Inspirationsguide 3. Växtkraft Mål 3. Dokumentation av handlingsplan. En vägledning för att utföra en kompetensanalys med ett hälsoperspektiv

Transkript

1 Inspirationsguide 3 Dokumentation av handlingsplan Växtkraft Mål 3 En vägledning för att utföra en kompetensanalys med ett hälsoperspektiv

2 1. DOKUMENTATION... 3 SAMMANSTÄLLNING AV HANDLINGSPLAN... 3 PROCESSEN I FRAMTIDEN MALL FÖR DOKUMENTATION AV HANDLINGSPLAN... 6 FÖRORD INLEDNING BAKGRUND SYFTE METOD BESKRIVNING AV ARBETSPLATSEN BESKRIVNING AV ARBETSPLATSENS ORGANISATION BESKRIVNING AV ARBETSPLATSENS VERKSAMHET BESKRIVNING AV HUR ANALYSARBETET BEDRIVITS INTRODUKTIONSMÖTE UPPSTART RESULTAT AV ANALYSARBETET GRUPPDISKUSSIONERNAS UPPLÄGG GRUPPDISKUSSIONERNAS GENOMFÖRANDE GRUPPTRÄFF I, HÄLSA GRUPPTRÄFF II, MÅNGFALD, JÄMSTÄLLDHET, IT, MILJÖ OCH HÅLLBAR UTVECKLING GRUPPTRÄFF III, FRISKARE ARBETSPLATS UTVÄRDERING AV GRUPPSAMTALEN INDIVIDUELLA SAMTAL /ENKÄTUNDERSÖKNING REDOVISNING AV DE INDIVIDUELLA SAMTALEN UTVÄRDERING AV DE INDIVIDUELLA SAMTALEN HANDLINGSPLAN INSATSPLANERING FÖR KOMMUNLEDNINGSKONTORET OSBY UPPFÖLJNING OCH UTVÄRDERING UPPLÄGG OCH KOSTNAD FÖR HANDLINGSPLAN KOSTNADSREDOVISNING BILAGOR

3 1. DOKUMENTATION FÖRBEREDELSE PLANERING GENOMFÖRANDE AV KOMPETENS- ANALYSEN DOKUMENTATION Sammanställning av handlingsplan 1. Företagsbeskrivning 2. Analysens genomförande inkl. teman 3. Personalresurser 4. Framtidsplaner 5. Handlingsplaner 6. Kompetensbehov 7. Ansvariga Att fortlöpande under projektets gång dokumentera och följa upp är mycket viktigt för att ett lyckat projekt. Projektledaren har givetvis en betydelsefull roll i detta men det är viktigt att involvera medarbetarna i arbetet. Den slutliga dokumenteringen och sammanställningen utförs som regel av projektledaren. Sammanställning av handlingsplan Att sammanfatta en handlingsplan är det näst sist momentet i analysfasen. Här ska konkret beskrivas vad det är som ska förändras, utvecklas och hur detta ska gå till rent praktiskt. Vilka insatser är det som behövs? I redovisningen av handlingsplanen ska ingå följande: Företagsbeskrivning Analysens genomförande (inkl teman) Personalresurser (Kostnader för genomförande av analys) Framtidsplaner/handlingsplaner Organisationens kompetensbehov Individuella kompetensplaner Ansvariga för handlingsplanen och dess genomförande Grunden för handlingsplanen är de samtal, diskussioner eller enkäter som pågått under analysen.

4 Handlingsplanen ska vara tydlig, enkel och konkret. Orsak till beslut om insatsområden, vad insatserna syftar till ska framgå. Här ska finnas med mål och syfte med åtgärder. Målen ska som framgått tidigare vara möjliga att kontrollera och följa upp. Arbetsflöde kompetensanalys Frågeområde Tillvägagångssätt för analys Vad som framkom Åtgärd Syfte med åtgärden Mål Formerna för kompetensutveckling, prioritering, planer för genomförande, vilka som omfattas och vem som ansvarar för de olika aktiviteterna skall också framgå. Även en budget för kostnaderna för de beräknade insatserna. Organisationens handlingsplan ska kompletteras med en individuell handlingsplan för varje medarbetare. De individuella kompetensplanerna kan innehålla information om varje medarbetares utbildning, yrkeserfarenhet, deras arbetsuppgifter nu och i framtiden, samt deras behov och önskemål av kompetensutveckling. Det är av vikt att inventera vad som tagits upp gällande kompetensutveckling i organisationens utvecklingssamtal, så att dessa stödjer varandra. För mer information gällande utformandet av handlingsplanen se materialet från SVENSKA ESF-rådet, Minimikrav på handlingsplan, 4

5 Processen i framtiden Att arbeta för en hållbar hälsa på arbetsplatsen Tänk på att förändringsarbetet alltid måste stödjas och initieras uppifrån: Ledningen präglar kulturen på arbetsplatsen och om ledningen inte är förändringsbenägen eller tillåter en öppen, lyhörd kommunikation är processen dömd att misslyckas redan från början. Sätt upp mål: Här är vi idag - var vill vi vara om ett år, två år osv. Ta reda på hur vi kan nå målet - kanske behöver kommunikationen förbättras på arbetsplatsen genom återkommande möten eller en mer närvarande chef. Låt också medarbetarna inom och mellan avdelningarna få en mer personlig relation till varandra; låt dem bli "personer med namn" istället för bara "anställda". Ha regelbundna uppföljningsmöten för att hela tiden stämma av att man är på rätt väg och inte tappar målet någonstans på vägen. Viktigast av allt: Ge processen tid, fuska inte genom att hoppa över några steg utan gå grundligt till väga det är först då man kan skapa trivsel, motiverad personal och ett bra resultat. Som en bonus brukar effektiviteten öka och sjukskrivningarna gå ned. För ytterligare hjälp och stöd besök EFS-rådes hemsida 5

6 2. MALL FÖR DOKUMENTATION AV HANDLINGSPLAN Förord Denna rapport är en beskrivning av genomförandet av ett Växtkraft Mål 3-projekt på fyll i arbetsplatsens namn. En analys har gjorts över organisationens kompetensbehov, med hjälp av gruppdiskussioner och individuella samtal alternativt enkätundersökning. Det centrala i analysarbetet har varit att all personal har varit delaktig och engagerad genom hela processen. Resultatet av analysen är en handlingsplan för hur organisationens samlade kompetens ska utvecklas. Analysen visar att personalen på arbetsplatsens namn har önskemål om fyll i önskade utbildningar och andra aktiviteter. Härmed intygas att handlingsplanen utarbetats i samverkan och samförstånd: Ansvarig chef Ansvarig chef Ev. facklig representant Ort och datum Ort och datum 6

7 INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 INLEDNING 1.1 Bakgrund 1.2 Syfte 1.3 Metod 2. ORGANISATIONSBESKRIVNING; Arbetsplatsens namn 2.1 Beskrivning av arbetsplatsens organisation 2.2 Beskrivning av arbetsplatsens verksamhet 3 UPPLÄGG AV ANALYSARBETET 3.1 Informationsmöte 3.2 Presentation 4 RESULTAT AV ANALYSARBETET 4.1 Gruppdiskussionernas upplägg 4.2 Gruppdiskussionernas genomförande Gruppträff I Gruppträff II Gruppträff III 4.3 Utvärdering av gruppsamtalen 4.4 Individuella samtal Redovisning av de individuella samtalen Utvärdering av de individuella samtalen 5 HANDLINGSPLAN 5.1 Insatsplanering för Kommunledningskonoret 6 UPPLÄGG OCH KOSTNAD FÖR HANDLINGSPLAN 7 KOSTNADSREDOVISNING BILAGA 1 Projektplan BILAGA 2 Intervjumatris BILAGA 3 - Gruppträffs guide 7

8 1. Inledning Bakgrund Växtkraft Mål 3 är ett projekt som drivs av Europeiska socialfonden. Svenska ESFrådet är en EU-fond som fördelar medel till kompetensutveckling. Små och medelstora företag samt verksamheter inom offentlig sektor kan ansöka om bidrag. Kompetensutvecklingsprojektet består av två faser. Beviljas ansökan går man in i första fasen, vilket innebär en analys av verksamheten och kompetensutvecklingsbehovet. Analysen skall bli en handlingsplan för hur kompetensutvecklingen skall genomföras, dels på organisationsnivå och dels på individnivå. Den färdiga handlingsplanen lämnas sedan in till Svenska ESF-rådet för bedömning om beviljat anslag Syfte Syftet med analysen är att kartlägga vilket kompetensbehov som finns hos personalen på Arbetsplatsens namn. Kartläggningen innebär att en organisationsanalys ska göras samt en inventering av vilken inriktning av utbildning som den enskilde önskar sig. Kartläggningen ska resultera i en handlingsplan för hela organisationen och en individuell handlingsplan för varje medarbetare som deltar i projektet Metod För att kunna färdigställa en handlingsplan genomförde vi gruppdiskussioner vid fyra tillfällen samt individuella samtal. Gruppdiskussionerna utformades för att behandla alla de områden som ingår i Växtkraft Mål 3;. 2 Beskrivning av arbetsplatsen Beskrivning av arbetsplatsens organisation Beskrivning av arbetsplatsens verksamhet 8

9 3. Beskrivning av hur analysarbetet bedrivits Introduktionsmöte.Beskrivning Uppstart Beskrivning 4 Resultat av analysarbetet Gruppdiskussionernas upplägg Beskrivning av dispositionen av gruppträffarna Gruppdiskussionernas genomförande Beskrivning av de olika gruppträffarna samt vad som framkommit Gruppträff I, Hälsa Gruppträff II, Mångfald, jämställdhet, IT, miljö och hållbar utveckling Gruppträff III, Friskare arbetsplats Utvärdering av gruppsamtalen Gruppdiskussionerna har syftat till att ge svar på tre frågor: 1. Hur ser det ut idag? 2. Hur vill vi att det skall se ut i framtiden? 3. Hur kommer vi dit? Sammanfattning av vad som framkommit Individuella samtal /enkätundersökning Redovisning av de individuella samtalen Utvärdering av de individuella samtalen 9

10 5. Handlingsplan Insatsplanering för kommunledningskontoret Osby De insatser som behövs Uppföljning och utvärdering Beskriv 6 Upplägg och kostnad för handlingsplan Insats/Aktivitet Period Deltagare Ansvarig Kostnad * Se insatsbeskrivning för aktiviteten ovan. Totalkostnad: 7 Kostnadsredovisning BILAGOR 10