Verktyg för ett systematiskt kvalitetsutvecklingsarbete vid GF

Transkript

1 Verktyg för ett systematiskt kvalitetsutvecklingsarbete vid GF Vision 2020 Vision 2020 är en grundpelare för GF:s utvecklingsarbete. Ett aktivt och medvetet arbete med verksamhetsplanerna (GF:s och nedbrutna för områdena/enheterna) kan bidra positivt till ett strukturerat utvecklingsarbete de närmaste åren. Genom att låta dessa dokument bli de vägledande i utvecklingsarbetet minskar vi risken för dubbelkommandon om vad det är som faktiskt ska göras och förbättras. Områdes/enhetsdialoger Uppföljning av verksamhetsplaner och uppdrag sker inom den gemensamma planeringscykeln. Universitetsdirektören genomför i samband med detta två gånger årligen dialoger med respektive område och enhet vid GF. Hur den kontinuerliga uppföljningen sker på områdes- och enhetsnivå beslutas på respektive nivå, men ska ske systematiskt och dokumenteras. Enkät om GF inkl åtgärdsarbete En enkät kommer att genomföras under 2013 för att få en base-line för var GF står idag. Respondenterna består av ett 100-tal nyckelpersoner och syftet är att mäta kundernas tillfredsställelse med GF idag för att kunna målsätta en högre sådan och senare mäta dess uppfyllelse. Analys- och efterarbetet blir således viktigt för att enkäten ska bidra till GF:s fortsatta förbättringsarbete. Mötesforum, nätverk, anteckningar/protokoll En viktig del i alla organisationers kvalitetsutvecklingsarbete är de olika organ och grupper som kontinuerligt möts för att diskutera, bereda och i vissa fall besluta om ärenden som gäller organisationens verksamhet och utveckling. Till detta kommer förstås de skriftliga anteckningar/protokoll som produceras i samband med mötena och, inte minst, den systematiska implementeringen av vad man enats om/beslutat. Uppföljning av implementering (via uppföljning av anteckningar/protokoll) är därför A och O i ett systematiskt förbättringsarbete, vilket bör betonas i kommande sammanhang. Genom att lista de återkommande mötesformerna skapar vi en helhetsbild över var beslut och beredning förekommer. Detta blir ett bra stöd i det kontinuerliga uppföljningsarbetet. Styrdokument och systemförvaltning Kontinuerlig implementering, uppföljning och revidering av GF-interna och GU-övergripande styrdokument är också ett självklart verktyg i vårt systematiska förbättringsarbete. Vi ska vara aktiva i arbetet med den pågående genomgången av universitetets styrdokument och följa dess beslut och konsekvenser. Likaså ska pågå en kontinuerlig uppföljning och utveckling av GF:s systemförvaltning.

2 Audit Vi nämner ofta att audit (betyder visserligen revision men audit är den term som används internationellt inom HE för att beteckna utvärdering/uppföljning av kvalitetssystem ) är ett signum för GU:s kvalitetsarbete. På samma sätt som fakultetsaudits lett till institutionsaudits på flera fakulteter bör vi därför kunna genomföra enhetsaudits på GF. Detta är en kollegial form av uppföljning som också leder till att vi bidrar till förståelse och kunskap över enhetsgränserna och förhoppningsvis sprider goda exempel. I en sådan grupp kan ingå t ex 1-2 områdes/enhetschef(er), 1-2 medarbetare från annan GF-enhet, 1-2 person från fakultets- eller institutionsnivå, 1 sekreterare. Samtalet bör utgå från följande typ av frågor: Hur får ni kunskap om huruvida er verksamhet är till god nytta för era kunder/brukare? Hur arbetar ni för att åstadkomma systematiska förbättringar? Hur följer ni upp det ni gör? Här är det alltså hur-frågorna som står i centrum istället för vad-frågorna som i de ovan beskrivna dialogerna. Sammanfattningsvis är det dessa just detta dokument och ytterligare verktyg för ett systematiskt utvecklingsarbete som följs upp under en audit. Se bilaga. Benchmarking respektive studiebesök/nätverksträffar Kvalitetsrådet har under flera år verkat för systematisk intern och extern benchmarking som ett signum för GU:s kvalitetsarbete. Benchmarking är en framgångsrik förbättringsmetod som kan användas för specifika teman och i särskilda projekt. Benchmarking ska inte förväxlas med inspirationsmöten/studiebesök och nätverksträffar som självklart också bör vara ett naturligt verktyg i GF:s kvalitetsarbete. Processorientering GF ska tillvarata den processkartläggning som finns vid GF och aktivt arbeta med att utveckla och implementera den i relevanta delar av verksamheten.

3 Enhetsaudit vid GF Bakgrund och syfte Syftet med kvalitetsarbetet vid Göteborgs universitet är att göra vår verksamhet allt mer framgångsrik. Framgången kan mätas i termer av hur resultatet av verksamheten utvecklas och hur väl vi därmed hävdar oss relativt andra lärosäten nationellt och internationellt. Ledningen på alla nivåer inom universitetet ska tillse att olika slag av uppföljning och utvärdering genomförs och att arenor för kvalitetsdiskussion används och fungerar väl. Det förutsätter ett linjeansvar som innebär att man på varje organisationsnivå har ansvar för att följa upp sina enheters kvalitetsarbete. Universitetsledningens instrument för sådan uppföljning av det samlade kvalitetsarbetet inom varje fakultet sker genom kollegial granskning med studentmedverkan i sk fakultetsaudits. Vid flera fakulteter genomförs institutionsaudit enligt motsvarande modell genomfördes vid GF en förvaltningsaudit och här föreligger nu ett förslag på enhetsaudit vid GF. Liksom vid annan kollegial granskning är ett övergripande syfte att bidra till utveckling såväl i verksamheten som granskas som i den verksamhet där granskarna hör hemma. Syftet är också att sprida goda exempel och därmed bidra till att utveckla och förbättra kvaliteten i enheternas verksamhet. Auditgrupp En auditgrupp utses av universitetsdirektören efter samråd med chefsgruppen och består i normalfallet av sex personer, varav ingen kommer från den enhet som ska granskas, utan snarare representerar så många enheter som möjligt. Denna grupp kan vid behov utökas eller minskas. En kontaktperson för den enhet som ska utvärderas utses också. 1 ordförande (områdes/enhetschef) 1 områdes/enhetschef 2 medarbetare från andra GF-enheter 2 administratörer från kärnverksamheten 1 sekreterare Varje medlem i auditgruppen bör beräkna ca tre arbetsdagar utspritt under 2-3 månader för arbetet med en enhetsaudit. För sekreteraren tillkommer ytterligare tid. Genomförande och uppföljning Enhetsaudit bör första gången genomföras under en tvåårscykel. Därefter troligen i treårscykler. En särskild självvärdering behöver normalt sett inte skrivas av den utvärderade enheten.

4 Det material som auditgruppen ska ta del av kan t ex vara följande. Handlings- och verksamhetsplan samt ev nedbruten aktivitetsplan Verksamhetsberättelse el uppföljningsdokument relaterat till ovan Interna styrdokument och rutiner Relevanta GU-övergripande styrdokument Specifika handlings-/åtgärdsplaner (t ex i relation till arbetsmiljöenkäten) Organisationsplan Lista med befintliga organ/mötesstruktur samt ex på protokoll fr dessa Enhetens webb-sidor Projektplaner för utvecklingsprojekt Ev processkartläggningar Efter att ordförande och/eller sekreteraren har haft en dialog med en av enheten utsedd kontaktperson om vilket material som är aktuellt för auditgruppen att ta del av, sänds detta till samtliga auditmedlemmar som enskilt studerar materialet. Därefter sammanträder gruppen för att planera det förestående platsbesöket och vilka frågor som då ska ställas. Ytterligare information och förtydliganden som kan effektivisera platsbesöket kommuniceras med enhetsledningen/kontaktpersonen innan besöket. De frågor som diskuteras i samband med en audit behandlar hur enhetens ledning och medarbetare kontinuerligt utvecklar och följer upp enhetens verksamhet. Samtalet bör utgå från följande typ av frågor: Hur får ni kunskap om huruvida er verksamhet är till god nytta för era kunder/brukare? Hur arbetar ni för att åstadkomma systematiska förbättringar? Hur följer ni upp det ni gör? Ev utvecklas en mall för de frågor som ställs under platsbesöket. Vid platsbesöket träffar auditgruppen enhetens medarbetare i olika konstellationer. Enhetens kontaktperson organiserar möten enligt nedanstående schema. Samtalet ska snarare ha karaktären av gemensam reflektion än förhör. Auditgruppens medlemmar får gärna ge exempel från sina enheter och ska överhuvudtaget vara aktiva i samtalet.

5 Nedan ges ett förslag på schema Enhetsledning Medarbetare grupp Medarbetare grupp Auditgruppen konfererar Preliminär återföring till enhetsledningen Observera att 15 minuters paus är inlagt mellan varje mötestillfälle med enheten för att ge auditgruppen möjlighet att i enrum reflektera över och sammanfatta sina intryck. Auditgruppen författar härefter en rapport. Rapporten kan exempelvis innehålla följande delar. Inledning Beskrivning av enhetens systematiska kvalitetsutvecklingsarbete (så som auditgruppen uppfattar det) Auditgruppens analys Förbättringsmöjligheter Goda exempel i enhetens kvalitetsutvecklingsarbete Bilaga 1. Förteckning över material som auditgruppen tagit del av Bilaga 2. Schema med deltagare för platsbesöket Enhetsledningen ges möjlighet att kommentera en preliminär version av rapporten och auditgruppen gör därefter den slutliga versionen. Rapporten lämnas till universitetsdirektören och enhetsledningen men finns också tillgänglig på webb. Ett öppet återföringsmöte för enhetens medarbetare genomförs när rapporten är klar. Enheten rekommenderas att efter ett år träffa auditgruppen för att diskutera vilken betydelse genomförd audit har haft.