Svar med anledning av Riksrevisionens revisionsrapport, dnr

Transkript

1 Ekonomienheten Gunilla Annerstedt SVAR PÅ REVISIONSRAPPORT V 2013/691 Riksrevisionen Christina Fröderberg Nybrogatan Stockholm Svar med anledning av Riksrevisionens revisionsrapport, dnr Bakgrund Riksrevisionen har granskat universitetets årsredovisning med syfte att bedöma om den är rättvisande. Enligt Riksrevisionens uttalande i revisionsberättelsen ger årsredovisningen en i alla avseenden rättvisande bild. Riksrevisionen vill efter granskningen av årsredovisningen fästa styrelsens uppmärksamhet på revisionens iakttagelser med avseende på - brister i redovisning av samfinansiering av projekt, felaktig omföring av eget kapital mellan verksamhetgrenar samt kvarstående brister i intern styrning och kontroll av semesteruttag och redovisning av semesterlöneskuld. Riksrevisionen vill ha information senast den 16 juni 2014 med anledning av iakttagelserna i revisionsrapporten, se bilaga. Riksrevisionen rekommenderar universitetet att revidera principer och rutiner för samfinansiering och att säkerställa att anslagsmedel inte periodiseras som oförbrukade bidrag. Riksrevisionen rekommenderar universitetet att löpande, i möjligaste mån, redovisa intäkter och kostnader på rätt verksamhetsgren och att eventuella justeringar ska vara väl dokumenterade och kvalitetssäkrade. Riksrevisionen rekommenderar även universitetet att vidta ytterligare åtgärder för att stärka processen för egenrapportering och kontroller i samband med semesteruttag och redovisning av semesterlöneskuld. Nedan framgår under respektive rubrik vilka åtgärder som vidtagits eller som universitetet planerar att vidtaga. Brister i redovisning av samfinansiering av projekt Av regleringsbrev för budgetår 2013 avseende universitet och högskolor (bilaga 2 Riktlinjer för redovisning), framgår att anslagsmedel får tas i anspråk för samfinansiering Ekonomiavdelningen Vasagatan 33, Box 100, SE Göteborg , (fax)

2 2 / 4 av projekt eller liknande verksamhet inom ramen för myndighetens verksamhetsområde, om ändamålet med anslaget inte hindrar detta. Sveriges universitets- och högskoleförbund har tagit fram en redovisningsmodell för projektredovisning. För att projektredovisningen ska ge en rättvisande bild av kostnader och intäkter ska enligt denna modell och andra regelverk samtliga finansieringskällor förbrukas parallellt. Riksrevisionens granskning visar att universitetets rutiner för samfinansiering med anslagsmedel inte följer regelverket då samfinansiering även kan beslutas och redovisas på annan grund än av kostnadsutfall. Som följd av detta periodiseras anslagsmedel felaktigt som oförbrukade bidrag i strid mot gällande regelverk. Universitetet tillämpar tre metoder för systemstöd när det gäller bokföring av samfinansiering. Den ena metoden bygger på principen om ett tilläggsbelopp till bidragsgivarens totala finansiering. Varje gång det bokas ett inkomstbelopp från bidragsgivaren, bokas dessutom ett samfinansieringsbelopp som utgörs av en bestämd procentandel av bidragsbeloppet. De två andra metoderna går ut på att samfinansiera enbart indirekta kostnader och lokalkostnader. I den ena av dessa två metoder bokförs samfinansieringsbeloppet när bidragsbeloppet bokförs. I den andra metoden bokförs samfinansieringen efter hand som indirekta kostnader och lokalkostnader uppstår på projektet. Dessa två metoder har varit tänkt som en övergångslösning, då de pågående projekten vid införandet av SUHF-modellen (2009) som regel var underfinansierade när det gällde de indirekta kostnaderna och lokalkostnaderna. Intentionen har från början varit att på sikt enbart använda oss av den första metoden. Den matchar väl statens riktlinje om proportionerlig finansiering av direkta och indirekta kostnader. Dessutom är det så att de övriga metoderna, där enbart de indirekta kostnaderna och lokalkostnaderna samfinansieras, inte har fullständig exakthet i beräkningen av samfinansieringsbeloppet. Det har att göra med att tidigare hade avgifterna hela bidraget som bas medan de nuvarande indirekta kostnaderna och lokalkostnaderna använder olika och begränsade kostnadsbaser. Utöver systemstödet kan det förekomma manuell samfinansiering där institutionerna själva beräknar behovet av samfinansiering till ett projekt. Systemstödet för samfinansiering är lätt att hantera då det ger ett mycket begränsat administrativt arbete. Detta gäller inte minst de projekt som är samfinansierade av universitetsgemensamma medel som numer är ganska många till antalet (EU-projekt, strategisk samfinansiering, NIH-projekt). När man en gång inrapporterat i ekonomisystemet att samfinansiering ska ske, behöver inga ytterligare åtgärder göras på projektet under dess livslängd. Uppföljning av projektet underlättas också betydligt då bidragbelopp och samfinansieringsbelopp bokförs samtidigt (dvs. i samma period), vilket gör att man alltid får en helhetsbild i redovisningen av den aktuella finansieringen när samfinansiering är beslutad. Forskare (Projektledare) kan i redovisningen se hur mycket medel de har till förfogande och risken för att samfinansieringen blir högre än beslutad är minimal. Universitetet kommer, med anledning av Riksrevisionens invändning, att se över tillämpad metod, analysera faktisk påverkan på redovisningen och behov av att göra en eventuell central justering för att redovisa ett korrekt ekonomiskt resultat och ställning. Möjligheterna och effekterna av att övergå till en metod kopplad till utgifter kommer också att undersökas.

3 3 / 4 Felaktig omföring av kapital mellan verksamhetsgrenar Universitetet har under 2013 omfört kapital från verksamhetsgrenen Utbildning på grundnivå och avancerad nivå till verksamhetsgrenen Forskning och utbildning på forskarnivå med 82 miljoner kronor. Syftet har varit att korrigera felaktiga fördelningar från tidigare år (från 2004). Dokumenterade historiska underlag för omföringen saknas till delar och det har inte heller varit möjligt att utreda alla delar i den historiska redovisningen. I samband med revisionens granskning av årsredovisningen gjorde universitetet en ytterligare genomgång och konstaterade då att omföring på ca 41 miljoner kronor inte byggde på helt säkerställda underlag. Granskningen visade också att 25 miljoner kronor avseende avskrivningskostnader utöver plan för åren 2012 och 2013 inte fördelats korrekt mellan de båda verksamhetsgrenarna. Vid universitetet finns ett centralt och universitetsgemensamt ansvarsställe för hantering av anslagsfördelningen av tilldelade statsanslag till grundutbildningen respektive forskningen/forskarutbildningen. Vid detta ansvarställe hanteras beslutad resurstilldelning av anslagsmedel till verksamheten, beslutade strategiska avsättningar och andra avsättningar inom de dispositionsplaner som upprättas och som bildar underlag för styrelsens beslut om resurstilldelning. Ansvarstället har funnits sedan budgetåret 1993/94 när det nya resurstilldelningssystemet infördes. Under perioden 1993 till och med 2012 har detta ansvarställe hanteras av dåvarande planeringsavdelningen, sedermera planeringsenheten inom universitetsledningens kansli. Från och med 2013 ligger hanteringen inom ekonomienhetens uppdrag. Under årens lopp har olika metoder och modeller för fördelning av statsanslagen funnits vid universitetet. Från 1993/94 och fram till 2003 fanns, utöver fördelningsmodeller för grundutbildningsanslaget och för fakultetsanslaget, även särskilda modeller för fördelning av lokalanslag och för fördelning av utrustningsanslag. De båda sistnämnda modellerna ledde fram till stora obalanser, vilka justerades Hanteringen av det centrala och universitetsgemensamma ansvarsstället har under årens lopp påverkats av olika faktorer som uppstått under åren. Det kan, som exempel, vara beslut i samband med centrala bokslutsberedningar där täckning har anvisats via ansvarstället. Hanteringen mellan verksamhetsgrenarna har dessutom skiftat under årens lopp bland annat som en följd av att olika personer inom universitetet har ansvarat för hanteringen och genom att dokumenterade hanteringsrutiner inte funnits. När ekonomienheten tog över uppdraget (2013) att svara för det centrala ansvarstället, beslutade enheten att göra en analys och genomgång av redovisad balanserad kapitalförändring för ansvarsstället och dess fördelning på de båda verksamhetsgrenarna. Riksrevisionens begäran att redovisa tydligare specifikationer och underlag för den ovan genomförda förändringen har föranlett ekonomienheten att genomföra en ytterligare noggrann genomgång av det underlag som ledde fram till ovan angiven förändring. Detta har lett fram till att universitetet dessvärre kan konstera fel i justeringen som genomförts i bokslutet för Universitetet redovisar detta i ett underlag till Riksrevisionen där ekonomienheten, utifrån startåret 2004, har gått igenom alla förändringar och redovisar de olika verksamhetgrenarna så som de ska redovisas utifrån faktiska omständigheter. I den nya genomgången har universitetet kunnat konstatera att det på ansvarstället och dess fördelning på verksamhetsgrenar funnits en obalans mellan ingående och utgående balans mellan varje räkenskapsår. Detta har nu justerats och givit nya utgående balanser (2012) för de berörda verksamhetsgrenarna.

4 4 / 4 Sammanfattningsvis leder universitetets nya och reviderade analys samt genomgång av underlaget fram till att den tidigare genomförda justeringen av balanserad kapitalförändring mellan verksamhetsgrenar blivit felaktig och den har justerats. Universitetet kommer dessutom att ta fram en tydlig och dokumenterad hanteringsordning för det centrala ansvarsstället och begränsa antalet personer som har möjlighet att påverka bokföringen av detta ansvarsställe. När det gäller de 25 miljoner kronor avseende avskrivningskostnader för åren 2012 och 2013 som endast belastat verksamhetsgrenen utbildning har en korrigering skett genom att drygt 12 miljoner kronor efter beräkning omförts till verksamhetsgrenen forskning. Denna arbetsuppgift har nu även lagts till i den centrala checklistan inom universitetet. Kvarstående brister i intern styrning och kontroll av semesteruttag och semesterlöneskuld Enligt rektorsbeslut ska alla anställda egenrapportera alla ledigheter och i egenrapporteringen ingår självfallet semesteruttag. Ansvaret att rapportera semesteruttag ligger på de anställda. Utbildning i egenrapporteringen erbjuds vid flertalet tillfällen per termin. Ansvaret att se till att den anställde tar ut sin semester vilar på respektive chef i verksamheten. Detta är en del av att fullgöra arbetsgivarskyldigheten som chef. För att ytterligare tydliggöra det ansvar som chefer har kommer personalenheten erbjuda kompletterande utbildningar i vad det innebär att vara chef på universitetet ur alla aspekter. När detta är tydliggjort kommer personalenheten stötta upp med de verktyg som finns till hands för att underlätta för verksamheten att ta sitt ansvar. I dessa moment ligger en tydlig kontrollfunktion med en eskalering av en utebliven efterlevnad till närmast högre chef. Förslag till beslut Universitetsstyrelsen beslutar att godkänna svaret på Riksrevisionens revisionsrapport angående Göteborgs universitets årsredovisning 2013 och överlämna yttrandet till Riksrevisionen. att uppdra åt rektor att vidta lämpliga åtgärder mot bakgrund av styrelsens svar med anledning av revisionsrapporten, samt att förklara beslutet för omedelbart justerat. För Göteborgs universitet Pam Fredman Rektor Lars Nilsson Ekonomidirektör Bilagor Bilaga 1: Riksrevisionens revisionsrapport daterad

5

6

7