Enhetsaudit. Intern bedömning av kvalitetsarbetet vid ekonomienheten, gemensamma förvaltningen, Göteborgs universitet

Transkript

1 Enhetsaudit Intern bedömning av kvalitetsarbetet vid ekonomienheten, gemensamma förvaltningen, Göteborgs universitet Februari 2015

2 Innehållsförteckning Bakgrund 3 Beskrivning av och kommentarer till kvalitetsarbetet vid ekonomienheten 4 Reflektioner om förbättringspotential 10 Goda exempel i enhetens kvalitetsarbete 11 Bilaga 1: Material till auditgruppen från ekonomienheten 12 Bilaga 2: Program platsbesök, audit ekonomienheten 13 2

3 Bakgrund Ledningen på alla nivåer inom universitetet ska tillse att olika slag av uppföljningar och utvärderingar genomförs och att arenor för kvalitetsdiskussion används och fungerar väl. Det förutsätter ett linjeansvar som innebär att man på varje organisationsnivå har ansvar för att följa upp sina enheters kvalitetsarbete. Universitetsledningens instrument för sådan uppföljning av det samlade kvalitetsarbetet inom varje fakultet sker sedan 2005 genom kollegial granskning med studentmedverkan i sk fakultetsaudits. Från september 2013 genomförs också enhetsaudit vid GF, där turen nu har kommit till ekonomienheten. Samtliga enheter kommer att utvärderas inom en tvåårsperiod. Liksom vid annan kollegial granskning är ett övergripande syfte att bidra till utveckling såväl i verksamheten som granskas som i den verksamhet där granskarna hör hemma. Syftet är också att sprida goda exempel och därmed bidra till att utveckla och förbättra kvaliteten i enheternas verksamhet. Auditgruppens arbete Följande personer har ingått i auditgruppen för ekonomienheten: Marie Smedbro, områdeschef infrastrukturstöd (ordf) Ludde Edgren, chef, forsknings- och innovationskontoret Ingela Elofsson, samordnare, universitetsledningens stab Mattias Goksör, prefekt, institutionen för fysik Freddy Hällsten, prefekt, företagsekonomiska institutionen Malin Östling, kvalitetssamordnare (sekr) Den 24 november 2014 genomförde auditgruppen ett förberedande möte där man diskuterade materialet från enheten och vilka frågor man ville ställa till de olika grupperna vid platsbesöket, som genomfördes den 16 december 2014 (bilaga 1). Auditgruppen har granskat den organisation, de dokument och de aktiviteter inom enheten som syftar till att åstadkomma en serviceinriktad och effektiv verksamhet. Övergripande beskrivning av enheten enligt webb Ekonomienheten ansvarar för och samordnar ekonomiadministration, upphandling och inköpsfrågor för hela myndigheten. Vid enheten arbetar 32 personer inom process- och uppgiftsområdena finansiering och redovisning, resurser och systemförvaltning, upphandling och inköp, planering och uppföljning samt stiftelser och finansuppdrag. 3

4 Beskrivning av och kommentarer till kvalitetsarbetet vid ekonomienheten Sammanfattningsvis ser auditgruppen att enhetens kvalitetsarbete är utvecklat. Auditgruppen får också intrycket att såväl enhetschefen som medarbetarna är lojala med sitt arbete och har en hög ambitionsnivå som bland annat innebär att man noggrant vill genomföra sina uppgifter och uppdrag inom stipulerad tid. Detaljerade arbetsbeskrivningar och masterplan Enheten har tidigare genomfört betydande arbeten med processkartläggning. Man har också tagit fram en utförlig checklista, som anger vem som gör vad och när. Kopplat till detta förfaringssätt finns också detaljerade arbetsbeskrivningar för varje individ. Auditgruppen förhörde sig under platsbesöket om eventuella nackdelar eller risker med dessa arbetsbeskrivningar, men fick övertygande svar om att flexibiliteten är tillräckligt stor för att undvika stelbenthet, och att beskrivningarna utgör ett bra underlag för diskussioner om förväntningar på samt uppföljning och utveckling av varje medarbetares arbetssituation. Samma situation gäller angående den sk masterplanen; auditgruppen ställde frågor kring dess effekt på enhetens verksamhet, och fick svaret att den är helt nödvändig och också uppskattad bland medarbetarna. Den bryts dessutom ner och är enligt enhetschefen ett viktigt verktyg för överblick av arbetsbelastningen på enheten. Auditgruppen ser positivt på denna typ av kvalitetsarbete. Samtidigt är det av stor vikt att enheten kontinuerligt ställer sig självkritiska frågor om i vilken grad och på vilket sätt alla delar av plan- och dokumentationsarbete bidrar till utveckling av verksamheten. HP/VP och medarbetarsamtal Enheten har valt att, vad gäller HP/VP, huvudsakligen arbeta i ettårsperspektiv. Varje sektion utgår från GF:s och områdets plan och tar utifrån dessa fram sin egen. Så skedde inför såväl 2014 som inför Medarbetarsamtalen, som hålls två gånger per år, kopplas till enhetens verksamhetsplan. I november pratar man om kommande års plan och i juni den plan som är gällande för innevarande år. Auditgruppen ser positivt på kopplingen mellan planarbetet och medarbetarsamtal samt att dessa hålls två gånger per år och vill uppmuntra till att arbetet upprätthålls och utvecklas. HP/VP och arbetsmiljö Auditgruppen ställde sig innan platsbesöket något frågande kring följande skrivning i enhetens HP/VP (auditgruppens kursivering): Tilldelade arbetsuppgifter och grundbemanningen av enheten är.. i obalans. Detta leder till att arbetsuppgifter riskerar att inte bli utförda i tid och till arbetsmiljöproblem inom enheten. Det är av yttersta vikt för ekonomienheten att frågeställningarna kring de arbetsuppgifter som enheten har att utföra och de resurser (bemanning) som ställs till förfogande bringas i samklang. Allt är underordnat dessa frågeställningar och enhetens verksamhetsutveckling inom ramen för omställningsarbetet kommer i andra hand till dess att dessa frågor blivit lösta. 4

5 Auditgruppen uppfattade de mål som därefter följer i VP för 2015 som ambitiösa i relation till denna inledande formulering. Under platsbesöket fick auditgruppen dock förklarat för sig att ytterligare utveckling i form av de mål som anges i VP får stå tillbaka under en tid. Auditgruppen ställer sig positiv till att enheten enligt uppgift kontinuerligt diskuterar hur arbetet kan organiseras annorlunda eller vilka eventuella arbetsuppgifter (icke-lagstyrda eller ålagda av t ex riksrevisionsverket) som vid enheten för en kort tid och/eller längre tid kan stå tillbaka eller helt plockas bort. Supportanknytningen 4040 m.m. Liksom vid flera andra av GF:s enheter har GU förnyas medfört förändringar i arbetssättet. Omorganisationen innebär som bekant att kommunikation ska upprätthållas med betydligt fler parter än förut. Att ekonomiarbetet nu sköts på institutionsnivå har medfört att sammanlagt fler fel görs, vilket hänger ihop med vilka möjligheter institutionerna har haft att bemanna nya funktioner med rätt kompetens. Man försöker vid enheten att arbeta förebyggande på flera sätt, men menar att det är svårt då många ärenden är akuta och att mycket tid går åt till att lösa dessa. Det är svårt, menar man, att hinna diskutera och reflektera, över det arbete som genomförs. Supportanknytningen 4040 har varit mycket hårt belastad det senaste året, så hårt att man nu tillfälligt tvingats stänga den. Enheten menar sig dock hittills ha bra koll på vilken typ av frågor som kommer till 4040, hur många, och vilka toppar som finns. Under våren 2014 genomförde man särskilda besök till de fem institutioner som hade flest frågor till supporten. Det gav enligt enheten ett gott resultat dvs antalet frågor till 4040 minskade tydligt från dessa institutioner efter besöket. Överhuvudtaget försöker enheten besöka verksamheten när det har uppstått större problem i ekonomihanteringen av något slag. Detta är förstås bara en av flera möjliga åtgärder för att minska belastningen på 4040, men nog så viktig, och auditgruppen vill uppmuntra till ett på sikt ökat och prioriterat arbete här besök vid respektive institution för att på plats möta de personer som använder 4040 inklusive prefekt och övrig arbetsledning. Målet måste tydligt vara att informera om vilka frågor som man lätt kan få svar på via webb. Detta kan också motverka den inställning som några av ekonomienhetens medarbetare säger sig ana att det är lättare för institutionsrepresentanter att ställa frågor till ett anonymt 4040 än vad det tidigare var till fakulteten dit ville man inte så gärna visa sin okunskap. Tilläggas bör att auditgruppen inte uppfattar att ekonomienheten är negativ till 4040 eller funktionsinkorgen i sig; flera medarbetare uttrycker att man självklart vill besvara kniviga och unika frågor, medan det för enklare, rutinmässiga frågor ska finnas svar på webben. Auditgruppen vill uppmuntra enheten till att även fortsättningsvis se alla frågor från kärnverksamheten som en viktig potential för att justera de egna arbetssätten. Utöver institutionsbesök finns förstås de möten till vilka enheten bjuder in administrativa chefer och ekonomer. Dessa är troligen också viktiga, men auditgruppen rekommenderar en förnyad analys av vilken effekt dessa möten har. Bidrar de tydligt till ökad kompetens och förståelse för de ekonomiska frågorna, och ger de ett resultat som kan räknas i minskad belastning på 4040 och mailfrågor? Auditgruppen ser positivt på att enheten vid kommande möten enligt uppgift kommer att diskutera ett förbättrat samarbete mellan 5

6 kompetensområden och mer erfarenhetsutbyte över institutions- och fakultetsgränser. Flera medarbetare uttryckte under platsbesöket att sådant arbete med fördel skulle kunna utvecklas och troligen leda till positiva effekter. Flera medarbetare menar att det också generellt behövs fler möten med institutionsrepresentanter, vilket också auditgruppen ser positivt på. Detta är förstås tidskrävande, men bör finnas som en långsiktig plan. Ekonomiwebben Ekonomiwebben är en mycket central informationskanal för ekonomienheten. Enheten har en webbredaktion som träffas regelbundet för genomgång av frågor som kommit upp via supporten och dessutom flera skribenter med uttalat ansvar för att tillse att sidorna är uppdaterade. En särskild check sker årligen den 31 augusti då samtliga sidor granskas. Genom att vid frågor från institutioner per mail eller telefon hänvisa till webb försöker enheten aktivt bygga upp en ökad kännedom om ekonomiwebben. Samtidigt, genom att som medarbetare vid enheten själv besöka webbsidorna för att ge stöd, blir man varse eventuella brister eller svagheter i dem. Auditgruppen ser positivt på detta arbetssätt och stöder att det fortsätter och eventuellt ytterligare utvecklas och systematiseras. Men vad är det då som gör att så många i organisationen inte i tillräcklig utsträckning använder sig av ekonomiwebben? Hur ska enheten väsentligt kunna bidra till en ökning av självhjälp via webb? Under platsbesöket nämns att man hittills snarare lagt fokus på kvantitet än på kvalitet vad gäller webb. Auditgruppen vill uppmuntra till att ekonomienheten ytterligare undersöker användarnas reflektioner och idéer kring dessa frågor. Eventuellt kan också en kontakt med PIL för stöd och råd vara fruktbar för utveckling av utbildningsmoduler på webb. På PIL finns expertkunskap för interaktivt lärande, och vägledning kan ges i frågor om digitala utbildningsverktyg och utveckling av kurser med ITinslag. Styrdokument Auditgruppen finner att de dokument som finns under fliken Ekonomi, upphandling, stiftelser och bolag ( på GU:s styrdokumentswebb i huvudsak är beslutade och/eller uppdaterade de senaste åren, vilket är positivt. Auditgruppen uppmuntrar enheten till kontinuerliga genomgångar och revideringar av styrdokumenten, och att när så görs alltid förnya dateringen, och publicera den senaste versionen på den officiella webbplatsen. Kanske ska också några dokument försvinna som styrdokument helt och hållet, vilket enhetschefen också påpekade under platsbesöket. Budgetverktyg Universitetets nu gällande budgetverktyget Perspektiv är inte tillfredsställande, vilket auditgruppen och ekonomienheten är överens om. Efter ett havererat försök till uppdatering för ett par år sedan (leverantören har fått betala skadestånd för sina missberäkningar) samt efter att det GU-interna LIS-projektet lades ner, har enheten ansökt om en förstudie för ett 6

7 nytt verktyg, som troligen genomförs under Då behovet är stort vill auditgruppen uppmuntra enheten att aktivt ligga på i denna fråga, så att arbetet kommer igång så snart resurser tillgängliggörs. Samordningsgruppen, atmosfär och enhetschefens roll som ledare Till sektionsledarna är allt ledaransvar delegerat förutom arbetsmiljöfrågor. Samordningsgruppen, dvs enhetschefen och sektionsledarna, träffas var 14:e dag. Mötena sägs fungera bra både vad gäller information och feed-back på pågående ärenden. Medarbetarna är också nöjda med sektionsledarnas förmedling av information. Såväl identitet inom enheten som inom sektionerna sägs finnas och vara stark. Stämningen uttrycks vara mycket god vid enheten. Även den sista tiden, då arbetsbelastningen varit påtagligt högt, har man skrattat och tjötat på de dagliga fikapauserna. Samordningsgruppens och övriga medarbetares nöjdhet med enhetschefen är också påtaglig. Enhetschefen sägs vara synlig och närvarande, ett reellt stöd i enhetens arbete, tar sig tid och är bra att bolla med samt uppfattas som en genuint duktig ekonom med gott minne och mycket god kännedom om universitetets ekonomiska historia och arbetssätt. Det är fortfarande några år till enhetschefen planerar att gå i pension, men det finns redan ett medvetet arbete med att fördela arbetsuppgifter och sprida kompetens. Samarbete med övriga GF Medan kommunikationen med några enskilda enheter (t ex forsknings- och innovationskontoret, staben vid Infrastrukturstöd och International Centre) och internrevisionen sker via regelbundna möten, har under en period endast funnits ringa kommunikation med personalenheten. Att personalenheten inte längre finns i samma hus sägs ha missgynnat samarbetet, som nu dock är under återuppbyggnad. Samtidigt sägs området Administrativt stöd som organisatorisk enhet vara ett diffust moln eller direkt osynligt. Någon nämner att man inte ser sig som en del av området administrativt stöd och heller inte som en del av GF. Auditgruppen vill här uppmuntra till att enheten för fram sina idéer till områdeschefen om hur området skulle kunna fungera; gemensamt gentemot fakulteter och institutioner, mellan enheternas chefer och sektionschefer, och eventuellt mellan medarbete. Som en brist nämndes under platsbesöket att området inte arbetar tillsammans vad gäller t ex riskanalys, vilket skulle kunna vara ett ämne vid en sådan diskussion. Nätverk och benchmarking Enhetschefen deltar regelbundet på möten inom det nationella ekonomichefsnätverket. Flera av medarbetarna deltar också regelbundet på olika typer av nätverk, bl a nämns att e-handelsnätverket och nätverket för redovisningschefer fungerar bra och utvecklande. Auditgruppen ser positivt på detta och vill uppmuntra till att nätverk och konferenser utnyttjas systematiskt. Man kan t ex inom respektive sektion och/eller inom enheten 7

8 diskutera vissa frågor som man aktivt vill lyfta vid en kommande träff, och såväl under som efteråt dokumentera och systematiskt sprida vad man lärt sig (inklusive spontana associationer och idéer) och hur man kan omvandla det till förbättringar i den egna verksamheten. Idag anses också den dialog vara givande, som sker genom mailkommunikation. Lärosätesrepresentanter ställer helt enkelt återkommande frågor och ger svar till varandra. Detta angreppssätt menar auditgruppen, skulle för ekonomienheten i vissa fall kunna leda till en systematisk benchmarking med något specifikt lärosäte. Benchmarking kan förstås för enhetens del också med fördel genomföras med organisationer utanför universitetsvärlden. Auditgruppen tror således att enheten i olika sammanhang mer än idag kan nyttja benchmarking som en effektiv förbättringsmetod. Kompetensutveckling På frågan huruvida kompetensnivån på enheten ligger på rätt nivå fick auditgruppen under platsbesöket olika svar. Auditgruppen uppfattar det som att det eventuellt behövs annan och/eller tyngre ekonomisk kompetens på enheten och ett aktivare arbete för att medvetet behålla viss kompetens som finns idag. Några medarbetare menade också att det på grund av tidsbrist inte förekommit tillräcklig kompetensutveckling de senaste åren. Auditgruppen vill, när enhetens situation har stabiliserats, uppmuntra till en genomgång och plan: Vilka eventuellt akuta och långsiktiga behov av kompetensutveckling/kompetensförstärkning finns vid enheten? Hur och när skulle därav framtagna kompetensutvecklingsplaner kunna realiseras? I sammanhanget vill auditgruppen också slå ett slag för alternativa former av kompetensutveckling som t ex välplanerade och riktade externa studiebesök (alternativt benchmarking) och intern skuggning av t ex en institutionsekonom. GF-enkäten Någon genomgripande uppföljning av resultatet av GF:s enkät till verksamheten har inte genomförts vid enheten, vilket auditgruppen vill uppmuntra till. De positiva värdeorden som mäts i enkäten kan användas som en grund för diskussioner om hur man vill utveckla sin verksamhet dvs vilka åtgärder man vid enheten kan genomföra för att på bästa sätt leva upp till begrepp som t ex tillgänglig, serviceinriktad, kompetent, engagerad, resursbesparande och proaktiv. Frågor som också kan diskuteras är bl a vad man kan få ut av fritextsvaren samt hur respektive sektion kan bidra till att GF uppnår bättre resultat nästa gång enkäten genomförs. Enkätresultat kan också här och generellt (vid t ex kursvärderingar) användas som en bas för diskussioner om kvantitativa mål, t ex genom att fastställa vilka procenttal man vill se i nästa enkät. Enhetens utbildningsverksamhet Enheten har en omfattande utbildningsverksamhet, och efterfrågan är stor. Flera av medarbetarna är mycket involverade i att skapa material och övningar, är med och undervisar och har stort eget ansvar. Det tycks vara en uppskattad arbetsuppgift, och just nu 8

9 utvecklas utbudet ytterligare, så att det ska passa bättre i den nya organisationen. Auditgruppen ser positivt på detta och vill starkt understryka vikten av att enheten ger rätt utbildningar med rätt innehåll. Enheten bör också diskutera möjligheten att mer systematiskt använda sig av " train the trainer"-konceptet, med syfte att än mer anpassa utbildningen och minska arbetsbelastningen. Dialog inför och ständiga utvärderingar efter utbildningstillfällen är i sammanhanget av mycket stort värde. Även i detta sammanhang kan en kontakt med PIL för stöd och råd vara fruktbar. Särskilda uppdrag från rektor Enhetschefen fick under 2014 två särskilda uppdrag av rektor. Det ena gällde att ta reda på orsakerna till universitetets ökade överskott genom möten och diskussioner med verksamhetsföreträdare. Sammanlagt 27 samtal genomfördes. Det andra uppdraget gällde den naturvetenskapliga fakultetens ekonomiska läge. Materialet och de färdiga rapporterna har på flera sätt använts i enhetens utvecklingsarbete. Man har fått ut mycket av uppdragen och de har bidragit till att öka förståelsen för institutionernas verksamhet. Auditgruppen ser positivt på att uppdragens resultat använts för lärande och spridits och diskuterats inom enheten även bland dem som inte direkt deltog i arbetet. Vid ytterligare särskilda uppdrag bör enheten inledningsvis diskutera hur arbetet kan fördelas inom enheten. 9

10 Reflektioner om förbättringspotential Nedan anges några punkter som auditgruppen har noterat för vidare reflektion och diskussion om enhetens förbättringspotential. En viktig bas för det fortsatta utvecklingsarbetet är den positiva samstämmighet som auditgruppen uppfattade bland medarbetarna vad gäller de utmaningar som enheten står inför. 1. Auditgruppen rekommenderar att enheten på sikt genomför ytterligare riktade institutionsbesök för att på plats möta de personer som använder 4040 inklusive prefekt och övrig arbetsledning med målsättningen att öka användningen av ekonomiwebben. 2. Auditgruppen vill uppmuntra enheten till att även fortsättningsvis se alla frågor från kärnverksamheten som en viktig potential för att justera de egna arbetssätten. 3. Auditgruppen rekommenderar en förnyad analys av effekten av de generella mötena med administrativa chefer och ekonomer. Bidrar de tydligt till ökad kompetens och förståelse för de ekonomiska frågorna, och ger de ett resultat som kan räknas i minskad belastning på 4040 och mailfrågor? 4. Ekonomienheten uppmuntras också att på andra sätt ta reda på användarnas reflektioner och idéer kring varför ekonomiwebben inte används i tillräckligt stor utsträckning. 5. Vad gäller utveckling av utbildningsmoduler på webb och enhetens utbildningar på plats kan eventuellt kontakt med PIL för stöd och råd vara fruktbar. Enheten bör också diskutera möjligheten att mer systematiskt använda sig av " train the trainer"- konceptet. 6. Auditgruppen uppmuntrar enheten att aktivt ligga på vad gäller utveckling av ett nytt budgetverktyg, så att arbetet kommer igång så snart resurser tillgängliggörs. 7. En förnyad genomgång av de styrdokument som enheten är ansvarig för bör genomföras under Auditgruppen vill uppmuntra till att enheten för fram sina idéer till områdeschefen vad gäller potential med rådande GF-organisation. 9. Systematisk benchmarking torde kunna nyttjas av enheten för specifika teman. Inte minst intressant vore benchmarking med organisationer utanför universitetsvärlden. 10. Auditgruppen vill, när enhetens situation har stabiliserats, uppmuntra till en genomgång av enhetens kompetensutvecklingsbehov: Vilka akuta och långsiktiga behov av kompetensutveckling/kompetensförstärkning finns vid enheten? Hur och när kan de täckas? 11. En genomgripande uppföljning av resultatet av GF:s enkät bör genomföras. Bland annat kan fritextsvaren behandlas. 10

11 Goda exempel i enhetens kvalitetsarbete Några av de goda exempel inom enhetens verksamhet som auditgruppen har uppmärksammat anges nedan. Förhoppningsvis kan de aktivt bibehållas och vidareutvecklas inom enheten och på olika sätt spridas till andra delar av universitetets verksamhet. - Enhetens kvalitetsarbete är strukturerat. Såväl enhetschefen som medarbetarna upplevs som lojala med sitt arbete och har en hög ambitionsnivå som bland annat innebär att man noggrant vill genomföra sina uppgifter och uppdrag inom stipulerad tid. - Detaljerade men flexibla - arbetsbeskrivningar finns för varje individ. Beskrivningarna utgör ett bra underlag för diskussioner om förväntningar på samt uppföljning och utveckling av varje medarbetares arbetssituation. - Medarbetarsamtalen, som hålls två gånger per år, kopplas till verksamhetsplanen. I november pratar man om kommande års plan och i juni den plan som är gällande för innevarande år. - Under våren 2014 genomförde enheten särskilda besök till de fem institutioner som hade flest frågor till supporten. Det gav gott resultat dvs antalet frågor till 4040 minskade från dessa institutioner efter besöket. - Enheten har en webbredaktion som träffas regelbundet för genomgång av frågor som kommit upp via supporten och dessutom flera skribenter med uttalat ansvar för att tillse att sidorna är uppdaterade. En särskild check sker årligen den 31 augusti då samtliga sidor granskas. - Enheten har en omfattande utbildningsverksamhet, och efterfrågan är stor. Flera av medarbetarna är mycket involverade i att skapa material och övningar, är med och undervisar och har stort eget ansvar. Just nu utvecklas utbudet ytterligare, så att det ska passa bättre i den nya organisationen. - Resultatet från de två särskilda rektorsuppdrag enhetschefen fick under 2014 har använts för lärande och spridits och diskuterats inom enheten även bland dem som inte direkt deltog i arbetet. Arbetet har bidragit till att öka förståelsen för institutionernas verksamhet. 11

12 Material till auditgruppen från ekonomienheten Bilaga 1 1. Enhetens webb-sidor: Ekonomiwebben Ekonomienheten Stipendier och bidrag 2. Handlings- och verksamhetsplan 2015 samt riskanalys 3. EA-värdering för 2013 och ESVs slutliga rapport, Ekonomiadministrativ värdering Myndigheternas ekonomiadministrativa värden för Relevanta GU-övergripande styrdokument: Styrdokument/Ekonomi, upphandling, stiftelser och bolag 5. Checklistor på webb: Följa upp redovisningen och Checklista uppföljningen Skärmdump på mappinnehåll m.m 7. Arbetsbeskrivningar exempel 8. Lars Hansens rapport och underlag vad gäller mötesformer 9. Särskilt uppdrag från rektor 2014: Rapport avseende frågor kring verksamhetsstyrning och ekonomiuppföljning 10. Exempel på agendor för samordningsmöten samt enhetsmöten 11. Planeringscykel tids- och aktivitetsplan för planering och uppföljning, Masterplan samt tidplan för uppföljning 12. Samlad årsuppföljning - anvisningar samt tidsplan: samlad årsuppföljning samt PPmaterial från uppstartsmötet och detaljerad tids- och aktivitetsplan för ÅR Lista med utbildningar som enheten ger/deltar i 12

13 Program platsbesök, audit vid ekonomisenheten 16 dec 2014 Bilaga Auditgruppen samlas Auditgruppen träffar enhetschef Lars Nilsson Auditgruppen träffar sektionsledare: Ulrica Carlsson, upphandlingssektionen Lena Lundkvist, redovisningssektionen Jeanette Arnesson, redovisningssektionen Kajsa Salenius, planerings- och uppföljningssektionen Auditgruppen träffar medarbetare: Sussanne Hulthén, upphandlingssektionen Elin Alm, upphandlingssektionen Per Mattson, redovisningssektionen Per Sjöberg, redovisningssektionen Emilia Runge, redovisningssektionen Paul Hansson, redovisningssektionen Annika Liljeros, redovisningssektionen Michael Ingebro, redovisningssektionen Frida Wiklander, planerings- och uppföljningssektionen Heléne Gustafsson, planerings- och uppföljningssektionen Auditgruppen konfererar enskilt Auditgruppen ger preliminär återkoppling till enhetschefen 13