Arbetsgivarinformation: Trafikkontorets webbaserade resvaneundersökning. Vad det är. Om enkäten och genomförandet

Transkript

1 Arbetsgivarinformation: Trafikkontorets webbaserade resvaneundersökning Vad det är Arbetsgivare som ser över hur medarbetarna reser till, från och i arbetet har mycket att vinna i form av lägre resekostnader, friskare personal och bättre miljöprofil samtidigt som de hjälper till att minska trängsel och utsläpp från Göteborgstrafiken. Men innan man kan börja vidta åtgärder som underlättar, stimulerar och styr resvanorna måste man veta hur personalen reser, varför och vad som skulle kunna få dem att ändra sig. Tjänsteresorna brukar man kunna inventera med hjälp av löne- och ekonomisystem, men det är inte givet att ens de uppgifterna är så lättillgängliga. Arbetspendlingen är ännu svårare att kartlägga. Ändå har den oftast en större påverkan på miljön, på personalens välbefinnande och ibland också på ekonomin. Dessutom hänger hur man reser i tjänsten ihop med hur man tar sig till jobbet. Trafikkontoret har därför tagit en webbaserad resvaneundersökning, ett lika enkelt som effektivt verktyg. Ni får en bra bild över tjänsteresor och arbetspendling, förändringspotential och vilka åtgärder som skulle kunna vara effektiva och lönsamma Det går att koppla resultatet till företagets miljöledningssystem Ni kommunicerar ledningens engagemang i en fråga som även engagerar personalen, samtidigt som de enskilda medarbetarna börjar reflektera över sina resvanor De arbetsplatsknutna undersökningarna kompletterar våra traditionella resvaneundersökningar och på så sätt hjälper ni oss, Västtrafik och Vägverket med våra trafikpussel. I mitten av 2006 hade över trettio namnkunniga, stora och medelstora arbetsplatser i Göteborg genomfört resvaneundersökningen bland sina medarbetare med mycket gott resultat. Svarsfrekvensen är normalt mellan 60 och 90 procent. Utgångspunkten är att det ska gå enkelt och snabbt att fylla i enkäten. Den ska samtidigt kännas relevant och ge möjlighet att berätta vad man tycker. I en klassisk resvaneundersökning får ett urval av människor fylla i en resedagbok över alla deras dagliga resor. Här vill vi istället ha svar från så många som och vi fånga både deras attityder och beteende. En enkät är nämligen en utmärkt kommunikationsåtgärd i sig och den ett bra sätt att förbereda personalen på förändringar. Om enkäten och genomförandet Vi utgår från en standardmall och är det något som saknas eller som inte passar in, kan vi anpassa enkäten något efter din arbetsplats. Så långt som möjligt vill vi dock följa mallen av både kostandsskäl och för att ge er en möjlighet till benchmarking. Detta får du av oss: En rapport med resultat, analys och åtgärdsförslag. En kortversion av rapporten att spridas bland personalen, en nog så viktig uppföljning. I samband med genomgång och presentation får du också OH-bilder. Det valda webbenkätsystemet är mycket kompetent och tillåter anonyma följdfrågor/uppföljningar, exempelvis utskick av önskad information eller Västtrafiks provåkarkort.

2 Detta behöver vi av dig Förankring och marknadsföring. Resvaneundersökningen är ett verktyg för er, den genomförs i ert namn och med er logotyp på toppen. Därför måste genomförande vara förankrat i ledningen och minst personalchef e dyl sätta sitt namn på det elektroniska inbjudningsbrevet. Ju bättre enkäten marknadsförs internt, desto fler svar och därmed bättre underlag och effekt. E-postlista till alla anställda helst. Svarsfrekvensen blir mycket högre om alla får en inbjudan i inkorgen och bara behöver klicka på en länk och ligger inbjudningslistan i systemet går det att påminna dem, och bara dem, som inte svarat. Bakgrundsfakta. Vi har en checklista med frågor som ger oss underlag för att ännu bättre kunna tolka resultatet. Den vill vi gå igenom med er. Era öron. När vi gått igenom resultatet och stämt av våra slutsatser med vår kontaktperson, vill vi hjälpa er ytterligare en bit på väg genom att presentera det viktigaste för hela eller delar av ledningsgruppen eller motsvarande. Ni måste naturligtvis inte genomföra det vi föreslår, men vi tror att ni vill. Hjälp med att sprida resultatet till era medarbetare och godkännande att få skicka information till dem som önskat det i sina enkätsvar. Säkerhet och integritet: De webbaserade resvaneundersökningarna sker med hjälp av Questback, en webbaserad tjänst som Trafikkontoret har licens på. Questback fungerar alltså som en tredje part och lyder under datainspektionens regler. De svarandes identiteter ligger lagrade och dolda i systemet. Även om vi skickar information till de som så önskat, förblir de anonyma för oss. Det kan nämnas att exempelvis Volvo använder Questback för att samla in information efter olyckor. Det är ett av de mest använda systemen i Europa med många andra namnkunniga företag och organisationer som kunder. Om ni så önskar plockar vi bort genomförda enkäter efter analys och rapportgenerering från Questback. Det innebär i och för sig att vi inte kan göra en uppföljning baserat på individnivå vid ett senare tillfälle. Trafikkontoret förbinder sig att inte föra e-postadresser vidare till någon annan part eller att använda dem till annat än för inbjudan till enkäten och eventuell uppföljningsinformation vid ett tillfälle i anslutning till enkätens genomförande. Resultatet från enkäten kan komma att användas för vetenskapliga studier eller i Trafikkontorets planeringsarbete, men inte knutet till er som enskild, namngivna arbetsgivare. Rapporterna kan betraktas som allmän handling, men kommer inte att lämnas ut till tredje part utan att sådant som kan betraktas som affärshemligheter tagits bort efter samråd med er. I det fall Trafikkontoret använder sig av extern konsult för genomförande av enkät och framtagande av rapport, följer även de reglerna ovan.

3 Bilaga 1: Checklista: innan, starten och efteråt: Frågor och utseende: - Passar några frågor inte alls in, eller saknas något? - Står ni inför införandet av bilpool, ny rese- eller parkeringspolicy eller liknande där ni behöver få ett mått? - Vill ni ha med några helt egna frågor när vi ändå genomför en enkät? De bör dock angränsa till ämnet och vara mycket få? - Hur mycket vågar ni sticka ut hakan? Lägger vi till incitament och belöningar som svarsalternativ måste ni vara beredda att leva upp till dem - Ser start- och tacktext på själva enkäten bra ut? (se bifogat förslag) Inbjudan och genomförande: - Får vi en e-postlista att lägga in i systemet? Då får alla en egen länk i ett inbjudningsbrev via epost från systemet? Det ger bäst respons och vi kan följa upp med påminnelser, information, följdfrågor. I annat fall får varje besökare en allmän länk och kan skriva in sin e-postadress i en ruta och vi kan inte skicka påminnelser etc.. - Blir det problem med brandvägg/spamfilter då systemet massutskickar e-post? - Ska enkäten vara anonym? Ja, det är lämpligt. Folk är tveksamma att svara annars och följa upp kan vi göra ändå. - Hur ska inbjudningsmailet se ut (det som systemet skickar ut när enkäten öppnas)? Förslag finns i mallen (se nedan). Vem undertecknar? Avsändare är som standard Resvanor webbenkät och ämnet Webbenkät resvanor. - Tid: Hur länge ska enkäten vara öppen och när ska påminnelser gå ut? Två veckor brukar räcka i de flesta fall. - Hur gör vi med dem som kanske inte har tillgång till egen dator och egen e-post? Finns det allmänna datorer kan de få en gemensam länk till enkäten att skriva in/klicka på. Vi kan också göra en pappersversion på enkäten som ni kan kopiera, dela ut och samla in. Det går sedan relativt snabbt att mata in enkäterna för hand via webbenkäten. - Viktigast: Hur går ni ut med informationen om att enkäten innan den startar. Ett mail från någon i ledningen krävs nästan. Personalen måste känna att de både FÅR och BÖR fylla i. Det cirkulerar finns mycket både skräp och bedrägeri på internet. Efteråt: - Speciella önskemål på rapporten: Vi levererar normalt en sammanställning för ledningen och en kortversion för de svarande. Vi har då kört en del korstabuleringar. Från systemet kan vi också plocka ut Excel-, Powerpoint-, Word- och SPSS-filer för vidare behandling hos er - Vi skickar ut kort information om cykling-, kollektivtrafik etc till de som så önskat. Det sker anonymt. De som erbjuds och vill ha provåkarkort från Västtrafik får veta att de naturligtvis svara med namn och adress. Hur de svarat på själva enkäten är däremot fortfarande dolt. - Uppföljning: Det finns möjlighet att upprepa enkäten senare (typiskt ett år) för att mäta förändringarna.

4 Bilaga 2: Enkätens uppbyggnad och arbetsgång vid genomförande Struktur på enkäten Arbetsgång Bakgrund - Arbetsrelaterat Arbetsresor Tjänsteresor (långa + korta) Kollektiv Bil. Upplägg frågor, alternativ mm Internt förberedelsebrev e dyl Systemet skickar ut inbjudnings-mail Bakgrund demografi Personal svarar (inkl 1-2 påminnelser) Kontroll- & infofrågor, egna frågor mm Bearbetning rapport m analys & åtgärdsförslag Presentation, uppföljn t personal..

5 Bilaga 3: Exempel på inbjudningsmail från systemet Hej Nu genomför vi tillsammans med Trafikkontoret en enkel undersökning om våra resor till, från och i arbetet. Vi vill ha svar på hur vi reser idag och om, och i så fall hur, Xxxx och Göteborgs Stad kan underlätta billigare, friskare och miljövänligare resor. Det är något som du, Xxxx och staden tjänar på. Webbenkäten tar ett par minuter att fylla i och är öppen under 2 veckor med början idag. Du svarar anonymt, men systemet tillåter oss skicka mer information i efterhand om du svarat ja på sådana frågor. Din identitet är dock fortfarande skyddad. Det är viktigt att just du svarar för att vi ska få ett stort underlag och förslag på bra åtgärder. Alla som svarar kommer även att få ta del av resultatet i form av en kort sammanfattning. Klicka på länken nedan. Gör det gärna på en gång. Hälsningar Xxxxx Har du frågor, kontakta Xxxx Start- och tacktext: Frågorna kring dina resor till, från och i arbetet tar några minuter att svara på Det var allt. Du kommer senare att få ta del av resultatet i form av en kort sammanfattning. Tack för hjälpen! Xxxx och Trafikkontoret, Göteborgs Stad.

6 Bilaga 4: Webbenkätens utseende