HANDLINGSPLAN OCH VERKSAMHETSPLAN 2015

Transkript

1 HANDLINGSPLAN OCH VERKSAMHETSPLAN 2015 Gemensamma förvaltningen DATUM: November 2014 BESLUTAD AV: Jörgen Tholin KONTAKTPERSON: Johan Johansson

2 GEMENSAMMA FÖRVALTNINGEN Gemensamma förvaltningen ska tillhandhålla universitetsledningen, kärnverksamheten och administrationen på fakultets- och institutionsnivå service, expertstöd och övergripande samordning samt ansvara för särskilt utpekade universitetsgemensamma stödområden. Universitetets visionsdokument Vision 2020 anger den övergripande riktningen för det arbetet. Det är Gemensamma förvaltningens uppdrag att skapa förutsättningar för att visionen uppnås samt att verksamheten bedrivs enligt de förordningar, lagar och rapporteringskrav som ingår i myndighetsuppgiften. Omvärldsfaktorer Det är nödvändigt för Gemensamma förvaltningens olika verksamheter att hålla sig informerad om aktuella omvärldsfaktorer. Flera universitet och högskolor har målsättningen att effektivisera administrationen och minska de administrativa kostnaderna med syfte att en större andel av anslagen ska gå till utbildning och forskning. Andelen administrativa kostnader blir i allt högre utsträckning en konkurrensfaktor. En större konkurrens om professionella och kompetenta medarbetare ställer samtidigt krav på Gemensamma förvaltningen att arbeta aktivt med att vara en attraktiv arbetsgivare. En annan faktor som särskilt påverkar Gemensamma förvaltningens verksamhet är ambitionen hos statsmakterna att centralisera administrativa funktioner hos flera myndigheter. En tredje faktor är det fördjupade samarbetet med Chalmers inom administrationen. Handlingsplan och verksamhetsplan Mål 1 för : Gemensamma förvaltningen skapar goda förutsättningar för att Vision 2020 och universitetsledningens prioriteringar uppnås. Gemensamma förvaltningen skapar goda förutsättningar för att Vision 2020 uppnås, såväl genom stöd till de aktiviteter som initieras av fakulteter, institutioner och universitetsledningen som genom egeninitierade projekt. En god och tydlig servicenivå genomsyrar hela Gemensamma förvaltningens verksamhet. Vision 2020 lägger fast den långsiktiga inriktningen för en fortsatt framgångsrik utveckling av Göteborgs universitet under perioden Ledorden för arbetet är en kvalitetsdriven verksamhet som karaktäriseras av samhällsansvar och globalt engagemang i en inspirerande arbetsmiljö. Verksamheten vid Göteborgs universitet ska bygga på kompletta akademiska miljöer med forskning, utbildning och samverkan med omvärlden. Det är Gemensamma förvaltningens uppgift att stödja fakulteterna, institutionerna och de nationella enheterna i detta arbete. 2 (10)

3 Fullfölja omställningsarbetet och genomföra verksamhetsförändring inom Gemensamma förvaltningen. Utveckla formerna för en effektiv och systematisk dialog mellan Gemensamma förvaltningen, fakulteterna, institutionerna och de nationella enheterna med särskilt fokus på gränssnittet mellan stödoch kärnverksamhet. Fullfölja arbetet med att säkerställa att ett professionellt bemötande genomsyrar Gemensamma förvaltningens arbetssätt. Initiera ett utvecklingsarbete för ett processinriktat arbetssätt. Mål 2 för : Gemensamma förvaltningen är en attraktiv och sammanhållen arbetsplats som kännetecknas av en inspirerande arbetsmiljö. Gemensamma förvaltningen kännetecknas av en inspirerande arbetsmiljö med en ändamålsenlig organisation, ett aktivt ledarskap och en stark delaktighet bland medarbetare. Gemensamma förvaltningen är en attraktiv arbetsplats för alla där det ges goda möjligheter att utvecklas. Gemensamma förvaltningen arbetar aktivt med att utveckla och följa upp kvaliteten i sin verksamhet. Tydliga mål och en kontinuerlig återkoppling skapar förutsättningar för en inspirerande arbetsmiljö. Ett professionellt ledarskap inbegriper en följsamhet och förmåga att kunna göra prioriteringar och anpassningar av sin verksamhet utifrån givna förutsättningar. Befästa Gemensamma förvaltningens modell för systematiska kvalitetsarbete. Initiera ett arbete med att identifiera vad en attraktiv arbetsplats, ett modernt medarbetarskap och det goda arbetslivet innebär för Gemensamma förvaltningen. Utarbeta en handlingsplan för den fortsatta utvecklingen av en sammanhållen Gemensam förvaltning. Genomföra utbildningsinsatser för att höja chefernas kompetens i ledarskap och förändringsarbete. 3 (10)

4 OMRÅDET FÖR VERKSAMHETSSTÖD Handlingsplan och verksamhetsplan Mål 1 för : Området för verksamhetsstöd erbjuder ett kvalificerat stöd som bidrar till att Göteborgs universitet år 2020 har internationellt ledande forskningsmiljöer inom samtliga vetenskapsområden. Administrativ hantering av den strategiska satsningen UGOT Challenges. Stöd för fortsatt kartläggning och synliggörande av forskningsinfrastrukturen vid Göteborgs universitet. Stöd för utarbetande av plan för långsiktig finansiering inklusive samfinansiering av nationell och internationell forskningsinfrastruktur. Administrativt stöd för implementering av satsningen Wallenberg Centre of Molecular and Translational Medicine at the University of Gothenburg. Mål 2 för : Området för verksamhetsstöd erbjuder ett kvalificerat stöd som bidrar till att utbildningen vid Göteborgs universitet år 2020 kännetecknas av hög vetenskaplig och konstnärlig kvalitet, med pedagogisk excellens och en uttalad internationell profil. Följa upp de projekt som tilldelats Utbildningsnämndens utvecklingsmedel. Ta fram handläggningsordningar som svarar mot strategiska behov i verksamheten, exempelvis för Joint Degrees. Utveckla den universitetsgemensamma webbplatsen. Implementera det studieadministrativa systemet Individuella studieplaner (ISP) på samtliga fakulteter. Informera om Ladok 3 och bidra till driftsättningen av de leveranser som kommer att genomföras från Ladok 3-projektet under Bidra till att öka externt finansierade utbildningsprojekt, exempelvis inom ramen för Erasmus+ genom uppsökande verksamhet. Öka universitets deltagande i internationella utbyten genom aktiva informationsinsatser. Översyn, prioritering och översättning till engelska av relevanta dokument inom området. Ge stöd till utbildningsmiljöer som systematiskt arbetar med internationalisering. Utökat stöd till studenter med funktionshinder. 4 (10)

5 Mål 3 för : Området för verksamhetsstöd erbjuder ett kvalificerat stöd som bidrar till att Göteborgs universitet år 2020 kännetecknas av ett ansvarsfullt och engagerat samverkansarbete. Stöd för implementering av arbetssätt och metodik för kunskapsdrivet nyttiggörande i reguljär verksamhet. Stöd för fortsatt tydliggörande samt utveckling av arbetssätt och metodik för utmaningsdrivet nyttiggörande. Vidareutveckla samverkansformerna mellan Forsknings- och innovationskontoret och GU Holding samt med externa innovationsaktörer. Administrativt stöd för uppföljning av samverkans- och nyttiggörandearbete Mål 4 för : Området för verksamhetsstöd erbjuder ett kvalificerat stöd och utvecklar också sin inre organisation så att området som del och Göteborgs universitet som helhet ska ha ökat sin attraktivitet som arbetsplats genom en ändamålsenlig organisation, ett aktivt ledarskap och stärkt delaktighet för medarbetare och studenter på alla nivåer. Implementera Gemensamma förvaltningens Policy för arbetsmiljö och likabehandling och Området för verksamhetsstöds Handlingsplan för arbetsmiljö respektive Handlingsplan för jämlikhet och likabehandling. Uppföljning av arbetsmiljö- och likabehandlingsarbetet inom Området för verksamhetsstöd genom arbetsmiljö- och likabehandlinggruppens (ALG) försorg. Medverka i prorektors arbetsgrupp för framtagande av plan för hur universitetet skall arbeta med breddad rekrytering. Utveckla förutsättningarna för aktivt medarbetarskap. 5 (10)

6 OMRÅDET FÖR ADMINISTRATIVT STÖD Handlingsplan och verksamhetsplan Mål 1 för : Området för administrativt stöd levererar ett professionellt och väldefinierat stöd som skapar goda förutsättningar för universitetsledningen och verksamheten Ta fram en HR-strategi samt utifrån ett tydligt arbetsgivarperspektiv utforma, utveckla, kommunicera och implementera processer, rutiner och regelverk inom HR-området. Redovisa möjligheter till finansiering av prioriterade strategiska insatser vid disponeringen av utbildningsanslag och forskningsanslag samt bidra till särskilda utredningar. Tillhandahålla en, med avseende på bemanning och kompetens, adekvat supportfunktion. Genomföra verksamhetsförändring utifrån tilldelade uppdrag. Mål 2 för : Området för administrativt stöd kännetecknas av en samsyn kring uppdrag, arbetssätt och innebörden i begreppet inspirerande arbetsmiljö. Skapa tydligare förutsättningar för arbetet med avseende på uppdrag och resurser. Fokusera på att områdets enheter gemensamt och i samarbete med övriga enheter inom Gemensamma förvaltningen löser arbetsuppgifter och skapar mötesfora. Facilitera för en aktiv diskussion kring arbetets utförande utifrån individens ansvar och möjlighet att påverka. Använda kvalitetsarbetet som en drivkraft för en inspirerande arbetsmiljö. 6 (10)

7 Mål 3 för : Området för administrativt stöd bidrar till att universitetet som statlig myndighet och arbetsgivare fullgör sina åtaganden inom områdets sakområden. Kvalitetssäkra framtagandet av underlag och stödjande dokument inom våra sakområden samt förtydliga och kommunicera regelverk inom våra sakområden. Förstärka och effektivisera det systematiska uppföljningsarbetet inom våra sakområden. Underlätta för medarbetare vid universitetet att efterleva kraven på ordning, registrering och bevarande via systemstöd och webbinformation. Säkerställa att universitetet har ett väl fungerande miljöledningssystem. 7 (10)

8 OMRÅDET FÖR INFRASTRUKTURSTÖD Handlingsplan och verksamhetsplan Mål 1 för : Området för infrastrukturstöd levererar kvalitativa och kostnadseffektiva infrastrukturtjänster som stödjer Göteborgs universitets vision, strategiska planer och mål. Implementera områdets sourcingstrategi. Arbeta vidare med att implementera IT-strategin. Utveckla en ny organisation och arbetssätt för lokalförsörjning och campusnära tjänster. Utveckla Welcome Services samt öka beståndet av bostäder till internationella studenter, gästforskare och andra internationella rekryteringar. Fortsätta att utveckla en förvaltningsorganisation som säkerställer att infrastrukturtjänsterna håller hög kvalitet, är kostnadseffektiva och förvaltas på ett funktionellt sätt. Mål 2 för : Området för infrastrukturstöd erbjuder ett tjänsteutbud som genomsyras av en god och tydlig servicenivå som säkerställer samsyn kring utbud och leverans, bättre överensstämmelse mellan förväntan och leverans, leverans av rätt tjänst samt lättillgänglig service och likvärdigt stöd över hela universitetet. Fortsätta utveckla områdets tjänstekatalog. Samordna och utveckla formerna för en kontinuerlig och systematisk dialog med universitetets alla verksamheter genom att etablera strategiska och operativa fora för områdets tjänster. Säkerställa att ett professionellt bemötande genomsyrar alla kontakter med verksamheten genom verksamhetsutveckling på temat service och bemötande. Genomföra konceptet Enkel väg in för stöd och service genom att utveckla en gemensam supportprocess och tydliga kontaktvägar och därtill fortsätta implementeringen av ärendehanteringssystem samt servicewebb. 8 (10)

9 Mål 3 för : Området för infrastrukturstöd kännetecknas av en inspirerande arbetsmiljö för såväl medarbetare inom infrastrukturområdet som för de verksamheter som vi ger stöd och service till. Systematiskt arbeta med arbetsmiljöfrågor och särskilt uppmärksamma och prioritera behovet i samband med förändringar inom området. Konsekvent utveckla samarbetet såväl inom området som med övriga Gemensamma förvaltningen och universitetet och särskilt uppmärksamma alla goda exempel på samverkan. Ge förutsättningar för medarbetare att känna stolthet i sitt arbete genom att konsekvent ge återkoppling på genomfört arbete. Samtliga chefer och ledare inom området ska delta i utbildning i syfte att höja kompetensen kring ledarskap och förändring. 9 (10)

10 SÅ FÖLJER VI UPP OCH ÅTERKOPPLAR Uppföljning av implementeringen av Gemensamma förvaltningens handlingsplan för perioden görs kontinuerligt vid regelbundna möten mellan universitetsdirektören och områdescheferna. Uppföljning av verksamhetsplanen för 2015 sker tertialvis i samband med tertialuppföljningen samt inom ramen för den samlade årsuppföljningen till rektor i januari samt till styrelsen i februari varje år. För detta ansvarar universitetsdirektören. Uppföljning och diskussion av handlings- och verksamhetsplanen görs i samband med enhetsaudits och universitetsdirektörens enhetsbesök. 10 (10)