GÖTEBORGS UNIVERSITET Kvalitetsrådet

Transkript

1 GÖTEBORGS UNIVERSITET Kvalitetsrådet UTLYSNING Bengt-Ove Boström Dnr G /05 Rektorsråd Fakultetsnämnder Benchmarkingprojekt: Forskarutbildningen från antagning till doktor Inledning Kvalitetsrådet utlyser härmed medel för deltagande och genomförande av benchmarking (förbättringsmetod med syfte att lära av andra) med forskarutbildningen som tema. Varje deltagande institution tilldelas kronor att disponera för projektets genomförande. Målsättning: att genom systematiska jämförande studier med institutioner inom och utom Göteborgs universitet, få insikt och kunskap som omsätts till förbättringar av den egna verksamheten. Målgrupp: I projektet bildar 4-6 institutioner en projektgrupp med tre personer från respektive institution som är verksamma inom forskarutbildningen. Inbjudan vänder sig till institutioner som genom systematisk benchmarking vill utveckla sitt arbete med forskarutbildningen. Projektets framgång bygger på ett stort engagemang och aktivt deltagande. Tidplan: Projektet omfattar sex gemensamma projektmöten fördelade över ca sex månader. Första tillfället är planerat till den 5 april. Datum för övriga tillfällen beslutas i samråd med deltagarna. Projektets tema En av universitetens traditionella arbetsuppgifter är forskarutbildning. Förutsättningarna för denna uppgift har dock förändrats kraftigt över tid, till exempel vad avser volymmål, finansieringskrav samt krav om effektivitet och individuell uppföljning. Institutioner och fakulteter har, i syfte att skapa konkurrenskraftiga utbildningar av hög kvalitet, valt olika sätt att lösa principiella och praktiska problem. Denna variation kan i samband med benchmarking inspirera till nytänkande. Hur fungerar antagningsprocessen och introduktion? Handledning? Individuella studieplaner? Hur är relationen mellan kurser, forskning och institutionsarbete? Vilka styrdokument finns? Hur följs de? Vilka typer av utvärderingar görs? Hur används resultaten från dessa? Dessa frågor är exempel på vad projektet kan komma att handla om. Det är dock viktigt att gruppen vid sitt första möte enas om ett eller några få fokusområden för att få största möjliga effekt av projektet. sidan 1 av 5

2 Vad är benchmarking? Benchmarking är en förbättringsmetod som innebär att man lär av andra. Benchmarking ger inte intryck av att vara någon revolutionerande förbättringsmetod att lära av hur andra arbetar är något som pågått i alla tider. Det som gör benchmarking värt att pröva är sytematiken i lärandet och inriktningen på att faktiskt genomföra konkreta förändringar som ett resultat av utbytet. Det är alltid lättare att förändra sin organisation om det finns vetskap om att de nya arbetssätt och metoder som ska införas används på ett framgångsrikt sätt i andra organisationer. Helt enkelt undvik att uppfinna hjulet på nytt. Till stor del handlar benchmarking om att vara ödmjuk nog att medge att någon annan kan vara bättre och samtidigt vara vis nog att ta till sig av detta och därmed förbättra den egna verksamheten. Projektets upplägg och innehåll 1. Visualisera det egna arbetssättet Respektive institution kartlägger och beskriver det egna sättet att arbeta med forskarutbildningen utifrån ett antal förbestämda frågor. Detta moment syftar dels till att institutionerna för egen del skall klargöra hur nuläget faktiskt ser ut och diskutera eventuella olika uppfattningar om detta, dels till att underlätta för de andra institutionerna att ta del av de olika arbetssätten. Redan i detta steg tydliggörs ofta egna idéer om förbättringar i enklare rutiner och arbetssätt. I projektets inledande fas ingår också en introduktion till benchmarkinghistorik, olika arbetsmodeller samt en genomgång av fallgropar och framgångsfaktorer. 2. Lär av varandra Nästa steg innebär att institutionerna systematiskt utbyter erfarenheter. Idéer testas och olika tillvägagångssätt diskuteras och analyseras. Deltagarna får insikter i de olika institutionernas respektive angreppssätt och stimuleras till nytänkande och ytterligare förbättringar i den egna verksamheten. Jämförelserna berör snarare arbetssätt, metoder och processer än nyckeltal. Dock kan nyckeltal och resultatmätningar i viss mån användas som utgångspunkt för jämförelser mellan institutionernas metoder. 3. Lär av goda förebilder Därefter identifierar deltagarna en eller två externa benchmarkingförebilder och möten arrangeras mellan dessa och gruppen från GU. Mötena är väl förberedda och strukturerade. På så sätt säkerställs att frågor besvaras och att förebilderna genomför uttömmande presentationer av sina angreppssätt. GU-gruppen ska få god insikt i hur dessa har resonerat och till slut valt sina lösningar. 4. Analysera och ta fram förbättringsförslag Slutligen gör varje institution en mer systematisk sammanställning och analys av materialet som framkommit i steg 1-3. Arbetet ska kunna utgöra underlag för konkreta handlingsplaner för förbättringar. De nya handlingsplanerna diskuteras inom projektgruppen. Genomförandet av handlingsplanerna följs upp vid ett gemensamt möte ett år efter det sjätte projektmötet. Tidigare sidan 2 av 5

3 erfarenheter visar att det härefter ofta bildas ett naturligt nätverk för fortsatt utbyte mellan de deltagande institutionerna. Information och anmälan Koordinator för projektet är kvalitetssamordnare Malin Östling som tidigare har arbetat med att driva benchmarkingprojekt i olika verksamheter. För ytterligare information och anmälan kontakta Malin Östling, malin.ostling@adm.gu.se, ankn Vid anmälan, ange institution, kontaktperson inkl mail- och telefonuppgifter samt namn på personer som kommer att delta i projektet. Anmälan bör ske senast den 11 mars. sidan 3 av 5

4 Malin Östling Innehåll benchmarkingprojekt forskarutbildning 2005 Dag 1 Inledning, bakgrund Vad är benchmarking? Varför benchmarking? Benchmarkingmodeller Erfarenheter: fallgropar och framgångsfaktorer Kort presentation av forskarutbildningen vid respektive institution Inriktning och fokus för projektet Projektplan och vidare arbete Hemarbete efter dag 1: - ta fram beskrivningar och nulägesanalys av institutionens forskarutbildning - förbered muntlig redovisning av ovan - skicka materialet till de andra grupperingarna - läs material från de andra grupperingarna och förbered frågor till dem Dag 2 Kort repetition från dag 1 Diskussion förebildsprofil och frågor till extern benchmarkingpartner Hemarbete efter dag 2: - ta fram grupperingens slutliga förslag på förebildsprofil och frågor - läs på eget/andras materialet som ska redovisas dag 3 Dag 3 Kort repetition från dag 2 Beslut förebildsprofil och frågor till extern benchmarkingpartner Diskussion om potentiella externa benchmarkingpartners Hemarbete efter dag 3: sidan 4 av 5

5 - mailkontakt om beslut förebild - läs på material från förebild/er - komplettera/uppdatera frågelistan Dag 4 Kort repetition från dag 3 Diskussion och ev beslut externa benchmarkingpartners Hemarbete efter dag 3: - läs på material från förebild/er - komplettera/uppdatera frågelistan Dag 5 Möte extern benchmarkingpartner 1 Systematisk benchmarking+första analys Dag 6 Möte extern benchmarkingpartner 2 Systematisk benchmarking+första analys Hemarbete efter dag 4+5: - sammanfatta lärdomar av projektet - ta fram handlingsplan för förbättringar i den egna verksamheten - läs de andra grupperingarnas handlingsplaner, förbered ev frågor Dag 7 Genomgång handlingsplaner/fortsatt arbete Utvärdering av projektet Hemarbete efter dag 6: - implementera/genomför åtgärderna i handlingsplanen Dag 8 (1 år efter dag 7) Uppföljning: Vad har gjorts och vad har inte gjorts? Orsaker? Kompletterande utvärdering sidan 5 av 5