Rapport från internrevisionen

Transkript

1 UFV 2012/1497 Kvalitetsäkring av ledningsinformation i GLIS Rapport från internrevisionen Till konsistoriet

2 Innehållsförteckning 1 Bakgrund 3 2 Granskningens inriktning samt riskbedömning Pågående arbete med GLIS som påverkar granskningen Metod 4 3 Nulägesbeskrivning Glisgrupp Dataöverföring från källsystem till GLIS Ansvar Kontroller Verifiering av data i efterhand Nyckelpersonsberoende 5 4 Iakttagelser 5 5 s rekommendationer 6 Bilaga1. Exempel på Källsystem 7 2

3 1 Bakgrund Sedan hösten 2001 finns vid Uppsala universitet ett ledningsinformationssystem kallat GLIS (Generellt ledningsinformationssystem). Systemet som bygger på programvaran The Diver Solution tillåter anställda att i olika grad enkelt hämta statistisk information som i sin tur hämtas ur de administrativa stödsystemen som exempelvis studiedokumentation, ekonomi, personal och lokaluppgifter i form av rapporter. (I fortsättningen benämns de administrativa stödsystemen källdata.) Informationen i GLIS används bl.a. för resultatrapportering i årsredovisning, intern styrning och uppföljning samt som underlag till beslut på olika nivåer inom universitet. Eftersom systemet innehåller sammanställd information från flera olika källor är det väsentligt att säkerställa att de data som förs över till GLIS är kvalitetssäkrade. Informationen i källdata och den som redovisas i GLIS ska vara densamma. 2 Granskningens inriktning samt riskbedömning Informationen i GLIS ligger till grund för många viktiga beslut som avser planering och uppföljning såväl på central som på lokal nivå samt även för att ta fram uppgifter till universitetets årsredovisning. Ur ett risk och väsentlighetsperspektiv är det därför väsentligt att de rutiner - såväl tekniska som manuella - vid registrering och överföring av information har en hög säkerhetsnivå så att korrekt information registreras och överförs till GLIS. har genomfört en granskning av de kontrollåtgärder som görs för att säkerställa informationsinnehållet i GLIS, uttryckt i risktermer, Risk för att data i GLIS inte håller en godtagbar kvalitet Om inte data som redovisas i GLIS håller en hög kvalitet kan oönskade effekter på ett övergripande plan uppstå, som att beslut fattas på felaktiga grunder. Vidare försämras förutsättningarna för att styra och följa upp verksamheten liksom att förtroendet för GLIS urholkas. Granskningen berör även ett par iakttagelser som Riksrevisionen gjorde avseende GLIS i sin årliga granskning för 2011; uttryckt i risktermer, Risk för att det inte går att se hur underlaget till årsredovisningen sökts fram för att kunna verifiera siffror och beräkningar i efterhand Risk för sårbarhet genom att GLIS har ett stort nyckelpersonsberoende 3

4 2.1 Pågående arbete med GLIS som påverkar granskningen Universitetsledningen har sedan beslutet om internrevisionens granskning gett planeringsavdelningen i uppdrag att omorganisera hanteringen av GLIS. Flera av de åtgärder som vidtagits i detta arbete syftar till att åtgärda de risker som beskrivits. Detta medför att internrevisionen i denna granskning i huvudsak beskriver dessa åtgärder och gör en bedömning om riskerna därmed kan anses vara omhändertagna. avser att under andra halvåret 2013 granska om dessa åtgärder har haft avsedda effekter, d.v.s. om riskerna är minimerade alternativt eliminerade. 2.2 Metod Granskningen baseras på intervjuer med personer vid planeringsavdelningen som är involverade i arbetet med GLIS samt inläsning av relevanta dokument. 3 Nulägesbeskrivning 3.1 Glisgrupp Ett resultat av de förändringsarbete avseende GLIS som planeringsavdelningen påbörjat är att en informell GLIS-grupp bildats som har att hantera flera olika frågor kring systemet. Gruppen består av planeringsavdelningens utvecklare och förvaltare samt representanter för varje källsystem som GLIS använder. Källsystemsrepresentanterna kommer också att vara delaktiga i den fortsatta utvecklingen av GLIS och på så sätt kommer avdelningsspecifik kompetens till nytta samtidigt som kunskapen om hur GLIS fungerar och utvecklas att spridas. 3.1 Dataöverföring från källsystem till GLIS Ansvar För närvarande sker säkerställandet av informationskvaliteten i GLIS på två sätt, dels genom systemägarna till källsystemen som är ansvariga för kontroll av manuell överföring från sina respektive källsystem och dels på automatisering av dataöverföringar. Rutinbeskrivningar med uppgifter om ansvar, tidpunkter och rutiner för överföring från respektive källsystem 1 till GLIS finns men kommer att förbättras genom framtagandet av s.k. informationsöverenskommelser. Dessa är överenskommelser avseende informationsförsörjning från källdata till GLIS och ska bl.a. tydliggöra olika befattningshavares och enheters ansvar. I överenskommelserna regleras exempelvis, Ingående system och data (specifikation av system, ingående data, tabell, syfte/målsättning etc.) Kontinuitet/ frekvens (när/hur ofta, stängningsdatum etc.) Konfidentialiet/sekretess (exempelvis åtkomster, behörighet) Validitet och kontroll (data från källsystem och efterbearbetning i målsystem samt kontroll) Rutiner (inför förändringar, vid incidenter och fel - kontaktvägar) Ansvar (vem ansvarar för vad - tydliggöranden) 1 Exempel på källsystem se Bilaga 1 4

5 3.1.2 Kontroller Huvudprincipen för dataöverföringar till GLIS är att de ska ske maskinellt och automatiskt, ett minimum av handpåläggning ska leda till att tillförlitligheten hålls hög. Ansvaret för att presenterade uppgifter är korrekta ligger hos systemägaren för respektive källsystem. Vid varje datatransport från varje källsystem till GLIS kommer transporten att kontrolleras av ett antal automatiska processer som räknar antalet poster, kontrollsummor och liknande. GLIS-gruppen kommer att analysera varje källsystem för sig och avgöra vilka automatiska kontrollprocesser som är lämpliga för just den datatransporten. Återkommande manuella stickprovskontroller kommer också att införas där GLIS-gruppens källsystems representanter tar lämpliga stickprov ur GLIS och stämmer av dessa mot sina respektive källsystem. Tidsintervallet för en sådan kontroll är ännu inte bestämd men det kan komma att röra sig om ca en gång per kvartal. Tidigare fanns en sådan systematik endast för de källdata som fördes över till GLIS från Uppdok/Ladok. 3.2 Verifiering av data i efterhand Vid de tillfällen då information som tas via GLIS ska kunna verifieras i efterhand, framförallt vid årsredovisningar, så sparas de delar av systemet som används för datauttag som separata filer. Vid behov av verifiering kan dessa filer tas fram då de är en exakt kopia av de data som använts. 3.3 Nyckelpersonsberoende Det är planeringsavdelningen som ansvarar för GLIS och avdelningen har under året dels gjort en rekrytering till förvaltningen av GLIS och dels som tidigare nämnts bildat en GLIS-grupp för att fördela systemansvaret och att låta fler personer vara delaktiga i utvecklingen av GLIS. Dokumentationen för systemet som varit något bristfällig kommer att förbättras. GLIS-gruppen kommer att dokumentera hur systemet fungerar och löpande uppdatera detta vid varje förändring i GLIS. Dessa åtgärder syftar bl.a. till att minska sårbarhet och beroende av enskilda personers kunskap. 4 Iakttagelser I det förändringsarbete av GLIS som pågår har ett antal åtgärder aviserats som syftar till att åtgärda de risker som tidigare beskrivits. Dessa åtgärder är i korthet, att genom informationsöverenskommelser, inrättandet av en GLIS-grupp samt genom ett systematiskt införande av manuella stickprovskontroller ytterligare kvalitetssäkra de källdata som redovisas i GLIS att eliminera nyckelpersonsberoendet genom inrättandet av en GLIS-grupp samt genom att dokumentera systemet och uppdatera denna dokumentation löpande att uppgifter i årsredovisningen baserade på GLIS data dokumenteras genom sparade filer så att siffror och beräkningar kan verifieras i efterhand ser positivt på detta arbete och anser i och med detta att riskerna är omhändertagna. kommer dock att aktivt följa arbetet med GLIS och under andra halvåret 2013 kommer en granskning av de åtgärder som är genomförda att ske. Detta i syfte att undersöka att riskerna inte bara är omhändertagna utan också minimerade alt. eliminerade. 5

6 5 s rekommendationer GLIS är ett för universitetet väsentligt och strategiskt system som i hög grad påverkar möjligheterna till styrning och uppföljning av verksamheter samt förenklar administrativa rutiner. Information från systemet ligger också till grund för olika beslut samt som underlag till bl.a. universitetets årsredovisning. menar att man för denna typ av system alltid bör göra en riskanalys som redovisar risker, sannolikheter för, samt konsekvenser av dessa för olika delar av systemet. rekommenderar därför att universitetsledningen vid lämplig tidpunkt genomför en riskanalys av GLIS samt i denna redovisar vilka åtgärder som är vidtagna för att minimera redovisade risker. 6

7 Bilaga1. Exempel på Källsystem Administrativa stödsystem/källdata som överförs till GLIS Uppdok/Ladok (studiedokumentation) Raindance (ekonomi) Kontraktsdatabasen Anläggningsregistret Leverantörsreskontran Primula (exvis egen registrering av semester, ledigheter och sjukfrånvaro DiVA (publikationer producerade av forskare och studenter) UU plus (verktyg för uppföljning och planering) Organisationsnummer/ skatteverket AKKA (bl.a. katalogadministration) Selma (utbildningsdatabas) Inköpsstatistik Debiteringsspecifikationer 7