Stöd till förtroendevalda i anställningsprocess

Transkript

1 Februari 2012 Stöd till förtroendevalda i anställningsprocess Det här materialet har tagits fram för dig som är förtroendevald och som medverkar i en anställningsprocess. Det ska vara ett stöd i din roll, beskriva ditt ansvar samt ge tips på hur du kan arbeta. Fokus ligger i första hand på rekrytering till en ledarbefattning. Arbete med rekrytering kan detta ske på många olika sätt. Det finns inga absoluta svar eller generell checklista. Här får du information om dina rättigheter, tips på saker du bör uppmärksamma och tankar kring hur du kan resonera. Vi ska vara med och påverka Arbetsgivaren har ett stort utrymme att själv välja ut den person som han eller hon tycker passar bäst för den aktuella tjänsten. Genom lag och avtal har vi som fackförbund rätt att vara med att påverka beslutet. Utgångspunkten är att vi ska kunna påverka medlemmarnas arbetssituation och här är arbetskamrater en viktig förutsättning. Detta gäller inte minst chefer. Hur vi kan påverka regleras i avtal. Många företag i branschen följer det centrala medbestämmandeavtalet som reglerar att vi har rätt att vara med vid anställning av chefer. Har företaget ett lokalt medbestämmandeavtal, finns det även preciserat på vilket sätt vi är med i processen. Lokalt kan man även komma överens om att vi har rätt att vara med vid anställning av både chefer och medarbetare. Vad innebär rollen som förtroendevald? Vilket ansvar har du? Det är arbetsgivaren som har ansvaret för rekryteringsprocessen. I slutändan är det arbetsgivaren som har rätt- och skyldighet att fatta beslut om vem som ska anställas. Ditt ansvar i processen är att se till att det blir en så bra rekrytering som möjligt utifrån medlemmarnas perspektiv. Det innebär att du ska vara aktiv, avsätter till tid till bl. a förberedelse, intervjuer och reflektion samt har tar reda på vad som är viktigt för medlemmarna. Du får även vara beredd på att få frågor från sökande. Vem ska du representera? Du representerar de medlemmar som arbetar på den aktuella arbetsplatsen. Samtidigt ska du också komma ihåg att ha ett helhetsperspektiv. Ska ni anställa en ny chef är detta en befattning som påverkar hela organisationen, ledningsgruppens sammansättning osv. Hur har du kontakt med medlemmar och förtroendevalda på arbetsplatsen? Det är särskilt viktigt att ha kontakt med medlemmarna i början av processen för att få en uppfattning av deras behov och önskemål innan man fastställer en kravprofil. Vid chefsrekrytering är det oftast någon ur klubbstyrelsen som deltar. Kom då ihåg att ha kontakt med eventuellt kontaktombud på arbetsplatsen. Vad händer om arbetsgivaren hävdar sekretess? Att du utses till uppdraget innebär inte att du är ensam i processen. Som klubbstyrelseledamot har du alltid rätt att diskutera med någon annan i styrelsen även om arbetsgivaren säger att sekretess gäller. Är du kontaktombud kan du alltid vända dig till någon i klubbstyrelsen. Observera att när du talar med andra förtroendevalda förutsätter att ni meddelar att sekretess gäller så att den du talar med känner till detta och omfattas. 1(6)

2 Utan att avslöja sekretessbelagd information, ska du kunna ha kontakt med medlemmar på arbetsplatsen. Du ska kunna ha dialog för att få veta vad de tycker är viktigt gällande önskemål om ledarskap mm. Hur kan du påverka vilken kandidat som får tjänsten? Det är arbetsgivarens rätt och skyldighet att fatta beslut om vem som anställs. Din roll är att vara med och påverka innan beslut fattas och det du kan kräva är att vara med innan de har beslutat vem som får tjänsten. Detta innebär att du som minimum ska vara aktiv i processen när det fortfarande finns flera kandidater kvar. När ska du senast komma in i processen? Skilj på önskat läge och vad vi minst kan kräva. Det är jätteviktigt att vi som fackliga representanter är med redan från början av processen. Det är ju vid behovsanalysen av arbetsuppgifter och kompetens som ramarna sätts. Därför är det viktigt att du är med och påverkar kravprofilen innan annonsering mm drar igång. Som absolut minimum ska du vara aktiv i processen när det fortfarande finns möjlighet att påverka d v s när det finns flera kandidater kvar. Tips under anställningsprocessen Delta från början Det är mycket viktigt att vi som fackliga representanter är med redan från början av processen. Det är vid behovsanalysen av arbetsuppgifter och kompetens som kravprofilen sätts och som sätter förutsättningarna för hela processen. Rekryteringspolicy och andra strategiska dokument Ta del av policys, anvisningar, strategisk kompetensplan, kartläggningar av intern kompetens mm som finns i företaget. Arbeta för att det finns en bra rekryteringspolicy i företaget. En policy innehåller konkret vad en organisation ska göra i varje steg i rekryteringsprocessen. Den bör också peka ut en vision för kompetensförsörjning och hur ni hanterar förändringar i omvärlden. Med en policy som grund är många principdiskussioner avklarade och arbetet underlättas när ni ska ta er an en rekrytering. Rekryteringsgrupp Skapa en rekryteringsgrupp som bör bestå av den rekryterande chefen, en personalansvarig och den facklig representant. Ofta är det bra att också ha med en medarbetar från arbetsgruppen i förberedelsearbetet. Den bör gärna bestå av både män och kvinnor och helst ha spridning i ålder och etnisk tillhörighet. En bred rekryteringsgrupp ger flera olika perspektiv. Mångfald Säkerställ att arbetsgivaren arbetar för att alla ges möjlighet att söka lediga anställningar. Som förtroendevald har du en uppgift att lyfta frågor och bidra med lösningar till hur din arbetsplats kan bli mer öppen och ickediskriminerande. Värna om att de sökande blir bedömda på ett likvärdigt sätt. Ta förslagsvis initiativ till utbildning av chefer, rekryteringsansvariga och fackliga representanter i hur man rekryterar likabehandlande och med fokus på kompetens. 2(6)

3 Kravprofilen lägger grunden Skapa dig en bild av behov och önskemål som underlag för kravprofilen. Tala med berörda medarbetare för att se vad de har för behov och vad som är viktigt för dem. Se till helheten finns det många erfarna chefer eller enbart nya? Är de internt eller externt rekryterade? Vad skulle passa in i just den här gruppen och vilka andra chefer ska personen ha nära samarbete med. Tänk brett, ofta har man en tendens att både medvetet och omedvetet välja någon som kommer från samma bransch eller har en perfekt bakgrund för att man ska känna sig trygg. Det behöver inte alltid vara bäst och det beror också på hur de andra chefernas/medarbetarnas profiler ser ut. Kom överens om vad ni letar efter och vad man menar med de ord ni använder. Vad menar ni t. ex med god samarbetsförmåga? Hur ska ni säkerställa att personen har det? Kontakt med sökande Var beredd på att sökande kan komma att ta kontakt med dig både före och efter intervjuerna. De kan ställa frågor om t. ex arbetsuppgifter, arbetsmiljö, arbetsgruppen, företaget och anställningsvillkor. Val av kandidater till intervju Kom överens om hur ni väljer kandidater till intervju. Låt minst två personer ur rekryteringsgruppen plocka ut vilka som går vidare till intervju oberoende av varandra. Här är det självklart bra att vara med som facklig representant. Med en välgenomtänkt kravprofil har ni en bra grund för vilka ni sedan ska välja ut kandidater att gå vidare med. Testa gärna att träffa några som sticker ut lite. Känns det inte bra ger det i alla fall nya perspektiv och infallsvinklar som kan vara till hjälp för att bekräfta ett annat val. Tänk alltid ett extra varv så att du inte bara väljer den som är som dig själv eller som är lik alla andra i organisationen. Tänk utifrån nya perspektiv och på vad arbetsgruppen personen ska ansvara för behöver. Hur tror du att det skulle fungera i gruppen med personkemin? Vilka styrkor och svagheter finns på enheten/avdelningen? Vad behövs på kort och lång sikt? Ska de i inledningsskedet lösa konflikter eller är det en bra sammansvetsad grupp? Intervjuer Förbered dig inför intervjuerna och vilka frågor du ska ställa. Stäm av hur den sökande ser på olika områden som påverkar medarbetare och samarbetet med fackliga representanter. Be kandidaten att berätta och ge exempel, exempelvis: o Berätta om hur du samarbetat med fackliga organisationer. o Berätta om vad det var som gjorde att du valt att arbeta som chef alternativt valt att söka ett chefjobb. o På vilket sätt har du kommit i kontakt med jämställdhetsfrågor tidigare? o Hur skulle dina chefer/kollegor/ medarbetare beskriva din ledarstil? Hur väl stämmer det överens med din egen bild? o Berätta om ett tillfälle då du kommit i konflikt med en medarbetare och hur du löste det. 3(6)

4 Tester Det kan upplevas som tufft att få frågor där man ska ge exempel, men det brukar också upplevas som professionellt. Svaren bli uttömmande och kan även vara till hjälp när man tar referenser det blir lättare att ställa frågor och stämma av att kandidatens uppfattning stämmer överens med referensernas. Säkerställ att intervjuerna är strukturerade så att alla får samma frågor. Genom att styra upp intervjuerna blir samtalen inte händelsestyrda och man minskar risken för godtycke och subjektivitet i bedömningarna. Det blir även lättare att kunna jämföra kandidaterna. Både arbetsgivar- och fackliga representanter som deltar i processen ska ha tillgång till intervjufrågor och underlag. Utöver intervjuer kan man komplettera utvärderingen av kandidaterna genom tester och personbedömningar. Tester ska inte missbrukas utan bör enbart göras på slutkandidater. Alla sökande behandlas lika vilket betyder att samtliga kandidater som är kvar i ansökningsprocessen ska göra eventuellt test. Du som förtroendevald ska också ta del av resultatet för att arbetsgivaren och du ska ha samma beslutsunderlag. Tänk på att testerna ska ske med tillförlitliga metoder och av sakkunnig personal samt att de ska vara neutrala när det gäller samtliga diskrimineringsgrunder. Testerna ska vara frivilliga. Helst ska kandidaterna kunna ta del av resultatet innan det kommuniceras till arbetsgivaren och avgöra om denne ska få del av resultatet. Samtidigt behöver den sökande få kunskap om vad som händer om man väljer bort att genomföra testet. Referenser Både arbetsgivaren och du bör ta referenser. Ställ frågor om samma saker om kandidaterna till alla referenspersoner. Gör referenstagningen strukturerad så att du kan vara så objektiv som möjligt. Det blir även lättare att kunna jämföra kandidaterna. Komplettera gärna genom att ta referenser från en facklig representant för att få en känsla för samarbetet kring fackliga frågor. Har kandidaten inte uppgett någon facklig representant, kan du be om ett namn. Strukturera informationen Skapa en överskådlig bild över alla uppgifter om kandidaterna genom att sammanställa informationen i en bedömningsmatris. Här kan du sammanfatta resultatet av intervjuer, tester och bedömningar efter de olika kraven som ställts upp. Om ni är överens Är ni inte är överens om vem som bör få tjänsten, är det i slutändan arbetsgivaren som bestämmer. Även om arbetsgivaren väljer att anställa någon som du inte anser är rätt person, är det bra att visa enighet utåt i organisationen. Den person som anställs måste få chans att komma in utan att vara ifrågasatt från början. Är du orolig för vissa svagheter, kan du uppmana arbetsgivaren att ge den nyanställde stöd. Följ upp din nya arbetskamrat Följ upp din nya arbetskamrat som har blivit anställd. Berätta om Finansförbundet och erbjud medlemskap. 4(6)

5 Utvärdera processen Reflektera och utvärdera rekryteringsprocessen. Fundera bl. a över: o Samspelet mellan arbetsgivar- och fackliga representanter. o Hur er rekryteringspolicy fungerar. Behöver den utvecklas? Behöver ni göra någon kartläggning över kompetensbehov o s v? Fler tips finns i "Rekrytera utan att diskriminera - En handbok för fackligt förtroendevalda om kompetensbaserad och likabehandlande rekrytering". Handboken har tagits fram av FacketFörändras.nu (TCO-samarbete) och beskriver en lyckad rekrytering följande 12 steg: Behovsanalys Ansvarsbeskrivning Kravspecifikation Ansökningsformulär Annonsering Ta emot ansökan Gallring Intervju Ny gallring Ny intervju Referenser Beslut Rättigheter och skyldigheter enligt lag och avtal Arbetsgivaren har ett stort utrymme att själv välja ut den person som han eller hon tycker passar bäst för den aktuella tjänsten. Genom lag och avtal har vi som fackförbund rätt att vara med att påverka beslutet. Lag och avtal du kan ta hjälp av: Medbestämmandelagen En arbetsgivare är skyldig att förhandla med fackförbund om rekryteringar och principer för rekrytering. Centralt medbestämmandeavtal I det centrala medbestämmandeavtalet som gäller hela branschen framgår att det är särskilt angeläget att Finansförbundet deltar i frågor som bemanning, utbildning och personalutveckling. Det finns särskilt uttryckt att vi har rätt att vara med vid anställning av chefer och vid utarbetande av principer för tillsättning. Lokalt medbestämmandeavtal och anvisningar/policy Har företaget ett lokalt medbestämmandeavtal, finns det preciserat på vilket sätt vi är med i rekryteringsprocessen. Här kan det också finnas reglerat om vi som förbund har rätt att vara med vid anställning av både chefer och medarbetare. Kontrollera också om det finns anvisningar eller policy över hur företaget arbetar med detta. 5(6)

6 Företrädesrätt enligt Lagen om anställningsskydd (LAS) och kollektivavtal Enligt lag och avtal har före detta anställda i vissa fall företrädesrätt till återanställning. Diskrimineringslagen Arbetsgivare får inte missgynna sökande p g a deras kön, konsöverskridande identitet eller uttryck, etisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionshinder, sexuell läggning eller ålder. Jämställdhets/mångfaldsplan Diskrimineringslagen innehåller krav på aktiva åtgärder för lika rättigheter och möjligheter i arbetslivet vilka fastställs i företagsspecifika planer. Föräldraledighetslagen I denna lag förstärks skyddet för att kvinnor och män som är eller tänker vara föräldralediga inte missgynnas. Kontakt Du har alltid någon att vända dig till: På företag med kollektivavtal arbetar vanligtvis fackliga representanter på uppdrag av Finansförbundet. De kan hjälpa dig med vad som gäller just inom ert företag och inte minst ge råd och stöd. Du kan alltid kontakta ombudsmän på det centrala kansliet för personlig rådgivning och stöd. Jourhavande ombudsman når du på telefon alternativt via e- post på jourhavande.ombudsman@finansforbundet.se. På har du kontaktuppgifter, information om lag och avtal och annan information du kan ha glädje av. 6(6)