Uppsala universitet Om gemensam administration - SSC. 22 april Consulting. april 2013

Transkript

1 Consulting Om gemensam administration - SSC 22 Anders Anton Christensson anders.christensson@se.pwc.com #

2 Agenda Sida 1 Introduktion till gemensamma servicefunktioner 1 (Shared Service Centers) 2 Etableringen av Statens Servicecenter 5 3 Framgångsrikt införande av gemensam 16 administration (SSC) 4 Frågor? 21

3 Section 1 Introduktion till gemensamma servicefunktioner (Shared Service Centers) 1

4 Section 1 Introduktion till gemensamma servicefunktioner (Shared Service Centers) Historisk tillbakablick 60/70-tal: Central lösning/ skalfördelar Big is beautiful tal: Skilj på ansvar för stab och kärnverksamheten 80/90-tal: Bolagisering och decentralisering 2

5 Section 1 Introduktion till gemensamma servicefunktioner (Shared Service Centers) Alternativa strukturer för stödfunktioner Central struktur Decentral struktur Gemensam SSC Outsourcing struktur Administrativ enhet på HK utan kund/ leverantörsförhållande. Går lätt i HKs band Varje enhet/ bolag har bygg upp sin egen administration med egna rutiner Administrationen hanteras i en gemensam enhet i ett kund/ leverantörsförhållande Administrationen hanteras av extern samarbetspartner utifrån givna villkor Ansvar Oavsett hur administrationen struktureras är det alltid respektive verksamhetsenhet/ juridisk enhet som är slutgiltigt ansvarig för kvalitet och resultat mot granskande myndighet 3

6 Section 1 Introduktion till gemensamma servicefunktioner (Shared Service Centers) Exempel på processer som kan övervägas att hanteras gemensamt i ett Shared Service Center Ekonomi Inköp Personal IT Specialister Information & fastighet Löpande redovisning Bokslut Treasury Dagligt inköp Projektinköp Investeringar Strategiskt inköp Förhandlingar Leverantörsavtals hantering och bevakning Logistik Löner Reseräkningar Utbildning/kompe tensutveckling Rekrytering Hälsovård Arbetsmiljö Pensioner Serverdrift Hård- och mjukvara Tekniska standarder Telefoni Informationssäker het Helpdesk Systemförvaltning Teknisk utveckling Juridik Skatter Konsulttjänster Internrevision Försäkringar Utredningar och projekt Telefonväxel Reception Posthantering Diarie/Arkiv PR Intranät/hemsida Leverantörsfakturahantering Kundfakturahantering Anläggningsredvisning Standardarbetsplats Personal-/kundtidningar Registervård Fysisk säkerhet Lokalförvaltning Lokalvård Seminarier/ konferenser 4

7 Section 2 Etableringen av Statens Servicecenter 5

8 Section 2 Etableringen av Statens Servicecenter Kort om Statens Servicecenter Administrativa tjänster till statliga myndigheter Ny myndighet från 1 juni 2012 Cirka 200 anställda Avgiftsfinansierad verksamhet Levererar tjänster inom o Ekonomiadministration o Löneadministration o Inköpsadministration Produktion etablerad i Gävle och Östersund baserad på avknoppad verksamhet från Skatteverket och Försäkringskassan Administrativ service hos Kammarkollegiet knoppades av och inordnades i Statens Servicecenter per 1 oktober 2012 Hanterar ~ löner per månad och ~ leverantörsfakturor år 6

9 Section 2 Etableringen av Statens Servicecenter Statens servicecenters tjänsteutbud Lönerelaterade tjänster Löneadministration Rese- och utläggsadministration Beslutsskrivning Tjänstepensionsadministration Tidredovisning Ekonomiadministrativa tjänster Kundfakturering Anläggningsredovisning Redovisning och bokslut Tidredovisning Betalning av leverantörsfaktura E-handelstjänster Stöd för e-beställningar inkl leverantörsanslutningar Leverantörsfakturahantering Servicecentret erbjuder tjänster inkl systemstöd, men inte renodlade IT-tjänster 7

10 Section 2 Etableringen av Statens Servicecenter Etableringen Direktiv 4 november 2010 Regeringen ger en särskild utredare i uppdrag att förbereda bildandet av ett myndighetsgemensamt servicecenter Betänkande 14 april 2011 Betänkandet från Servicecenterutredningen överlämnas till regeringen Direktiv 7 november 2011 Regeringen ger en särskild utredare i uppdrag att vidta de åtgärder som krävs för inleda verksamheten den 1 juni Beslut 26 april 2012 Regeringen beslutar att Administrativ service inom Kammarkollegiet ska övergå till Statens servicecenter den 1 oktober 2012 Start 1 juni 2012 Den nya myndigheten bildas 8

11 Section 2 Etableringen av Statens Servicecenter Genomförande i tre faser Etablering/Uppstart 1 november maj 2012 Etablera samtliga delar som krävs för att myndigheten ska fungera vid start 1 juni 2012 Stabilisering 1 juni december 2013 Långsiktiga ITlösningar på plats Finslipning av processer och SLA Påbörja anslutning av kunder Expansion 1 januari 2014 => Accelererad anslutningstakt Sourcing av processer inom produktion Eventuellt utökat tjänsteutbud 9

12 Section 2 Etableringen av Statens Servicecenter Genomsnittlig effektiviseringspotential 33% Nuvarande effektivitet inom löneadministration (löneutbetalningar per årsarbetskraft) 0 M1 M2 M3 M4 M5 M6 M7 M8 M9 M10 M11 M12 M13 M14 M15 M16 M17 M18 M19 M20 M21 M22 SC M23 M M1 M2 M3 M4 M5 M6 M7 M8 M9 M10 M11 M12 M13 M14 M15 M16 M17 M18 M19 SC M20 M21 M22 Nuvarande effektivitet inom ekonomiadministration (leverantörsfakturor per årsarbetskraft) 10

13 Section 2 Etableringen av Statens Servicecenter Införande av SSC inom privat sektor har påvisat potential att uppnå % besparing Genomsnittlig besparing per funktion Löneadministration Anläggningsredovisning Kundreskontra och kravhantering Leverantörsfaktura Redovisning/Bokslut 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 45% 11

14 Section 2 Etableringen av Statens Servicecenter Statens servicecenter kan dra nytta av volym- och stordriftsfördelar kopplat till kunskap, system och processer - ehandel Utan servicecentret Med servicecentret SYS 1 SYS 2 SYS 3 MYN 1 MYN 2 MYN 3 MYN.. MYN n KMY 1 KMY 2 KMY 3 KMY.. KMY n Servicecenter Systemlev LEV 1 LEV 2 LEV 3 LEV.. LEV n LEV 1 LEV 2 LEV 3 LEV.. LEV n 12

15 Section 2 Etableringen av Statens Servicecenter Statens servicecenters första kunder 13

16 Kommunicerad kostad Kostnad för servicecenter Kostnad Section 2 Etableringen av Statens Servicecenter Två pedagogiska dilemman vid utvärdering om man ska ansluta sig Jämförelse av tjänsternas omfattning och innehåll Servicecentret tillhandahåller inkluderande tjänster dvs. så många steg som anses möjligt inom varje process med bibehållna krav på standardisering. Jämförelsen kräver detaljkunskap om varianter och gränsdragningen avseende ansvars- och uppgiftsfördelning mellan leverantör och kund. Detaljkunskap som ofta saknas Jämförelse av nyttor och kostnadsposter i nuläge och i börläge Ledning, styrning Ledning, styrning Utvecklingskostnader Utvecklingskostnader Direkta admin. kostnader Löpande kostnad admin. Lokal löneservice AS IS Gemensam löneservice TO BE 14

17 Section 2 Etableringen av Statens Servicecenter Frivilligt att ansluta sig? ur Dir. 2010:117 Anslutning till servicecentret bör i första hand ske på frivillig basis. Även om utgångspunkten för anslutning av myndigheter i första hand är frivillighet, behöver regeringen initialt säkerställa att ett antal myndigheter ansluts till servicecentret i syfte att trygga etableringen av verksamheten. Om det därefter skulle dröja med en bred anslutning av myndigheter på frivillig basis kan det finnas skäl att skärpa det generella förändringstrycket. Det gäller om resultatet från servicecentrets verksamhet och nyttokostnadskalkyler för anslutna myndigheter visar på tydliga effektivitetsvinster, samtidigt som de berörda myndigheterna inte kan påvisa att den administrativa verksamheten sköts minst lika effektivt i egen regi eller av upphandlade företag. Därtill kan det finna särskilda skäl för att styra enskilda myndigheter mot en anslutning. 15

18 Section 3 Framgångsrikt införande av gemensam administration (SSC) 16

19 Section 3 Framgångsrikt införande av gemensam administration (SSC) Alternativa strukturer för SSC Komplett konsolidering Centre of Expertise I en komplett konsolidering förläggs all hantering till ETT geografiskt ställe bl.a. för att uppnå kritisk volym. Verksamheten får en tydlig styrning och kan lättare kontinuerligt och konsekvent genomföra standardiseringsåtgärder. Det skapas också fler karriärvägar för personalen. Om organisationen blir för stor och produktutbudet för brett kan det vara utmanande att upprätthålla fokus och aktivt arbeta med standardiseringsåtgärder Konceptet med Centre of Expertise bygger på flera geografiska placeringar, men där varje enhet får en tydligt avgränsat ansvar som inte dubbleras någon annanstans. Det ger ett stort processfokus och hanterbarheten underlättar standardiseringsarbetet. Varje enhet bör emellertid ha en kritisk massa av medarbetare och kunskap och lämpar sig därför främst för stora organisationer Virtuella SSC Virtuella SSC bygger på en struktur med geografiskt spridda enheter med samma arbetsområde under en ledning. Personalen sitter kvar geografiskt och det får därmed mindre omedelbara personaleffekter. Virtuella SSC har visat sig resultera i små/inga besparingar då man inte mäktar med förändringsarbetet och rekommenderas inte. 17

20 Section 3 Framgångsrikt införande av gemensam administration (SSC) Självständighet i förhållande till effektivitet Standardiserade arbetssätt, gränssnitt, principer och förhållningssätt Schematisk Effekthemtagning (besparingspotential) Gör man avkall på kravet på enhetlighet och standardiserade processer/gränssnitt mot alla enheter mister man oproportionerligt snabbt möjligheten att ta till vara på den fulla potentialen 18

21 Section 3 Framgångsrikt införande av gemensam administration (SSC) Generella framgångsfaktorer att beakta Starkt och uttalat stöd från verksamhetsledning Etablera på ett ställe. Överväg etablering på ny geografisk plats i syfte att bryta invanda mönster Gör ett Business Case (nyttokalkyl). Tydliggör utgångspunkt/basnivå i ett tidigt skede, innan flytt Standardisera arbetssätt. Utmana egenheter - på ett positivt sätt Införandemetod: Konsolidera, Standardisera och Förenkla Etablera och driv med starkt entreprenörskap. Tappa inte tempo! Fokusera ledtider, enhetskostnader, kvantitativa enheter samt servicenivå Inför gemensam systemstruktur Etablera leveransavtal (serviceavtal) och tydliggör ansvarsområden Kommunicera mycket med anställda, medlemmar och andra berörda parter, under hela processen. 19

22 Effektivitetsstyrning, standardiserings- och processfokus Utvecklingsramverk för SSC Omfokusera/ evt justera strategi Interaktions- och kravställningsfokus Nöjda kunder genom god kvalitet och hög grad av effektivitet Omfokusera/ evt justera strategi Standardiserings- och effektiviserings- fokus Implementerings- och stabiliseringsfokus Självförtroende och koncernintern status Det utgångsläge som SSC funktionen får efter etablering beror till stor del under vilka förutsättningar etableringen sker

23 Section 4 Frågor? 21

24 Section 4 Frågor?? 22

25 Kontaktuppgifter Anders Christensson Partner Mobile: +46 (0) PricewaterhouseCoopers i Sverige AB. Whole or partial duplication of the contents of this document is forbidden in accordance with the Swedish Act on Copyright in Literary and Artistic Works (1960:729). This prohibition applies to every form of duplication by printing, copying, etc.