Mottagare: Universitetsstyrelsen

Transkript

1 Missiv Datum: Dnr: V 2018/703 Mottagare: Universitetsstyrelsen Handläggare: Karin Klamfelt Göteborgs universitets riskanalys 2019 Bakgrund Förordning (2007:603) om intern styrning och kontroll ställer krav på att det inom Göteborgs universitet finns en process för intern styrning och kontroll som fungerar på ett betryggande sätt. Processen ska säkerställa att universitetet med rimlig säkerhet fullgör sina uppgifter, når verksamhetens mål samt uppfyller kraven enligt myndighetsförordningen om att bedriva en effektiv verksamhet, leva upp till lagar och regler, lämna tillförlitlig redovisning och hushålla med statens medel. Myndighetens ledning ska även säkerställa att det inom universitetet finns en god intern miljö (organisation, ansvars- och beslutsstruktur, värderingar) som skapar förutsättningar för en väl fungerande intern styrning och kontroll. Här ingår även att förebygga att verksamheten utsätts för korruption, otillbörlig påverkan, bedrägeri och andra oegentligheter. För att uppnå dessa krav ska Göteborgs universitet, likt övriga internrevisionsmyndigheter, identifiera väsentliga risker, vidta åtgärder samt systematiskt och regelbundet följa upp och bedöma den interna styrningen och kontrollen. Arbetet granskas av universitetets internrevision och av Riksrevisionen. Universitetsstyrelsen har, tillsammans med universitetets ledning, ansvaret för att det finns en process för intern styrning och kontroll som fungerar på ett betryggande sätt. I samband med beslut om årsredovisning ska universitetsstyrelsen intyga att den interna styrningen och kontrollen under verksamhetsåret har varit betryggande. Arbetet med intern styrning och kontroll utgör sedan ett antal år en integrerad del av universitetets styrnings-, planerings- och uppföljningsprocesser. Utgångspunkten är Vision 2020 med tillhörande handlings- och verksamhetsplaner. Fakulteter, Universitetsbiblioteket och Gemensamma förvaltningen tar årligen fram riskanalyser för sin verksamhet. Det är underlag för den universitetsgemensamma riskanalysen. Riskanalys 2019 Inför utarbetandet av den universitetsgemensamma riskanalysen 2019 har fakulteter/motsvarande identifierat de väsentligaste riskerna för sin verksamhet. Riskanalysen är en del av handlings- och verksamhetsplanerna för och tar sin utgångspunkt i fakulteternas identifierade mål och strategier. Riskerna sorteras efter huvudområdena i Vision 2020: Forskning som påverkar, Utbildning Rektor 1 (2) Vasaparken, Box 100, Göteborg

2 som förnyar och Arbetsmiljö som inspirerar. För att även inkludera andra risker av vikt för verksamheten, exempelvis kopplat till universitetets uppgifter och verksamhetskrav, finns även området Övrigt/Övergripande som en del i riskanalysen. Universitetsledningen har utifrån inkomna riskanalyser från fakulteter/motsvarande utarbetat ett förslag till universitetsgemensam riskanalys för För de identifierade riskerna har sannolikhet och konsekvens värderats, utifrån ett universitetsövergripande perspektiv. Även åtgärder för att hantera riskerna har angetts. Dessa åtgärder överensstämmer till stor del med de som beslutats i universitetsledningens handlings- och verksamhetsplan Förslaget till riskanalys har stämts av med rektors ledningsråd samt universitetsstyrelsens revisionsutskott i november Universitetets verksamhet är relativt stabil över tid, vilket innebär att det finns likheter jämfört tidigare års riskanalys. Lokaler är ett område som har identifierats som en väsentlig risk inför 2019, vilket återspeglas i riskanalysens samtliga områden. Nedan presenteras kort väsentliga risker för 2019 samt förändringar jämfört tidigare års riskanalys: Forskning: Likt tidigare år finns här risker kopplade till finansiering, rekrytering och kvalitet. Två nya risker som lyfts för 2019 är dels brist på ändamålsenliga lokaler för forskning och dels att brister i forskningsetik och oredlighet i forskning kan leda till bristande förtroende för universitetet. Utbildning: Även här betonas risken om brist på ändamålsenliga lokaler. Ytterligare en ny risk för 2019 är minskat söktryck och lägre genomströmning och dess påverkan på dimensionering och uppfyllande av utbildningsuppdraget. Risken för svårigheter att upprätthålla adekvat dimensionering av forskarutbildningen lyfts fram genom ett något ökat riskvärde. I övrigt finns, i likhet med tidigare år, risker kopplat till kraftfull expansion inom vissa utbildningsområden, otillräcklig internationalisering samt utbildningsverksamhetens kvalitet. Arbetsmiljö: Här uppmärksammas, likt föregående år, brister i den fysiska arbetsmiljön med anledning av pågående och planerade ny- och ombyggnationer. Även risker om hög arbetsintensitet och arbetsbelastning samt brister i jämställdhet och likabehandling lyfts fram. Nytt för 2019 är att hot riktade mot lärare, forskare och studenter kan innebära en risk för självcensur och hot mot den akademiska friheten. Övergripande: En ny risk för 2019 är att styrning och resurssättning av större lokalprojekt inte är ändamålsenlig. Risken vad gäller brister i lag- och regelefterlevnad har ett något lägre riskvärde jämfört tidigare år kopplat till de åtgärder som pågår. Förslag till beslut Universitetsstyrelsen beslutar att att fastställa Göteborgs universitets riskanalys 2019 enligt föreliggande bilaga ge rektor i uppdrag att hantera och följa upp de i riskanalysen identifierade riskerna Bilaga Göteborgs universitets riskanalys (2)

3 RISKANALYS 2019 Dnr V 2018/703 Göteborgs universitet DATUM: 14 december 2018 BESLUTAD AV: Universitetsstyrelsen KONTAKTPERSON: Eva Wiberg, rektor

4 FORSKNING SOM PÅVERKAR En minskad andel basanslag samt ökade krav på medfinansiering innebär sämre förutsättningar att bedriva forskning. Brist på ändamålsenliga lokaler samt minskad tillgång till lokaler för universitetets forskning till följd av pågående och planerade ny- och ombyggnationer. Forskningsinfrastruktur saknar ändamålsenlig finansiering och utveckling och riskerar att tappa i konkurrenskraft. Universitetet lyckas inte rekrytera eller behålla ledande forskningskompetens Använda resultatet från RED19 och Styr- och resursutredningen för att påbörja ett nytt strategiarbete. Översyn av resursfördelningsmodeller vid GU. Utveckla strategier för EU:s nästa ramprogram Horizon Europe och inkludera i forskningsstrategi Ta fram långsiktiga planer för resurssättning och finansiering för att kunna genomföra de planerade stora byggprojekten på GU. Kontinuerlig dialog med fastighetsägare och entreprenörer kopplat till fastlagda tidplaner för åtgärder som påverkar lokaltillgång Följa upp hur forskningsinfrastrukturer vid GU utvecklas och används. Fortsatt deltagande i Universitetens Referensgrupp för forskningsinfrastruktur (URFI) för att samverka kring nationell forskningsinfrastruktur Utveckla strategier för långsiktig kompetensförsörjning och vara en attraktiv arbetsgivare. 1 Skala 1-4 där 4 är högsta sannolikhet. 2 Skala 1-4 där 4 är högsta konsekvens 3 t beräknas genom att sannolikhet och konsekvens multipliceras (värde 1-16, där 16 är högsta riskvärde) 2 (7)

5 Brister i forskningens kvalitet innebär att universitetet inte lyckas behålla eller skapa konkurrenskraftiga forskningsmiljöer. Risk för otillräcklig kontroll av intellektuella tillgångar, särskilt i form av bakgrundsrättigheter och projektresultat i samverkansforskningsprojekt, leder till att universitetet bryter mot avtalsförpliktelser, riskerar skadeståndsanspråk och brister i trovärdighet. Brister i forskningsetik och oredlighet i forskning leder till bristande trovärdighet och förtroende för universitetet. Brister i strukturer och arbetssätt för samverkan och nyttiggörande innebär att universitetet inte når ut med forsknings-resultat och att ny kunskap inte nyttiggörs Använda resultatet från RED19 för att påbörja ett nytt strategiarbete. Ta fram en ny forskningsstrategi inkluderande samverkan och utbildning. Utveckla strategier för EU:s nästa ramprogram Horizon Europe och inkludera i forskningsstrategi. Aktivt delta i internationella nätverk och benchmarka nationellt och internationellt Återuppta förstudie kring kontraktshantering Arbeta för att öka medvetenheten om vikten av kunskap om etik och oredlighet i forskning i utbildning på forskarnivå Utveckla samverkansforum, exempelvis kring konst och kultur. Vidareutveckla nuvarande samarbeten kring forskningskommunikation. Arbeta för att samverkan ska vara meriterande för lärare och forskare med utgångspunkt från de Vinnovafinansierade projekten att utveckla lärosätenas samverkanskapacitet. Utreda möjligheter för att synliggöra forskning och samverkan genom ett enhetligt forskningsdatasystem. 3 (7)

6 UTBILDNING SOM FÖRNYAR Minskat söktryck och lägre genomströmning bidrar till svårigheter i dimensionering och uppfyllande av utbildningsuppdraget inom vissa utbildningsområden. Brist på ändamålsenliga lokaler samt minskad tillgång till lokaler för universitetets utbildning till följd av pågående och planerade ny- och ombyggnationer. Kraftfull expansion inom vissa utbildningsområden riskerar verksamhetens kvalitet och dess koppling till forskningsmiljöer. Otillräcklig internationalisering avseende studenter och lärares mobilitet samt rekrytering av internationella studenter och doktorander Bereda fördelning av frigjorda platser vid långvarig underproduktion i syfte att främja en dynamisk utveckling av utbudet. Fortsätta arbetet med att genomlysa och vid behov revidera befintliga principer för kursklassificering, interna prislappar och avräkning. Skapa tydliga vägar in till universitetet för presumtiva studenter, förstärkta rekryteringsinsatser. Kontinuerlig översyn av utbildningsutbudet utifrån samhällsrelevans Ta fram långsiktiga planer för resurssättning och finansiering för att kunna genomföra de planerade stora byggprojekten på GU. Kontinuerlig dialog med fastighetsägare och entreprenörer kopplat till fastlagda tidplaner för åtgärder som påverkar lokaltillgång Synliggöra risken lokalt och nationellt i samverkan med berörda fakulteter och institutioner. Beslutat om förstärkning av basanslag vid vissa fakulteter för att bidra till kompletta akademiska miljöer Kraftsamla kring prioriteringar och avvägningar för strategiska samverkanspartner genom ett nyinrättat internationaliseringsråd. Fortsatt arbete med stöd till internationell studentmobilitet, samarbetsavtal/ strategiska partners och short term mobility, utreda förutsättningar för en internationell sommarskola, samt vidta adekvata åtgärder på basis av utfallet av International Student Barometer (ISB). 4 (7)

7 Ökad beståndet av bostäder genom ökad inhyrning, utökade externa samarbeten. Svårigheter att upprätthålla adekvat dimensionering av forskarutbildningen leder till bristande kvalitet och utmaningar för framtida kompetensförsörjning. Universitetets utbildningsverksamhet håller inte tillräckligt hög kvalitet vilket innebär att universitetet förlorar i attraktionskraft. Implementeringen av organisationen för lärarutbildningen riskerar att ta fokus från kärnverksamheten Översyn av resursfördelningsmodeller vid GU. Uppmuntra breddad rekrytering av doktorander avseende exempelvis kön, socioekonomisk bakgrund/klass och härkomst Fortsatt implementera universitetets policy för kvalitetssäkring och kvalitetsutveckling av utbildningen i syfte att säkra utbildningarnas kvalitet och relevans. Säkerställa implementeringen av en infrastruktur för utbildning baserad på blended learning. Följa upp utvecklingen av den pedagogiska akademin och fakulteternas arbete med utlysning/antagning av excellenta lärare Ta fram förslag för att utveckla administrationen av den verksamhetsförlagda utbildningen i syfte att säkerställa en VFU-organisation som stödjer implementeringen av ett nytt samverkansavtal. Beslut om förslag för utvecklad planerings- och avräkningsprocess för lärarutbildningen. Fortsatt strukturerat arbete mellan universitetet och skolhuvudmän i utveckling av lärarutbildningen. 5 (7)

8 ARBETSMILJÖ SOM INSPIRERAR Brister i den fysiska arbetsmiljön inom delar av universitetet till följd av avsaknad av ändamålsenliga lokaler samt ny- och ombyggnationer av befintliga lokaler. Hög arbetsintensitet och arbetsbelastning för universitetets medarbetare och studenter leder till lägre kvalitet och stressrelaterad ohälsa. Brister i jämställdhet och likabehandling samt i hanteringen av kränkande särbehandling och sexuella trakasserier. Hot riktade mot lärare, forskare och studenter innebär en risk för självcensur och hot mot den akademiska friheten Kontinuerlig dialog med fastighetsägare och entreprenörer kopplat till fastlagda tidplaner för åtgärder som påverkar lokaltillgång. Vidareutveckla verksamhetsstödet inom fysisk arbetsmiljö Översyn av stödet till organisationens chefer gällande arbetsmiljöfrågor. Fortsatt arbete för att förtydliga uppdragen för centrala och lokala arbetsmiljökommittéerna. Implementering av lärosätets arbetsmiljööverenskommelse med studenterna Fortsatt arbete med lärosätets jämställdhetsintegrering. Förbättra chefers handlingsstöd att aktivt kunna arbeta med likabehandlingsfrågor. Framtagning av handläggningsordning och uppföljning av inkomna anmälningar kring sexuella trakasserier och kränkande särbehandling. Initiera ett pilotprojekt kopplat till studenters anmälningar av sexuella trakasserier och kränkande särbehandling. Eventuellt deltagande i nationellt forskningsbaserat samverkansprogram om sexuella trakasserier och genusbaserad utsatthet i akademin Uppstart av nytt visions- och strategiarbete. Initiera ett pilotprojekt kopplat till studenters anmälningar av sexuella trakasserier och kränkande särbehandling. 6 (7)

9 ÖVERGRIPANDE Styrning och resurssättning av större lokalprojekt är inte ändamålsenlig. Brister i lag- och regelefterlevnad inom områden såsom anställningar och informationssäkerhet Ta fram långsiktiga planer för resurssättning och finansiering för att kunna genomföra de planerade stora byggprojekten på GU Uppföljning av nytt arbetssätt för uppföljning av särskilda skäl. Arbeta med att öka medvetenheten och rutiner för informationssäkerhet. Inkludera ett avsnitt om informationssäkerhet i forskarutbildningen. 7 (7)