Riktlinjer för rekrytering

Transkript

1 Kommunstyrelseförvaltningen RIKTLINJER Riktlinjer för rekrytering Dokumentnamn Fastställd/upprättad av Dokumentansvarig/processägare Riktlinjer för rekrytering Kommunstyrelsen Marianne Vestin Leffler Version 1 Dokumenttyp Riktlinjer Senast reviderad Diarienummer KS Giltig t o m Dokumentinformation Beskriver processen vid rekryteringar Dokumentet gäller för Annan information Alla nämnder och förvaltningar inom Härnösands kommun Kommunstyrelsen har rätt att vid behov göra revideringar under löptiden

2 2(8) Innehåll 1.1 Inledning Ansvar Personalkontoret Rekryteringsgrupp Etiskt förhållningssätt Rekryteringsprocessen Steg Steg Steg Information till de sökande som inte erhöll tjänsten Bemanningsföretag Rekryteringsgrupp Ansökningshandlingar till bemanningsföretag Kostnader... 8

3 3(8) Riktlinjer vid rekrytering i Härnösands kommun Revidering av riktlinjerna fastställda av kommunstyrelsen , Inledning Att rekrytera medarbetare är en viktig och betydelsefull investering för verksamheten och framtiden. Förutsättningen för att få det bästa resultatet, rätt person på rätt plats underlättas genom en väl planerad och genomförd rekryteringsprocess. Följande riktlinjer syftar till att vara ett stöd vid rekryteringsprocessen och utgöra ett enhetligt tillvägagångssätt med arbetet vid rekrytering. Riktlinjerna beskriver rekryteringsprocessen i kronologisk ordning. 1.2 Ansvar Ansvarig chef har ansvar för rekryteringsprocessen och beslut i samband med denna (se fastställd delegationsordning). 1.3 Personalkontoret Personalkontoret ska alltid underrättas innan en rekryteringsprocess inleds för prövning om övertalighet föreligger och om ev. omplacering av befintliga medarbetare skall ske. Personalkontoret kan även ge olika former stöd i processen. 1.4 Rekryteringsgrupp Vid tillsättning av chefsfunktioner/ nyckelfunktioner ska rekryteringsprocessen följa angivna riktlinjer. Vid övriga rekryteringar tillämpas en förenklad process vad avser momentet intervju, individuell intervju och slutintervju sammanförs till ett samlat intervjutillfälle. Inledningsvis bildas en rekryteringsgrupp. De som ingår i gruppen ska följa processen hela vägen. I rekryteringsgruppen kan även en resursperson från personalkontoret ingå. Rekryteringsgruppen bestående av arbetsgivaren och maximalt två representanter för arbetstagarorganisationerna arbetar gemensamt fram en kravprofil. Gruppen deltar i sin helhet i urvalet av ansökningar. Arbetsgivaren intervjuar ett lämpligt antal kandidater. När arbetsgivaren valt ut 1-2 kandidater för slutintervju bjuds de fackliga representanterna in att medverka. Vid rekrytering av nedanstående funktioner ska rekryteringsgruppen ha följande utseende: Kommundirektör: Personalchef (ordförande i rekryteringsgruppen), personalutskottet, ordförande och 2:e vice ordförande i kommunstyrelsen och två av samverkansrådet utsedda representanter. Beslut om anställning fattas av kommunstyrelsen. Förvaltningschef: Kommundirektör (ordförande i rekryteringsgruppen), personalchef, ordförande och 2:e vice ordförande i berörd nämnd och två av

4 4(8) samverkansrådet utsedda representanter. Beslut om anställning fattas av kommundirektör. Ekonomichef, Personalchef, Näringslivschef, Kansli- och Utvecklingschef: Kommundirektör (ordförande i rekryteringsgruppen) personalutskottet och två av samverkansrådet utsedda representanter. Beslut om anställning fattas av kommundirektör. Enhetschef eller motsvarande: Förvaltningschef (ordförande i rekryteringsgruppen) och två av samverkanskommittén utsedda representanter. Beslut om anställning fattas av förvaltningschef. Övrig personal: Närmaste chef (ordförande i rekryteringsgruppen) och två av berörd samverkanskommitté/samverkansgrupp utsedda representanter. Beslut om anställning fattas av närmaste chef. 1.5 Etiskt förhållningssätt I samband med att en rekryteringsprocess inleds ska frågan om etiskt förhållningssätt aktualiseras i rekryteringsgruppen. Rekryteringsgruppen ska uppfylla högt ställda krav på ett etiskt förhållningssätt. Av hänsyn till de sökande ska den information som framkommer såväl i arbetet med urval, intervjuer och referenstagning som i rekryteringsgruppens interna samtal behandlas respektfullt och konfidentiellt samt i enlighet med gällande lagstiftning(diskrimineringslagen). 1.6 Rekryteringsprocessen Steg 1 Arbetsplan och tidplan Ordförande initierar till ett första möte med rekryteringsgruppen. Arbetsplan och tidsplan upprättas och fastställs. Behovsanalys Rekryteringsprocessen börjar med att en behovsanalys genomförs. Behovsanalysen ska ge svar på frågan om vilken funktion verksamheten behöver. Behovet av rekrytering kan aktualiseras av olika orsaker som tex att medarbetare slutar, ökad arbetsmängd eller organisatoriska förändringar. Efter fattat beslut När beslutet är fattat att en tjänst ska tillsättas ska följande analyseras: Finns möjlighet att frigöra resurser inom befintlig verksamhet genom att tex. ändra metoder, teknik, kompetensutveckling av befintlig personal? Ur arbetsrättslig synvinkel ska följande undersökas: Finns omplaceringsbehov p.g.a. övertalighet? Finns omplaceringsbehov för medarbetare med företrädesrätt p.g.a. rehabilitering? Finns medarbetare som anmält intresse för högre tjänstgöringsgrad?

5 5(8) Steg 2 Kravprofil I kravprofilen ska de arbetsuppgifter som ingår i uppdraget klargöras samt vilken utbildning, erfarenhet och personliga kvalifikationer/egenskaper som erfordras. Kravprofilen är styrande för rekryteringsarbetet inklusive annonsformulering och intervju. Se mall Kravprofil bilaga 2 Annons Annonsen formuleras utifrån de krav som framkommer av kravprofilen. Luddiga formuleraringar som bör, önskvärt etc. ska undvikas. Vidare ska varje annons granskas utifrån diskrimineringshänseende. Diariet kontaktas för erhållande av diarienummer. Den ifyllda annonsbeställningen skickas till: annonser.personalkontoret@harnosand.se. Annonseringen bör ske i minst två veckor. Samtliga tjänster annonseras på FirstClass, kommunens hemsida och arbetsförmedlingen. Även andra medier kan vara aktuella t.ex. facktidningar, rikspress. Rutiner vid annonsering. se bilaga 3 Bekräftelsebrev När ansökan inkommer digitalt sker en bekräftelse med automatik. Som komplement kan även ett bekräftelsebrev skickas där det bl.a. framgår när intervjuerna planeras att genomföras. Bekräftelsebrevet skickas från den förvaltning som avser att anställa Steg 3 Gallring av ansökningar Rekryteringsgruppen skall gå igenom varje inkommen ansökan och matcha dessa mot de krav som ställts i kravprofil och annons. Därefter utses ett lämpligt antal sökanden som kallas till intervju. Ordföranden i rekryteringsgruppen beslutar i vilken form intervjuerna (individuella intervjuer eller urvalsseminarium) ska genomföras. Individuell intervju Intervjun skall vara noggrant förberedd och väl planerad med strukturerade frågor. Intervjun avrundas med att den sökande får information om hur den fortsatta planeringen ser ut, när besked kan lämnas, ev. fördjupningsintervju, ersättningar för utlägg etc. Slutintervju När arbetsgivaren beslutat om 1-2 kandidater som kan vara aktuella för tjänsten bjuds arbetstagarorganisationerna in för att delta i den slutliga intervjun. Mall intervjusituation se bil 4 Mall intervjufrågor se bil 5

6 6(8) Urvalsseminarium Vid ett urvalsseminarium träffar rekryteringsgruppen ett lämpligt antal sökanden vid ett och samma tillfälle under en hel dag. Under seminariet genomförs både individuella och gruppvisa övningar. Fördelen med urvalsseminarium är att rekryteringsgruppen ser kandidaterna agera såväl individuellt som i grupp och att det ges en gemensam information av kommunen, arbetsplasten och arbetets innehåll. Seminariet avslutas med en kort individuell intervju, ca minuter. Även lunchen ska ses som en del av intervjusituationen då det ges tillfälle att umgås under mer informella former. Referenser Efter att rekryteringsgruppen enats om ett antal kandidater skall referenser tas av 3-5 vidtalade personer, varav om möjligt minst två i chefsställning. Referenstagningen ger ytterligare information om den sökande och kan räta ut ev. frågetecken. För ett få en jämförbar uppfattning om kandidaterna ska samma frågor som är kopplade till kravprofilen ställas till referenterna. Utöver de referenter som den sökande uppgivit kan arbetsgivaren även söka information hos andra arbetsgivare. Referenserna ska tillsammans med den samlade bedömningen hanteras som arbetsmaterial. Mall referensfrågor se bil 6 Slutligt val Innan det slutliga beslutet om vem som ska erhålla tjänsten kan en ev. fördjupningsintervju genomföras med en eller flera kandidater för ytterligare klargöranden. Vid beslut om anställning ska rekryteringsgruppen utgå från de kriterier som fastlagts i kravprofilen och väga samman dem med intervjuer, ev. tester och referenser. Den kandidat som bäst svarar mot uppställda krav erhåller tjänsten. Om det visar sig att ingen av de intervjuade personerna uppfyller de fastställda kraven kan arbetsgivaren avsluta processen och fatta beslut om att inleda en ny rekryteringsprocess. Avslut av rekryteringsprocessen Rekryteringsgruppen ska i samverkansanda sträva efter att vara överens om vem av de sökande som ska anställas. Beslutet fattas alltid ensidigt av arbetsgivaren, oavsett om rekryteringsgruppen är eniga eller inte. Protokoll Efter avslutad rekrytering ska protokoll skrivas och diarieföras. Kostnader Anställande förvaltning ansvarar för samtliga kostnader i samband med rekryteringsprocessen som tex annonsering, lokaler, ev mat, rese- och logikostnader. Förvaltningschefer För förvaltningschefer eller för anställning av arbetstagare med motsvarande funktion gäller särskilda riktlinjer: Riktlinjer för förordnande av förvaltningschefer eller motsvarande funktion och Ledning och styrning.

7 7(8) Provanställning I vissa fall kan det vara aktuellt med att provanställa en medarbetare i 6 månader. Ingen förhandlingsskyldighet råder. Arbetsgivaen ska underrätta berörd facklig organisation inom en månad efter det att ett avtal om provanställning ingåtts. Före slutgiltigt beslut Innan anställningsavtal ingås för vissa befattningar f. fa. befattningar med ekonomiskt ansvar ska arbetsgivaren begära kreditupplysning och utdrag ur belastningsregister. För vissa befattningar finns lagstyrda krav om utdrag ur belastningsregister. Likaså ska den tilltänkta personen överlämna betyg, intyg etc. innan beslutet fattas. Före anställningsbeslut har den person som erbjudits tjänsten rätt att förhandla om anställningsvillkor. Information Den som har fattat beslut om anställningen informerar om vem som har erhållit tjänsten och tillträdesdag samt utser någon att hålla i introduktionen. 1.7 Information till de sökande som inte erhöll tjänsten Ordförande i rekryteringsgruppen tillser att de sökande som har deltagit i intervju eller urvalsseminarium meddelas personligen innan beslutet offentliggörs. Anställande förvaltning meddelar skriftligt de som inte kallats till intervju samt diariet att rekryteringen är avslutad och vem som erhöll tjänsten. Handlingar, betyg etc. skickas till personalkontoret för arkivering. 1.8 Bemanningsföretag Vid specifika tillsättningar kan ett bemanningsföretag anlitas med uppdrag att genomföra hela eller delar av rekryteringsprocessen. Bemanningsföretag ska endast användas när verkligt behov föreligger. För närvarande har Härnösands kommun avtal med Proffice Rekryteringsgrupp En rekryteringsgrupp utses som är bemanningsföretaget behjälpligt vid upprättandet av behovs- och kravprofil. Ordförande utser en kontaktperson som servar företaget med information. Rekryteringsgruppen genomför intervjuer med de kandidater som bemanningsföretaget utser. Gruppen tar referenser efter att företaget överlämnat ansökningshandlingarna till kommunen Ansökningshandlingar till bemanningsföretag Normalt är handlingar/ansökningar som inkommer till ett bemanningsföretag att betrakta som en direkt till kommun inkommen handling. Detta innebär att handlingen ska diarieföras och kan lämnas ut vid begäran. Om avtalet mellan kommunen och företaget innebär att kommunen inte ska få ta del av inkomna ansökningshandlingar utan endast en av konsulten upprättad företeckning på sökanden (namn) är det inte att betrakta som

8 8(8) inkommen handling, dvs ansökningshandlingarna har inte inkommit till kommunen. När företaget i slutskedet har överlämnat ansökningshandlingarna till arbetsgivaren är handlingarna att betrakta som inkomna handlingar och ska diarieföras Kostnader Samtliga kostnader inklusive annonsering som är förenade med bemanningsföretaget belastar den förvaltning som köper tjänsten.