har bredare erfarenhet. Vi vet vad som fungerar och vad som inte gör det. Maarit Pakarinen, Research Manager vid Webropol

6 Steg 2: Datainsamling Håll databasen över medarbetare uppdaterad. Gör upp en lista över alla medarbetare som ska delta i undersökningen och se till att deras personuppgifter stämmer och är uppdaterade. Detta är en viktig faktor för svarsfrekvensen och integriteten för gruppens resultat. Fundera på vad som är bäst för ditt företag: Genomföra en anonym eller öppen medarbetarundersökning? Kommunicera den kommande undersökningen i hela företaget. Vår erfarenhet visar att företag som kommunicerar med medarbetarna i förväg och förklarar syftet med undersökningen och hur viktigt det är att de deltar (via intranätet, personliga mejl, meddelande på möten etc.) får betydligt högre svarsfrekvenser. Ta fram ett strukturerat följebrev. Se till att du har med information om a) hur undersökningen ska besvaras b) hur resultaten kommer att användas c) undersökningens syfte och betydelse samt d) hur respondenten kommer att ha nytta av att besvara undersökningen. Kom också ihåg att nämna sista svarsdatum. Påminnelser kan skickas ut en vecka efter inbjudan. En bra svarsfrekvens för medarbetarundersökningar är över 70 %. Om bara 50 % av medarbetarna besvarar undersökningen är det tecken på motsträvighet och signalerar att någonting är allvarligt fel. Som en morot kan du till exempel belöna alla team med en svarsfrekvens på över 70 %. Maarit Pakarinen, Research Manager vid Webropol

7 Steg 3: Analys och rapportering En välgjord analys ger konkreta och tillförlitliga bidrag till din åtgärdsplan. Gör delindex för de uppsatta frågeområdena genom att sätta ett värde på alla frågor som har mätt samma område. Undersök vilka av dessa områden som har störst inverkan på hur nöjda medarbetarna är i det stora hela på arbetsplatsen. Analysera också skillnaderna mellan avdelningarna i din organisation Rapportera på ett professionellt sätt. Ta inte med resultatet från grupper med färre än 5 personer i din rapport så att respondentens integritet garanteras. Det kan hända att du vill exportera undersökningsresultaten som diagram till PowerPoint. Planera en tydlig rapportstruktur och inkludera också en sammanfattning och slutsats samt identifiera nästa steg. Anordna möten för att presentera och diskutera resultaten. När du har fått resultaten är det en fördel att diskutera resultaten internt på ledningsgruppsnivå, inom hela organisationen och inom teamen så att du kan börja göra upp åtgärdsplaner och genomföra förbättringsåtgärder. Dela med dig av resultaten och slutsatserna från undersökningen med deltagarna. Visa medarbetarna hur viktiga deras åsikter är. Diskutera åtgärdsplanerna och förbättringsåtgärderna med dem och få dem att delta. Detta kommer att höja medarbetarnas engagemang och få dem att känna sig mer delaktiga i förbättringarna. Steg 4: Ytterligare åtgärder Upprepa undersökningen varje år. Detta hjälper dig att följa utvecklingsprocessen och avgöra hur framgångsrik åtgärdsplanen är. Om du vill studera trender över tiden ska du inte ändra frågornas formulering. Du kan ta bort eller lägga till frågor från år till år, men ändra inte formuleringen på gemensamma frågor eftersom detta kan leda till feltolkning av frågorna och data som inte går att jämföra. ANVÄND VÅR POPULÄRA ANALYSAVDELNING Om du upplever att du inte har tid eller resurser för att arbeta med ditt företags medarbetarundersökning, ska du inte tveka att kontakta Webropols analysavdelning med hjälp av kontaktformuläret på Vi har ett engagerat team av erfarna undersökningspersoner som skulle uppskatta att genomföra det här projekt åt dig, presentera resultaten och ge kunniga råd för att genomföra en åtgärdsplan. HR-KOMPASSEN Låt oss göra hela arbetet! En komplett medarbetarundersökning med cirka 70 st frågor fördelade på 11 kategorier, samt två fritextfrågor. Alla frågor är framtagna av experter med flerårig erfarenhet inom såväl statistiska undersökningar och frågemetodik som HR-strategi. Allt för att vi ska kunna leverera en produkt av högsta kvalitet. Genom att göra medarbetarundersökningen årligen får ni möjlighet att jämföra resultatet från år till år. Då kan ni säkerställa att de åtgärder ni genomför verkligen leder till ett förbättrat resultat. Vi gör hela arbetet: utformning av enkät, utskick, analys och rapportering. Demografiska data gör det möjligt att bryta ner resultaten baserat på t ex kön, ålder och avdelning. Alla svar lämnas anonymt. Standardiserade frågor gör det möjligt att jämföra era resultat med andra företag i samma bransch. Resultatet levereras som en lättöverskådlig rapport och ni får två timmars presentation av och diskussion kring resultatet per telefon eller hos Webropol.

8 Har du några frågor angående denna guide, kontakta: webropol.se