KAIA. Januari 2014 Delprojekt personal - Löneadministration Välkommen!

Transkript

1 KAIA. Januari 2014 Delprojekt personal - Löneadministration Välkommen! Vi är tacksamma om du fyller i närvarolistan Stäng av mobiltelefonen Förse dig gärna med post-it lappar för att skriva frågor under presentationen Dessa frågor besvarar vi direkt efter pausen Presentation med mera om projektet finns på mp

2 Agenda Inledning: Stina Nyström, Olle Bergström Resultatet av förstudien: Anders Christensson PwC Status: Stina Nyström Bensträckare: minuter Frågor & svar: Alla Uppsummering och avslut 2

3 KAIA mål Kvalitetsarbete i administrationen Uppsala universitets administration ska bidra till universitetets mål som ett internationellt ledande forskningsuniversitet. Uppsala universitet ska ha det bästa administrativa stödet för utbildning, forskning och samverkan. 3

4 KAIA syfte Underlätta och förenkla för utbildning, forskning och samverkan Höja kvaliteten Minska kostnaderna för hela universitetet Frigöra resurser och öka handlingsfriheten 4

5 KAIA kännetecken Helhetssyn Öppenhet och Transparens Delaktighet 5

6 KAIA Vad ska göras? Analysera, utveckla och harmonisera administrativa arbetsflöden inom hela universitetet Arbetet ska göras där det ger bäst resultat och störst nytta för utbildning, forskning och samverkan Gemensamma lösningar, gemensamma arbetssätt Standardisering, decentralisering, centralisering 6

7 Statens servicecenter (SSC) hot eller möjlighet? Regeringen utgår ifrån att det finns effektiviseringspotential i delar av myndigheters administration Löneadministration är redan en etablerad tjänst Sänkta priser aviseras Idag frivillig anslutning, oklart framöver Arbetsgrupp inom UH-sektorn tillsatt Ett antal myndigheter har fått i uppdrag att redovisa sin effektivitet bl a när det gäller löneadministration, varav tre är lärosäten 7

8 Löneadministration utgångspunkter för översyn Uppsala universitet ska äga (självbestämmande över) sin egen administration för att kunna möta de verksamhetsspecifika behov ett större lärosäte har Interna och externa revisioner av löneadministrationen har visat brister 8

9 Vidareutveckla löneadministrationen Resultatmål 2015 Säkerställa god intern styrning och kontroll Uppnå en effektiv och enhetlig handläggning Standardiserade, kvalitetssäkrade och dokumenterade rutiner Undersöka förutsättningarna att på sikt erbjuda löneadministrativa tjänster till andra lärosäten 9

10 Vidareutveckla löneadministrationen Effektmål Universitetets löneadministration är minst lika eller mer effektiv än Statens servicecenter (antal lönespecifikationer per årsarbetare) Stärka universitetet som attraktiv arbetsgivare genom att säkerställa förutsättningar för en långsiktig kompetensförsörjning inom löneadministrationen rätt lön utbetalas till rätt person i rätt tid den gemensamma lönehanteringen vid universitetet ska upplevas som verksamhetsanpassad och flexibel 10

11 Alternativa strukturer för stödfunktioner PwC:s bild Central struktur Decentral struktur Gemensam SSC Outsourcing struktur Administrativ enhet på HK utan kund/ leverantörsförhållande. Går ofta i HKs band Varje enhet/ bolag har byggt upp sin egen administration med egna rutiner Administrationen hanteras i en gemensam enhet i ett kund/ leverantörsförhållande Administrationen hanteras av extern samarbetspartner utifrån givna villkor Ansvar Oavsett hur administrationen struktureras är det alltid respektive verksamhet/juridisk enhet som är slutgiltigt ansvarig för kvalitet och resultat mot granskande myndighet 11

12 Innehåll Kommentarer från enkäten Resultat av den kvantitativa studie och benchmarking Rekommendation Erfarenheter från andra lärosäten 12

13 Vad fungerar bra idag? Mycket bra hjälp av personal- och lönespecialister på personalavdelningen Bestämda/utpekade kontaktpersoner på personalavdelningen Närhet till verksamheten ger personliga kontakter och stark lokal kännedom Primula, reseräkningssystemet och Edgar är system som verkar stabila Nätverksmöten och HR guiden har förbättrats Flera nya projektinitiativ är inte i mål än men med god ambition Generellt fungerar det mesta bra betalar ut rätt lön i tid 13

14 Vad kan förbättras? Systemstöden många olika, gamla och inte funktionella. (Obligatorisk) utbildning i rutiner och system innan behörighet ges - ologisk behörighetsgivning Reseräkningsflödet - kvitton bör bl a skannas in och bifogas i systemet Gemensamma rutinbeskrivningar och tydlig information kring arbetssätt Snabbare beslutsvägar och tydligare ansvarsområden Tydliggöra lönespecialisternas mandat förenkla kommunikation Tydlighet vad som förväntas av personaladministratör respektive lönespecialist Tydliggöra ansvarfördelning mellan institution och lönespecialisterna samt ekonomiavdelningen Gemensam funktion för hantering av alla utländska anställda Krångliga blanketter som kan förenklas för att undvika fel reducera pappersflödet Bättre attest/kontrollrutiner vid utbetalning av arvoden Förenkla genom fler möjligheter till elektronisk attest färre blanketter Ekonomiadministratörer ska inte behöva kunna personalfrågor 14

15 Inga Vet inte Fördelar med gemensam lönefunktion? Allt etablerar proffs på lönefrågor ser bara fördelar - win win Förbättrade rutiner och kontroller En mellanhand mindre i frågor som ändå ska hanteras av lönespecialister Mer lika arbetssätt gör det mera jämställt för alla anställda Att alla ärenden hanteras lika och att kompetensen är hög Ekonomisk besparing Tidsvinster flödet borde gå fortare och effektivare Bredare kunskapsbas fler att rådfråga Man blir mer duktig på svåra frågor Tydligare regler de som jobbar med frågorna får tydligare information Standardiserade rutiner kommer att göra att ärenden hanteras likadant på samtliga enheter Säkrare och mer professionellt små institutioner har svårt att hålla uppe kompetens idag 15

16 Nackdelar med gemensam Institutionen behöver närheten till löneadministrationen lönefunktion? Förstår inte hur det ska fungera om man inte är på plats och kan ta fram bakgrundinfo Anonymt och opersonligt och brist på flexibilitet Förlorar verklighetsförankringen och missar detaljkunskaper Risk att ärenden hamnar mellan stolar ingen verkar ta ansvar Svårt för kärnverksamheten att veta vem man ska ställa vilka frågor till Skapar stort missnöje hos medarbetarna på inst. att inte kunna ha personlig kontakt Enklare ärenden skulle kanske kunna hanteras gemensamt men inte andra personalfrågor Överblick skulle gå förlorad hos universitets löneadministratörer Stökigt till en början, men på sikt bara positiva effekter. Risk för fel i lönerna ökar Svårare att få akut hjälp Forskarnas och lärarnas administrativa börda ökar Ser inga nackdelar 16

17 Nuläge (1/4): Löneadministrationen utförs av 201 medarbetare Enkäten visar att 201 medarbetare inom Uppsala universitet involveras i det löneadministrativa arbetet. De 201 medarbetarna lägger i genomsnitt 23% av sin arbetstid på löneadministrativa processer och den samlade arbetstiden motsvarar ca 44 årsarbetskrafter. Arbetsmoment* Antal medarbetare Antal ÅA Snitt nedlagd tid Löneadministration % Reseräkningar & utlägg % Manuell hantering av reseräkningsblanketter och ombudsregistrering % Personaladministration % Ekonomiadministration % Studentadministration % Arbetsmoment som ingår i löneadministration*: hantering av anställningsavtal, förlängningar och avslut hantering av löneärenden konteringar och omföringar personalstatistik och rapportering Schemaläggning* Årsarbetskraft (ÅA)= Snitt tjänstgöringsgrad x årsarbetstid x nedlagd tid i % x antal medarbetare involverade / årsarbetstid * Avser inte schemaläggning för undervisning 17

18 löneadministration? Några exempel på arbetsuppgifter Registrering av anställningar i Primula i samband med nyanställning, förlängningar och avslut Hantering av frånvaroärenden, mertid, övertid och annan avvikelsehantering samt sysselsättningsgradsändring och registrering av nya löner Bevakning av uppsägningstider och återanställningsrätter Kontroll av utbetalda löner Information till anställda, chefer och personalorganisationer i anställningsärenden

19 Nuläge (2/4): Enbart 27 medarbetare jobbar över 50% med löneadministration De 201 medarbetare som arbetar med löneadministration lägger största delen av sin arbetstid på ekonomiadministration (65 årsarbetskrafter) men också reseräkningar och övrig personaladministration. Endast 27 av de 201 medarbetarna lägger över 50% av sin arbetstid på löneadministration vilket innebär en relativt låg grad av specialisering. Antal medarbetare per tidsintervall i % nedlagd tid på löneadministration % 10-20% 20-30% 30-40% 40-50% >50% De 27 medarbetarna som lägger >50% av sin arbetstid på löneadministration är fördelade enligt nedan: Personaladministratör: 14st Lönespecialist: 9st Administratör: 3st Ekonomi-och personaladministratör: 1st 19

20 Nuläge (3/4): Löneadministrationen utförs av medarbetare med 39 olika titlar Enkäten visar att de 201 medarbetarna inom löneadministration har 39 olika titlar vilket ger vissa utmaningar i att tydliggöra roller och skapa ett standardiserat arbetsätt mellan institutioner och fakulteter. Dessutom fanns en relativt stor spridning av nedlagd tid inom titlarna. Andel nedlagd tid på löneadministration i % per titel

21 Nuläge (4/4): Övergripande observationer utifrån intervjuerna Identifierade områden med förbättringspotential Otydliga roller och gränssnitt Avsaknad av standardiserade arbetsflöden Mycket manuell hantering samt otillräckligt stöd genom system och rutiner Kommunikation och information brister Löneadministratörens sårbara situation Motstånd mot en gemensam service Många rättningar i lönesystemet Det finns lika många sätt att göra uppgifterna på som personaladministratörer - citat från intervju 21

22 Jämförelse med andra myndigheter - Löneadministration Antal lönespecifikationer per månad/ antal årsarbetskrafter* Statens servicecenter Universitet/Högskolor Arbetsmoment UU1**- Löneadministrat ion UU2** Löneadministrat ion exkl. anställningsavta l, förlängningar och avslut Antal medarb ÅA Snitt Lönespec/ nedlagd tid ÅA % % 202 De myndigheter som är mest effektiva däribland Statens service center är mer än tre gånger så effektiva som Uppsala universitet. Uppsala universitet hanterar i snitt lönespecifikationer per månad (exklusive arvodister) vilket ger stor potential till effektivisering utifrån stordriftsfördelar. Om arvodisterna inkluderas hanterar Uppsala universitet ca lönespecifikationer (totalt) med en effektivitet som uppgår till UU1:178 och UU2:250. *Årsarbetskraften baseras på nedlagd tid inom löneadministration enligt definition som har använts tidigare se sid. 5 **Exklusive arvodister 22

23 Antal reseräkningar och utlägg per år /antal årsarbetskrafter* Jämförelse med andra myndigheter - Reseräkningar & Utlägg Universitet/Högskolor Statens servicecenter UU M1 M2 M3 M4 M5 KOV M7 M8 M9 M10 M11 M12 M13 M14 M15 M16 M17 SC M18 M20 M21 Arbetsmoment Reseräkningar & utlägg Antal medarbetare ÅA Snitt nedlagd tid % Den låga effektiviteten kan bland annat härledas till en omfattande manuell hantering att ombudsregistrering är mycket vanligare jämfört med många andra myndigheter (finns i de flesta fall inte) *Årsarbetskraften baseras på nedlagd tid inom löneadministration enligt definition som har använts tidigare se sid. 5 23

24 Scenario 1: Bibehållen struktur men standardisering av processer och arbetssätt Visuell överblick Övergripande beskrivning I detta scenario behålls den nuvarande strukturen där det finns löneadministratörer på varje institution som stöttar medarbetare och chefer i det lönerelaterade arbetet och man skickar in till och har lönespecialisterna som en motpart. Inrapportering från medarbetare och chefer sker med löneadministratörer som mellanhand. Syftet är att man skall jobba spritt på varje institution men utifrån standardiserade och mer likartade processer, arbetssätt samt även utveckla tydliga manualer, mallar och checklistor som kan nyttjas av alla. Resultatet blir att man arbetar på ett enhetligt sätt på alla institutioner och kan då även ställa tydligar krav på exempelvis systemen Placering av löneadministratörer Kontakt sker mellan löneadministratör på institution och centrala lönespecialister Fördelar Ett standardiserat och enhetligt arbetssätt höjer ofta effektiviteten då man blir mindre sårbar och istället för att utveckla mallar och manualer på alla institutioner kan en gemensam utvecklas Arbetet i att standardisera arbetssättet skapar en gemenskap mellan löneadministratörerna Samlade krav på system och systemutveckling blir tydligare Utmaningar Mycket svårt att genomföra och omöjligt att standardiserade processer när man sitter på olika ställen med olika kunder ger ineffektivitet Kompetensen kommer fortsätta vara spridd på många medarbetare. Låg grad av specialisering Sårbar organisation då löneadministratörens egna situation inte avhjälps Svårt att bibehålla kompetens Svårt att uppnå hög kvalitet (jämn kvalitet) i tjänsteleveransen Ojämlikt stöd mellan institutioner Lokala administratören blir en flaskhals Uppnått resultat Med stor sannolikhet blir ett lite mer standardiserat arbetssätt inte så stor skillnad från idag Effektivitets- och kostnadsbesparingar blir minimala Komplexitet Förväntad Effekt Befintligt Stöd 24 M L H

25 Scenario 2: Servicecenters inrättas på campusnivå Visuell överblick Övergripande beskrivning I detta scenario beskrivs ett mellansteg löneadministratörerna flyttar från institutionerna till Campus Servicecenter (CSC) och jobbar på ett standardiserat och gemensamt sätt men bibehåller närhet till och kännedom av institutionernas särdrag Gemensamma processer, rutiner, mallar och checklistor tas fram på en helhetsnivå och appliceras på gemensamma sätt i varje campus. Avvikelser och anpassningar tillåts mellan CSC men inte inom CSC Löneadministratörerna inom CSC är dedikerade lön och har inte delade roller med andra funktioner, lönespecialisterna bibehåller den roll de har idag men får färre kontaktytor genom löneadministratörerna inom CSC Inrapportering till CSC sker till större del av medarbetare och chefer själva och eventuellt någon administratör som stöttar på institutionen Placering av löneadministratörer Kontakt sker mellan institution och CSC och mellan CSC och lönespecialister Fördelar Ett standardiserat och enhetligt arbetssätt höjer ofta effektiviteten då man blir mindre sårbar och istället för att utveckla mallar och manualer på alla institutioner kan en gemensam utvecklas Sårbarheten minskar då löneadministratörerna kan hoppa in för varandra i Högre grad av specialisering och färre medarbetare involverade i processerna Samlade krav på system och systemutveckling blir tydligare Närheten till och kännedomen av institutionerna bibehålls Utmaningar Svårt att utföra och behålla gemensamma standardiserade processer när man sitter på olika ställen med olika kunder ger ineffektivitet Kompetensen kommer fortsätta vara spridd på många medarbetare på flertalet ställen. Istället för att institutionen är unik kan argumentet campus är unik etableras och ge ett OK för avvikelser etc. som leder till mindre grad av standardisering Svårt att uppnå hög kvalitet (jämn kvalitet) i tjänsteleveransen Ojämlikt stöd mellan campus Lokala administratören blir en flaskhals Svårare att uppnå kritisk massa för effektivisering >2000 lönespecifikationer Uppnått resultat Mer standardiserad och semi - centraliserad lönehantering Det finns kostnads- och effektivitetsvinser att göra men de är ej maximerade (når ej kritisk massa >2000 lönespecifikationer per campus) Styrning och samordning mellan flera servicecentra och lönespecialisterna krävs Komplexitet Förväntad Effekt Befintligt Stöd 25 H M M

26 Scenario 3: Universitetsgemensam lönefunktion Visuell överblick Universitetsgemensam lönefunktion Övergripande beskrivning I detta scenario beskrivs en gemensam funktion för lönehanteringen inom Uppsala universitet. Lönespecialister och löneadministratörer sitter tillsammans på en plats och genomför alla de processer som beslutats flytta över. Standardiserade, automatiserade processer som möjliggör uppföljning och mätning. Alla medarbetare i den gemensamma lönefunktionen är dedikerade lön och arbetar inte med andra funktioner vilket ger en ökad grad av specialisering hos löneadministratörerna Inrapportering till den gemensamma funktionen sker till större del av medarbetare och chefer själva och eventuellt någon administratör som stöttar på institutionen Placering av löneadministratörer Kontakt sker mellan institutionen och den gemensamma funktionens lönespecialister/löneadministratörer Fördelar Standardiserade processer, arbetsflöden, mallar och checklistor Tydlig kommunikation och tydliga gränssnitt mellan verksamhet och gemensam funktion Definierat tjänsteutbud och servicenivåer som följs upp jämnt stöd inom Uppsala universitet Eliminerad sårbarhet gällande personal inom den gemensamma funktionen Hög grad av specialisering och servicekänsla Bra service snabbt Medarbetare och chefer vet vad de skall leverera för att få sin lön i tid Utmaningar Upplevd distans från verksamheten Medarbetare och chefer får göra mer jobb själva i etablerade system Institutioner kan efterfråga anpassad service i hög grad Upplevt bortfall av direkt personlig bekräftelse från verksamheten som medarbetare då formen för personlig bekräftelse förändras Uppnått resultat Fullt standardiserad och gemensam lönefunktion Tydlighet i gränssnitt, roller och kommunikation ger effektivitet Kostnadsbesparingar uppnås Effektivitet förbättras >2000 lönespecifikationer Styrning och samordning underlättas då allt är samlat på ett ställe Komplexitet Förväntad Effekt Befintligt Stöd 26 H H L

27 Rekommendation - en universitetsgemensam lönefunktion Baserat på de diskussioner som förts med Uppsala universitet, de utmaningar som idag finns inom hanteringen av lön samt den potential både gällande kostnadsbesparingar och effektivitet som finns är PwCs rekommendation en universitetsgemensam lönefunktion. Med målet att standardisera, kvalitetssäkra samt tydliggöra roller, ansvar och kommunikation är en universitetsgemensam lönefunktion det pwc tror bäst matchar det som efterfrågas dessutom fungerar den lösningen bra på andra universitet. Visuell överblick Universitetsgemensam lönefunktion Förslag på processer som kan lyftas över till en gemensam lönefunktion: Lönehantering Semesteruppföljning Reseräkningar och utlägg (inkl. friskvård) Statistik och rapportering Systemförvaltning Placering av löneadministratörer Kontakt sker mellan institutionen och den gemensamma funktionens lönespecialister/löneadministratörer 27

28 Besparingspotential för löneadministration och reseräkningar & utlägg Kommentarer kring besparingspotentialen: Viss uppstartskostnad första året vid etableringen av en universitetsgemensam lönefunktion ex. ökade personalkostnader, utvecklingskostnad, rekryteringskostnader, ev. avvecklingskostnad ska tas i beaktning vid en mer detaljerat nyttokalkyl. Vissa arbetsmoment kommer genom etablering av en universitetsgemensam lönefunktion flyttas över till medarbetare och chefer i verksamheten *Kostnaden för en årsarbetskraft inklusive pension, sociala avgifter och arbetsplatskostnader är antagen till ett genomsnitt på kronor. Det är samma beräkningsgrund som avvändes för Statens servicecenter. 28

29 Primära kvalitativa fördelar med en universitetsgemensam lönefunktion Standardiserade processer, arbetsflöden, mallar och checklistor Tydlig kommunikation och tydlig rollfördelning mellan verksamhet och en universitetsgemensam lönefunktion Likvärdigt stöd inom universitetet (definierade tjänster och servicenivåer som följs upp) Minskad sårbarhet gällande personal inom lönefunktionen Hög grad av specialisering och servicekänsla Bra service snabbt Medarbetare och chefer vet vad de ska göra för att få sin lön i tid En förbättrad arbetsmiljö, bättre möjligheter till kompetensutveckling och fler karriärmöjligheter inom löneadministrationen Medarbetare får jobba i en verksamhet med lön som kärnverksamhet Harmoniserade processer ger möjlighet att kontrollerat/justera service- och kvalitetsnivå inom utvalda processer 29

30 Lärdomar från andra universitet som har en gemensam lönefunktion* Lärdomar från Göteborg, Linköping och Lunds universitet Minskar sårbarheten och höjer kvalitén Högre rättsäkerhet och antalet fel minskade Goda relationer mellan den gemensamma funktionen och verksamheten är en grundförutsättning Bättre arbetsmiljö för löneadministratörerna Viktigt med tydliga processer och gränssnitt till verksamheten Medarbetarna kan registrera sina underlag själva i systemen Doktorander kan hanteras som andra medarbetare gällande lönehantering Innebär ett stort förändringsarbete Minskade den negativa interna konkurrensen *Intervjuer med lönechefer på angivna universitet 30

31 Resultat förstudie löneadministration några slutsatser Inte aktuellt att anlita Statens servicecenter Stor förbättringspotential finns Många kommer att beröras av utvecklingsarbetet Utveckling innebär direkt påverkan på flera administrativa funktioner Hela personalfunktionen samt ekonomifunktionen påverkas av utvecklingsarbetet Det frigörs snabbt värdeskapande tid genom införandet av gemensam lönefunktion 31

32 Status Universitetsdirektörens beslut 19 december 2013 Inriktningsbeslut, gemensam lönefunktion Beslut om anställningsbegränsning inom personaloch löneadministration Planering av steg 2 pågår Detaljering av beslutsunderlag Universitetsdirektörens beslut om hur lönefunktionen vid Uppsala universitet skall organiseras i februari 2014 Framtagande av projektdirektiv och projektplan 32

33 Frågor Post It 33

34 Projektledning Olle Bergström, Pär Cederholm Stina Nyström Kontakt vid frågor Sekretariat löneadministration Personalspecialister, Anne-Li Nagy, Åsa Söderberg 34