SAMLAD ÅRSUPPFÖLJNING 2015

Transkript

1 SAMLAD ÅRSUPPFÖLJNING 2015 STARTMÖTE

2 Mötets agenda Hur gick det 2014? Arbetssätt och organisation Samlad årsuppföljning flera delar en kanal och en tidplan Viktiga datum Årsredovisningens målgrupper Omslag och kapitelstruktur Vad och hur redovisar vi? Hur skriver vi? Språk och skrivregler Praktisk information, material publiceras på webben den 20 oktober Frågor?

3 Några kommentarer om årsredovisningen 2014 En punkt som vi inte tog upp vid mötet med rektor var resultatredovisningen. Vi har alltså inte med någon punkt på fellistan som rör resultatredovisningen vilket jag tycker är ett mycket bra resultat mot bakgrund av de omfattande återrapporteringskraven och jag uppfattar det som att det beror på det omfattande kvalitetssäkringsarbete som har lagts ner. Riksrevisionen Inga andra synpunkter än att det är en imponerande produkt, otroligt intressant och verkligen informativ! Om den hade en vidare spridning med en annan läsekrets skulle jag önska att den var lite mer lättillgänglig och "säljande" genom mer sammanfattande text och mer illustrationer men utifrån nuvarande syfte måste jag säga att den är riktigt bra! Ledamot i universitetsstyrelsen

4 Riksrevisionens kommentarer om resultatredovisningen 2014 Nordicom bör utveckla beskrivningen av sin verksamhet när det gäller datainsamling, publicerade skrifter, kvalitetssäkring samt kostnadsredovisning. Vid redovisning av donationsverksamheten bör tabellverket utvecklas. Avseende innovationsverksamheten bör specifika mål och eventuella synergieffekter utvecklas. Intern styrning och kontroll av GUP Informationsklassning av uppgifter har inte gjorts Åtkomst till systemet med bibliometriska uppgifter är omfattande (rekommendation om att se över och begränsa antalet behörigheter) Förbättringspotential kring integrationssatsningar (förtydliga och renodla uppgifter)

5 Arbetssätt och organisation börjar sätta sig Tredje året vi arbetar med samlad årsuppföljning Tredje året vi arbetar i projektform Struktur/ämnen/frågor är avstämda med universitetsledningen för att kunna ta hänsyn till och anpassa information inför webbpubliceringen

6 Styr- och projektgrupp Styrgrupp Ingela Elofsson Lars Nilsson Anette Norberg Magnus Petersson Ekonomi Lars Nilsson (Lena Lundkvist) Intern styrning och kontroll Johan Johansson Forskning som påverkar (*) Emilia Rung Projektledare Heléne Gustafsson (Kajsa Salenius) Hållbar utveckling Marianne Dalbro Utbildning som förnyar (*) Jennie Sidiropoulos Katarina Borne (Karin Cedhagen) Arbetsmiljö som inspirerar (*) Samuel Heimann (Eva Young)

7 En samlad årsuppföljning behöver input från hela universitetet Vad har hänt i verksamheten under 2015? Fakulteter Nationella enheter samt enheter inom GF Universitetsledning och GF ledning Leverantörer av text och grunddata Projektgrupp för Samlad årsuppföljning

8 Samlad årsuppföljning 2015 flera olika delar Uppföljning av verksamhetsplaner (Ingela Elofsson) Intern styrning och kontroll (Johan Johansson) Hållbar utveckling och hållbarhetsredovisning (Marianne Dalbro) Systematiskt arbetsmiljöarbete (Samuel Heimann) Årsredovisning (Heléne Gustafsson) Intern uppföljning (Kajsa Salenius)

9 Uppföljning av verksamhetsplaner Uppföljning av Vision 2020 och ett aktivt verktyg för institutioner och fakulteter Återrapportering till styrelsen och underlag för verksamhetsdialogerna Fortsatt synkning med riskanalysen och fr o m 2016 även med miljö och hållbar utveckling Fortfarande fyra delar 2015, dvs även Samverkan Renodlad mall med färre uppgifter

10 Intern styrning och kontroll Kontrollmiljö Riskanalys Kontrollfunktioner och kontrollåtgärder Information och utbildning Uppföljning och utvärdering tillsyn Sammanfattande analys

11 Uppföljning av riskanalysen för 2015 Uppföljning av riskanalysen för 2015 föregår beslut om årsredovisningen vid styrelsens februarimöte. Uppföljningen består av tre delar Beskrivning av genomförda åtgärder Beskrivning och analys av resultat av genomförda åtgärder Ange eventuellt nytt riskvärde Hänvisa gärna till dokumentation! Inlämning senast kl den 18 januari 2016

12 Hållbar utveckling Syfte: Insamling av de uppgifter som krävs för uppföljning och återrapportering av 2015 års miljö- och hållbarhetsarbete. Återrapportering av de uppdrag som ges till dekaner/prefekter/ motsvarande och till universitetsgemensamma resurser i Göteborgs universitets Handlingsplan för miljö och hållbar utveckling

13 Hållbar utveckling Fakulteter inklusive LUN: Fakulteterna ansvarar för att samla in uppgifter från samtliga institutioner. Observera att institutionernas uppföljning av 2015 års aktiviteter inom miljö och hållbar utveckling ska bifogas vid inrapporteringen.

14 Hållbar utveckling Nationella enheter: Gemensam blankett för: - Nordicom - NCM - Havsmiljöinstitutet - Genussekretariatet - SND GMV har egen blankett

15 Hållbar utveckling UB: Egen blankett Mailas ut till överbibliotekarien Gemensamma förvaltningen: En blankett per område Mailas ut till områdescheferna

16 Systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM) Anvisning och frågor (via länk) på webben Rapportera i GURIA Uppföljningsnivåer Central nivå Fakultetnivå Färre frågor på grund av samordningsvinster Inrapporteras en gång efter årsskiftet Sammanställs i GURIA

17 Intern uppföljning Uppföljning sker tre gånger per år (T1, T2 och år) Del i den samlade årsuppföljning Anvisningar, blanketter och tidplan

18 Viktiga datum för samlad årsuppföljning 13/10 Uppstartsmöte med fakulteter, UB, nationella enheter och enheter inom GF 20/10 ÅR-material (kravlista, tidplan, blanketter mm) ska finnas på webben 13/1 Sista dag för inrapportering i Ladok avseende 2015 (gäller både grundutbildning och forskarutbildning) senast kl /1 Sista dag för inlämning av uppgifter från verksamheten senast kl /1 Rapportuttag ur ekonomisystemet för /1 Uppgifter om sjukfrånvaro lämnas av personalenheten 29/1 Rapport från GU Venture AB

19 Viktiga datum för samlad årsuppföljning (forts) 5/2 v 6 10/2 Årsredovisning (utkast) till styrelsens ledamöter och till Riksrevisionen Riksrevisionen granskar Kommentarer från styrelsens ledamöter 16/2 Styrelsen fastställer årsredovisningen för /2 Årsredovisningen ska vara regeringen och ESV tillhanda (8/4) Ekonomienheten klar med den interna uppföljningen för /4 Styrelsen fastställer den interna uppföljningen för 2015

20 Årsredovisningens målgrupper Regering/riksrevision Universitetsstyrelse Universitetsledning

21 Förslag till omslag 2015 Ett kollage som har utformats av en alumn och återfinns i årets studentkampanj: Kollaget finns också på affischer, roll-ups och broschyrer under Omslaget har fokus på stad och student samt ska signalera Göteborg och Göteborgs universitet i en mix.

22

23 Samverkan ingår i Forskning som påverkar och Utbildning som förnyar. Kapitelstruktur Årsredovisning 2015 Rektors inledning Forskning som påverkar Utbildning som förnyar Arbetsmiljö som inspirerar Hållbar utveckling Intern styrning och kontroll Studenterna har ordet Ekonomi resultat och ställning Finansiell redovisning Redovisning av takbelopp

24 Årsredovisning Tidplan Kravlista och tillhörande svarsblankett (ett svar per krav, numreras) Särskilda mallar Integrationssatsningar (HHFS, LUN och SA) Spetsutbildningar i entreprenörskap (HHFS och SA) Forskarutbildning Internationell rörlighet Internationell rekrytering

25 Forskarutbildning Forskarutbildningen får fortsatt uppmärksamhet Fortsatt osäker kvalitet i tillgänglig data Definition och anvisningar Rapportera aktivitet, försörjning samt examen senast kl den 13 januari 2016

26 Internationalisering Rapportering av internationalisering enligt kravlistan Rapportering av internationell rörlighet enligt särskild mall NYTT för i år; listor över inkommande personal som bokat boende via Welcome Services kommer att skickas ut till fakulteterna.

27 Vad och hur ska vi rapportera? Kontrollera återrapporteringskraven noga Vad står det att vi/ni ska redovisa? Hur ska vi redovisa? Kvantitativa uppgifter, till exempel antal helårsstudenter (hst) och helårsprestationer (hpr) eller andra enheter Kvalitativa uppgifter, till exempel hur har vi bedrivit verksamheten eller använt tilldelade resurser Kravlistan uppdelad per kapitel i ÅR (vid frågor hör av er till kapitelansvarig) All individbaserad statistik ska redovisas med det totala antalet samt uppdelat på kön (om det inte finns särskilda skäl som talar mot detta) Riksrevisionen kontrollerar vad och hur vi rapporterar

28 Kravlistan så här tänker vi SAMLAD ÅRSUPPFÖLJNING 2015

29 Mallar för återrapporteringskrav ett svar per krav

30 Styrk uppgifterna Det ska finnas korrekta underlag som dokumenterar uppgifter i text och tabeller. Utdrag/listor ur system ska visa sökparametrar och datum. Utdraget ska signeras av den som gjort underlaget och kunna vara tillgängligt vid revision Bifoga underlag ur system eller andra dokument som styrker påståenden i text. Visa hur vi har kommit fram till resultaten.

31 Grunddata Studie-, personal- och ekonomidata måste vara rätt Rapportera i tid Har alla rapporterat? Om inte, bidrar det till felaktiga uppgifter, felaktiga analyser/slutsatser och felaktig extern rapportering Kvalitetssäkring av grunddatauppgifter

32 Att tänka på Skriv för externa läsare. Beskriv väsentliga uppgifter ur ett universitetsperspektiv. Beskriv effekter/resultat av året som gått (2015). Använd tabeller och diagram för att visualisera, men upprepa inte samma information i den löpande texten. Kontrollera att text och tabeller/diagram överensstämmer Analysera materialet Bifoga underlag Be någon läsa (stavfel och enkla fel kan minimeras tidigt i processen) SAMLAD ÅRSUPPFÖLJNING 2015

33 Språk och skrivregler årsredovisningen 2015 (skrivregler finns på webbsidan för samlad årsuppföljning) Texten ska vara Korrekt Trovärdig Lätt att läsa rakt igenom Tänk på ordval Använd inte för stolpigt myndighetsspråk. Använd inte engelska uttryck och moderna floskler. Tänk på läsare utifrån Skriv ut Göteborgs universitet, alternativt universitetet. Aldrig GU. Använd inte förkortningar eller andra interna namn eller familjära namn om interna organisationsdelar.

34 Undvik otydlighet Skriv ut alla förkortningar. Undvik man. Skriv ut hela årtal: ej 80-talet, utan 1980-talet, alternativt på åttiotalet. Skriv ut för- och efternamn genomgående på personer som är med i texten. Använd kursiv stil vid alla titlar på böcker, projekt, etc. För att inte stoppa läsandet Skriv ut siffror upp till tolv med bokstäver. Skriv ut procent i hela ordet, ej som symbolen %. Tusentalsavdelning skrivs med mellanslag, men utan punkt (3 000) Undvik tankstreck. För konsekvensens skull alla gör lika Skriv: ska, inte skall Skriv: ner, inte ned Skriv idag, istället ej isärskrivet Det är nästan alltid helt onödigt att skriva år framför ett årtal.

35 Stor eller liten bokstav Stor begynnelsebokstav på fakulteter. Liten begynnelsebokstav på organisatoriska undergrupper, om namnet är institutionen för, avdelningen för enheten för. Övriga har stor begynnelsebokstav.

36 Tänk på läsaren Använd rakt språk, ej omvänd ordföljd. Se exempel nedan Bygg ej långa, sammansatta ord. Undvik klyschor. Rak ordföljd innebär: subjekt predikat objekt Omvänd ordföljd betyder att en mening börjar med något annat än subjektet. Exempel på rak ordföljd Rektor beslutade att Enheten ansvarar för utbildningen Läkarprogrammet hade flest antal sökande Exempel på omvänd ordföljd Beslutet togs av rektor att Ansvarar för utbildningen gör enheten Flest antal sökande hade läkarprogrammet

37 Exempel från ÅR 2013 Omvänd ordföljd: Ett verktyg i universitetets långsiktiga arbete för att uppnå en jämställd arbetsplats med likvärdiga karriärvägar är de meriteringsanställningar, biträdande universitetslektor samt forskarassistent, som införts. Omskriven till rak ordföljd med samma ord: Biträdande universitetslektor och forskarassistent är meriteringsanställningar som införts för att vara ett verktyg i universitetets långsiktiga arbete för att uppnå en jämställd arbetsplats med likvärdiga karriärvägar. Ytterligare omskriven med rak ordföljd för att bli mer lättläst: Två meriteringsanställningar har införts för att uppnå en jämställd arbetsplats med likvärdiga karriärvägar, biträdande universitetslektor och forskarassistent. Dessa är två av flera verktyg i universitetets långsiktiga jämställdhetsarbete.

38 Praktisk information Tidplan, anvisningar, mallar, skrivregler och kravlista publiceras på webben den 20 oktober, se länk foljning/ Den som representerar sin fakultet/motsvarande ansvarar för att samla in, samordna, kvalitetssäkra uppgifterna och skicka in materialet i tid Inlämning av allt material senast kl den 18 januari 2016 Skickas till gemensam funktionsadress arsuppfoljning@gu.se Vid frågor, kontakta berörd person (se respektive anvisning)

39 Frågor? SAMLAD ÅRSUPPFÖLJNING 2015