Välkomna till uppstartsmöte!

Transkript

1 Välkomna till uppstartsmöte!

2 Mötets agenda Samlad årsuppföljning en kanal och en tidplan Genomgång av de olika delarna i årsuppföljningen Anvisningar och mallar finns på webben från den 15 oktober Tidplan och viktiga datum Innehållsförteckning och kravlista Kvalitetssäkrat underlag Revision

3 Uppföljning av verksamhetsplaner (Ingela Elofsson) Intern styrning och kontroll (Magnus Petersson) Hållbarhetsredovisning (Marianne Dalbro) Systematiskt arbetsmiljöarbete (Samuel Heimann) Intern uppföljning (Kajsa Salenius) Årsredovisning (Heléne Gustafsson)

4 En samlad årsuppföljning behöver input från hela universitetet Vad har hänt i verksamheten under 2014? Fakulteter Nationella enheter samt enheter inom GF Ledning (pro- och vicerektorer samt områdeschefer) Leverantörer av text och grunddata Projektgrupp Samlad årsuppföljning

5 Hållbarhetsredovisning Olika anvisningar för olika delar (anpassade till respektive enhet) Fakulteter och nationella enheter Universitetsbiblioteket och enheter inom gemensamma förvaltningen Olika blanketter för Fakulteter Nationella enheter GMV Universitetsbiblioteket Enheter inom gemensamma förvaltningen (en för varje enhet)

6 Systematiskt arbetsmiljöarbete Förändrat arbetssätt Anvisning och mall på webben Rapportera i GURIA

7 Intern uppföljning Uppföljning sker tre gånger per år Del i den samlade årsuppföljning Anvisningar, blanketter och tidplan

8 Årsredovisningens målgrupper Regering/riksrevision Styrelse Ledning

9 Årsredovisning Tidplan Innehållsförteckning per avsnitt och med uppgift vem som bidrar till de olika delarna (gemensam nivå eller lokal nivå) Kravlista Mallar Textmallar Mallar för återrapporteringskrav (en mall per krav, ange vilket krav) Särskilda mallar för Integrationssatsningar (Handels, LUN och SA) och Spetsutbildningar i entreprenörskap (Handels och SA) Blankett för internationell rörlighet Forskarutbildning

10 Forskarutbildning Forskarutbildningen får allt mer uppmärksamhet Osäker kvalitet i tillgänglig data Definition och anvisningar

11 Styr- och projektgrupp Forskning som påverkar Emilia Rung Styrgrupp Ingela Elofsson, Lars Nilsson, Anette Norberg och Magnus Petersson Ekonomi Lars Nilsson Lena Lundkvist (ny redov.chef) Intern styrning och kontroll Magnus Petersson Projektledare Heléne Gustafsson (Kajsa Salenius) Utbildning som förnyar Jennie Sidiropoulos Samverkan som utvecklar Carina Elmäng Hållbar utveckling Marianne Dalbro Arbetsmiljö som inspirerar Samuel Heimann (Eva Young)

12 Viktiga datum 8/10 Uppstartsmöte med fakulteter, UB, nationella enheter och enheter inom GF /1 Sista dag för inregistrering i Ladok för 2014 (studenter och doktorander) 15/1 Sista dag för inlämning av uppgifter till den samlade årsuppföljningen 22/1 Rapportuttag ur ekonomisystemet för /2 Årsredovisning (utkast) till styrelsens ledamöter och till Riksrevisionen v 7 Riksrevisionen granskar 11/2 Kommentarer från styrelsens ledamöter 20/2 Styrelsen fastställer årsredovisningen 22/2 Årsredovisningen ska vara regeringen tillhanda

13 Anpassning till visionen och nya direktiv Anpassning till Vision 2020 (kapitelrubriker är anpassade till visionen) Forskning som påverkar Utbildning som förnyar Samverkan som utvecklar Arbetsmiljö som inspirerar Text om internationalisering och kvalitet integreras i respektive avsnitt om forskning, utbildning och samverkan Ett kapitel om personal och arbetsmiljö All individbaserad statistik ska redovisas med det totala antalet samt uppdelat på kön (om det inte finns särskilda skäl som talar mot detta)

14 Kapitelstruktur Årsredovisning Rektor har ordet Inledning Forskning som påverkar Utbildning som förnyar Samverkan som utvecklar Arbetsmiljö som inspirerar Hållbar utveckling Intern styrning och kontroll Studenterna har ordet Ekonomi resultat och ställning Finansiell redovisning Redovisning av takbelopp

15 Innehållsförteckning Ev bild på den här som visar hur vi tänker

16 Vad ska vi rapportera? Kolla återrapporteringskraven noga Vad står det att vi/ni ska redovisa? Hur ska vi redovisa? Kvantitativa uppgifter, till exempel antal helårsstudenter (hst) och helårsprestationer (hpr) eller andra enheter Kvalitativa uppgifter, till exempel hur har vi bedrivit verksamheten eller använt tilldelade resurser Kravlistan uppdelad per kapitel i ÅR Riksrevisionen kontrollerar vad och hur vi rapporterar

17 Kravlista Ev bild på den här som visar hur vi tänker

18 Mallar

19 Styrk uppgifterna Bifoga underlag ur system eller andra dokument som styrker påståenden i text. Visa hur vi har kommit fram till resultaten. Det ska finnas korrekta underlag som dokumenterar uppgifter i text och tabeller. Utdrag/listor ur system ska visa sökparametrar och datum. Utdraget ska signeras av den som gjort underlaget och kunna vara tillgängligt vid revision

20 Grunddata Studie-, personal- och ekonomidata måste vara rätt Har alla rapporterat? Om inte, bidrar det till felaktiga uppgifter, felaktiga analyser/slutsatser och felaktig extern rapportering Kvalitetssäkring av grunddatauppgifter

21 Att tänka på Skriv för externa läsare. Beskriv väsentliga uppgifter ur ett universitetsperspektiv. Beskriv effekter/resultat av året som gått (2014). Använd tabeller och diagram för att visualisera, men upprepa inte samma information i den löpande texten. Kontrollera att text och tabeller/diagram överensstämmer Analysera materialet Bifoga underlag Be någon läsa (stavfel och enkla fel kan minimeras tidigt i processen)

22 Språk och skrivregler årsredovisningen 2014 Texten ska vara Korrekt Trovärdig Lätt att läsa rakt igenom Tänk på läsaren Använd rakt språk, ej omvänd ordföljd. Bygg ej långa, sammansatta ord. Undvik klyschor. Tänk på ordval Använd inte för stolpigt myndighetsspråk. Använd inte engelska uttryck och moderna floskler.

23 Stor eller liten bokstav Stor begynnelsebokstav på fakulteter. Liten begynnelsebokstav på organisatoriska undergrupper, om namnet är institutionen för, avdelningen för enheten för. Övriga har stor begynnelsebokstav, inklusive Centrum för Tänk på läsare utifrån Skriv ut Göteborgs universitet, alternativt universitetet. Aldrig GU. Använd inte förkortningar eller andra interna namn eller familjära namn om interna organisationsdelar. Undvik otydlighet Skriv ut alla förkortningar. Undvik man. Skriv ut hela årtal: ej 80-talet, utan 1980-talet, alternativt på åttiotalet. Skriv ut för- och efternamn genomgående på personer som är med i texten. Använd kursiv stil vid alla titlar på böcker, projekt, etc.

24 För att inte stoppa läsandet Skriv ut siffror upp till tolv med bokstäver. Skriv ut procent i hela ordet, ej som symbolen %. Tusentalsavdelning skrivs med mellanslag men utan punkt (3 000). Undvik tankstreck. För konsekvensens skull alla gör lika Skriv: ska, inte skall Skriv: ner, inte ned Skriv idag, istället ej isärskrivet Det är nästan alltid helt onödigt att skriva år framför ett årtal.

25 Riksrevisionens kommentarer för ÅR 2013 Förklaring av bibliometrisk process och kvalitetssäkring av data. Möte med UB inbokat vecka 7. Studenter som inte tar poäng (nytt återrapporteringskrav från 2013) Spetsutbildning inom entreprenörskap Innovationskontor Integrationssatsningar Studentförsäkringar Studenter med funktionshinder

26 Praktisk information Anvisningar, mallar, skrivregler och kravlista på webben den 15 oktober Den som representerar sin fakultet/motsvarande ansvarar för att samla in, samordna, kvalitetssäkra uppgifterna och skicka in materialet i tid Inlämning av allt material senast den 15 januari 2015 Skickas till gemensam funktionsadress arsuppfoljning@gu.se Vid frågor, kontakta berörd person (se respektive anvisning)

27 Frågor?