Perspektiv. Så blir ledningens genomgång en succé

Transkript

1 Nya! Perspektiv #199 maj årgång 24 på hållbar verksamhetsutveckling HÅLLBARHET Malmö stad är»utmärkt Hållbar Upphandlare«NYHET Bedömningar av ekoeffektivitet med ISO PORTRÄTTET Johanna Schelin är miljöchef på McDonalds Så blir ledningens genomgång en succé ledningens genomgång. Det behöver inte vara en pest och pina. Med korta dragningar och en tydlig analys, kommer man snabbt vidare. Det menar Bo Sjöberg på Samhall. Läs mer om hur du lyckas med ledningens genomgång. magasinet för kvalitets- & miljöproffs

2 tema ledningens genomgång Engagera mera med»ledningens genomgång«begreppet»ledningens genomgång«blir ofta en plåga. Dötråkiga listor på avvikelser och klagomål och högläsning ur revisionsrapporter.»skönt att det bara är en gång om året«, tänker den drabbade ledningsgruppen. Men det är förmodligen just det som är problemet. Ledningens genomgång sker alltför sällan och är alltför ofta uppstyltat formell. Bo Sjöberg är miljö- och kvalitetschef på statligt ägda Samhall, med anställda ett av landets största serviceföretag. Vi har vävt samman de olika ledningssystemen och sedan har jag försökt att stycka elefanten i aptitliga bitar, säger Bo Sjöberg och skrattar. I dagsläget serveras kvalitetsbitarna en gång i månaden och miljöstyckena portioneras ut en gång i kvartalet. Sedan gäller det att ha korta dragningar med en klar analys så att ledningsgruppen kan fatta beslut om förändringar och förbättringar och driva på arbetet och komma vidare, förklarar Bo Sjöberg. Processägarna rapporterar Han är noga med att påpeka att det inte är han som rapporterar. Det är den så kallade processägaren som sköter snacket som kan handla om kundnöjdhet, reklamationer och avvikelsehantering, sådant som ska behandlas enligt standarden. Processägarna är de som kan frågan bäst. De har ett naturligt engagemang, säger han. Och för att genomgången ska bli riktigt matnyttig samlar Bo Sjöberg processägarna en vecka före ledningens genomgång. Tillsammans gör de en analys av det som rapporterats in. På det sättet får du ett aktivt och framåtsyftande möte, säger Bo Sjöberg. Hans förhoppning på längre sikt är att punkten ledningens genomgång försvinner helt från dagordningen, att frågorna kommer in på ett naturligt sätt i verksamheten och behandlades på de vanliga ledningsgruppsmötena. Fast dit lär jag inte komma under överskådlig tid. Men det är fullt möjligt. Behandlar du bara frågorna på det sätt som standarden kräver kan du lägga in dem i agendan när det passar företaget bäst, säger Bo Sjöberg. 6 Perspektiv #

3 ledningens genomgång tema Han medger dock att på ett sätt är det bra att ledningens genomgång finns och att den är formaliserad. Utan den tror han att det hade tagit mycket längre tid innan en del miljöfrågor hade lyfts upp på ledningsnivå. Sedan 2008 finns det krav på att statliga bolag ska använda sig av GRI:s (Global reporting initiatives) hållbarhetsredovisning. Något som är både spännande och roligt menar Bo Sjöberg. Tack vare GRI så kommer även den sociala hållbarheten in i rapporteringen. Jag brukar säga att vi är originalet, social hållbarhet är ju vår kärnverksamhet, hela vår affärsidé, och de frågorna är det självklart att lyfta i ledningsgruppen utan någon särskild punkt på dagordningen, säger Bo Sjöberg. Tvångströja i Ryssland Richard Almgren har över 30 års erfarenhet från miljöområdet # Perspektiv 7

4 Behandlar du bara frågorna på det sätt som standarden kräver kan du lägga in dem i agendan när det passar företaget bäst. Bo Sjöberg och har skrivit flera böcker om tillämpningen och affärsnyttan med ISO Han är även ordförande i SIS tolkningsgrupp för miljöledningsstandarden. Just nu arbetar han som konsult på uppdrag åt Naturvårdsverket med att utbilda ryska företag och myndigheter i tillämpningen av ISO För mig handlar begreppet ledningens genomgång mycket om att standarden ger dig rätt att lyfta miljöfrågorna till ledningsgruppen. I Sverige är de flesta företagen med på banan och intresserade av miljöfrågor, men så ser det inte ut överallt i världen. I Ryssland behövs tvångströjan, där är ledningens genomgång synnerligen angelägen, säger Richard Almgren. En annan vanlig situation där ledningens genomgång fyller en viktig funktion är när»stora Kunden«kräver att ditt företag ska certifiera sig. Då är kanske inte din motivation på topp. Även där är det bra med den formella genomgången, så att arbetet kommer igång. För väldigt ofta har processen i sig en välgörande inverkan. Frågorna är intressanta och företagsledningen blir engagerade, säger Richard Almgren. Tricket Han menar att tricket för att fånga ledningens intresse är att göra genomgången mer exekutiv. Får personerna i ledningsgruppen besluta om inriktning, om mål och policys, sådant som de är vana vid, så blir de intresserade, säger Richard Almgren. Han menar att de komponenterna finns med i ISO 14001, dock inte lika tydligt i ISO 9001, men även där är begreppen med. Ledningens genomgång är verkligen inget konstigt. Standarden ställer egentligen bara sådana frågor som alla ledningsgrupper brukar lyfta. Alltså»funkar det här, kan vi få det att bli bättre, hur får vi medarbetarna engagerade? Och så till sist beslutar ledningen om mål och inriktning«, förklarar Richard Almgren. Av Roland Fransson 8 Perspektiv #

5 För mig handlar begreppet ledningens genomgång mycket om att standarden ger dig rätt att lyfta miljöfrågorna till ledningsgruppen. Richard Almgren # Perspektiv 9

6 tema ledningens genomgång»ledningens genomgång ingen rocket science«svenska läkemedelsbolaget Meda har en historia av ett flertal företagsförvärv. För att hålla samman koncernen har ISO blivit ett viktigt verktyg. Och med Ledningens genomgång har man ett enkelt och effektivt rapporteringssystem som hela tiden för företaget framåt. Meda är ett internationellt så kallat specialty pharmaföretag. Det innebär bland annat att företaget förvärvar mediciner och produkter som de stora läkemedelsdrakarna vill avyttra. Med svenska mått mätt är dock inte Meda något litet bolag. Företaget har verksamheter i ett femtiotal länder och cirka medarbetare inom marknadsföring och försäljning. Omsättningen förra året var knappt 13 miljarder kronor. Meda har läkemedelstillverkning i Tyskland, Frankrike och USA. Huvudkontoret ligger i Solna. Och där sitter Erik Haeffler, vice vd och ansvarig för inköp och tillverkning. Han har varit med om att införliva ISO i den snabbväxande och av naturliga skäl ganska spretiga verksamheten. Spretig därför att en del av Medas affärsidé är att köpa upp mindre läkemedelsföretag. Bolag som alla har sin ledning och sin kultur. Arbetet med miljöledningssystemet har även blivit ett verktyg i arbetet att hålla ihop koncernen. Där har ledningens genomgång med återrapportering haft en nyckelroll, säger Erik Haeffler. Enkelt system I grova drag går det till så att Meda för varje kalenderår sätter upp tydliga mål. Företagsledningen drar upp handlingsplaner för att nå målen. Längre fram, efter det första kvartalet, i samband med punkten ledningens genomgång tittar ledningsgruppen på hur väl målen är uppfyllda, så att den får en nulägesbild. Man prövar om det finns behov av förändringar, kanske tillföra mer resurser och göra eventuella förbättringar. Sedan sätter vi upp en ny handlingsplan för nästkommande kvartal. Det är ingen rocket science, men det är ett enkelt och robust rapporteringssystem, säger Erik Haeffler. Hållbarhetsredovisning Med ISO som grund har Meda byggt vidare och utvecklat en hållbarhetsredovisning enligt GRI. De sex prioriterade områdena som Meda bedriver sitt hållbarhetsarbete kring är etik, bolagsstyrning, medarbetare, patient, miljö och samhälle. I stort sett bedrivs hållbarhetsarbetet efter miljöledningssystemets standard. För att få lite mer effektivitet i arbetet har vi bildat en undergrupp som bara består av tre personer från ledningsgruppen. Vid behov kallar vi in experter. Här förbereds frågorna innan de lyfts till ledningens genomgång, säger Erik Haeffler. En av de hållbarhetsfrågor som varit i fokus för Meda sedan hösten 2010 och under hela förra året var implementeringen av»supplier Code of Conduct«uppförandekod för leverantörer. Stringens i arbetet Den kan sägas vara en spegelbild av Medas egna interna regler och täcker etiska regler, arbetsvillkor (även arbetsmiljö), miljöpåverkan, djurskydd samt ledningssystem. 40 av de största leverantörerna har nu förbundit sig att följa Medas uppförandekod. Nästa steg är att ta fram en mer detaljerad form för uppföljning, säger Erik Haeffler. När det gäller miljöområdet har han även börjat titta på energiförbrukningen hos de olika anläggningarna. Vi sätter mål på koncernnivå som sedan tas om hand och bryts ned till fabriksnivå. Det blir otroligt konkret. Det betyder att även en fabriksledning vet att deras miljöarbete med energifrågorna kommer att följas upp på koncernnivå. Tack vare standarden och ledningens genomgång får vi en stringens och stadga i arbetet, tycker Erik Haeffler. av roland fransson 10 Perspektiv #

7 xxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxx För läkemedelsbolaget Meda har»ledningens genomgång«fått en avgörande roll. # Perspektiv 11

8 Prenumerera på Perspektiv tidskriften för konkurrenskraftiga organisationer som satsar på miljö- och kvalitetsarbete. Klicka här >> PERSPEKTIV