Anställningsprocess för teknisk och administrativ personal

Transkript

1 Anställningsprocess för teknisk och administrativ personal Anställningsprocess för teknisk och administrativ personal Att rekrytera medarbetare är ett av de viktigaste besluten en organisation har att fatta. En rekrytering är en stor investering såväl strategiskt som ekonomiskt. För att underlätta och effektivisera rekryteringsprocessen har vi tagit fram denna guide som beskriver arbetsgången för rekryteringar av teknisk och administrativ personal. 1. Behovsanalys När ett personalbehov uppstår i en verksamhet ansvarar chefen för att en behovsanalys genomförs. Behovsanalysen ska utgå ifrån verksamhetens nuvarande och långsiktiga krav där generations-och kompetensväxlingsbehov särskilt ska beaktas. Chefen bör göra överväganden om arbetsuppgifterna eller delar därav alls ska utföras i fortsättningen eller om arbetsuppgifter kan omfördelas på andra medarbetare. En väl genomförd behovsanalys beskriver tydligt vilka arbetsuppgifter som ska utföras vid institutionen eller enheten och vilken kompetens som krävs för att utföra arbetsuppgifterna. Detta ska sammantaget bilda en anställningsprofil för befattningen. En tidplan för rekryteringsprocessen bör upprättas och chefen bör även tidigt ha en uppfattning om vilket lönespann som är aktuellt för befattningen. Dialog kring löner ska föras med personalsekreterare vid fakultetskansliet. Vid behov kan en befattningsvärdering göras. Analys av ett tidsbegränsat personalbehov ska ske med samma omsorg som vid rekrytering till tillsvidareanställning. Upprepade tidsbegränsade anställningar vid myndigheten kan sammantaget innebära att den tidsbegränsade anställningen övergår till en tillsvidareanställning i enlighet med lagen om anställningsskydd (LAS). En vikarie kan anställas för en begränsad tid för att uppehålla anställningen under den tid som går åt för att anställa någon. En anställning kan också uppehållas av en vikarie som anställs tidsbegränsat så länge det är osäkert om den lediga anställningen ska återbesättas. Villkoret är att rekryteringsförfarande inleds så snart det finns förutsättningar för detta.

2 2. Samverkan i APT och LSG Chefen ansvarar för att informera och föra dialog rörande verksamhetens personal-och bemanningsplanering, besluta om att inleda ett anställningsförfarande och informera om formerna för rekryteringsprocessen. Detta ska ske både i arbetsplatsträff på institutionen (APT) och i den lokala samverkansgruppen (LSG). Formell samverkan inför arbetsgivarens beslut om vem som ska anställas sker i fakultetssamverkan/ motsvarande. 3. Rekryteringsplanering Chefen ansvarar för att utse en rekryteringsgrupp, som ska vara sammansatt så att all kompetens för rekryteringen finns representerad. Rekryteringsgruppen ska om möjligt vara jämställd, dvs vara inom intervallet procent. Stöd i rekryteringsprocessen ges av fakultetens personalsekreterare. 4. Utforma anställningsprofil Anställningsprofilen är det viktigaste redskapet för att lyckas med en rekrytering. De arbetsuppgifter och kompetensbehov som rekryteringsgruppen identifierat är det som styr kompetenskraven. I anställningsprofilen ska det tydligt framgå formella utbildningskrav, erfarenhet och personliga egenskaper av vikt för anställningen. Rekryteringsgruppen går noga igenom anställningsprofilens olika delar och enas om vilka kompetenser som är viktigast för anställningen och vad varje kompetens innebär. Analysen görs med framtiden i åtanke. Vilka utmaningar och förändringar står verksamheten inför? Vad blir viktigare och mindre viktigt och vilken kompetens behövs i framtiden? Arbetsuppgifterna och ansvarsnivån beskrivs utifrån behovsanalysen. Specificera vilka arbetsuppgifter som ska utföras och beskriv ansvarsnivån på ett konkret och tydligt sätt. Beskriv även de olika arbetsuppgifternas relativa vikt till varandra och definiera eventuella ansvarsområden såsom budget, personalansvar etc. Utgångspunkt för anställningsprofilen är mål-och ansvarsbeskrivning, beskrivning av arbetsuppgifter samt de formella krav som ställs på den person som ska anställas. Anställningsprofil Att tänka på För att undvika diskriminering bör kraven vara objektivt försvarbara. Anställningsprofilen ska inte innehålla onödiga och omotiverade villkor eller krav som utesluter individer. Är det t ex objektivt försvarbart att ställa krav på flytande svenska i tal och skrift? Kan profilen uppfattas som könsmärkt? Ger den signaler om att en person med exempelvis viss etnicitet, funktionshinder eller ålder inte är välkommen? Det som tas upp i anställningsprofilen som ska-kravmåste vara mätbart, dvsnivån av kunskap och kompetens ska kunna värderas. Anställningsprofilen ska vara saklig och baserad på formella krav. Undvik att använda den person som tidigare haft arbetet som modell och att meriter och egenskaper kopieras. Leta inte efter en kopia av den som slutat. Ofta förutsätts kunskap genom utbildning men det är mer relevant och mindre exkluderande att specificera kunskapen arbetet kräver. Vilken kunskap behövs? Vilka kunskaper bidrar till att uppnå målen, uppfylla ansvaret och klara av arbetsuppgifterna? Vilka övriga krav bör ställas?

3 Vad bör ingå i en anställningsprofil Beskrivning av arbetsuppgifterna. Ange om personen ska vara ansvarig för, driva, vara delaktig i eller ingå i en arbetsgrupp. Vilken utbildning behövs? (formella kvalifikationer, utbildning etc) Vilken erfarenhet behövs? (arbetslivserfarenhet av generell eller specifik karaktär eller annan erfarenhet) Vilken specifik kunskap behövs? Vilka förmågor och färdigheter krävs för att uppnå målen, uppfylla ansvaret och klara av arbetsuppgifterna? Personliga förmågor; t ex självständighet, prestationsorienterad, flexibel, uthållighet, personlig mognad, integritet, initiativtagande, självgående, stabil, energisk. Sociala färdigheter; t ex samarbetsförmåga, empatisk förmåga, övertygande, kommunikativ förmåga, relationsskapande, lojal, serviceinriktad, värdesätter och förstår kulturella olikheter och bakgrunder. Ledarskapsförmågor; t ex omdöme, beslutsam, tydlig, ekonomisk medvetenhet, ledarförmåga, strategisk. Intellektuella färdigheter; t ex problemlösande analysförmåga, numerisk analytisk förmåga, språklig analytisk förmåga, kreativ, strukturerad, kvalitetsmedveten, specialistkunskap. Vilka övriga krav finns? 5. Rekryteringsprövning Personalenheten gör bedömningar inom hela Umeå universitet om det finns medarbetare i behov av ny placering eller som har begärt utökad sysselsättningsgrad. Prövningen sker med utgångspunkt i anställningsprofilen som är framtagen av chefen. I enlighet med rektorsbeslut ska Umeå universitet tillämpa rekryteringsprövning vid alla anställningar av teknisk och administrativ personal överstigande två månader. Beslutet har tillkommit mot bakgrund av att universitetet i arbetsrättslig mening är en arbetsgivare och för att säkra en korrekt tillämpning av lagar och avtal samt för att möjliggöra omställnings-och förändringsarbete vid myndigheten. Finns ett behov av ny placering för redan tillsvidareanställd vid universitetet ska bedömning i första hand göras för att se om medarbetaren har rätt kvalifikationer för att fullgöra arbetsuppgifterna i den aktuella tjänsten. Bedömningen görs först på fakultetsnivå av dekanus och därefter av personalenheten för prövning över hela universitetet. 6. Annonsering En myndighet som har behov av att anställa har en skyldighet att på lämpligt sätt informera om detta så att de som är intresserade av anställningen kan anmäla det till myndigheten. Huvudregeln är att alla anställningar i normalfallet ska utannonseras och sökas i konkurrens i enlighet med regeringsformen, lag om offentlig anställning och anställningsförordningen. Mot bakgrund av ovan ansvarar chefen för att ett förslag till annons utformas samt att annonsering sker i för anställningen lämpliga medier. Annonsen utformas med utgångspunkt i den tidigare fastställda anställningsprofilen. Inga ytterligare krav får tillföras annonsen. Vid eventuell överklagan av anställningsbeslutet gäller anställningsprofilen och inte annonsen. Extern annonsering sker alltid i Arbetsförmedlingens platsbank samt i andra för anställningen lämpliga medier. Interna annonser, s k intresseförfrågan, kan endast sökas av tillsvidareanställda vid Umeå universitet. Samtliga platsannonser ska publiceras på universitetets hemsida. I enlighet med språklagen ska alla annonser finnas tillgängliga på svenska.

4 Efter att fakultetens personalsekreterare har godkänt annonsunderlaget görs beställning av annons via Print & Media. Beställningen görs i normalfallet av institutionen. 7. Registrering och bekräftelse Alla tekniska och administrativa befattningar söks för närvarande elektroniskt via ett webbformulär. Registrering och bekräftelse av inkomna ansökningshandlingar hanteras av registraturen. Efter sista ansökningsdag skickar registraturen en ingivarlista med alla för anställningen inkomna ansökningshandlingar till ansvarig handläggare. Observera att en inkommen ansökan är en allmän handling, som omfattas av regler om diarieföring och arkivering. 8. Sortera och rangordna Vid urvalet ska de sökandes meriter i fråga om utbildning, yrkes-och arbetslivserfarenhet samt personlig lämplighet bedömas i relation till anställningsprofilen. När alla ansökningshandlingar kommit in görs ett första urval med utgångspunkt i anställningsprofilen. Därefter görs en sammanställning av de mest meriterade. Detta görs lämpligtvis med hjälp av en bedömningsmatris, där vikten hos olika krav tydliggörs och i vilken grad den sökande lever upp till anställningsprofilen. Urvalet ska dokumenteras noggrant eftersom det ska kunna motiveras för de sökande och vid ett eventuellt överklagande. Med utgångspunkt i rangordningen fattas beslut om vilka som ska kallas till intervju. Som komplement till intervju kan andra verktyg för urval användas. I de fall andra verktyg ska användas vid urvalsarbetet ska den/de som kallas till intervju informeras om detta i förväg och garanteras återkoppling av resultatet. Exempel på verktyg är arbetsprov och olika typer av tester. 9. Intervjuer Syftet med anställningsintervjuer är att, utifrån anställningsprofilen, skaffa relevant och jämförbar information för att få ett bedömningsunderlag för beslut om anställning. Intervjun är dessutom ett tillfälle att förmedla ett positivt intryck av Umeå universitet. Alla kandidater ska behandlas likvärdigt vid intervjun. Anställande chef är den som företrädesvis ska föra intervjuerna. Tänk på att inte ha för många personer närvarande under anställningsintervjun. Inbjud hellre till ytterligare intervjutillfällen om det är fler personer som har intresse av att träffa kandidaterna. Det är viktigt med systematik, varför samma frågor bör ställas till samtliga som ska intervjuas. Ostrukturerade intervjuer gör det svårt att jämföra kandidaterna. Avsluta anställningsintervjun med att tala om när intervjuerna ska vara avslutade och ungefär när den sökande kan vänta sig ett besked. 10. Referenser Referenstagning görs efter anställningsintervjun. Detta för att inte påverkas och för att få möjlighet till en objektiv bild av den sökande vid intervjutillfället. Kontakta referenter som den sökande angivit. Försök få klarlagt vilken relation som referenten och den sökande har till varandra och hur länge de arbetat ihop. Genomför referenstagningen som en strukturerad intervju som utgår från anställningsprofilen. Det är viktigt att lämna besked till alla sökanden så snart som möjligt. Långsam hantering uppfattas överlag negativt och vi riskerar att tappa intressanta kandidater.

5 11. Anställningserbjudande Efter urval, intervjuer och referenstagning ska chefen i samråd med rekryteringsgruppen göra en samlad bedömning av förtjänst och skicklighet och besluta om vilken av de sökande som i första hand föreslås för anställningen. Chefen erbjuder den mest meriterade och skickligaste för befattningen en anställning och informerar om löne-och anställningsvillkor. Inför lönesättning ska föreslagen lön förankras med personalsekreterare vid fakulteten. Detta för att säkerställa att lönen överensstämmer med för befattningen aktuell lönestruktur. Chefen ska lämna kandidaten information om att samverkan med de fackliga organisationerna ska genomföras innan anställningsavtal formellt kan ingås. Kandidaten ska informeras om att anställningsbeslutet inte vinner laga kraft förrän efter överklagandetiden löpt ut (3 v) och under förutsättning att ingen överklagat beslutet. Information om arbetsgivarens förslag till beslut om vem som ska anställas lämnas i fakultetens samverkansgrupp (FSG). 12. Beslut, anslag och anställningsavtal Chefen skriver ett anställningsbeslut om vilken kandidat som ska anställas för befattningen. Ett anställnings-beslut är inte att förväxla med anställningsavtalet, som är ett civilrättsligt avtal mellan arbetsgivaren och den anställde. Anställningsbeslutet ska innehålla information om antal sökande, fördelning av kvinnor och män, antal intervjuade samt vem som har bedömts som mest meriterad och därmed erbjudits anställningen. Registratur och arkiv anslår (expedierar) beslutet på universitetets officiella anslagstavla samt informerar övriga sökanden om beslutet och rätten att överklaga samt hur detta ska gå till. I och med att beslutet anslås börjar överklagandetiden på tre veckor att löpa. Skicka därför snarast möjligt beslutet till registratur och arkiv för expediering. I det fall chefen avser fatta beslut om att avbryta en rekrytering ska detta samverkas med de fackliga organisationerna innan beslut fattas. Ett sådant beslut får inte överlagas (AF 21). När anställningsvillkoren är klara och anställningsavtal ingåtts tar chefen kontakt med de sökanden som intervjuats för en återkoppling. Det finns inget som hindrar att universitetet låter den som anställts tillträda anställningen fastän tiden för överklagande inte gått ut.