Kartläggning av egenregiverksamhet hos fyra lärosäten i förhållande till Statens Servicecenter

Transkript

1 2014 Kartläggning av egenregiverksamhet hos fyra lärosäten i förhållande till Statens Servicecenter Therese Deutsch Örebro universitet

2 Innehållsförteckning Bakgrund... 2 Deltagande lärosäten... 3 Lunds universitet... 3 Örebro universitet... 4 Mälardalens högskola... 4 Kungl. Konsthögskolan... 5 Resultat... 6 År År Analys och slutsatser... 8 Kvalitet... 8 Kostnad, tid och effektivitet... 8 Kompetens... 9 System... 9 Kort om Statens Servicecenter idag Rekommendationer och vidare arbete Bilaga

3 Bakgrund Inrättandet av Statens servicecenter är en central förvaltningspolitisk reform som syftar till att öka effektiviteten och sänka administrationskostnaderna i staten som helhet. Målet är att 25procent av statsförvaltningens anställda är anslutna till Statens servicecenter vid utgången av 2015 och att huvuddelen av myndigheterna är anslutna på längre sikt. Regeringens utgångspunkt är att Statens servicecenter ska erbjuda det mest effektiva alternativet för administrativa tjänster. Under 2013 fick 24 myndigheter i Sverige ett uppdrag att göra en kartläggning avseende hur effektiv den egna administrativa hanteringen är i förhållande till den hantering som erbjuds av Statens Servicecenter. Tjänsterna innefattar löneadministration, ekonomiadministration samt e-handel och kartläggningen skulle innefatta de uppgifter som var möjliga att konkurrensutsätta gentemot Statens servicecenter och de tjänster de erbjuder enligt deras SLA (Service level agreement) inom de olika områdena. De lärosäten som fanns utvalda i detta uppdrag gjorde en gemensam skrivelse där det framgick att tidsperspektivet var allt för snävt för att vi skulle kunna göra en rimlig bedömning av vår ekonomiadministration då det finns en hög grad av komplexitet i denna hantering. Detta accepterades och uppdraget för lärosätena begränsades till löneadministration (Lunds universitet samt Örebro universitet deltog). För att ändå göra en komplett kartläggning meddelade lärosätena att de kommer att genomföra kartläggningen även för ekonomiadministration och e-handel, men med en annan tidshorisont. I oktober 2013 kom ett uppdrag från SUHF:s styrelse att under 2014 analysera egenregikostnaden för löneadministration, ekonomiadministration samt e-handel. Fyra lärosäten av olika karaktär valdes ut för att göra en heltäckande kartläggning och det är den som nu är genomförd av Örebro universitet, Lunds universitet, Mälardalens högskola samt Kungl. Konsthögskolan. Alla lärosäten har arbetat självständigt med kartläggningen men det har funnits en projektledare knuten till uppdraget för att hålla ihop det. Projektgruppen har genomfört ett uppstartsmöte, ett avstämningsmöte samt ett avslutande möte. Däremellan har kontakten skett via telefon, mail samt genom en gemensam projektplats på webben. 2

4 Deltagande lärosäten Lunds universitet Fakta Antal anställda Åa Omslutning mnkr Andel utbildning 1/3 Andel forskning 2/3 PA-system Primula Effektivitetsmått lön lönespecar/åa/år Ekonomisystem Oracle Financials E-handelssystem Visma Proceedo Effektivitetsmått ek lev fakt/årsarb Lönekontorets sammansättning och arbetssätt: Lunds universitet centraliserade sin lönehantering för över 10 år sedan till ett centralt lönekontor. Lönekontoret är en avdelning inom sektionen Personal och har 18 anställda (13.1 heltidsekvivalenter (HE) som arbetar med lönehantering och 0,8 som arbetar med pensionshantering). Lönekontorets arbetsuppgifter stämmer väl överens med de arbetsuppgifter som beskrivs i Statens servicecenters SLA:er. Efter genomgång av SLA:erna uppskattade vi att lönekontoret utför arbetsuppgifter motsvarande 0,5HE som statens servicecenter inte erbjuder. Vi har inte tagit med hantering av anställningsbeslut i jämförelsen då detta arbete görs decentralt av personalhandläggare på institutioner och fakulteter. Hanteringen av leverantörsfakturor har sedan 2007 centraliserats och scanning av fakturorna infördes då. Arbetet med att utveckla e-handel har pågått kontinuerligt sedan dess och Lunds universitet är långt framme i hanteringen. Många leverantörer är anslutna till systemet och en hel del beställningar görs elektroniskt. Verksamheten har stordriftsfördelar och har slimmats under årens lopp. SLA har gåtts igenom och de tjänster som erbjuds har tidsatts. Totalt har beräknats att de tjänster som SSC kan erbjuda omfattar 4 årsarbetare. Vad gäller ekonomiadministrationen är vissa delar centraliserade och vissa decentrala. Statens servicecenters SLA har gåtts igenom och tidsatts på de centrala delarna av Lunds universitets ekonomiadministration. Det har i dagsläget inte varit möjligt att fråga institutioner och fakulteter om tidsåtgång utan tidsstudiemätningar har gjorts och omräknats till årsarbetare. Denna siffra har därefter justerats uppåt för att ta hänsyn till eventuella ställtider. Totalt sett beräknar vi att 10,5 årsarbetare utför det arbete enligt SLA. Lunds universitet har de senaste åren arbetat för att effektivisera ekonomiadministrationen och vi gör bedömningen att den är mer effektiv än det som Statens servicecenter kan erbjuda. Dessutom har Lunds universitet stordriftsfördelar som inte syns i Statens servicecenters linjära prislista. 3

5 Örebro universitet Fakta Antal anställda 1261 Omslutning mnkr Andel utbildning 2/3 Andel forskning 1/3 PA-system Primula Effektivitetsmått lön 9600 lönespecar/åa/år Ekonomisystem Agresso E-handelssystem Visma Proceedo Effektivitetsmått ek fakturor/åa/år Personalavdelningens sammansättning och arbetssätt: Personalavdelningen består av totalt 15 medarbetare, fördelat på personalchef, HR strateger, HR konsulter samt HR administratörer. HR administratörerna är i dagsläget fem till antalet varav en kommer att gå i pension inom två år. Denna anställning är redan ersättningsrekryterad och HR administratörerna blir då fyra st. I HR administratörernas roll ingår att hantera löneadministration för Örebro universitet men även andra arbetsuppgifter inom hela personalområdet och dess processer. Efter en uppskattning av vilken typ av administration och vilka tjänster som vi kan konkurrensutsätta i förhållande till det SLA som Statens servicecenter presenterar har vi gjort bedömningen att om vi skulle koncentrera denna administration och dessa tjänster så motsvarar det två årsarbetare. Ekonomiavdelningen består av 28 medarbetare, fördelat på ekonomichef, redovisningschef, ekonomer, ekonomiadministratörer, systemadministratör och en upphandlingsansvarig. Det är 18 ekonomer och sex ekonomiadministratörer. Av ekonomiadministratörerna kommer en att gå i pension under Denna tjänst kommer dock inte att återbesättas. Örebro universitet har under flera år effektiviserat och rationaliserat sina ekonomiadministrativa processer fortlöpande. Effektiviseringen har fortsatt även efter 2013 som är det år denna utredning bygger på. Exempelvis har bemanningen inom gruppen redovisningsservice minskats med en 100 procent tjänst. Mälardalens högskola Fakta Antal anställda 951 Omslutning Andel utbildning 74% Andel forskning 26% PA-system Palasso Effektivitetsmått lön lönespecar/åa/år Ekonomisystem Agresso E-handelssystem Agresso Effektivitetsmått ek Fakturor/Åa/År 4

6 Personalavdelningen vid Mälardalens högskola består av totalt 11 personer fördelade på personalchef, två lönehandläggare, tre personer som arbetar som personalhandläggare gentemot högskolans förvaltning respektive akademier, en person som arbetar med lönebildning/rehabiliteringsfrågor, en miljösamordnare, en mångfaldsstrateg samt två personalassistenter. Samtliga medarbetare arbetar heltid. I dagsläget arbetar man med Palasso som lönesystem men en övergång till Primula är planerad att ske under Det är framför allt det arbete som utförs av lönehandläggare som skulle kunna bli föremål för en konkurrensutsättning gentemot Statens servicecenter. Ekonomifunktionen på Mälardalens högskola har en delvis matrisliknande organisation. Centrala ekonomisektionen består av 14 st medarbetare inklusive redovisningschef, tre ekonomihandläggare, fyra redovisningsekonomer (varav en systemansvarig), tre EU-projektekonomer, två upphandlare samt en inköpare av IT-relaterade produkter. En medarbetare jobbar halvtid åt sektionen och halvtid på akademi- (institutions-) nivå, den systemansvariga samt en upphandlare arbetar 75 %. Två medarbetare är helt eller delvis föräldralediga. Övriga arbetar heltid. På de fyra så kallade akademierna arbetar totalt sex ekonomer, de flesta heltid. En ekonom finns även inom den så kallade Campussektionen (som sysslar med lokalförsörjningsfrågor) och dennes arbete består till c:a 50% av ekonomirelaterade uppgifter. Det finns även en ekonomichef som arbetar inom en annan del av förvaltningen och som även är biträdande förvaltningschef. Det finns ingen som kommer att gå i pension under de närmaste åren. För närvarande pågår en översyn av högskolans ekonomiprocesser där målet är att minska personalrelaterade kostnader med minst 10 %. Affärssystemet är Agresso och e-handel håller på att successivt införas i organisationen. Det är först och främst hanteringen av kund- och leverantörsfakturor som skulle kunna köpas från Statens servicecenter Kungl. Konsthögskolan Fakta Antal anställda 72 Omslutning Andel utbildning 9/10 Andel forskning 1/10 PA-system Agresso Löneservice Effektivitetsmått lön Ej relevant Ekonomisystem Agresso Effektivitetsmått ek fakturor/åa/år Kungl. Konsthögskolans lönehantering sköts i dagsläget av Unit4 Agresso Löneservice (extern leverantör) genom avtal. När det gäller hantering av lön är Unit4 Agressos hantering billigare än vad Statens Servicecenter erbjuder. Beställarrollen som utgörs av en personalchef bedöms vara ungefär likvärdig oavsett om lönehantering köps av Statens Servicecenter eller av Unit4 Agresso. Ekonomiavdelningen består av en ekonomichef och en redovisningsekonom samt ett stöd på ca 25 procent som arbetar med flera områden inom förvaltningen. En del av ekonomichefens operativa arbete skulle frigöras om ekonomitjänsten köptes av Statens Servicecenter, samtidigt skulle det 5

7 utrymmet fyllas med arbetsuppgifter för att hantera beställarrollen. 50 procent av redovisningsekonomens tjänst skulle behövas även efter en övergång till Statens Servicecenter för att täcka de uppgifter som inte erbjuds av Statens Servicecenter. Resultat År 1 LUNDS UNIVERSITET Egen hantering Köp av tjänster från SC (enligt prislista år 3) Netto årskostnader (Positivt värde innebär att SC-alternativet är lönsamt) ÖREBRO UNIVERSITET Egen hantering Köp av tjänster från SC (enligt prislista år 3) Netto årskostnader (Positivt värde innebär att SC-alternativet är lönsamt) MÄLARDALENS HÖGSKOLA Egen hantering Köp av tjänster från SC (enligt prislista år 3) Netto årskostnader (Positivt värde innebär att SC-alternativet är lönsamt) KUNGL. KONSTHÖGSKOLAN År 1 Egen hantering Köp av tjänster från SC (enligt prislista år 3) Netto årskostnader (Positivt värde innebär att SC-alternativet är lönsamt) TOTALT Egen hantering Köp av tjänster från SC (enligt prislista år 3) Netto årskostnader (Positivt värde innebär att SC-alternativet är lönsamt)

8 År 1-8 LUNDS UNIVERSITET Egen hantering Köp av tjänster från SC (enligt prislista år 3) Netto årskostnader (Positivt värde innebär att SC-alternativet är lönsamt) ÖREBRO UNIVERSITET Egen hantering Köp av tjänster från SC (enligt prislista år 3) Netto årskostnader (Positivt värde innebär att SC-alternativet är lönsamt) MÄLARDALENS HÖGSKOLA Egen hantering Köp av tjänster från SC (enligt prislista år 3) Netto årskostnader (Positivt värde innebär att SC-alternativet är lönsamt) KUNGL. KONSTHÖGSKOLAN Egen hantering Köp av tjänster från SC (enligt prislista år 3) Netto årskostnader (Positivt värde innebär att SC-alternativet är lönsamt) TOTALT Egen hantering Köp av tjänster från SC (enligt prislista år 3) Netto årskostnader (Positivt värde innebär att SC-alternativet är lönsamt) De ekonomiska beräkningarna visar att alla fyra lärosäten skulle få ökade kostnader för sin hantering gällande löneadministration, ekonomiadministration och e-handel vid en anslutning till Statens Servicecenter i dagsläget. Vi kan se att den linjära prismodell som Statens servicecenter i dagsläget erbjuder är missgynnande för större organisationer. Det blir också tydligt för oss då Lunds universitet (störst i kartläggning) är de som förlorar mest medan Kungl. Konsthögskolan (minst i kartläggningen) gör en mindre förlust. 7

9 Analys och slutsatser I den kvalitativa analysen i kartläggningen kan vi se att lärosätena drar samma eller liknande slutsatser. Alltså, oberoende av storlek på lärosätena samt att vi till del har olika arbetssätt så blir resultaten av kartläggningen desamma, både vad gäller ekonomiska och kvalitativa aspekter. Kvalitet De arbetsprocesser som finns inom lärosätena idag levererar ett mycket kvalitativt resultat och erbjuder stöd med en hög servicenivå. Lärosätenas administratörer arbetar nära verksamheterna vilket bl.a. innebär att vi idag har bra förutsättningar för att arbeta proaktivt och förebyggande. Eventuella fel och brister upptäcks tidigt i processen och vi har då möjlighet att t.ex. rätta misstag innan olika underlag registreras och blir en realititet. I en övergång till Statens servicecenter skulle arbetet flyttas från att jobba förebyggande till att mer kontrollera och göra rättningar i efterhand. I kartläggningen har också identifierats en del nya arbetsuppgifter som skulle uppstå vid en anslutning till Statens servicecenter, t.ex. finns uppgifter som vi idag löser utan underlag eller med mycket knappa underlag (möjligt pga. av vår kännedom om verksamheten) där vi ser att underlagen till Statens servicecenter skulle behöva vara mer omfattande. Hanteringen av de administrativa processerna har under lång tid effektiviserats på lärosätena vilket har medfört att hanteringen idag till stor del är automatiserad. Vi ser en risk i att tidigare automatiska och elektroniska flöden från ax till limpa skulle delas upp i delar. Hanteringen idag sker snabbare än vad Statens servicecenters SLA utlovar och också mer effektivt genom att många småuppgifter löses direkt, utan standardiserade underlag eller formaliserade flöden. Kostnad, tid och effektivitet Incitament för ett ökat samarbete eller valet att outsourca delar av en verksamhet kan sammanfattas i kostnad och kvalitet. Att uppgiften kan lösas med lägre kostnad än idag (effektivare och med mindre resurser) och/eller att vi idag har bristande kvalitet i utförandet eller ser en kvalitetsförbättring vid val av annan utförare. I den kartläggning som nu är gjord kan vi inte se att något av dessa incitament finns på plats. Att hantera stora volymer i en standardiserad process förmodas ge effektiv hantering utifrån aspekter som handlar om tid och pengar. Men vi kan t.ex. se en risk att mer administration landar ute i kärnverksamheten eller på mer kvalificerade funktioner inom lön- och ekonomiadministration vilket både är dyrt, mindre effektivt och risken för fel ökar då dessa funktioner troligen är sällananvändare i dessa administrativa processer. Mer tid får då i efterhand läggas på kontroll och eventuella rättningar. Kostnadsbiten har vi redovisat ovan men det läget kan eventuellt komma att förändras vid en förändrad prisbild och prismodell för Statens Servicecenters tjänster. Enbart för ekonomifunktionen skulle en anslutning i dagsläget innebära fördubblade kostnader för ekonomiadministrationen. Den viktiga delen för oss blir, förutom kvalitet som redovisats ovan, också tid och effektivitet. Lärosätena idag har effektiviserat sina processer och håller idag en högre servicegrad än vad Statens servicecenter kan erbjuda. Ledtiderna kommer att bli längre vid en anslutning till Statens servicecenter och detta är gemensamt för alla tre administrativa områden som nu är kartlagda. Handläggningstiderna, om vi strikt följer SLA:t från Statens servicecenter, är längre än de som vi 8

10 själva erbjuder idag. Dock i en dialog direkt med Statens servicecenter anger de att de i realititeten har en snabbare hantering än vad som utlovas enligt SLA:t. Antalet hanterade volymer per årsarbetare är i de flesta fall inte högre än hos Statens servicecenter än hos de medverkande lärosätena men kostnaden för köp av tjänster från Statens servicecenter blir ändå högre än kostnaden för den egna hanteringen. Idag vinner vi mycket på närheten, kunskap om organisation och verksamhet och redan effektiviserade slimmade flöden. Det går snabbt, arbetet håller hög kvalitet och vi har de förutsättningar som krävs för att jobba förebyggande och proaktivt. Administratörerna arbetar nära lärosätenas kärnverksamhet och dess chefer vilket innebär att verksamhetskunskapen blir hög och administratörerna kan förutse och minimera felkällor i ett tidigt skede. På detta sätt undviks fel i administrationen och resurserna kan nyttjas effektivt. Vi befarar ett kompetenstapp vid en eventuell övergång vad gäller rutiner, lokala avtal och framförallt verksamhetskunskapen. De tjänster som internt erbjuds våra verksamheter idag har en högre servicenivå och våra administrativa avdelningar erbjuder ett mer flexibelt arbetssätt än vad ett servicecenter skulle kunna erbjuda. Vi kan idag på ett snabbt och effektivt sätt säkra processer och arbetsuppgifter för att minimera fel och att uppgifter hamnar "mellan stolarna". Vi upplever att de tjänster som Statens servicecenter erbjuder är uppgifter som vi redan effektiviserat och automatiserat vilket gör det svårt att hitta ytterligare effektivitetspotential. Kompetens Verksamhetskunskapen som finns hos våra administratörer är mycket värdefull och en nyckelfaktor för att skapa effektiva, snabba flöden med hög kvalitet. Lokala administratörer har också kunskap om organisationen och den struktur som råder samt lokala avtal och avvikelser. Ekonomiadministratörer och löneadministratörer har också tillgång till kompletterande kompetens inom sina respektive funktioner vilket gör att uppgifter också av mer komplicerad karaktär löses snabbt och korrekt. Vad gäller sårbarhetsperspektivet så har inte något av våra lärosäten några stora kommande rekryteringsbehov inom lön- och ekonomiadministration. Vi har också väldigt få pensionsavgångar. I de fall vi behöver rekrytera så upplever vi inte idag att vi har några svårigheter att hitta kompetenta nya medarbetare. Vad gäller e-handel så ser vi att Lunds universitet, som jobbat länge med e-handelsprocesser, upparbetat mycket effektiva flöden, både vad gäller kostnad och kvalitet, och redovisar i denna kartläggning att de utför arbetet både billigare och snabbare. Lund har upparbetat en kompetens som är värdefull och som andra, som nyligen infört nya processer inom området, kan dra nytta av. System Nyligen gjorda investeringar Gemensam upphandling PA-system: Under våren 2013 slutfördes en gemensam upphandling av nytt PA system där flera lärosäten deltog och där ytterligare några anslutit och därmed har rätt att avropa från samma upphandling. De lärosäten som aktivt deltagit i upphandlingsarbetet är; Högskolan i Borås, Örebro universitet, Högskolan Dalarna, Högskolan i Halmstad samt Luleå Tekniska Universitet. Utöver dessa lärosäten har också Mälardalens högskola, Högskolan i Gävle, Linnéuniversitetet, Sveriges Lantbruksuniversitet, 9

11 Södertörns högskola, Umeå universitet samt Uppsala universitet rätt att avropa från upphandlingen. Denna upphandling innefattar också ett antal hängavtal som medger avrop av andra systemstöd för personaladministrativa processer, t.ex. rekrytering, arbetsmiljö etc. Behov av upphandling framåt Under senaste åren har ett antal investeringar i nya system redan gjorts. Förutom ovan nämnda upphandling av PA-system har lärosätena gjort stora investeringar i e-handelssystem då vi har ett krav på oss från regeringen att införa automatiserade beställnings- och inköpsprocesser. Ur det perspektivet så är det olyckligt att erbjudandet om e-handelstjänster från Statens servicecenter inte kommit tidigare. Många myndigheter har nu på egen hand gjort stora investeringar i just e- handelssystem. Av de fyra lärosäten som nu gjort kartläggningen finns bara två behov av nyinvesteringar i system. Mälardalens högskola kommer att byta PA-system genom den gemensamma upphandling som är gjord och deras rätt att avropa från den. Lunds universitet kommer att påbörja upphandling av nytt ekonomisystem. I detta hänseende bör noteras att Statens servicecenter nyligen är klar med sin upphandling av PAsystem och ska nu byta från tidigare system samt implementera det nya, både för sin egen organisation och för sina kunder. Upphandling av ekonomisystem är ännu ej påbörjad. Sveriges myndigheter står nu inför nästa utmaning i de tre e:na som regeringen vill utveckla vilket är e-diarie och e-arkiv. Stora investeringar behöver göras inom staten och det vore en stor fördel om denna tjänst istället kunde erbjudas från Statens servicecenter. Det är en komplex fråga och myndigheterna har ett behov av hjälp och stöd. En gemensam lösning skulle också bli mer resurs- och kostnadseffektiv än om alla, likt med e-handelssystemen, ska genomföra sitt eget investerings- och implementeringsprojekt. Ett annat område där vi gärna ser stöd från Statens servicecenter är upphandlingsstöd. Att erbjuda stöd och kompetens inom detta område skulle hjälpa mycket. Kort om Statens Servicecenter idag - Verksamhet till största del i Gävle och Östersund med samma upplägg och tjänster på båda ställena - 20 procent av statens anställda är anslutna i någon form - 9 myndigheter köper alla tjänster - Flertalet av myndigheterna köper e-handelstjänsten - Upphandling av PA-system klar. Resultatet blev Primula - Upphandling av ekonomisystem påbörjad Rekommendationer och vidare arbete I och med den utredning som nu är gjord rekommenderar vi att avvakta en anslutning till Statens servicecenter. Vi kan i dagsläget inte se några vinster i en anslutning, vare sig ur ett kvalitets- eller kostnadsperspektiv. Vi vill dock uppmana alla lärosäten att fortsätta sitt utvecklingsarbete internt för att effektivisera sina arbetssätt samt hitta interna effektivitetsvinster. 10

12 Vi är fortsatt positiva till ett ökat samarbete runt våra administrativa processer. Vår bedömning är dock att lösningen Statens servicecenter inte är färdig i dagsläget. Kan vi inom sektorn öka effektiviteten och minska kostnaderna med bibehållen kvalitet? Om intresse finns för att ansluta sig till Statens servicecenter rekommenderas en direktkontakt för hjälp och utformning av hur ett samarbete skulle kunna se ut. I och med att Statens servicecenter nu upphandlar egna systemlösningar kommer deras arbetssätt att förändras. Hittills har de kopplat upp sig mot sina kunders system och jobbat via dem. Då de har egna system på plats kommer arbetsprocesserna istället vara de omvända. Respektive kundmyndighet kommer att ha en egen databas i Statens servicecenters systemlösningar. Detta innebär bl.a. annat att Statens servicecenter själva kommer att behöva hantera lokala avtal och avvikelser samt kundspecifika lösningar inom ramen för sina system. Hur detta kommer att ske är ännu ej klart. 11

13 Bilaga 1 Deltagande lärosäten och personer Lärosäte Förnamn Efternamn Funktion Kungliga konsthögskolan Jonatan Palmquist Ekonomichef Kungliga konsthögskolan Harriet Lundgren Personalchef Kungliga konsthögskolan Lars-Erik Olsson Förvaltningschef Lunds universitet Susanne Kristensson Förvaltningschef Lunds universitet Lise Bröndum Ekonomidirektör Lunds universitet Cecilia Sjöstrum Avdelningschef ekonomi Lunds universitet Kerstin Larsson Avdelningschef Lunds universitet Karin Ekborg-Persson Avdelningschef Mälardalens högskola Marie Eriksson Förvaltningschef Mälardalens högskola Annika Karlsson Ekonom Mälardalens högskola Annette Sjögren Ekonomihandläggare Mälardalens högskola Eva Johansson Lönehandläggare Örebro Universitet Therese Deutsch HR-strateg, Projektledare Örebro Universitet Liselotte Ahlén Ekonom Örebro Universitet Susanne Wallmark Universitetsdirektör 12