Inspektion avseende aktuellt ledningssystem i enlighet med föreläggande

Transkript

1 Tillsynsrapport Datum: Er referens: - Diarienr: SSM Förrättningsdatum: Inspektera AB SVAFO Ansvarig handläggare: Cecilia Wahlund Arbetsgrupp: Cecilia Wahlund KM, Eric Häggblom RD, Charlotte Lager KA och Mathias Leisvik RD Samråd: Svante Ernberg crd, Charlotta Fred cka Godkänt av: Anne Edland ckm Inspektion avseende aktuellt ledningssystem i enlighet med föreläggande Sammanfattning Strålsäkerhetsmyndigheten (SSM) har genomfört en inspektion med syfte att bedöma hur AB SVAFO (SVAFO) uppfyller kraven på ledningssystem samt hur de uppfyller det föreläggande avseende aktuellt ledningssystem som SSM fattade beslut om i maj SSM:s samlade bedömning är att SVAFO uppfyller kravet på ledningssystem samt punkterna i föreläggandet. SSM ser dock förbättringsbehov gällande rutiner och instruktioner inom avfallshantering. SSM bedömer också att utvecklingen på SVAFO gällande ledning och styrning har varit positiv under 2014 och att stora förbättringar har skett. Denna utveckling behöver fortgå även i framtiden för att säkerställa att ledningssystemet efterlevs och att processer för förbättringsarbete (exempelvis avvikelsehantering och erfarenhetsåterföring) tillämpas i hela företaget. Bakgrund SSM genomförde i mars 2014 en inspektion kring ledning och styrning vid SVAFO. Inspektionen visade att SVAFO inte fullt ut uppfyllde kravet på ledning och styrning enligt, 2 kap. 8 Strålsäkerhetsmyndighetens föreskrifter (SSMFS 2008:1) om säkerhet i kärntekniska anläggningar. Detta då stora delar av ledningssystemet inte fanns framtaget och därmed inte fullt ut fungerar som ledning och styrning av alla delar av SVAFO:s verksamhet. SSM förelade SVAFO att omhänderta de identifierade bristerna senast den 31 oktober 2014 (SSM ). Den 5 och 6 november 2014 gjorde SSM ytterligare en inspektion vid SVAFO avseende ledning och styrning, och föreliggande rapport redovisar SSM:s observationer och bedömningar från denna. Strålsäkerhetsmyndigheten Swedish Radiation Safety Authority SE Stockholm Tel: E-post: registrator@ssm.se Solna strandväg 96 Fax: Webb: stralsakerhetsmyndigheten.se

2 Sida 2 (7) Syfte Syftet med inspektionen är att bedöma hur SVAFO uppfyller kraven på aktuellt ledningssystem. Syftet är också att bedöma huruvida SVAFO uppfyller föreläggandet avseende aktuellt ledningssystem: 1. Ledningssystemet ska omfatta alla delar av bolagets verksamhet. 2. Utpekade dokument för krav och riktlinjer ska tas fram, godkännas och implementeras. 3. Ledningssystemet ska visa att, och hur, externa och interna krav tillgodoses. 4. Instruktioner för vitala och kravställda processer och aktiviteter ska tas fram, godkännas och implementeras. 5. Planen för internrevision ska kompletteras med motiv för identifierade revisionsområden, revisionsintervall samt med spårbarhet för uppdateringar av planen. 6. Internrevisionsprocessen ska dokumenteras. Vidare är syftet att vara pådrivande i SVAFO:s arbete kring ledning och styrning. Dessutom syftar inspektionen till att följa upp en inspektion av händelsehantering inom strålskyddsområdet som gjordes i maj 2014 (se SSM ). Metod inklusive avgränsningar Inspektionen gjordes genom intervjuer med personal på SVAFO och genom granskning av dokumentation. Dessutom gjorde SSM stickprov på hur SVAFO arbetar med erfarenhetsåterföring, avvikelsehantering och händelser samt med avfallshantering. Detta för att följa upp tidigare tillsynsinsatser och för att kunna bedöma kvalitén i styrande dokument. SVAFO har beretts möjlighet att faktagranska observationsdelen i denna rapport. Krav 2 kap. 8 SSMFS 2008:1 Den kärntekniska verksamheten ska ledas, styras, utvärderas och utvecklas med stöd av ett enhetligt ledningssystem som är så utformat att kraven på säkerhet, strålskydd och fysiskt skydd tillgodoses samordnat med övriga krav på verksamheten. Ledningssystemet, inklusive tillhörande rutiner och instruktioner, ska hållas aktuellt och vara dokumenterat. Tillämpningen av ledningssystemet, dess ändamålsenlighet och effektivitet ska systematiskt och periodiskt undersökas av en revisionsfunktion som ska ha en fristående ställning i förhållande till de verksamheter som blir föremål för revision. Ett fastställt revisionsprogram ska finnas vid anläggningen. Observationer och bedömningar SVAFO har arbetat fram en ny struktur för sitt ledningssystem. Den nya strukturen fastställdes att gälla från och med den 1 mars I ledningssystemet definierar VD uppgifter som sedan delegeras till avdelningscheferna, vilka i sin tur kan delegera vidare. För vissa utpekade uppgifter ska, enligt VD:s uppgiftsfördelning, avdelningscheferna ta fram dokument för krav och riktlinjer. SSM konstaterar att SVAFO vid inspektionstillfället har fastställda toppdokument för ledningssystemet. Nivå 1 består av: VD:s direktiv för styrning, ledning, utvärdering och utveckling [1]

3 Sida 3 (7) VD:s organisation och uppgiftsfördelning [2] Av ovanstående dokument framgår vilka uppgifter respektive avdelningschef har ansvar för. För vissa tilldelade uppgifter ska krav och riktlinjer samt instruktioner för hur uppgiften ska utföras tas fram. Nivå 2 i ledningssystemet är respektive avdelningschefs beskrivning av sin egen organisation och uppgiftsfördelning: Organisation och uppgiftsfördelning för Avdelning Drift [3] Organisation och uppgiftsfördelning för Avdelning Underhåll [4] Organisation och uppgiftsfördelning för Avdelning Säkerhet [5] Organisation och uppgiftsfördelning för Avdelning Projekt och Teknik [6] Dokumenten för organisation och uppgiftsfördelning täcker de olika delarna av SVAFO:s verksamhet. Under dessa dokument finns den tredje nivån, Krav och riktlinjedokument. Av dessa framgår hur SVAFO tolkar krav, hur krav ska omhändertas samt hur kravefterlevnad ska följas upp. På den fjärde nivån finns instruktioner för arbetsuppgifter. SVAFO:s nya ledningssystem kallas för SILS (SVAFO:s integrerade ledningssystem) och ett toppdokument (en vägledning) finns framtaget som beskriver ledningssystemets uppbyggnad och principer samt ger en vägledning i hur ledningssystemet ska hållas aktuellt och följas upp [7]. Hela ledningssystemet finns tillgängligt i dokumenthanteringssystemet Barium. Det finns en utpekad resurs (kvalitetsansvarig, placerad i ledningsstaben) som arbetar med ledningssystemet och internrevision. SVAFO har också uppgett att det under 2014 har tillsatts ytterligare resurser för arbete med ledningssystemet. Till exempel har SVAFO hyrt in kompetens för att hjälpa till med utformningen av ledningssystemet. Till den 1 september redovisade SVAFO vilka delar av ledningssystemet som företaget anser vara nödvändiga för att kunna säga att ledningssystemet är komplett [8]. Den redovisningen visade att samtliga dokument för krav och riktlinjer samt vissa underliggande instruktioner ansågs vara nödvändiga. De utpekade instruktionerna var framförallt för vitala och kravställda processer, som exempelvis internrevision och avvikelsehantering. SSM kunde vid inspektionen verifiera att de utpekade instruktionerna fanns framtagna, var godkända och tillgängliga i Barium. SSM har gjort stickprov gällande dokument för krav och riktlinjer. Stickproven har gjorts på samtliga avdelningar och omfattar ungefär hälften av alla uppgifter för krav och riktlinjer som finns utpekade totalt. SSM kan konstatera att samtliga stickprov visar att krav och riktlinjer finns framtagna, är godkända och tillgängliga i Barium. Det framkom dock vid stickprov att kravet på avvecklingsplan enligt 9 kap. 1 SSMFS 2008:1 inte fullt beaktats i krav och riktlinjedokumenten. SVAFO informerade SSM om att man kommer att lägga in denna ofullständighet i sitt avvikelsehanteringssystem samt åtgärda. Implementeringen av det nya ledningssystemet har skett genom informationsmöten och utbildningstillfällen. Kvalitetsansvarig har hållit i avdelningsvis utbildning i ledningssystemet och dokumenthanteringssystemet Barium där ledningssystemet finns. Det har också hållits utbildning och informationsträffar kring specifika instruktioner där berörda har deltagit. Vid intervjuer framkom att medarbetare tycker att de har fått information på en rimlig nivå kring det nya ledningssystemet. Vid intervjuer framkom att det nu är tydligt uttalat att det endast är instruktioner som finns i Barium som får användas och att ej längre gällande instruktioner som finns utskrivna och ligger ute i anläggningen ska kastas bort. Medarbetare är ombedda att påtala brister i

4 Sida 4 (7) instruktioner och rapportera dessa i Barium. Vid intervjuer framkom att det finns en del checklistor kvar som är gamla och som man fortfarande arbetar efter. En värdering har gjorts av berörd avdelning kring att dessa checklistor är aktuella och utgör ett bra stöd för arbetet. Dock har det konstaterats att checklistorna successivt behöver arbetas in i nya instruktioner för att kunna ge ett bättre stöd till nyanställda. I dag är det enbart erfarna medarbetare som arbetar med checklistor och därför anser SVAFO att det är acceptabelt att de används. Vid intervjuer framkom att det inom hantering av fast avfall finns arbetsuppgifter som görs enligt gamla och delvis bristfälliga rutiner. Då man är medveten om detta så arbetar man med extra bevakning av kunnig personal för att säkerställa ett godtagbart arbetssätt. I Barium finns det dock nya instruktioner för delvis motsvarande uppgifter. Medarbetare som arbetar med uppgifterna kände inte till de nya instruktionerna. Det framgick dessutom att dessa inte var riktigt klara, utan granskning pågick av nya revisioner. SVAFO anger att de äldre rutinerna ska uppdateras och att det naturligtvis inte är bra med instruktioner som inte fullt ut harmoniserar med varandra, men att de arbetar med att hitta och avlägsna sådana avvikelser. Internrevisioner SVAFO har tagit fram en instruktion för internrevisionsverksamheten [9]. Det finns också en revisionsplan som omfattar en treårsperiod [10]. I instruktionen framgår att det ska göras en årlig översyn av planen. Kvalitetsansvarig sammanställer underlag i form av utfall från föregående års revisioner samt avvikelser, observationer och annan relevant information inför Ledningens genomgång i oktober varje år. På detta möte tar man ställning till behov av ändringar i revisionsplanen. Dessa ändringar fastställs sedan på ett separat möte med företagsledningen i november. Uppdatering av revisionsplan dokumenteras i Värdering och revidering revisionsplan. Samtidigt fastställs även nästkommande års mer detaljerade revisionsplanering. En värdering och revidering av revisionsplan kan även göras vid behov under hela året. Dokumentet Värdering och revidering revisionsplan samt protokoll från Ledningen genomgång ger en spårbarhet gällande eventuella avsteg från revisionsplanen. Vid intervju med kvalitetsansvarig, som ansvarar för revisionsprocessen, framkom att SVAFO utgår från verksamhetens olika aktiviteter som är av särskilt intresse när revisionsområden definieras. Områdena följer i stort sett samma indelning som dokumenten för krav och riktlinjer. SSM kan inte se i instruktion hur de olika revisionsområden har tagits fram eller vad de baseras på. I revisionsplanen framgår att revidering görs för olika delar av ledningssystemet vid olika tillfällen samt att antingen samtliga avdelningar eller några utvalda kan revideras vid olika tillfällen. Vid intervju framkom att SVAFO har för avsikt att revidera samtliga områden minst vart tredje år. Detta framgår också i instruktionen för internrevisionsverksamheten. Vid bedömning av intervall tas även hänsyn till de olika verksamheternas betydelse för säkerheten och till särskilda behov som kan uppkomma. Observationer och bedömningar avseende uppföljning av inspektion händelsehantering SVAFO har fördelat om ansvaret för avvikelsehantering och erfarenhetsåterföring. Tidigare (i maj vid inspektionen av händelsehantering, SSM ) låg ansvaret för båda dessa områden på miljöchefen, men nu ligger ansvaret för avvikelsehantering på kvalitetsansvarig och erfarenhetsåterföring på avdelningen för projekt och teknik.

5 Sida 5 (7) 13 lagen (1984:3) om kärnteknisk verksamhet Processen för avvikelsehantering hade inte prioriterats och utvecklingen stod still. Ingen färdig instruktion fanns. SSM bedömde det som en brist att SVAFO inte hade fullt utvecklad styrning för hantering av avvikelser. SVAFO har arbetat med utvecklingen av processen för avvikelsehantering. Det finns nu krav och riktlinjer för avvikelsehantering [11] och en instruktion för avvikelsehantering [12]. Processen i Barium är tydligare och SVAFO anger att rapporteringen har ökat framförallt det senaste halvåret. Antalet inrapporteringar av avvikelser i Barium är även kopplat till mål/nyckeltal. Det framkom vid intervjuerna att det kan sättas en tidpunkt för när åtgärder till följd av en avvikelse ska vara klara, och om tiden överskrids så blir det rödmarkerat. Vidare framkom det att det i regel inte sätts tidpunkter för färdigställande utan att detta ska vara en dialog mellan ägare av avvikelsen i Barium och utföraren av åtgärderna. Däremot följs avvikelser och åtgärder upp vid veckovisa möten där avdelningschefer och kvalitetsansvarig, som är ansvarig för avvikelsehantering, deltar. Användningen av Barium för flera olika syften, t.ex. arbetsordrar, erfarenheter och förbättringsförslag, förefaller ha ökat. Chefer i organisationen upplevs ha uppmuntrat till användande av systemet. Effektutvärdering av åtgärder finns inte med i processen i Barium men det beskrivs att det ska göras i instruktionen för avvikelsehantering [12]. SVAFO uppgav vid intervju att de vill fortsätta utveckla Barium och även inkludera kategori 2-händelser i systemet, men de är inte där än. SSM bedömer SVAFO åtgärdat bristen gällande ofullständig styrning av hantering av händelser eftersom det finns nyligen uppdaterade och fastställda krav och riktlinjer och instruktion för avvikelsehantering. 2 kap. 8 första stycket SSMFS 2008:1 Krav och riktlinjer för avvikelsehantering uppgavs vara under framtagande och instruktioner på området var inte uppdaterade. Det var oklart i organisation t.ex. vem som rapporterar in i Barium och vad som ska rapporteras in (även förbättringsförslag mm.). SSM bedömde att kravet inte var uppfyllt eftersom instruktioner inte var uppdaterade och det fanns oklarheter i organisationen om hur händelser togs omhand. Det finns nu krav och riktlinjer för avvikelsehantering [11] och en instruktion för avvikelsehantering [12]. Alla intervjuade vet att de ska rapportera in avvikelser i Barium men många uppger att de nog kan bli bättre på detta. I instruktionen [12], som gäller alla på SVAFO, framgår vad som ska rapporteras in i Barium. SSM bedömer att SVAFO har arbetat med bristen på ett tillfredsställande sätt eftersom instruktioner numera finns och SVAFO har arbetat med förankring av nya instruktioner på ett systematiskt sätt. Medarbetare känner till att de ska rapportera in i Barium.

6 Sida 6 (7) 2 kap. 9 första stycket 2 SSMFS 2008:1 Olika uppgifter gavs gällande vem som ansvarar för att händelser rapporteras in i Barium. SSM bedömde att det fanns en brist gällande kännedom i organisationen om definierade ansvar, befogenheter och samarbetsförhållanden. Alla intervjuade vet att de ska rapportera in avvikelser i Barium men många uppger att de nog kan bli bättre på detta, se ovan. Det framgår tydligt i vägledningen för SILS [7] att ett kompetenskrav för samtliga anställda är att de ska veta hur en avvikelse eller ett förbättringsförslag rapporteras in. SSM bedömer att SVAFO har arbetat med bristen på ett tillfredsställande sätt eftersom ansvaret har förtydligats i styrande dokument och SVAFO har arbetat med förankring av dessa på ett systematiskt sätt. 2 kap. 9 första stycket 7 SSMFS 2008:1 SSM bedömde att kravet inte var uppfyllt eftersom det saknades systematik i spridning av erfarenheter och att berörd personal inte kände till existerande rapporter. Det fanns inte heller någon instruktion för erfarenhetsåterföring. Det finns nu krav och riktlinjer [13] och en instruktion [14] för erfarenhetsåterföring. SVAFO har nyligen infört en process i Barium där erfarenheter skrivs in och märks med bland annat område. Detta gör att alla erfarenheter blir sökbara. Medarbetare kan sedan prenumerera på, för dem intressanta, områden och får då mejl när det finns nya erfarenheter inom valt område. Detta finns beskrivet i instruktionen för erfarenhetsåterföring [14] men än finns inga prenumeranter i systemet. SSM bedömer SVAFO åtgärdat bristen gällande ofullständig styrning av erfarenhetsåterföring eftersom det finns nyligen uppdaterade och fastställda krav och riktlinjer samt instruktion för avvikelsehantering. SSM bedömer att SVAFO arbetat med bristen gällande systematisk spridningen av erfarenheter på ett tillfredsställande sätt men konstaterar att den systematiska erfarenhetsåterföringen inte har kommit igång än. Övrigt SSM fann vid den tidigare inspektionen av händelsehantering även brister gällande systematiken och styrning av hur händelser bedöms, klassificeras och utreds, samt gällande systematiken och styrning för hur (strålskydds)händelser utreds. Bristerna var kopplade till kraven i 2 kap. 3 SSMFS 2008:1 och villkor 8 i SSM , men dessa följdes inte upp vid detta tillfälle. Samlad bedömning av kravuppfyllelsen SSM bedömer att SVAFO:s ledningssystem omfattar alla delar av bolagets verksamhet. Utpekade dokument för krav och riktlinjer finns framtagna, är godkända och implementerade. Ledningssystemet visar att, och hur, externa och interna krav tillgodoses.

7 Sida 7 (7) Instruktioner är framtagna och godkända för det som SVAFO har angett som vitala och kravställda processer och aktiviteter. SVAFO:s process för internrevision finns dokumenterad. Uppdateringar av planen har förutsättningar att vara spårbara. Planen för internrevision visar de olika revisionsområdena och revisionsintervall. Dock ser SSM att det saknas tydligt dokumenterade motiv för revisionsområden och revisionsintervall. Utifrån uppföljningen av inspektionen av händelsehantering inom strålskyddsområdet bedömer SSM att SVAFO arbetat med påtalade brister på ett tillfredsställande sätt. SSM anser att uppföljningen stärker bedömningen att SVAFO:s ledningssystem omfattar alla delar av verksamheten. SSM:s samlade bedömning är utifrån ovanstående att SVAFO uppfyller föreläggandet. Vidare bedömer SSM att SVAFO uppfyller kravet på ledningssystem. SSM ser dock förbättringsbehov gällande rutiner och instruktioner inom avfallshantering. Detta då det vid inspektionen var otydligt vilka instruktioner som var gällande inom området och att arbete utfördes trots denna otydlighet samt mot delvis bristfälliga instruktioner. SSM bedömer också att utvecklingen på SVAFO gällande ledning och styrning har varit positiv under 2014 och att stora förbättringar har skett. Denna utveckling behöver fortgå även i framtiden för att säkerställa att ledningssystemet efterlevs och att processer för förbättringsarbete (exempelvis avvikelsehantering och erfarenhetsåterföring) tillämpas i hela företaget. Referenser [1] VD:s direktiv för styrning, ledning, utvärdering och utveckling (SV-0149 ver. 3) [2] VD:s organisation och uppgiftsfördelning (SV-0148 ver. 5) [3] Organisation och uppgiftsfördelning för Avdelning Drift (SV-0153 ver. 4) [4] Organisation och uppgiftsfördelning för Avdelning Underhåll (SV-0151 ver. 3) [5] Organisation och uppgiftsfördelning för Avdelning Säkerhet (SV-0150 ver. 2) [6] Organisation och uppgiftsfördelning för Avdelning Projekt och Teknik (SV-0152 ver.3) [7] SVAFO:s integrerade ledningssystem, SILS En vägledning (SV 0329 ver. 3) [8] Redovisning i enlighet med föreläggande mot ledningssystem ( , SV-14-47) [9] Internrevisionsverksamheten vid SVAFO (SV 0342 ver. 2) [10] Övergripande internrevisionsplan ( , ver. 1) [11] Krav och riktlinjer för avvikelsehantering (SV 0259 ver. 3) [12] Avvikelsehantering och RO-rapportering (SV 0331 ver. 2) [13] Krav och riktlinjer avseende erfarenhetsåterföring inom AB SVAFO (SV 0050 ver.3) [14] Erfarenhetsåterföring inom SVAFO (SV 0289 ver. 2)