Revisionsrapport från Riksrevisionen avseende projektredovisning och kvalitetssäkring av årsredovisningen vid universitetet

Transkript

1 BESLUT LiU 2008/ (2) Riksrevisionen Revisionsrapport från Riksrevisionen avseende projektredovisning och kvalitetssäkring av årsredovisningen vid universitetet Riksrevisionen har i revisionsrapport i anledning av årsredovisningen för Linköpings universitet för år 2007, daterad den 18 mars 2008, velat fästa universitetsstyrelsens uppmärksamhet på ett antal i rapporten närmare beskrivna förhållanden och formulerat ett antal rekommendationer till åtgärder. Enligt 2 kap. 2 p. 3 högskoleförordningen skall universitetsstyrelsen besluta om åtgärder i anledning av revisionsrapport från Riksrevisionen. Med anledning av rapporten har universitetsledningen låtit utarbeta en särskild PM med redovisning av vilka åtgärder som man redan låtit eller avser att vidta inom de områden som berörs i rapporten. Universitetsstyrelsen kan för sin del konstatera att merparten av de frågor som revisorerna aktualiserat genom sin rapport kan förväntas komma att lösas inom ramen för eller i anslutning till implementeringen vid universitetet per den 1 januari 2009 av den för de svenska universiteten och högskolorna gemensamma modellen för budgetering och redovisning som går under benämningen SUHF-modellen. Styrelsen noterar att universitetsledningen dels räknar med att stödja införandet av modellen genom tillfälligt utökade resurser, dels genom omdispositioner avser att tillgodose revisorernas rekommendation om förstärkta insatser för central analys och uppföljning av institutionernas årsredovisningsmaterial. Styrelsen instämmer i universitetsledningens bedömning att det inte är meningsfullt att söka förändra formerna för styrning och uppföljning av lärarnas arbetstid förrän det föreligger en stabilitet i form av ny central och lokal kollektivavtalsreglering. Det är sedan angeläget för att få en grund för en tillförlitlig verksamhetsgrens- och projektredovisning att det utvecklas verktyg för fördelning av lönekostnaderna. Utifrån ett helhetsperspektiv och med beaktande också av kostnaderna för olika lösningar delar styrelsen universitetsledningens bedömning att en egentlig tidredovisning inte bör införas för forskande och undervisande personal. Med konstaterande av att revisionsrapporten i övrigt inte innehåller några iakttagelser eller bedömningar som nu motiverar någon särskild åtgärd från universitetsstyrelsens sida lägger styrelsen rapporten till handlingarna. Universitetsstyrelsen emotser emellertid en redogörelse från universitetsledningens sida, senast vid styrelsesammanträdet i december 2008, för arbetet med införandet av SUHF-modellen i anslutning därtill vidtagna övriga åtgärder. Universitetsstyrelsen

2 2(2) Beslut i detta ärende har fattats av universitetsstyrelsen vid dess sammanträde denna dag. I beslutet har deltagit ordföranden Bengt Westerberg, universitetets rektor Mille Millnert och övriga ledamöterna, Sara Bergqvist, Trygve Carlsson, Kajsa Ellegård, Jan Ernerudh, Ewa Groppfeldt, Lars Hultman, Johan Midbjer, Olle Persson, Marina Sandgren, Agneta Westerdahl och Maria Ågren. Vidare har närvarit prorektor Inger Rosdahl, suppleanten Maria Bolin, personalföreträdarna Örjan Lönnevik och Marianne Plymoth, styrelsens sekreterare Ann-Christin Gustafsson, informationsdirektören Lars Holberg samt universitetsdirektören Curt Karlsson, den sistnämnde föredragande. Bengt Westerberg Curt Karlsson

3 PM LiU 2008/ (3) Revisionsrapport från Riksrevisionen avseende projektredovisning och kvalitetssäkring av årsredovisningen vid universitetet Inledning Riksrevisionen har med anledning av universitetets årsredovisning för budgetåret 2007 tillställt universitetet dels en revisionsberättelse utan anmärkning, dels rubricerade revisionsrapport. Innebörden av en revisionsrapport är att det, trots att revisionsberättelsen inte innehåller några anmärkningar, likväl föreligger förhållanden som revisorerna finner böra komma till universitetsstyrelsens kännedom som grund för de åtgärder som styrelsen kan finna sig böra fatta beslut om. Enligt 2 kap. 2 p. 3 ankommer det på styrelsen att själv fatta besluta om åtgärder i anledningen av en revisionsrapport ett sådant ärende kan således inte delegeras till rektor. Den föreliggande rapporten tar upp tre olika frågor, nämligen a) intern styrning och kontroll och kvalitetssäkring, b) principerna för projektredovisning, och c) styrningen och uppföljningen av lärarnas arbetstid. Rapportens inriktning sammanfaller i stora delar med inriktningen av den rapport som lämnades våren Universitetsledningen vill för sin del redovisa följande kommentarer till revisionsrapporten. Intern styrning och kontroll och kvalitetssäkring Riksrevisionen påminner om att den under flera år påpekat behovet av att universitetet utvecklar processen för kvalitetssäkring av årsredovisningen och konstaterar att universitetet under år 2007 vidtagit flera åtgärder för att förbättra den interna styrningen och även inlett en översyn av sin ekonomimodell. Revisionen gör dock den bedömningen att universitetet inte haft tillräckliga resurser för att dokumentera årsredovisningen samt för att analysera och följa upp underlag från institutionerna, något som är nödvändigt om informationskvaliteten i årsredovisningen skall vara god. Mot bakgrund också av den nya förordningen om intern styrning och kontroll (FISK), som universitetsstyrelsen också behandlar vid dagens sammanträde, rekommenderar Riksrevisionen att universitetet fortsätter sitt förändringsarbete av ekonomimodellen och även tillsätter mer resurser för central uppföljning och analys av årsredovisningen. Universitetsledningen kan för sin del konstatera att universitetet aktivt medverkar i detaljutformningen av den för alla svenska universitet och högskolor gemensamma ekonomimodell, som administreras av Sveriges Universitetsoch Högskoleförbund och därför går under benämningen SUHF-modellen. Denna innehåller gemensamma former för budgetering och redovisning i Universitetsledningen

4 2(3) syfte att säkerställa en rättvisande och transparent redovisning och ligger som sådan helt i linje med Riksrevisionens rekommendationer. Rektor har tidigare i år fattat ett principbeslut om att modellen skall införas med verkan på budgeteringen redan under hösten 2008 och på den löpande redovisningen fr o m den 1 januari Implementeringen av modellen förutsätter ett begränsat tillskott av tillfälliga extra resurser. Universitetsledningen räknar också med att genom ett mer flexibelt utnyttjande över de interna organisationsgränserna kunna tillföra mer resurser för de centrala analyser av årsredovisningsmaterialet som revisorerna efterlyser. Principerna för projektredovisning Riksrevisionen påminner om att den under flera år påpekat brister i redovisning och fördelning av kostnader på verksamhetsgrenar och projekt vid universitetet. Revisionen konstaterar att universitetet korrigerat tidigare tillämpad rutin för val av tidpunkt för intäktsföring av medel som är hänförbara till externa bidrag och som är avsedda att täcka indirekta kostnader men att övriga påtalade brister kvarstår. Universitetet rekommenderas att i samband med införandet av SUHF-modellen säkerställa en fortsatt särredovisning av bidragsfinansierad verksamhet samt att överväga att införa tidredovisning. Universitetsledningen konstaterar för sin del att åtgärder för att komma till rätta med bristerna i projektredovisningen inte varit meningsfulla att genomföra successivt och enbart lokalt i Linköping. När SUHF-modellen implementeras sker detta i fullt samförstånd med de ledande externa finansiärerna, varför alla universitet och högskolor kan förvänta sig acceptans från sina samverkansparter. Eftersom särredovisning av bidragsfinansierad verksamhet utgör ett av regeringen fastställt krav, så kommer en sådan redovisning att genomföras inom ramen för den nya modellen. Lönekostnaderna är det dominerande kostnadsslaget inom alla delar av universitetet. Att fördela dessa kostnader på ett rättvisande sätt på verksamhetsgrenar och projekt är en utmaning för redovisningen. Tidredovisning utgör en möjlighet i det sammanhanget men inte den enda. Den innefattar i miljöer som den akademiska inte bara fördelar utan också avsevärda nackdelar. Vid den samlade avvägning som universitetsledningen företagit inför introduktionen av SUHFmodellen har resultatet blivit att kostnadsfördelningen skall baseras på individuella skattningar av den arbetade tidens fördelning på olika verksamheter/projekt och således inte på den dagliga registrering som man normalt förbinder med tidredovisning. I vissa fall, t.ex. i samband med verksamhet inom ramen för EU-finansierade projekt, kan det föreligga krav på noteringar om arbetad tid, som kan läggas till grund för revision av projekten. Sådana extraordinära behov får därvidlag tillgodoses inom ramen för administrationen av resp. projekt men utan stöd av ett generellt tidredovisningssystem. Riksrevisionens rekommendation föranleder inte universitetsledningen att ompröva sitt ställningstagande. Styrningen och uppföljningen av lärarnas arbetstid Riksrevisionen påminner om att man dels år 2005 lämnade en rapport till regeringen med iakttagelser och rekommendationer avseende lärares arbetstider vid universitet och högskolor, dels i rapport till universitetet i april 2007 påpekade stora brister i universitetets styrning och uppföljning av lärarnas arbetstid. Förutom att redovisningen av övertid förbättrats har inga åtgärder

5 3(3) vidtagits, varför Riksrevisionen nu rekommenderar universitetet att vidta åtgärder av det slag som revisionen efterlyst. Universitetsledningen konstaterar för sin del att den i sin redovisning till styrelsen ingående beskrev de svårigheter som är förknippade med det centrala arbetstidsavtalet för lärare inom högskolan och att man tillsammans med övriga universitet och högskolor inom ramen för SUHF formulerat ett mycket starkt krav på Arbetsgivarverket att i 2007 års förhandlingar om löner och andra anställningsvillkor verka för en helt ny arbetstidsreglering för lärare inom högskolan. Universitetsledningen noterar att detta för högskolans arbetsgivare gemensamma krav lades till grund för ett kraftfullt agerande från Arbetsgivarverkets sida. Detta ledde till att förhandlingarna med SACO strandade i alla övriga frågor var parterna ense. Efter medling accepterade parterna en ordning som innebär att det tidigare avtalet består t o m utgången av september månad 2009, varefter ett nytt och utifrån högskolans verksamhetsintressen avsevärt bättre avtal träder i kraft, om de centrala parterna dessförinnan inte enat sig om en annan lösning. Kompletterande lokala kollektivavtal om arbetstiden skall tillkomma. Arbetet när det gäller att finna ändamålsenliga lösningar inriktas nu på att få till stånd fungerande och flexibla lokala avtal. När den stabilitet som de nya avtalen (det centrala och det lokala) föreligger är tiden mogen att fatta beslut om former för styrningen och uppföljningen av lärarnas arbetstid. Dessförinnan ter det sig inte meningsfullt, särskilt inte vid en prioritering av andra angelägna insatser för styrning och uppföljning som revisionen också uppmärksammat. Någon åtgärd med anledning av Riksrevisionens rekommendation bör således inte nu aktualiseras.

6

7

8