Förstudie - kommunens rutiner för avgångsvederlag

Transkript

1 Revisions-PM* Förstudie - kommunens rutiner för avgångsvederlag Finspångs kommun April 2008 Karin Jäderbrink *connectedthinking

2 1 Bakgrund och metod En inkonsekvent hantering av avgångsvederlag kan leda till förtroendeskada för kommunen. Det är därför viktigt att policy samt väl förankrade rutiner föreligger inom området. 2 Syfte och metod Syftet med denna förstudie har varit att få en bild av kommunens rutiner för avgångsvederlag samt bedöma om behov finns för fördjupad granskning. Revisionsfrågan är: Har kommunen antagen policy eller praxis för hanteringen av uppsägningar och avgångar? Delfrågeställningarna är om uppsägningar och avgångsvederlag hanteras i enlighet med policy eller praxis? om eventuella vederlag hanteras på ett likartat sätt i hela kommunen? Förstudien har genomförts genom intervjuer med lönechef samt med tre chefer med personalansvar. Dokumentstudier har skett av delegationsordningar samt riktlinjer för anpassning och rehabilitering. Ingen kontroll har skett av utbetalda avgångsvederlag. 3 Sammanfattning, bedömning och åtgärdsförslag Utifrån de ställda revisionsfrågorna visar förststudien följande: Kommunen har inte någon antagen policy för hanteringen av uppsägningar och avgångar 2

3 Kommunen arbetar utifrån en ej dokumenterad praxis vilket bl.a. innebär att överenskommelserna om anställnings avslutande innehåller uppsägningstid plus 6 månaders avgångsvederlag. Mall finns för hur överenskommelse om anställnings avslutande ska se ut. Enligt de intervjuade följs denna mall. Vi ser det som positivt att kommunen håller på att uppdatera och aktualisera personalhandboken och att den ska läggas ut på kommunens intranät. Vi bedömer det som viktigt att man i samband med detta även kompletterar med policy, praxis och rutiner för avslut och uppsägning av anställning. Detta för att säkerställa att kunskap och kännedom om arbetssätt finns i organisationen vilket bl a ökar förutsättningarna att hantera eventuella vederlag på ett likartat sätt i hela kommunen. Vi bedömer också att kommunen bör utveckla system för att rutinmässigt följa upp efterlevnaden av eventuell policy eller praxis. För att stärka den interna kontrollen bör också årliga stickprovsmässiga kontroller göras av exempelvis gjorda utbetalningar. Gällande delfrågeställningarna görs följande bedömning Hanteras uppsägningar och avgångsvederlag i enlighet med policy eller praxis? Mot bakgrund av de intervjuer som genomförts samt att centralt personalkontor skall vara deltagande och det skall samrådas med i samband med uppsägningar med avgångsvederlag i kommunen bedöms att det finns möjligheter till att dessa hanteras i enlighet med den praxis som råder. Hanteras eventuella vederlag på ett likartat sätt i hela kommunen? Eftersom det är många anställningsmyndigheter och chefer med personalansvar i kommunen finns risk för att personalhantering och att avgångsvederlag hanteras på olika sätt i kommunen. Eftersom samråd alltid ska ske med centralt personalkontor i samband med uppsägning med avgångsvederlag samt att kommunstyrelsen ska besluta om eventuella avvikelser från praxis skapas dock förutsättningar för att vederlagen hanteras på ett likartat sätt i hela kommunen. Det framkommer dock i förstudien att verksamheterna utrycker behov av att man skulle önska ett mer aktivt och konsultativt stöd från centralt personalkontor. När man får stöd upplever man det som bra men ibland saknas specialistkompetens och organisationen känns sårbar. 3

4 Från verksamheterna utrycker man också behov av att personalavdelning behöver ta fram och kvalitetssäkra metoder, rutiner, processer så att cheferna lättare kan utöva sitt personalansvar. Mot bakgrund av detta finns ändock en risk för att eventuella vederlag inte hanteras på ett likartat sätt i hela kommunen samt att uppsägningar och avgångsvederlag inte hanteras i enlighet med praxis. Vi föreslår ej någon fördjupad granskning inom området men en uppföljning av i rapporten föreslagna åtgärder bör göras. 4

5 4 Granskningsresultat Enligt de intervjuade så har inte kommunen många uppsägningar med avgångsvederlag. Kommunen har inte heller många anställningar med individuella och personliga anställningsavtal. Nedan redovisas uppgifter på anställningar som avslutats med anledning av personliga skäl, arbetsbrist p g a att arbetsgivaren ej kunnat finna annan lämplig befattning 2006 och avslutade ärenden villkor enligt praxis 1 ärende med arbetsrättslig grund, avslut enligt LAS/AB avslutade ärenden med rehabbakgrund - villkor enligt praxis Policy eller praxis De intervjuade beskriver att det inte finns någon antagen policy för hur hantering av uppsägningar och avgångar ska gå till i kommunen men att kommunen är restriktiv med uppsägningar överlag. Däremot hänvisas till en välgrundad praxis, dock ej dokumenterad. En mall finns för hur en överenskommelse om anställnings avslutande ska se ut. För s k rehabiliteringsärenden finns en dokumenterad beskrivning om tillvägagångssätt, ansvarsfördelning, kostnadsansvar, rehabiliteringsutredning, rehabiliteringsplan, omplacering, beslut mm. En personalhandbok finns enligt uppgift till vissa delar. Den håller på att uppdateras och ska under året läggas ut på kommunens intranät. Ansvar I kommunen finns enligt de intervjuade fem anställningsmyndigheter. I delegationsförteckningar framgår bl.a. att; Uppsägning av tillsvidareanställda och tidsbegränsade anställningar innan avtalad tid löper ut är delegerade från nämnd till förvaltningschef som sedan vidaredelegerat till chef för personalchef/enhet/skola med stöd av KL 6:37. Som anmärkning framgår också att samråd alltid ska ske med kommunens personalfunktion före beslut. 5

6 Beslut angående anpassningsmedel är delegerat till lönechef och personalchef. Tillvägagångssätt - praxis Enligt de intervjuade hanteras uppsägningar från arbetsgivaren sida i enlighet med LAS (Lagen om anställningsskydd) och man tillämpar uppsägningstider som regleras i enlighet med överenskomna avtal. All uppsägning från arbetsgivaren sida skall vara sakligt grundad. Saklig grund finns inte om arbetsgivaren kan omplacera till annat arbete. Uppsägning kan ske på grund av arbetsbrist eller av personliga skäl och ska vara skriftlig. Beslut om uppsägning fattas av chef, förvaltningschef. Vid eventuella varsel överstigande fem personer tillämpas att respektive berörd nämnd samt kommunstyrelse ska behandla ärendet. Vid uppsägning till följd av arbetsbrist/tvister är det förvaltningschef som beslutar. Chef/enhet/nämnden skall i första hand utreda möjligheterna till omplacering inom den egna förvaltningen. Om detta ej är möjligt ska omplacering undersökas inom hela kommunen. Detta uppdrag åligger lönechefen i kommunen. Beslut om omplacering inom den egna förvaltningen beslutas av förvaltningschefen. Omplacering över förvaltningsgränserna beslutas av kommundirektören. Praxis är att Överenskommelserna om anställnings avslutande innehåller uppsägningslön samt 6 månaders avgångsersättning. Under denna tid behöver aktuell person ej stå till arbetsgivarens disposition och intjänar därför inga övriga förmåner. Utbetalningen kan antingen ske per månad eller engångsutbetalning. Några avvikelser finns enligt de intervjuade ifrån praxis och då handlar det om 9 månaders avgångsvederlag istället för 6 och om eventuell betald utbildning. Kommunstyrelsen beslutar då i varje individuellt ärende. Enligt de intervjuade deltar centralt personalkontor alltid i samband med uppsägningar med avgångsvederlag vilket också framgår i delegationsordningen. I s.k. rehabiliteringsärenden deltar centralt personalkontor under i stort sett hela processens gång. På kommunstyrelsen finns medel för anpassning. Ks har delegerat beslut avseende dessa medel till lönechef och för 2007 var budgeten 500 tkr. Dessa används till eventuella 6

7 anpassnings-/omställningsåtgärder (när försäkringskassa sagt ifrån) såsom exempelvis utbildning under tiden som omplacering pågår. Medlen har också vid enstaka tillfällen använts till utbildning i samband med överenskommelse om anställnings avslutande. Efter att överenskommelse gjorts överlämnas underlag till utbetalande lönekontor. Några rutinmässiga kontroller av just dessa utbetalningar och överenskommelser sker enligt uppgift ej. Kunskap och kännedom om praxis i organisationen Respektive chef har delegation på personalansvar och beslutar om eventuell uppsägning och avgångsvederlag. Enligt de intervjuade finns årliga interna chefsutbildningsdagar i kommunen där man får utbildning bl.a. i vad personalansvaret innebär, arbetsmiljöansvar, rehabiliteringsprocessen, omplaceringsansvar mm. De intervjuade bedömer att de har en kunskap och kännedom hur exempelvis rehabiliteringsärenden som leder till uppsägning ska hanteras i praktiken. Däremot utrycker man att det inte finns rutiner eller kunskap i organisationen bl a när det gäller hanteringen i samband med övertalighet. Man utrycker från verksamheterna att man skulle önska ett mer aktivt och konsultativt stöd från centralt personalkontor. När man får stöd upplever man det som bra men ibland saknas specialistkompetens och organisationen känns sårbar. Från verksamheterna utrycker man också behov av att personalavdelning behöver ta fram och kvalitetssäkra metoder, rutiner, processer så att cheferna lättare kan utöva sitt personalansvar. De intervjuade beskriver att bemanningen på personalavdelningen har varit låg under året. Rekrytering pågår f n av personalchef. 7