Skogsstyrelsen. Revisionsrapport. Omcertifiering

Transkript

1 Skogsstyrelsen Revisionsrapport Omcertifiering

2 Grundläggande revisionsdata Kundadress Certifikatsnummer# , Skogsstyrelsen Jönköping Revisionskriterium SS-EN ISO 14001:2004, Svenskt PEFC certifieringssystem för uthålligt skogsbruk SWE 001:3 + SWE 002:3 + SWE 003:3 Date(s) of audit Revisionsaktivitet Omcertifiering Dokumentgranskning ingår Revisor/er Revisionsledare Jörgen Hedeås Revisiondag(ar): 5 Revisor(er) Eric Beckman Revisiondag(ar): 9 Omfattning (scope) av certifieringen: Myndighetsutövande samt uppdragsverksamhet rörande skogsfrågor Entreprenörscertifikat för skogsbruksplanläggning, planering av skogsbruksåtgärder samt inventeringar. Revisionens utförande Denna uppföljande revision har genomförts enligt en revisionsplan som täcker in funktionerna för Skogsstyrelsen. En preliminär 3-års plan har upprättats för kommande revisionsaktiviteter. Revisionen genomfördes i god anda där alla berörda visade stort intresse och engagemang. I årets revision granskades ledningsprocesser, kärnprocesser och stödprocesser på huvudkontoret med focus på styrning och uppföljning av viktiga kvalitets- och miljöparametrar. Revisionen omfattade även distrikten Norra Jämtland, Gävleborg, Värmland, Södra Lappland, Gotland/Stockholm och Göteborg. Regionledning Nord och Mitt granskades också. En intern revision bevittnades även i Mora. Under revisionen utfördes dokumentationsgranskning, personintervjuer, genomgång och stickprov i de olika funktionerna/processerna och fältbesök i skogen. Vid distriktsbesöken granskades 13 stycken ärenden både på kontoren och genom fältbesök. Version: 20-mar-2015 Sida 2 av 9

3 Övergripande resultat Skogsstyrelsen har nu infört ett strukturerat processbaserat verksamhetssystem. Det finns en medvetenhet och ett intresse inom organisationen att fortsätta utveckla processerna och förbättringsarbetet samt att ytterligare implementera arbetssättet med målstyrning. Det finns bra kopplingar mellan organisationens betydande miljöaspekter och det strategiska arbetet med verksamhetsplanering samt uppföljningar. Ingen åtgärd krävs Ledningssystemet och verksamheten uppfyller kraven helt (inga avvikelser) x Åtgärd krävs Ledningssystemet och verksamheten uppfyller i stort kraven, men vissa brister identifierades (mindre avvikelse/r kunde konstateras) Omedelbar åtgärd krävs Ledningssystemet bedöms inte vara tillräckligt infört eller verksamheten visade på stora brister (stor/a avvikelse/r har konstaterats) Summering avvikelser Se separat dokument för detaljerade beskrivningar av avvikelserna Stor(a) avvikelse(r) utfärdad(e): 0 Mindre avvikelse(r) utfärdad(e): 1 Uppföljning av avvikelser som utfärdades vid föregående revision Avvikelserna från den föregående revisionen är stängda. De korrigerande åtgärder som införts utifrån dessa har granskats vid denna revision och bedöms fungera på ett tillfredsställande sätt. Version: 20-mar-2015 Sida 3 av 9

4 Positiva iakttagelser Ledningens genomgång genomförs nu i 3 av dom ordinarie ledningsmötena under året vilket är ett av exemplen på att miljöledningssystemet är bra implementerat i verksamheten. Fortsatt arbete med att utveckla företagets processer sker på ett bra sätt. Det finns en medvetenhet och ett intresse inom organisationen att fortsätta utveckla processerna och att ytterligare uppnå ett mera målstyrt arbetssätt. Uppföljningar av verksamheten sker på ett flertal strukturerade och bra sätt. Exempelvis kvalitetsgranskningar, olika former av interna och externa revisioner samt fortlöpande kontroller. Skogsstyrelsen har en bra helhetssyn på förbättringsarbetet, där olika delar av uppföljnings- och kontrollarbetet ingår. Exempel på förbättringar under den gångna 3-års perioden: Verksamhetssystemet har utvecklats med tydliga processer för organisationens olika funktioner med rollbeskrivningar och ansvar. Utbildning av medarbetare har skett utifrån detta. De interna revisionerna utförs på ett allt bättre sätt som även kombineras med kvalitetsgranskningarna. Uppdragsavdelningen är nu PEFC entreprenörscertifierad vilket har inneburit bättre styrning och uppföljning av den verksamheten. Utvecklat både interna och externa IT stöd för bättre miljöhänsyn i skogsbruket. Startat upp med genomförande av sektorsdialoger. Version: 20-mar-2015 Sida 4 av 9

5 Behov av förbättringar Någon form av kontroll behöver ske att alla relevanta punkter i kraven för ledningens genomgång täcks in under året. Effektutvärderingar av verksamheten sker inom vissa delar men kan göras ännu bättre vilket organisationen håller på att vidareutveckla. Det noteras också att effektutvärderingar görs både av processförvaltare och enheten för Policy och Analys. Det är svårt att bedöma hur effektiv koordinering av de olika insatserna är. Det har i det nuvarande systemet för förbättringsförslag varit svårt att kategorisera ärendena för att se vilka områden som är vanligast förekommande. Det bör bli tydligare hur organisationen har utvärderat effekterna av korrigerande åtgärder för relevanta avvikelser. Återkoppling av externa synpunkter har identifierats av organisationen som viktigt. Ett antal externa synpunkter granskades under revisionen. För vissa synpunkter kunde inte visas att återkoppling var genomförd. (Avvikelse ERBE 1) Det är svårt att i förbättringssystemet se om så har skett. Förebyggande åtgärder där identifierade problem på ett distrikt/enhet fullt ut analyseras och införs på liknande distrikt/enheter kan utvecklas. Utbildningsliggaren är idag utspridd i flera källor som Agresso, Kurser och möten samt chefens PUdokumentation. Analys av kompetensförsörjning kan underlättas genom en mer enhetlig registrering. Det behöver preciseras hur kraven i ADR berör organisationens verksamhet. I vissa fall förfogar inte aktuell enhet över resurserna till fokusområdets mål, vilket gör det svårt att agera effektivt för att nå mål. Process arbetet är relativt nytt. Målsättning mot fokusområden upplevs lite svårt. Under perioden utvecklas ibland målet till att inte varar relevant. (Skall målet ändras eller bara släppa det? Medarbetare upplever att det finns förbättringsarbete kvar vad gäller förväntningar på olika roller och avgränsningar mellan t.ex. processförvaltare och regioncontroller. Version: 20-mar-2015 Sida 5 av 9

6 Ledningsprocesser Skogsstyrelsen styr verksamheten bland annat utifrån en verksamhetsstrategi och verksamhetsplan som sedan är nedbruten i organisationens olika delar. Ett antal focusområden är också beslutade. Inga större organisationsförändringar har skett sedan föregående år. Tillsyn enligt EUs timmerförordning har kommit igång under det senaste året. Fortsatt arbete med att utveckla företagets processer sker på ett bra sätt. Rollerna som processägare, processansvarig, processförvaltare samt processansvariga på distrikten är under fortsatt implementering för respektive process. Det finns en medvetenhet och ett intresse inom organisationen att fortsätta utveckla processerna och att ytterligare uppnå ett mera målstyrt arbetssätt. Ledningens genomgång genomförs nu i 3 av dom ordinarie ledningsmötena under året vilket är ett av exemplen på att miljöledningssystemet är bra implementerat i verksamheten. Någon form av kontroll behöver ske att alla relevanta punkter i kraven för ledningens genomgång täcks in under året. En uppdaterad lista finns över de lagar och andra krav som berör organisationens verksamhet. Det skulle kunna framgå tydligare av dokumentationen att ledningen bedömt att organisationen uppfyller dessa. Angående ADR så gäller alltid dessa krav. MSB ansvarar för föreskrifterna. Intertek har tolkat undantaget i föreskrifterna som att ADR 1.3-utbildning är ett krav då farligt gods transporteras för användning av fler än endast föraren. Om Skogsstyrelsen delgetts en annan tolkning så behöver det styrkas på lämpligt sätt. Angående PEFC baskrav om ADR så gäller dessa för all verksamheten som bedrivs inom scopet för entreprenörscertifieringen. Verksamhet som ligger utanför omfattas ej av kravet. Miljöledningen är generellt väl integrerat i verksamheten. Organisationen har bra styrning och uppföljning inom de områden som har stor miljöpåverkan. Det är en bra koppling mellan organisationens betydande miljöaspekter och det strategiska arbete och verksamhetsplanering med uppföljningar. Uppföljningar av verksamheten sker på ett flertal strukturerade och bra sätt. Exempelvis kvalitetsgranskningar, olika former av interna och externa revisioner samt fortlöpande kontroller. Effektutvärderingar av verksamheten sker inom vissa delar men kan göras ännu bättre vilket organisationen håller på att vidareutveckla. Förbättringsarbete. Skogsstyrelsen har en bra helhetssyn på förbättringsarbetet, där olika delar av uppföljnings- och kontrollarbetet ingår. Hanteringen av inkomna avvikelser/förbättringsförslag sker nu också på ett bra sätt. Antalet gamla ärendet är nu på en låg nivå. Det har i den nuvarande systemet för ärendehantering varit svårt att kategorisera ärendena för att se vilka områden som är vanligast förekommande. Återkoppling av externa synpunkter har identifierats av organisationen som viktigt. Ett antal externa synpunkter granskades under revisionen. För vissa synpunkter kunde inte visas att återkoppling var genomförd. (Avvikelse ERBE 1) Det är svårt att i förbättringssystemet se om så har skett. Om återrapportering alltid ska ske när förslaget har blivit inlagt som Extern synpunkt så bör det följas. Under revisionen framkom dock att det kan vara svårt att registrera vem som kommer med synpunkter i en stor grupp, vilket gör det svårt med återkoppling. Vid intervju av medarbetare på distrikten och på enheterna varierade synen på vem som har ansvaret att återkoppla till extern uppgiftslämnare det är den som registrerar synpunkten i systemet, den som stänger synpunkten eller att det bör vara tredje linjens support som utgörs av en specialist på aktuellt område. Ett annat system för hantering av avvikelser/förbättringsförslag kommer nu att införas där kundtjänst kommer att administrera ärendena. Version: 20-mar-2015 Sida 6 av 9

7 Interna revisioner Planering av revisionerna sker på ett systematiskt sätt med bland annat en riskvärdering där även ledningen deltar. Alla processer/funktioner och distrikt täcks in under en 3-års period. Revisionerna utförs av två miljörevisorer där den ena focuserar på uppdragsverkasamheten. Revisions/kontrollverksamheten får även input från revisor som arbetar under styrelsen och de kvalitetsgranskningar som utförs av utförda aktiviteter. Revisionerna är föredömligt dokumenterade och avrapporterade och bedöms vara kompetent genomförda. Avvikelserna hanteras och följs nu upp på ett strukturerat sätt. Sammantaget bedöms revisionerna vara effektiva och trovärdiga. Bevittning utfördes av en intern revision på ett distrikt. Övergripande så genomfördes revisionen på ett effektivt och bra sätt enligt fastställd revisionsplan. Revisorerna var även väl förberedda. IT, Policy och Analys, Rådgivning, Geografisk information, Skogsenheten, Tillsyn, Ekonomiska stöd, HR och Kommunikation. Granskning genomfördes av ett antal enheter med ansvar för stödprocesser och kärnprocesser. Vissa aktiviteter inom kärnprocesserna granskades på distrikten där mycket av utförandet sker. Vid revision av enheterna granskades främst målsättning utifrån fokusområden och kopplade aktiviteter samt stickprov på processer. Processkartläggning för de flesta processerna har kommit långt. Utveckling av processbeskrivningarna drivs av processförvaltaren med hjälp av lokala processansvariga. I vissa fall förfogar inte aktuell enhet över resurserna till fokusområdets mål, vilket gör det svårt att agera effektivt för att nå mål. Stickprov på mål som låg långt ifrån uppfyllelse kunde visa på att stödjande åtgärder hade genomförts. Det noteras också att effektutvärderingar görs både av processförvaltare och enheten för Policy och Analys. Det är svårt att bedöma hur effektiv koordinering av de olika insatserna är. Målarbete och processer bedöms som tillfredsställande. Inga avvikelser har noterats. Inom tillsynsverksamheten sker nu effektiviseringar genom att skogsägarna i högre grad får skicka in dokument som styrker att åtgärderna är genomförda. Kontroller enligt Eus timmerförordning har nu kommit igång. Av hittills dokumenterade kontroller är det en hög andel föreläggande. En strukturerad och väl dokumenterad effektutvärdering har utförts av det tidigare landsbygdsprogrammet. HR-enheten har mycket bra beskrivna processer och rutiner/instruktioner för sin verksamhet. Inom kommunikationsavdelningen sker effektutvärderingar i samband med olika kampanjer och annonsaktiviteter. Uppdragsverksamheten Processen granskades genom intervjuer med medarbetare på distrikten och på uppdragsavdelningen. Stickprov granskades för skogsbruksplaner. Processen bedöms fungera väl avseende definierad input, kompetenskrav och instruktioner för genomförande. Utföraren gör en egenkontroll vid avslut. Hanteringen och dokumentering sker i Sälgen. Vissa produkter ligger inom omfattningen för PEFC-entreprenörscertifiering. Preliminär rapport från internrevisionen granskades. Revisionsprogram och genomförande bedöms uppfylla standardens krav. Bevittning av PEFC-internrevisor genomfördes på ett distrikt. Internrevisionens omfattning och genomförande bedöms väl uppfylla standardens krav. Rutiner för att säkerställa att utförare har rätt kompetens och löpande uppföljning och kvalitetskontroll bedöms tillräckliga. Version: 20-mar-2015 Sida 7 av 9

8 Besök på distrikt Intervjuer med distriktschefer och medarbetare visar på en god kunskap om innebörden av miljöpolicyn och kopplingen till det egna arbetet. Miljömålet om minskning av CO2 per tjänstgöringsdag är en av många indikatorer som distrikten följer per månad. Alla besökta distrikt har samma CO2-mål (minskning med 5 %). Generellt finns god kunskap om miljömålen. Övervakning och mätning sammanställs i ett VPdokument som informeras medarbetare via mail och möten. Det var inte lika tydligt hur handlingsplanen var kopplad till målet. Planen består dels i en förnyelseplan av bilparken och dels en allmän ambition att planera resor, åka mer tåg och nyttja samåkning. Vissa distrikt upplevde en stor möjlighet att påverka uppfyllelsen av miljömålet medan andra distrikt såg en motstridighet mot andra mål (t.ex. olika tillsyns-mål som innebär bilåkning). I samband med granskning av aktiviteter kopplade till kärnprocesserna genomfördes stickprov på dokumenterad kompetens i Agresso. Vid ett distrikt noterades att en Vägutbildning (behörighet att arbete vid väg) hade gått ut utan att detta hade uppmärksammats. Det finns många utbildningar registrerade per medarbetare där vissa av utbildningar kräver en periodvis förnyelse. Ett förbättringsförslag är att tydligare registrera bäst-före-datumet i systemet för att förenkla att det uppmärksammas vid kompetensutvecklingssamtalet. Interna utbildningar och kalibreringar registreras numer av utbildningsansvarig (externa utbildningar registreras fortfarande av respektive medarbetare i Agresso) i ett annat system. Granskning utvecklingssamtal och kompetensutvecklingsplaner granskades genom stickprov. Dessa aktiviteter genomförs på ett bra sätt. Dialog om miljöhänsyn med skogsföretag och entreprenörsgrupper genomförs med bra respons i de besökta distrikten. Användning av avvikelse och förbättringssystemet granskades på distrikten genom antalet registreringar, mängden öppna avvikelser som gått över tiden och stickprov av hanteringen av avvikelser. Nivåerna är bättre men det finns fortfarande möjlighet till förbättring, se avsnitt Förbättring och avvikelsehantering. Kemikalie- och avfallshantering granskades genom stickprov av kemikalielistor med tillhörande säkerhetsdatablad, avfallssortering och avfallsliggare samt besök i förvaringsutrymmen för kemikalier. Generellt genomförs det på ett bra sätt. Arbetsmiljö granskades genom stickprov på skyddsronder och intervju med medarbetare kring identifierade arbetsmiljörisker. Hemkomstkontroll är väl inarbetat. Rutinerna för ensamarbete skiljer sig mellan distrikten där t.ex. vissa har krav på nödsändare vid fältarbete. Ett förbättringsförslag är att per distrikt förtydliga vilka minimikrav som gäller vid ensamarbete (t.ex. mobiltelefon, första hjälpen, nödsändare, någon typ av meddelande till medarbetare/anhörig om geografiskt område osv). Kärnprocessernas aktiviteter på distrikten granskades genom olika ärenden. - A , Vägledning om skogsvårdslagens krav (Tillsyn) - L , Samråd om skogsbruksåtgärder (Tillsyn) - R , Återkoppling (Rådgivning) - N , Nyckelbiotop (Områdesskydd) - ST , Stöd till Nokås, (Ekonomiskt stöd) - 11/ , Naturvårdsavtal (Områdesskydd) - RM101593, Skogsbruksplan (Uppdragsverksamhet) - R , Återkoppling (Rådgivning) - P , Inventering (Inventering) - R 3845, Rådgivning om miljöhänsyn (Rådgivning) - A Råd om anläggning av ny skog (Vägledning) - A Förbud mot avverkning (Tillsyn) - R Återkoppling av miljöhänsyn (Måldialogen) Version: 20-mar-2015 Sida 8 av 9

9 Bekräftelse av genomförd revision Härmed bekräftas att revisionsen genomförts av Intertek Certification AB, Box 1103, Kista Revisionsledarens namn samt Företagets representants namn samt Nästa revisionstillfälle har preliminärt planerats till : Jorgen.hedeas@intertek.com Carl-johan. dalsman@skogsstyrelsen.se Vecka Version: 20-mar-2015 Sida 9 av 9